an der Universität Duisburg-Essen · gilt neben dem "Leitfaden zum Geschäftsprozessmanagement...

Geschäftsprozessmanagement

an der Universität Duisburg-Essen

Benutzerhandbuch Modellierung & Administration

Impressum

Herausgeberin: Universität Duisburg‐Essen

Personal‐ und Organisationsentwicklung

http://www.uni‐due.de/peoe/

Campus Duisburg: Forsthausweg 2

47057 Duisburg

Campus Essen: Universitätsstr. 2

45127 Essen

Ansprechpartnerin: Stefanie Willems

Telefon: (+49) [0201 183 2189]

Fax: (+49) [0201 183 2417]

bicsupport@uni‐due.de

Arbeitsgruppe Dr. Beate Fraß

Hildegard Guderian

Stefanie Willems

Druck UniversitätsDruckZentrum UDZ

1. Auflage Juni 2016

Inhalt

3

Inhalt 1. Ziel und Inhalt des Benutzerhandbuchs Modellierung und Administration ................. 32. Grundlagen BIC Design .................................................................................................. 42.1 Grundlagen des methodengestützten Modellierens .................................................... 4 2.2 Grundlegende Begriffe .................................................................................................. 4 3. Ebenen‐Konzept des GPM ............................................................................................. 64. Symbole und Konventionen .......................................................................................... 94.1 Symbole und deren Bedeutung im Überblick ............................................................... 9 4.2 Namenskonventionen ................................................................................................. 10 4.3 Strukturelle Konventionen .......................................................................................... 12 5. Funktionsüberblick BIC Design .................................................................................... 145.1 Perspektiven und Ansichten ........................................................................................ 14 5.2 Einstellungen ............................................................................................................... 16 5.3 Modellverwaltung ....................................................................................................... 17 5.4 Objektverwaltung/Stammdatenverwaltung ............................................................... 18 5.5 Modell‐Navigator ......................................................................................................... 18 5.6 Suchen nach Modellierungsinformationen ................................................................. 18 5.7 Paralleles Arbeiten von mehreren Benutzer*innen .................................................... 19 5.8 Speichern und Konsistenzprüfung ............................................................................... 19 5.9 Modellbild in die Zwischenablage kopieren ................................................................ 20 5.10 Strukturen in BIC Design .............................................................................................. 20 6. Modellierung mit BIC Design ....................................................................................... 236.1 Ordner erstellen .......................................................................................................... 23 6.2 Diagramm bzw. Modell erstellen ................................................................................ 23 6.3 Einfügen von Symbolen ............................................................................................... 23 6.4 Stammdatenvorschläge ............................................................................................... 24 6.5 Auswahl von Symbolen ............................................................................................... 24 6.6 Ausrichten von Symbolen ............................................................................................ 24 6.7 Freiformobjekte ........................................................................................................... 26 6.8 Erstellen und Verändern von Verbindungen/Kanten .................................................. 26 6.9 Verknüpfungen und Hinterlegungen ........................................................................... 27 6.10 Attribute ...................................................................................................................... 28 6.11 Diagrammspezifische Modellierungskonventionen .................................................... 31 6.12 Modelle publizieren und publizierte Modelle löschen ................................................ 33 6.13 Archivierte Modelle ..................................................................................................... 39 7. Berichte und Auswertungen ........................................................................................ 407.1 Berichte ausführen ...................................................................................................... 40 7.2 Beschreibung der einzelnen Berichte .......................................................................... 40 7.3 Detaillierte Beschreibung des Analyse‐Reports .......................................................... 41 8. Administrationsaufgaben BIC Design .......................................................................... 448.1 Benutzerverwaltung .................................................................................................... 44 8.2 Stammdatenverwaltung .............................................................................................. 47 8.3 BIC Update und Upgrade ............................................................................................. 48 8.4 Testfallmanagement .................................................................................................... 48 8.5 Customizing ................................................................................................................. 49 8.6 Hosting ......................................................................................................................... 49 8.7 Support ........................................................................................................................ 50 9. Administration BIC Portal ............................................................................................ 51

Geschäftsprozessmanagement an der Universität Duisburg‐Essen – Benutzerhandbuch Modellierung & Administration

4

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Mini‐Symbolpalette ...............................................................................................................14 Abbildung 2: Symbolpalette .......................................................................................................................15 Abbildung 3: Werkzeugleiste der Aufgabenansicht ....................................................................................16 Abbildung 4: Schnellsichten in BIC Design ..................................................................................................16 Abbildung 5: Schnellsicht einblenden .........................................................................................................17 Abbildung 6: Suchfenster ............................................................................................................................18 Abbildung 7: Repositories an der UDE ........................................................................................................20 Abbildung 8: Modell‐ (links) und Objektverwaltung (rechts) in BIC Design ...............................................21 Abbildung 9: Stammdatendialog ................................................................................................................24 Abbildung 10: Auswahlmenü zum Ausrichten von Objekten .....................................................................24 Abbildung 11: Ausrichthilfen in Aktion .......................................................................................................25 Abbildung 12: Standardeinstellung des Rasters .........................................................................................25 Abbildung 13: Verbindungsverlauf ändern .................................................................................................26 Abbildung 14: Verknüpfungen erstellen .....................................................................................................27 Abbildung 15: Kantentyp "ist übergeordnet" auf WKD – Ebene 2 .............................................................31 Abbildung 16: Objektplatzierung in der EPK ...............................................................................................32 Abbildung 17: prozessuale Darstellung des Freigabeprozedere ................................................................35 Abbildung 18: Anmelden in BIC Portal zur Verwendung der Workflowfunktionen ...................................36 Abbildung 19: Governance‐Aufgaben‐Menü ..............................................................................................36 Abbildung 20: Öffnen einer Workflow‐Aufgabe .........................................................................................36 Abbildung 21: Optionen im Standardworkflow zur Freigabe eines Modells ..............................................37 Abbildung 22: Eingabe einer Begründung bei Ablehnung der Freigabe eines Modells ..............................37 Abbildung 23: Anzeige bearbeiteter Workflowaufgaben. ..........................................................................38 Abbildung 24: Verlauf eines Workflows .....................................................................................................38 Abbildung 25: Anzeige der Freigaben des selektierten Modells ................................................................38 Abbildung 26: Historie einer einzelnen Modellfreigabe .............................................................................39 Abbildung 27: archivierte Modelle über das Portal aufrufen .....................................................................39 Abbildung 28: Benutzerverwaltung in BIC Design ......................................................................................44 Abbildung 29: Die Berechtigungsverwaltung .............................................................................................46 Abbildung 30: Verwaltung der Repository‐Caches .....................................................................................51

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: GPM‐Ebenen‐Konzept .................................................................................................................. 8 Tabelle 2: Symbole und deren Bedeutung im Überblick ............................................................................10 Tabelle 3: Regeln und Beispiele zur Benennung von Objekten ..................................................................12 Tabelle 4: Strukturelle Namenskonventionen ............................................................................................13 Tabelle 5: Ordnerstruktur innerhalb der Modellverwaltung ......................................................................21 Tabelle 6: Ordnerstruktur innerhalb der Objektverwaltung ......................................................................22 Tabelle 7: Allgemeine Modellattribute .......................................................................................................30 Tabelle 8: Allgemeine Objektattribute .......................................................................................................31

Abkürzungsverzeichnis BIC Business Information Center EPK Ereignisgesteuerte Prozesskette WKD Wertschöpfungskettendiagramm GPM Geschäftsprozessmanagement IT Informationstechnologie PV Prozessverantwortliche QM Qualitätsmanagement QS Qualitätssicherung UDE Universität Duisburg – Essen GP Geschäftsprozess HUP Hilfs‐ und Unterstützungsprozess

Ziel und Inhalt des Benutzerhandbuchs Modellierung und Administration

3

1. Ziel und Inhalt des Benutzerhandbuchs Modellierung undAdministration

Die Universität Duisburg – Essen (UDE) hat sich zum Ziel gesetzt, die Aufnahme und Administration von Prozessen zu standardisieren. Zur Umsetzung dieses Ziels wird mit dem vorliegenden Dokument eine Methode für die Modellierung von Geschäftsprozessen (GP) verbindlich festgeschrieben. Dieses Dokument soll sicherstellen, dass direkt bei der Erstellung eines Modelles grundsätzlich dieselben Regeln beachtet werden. Es richtet sich an alle Modellierenden sowie Administrierenden und beschreibt die Inhalte, Aufgaben und Funktionen der Modellierungssoftware BIC Design, die als Werkzeug an der UDE verwendet wird. Die Vielfalt der in BIC Design angebotenen Modellierungsmöglichkeiten wird auf eine sinnvolle und überschaubare Auswahl beschränkt.

Die folgenden Aspekte werden spezifiziert:

eingesetzte Diagrammtypen

eingesetzte Objekte (Symbole)

Verwendung von Attributen

optische Aspekte (Objektplatzierungen, Schriftarten, Freiformtext, etc.)

benötigte Ordnerstrukturen

erforderliche Zugriffsrechte

Insgesamt dient das Dokument im Einzelnen:

zur Information über die Software BIC Design und den anwendungsbezogenen Nutzen

zur Festschreibung der an der UDE geltenden Konventionen für die Modellierung

als Benutzerhandbuch für Prozessmodellierende und Administrierende

Dieses Dokument fungiert somit als Fachkonzept, Konventionen‐ und Benutzerhandbuch und gilt neben dem "Leitfaden zum Geschäftsprozessmanagement (GPM)" verbindlich.

Für die Modellierer*innen sind Schulungen im Modellieren mit BIC Design eine grundlegende Voraussetzung. Aufbauend auf den Schulungen sind die in diesem Dokument nieder‐geschriebenen einheitlichen Kriterien für die Modellierung an der Universität Duisburg‐Essen verbindlich anzuwenden.


4

2. Grundlagen BIC Design

BIC (Business Information Center) ist eine Softwareplattform zur Prozessmodellierung, ‐dokumentation und ‐präsentation. Informationen können strukturiert, veröffentlicht und Prozessanwendern nutzbar gemacht werden.

Von dieser Softwareplattform stehen der UDE folgende Komponenten zur Verfügung:

BIC Design als Modellierungswerkzeug zur Durchführung der standardisierten Dokumentation der Geschäftsprozesse der UDE gemäß der in diesem Dokument beschriebenen Methode (vgl. Kapitel 2.1).

BIC Portal (Prozessportal der UDE): Hier werden die erstellten Modelle inkl. eingebetteter Dokumente gut auffindbar im Intranet zur Verfügung gestellt.

BIC Governance: Die Freigabe und die Veröffentlichung der Modelle wird über den implementierten Workflow abgewickelt (siehe Kapitel 6.11).

2.1 Grundlagen des methodengestützten Modellierens

Die Modellierung mit BIC Design erfolgt methodengestützt. Das bedeutet, dass im System selbst Regeln definiert sind, die festlegen, welche Objekte, Attribute und Beziehungen in welchem Zusammenhang verwendet werden (Definitionen und weitere Erläuterungen zu den Begrifflichkeiten siehe Kapitel 4 und 6). Die Summe der Regeln für einen Modellierungszweck wird "Methode" genannt.

Mittels dieser Methode werden die Benutzer*innen geführt und die Erstellung konsistenter, eindeutiger und auswertbarer Modelle ermöglicht.

2.2 Grundlegende Begriffe

Repository: Ein Repository wird als "Datentopf" verstanden. Für die Modellierung können nur Informationen und Stammdaten aus demselben Repository verwendet werden.

Diagramm: Ein Diagramm stellt bestimmte Sachverhalte grafisch dar. In der Methode sind verschiedene Diagrammtypen definiert, die auf die Darstellung spezifischer Sachverhalte abgestimmt sind, bspw. der Diagrammtyp "Wertschöpfungsketten‐diagramm" für die Darstellung von Prozessdomänen oder der Diagrammtyp "Ereignisgesteuerte Prozesskette" für die Darstellung des Ablaufs von Geschäfts‐prozessen und Teilprozessen. Das Diagramm und die dazu erfassten Informationen in der Gesamtheit betrachtet nennt man Modell.

Stammdaten: Bei der Modellierung entstehen Stammdaten. Sie werden für die Modellierungen immer wieder gebraucht und werden deshalb dauerhaft in der Daten‐bank gespeichert. Die Stammdaten müssen regelmäßig auf Einhaltung der Konven‐tionen geprüft werden (vgl. Kapitel 4.2 und 8.2).

Objekte und wiederverwendbare Objekte (Stammdaten): Objekte sind die grundlegenden Bestandteile von Diagrammen bzw. Modellen und können Aktivitäten, Ereignisse, Ablaufverzweigungen und logische sowie physische Objekte aus der Realität repräsentieren. Objekte, die in verschiedenen Modellen immer dasselbe Element repräsentieren sollen, werden als wiederverwendbare Objekte (Stammdaten) angelegt. Ob Objekte wiederverwendbar sind, wird in der Methode für jeden Objekttyp festgelegt.

Verbindungen: Verbindungen beschreiben Beziehungen zwischen Objekten innerhalb eines Diagramms. Beziehungen können u.a. Abläufe, Strukturen, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten beschreiben (vgl. Kapitel 6.8). Diese Verbindungen nennt man auch Kanten.

Grundlagen BIC Design

5

Attribute: Alle Informationen des Modellierungszwecks zu Diagrammen, Objekten undVerbindungen werden in Attributen dieser Elemente abgelegt (vgl. Kapitel 0).

Verknüpfungen: Verknüpfungen beschreiben Beziehungen zwischen Diagrammen undObjekten über Diagrammgrenzen hinaus. Verknüpfungen können Informationenaußerhalb von BIC Design (bspw. Dateien, Dokumente, Websites) angeben.Verknüpfungen werden als Attribute von Diagrammen bzw. Objekten erfasst.

Wertschöpfungskettendiagramm (WKD): Das Wertschöpfungskettendiagramm (WKD)dient als Prozessübersicht in erster Linie dazu, die Prozesse auf grober Ebene zustrukturieren. Im Prozess‐Ebenen‐Konzept wird dieser Modelltyp für die Ebenen 1 bis 3eingesetzt (vgl. Kapitel 3).

Ereignisgesteuerte Prozessketten (EKPs) werden für die Modellierung von detailliertenProzessabläufen eingesetzt und im Prozess‐Ebenen‐Konzept auf Ebene 4 alsGeschäftsprozess – EPK und auf der Ebene 5 und optional auf der Ebene 6 verwendet(vgl. Kapitel 3)


6

3. Ebenen‐Konzept des GPM

Um die Orientierung innerhalb von Modellen und gleichzeitig die Übersicht über modellierte Prozesse zu erleichtern, sollen komplexe Sachverhalte nicht in einem einzelnen Modell abgebildet werden. Dieser Grundsatz wird durch das im Folgenden beschriebene verbindliche Ebenen‐Konzept umgesetzt. Konkret bedeutet dies, dass bei der Modellierung zunächst mit einer (groben) Übersichtsdarstellung des Prozesses begonnen und diese dann schrittweise, anhand detaillierter Modelle, verfeinert wird.

Um eine zielgerichtete und detailgetreue Sicht der Geschäftsprozesse zu ermöglichen, wird die Prozesslandschaft der UDE über i.d.R. fünf Detaillierungsebenen abgebildet.

Für die Darstellung der Prozesse werden, je nach Detaillierungsebene, unterschiedliche Modelltypen genutzt. Nachfolgend sind die Dokumentationsebenen für die Prozesslandschaft näher beschrieben.

Ebene 1 Prozesslandkarte mit Nennung der Prozessdomänen WKD

In der obersten Ebene werden in der Prozesslandkarte der UDE werden die Prozessdomänen dargestellt. Die Prozesslandkarte ordnet die einzelnen Prozessdomänen nach Managementprozessen, Kern‐ und Unterstüt‐zungsprozessen (vgl. GPM‐Leitfaden1, Kapitel 2.4)

Ebene 2 Prozessdomänen mit Nennung der Hauptprozesse WKD

Jede Prozessdomäne (dunkelblau, große Klötze) setzt sich aus Hauptprozessen zusammen (dunkelblau, kleine Klötze). Zusätzlich wird unterhalb Ebene 3 mit den Geschäftsprozessen (hellblau) angezeigt.

1 https://www.uni‐due.de/peoe/geschaeftsprozessmanagement.php

Ebenen‐Konzept des GPM

7

Ebene 3 Hauptprozesse mit Nennung der Geschäftsprozesse WKD

Jeder Hauptprozess setzt sich aus Geschäftsprozessen zusammen.

Ebene 4 Geschäftsprozesse GP‐EPK

Auf Ebene 4 wird der Geschäftsprozess abgebildet. Hier werden die Prozesse in ihrer zeitlich‐logischen Abfolge (zusammenhängender Arbeitsablauf) in Form von ereignisgesteuerten Prozessketten (EPKs) genannt. Die Geschäfts‐prozess‐EPK wird ohne Rollen, Dokumente, Geschäftsobjekte oder Anwen‐dungssysteme modelliert.

Ebene 4 Hilfs‐ und Unterstützungs‐prozesse WKD

Auf der 4. Ebene wird eine WKD verwendet, wenn Hilfs‐ und Unter‐stützungsprozesse zu verorten sind, die entweder in sehr vielen oder außerhalb von Geschäftsprozessen verwendet werden und deshalb keinem GP zugeordnet sind (bspw. "Rechnung bearbeiten").

Ebene 5 und ggf. 6 Teilprozesse EPK

Auf den Ebenen 5, und ggf. 6 werden Teilprozesse gemäß der EPK‐Methode in den einzelnen Prozessschritten dargestellt. Detailprozesse sind Teilprozesse, die aufgrund ihres Detaillierungsgrad und/oder der enthaltenen kleinteiligen Information nicht veröffentlicht werden sollen.


8

Tabelle 1: GPM‐Ebenen‐Konzept

Symbole und Konventionen

9

4. Symbole und Konventionen

4.1 Symbole (Objekte) und deren Bedeutung im Überblick

In diesem Kapitel werden die relevanten Symbole, die für die Modellierung notwendig sind, vorgestellt und deren Bedeutung vermittelt. Dieses Kapitel dient als zentrale Nachschlagequelle.

Symbol Name/Symboltyp Beschreibung

Organisations‐‐einheit

Organisationseinheiten sind zusammengehörige Bereiche an der Hochschule (bspw. Dezernat, Fakultät), die sowohl Rollen als auch andere Organisationseinheiten bündeln.

Rolle

Rollen sind eine Abstraktion von Positionen (bspw. Sachbearbeiter*in, Dezernent*in, Studierende) bzw. von Tätigkeitsbereichen (Administration, Projektleitung).

Rolle (extern) Externe Rollen dienen der Kenntlichmachung von Rollen, die nicht zum eigenen Organisationsgebilde gehören (bspw. LBV, VRR).

Funktion

Auf WKD – Ebene 1 steht das Symbol für eine Prozessdomäne, auf den Ebenen 2 und 3 für die Haupt‐ und Geschäftsprozesse. In einer EPK beschreibt das Symbol die Ist‐Tätigkeiten des Prozessmodells.

Prozessbaustelle Wird als Platzhalter für noch zu erfassende Abläufe verwendet. Kann in WKDs oder EPKs auf allen Ebenen verwendet werden.

Funktion Beschreibt in der WKD Hilfs‐ und Unterstützungs‐prozesse.

SAP‐Funktion Dieses Funktionssymbol wird genutzt, wenn eine Funktion durch den Einsatz von SAP unterstützt wird.

Prozessschnitt‐stelle

Symbolisiert den Vorgänger‐ oder Nachfolgeprozess in EPKs. Schnittstellen werden auch dann bereits angelegt, wenn noch nicht sofort eine Verlinkung zu einem entsprechenden Modell möglich ist.

Ereignis

Ein Ereignis ist Auslöser oder Zwischenergebnis und beschreibt einen eingetretenen Zustand. Jede Prozesskette hat mindestens ein Start‐ und ein Endereignis.

Verknüpfungs‐operatoren

Verzweigen in einzelne Prozessstränge oder führendiese wieder zusammen. Operatorenregeln:

Entweder es führen mehrere Pfade hinein undein Prozesspfad hinaus (Synchronisation) oder es führt ein Prozesspfad hinein und mehrere führen hinaus (Verzweigung).

Öffnender und schließender Operator müssenidentisch sein.

Ereignisse können keine Entscheidungen treffen.Daher darf nach Ereignissen kein öffnender XOR‐ oder OR‐Operator stehen.


10

Symbol Name/Symboltyp Beschreibung

Verknüpfungs‐operator XOR

Entweder/Oder = ausschließender Operator, nur EINER der ausgehenden Prozesspfade wird weiter durchlaufen.

Verknüpfungs‐operator OR

Oder = einschließender Operator, mindestens ein ausgehender Prozesspfad wird weiter durchlaufen.

Verknüpfungs‐operator AND

Bei einer Und‐Verzweigung werden alle ausgehenden Prozesspfade aktiviert und müssen durchlaufen werden. Die einzelnen Pfade werden unabhängig voneinander und nicht zwingend zeitgleich bearbeitet.

Geschäftsobjekt

Ein Geschäftsobjekt wird für Objekte, die keine Dokumente sind (bspw. Datenobjekte wie Adressen oder physische Objekte wie Postpakete) verwendet. Es kann sowohl eingehendes (links als Input oder rechts als Output an der Funktion anzuordnen) als auch ausgehendes Geschäftsobjekt sein.

Dokument

Dokumente werden im Prozessschritt verwendet (i.S.v. "mit einfließen", "verarbeitet werden") (bspw. Formulare, Vorlagen) oder sind zu beachten (bspw. Richtlinien, Gesetze). Dokumente können Input (Anordnung links) oder Output (Anordnung rechts) für eine Funktion sein.

Kennzahl Wichtige Messgrößen oder Kennzahlen können hier hinterlegt werden.

Anwendungs‐systemtyp

Anwendungssystemtypen sind IT‐Systeme (bspw. MS Word, MS Excel, SAP HCM OM), die in Prozessen die Durchführung der Funktionen/ Aktivitäten unterstützen.

Freitext Freitextfelder können als eine Art "Notizzettel" angesehen werden. Die Platzierung im Prozess ist beliebig.

Tabelle 2: Symbole und deren Bedeutung im Überblick

4.2 Namenskonventionen

Die Einhaltung der Namenskonventionen dient folgenden Aspekten:

einheitliches und übersichtliches Erscheinungsbild der Dokumentation (einfachere Lesbarkeit und Verständlichkeit),

eindeutige Identifizierbarkeit aller Objekte (Funktionen, Ereignisse, Rollen usw.) und Vermeidung von Redundanzen,

erleichterte Wiederverwendbarkeit von bereits erstellten Objekten und

konsistente, aussagekräftige Auswertungsmöglichkeit durch Berichte.

Damit die Mitarbeiter*innen der UDE ein schnelles und einfaches Verständnis erzielen können und Auswertungen aussagekräftig werden, sind folgende allgemeine Namenskonventionen einzuhalten:

Verknüpfungen: Ist ein Objekt durch eine Verknüpfung zu einem anderen Modell detaillierter beschrieben, ist darauf zu achten, dass Objektname, Ordnername und Detailmodellname gleich sind. Lediglich der Ordner ist mit der im folgenden Kapitel beschriebenen Nummerierung zu versehen.

Einheitliche Schreibweise: Die einmal für ein bestimmtes Wort gewählte Schreibweise ist immer beizubehalten. Ein Wechsel in der Schreibweise (auch bei Abkürzungen) ist nicht zulässig, da dies zu inhaltlichen Redundanzen oder Unstimmigkeiten führt.


11

Sonderzeichen zwischen Wörtern: Werden die Sonderzeichen zwischen Wörternbenötigt, so sind keine Leerzeichen zu verwenden (Beispiel: "Ist‐/Sollvergleich").

Abkürzungen: Abkürzungen sind im Attribut "Kurzbeschreibung" zu erklären.

Zeilenumbrüche & Leerzeichen: Ein Zeilenumbruch kann per ALT und Enter eingefügtwerden, bspw. zur Verbesserung der Lesbarkeit. Bei Silbentrennung in Objektnamen istein "‐" ohne Leerzeichen zu verwenden. Zusätzliche Leerzeichen zu Layout Zweckendürfen nicht eingefügt werden. Nur so werden konsistente Daten, Suchen undAuswertungen ermöglicht.

Namen: Sie sollten im Singular beschrieben und knapp und präzise sein und in dasSymbol hineinpassen; das Attribut "Kurzbeschreibung" (vgl. Kapitel 0) dient zur Pflegeder offiziellen Bezeichnung (bzw. des offiziellen Titels).

In der nachfolgenden Tabelle werden die symbolspezifischen Namenskonventionen aufgeführt:


12

Name/Symboltyp Namenskonvention Beispiel

Organisations‐einheit

Organisationseinheiten sind mit offiziellen Bezeichnungen zu benennen. Als Grundlage dient das Organigramm der UDE.

SG 6.2 Kurzbeschreibung: Sachgebiet Anlagen‐ und Finanzbuchhaltung

Rolle Rollen sind mit offiziellen Bezeichnungen zu benennen. Hierzu zählen auch die Bezeichnungen von einzelnen Arbeitsbereichen.

Sachbearbeiter*in Dezernent*in Bedarfsstelle

Funktion (WKD) Der Name einer Wertschöpfungskette wird aus einem Objekt (Substantiv im Singular) und einer Verrichtung (Verb im Infinitiv) gebildet (Ausnahme: Prozessdomäne und Hauptprozesse).

Personalgewinnung (Hauptprozess)

Mitarbeiter*in einstellen

Funktion (EPK) Der Name einer Funktion wird mindestens aus einem Substantiv und einem Verb im Infinitiv gebildet, um die Art und Weise der Tätigkeit zu beschreiben.

Rechnung freigeben Antrag auf Vollständigkeit prüfen

Unterlage scannen Prozessschnitt‐stelle

Der Name einer Prozessschnittstelle entspricht der Bezeichnung des Vorgänger‐ bzw. Nachfolge‐prozesses.

/

Ereignis Der Name eines Ereignisses wird mindestens aus einem Substantiv und einem Verb im Partizip Perfekt gebildet, um das Eingetreten sein eines Zustandes zu beschreiben.

Rechnung ist eingegangen Vertrag liegt vor Personalbedarf ist entstanden

Geschäftsobjekt Der Name eines Geschäftsobjektes besteht aus einem Substantiv.

Postpaket Datensatz

Dokument Der Name eines Dokumentes wird durch seine Art bestimmt. Grundsätzlich ist es so zu benennen, dass es im Gebrauch an der UDE eindeutig identi‐fizierbar ist. Für Gesetzestexte gelten die Regeln des "Handbuchs der Rechtsförmlichkeit": http://hdr.bmj.de.

Antrag auf Einstellung § 323 Abs. 2 Nr. 1 BGB

Anwendungstyp Anwendungs‐ und Toolnamen sind mit ihren allgemeingültigen offiziellen Verfahrensbezeich‐nungen zu beschreiben.

SAP HCM‐PA

SAP HCM‐OM

MS Word

Tabelle 3: Regeln und Beispiele zur Benennung von Objekten

4.3 Strukturelle Konventionen

Die Strukturen in BIC Design werden in den Kapiteln 5.3 und 5.4 beschrieben. In diesem Kapitel soll bereits auf die Konventionen zur Benennung und Neuanlage innerhalb der Modell‐verwaltung eingegangen werden. Die Unterordner der Modellverwaltung sind mit einer Num‐merierung zu versehen, anhand derer auch das Ebenen – Konzept ablesbar ist (vgl. Kapitel 3).

Ebene 1 In der obersten Ebene werden Prozessdomänen unterteilt in:1_Managementprozesse 2_Kernprozesse 3_Unterstützungsprozesse

Ebene 2 Die Benennung der Ordner entspricht dem Namen der Prozessdomänen (bspw. im Bereich der Unterstützungsprozesse): 31_Beschaffung &Ausleihe 32_Personal

Ebene 3 Der Name von Ordner und enthaltener Prozessübersicht der Hauptprozesse erhält eine 3‐stellige Nummerierung: 321_Personalgewinnung


13

Ebene 4 GP

Auf Ebene 4 wird der Geschäftsprozess als EPK abgebildet (Im Falle der Redundanz der Ebene 3 wird hier eine "0" vor die Nummerierung für Ebene 4 gesetzt): 3211_Beschäftigte*n einstellen

Ebene 2, 3 oder 4 HUP

Ordner und WKD auf dieser speziellen Ebene wird zusätzlich gekennzeichnet durch "°":329°_HUP_Personal

Ebene 5 und ggf. 6

Auf den Ebenen 5, und ggf. 6 werden Teilprozesse gemäß der EPK‐Methode in den einzelnen Prozessschritten dargestellt.

Ebene 5 und ggf. 6

Im Ordner Wissenspool auf der Ebene 0 werden Detailprozesse abgelegt. Detailprozesse sind Teilprozesse, die aufgrund ihres Detaillierungsgrad und/oder der enthaltenen kleinteiligen Information nicht veröffentlicht werden sollen. Um sie von den Teilprozessen zu unterscheiden, werden der Nummerierung ein B vorangestellt. Auf allen Ebenen werden nur die Ordner angelegt, die nötig sind, um auf die Detailprozessebene zu navigieren.

Tabelle 4: Strukturelle Namenskonventionen

Es gelten weiterhin folgende Konventionen:

Die vorgegebenen Ordnerstrukturen inkl. Nummerierungen sind einzuhalten.

Für jede neue Ebene ist ein neuer (Unter‐)Ordner anzulegen.

In jedem (Unter‐)Ordner darf nur ein Modell liegen.

Der Name des Ordners muss dem Namen des darin befindlichen Modells entsprechen.

Falls Abweichungen von den empfohlenen Ordnerstrukturen der Modell‐ und Objektverwaltung notwendig erscheinen, ist dies mit der Administration abzustimmen.


14

5. Funktionsüberblick BIC Design

5.1 Perspektiven und Ansichten

Die Perspektiven in BIC Design können unter Ansicht ‐> Perspektive öffnen gewechselt werden.

Willkommensperspektive Die Willkommensperspektive findet sich Sie unter Ansicht ‐> Perspektive öffnen ‐> Willkommen

oder dem Haus‐Symbol:

In der linken Spalte der Willkommensperspektive befindet sich eine Liste der zuletzt bearbeiteten Modelle. In der rechten Spalte sind zur Verfügung stehende Aktionen aufgeführt. Im unteren Bereich werden die Aufgaben angezeigt (vgl. Kapitel Aufgaben).

Modellierungsperspektive Die Modellierungsperspektive ist die Hauptarbeitsfläche von BIC Design. Sie findet sich unter Ansicht‐>Perspektive öffnen‐>Modellierung oder dem Modell‐Symbol in der Werkzeugleiste:

Mini‐Symbolpalette Die Mini‐Symbolpalette wird für alle Modellierungsobjekte angezeigt. Sie zeigt die nächsten möglichen Objekte, die mit dem aktuell ausgewählten Objekt verbunden werden können. Es wird angezeigt, was die Modellierenden an das zuletzt modellierte Objekt hängen könnten. Jedes Objekt, welches aus der Mini‐Symbolpalette heraus modelliert wird, wird sofort mit dem zuvor ausgewählten Objekt verbunden.

Abbildung 1: Mini‐Symbolpalette

Symbolpalette Die vorhandenen Symbole der Modellierungsobjekte werden in Kategorien angezeigt. Diese Kategorien kann man anhand eines Klicks auf die Kategorie‐Überschrift auf‐ und zuklappen. Zusätzlich besitzt die Symbolpalette eine Stempelmodus‐Funktion. Objekte aus der Symbolpalette können auf zwei Wegen ausgewählt und modelliert werden (vgl. Kapitel 6.3): durch Drag & Drop oder einer einfachen Symbolauswahl (durch einfachen Linksklick) mit nachfolgender mehrfacher Ausprägung im Modell‐Editor durch mehrfache Linksklicks.

Funktionsüberblick BIC Design

15

Abbildung 2: Symbolpalette

Aufgaben Unter Aufgaben werden (Modellierungs‐)Tätigkeiten verstanden, die bspw. noch zu erledigen sind und einzelnen Mitarbeitenden zugeordnet werden können. Direkt auf der Willkommensseite in BIC Design findet sich eine Auflistung der noch zu erledigenden Aufgaben. Gleichzeitig können Aufgaben auch in der Modellierungsperspektive über Ansicht‐>Ansicht öffnen‐>Aufgaben aufgerufen werden.

Neue Aufgaben können direkt erstellt werden durch Rechtsklick mit der Maus auf das Objekt, zu dem die Aufgabe formuliert werden soll. Im Kontextmenü wird dann "Aufgabe erstellen"

ausgewählt. Alternativ genügt auch ein auf das Symbol in der Aufgabenleiste: Im sich öffnenden Dialog können die Details der Aufgabe erfasst werden:

Titel

Beschreibung

Kommentare

Typ der Aufgabe (bspw. Modellierungsaufgabe, Änderungsanforderung, Modellierungs‐fehler, Verbesserungsvorschlag, Frage, Warnung)

Priorität (normal, hoch, dringend, niedrig)

Abgabefrist

Bearbeitungstermin

Verantwortlich: hier können Sie die Aufgabe einer bestimmten Person zuordnen

Die Aufgabe erscheint dann in der Aufgabenliste bzw. in der Aufgabensicht. Ist die Abgabefrist bereits überschritten, wird die Aufgabe besonders hervorgehoben. Alle Modellierenden erkennen darüber hinaus in der Verzeichnisstruktur der Modellverwaltung durch Markierungen, welches die eigenen Aufgaben sind (selbst angelegte oder zugewiesene Aufgaben). Diese Markierung wird vom Zielelement bis zum obersten übergeordneten Element weitergegeben, sodass eine Navigation zum Zielelement leicht ermöglicht wird.

Die Werkzeugleiste der Aufgabenansicht bietet einen komfortablen Weg mit Aufgaben zu arbeiten. Diese wird hier kurz skizziert (von links nach rechts):


16

Abbildung 3: Werkzeugleiste der Aufgabenansicht

Synchronisieren: die Anzeige der Aufgabenliste wird mit der Modell‐ und Objektverwaltung synchronisiert. Es werden nur Aufgaben angezeigt, die einem zuvor selektierten Modell zugeordnet sind.

Neue Aufgabe erstellen

Aufgabe bearbeiten

Zum Ziel gehen

Aufgabe kopieren

Ansicht aktualisieren

5.2 Einstellungen

Anpassen der Benutzeroberfläche Falls eine Ansicht nicht aktuell eingeblendet ist, kann diese unter Ansicht‐>Ansicht öffnen‐> sichtbar gemacht werden. Danach wird die gewünschte Ansicht an der Standardposition eingeblendet, der Modellnavigator bspw. rechts unten. Wenn eine Ansicht an einer anderen Stelle platziert werden soll, kann diese einfach mit der Maus an einen anderen Ort der Benutzeroberfläche gezogen werden. Falls einzelne Fenster aus dem BIC Design‐Hauptfenster herausgelöst werden sollen, ist mit der rechten Maustaste auf die Titelzeile der Ansicht zu klicken und aus dem Kontextmenü "Zuordnung aufheben" auszuwählen. Danach wird die Ansicht in einem separaten Fenster angezeigt. Durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf die Titelzeile der Ansicht und Auswahl "Zuordnung aufheben" aus dem Kontextmenü wird das vormals separate Fenster jetzt wieder in die BIC Design Benutzeroberfläche integriert.

Schnellsichten In der Grundeinstellung befindet sich auf der linken Fensterseite ein Bereich, der als Aufnahme für Schnellsichten dient:

Abbildung 4: Schnellsichten in BIC Design

Durch Rechtsklick öffnet sich das Kontextmenü aus dem dann Neue Schnellsicht‐>Andere ausgewählt wird. Daraufhin öffnet sich der folgende Dialog, in dem dann die Sicht ausgewählt werden kann, die zur Schnellsicht erhoben werden soll:


17

Abbildung 5: Schnellsicht einblenden

Ein Klick auf das neue Symbol blendet dann die Sicht über die anderen Sichten ein und durch einen weiteren Klick wird die Sicht wieder ausgeblendet.

Benutzerinformationen ändern Im Hauptmenü unter "Extras"‐>"Benutzerinformationen ändern" können Modellierende per‐sönliche Daten ändern, bspw. auch das Passwort für die Anmeldung an BIC Design/das Portal.

Extras ‐> Einstellungen Unter "Extras" ‐> "Einstellungen" können generelle Programmoptionen angepasst werden.

Drucken BIC Design bietet die Möglichkeit, Modellgrafiken zu drucken. Dazu wird das zu druckende Modell selektiert und über Datei‐>Druckvorschau der Dialog aktiviert, um zuvor das Layout kontrollieren oder die Seite einrichten zu können.

5.3 Modellverwaltung

Die Modellverwaltung dient der Organisation der Modelle und Ordnerstrukturen (zu den Konventionen bezüglich der Struktur in BIC Design, siehe Kapitel 4.3 Strukturelle Konventionen).

Folgende Funktionen sind über die Werkzeugleiste der Modellverwaltung erreichbar (von links nach rechts):

Neues Diagramm erstellen

Neuen Ordner erstellen

Neues Repository erstellen

Mit Editor verbinden (dient dazu, die Ansicht immer mit dem aktuell geöffnetenDiagramm synchron zu halten)

Reduzieren (schließt alle geöffneten Verzeichnisse der Modellverwaltung)


18

5.4 Objektverwaltung/Stammdatenverwaltung

Die Stammdatenverwaltung dient der Organisation der Stammdaten. Folgende Funktionen sind über die Werkzeugleiste der Objektverwaltung erreichbar (von links nach rechts):

Stammdatum trennen

Stammdaten zusammenführen

Neues Stammdatum anlegen

Neuen Ordner erstellen

Neues Repository erstellen

Mit Editor verbinden (dient dazu, die Ansicht immer mit dem aktuell ausgewählten Stammdatum/Objekt synchron zu halten)

Reduzieren (schließt alle geöffneten Verzeichnisse der Stammdatenverwaltung)

5.5 Modell‐Navigator

Der Modell‐Navigator dient der Navigation in komplexen Modellen. Der blau markierte Ausschnitt kennzeichnet den Bereich, der im Modell‐Editor sichtbar ist. Der Ausschnitt kann mit der Maus bewegt werden.

5.6 Suchen nach Modellierungsinformationen

Die Suchfunktion wird über Bearbeiten‐>Suche (Tastenkombination Strg+F) aufgerufen. Im folgenden Dialog kann die Suche spezifiziert werden:

Abbildung 6: Suchfenster

Durch Klick auf das Symbol "Nach Ort suchen..." kann festgelegt werden, wo gesucht werden soll. Neben der Standardsuche nach Modellen und Objekten kann zusätzlich nach Ordnern und nach Verwendungen gesucht werden. Ebenso kann die Anzahl der Treffer angezeigt werden. Die Anzahl der Treffer im Suchergebnis ist limitiert auf 200, d.h. es können maximal 200 Ausprägungen, Objekte, Modelle angezeigt werden. Im Suchfenster wird dann die entsprechende Trefferliste angezeigt. Die Modelle können per Doppelklick direkt aus der Trefferliste geöffnet werden.


19

5.7 Paralleles Arbeiten von mehreren Benutzer*innen

Mehrere Benutzer*innen können im gleichen Repository arbeiten, aber nicht gleichzeitig ein Modell bearbeiten. Das Öffnen eines Modells sperrt dieses noch nicht, sondern erst die Bearbeitung des Modells führt zu einer Sperrung für andere Benutzer*innen. Die Sperrung wird in der Titelzeile angezeigt und das gesperrte Modell hat einen hellblauen Hintergrund. Beim Schließen eines Modells wird dieses für andere Benutzer*innen verfügbar. Andere Benutzer*innen müssen das Modell neu laden, um es bearbeiten zu können. Es reicht nicht aus, das Modell nur zu speichern, um es verfügbar zu machen. Es muss aus dem Modelleditor entfernt werden, damit es andere Benutzer*innen bearbeiten können.

5.8 Speichern und Konsistenzprüfung

Ein geändertes Modell wird durch ein Sternchen in der Titelzeile des Modelleditors angezeigt. Das Modell kann durch Betätigen des Speichern‐Symbols in der Werkzeugleiste (Tastenkombination Strg+S) gespeichert werden. Die Konsistenzprüfung überprüft anhand der Methodendefinition, ob in einem Modell bspw.

nicht erlaubte Verbindungen vorhanden sind,

nicht verbundene Verbindungen vorhanden sind,

Ausprägungen von Stammdaten vorhanden sind, die nicht in der Methodendefinition erlaubt sind, bspw. Funktionen in einem Organigramm.

Falls die Konsistenzprüfung fehlschlägt, werden die gefundenen Probleme in einem Dialog angezeigt. Unter Extras‐>Einstellungen‐>UI‐Einstellungen‐>Konsistenzprüfung beim Speichern von Modellen einblenden wird die Konsistenzprüfung eingeschaltet.

Tipp: Alle offenen Modelle können über Datei‐>Alle Speichern oder der Tastenkombination Strg+Umschalttaste+S gespeichert werden.

Die Konsistenzprüfung kann unter Extras‐>Einstellungen‐>Konsistenzprüfung konfiguriert werden. Sie kann jederzeit durchgeführt werden. Weiterhin besteht die Möglichkeit, die Konsistenzprüfung auf Ordner oder Repositories auszuführen. Dafür müssen in der Modell‐ oder Objektverwaltung diejenigen Objekte, Modelle oder Ordner ausgewählt werden, für die eine Prüfung ausgeführt werden soll. Über das Kontextmenü ist dann zu wählen "Prüfen…", um die Konsistenzprüfung zu starten.

Hinweis: Grundsätzlich ist es empfehlenswert die Konsistenzprüfung explizit über die gerade beschrieben Option zu starten. Dies erlaubt es aus der Konsistenzprüfungsansicht direkt zum jeweiligen Problem zu navigieren.

Folgende Konsistenzprüfungen stehen grundsätzlich zur Verfügung:

Eingehendes Objekt ist nicht vom Typ "Ereignis": Zeigt an, ob im ausgewählten Modell vor einer Verzweigung vom Typ OR und XOR Ereignisse modelliert wurden.

Kantenisolationsprüfung: Zeigt an, ob im ausgewählten Modell Verbindungen existieren, die keine Ausgangselemente oder Zielelemente haben.

Objekt ohne Beziehung vom Typ "führt aus": Zeigt an, ob es Aktivitäten/Funktionen im ausgewählten Modell gibt, die keine Beziehung vom Typ "führt aus" besitzen.

Objekt ohne Beziehungen: Zeigt an, ob Objekte ohne Beziehungen existieren. Zu beachten ist, dass derartig isolierte Elemente ggf. erlaubt sein sollen (bspw. Dokumente im Prozess).

Leere Diagramme und nicht verwendete Stammdaten: Zeigt an, ob in einem ausgewählten Bereich leere Diagramme und nicht ausgeprägte Stammdaten existieren.

Methodenkonformitätsprüfung: Prüft alle modellierten Inhalte auf Konformität zur Methode. Insbesondere bei späteren Anpassungen der Methode, kann es vorkommen, dass modellierte Inhalte nicht mehr den Regeln entsprechen.


20

Modell beginnt/endet mit Prozessschnittstellen oder Ereignissen: Zeigt an, ob in einem Prozessmodell Schnittstellen oder Ereignisse fehlen. Prozesse sollen immer mit diesen Objekttypen starten und enden.

Pflichtattribute: Zeigt an, ob alle definierten Pflichtattribute mit Inhalt gefüllt sind.

Schleifenprüfung: Zeigt Verbindungen an, deren Ursprungsobjekt gleich dem Zielobjekt ist.

Stammdatenverfügbarkeit: Zeigt an, ob die Stammdaten zu Objekten aus einem Diagramm existieren. Hier handelt es sich nicht um fachliche Modellierungsfehler, sondern um eine Prüfung zu technischen Fehlern.

Start‐ bzw. Endereignis auch im Vor‐ bzw. Nachfolgeprozess ausgeprägt: Zeigt an, ob Eingangs‐ und Ausgangschnittstellen der jeweiligen Prozesse korrespondieren. Im referenzierten Prozess einer Ausgangsschnittstelle muss eine Eingangsschnittstelle existieren, die den Umkehrweg aufzeigt. Sollte hier ein Fehler ausgeworfen werden, ist manuell zu prüfen, ob eventuell mehr als drei Schnittstellen vorhanden sind und die verknüpften Prozesse in der Beschreibung des Modells genannt sind.

Vor/nach Prozessschnittstelle muss ein Ereignis sein: Prüft, ob nach einer eingehenden Prozessschnittstelle ein Ereignis folgt und vor einer ausgehenden Prozessschnittstelle ebenfalls ein Ereignis existiert.

5.9 Modellbild in die Zwischenablage kopieren

Die Grafik des aktuell angezeigten Modells kann in die Zwischenablage kopiert werden, indem unter Bearbeiten‐>Bild kopieren (Tastenkombination Strg+Alt+C) gewählt wird. Das Bild befindet sich nun in der Zwischenablage und kann in Bildbearbeitungsprogramme oder Textverarbeitungsprogramme eingefügt werden.

5.10 Strukturen in BIC Design

Repository‐Konzept Repositories sowie Ordner strukturieren die Daten in BIC Design. Auf Grundlage der Repositories und Ordner werden Berechtigungen vergeben (vgl. Kapitel 8.1). Derzeit existieren zwei Repositories, die in BIC Design sichtbar sind. In diesen Datentöpfen arbeiten die jeweiligen Modellierer*innen gemeinsam mit denselben Stammdaten.

Es stehen die folgenden Repositories zur Verfügung:

Universität DUE (Produktiv‐Repository)

x_Training (wird für BIC Design Schulungen verwendet und dient als Übungsbereich für Modellierende)

Abbildung 7: Repositories an der UDE

Ordnerstrukturen innerhalb eines Repositories Diagramme und Objekte sind in einer Ordnerstruktur angeordnet, durch die navigiert werden kann.

Jedes Repository in BIC Design hat eine Modellverwaltung und eine Objektverwaltung, die jeweils weiter untergliedert ist. Die Modellverwaltung ist in die Ordner "Modellierung",


21

"Publiziert" und "Modellarchiv" und die Objektverwaltung in das "Stammdatenarchiv", "Stammdaten für Modellierung" und "Stammdaten für Publiziert" unterteilt.

Ordner dienen der strukturierten Ablage von Objekten und Modellen innerhalb der beiden Verwaltungsbereiche eines BIC Design Repositories. Dabei kann die Modellverwaltung eine andere Struktur aufweisen als die Objektverwaltung. Die nachfolgende Abbildung veranschaulicht die Modell‐ und Objektverwaltung in BIC Design:

Abbildung 8: Modell‐ (links) und Objektverwaltung (rechts) in BIC Design

Während die Modellverwaltung die einzelnen Diagramme enthält, befinden sich in der Objektverwaltung die Stammdaten des Repository (vgl. Tabelle 5 und Tabelle 6).

Die Objektverwaltung unterteilt sich (innerhalb der Ordner "Stammdatenarchiv", "Stammdaten für Modellierung" und "Stammdaten für Publiziert") jeweils in die Ordner "Neuanlage" und "Stammdaten". Die nachfolgende Schilderung bezieht sich auf den für die Modellierer relevanten Ordner "Stammdaten für Modellierung".

In der "Neuanlage" erscheinen die während der Modellierung neu angelegten Stammdaten in ihren jeweiligen Unterordnern. Berechtigte Benutzer*innen können diese neuen Objekte schnell und einfach identifizieren, auf Qualität prüfen und nach vollzogener Qualitätssicherung in den Ordner "Stammdaten" verschieben. Dort finden Modellierende die qualitätsgesicherten Stammdaten in ihren entsprechenden Unterordnern. Zu jedem Objekttyp (vgl. Kapitel 4.1) existiert ein entsprechender Ordner in "Neuanlage" sowie "Stammdaten".

Die folgende Tabelle zeigt die vorgegebene Ordnerstruktur für die Modellverwaltung:

Modellverwaltung Ebene 1 Inhalt

Modellierung Hier befindet sich der Arbeitsbereich zur Anfertigung von EPKs, Prozessübersichten, Organigrammen, etc.

Publiziert In diesen Ordner werden die Modelle automatisch verschoben, die über den Workflow den Freigabeprozess durchlaufen haben und qualitätsgesichert im Portal einsehbar sind.

Modellverwaltung Ebene 2 Inhalt

A_Prozesslandkarte Obergruppe für die Prozesse, hier findet sich die Prozesslandkarte und darunter: 1_Managementprozesse 2_Kernprozesse 3_Unterstützungsprozesse

B_Wissenspool Unterhalb dieser Obergruppe werden Detailprozesse (vgl. Tabelle 4) abgelegt, aber auch Beispielmodelle oder die bereits begonnene Modellierung von Prozessbaustellen.

C_Datensicherung Hier werden Backups bereits veralteter Modelle abgelegt, ebenso wie Sicherheitskopien aktueller Modelle.

Tabelle 5: Ordnerstruktur innerhalb der Modellverwaltung


22

Die folgende Tabelle zeigt die vorgegebene Ordnerstruktur für die Objektverwaltung:

Objektverwaltung Ebene 1 Inhalt

Stammdatenarchiv Ordner, in dem die Stammdaten der vorherigen Varianten nach Veröffentlichung einer neuen Version archiviert werden.

Stammdaten Modellierung Hier befinden sich die neuangelegten und die bereits qualitätsgesicherten Stammdaten des Arbeitsbereichs zur Anfertigung von Organigrammen, EPKs, Prozessübersichten, etc.

Stammdaten Publiziert Hier befinden sich die qualitätsgesicherten Stammdaten des veröffentlichten Bereichs.

Tabelle 6: Ordnerstruktur innerhalb der Objektverwaltung

Modellierung mit BIC Design

23

6. Modellierung mit BIC Design

Zunächst öffnet man das Repository "Universität DUE" und "Modellierung". Nach dem Öffnen von "A_Prozesslandkarte " gilt es zu entscheiden wo nun genau der neue Ordner und das neue Modell einzusortieren sind.

6.1 Ordner erstellen

Um einen neuen Ordner zu erstellen wird entweder aus dem Kontextmenü (Rechtsklick auf vorhandenen Ordner oder das Repository) "Ordner erstellen" ausgewählt oder die Schaltfläche für einen neuen Ordner aus der Werkzeugleiste der Modellverwaltung ausgewählt. Der Name kann dann direkt eingegeben werden. Die Änderung des vergebenen Namens ist jederzeit über die Eigenschaftsansicht möglich (oder mit der Taste F2, wenn der Ordner selektiert ist).

6.2 Diagramm bzw. Modell erstellen

Durch Rechtsklick auf den entsprechenden Ordner, in dem das Modell verortet werden soll, öffnet sich ein Kontextmenü. Dort ist dann "Diagramm erstellen" auszuwählen. Falls der gewünschte Diagrammtyp nicht in der Liste der letztgewählten Typen vorhanden ist, wird "Anderen Diagrammtyp…" ausgewählt und im darauffolgenden Dialogfenster entsprechend der gewünschte Diagrammtyp angeklickt.

6.3 Einfügen von Symbolen

Um ein Symbol als Objekt in einem Modell zu verwenden, wird mit der linken Maustaste in der Symbolpalette auf ein Funktionssymbol geklickt und die Maus in den Modell‐Editor bewegt. Das Symbol ist jetzt in der Symbolpalette mit einem Stempel versehen.

Um das Symbol abzulegen, ist erneut die linke Maustaste zu betätigen. Weitere Elemente des gewählten Symbols können durch einen einfachen Linksklick erstellt werden. Wenn keine weiteren Elemente dieses Typs modelliert werden sollen, kann die Auswahl deaktiviert werden, entweder durch einen Klick mit der rechten Maustaste oder durch Betätigung der ESC‐Taste. Danach kann das Symbol benannt werden. (Doppelklick auf das Symbol oder Taste F2). Falls ähnliche Stammdaten vorhanden sind, werden diese eingeblendet oder sind direkt aus der Objektverwaltung auswählbar. Die Namenseingabe kann auch ohne Übernahme eines bestehenden Stammdatums abgeschlossen werden, indem durch die "Return"‐Taste die Eingabe bestätigt wird.

Während des Modellierens sind die Abstände immer so zu wählen, dass die einzelnen "Klötzchen" nicht zu weit auseinander sind, aber sich auch nicht überlappen. Die Rollen/Organisationseinheiten, die mit einer Kante (Begriff erläutert unter Kapitel 2.2) mit der Funktion verbunden werden (führt aus, wirkt mit, berät, wird informiert, fachlich verantwortlich) müssen mindestens so weit entfernt von der Funktion sein, dass der Buchstabe der zugehörigen Kante erkennbar ist.

Zur Einheitlichkeit der Modellierung dürfen keine Formatierungen an Symbolen bzw. Objekten vorgenommen werden, die von dem für die Universität Duisburg‐Essen konfigurierten Standard abweichen (bspw. andere Farben, Schriftgrößen, Objektgrößen). Es sind nur die Schriftarten zu verwenden, die in BIC Design voreingestellt sind. Die Schriftart Hyperlink wird automatisch in Objekten eingestellt, die eine Verlinkung zu einem anderen Modell oder Objekt haben.2

2 Ausnahme: Anpassung der Größe der Prozessschnittstelle (siehe Prozessschnitt‐stelle)


24

6.4 Stammdatenvorschläge

Während der Eingabe eines Namens werden Vorschläge für Stammdaten eingeblendet. Ähnliche vorhandene Stammdaten werden aufgelistet und können durch Anklicken übernommen werden. Die Eingabe wird mit der "Return"‐Taste bestätigt. Im Folgenden wird abgefragt, ob alle Stammdaten des aktuellen Objektes durch die Stammdaten des aus der Liste selektierten Objektes ersetzt werden sollen ("Alle Objekte zusammenführen") oder nur der Name des aktuellen Objektes übernommen werden soll ("Objekt umbenennen"):

Bei der Option "Alle Objekte zusammenführen" wird ein gemeinsames Stammdatum verwendet.

Bei der Option "Objekt umbenennen" wird ein zweites Stammdatum erstellt.

Bei Unsicherheit ist immer die zweite Variante zu wählen. Sollten auf diese Weise redundante Ausformungen erstellt werden, obliegt die Zusammenführung der Stammdaten der Administration (vgl. Kapitel 8.2).

Abbildung 9: Stammdatendialog

6.5 Auswahl von Symbolen

In einigen Fällen kann das Symbol auch nach Modellierung noch verändert werden. Durch Rechtsklick mit der Maus auf das betreffende Symbol im Modell öffnet sich das Kontextmenü und mittels "Symbol zuweisen" können alle Symbole, die in dem speziellen Fall möglich sind, ausgewählt werden.

6.6 Ausrichten von Symbolen

Ausrichten und Verteilen von Symbolen Um Symbole im Modell anzuordnen, werden die diese markiert und ausgerichtet mittels des

Auswahlmenüs neben der Schaltfläche :

Abbildung 10: Auswahlmenü zum Ausrichten von Objekten

Das Ausrichten wird zusätzlich durch den Modellierungsassistenten erleichtert. Die gestrichelten Linien, die beim Ausrichten von Symbolen zueinander automatisch erscheinen, übernehmen die


25

Funktion eines dynamischen Rasters (vgl. Kapitel Raster). Sie können über Ansicht‐>Ausrichthilfen aktiviert und deaktiviert werden und erlauben es Modellierenden ‐ auch ohne das normale Raster ‐ Symbole gegenseitig aneinander auszurichten. Die rote gestrichelte Linie verläuft immer durch den Mittelpunkt der beiden Symbole. Die blauen gestrichelten Linien liegen immer am Rand der auszurichtenden Symbole:

Abbildung 11: Ausrichthilfen in Aktion

Raster Die Anzeige des Rasters und das Einrasten der Symbole am Raster kann ein‐ und ausgeschaltet werden, entweder im Hauptmenü unter Ansicht‐>Raster oder durch die Tastenkombination Alt+G oder Strg+#. Wenn jetzt Symbole verschoben werden, werden diese automatisch am Raster angeordnet. Wenn das Raster aktiviert wird, können ausgewählte Symbole automatisch am Raster ausgerichtet werden über Ansicht‐> am Raster ausrichten.

Das Raster ist standardmäßig auf cm‐Einheiten und 4 Unterteilungen einzustellen, damit die Abstände zwischen den einzelnen Symbolen besser auszurichten sind. In der Menüleiste von BIC Design wird unter dem Punkt Extras → Einstellungen und dort in den Modellierungseinstellungen das Raster voreingestellt. In der folgenden Abbildung ist das Einstellen des Rasters dargestellt:

Abbildung 12: Standardeinstellung des Rasters

Lineal Im Hauptmenü unter Ansicht‐>Lineal kann das Lineal zur besseren Größenabschätzung eingeblendet werden (oder Tastenkombination Alt+R oder Strg+R).


26

6.7 Freiformobjekte

Graphische Freiformobjekte erstellen Freiformobjekte werden in ein Modell eingefügt, indem in der Werkzeugleiste der Symbolpalette das Rechteck‐Symbol ausgewählt wird. Im Modell‐Editor wird das Rechteck mit der Maus auf die gewünschte Größe eingestellt. Ebenso wird der Freiformtext über das Textsymbol erstellt.

Reihenfolge von Objekten festlegen Wenn dabei ein Objekt ein anderes Objekt überdecken soll, ist dies über das Kontextmenü des Symbols zu erreichen: "Reihenfolge", "in den Hintergrund".

Formatierung von Freiformobjekten Die Objekte können farbig gestaltet werden:

Entweder durch den Pfad Extras ‐> Formatieren

oder über die Werkzeugleiste oberhalb des Editors.

Formatierung von Freiformtexten Freiformtexte sind beliebig formatierbar, Beschriftungsfüllung, Beschriftungstexthintergrund und die Beschriftungsschrift können angepasst werden.

6.8 Erstellen und Verändern von Verbindungen/Kanten

Die vorhandenen Objekte werden mit Verbindungen verbunden, diese werden auch Kanten genannt. Eine Möglichkeit, Verbindungen zu erstellen, ist, Objekte aufeinander "fallen" zu lassen.

Um Verbindungen manuell zu ziehen, ist in der Werkzeugleiste der Symbolpalette "Neue Verbindung erstellen" anzuklicken:

Beim Überfahren eines Objektes mit der Maus werden dann die möglichen Verbindungspunkte angezeigt. Durch Klicken eines Verbindungspunktes kann nun eine Verbindung zu einem anderen Objekt gezogen werden. Der Verbindungsendpunkt wird geändert, indem die Verbindung mit der linken Maustaste markiert und dann der Endpunkt angeklickt wird, der geändert werden soll. Hier ist die Maustaste gedrückt zu halten. Der gehaltene Verbindungspunkt wird auf einem anderen losgelassen. Der Verlauf von Verbindungen kann geändert werden, indem zuerst die Verbindung selektiert wird und dann über das Kontextmenü der Verbindung (Rechtsklick mit der Maus oder F9) "Punkte bearbeiten..." ausgewählt wird. Nach einem Klick auf einen Eckpunkt einer Verbindung (rot markiert) kann deren Verlauf geändert werden. Durch Drücken der Alt‐Taste und gleichzeitiges Anklicken des Eckpunktes, wird dieser entfernt. Hinweis: Punkte, die für den Verlauf einer Verbindung notwendig sind, werden nicht entfernt.

Abbildung 13: Verbindungsverlauf ändern

Wenn beim Erstellen einer Verbindung mehrere Möglichkeiten vorhanden sind, fragt BIC Design den Typ bei der Erstellung ab. Der Verbindungstyp kann im Nachhinein noch verändert werden,


27

indem das Kontextmenü der Verbindung aktiviert wird. Durch "Verbindungstyp umschalten" werden alle für diesen Fall gültigen Verbindungstypen angezeigt. Es besteht die Möglichkeit die Auswahl des Verbindungstyps voreinzustellen. In diesem Fall wird immer dann, wenn ein Auswahldialog erscheinen würde, die Auswahl entsprechend der Einstellung getroffen. Um eine Verbindung voreinzustellen, ist in der Werkzeugleiste der Symbolpalette der Button "Standardkante festlegen" zu aktivieren:

Dann kann die gewünschte Verbindung im Auswahlmenü ausgewählt werden. In der Auswahl werden alle Verbindungen angezeigt, die in dem aktiven Modelltyp modelliert werden können. Die Voreinstellung wird pro Modelltyp gespeichert, so dass diese Auswahl auch bei einem erneuten Programmstart immer noch aktiv ist. Wenn die Selektion der Standardkante erfolgreich war, wird hinter der gewählten Verbindung ein grüner Haken angezeigt und auch das Icon in der Werkzeugauswahl erhält einen grünen Haken.

6.9 Verknüpfungen und Hinterlegungen

Über das Kontextmenü des Objektes, hinter welches ein Modell oder ein anderes Objekt (oder eine URL) hinterlegt werden soll, kann ein Link erstellt werden:

Abbildung 14: Verknüpfungen erstellen

Nach Auswahl von "Repository durchsuchen…" werden die Modelle und Objekte angezeigt, zu denen eine Hinterlegung erstellt werden kann. Das gewünschte Modell oder Objekt wird ausgewählt. Wenn das Modell, zu dem eine Hinterlegung zeigen soll, erst noch erstellt werden soll, ist "Diagramm erstellen" auszuwählen und danach der Diagrammtyp zu bestimmen, der erstellt werden soll. Bei Verknüpfungen werden Name und URL gepflegt. Um zu einem bereits hinterlegten Objekt zu springen, ist die Strg‐Taste gedrückt zu halten (der Mauszeiger verändert sich zu einer Hand) und das Objekt, bei dem die Hinterlegung oder Verknüpfung gepflegt ist, anzuklicken.


28

6.10 Attribute

Attribute sind Zusatzinformationen, die in Modellen, Objekten bzw. Symbolen, Kanten und Ordnern enthalten sind. Nachfolgend werden die wichtigsten Attribute für Modelltypen und Objekttypen vermittelt. In den folgenden Tabellen wird veranschaulicht,

ob die Attribute immer zu pflegen sind (M = muss)

ob die Attribute optional zu pflegen sind (O = optional) oder

ob die Attribute vom System automatisch gepflegt (S = System) werden.

Modell ‐ Attribut Pflege Erläuterung

Name M

Name des Modells. Dabei muss der Modellname mit dem Ordnernamen identisch und die Verknüpfung von überge‐ordneter Ebene (falls vorhanden) zu untergeordneter Ebene gepflegt sein.

Kurzbeschreibung O Name des Modells in seiner gebräuchlichen, ausführlichen Bezeichnung (falls der Name nicht eindeutig/ausführlich genug ist oder dort Abkürzungen verwendet werden).

Beschreibung O Hier werden weitere Beschreibungen zum Modell in einem formatierbaren Text gepflegt.

Ziel O Hier kann gepflegt werden, welches Ziel der Prozess hat.

Governance ‐ In dieser Gruppe werden Verantwortlichkeiten, Gültigkeits‐bereiche und ‐zeiträume sowie Versionierungen gepflegt.

Version M

Pflege der Versionsnummer des Modells gem. folgender Konvention: bei größeren Veränderungen (bspw. Änderung des Prozess‐ablaufs, Rollen, etc.) und anschließender Veröffentlichung wird die Vorkommastelle (1‐0) angepasst bei kleineren Veränderungen erfolgt eine Anpassung der Nach‐kommastelle (1‐1)

Ersatz für Version O Angabe der Vorgängerversionen des Modells (sofern vor‐handen), um die Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten (i.S. einer Versions‐Historie).

Änderungsgrund O Hier kann der Grund für die Änderung des Prozesses genannt werden.

Änderungshistorie O In einem formatierbaren Text können hier ausführliche Informationen hinterlegt werden, die sich auf die Versions‐historie beziehen.

Organisation M Hier ist zu hinterlegen, welche Bereiche am Prozess beteiligt sind bzw. für welche Bereiche der beschriebene Ablauf gilt.

Zweck M Zur Prozessaufnahme ist hier der Zweck derselben zu benennen.

Status S Der Status des Modells wird durch das System gesetzt.

Status seit S Anzeige des Datums, seit wann der Modellstatus Gültigkeit hat.

Governance – Beteiligte ‐ In dieser Gruppe werden Verantwortlichkeiten gepflegt.

Verantwortlicher M

Hier werden Prozessverantwortliche namentlich und mit E‐Mail Adresse erfasst. Einzelheiten zu den Inhalten der Rolle "Prozessverantwortlicher" können dem GPM‐Leitfaden3 ent‐nommen werden. Auf Ebenen 1‐3 ist das GPM‐Team als Verantwortlicher einzutragen.

Verantwortlicher (E‐Mail/User/Gruppe)

M Hier wird die E‐Mailadresse bicsupport@uni‐due.de erfasst (für das technische Freigabeprocedere (vgl. Kap. 6.12)).

Prüfer = Prozessexperte M Hier werden Fachexpert*innen und Auskunftgeber*innen mit fachlich–inhaltlichem Prozesswissen hinterlegt.

3 https://www.uni‐due.de/peoe/geschaeftsprozessmanagement.php


29


Autor = Prozessmodellierer

M Die Prozessmodellierende und der Prozessmodellierende model‐lieren die Prozesse gemäß den Vorgaben dieses Dokumentes.

Verteiler O Hier können weitere E‐Mailadressen von Personen hinterlegt werden, die über den Status des Prozesses automatisch informiert werden sollen.

Governance – Lebens‐zyklus

‐ In dieser Gruppe werden alle Angaben zum Lebenszyklus des Prozesses gepflegt.

Erstellt am M Angabe, wann das Modell in der vorliegenden Fassung erstellt worden ist.

Erstellt von M Angabe, von wem das Modell in der vorliegenden Fassung erstellt worden ist (Konvention: E‐Mail‐Adresse).

Geprüft am M Angabe, wann das Modell in der vorliegenden Fassung geprüft worden ist.

Geprüft von M

Angabe, von wem das Modell in der vorliegenden Fassung geprüft worden ist. Hierüber wird festgehalten, in welchem Status sich das Modell im befindet – zu nennen ist der BIC‐interne Rollenname: Feld ist leer = Status 0‐24% Prozessmodell in Erstellung Autor*in = Status 25% ‐ Prozess ist fertig modelliert, QS durch die Prozessexpertin oder den Prozessexperten muss erfolgen (bspw. SW) Prüfer*in = Status 50% ‐ Prozessexpertin oder –experte (PE) hat QS abgelegt, interne QS muss erfolgen (bspw. SW‐PE) Autor*in 2 (Kürzel!) = Status 75% ‐ Interne QS ist durchlaufen, Prozess wird den PV vorgelegt (bspw. SW‐PE‐BF) Verantwortliche*r = Status 100% ‐ PV hat genehmigt (bspw. SW‐PE‐BF‐PV), technische Freigabe erfolgt umgehend (bspw. SW‐PE‐BF‐PV‐Portal) Hinweis: Eintragung "Portal" vor der Publizierung vornehmen

Freigegeben am M Angabe, wann das Modell in der vorliegenden Fassung freigegeben worden ist.

Freigegeben von M Angabe, von wem das Modell in der vorliegenden Fassung freigegeben worden ist (Konvention: Angabe der E‐Mail‐Adresse).

Gültig ab O Angabe des Zeitpunkts der Gültigkeit des Prozesses sofern erforderlich.

Gültig bis O Angabe des Endzeitpunkts der Gültigkeit des Prozesses sofern erforderlich.

Wiedervorlage M Hier wird der Termin zur Wiedervorlage erfasst.

Wiedervorlageintervall M Hier wird das Wiedervorlageintervall zur Regelrevision hinterlegt (1095 Tage)

Aufbewahrungsfrist O Hier kann gepflegt werden, wie lange der Prozess aufzubewahren ist, nachdem er an Gültigkeit verloren hat.

Hinterlegungen O/S In der Gruppe "Hinterlegungen" können Verlinkungen zu Modellen und Objekten von BIC Design gepflegt werden.

Verknüpfungen O/S In der Gruppe "Verknüpfungen" können Verlinkungen zu Dateien und URLs gepflegt werden (außerhalb von BIC Design).

Berichtsformat ‐ In dieser Gruppe lässt sich die Ausgabe einstellen.

Papiergröße O Wenn von den Standardwerten eines Berichtes abgewichen werden soll, kann hier die Papiergröße eingestellt werden.

Orientierung O Wenn von den Standardwerten eines Berichtes abgewichen werden soll, kann hier die Papierausrichtung eingestellt werden.

Schneiden O Wenn von den Standardwerten eines Berichtes abgewichen werden soll, kann hier eingestellt werden, in welcher Richtung das Diagramm unterteilt werden soll, wenn der Seitenrand der


30


vorgegebenen Papiergröße überschritten wird. Der andere Bereich gibt entsprechend die Verkleinerung vor.

Portal ‐ In dieser Gruppe kann die Anzeige des Modells im Portal (sowie für Berichte) spezifiziert werden.

Portalansicht O Hier kann hinterlegt werden, wenn das Modell im Portal auf einer bestimmten Ebene gezeigt werden soll.

Feedback‐Mail O Möchte man im BIC Portal einen Änderungsantrag zu einem Prozess stellen, so ist an dieser Stelle die entsprechende Adresse einzutragen.

System S In der Gruppe "System" befinden sich die Attribute, die BIC Design automatisch pflegt.

Besitzer S User*innen, die mit spezifischen Rechten ausgestattet sein können und das Modell betreuen.

Urheber S User*innen, die das Modell initial angelegt haben.

Erstelldatum S Zeitpunkt, an dem User*innen das Modell initial angelegt haben.

Letzter Bearbeiter S User*innen, die das Modell zuletzt gespeichert haben.

Letzte Änderung S Zeitpunkt, an dem User*innen das Modell zuletzt gespeichert haben.

Tabelle 7: Allgemeine Modellattribute

Die folgende Tabelle zeigt die wesentlichen Objektattribute, die in allen Stammdatenobjekten vorhanden sind. Die an der UDE nicht verwendeten Attribute werden hier nicht genannt.

Objekt ‐ Attribut Pflege Erläuterung

Name M Bezeichnung des Objektes (gem. Namenskonventionen, vgl. Kapitel 4.2).

Kurzbeschreibung O Name des Objektes in seiner gebräuchlichen, ausführlichen Bezeichnung (falls die Eigenschaft "Name" nicht eindeutig/ aus‐führlich genug ist).

Beschreibung O Hier können weitere Beschreibungen zum Objekt in einem formatierbaren Text gepflegt werden.

Schwachstelle O Hier kann gepflegt werden, sofern sich diese Stelle in einem Prozess als Schwachstelle herausstellt und Verbesserungspotential gegeben ist.

SAP ‐ In dieser Gruppe können SAP‐relevante Eingaben gemacht werden.

Transaktionscode O Hier kann der für das Objekt relevante SAP‐Transaktionscode hinterlegt werden.

SAP‐Komponente O Hier kann der für das Objekt relevante Mandant hinterlegt werden.

SAP‐Darstellung O Wird bspw. eine Tätigkeit in SAP ausgeführt, kann dies im Prozessmodell deutlich gemacht werden, durch das Aktivieren des Kästchens erhält das Symbol ein anderes Layout.

Analyse ‐ In dieser Gruppe können Angaben zu Eintrittswahrscheinlichkeiten, zeitlichen Aspekten und Kosten gemacht werden (siehe hierzu Kapitel 7.3).

Hinterlegungen O In der Gruppe "Hinterlegungen" können Verlinkungen zu Objekten und insb. Modellen von BIC Design gepflegt werden.

Verknüpfungen O In der Gruppe "Verknüpfungen" können Verlinkungen zu Dateien und URLs gepflegt werden.

Portal ‐ In dieser Gruppe kann die Anzeige des Objektes im Portal (sowie in Berichten) spezifiziert werden.

Portalansicht O Hier kann hinterlegt werden, wenn das Objekt im Portal auf einer bestimmten Ebene abrufbar sein soll (bspw. Dokumente).

System S Hier befinden sich die Attribute, die BIC Design automatisch pflegt.

Besitzer S User*innen, die mit spezifischen Rechten ausgestattet sein können und das Objekt betreuen. Kann per Report angepasst werden.


31

Objekt ‐ Attribut Pflege Erläuterung

Urheber S User*innen, die das Objekt initial angelegt haben.

Erstelldatum S Zeitpunkt, an dem User*innen das Objekt initial angelegt haben.

Letzter Bearbeiter S User*innen, die das Objekt zuletzt verändert haben.

Letzte Änderung S Zeitpunkt, an dem User*innen das Objekt zuletzt geändert haben.

Tabelle 8: Allgemeine Objektattribute

6.11 Diagrammspezifische Modellierungskonventionen

Objektplatzierung und Kantentyp im Wertschöpfungskettendiagramm (WKD) Die Platzierung der Symbole erfolgt gemäß des "GPM‐Ebenen‐Konzepts" (vgl. Kapitel 3). Ab der zweiten WKD‐Ebene muss immer eine Funktion oberhalb der anderen Funktionen stehen und mit diesen durch eine ausgehende Kante ("ist übergeordnet") verbunden werden. Die übergeordnete Funktion entspricht der Funktion aus der Vorgänger‐WKD‐Ebene. Nur diese Ebene (die Ebene nach der Prozesslandkarte) erfordert das Vergrößern der übergeordneten Funktion. Auf Ebene 3 verbleibt die übergeordnete Funktion in der Größe, wie sie von BIC Design vorgegeben ist (siehe dazu Abbildung 15: Kantentyp "ist übergeordnet" auf WKD – Ebene 2). Dies dient der Orientierung.

Abbildung 15: Kantentyp "ist übergeordnet" auf WKD – Ebene 2


32

Objektplatzierung und Kantentypen der ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK) Die Objekte in EPKs sind wie folgt zu platzieren:

Abbildung 16: Objektplatzierung in der EPK

Bei der Modellierung ist in einem EPK‐Modell grundsätzlich von oben nach unten zu modellieren. Der Hauptstrang verläuft links, rechts daneben werden die Teilstränge modelliert. Der Hauptstrang ist der Pfad mit der höchsten Eintrittswahrscheinlichkeit.

Jede Rolle bzw. Organisationseinheit an einer Funktion hat eine bestimmte Verantwortlichkeit. Die Rollen/Organisationseinheiten werden mit absteigender Verantwortung von links nach rechts modelliert und durch die entsprechende Kante mit der Funktion verbunden:

(f) führt aus – 1 mal verpflichtend modellieren

(v) fachlich verantwortlich – optional modellierbar

(e) entscheidet – optional modellierbar

(s) stimmt zu – optional modellierbar

(w) wirkt mit – optional modellierbar

(b) berät – optional modellierbar

(i) wird informiert – optional modellierbar

Jede Funktion muss über eine Rolle/Organisationseinheit des Beziehungstyps "führt aus" (f) verfügen. Wird in einem Prozessschritt etwas automatisch getan, bspw. als Funktionalität innerhalb einer bestimmten Software, so ist die Rolle "automatisiert" zu verwenden.


33

6.12 Modelle publizieren und publizierte Modelle löschen

Das Prozessportal der UDE BIC Portal4 wird zur Bereitstellung der relevanten Prozesse und Dokumente eingesetzt. Das Portal ermöglicht den einfachen und performanten Zugriff auf die Informationen der Universität Duisburg‐Essen.

Mit dem Einsatz von BIC Governance zur Freigabe der Publizierung von Modellen über einen Freigabeworkflow werden in BIC Design ein Modellierungs‐ und ein Publizierungsordner eingeführt. Modellierer*innen in BIC Design erstellen im Ordner "Modellierung" neue Modelle bzw. überarbeiten bestehende Modelle. Wird ein Modell dann im Workflow freigegeben, erstellt BIC Governance eine Kopie des Modells im Ordner "Publiziert", so dass es für alle Anwender*innen sichtbar wird. Diese Freigabe erfolgt durch eine bzw. einen Prozessverantwortliche*n. Nach der Publizierung kann an einem Modell weiter gearbeitet werden, ohne dass die publizierte Version des Modells davon betroffen ist.

Nachfolgend wird das das Vorgehen zur Publizierung (siehe Abbildung 17: prozessuale Darstellung des Freigabeprozedere) beschrieben, welches durch den implementierten Workflow BIC Governance unterstützt wird.

Portalattribute vergeben (Portalsicht und Ebene für Modelle und Objekte) Im Portal gibt es verschiedene Sichten für die Darstellung der Modelle, bspw. Prozesse, Organisation, Dokumente. Um die Modelle diesen Sichten zuzuordnen, wird das Attribut (vgl. Portalansicht) "Portalansicht" vergeben.

Publizieren von Modellen Der Workflow zur Veröffentlichung von Modellen muss durch die oder den Modellierende*n angestoßen werden. Voraussetzung hierfür ist, dass in BIC Design eine Verantwortliche oder ein Verantwortlicher mit ihrer oder seiner E‐Mail Adresse eingetragen ist. Die E‐Mail Adresse wird in den Attributen des jeweiligen Modells gepflegt.

Nach Erstellung und anschließendem Speichern des Modells wird durch einen Klick mit der rechten Maus‐Taste auf das jeweilige Diagramm das Kontextmenü "Publizieren" geöffnet und der Punkt "Modellfreigabe" ausgewählt. Einige Minuten später wird der Workflow gestartet. Das Modell ist während der Freigabe zur Bearbeitung gesperrt.

Gleichzeitig erhält die Verantwortliche oder der Verantwortliche eine Nachricht im eigenen Workflow‐Eingangsfach des BIC Portals und eine E‐Mail über die eigene, dienstliche E‐Mailadresse. Nach Überprüfung des Modells gibt die Verantwortliche oder der Verantwortliche das Modell frei, lehnt es ab oder gibt es zur Überarbeitung zurück.

Ablehnung der Freigabe eines Modells Lehnt die Verantwortliche oder der Verantwortliche die Freigabe eines Modells im Workflow ab, versendet BIC Governance eine E‐Mail an die oder den letzte*n Bearbeitenden des Modells mit der Begründung der Ablehnung.

Gleichzeitig wird das Modell zur Bearbeitung freigegeben und eine neue Aufgabe in der Aufgabenliste (siehe Kapitel Aufgaben) in BIC Design erstellt.

Durch Klick auf die einzelne Aufgabe kann die Begründung der Ablehnung eingesehen werden.

Ist die Änderung am Modell abgeschlossen und wird es erneut in den Workflow gesendet, wird die Aufgabe aus der Aufgabenliste entfernt, indem der Status auf "Geschlossen" gesetzt wird.

4 http://bicportal.zv.uni‐due.de:8080/bicportal/


34

Nachverfolgung der Freigaben durch die Modellierende oder den Modellierer BIC Portal bietet den Modellierenden, welche das Modell zur Freigabe gesendet haben, die Möglichkeit, diese zu überwachen. Hierzu ist die Anmeldung im BIC Portal erforderlich. Danach kann unter der Registerkarte "Aufgaben" aufgerufen werden, welche Aufgaben bereits beendet wurden. Durch Klick auf einen der Einträge öffnet sich ein Detailfenster mit weiteren Informationen. Unter der Registerkarte Eigenschaften kann die Liste der momentanen Bearbeitenden angezeigt werden.

Löschen von Modellen mit Workflow Wenn ein im BIC Portal veröffentlichtes Modell gelöscht werden soll, muss das Entfernen zunächst von der Modellverantwortlichen oder dem Modellverantwortlichen über den Workflow freigegeben werden.

Um ein Modell in die Löschfreigabe zu senden, ist im Kontextmenü "Publizierung" des jeweiligen Diagramms die Löschfreigabe auszuwählen. Einige Minuten später wird der Workflow gestartet und der Status des Diagramms wechselt auf "In Löschfreigabe".

Gibt die Verantwortliche oder der Verantwortliche die Löschung des Modells frei, wird das Modell aus der Publizierung entfernt. Das Modell bleibt in der Modellierungsumgebung erhalten und kann bei Bedarf wieder über den Workflow veröffentlicht werden.


35

Abbildung 17: prozessuale Darstellung des Freigabeprozedere

Bedienung des Workflows und Nachverfolgung der Freigabe Zur Freigabe ist die Anmeldung im Portal erforderlich.


36

Abbildung 18: Anmelden in BIC Portal zur Verwendung der Workflowfunktionen

Durch Übersendung eines Modells zur Freigabe erstellt BIC Governance eine Aufgabe für die Verantwortliche oder den Verantwortlichen per E‐Mail. Diese enthält einen Link auf die Workflowaufgabe. Alternativ können die Verantwortlichen die Liste der eigenen Aufgaben aus dem BIC Portal heraus über das Menü Aufgaben ‐> Meine Aufgaben öffnen.

Abbildung 19: Governance‐Aufgaben‐Menü

Die Workflowaufgabe wird durch einen Klick auf "Freigeben" geöffnet:

Abbildung 20: Öffnen einer Workflow‐Aufgabe


37

Am rechten Rand werden dann die Optionen für diesen Workflow angezeigt:

Abbildung 21: Optionen im Standardworkflow zur Freigabe eines Modells

Soll das Modell abgelehnt werden ist eine Begründung in das Kommentarfeld einzugeben. So kann die Modelliererin oder der Modellierer die im Kommentar enthaltenen Änderungs‐vorschläge in das Modell übernehmen einbauen.

Abbildung 22: Eingabe einer Begründung bei Ablehnung der Freigabe eines Modells

Die Übersicht der beendeten Workflow‐Aufgaben zeigt den Anwender*innen Informationen zu allen Aufgaben an, die sie beendet haben.


38

Abbildung 23: Anzeige bearbeiteter Workflowaufgaben.

Durch Klick auf eine dieser Aufgaben öffnet sich ein Detailfenster. Hier befinden sich alle Informationen der Workflow‐Aufgabe. Unter der Registerkarte Eigenschaften kann die Liste der momentanen Bearbeiter*in angezeigt werden.

Abbildung 24: Verlauf eines Workflows

Historie Für jedes freigegebene Modell erzeugt BIC Governance ein PDF und legt dieses in die Historie. Um Zugriff auf die Historie zu erhalten, müssen Anwender*innen die Rolle "Archive" besitzen. Diese wird durch die BIC‐Administration vergeben (vgl. Kapitel 8.1).

Ist ein publiziertes Modell ausgewählt, wird unter "Details" die Liste der Freigaben angezeigt.

Abbildung 25: Anzeige der Freigaben des selektierten Modells

In der Liste wird das Datum "Gültig von" und "Gültig bis" angezeigt, so dass erkennbar ist, welche Version des Prozesses zu welchem Zeitpunkt gültig ist.


39

Abbildung 26: Historie einer einzelnen Modellfreigabe

Durch Klick auf das Symbol werden die Eigenschaften der ausgewählten Freigabe angezeigt.

Durch Klick auf das Symbol wird der PDF‐Druck der ausgewählten Version heruntergeladen und kann betrachtet werden.

6.13 Archivierte Modelle

Wird ein bereits publiziertes Prozessmodell verändert und erneut veröffentlicht, sind die Informationen der ersten Version nicht gelöscht.

Die Modelle sind über das Portal weiterhin verfügbar. Durch die Vergabe der Rollen ARCHIVE und ARCHIVEHISTORY (vgl. Kapitel 8.1) wird eine Person mit persönlichem Portalzugriff in die Lage versetzt, über Extras ‐> Historie alle alten Modelle des ausgewählten Prozesses einzusehen.

Über das Uhrsymbol werden alle alten Versionen angezeigt. Über das PDF‐Symbol können diese dann erneut angesehen werden.

Abbildung 27: archivierte Modelle über das Portal aufrufen


40

7. Berichte und Auswertungen

In BIC Design stehen verschiedene Berichte und Auswertungen zur Verfügung. Diese können auf unterschiedliche Elemente der Objekt‐ oder Modellverwaltung ausgeführt werden wie bspw. Ordner, Modelle oder Stammdaten.

7.1 Berichte ausführen

Je nach Modelltyp werden die zur Verfügung stehenden Berichte vorgefiltert.

Es gibt zwei Möglichkeiten zu den Berichten zu navigieren:

Extras ‐> Berichte erstellen oder

direkt in der Modell‐ oder Objektverwaltung ein Element markieren und über einen Rechtsklick im Kontextmenü "Berichte erstellen" wählen.

Anschließend wird eine Liste von Berichten angezeigt, die für das gewählte Element verfügbar sind. Mit einem Klick auf "Fertigstellen" wird der Bericht ausgeführt.

7.2 Beschreibung der einzelnen Berichte

Standardmäßig stehen folgende Berichte zur Verfügung, die für die UDE relevant sind:

Analyse Report: Der Bericht berechnet Zeiten und Kosten zu Prozessmodellen. Die Ausgabe erfolgt als Excel‐Datei und erlaubt somit auch die Änderung einzelner Daten in der Ausgabe. Auf diese Weise ist es möglich einzelne Veränderungen am Prozess zu simulieren, ohne dass der Prozess selbst modifiziert werden muss.

Duplizieren: Der Bericht erstellt für die Objekte eines ausgewählten Modells eine Definitionskopie. Die Objekte werden dabei als neue Stammdaten gesondert in der Objektverwaltung in ein Verzeichnis mit dem Namen des gewählten Modells kopiert.

EPK Layouter: Der Bericht führt das EPK‐Layout auf allen EPK‐Modellen in einem gewählten Bereich aus. Der Bericht kann auf Verzeichnissen und einzelnen Modellen ausgeführt werden.

EPK Tabellendarstellung: Der Bericht gibt den Prozessfluss anhand der Aktivitäten (sortiert nach Position) pro Zeile inkl. der Satelliten (Verantwortlichkeiten, Eingang, Ausgang, Daten) als PDF‐ bzw. Excel‐Datei aus.

Excel‐Export: Der Bericht kann in der Modell‐ und Objektverwaltung ausgeführt werden. In der Modellverwaltung werden die Modelle und die darin enthaltenen Objekte exportiert. Die Ausgabe erfolgt als Excel‐Datei. Wird der Bericht in der Objektverwaltung ausgeführt, werden die Stammdaten im ausgewählten Bereich exportiert. Die Ausgabe erfolgt analog zur Ausführung in der Modellverwaltung.

Grafikdarstellung: Der Bericht gibt die Modellgrafik sowie die Modellattribute und Attribute aller vorhandenen Ausprägungen in alphabetischer Reihenfolge als PDF‐ bzw. Excel‐Datei aus.

Matrix Report (Auswertung von Stammdaten): Der Bericht schreibt Informationen zu den Stammdaten eines Modells in eine Excel‐Datei. Die Daten werden hier als so genannte Pivot‐Tabelle zur Verfügung gestellt und lassen sich somit vielseitig auswerten.

Matrix Report (Auswertung von Ausprägungen): Der Bericht schreibt Informationen zu den Ausprägungen eines Modells in eine Excel‐Datei. Dies bedeutet, dass einzelne Objekte (bspw. Kund*innen) mehrfach pro Modell aufgeführt werden können. Die Daten werden hier als so genannte Pivot‐Tabelle zur Verfügung gestellt und lassen sich somit vielseitig auswerten.

Modelltransformation: Der Bericht transformiert ein EPK‐Prozessmodell in ein BPMN Kollaborationsdiagramm und speichert das neu erzeugte Modell unter dem gleichen

Berichte und Auswertungen

41

Pfad wie das Originalmodell. Nach der erfolgreichen Transformation ist die Modellverwaltung mit F5 zu aktualisieren. Hinweis: Die Transformation ist nur für gültige EPK‐Prozessmodelle möglich (Konsistenzcheck).

Ordnerstruktur: Der Bericht erstellt eine Baumstruktur der selektierten Objekte alsExcel‐Datei. Aufgelistet werden Verzeichnisse und deren Inhalte.

Prozesshandbuch: Der Bericht erstellt eine umfangreiche Ausgabe zu den Modellen derProzesslandschaft.

QS/Pflichtattribute: Der Bericht führt diverse konfigurierte Prüfungen auf Modellen,Stammdaten, Ausprägungen oder Verbindungen aus und erstellt eine Auswertung als Excel‐Datei. Die Prüfungen betreffen in erster Linie die Attribute der Objekte, bspw. ob eine Beschreibung gepflegt, ein Datum gesetzt oder eine Verknüpfung erreichbar ist.

Rollen/Dokumente Matrix: Der Bericht sammelt Informationen zum Verhältnis einerRolle über eine Funktion zu benachbarten Dokumenten und gibt diese in eine Excel‐Datei aus. Die Daten werden als Pivot‐Tabelle zur Verfügung gestellt und lassen sich somit vielseitig auswerten.

Rollen/IT‐Systeme Matrix: Der Bericht sammelt Informationen zum Verhältnis einerRolle über eine Funktion zu benachbarten IT‐Systemen und gibt diese in eine Excel‐Datei aus. Die Daten werden als Pivot‐Tabelle zur Verfügung gestellt und lassen sich somit vielseitig auswerten.

Schlankdarstellung: Der Bericht gibt die Modellgrafik (ohne Satelliten) sowie dieModellattribute und Attribute aller vorhandenen Ausprägungen in alphabetischer Reihenfolge als PDF‐ bzw. Excel‐Datei aus.

Schwachstellenanalyse: Der Bericht wertet das Attribut "Schwachstelle" an Aktivitätenbzw. Funktionen aus (vgl. Tabelle 7: Allgemeine Objektattribute) und gibt das Attribut zusammen mit weiteren Informationen des jeweiligen Modells in einer Excel‐Datei aus.

Stammdaten‐Handbuch‐Report: Der Bericht erzeugt eine Excel‐Datei, in derverschiedene Informationen über ein Stammdatum erfasst sind. Dazu gehören Attribute wie Name, Erstellungsdatum, Letzte Änderung aber auch die Modelle, in denen das Stammdatum ausgeprägt ist und mit welchen Objekten sie in diesen Modellen verknüpft sind.

Swimlanedarstellung: Der Bericht gibt eine Modellgrafik, die Modellattribute und dieAttribute aller vorhandenen Ausprägungen wieder. Jedoch wird hier zunächst das Modell transformiert, so dass alle Organisationseinheiten als horizontale Swimlanes dargestellt werden.

Variantenkopie: Der Bericht erzeugt eine Variante eines ausgewählten EPK‐Prozessmodells. Eine Variantenkopie wird erstellt, um es zu ermöglichen, Veränderungen am Prozess vorzunehmen, ohne dass Auswirkungen auf das Ursprungsmodell entstehen.

WKD Tabellendarstellung: Der Bericht gibt den Prozessfluss anhand der Aktivitäten derjeweils hinterlegten Modelle (sortiert nach Position) pro Spalte inkl. der Satelliten (Verantwortlichkeit, Dokumente, Systeme, je alphabetisch sortiert) als PDF‐ bzw. Excel‐Datei aus.

7.3 Detaillierte Beschreibung des Analyse‐Reports

Der Bericht berechnet Zeiten und Kosten zu Prozessmodellen, indem alle Möglichkeiten ausgewertet werden, jedes End‐Ereignis des Prozesses über jedes Start‐Ereignis zu erreichen. Es wird also jeder mögliche Durchlauf der Tätigkeiten und Ereignisse eines Prozesses simuliert.

Die Ausgabe erfolgt als Excel‐Datei, welche eine Änderung einzelner Werte für die Excel‐Berechnung zulässt. Auf diese Weise ist es möglich, Veränderungen am Prozess innerhalb von Excel zu simulieren, ohne dass der Prozess selbst modifiziert werden muss.


42

Die Basis des Analyse‐Reports ist die Bildung aller Pfade und Wege, die von den Start‐Ereignissen zu den End‐Ereignissen führen. Im einfachsten Fall führt der Weg von einem Start‐Ereignis zu genau einem End‐Ereignis. Ein Modell kann auch mehrere Start‐ und End‐Ereignisse aufweisen. Operatoren werden auf dem Weg zum End‐Ereignis wie folgt verarbeitet und können beliebig miteinander kombiniert werden. Um den Analyse‐Report ausführen zu können, sind folgende Dinge (siehe hierzu auch Tabelle 8: Allgemeine Objektattribute) zu beachten:

Wahrscheinlichkeiten: Die prozentuale Wahrscheinlichkeit, mit der ein Prozess‐ oder Prozesszweig durchlaufen wird, ist im Attribut "Wahrscheinlichkeit" des Ereignisses zu erfassen. Eine Wahrscheinlichkeit von 100%, bspw. bei Ereignissen ohne vorherige Verzweigung, muss nicht erfasst werden, da der Report bei nicht gepflegtem Attribut automatisch eine 100%‐ige Wahrscheinlichkeit annimmt.

Zeiten: Funktionen besitzen die verschiedenen Zeit‐Attribute. Hier wird die Zeit erfasst, die benötigt wird, um eine Tätigkeit auszuführen. Es kann eingestellt werden, ob die eingetragenen Werte Minuten, Stunden, Tagen oder Wochen entsprechen.

Kosten: Sachkosten werden ebenfalls als Attribut der Funktion gepflegt. Personal‐ bzw. Ressourcenkosten berechnen sich dagegen aus zwei Attributen der jeweiligen Rolle bzw. der Ressource: Bindung x Kostensatz = Kosten. Sollte an einer Rolle oder Ressource kein Attribut Bindung gepflegt sein, so wird für die Berechnung der Kosten das Attribut Bearbeitungszeit der Funktion herangezogen, mit welcher die Rolle oder Ressource verbunden ist. Kosten werden nur für Rollen oder Ressourcen ermittelt, welche durch den folgenden Kantentypen mit der Aktivität verbunden sind:

o Führt aus o Wirkt mit o Unterstützt

Operatoren: Es wird zwischen öffnenden und schließenden Operatoren unterschieden (vgl. Tabelle 2: Symbole und deren Bedeutung im Überblick). Alle Pfade, die durch einen öffnenden Operator aufgespaltet werden, müssen durch einen schließenden Operator wieder zusammengeführt werden. Eine Ausnahme bilden Pfade, die innerhalb eines XOR‐Zweigs enden, sodass nur noch ein Zweig nach dem XOR weiterführt. In diesem Fall kann der schließende Operator weggelassen werden.

Schleifen/Rücksprünge: Ein Rücksprung wird vom Analyse‐Report genau einmal mit der entsprechenden Wahrscheinlichkeit durchlaufen. Anschließend wird der Prozess wieder mit der ursprünglichen Wahrscheinlichkeit (vor dem Rücksprung) weiter durchlaufen.

Der Output ist eine Excel‐Datei, die mehrere Arbeitsblätter enthält:

Diagramm: Auf dem Arbeitsblatt "Diagramm" befindet sich die grafische Abbildung des Prozesses.

Zusammenfassung: Das Arbeitsblatt "Zusammenfassung" zeigt eine Auflistung aller End‐Ereignisse des Prozesses. Zusätzlich zum Namen des Ereignisses werden die Wahrscheinlichkeiten, sowie die Anzahl der möglichen Wege, auf denen das Ereignis erreicht werden kann, angezeigt.

Zeiten + Kosten: Ähnlich wie auf dem "Zusammenfassung"‐Arbeitsblatt werden auf diesem Arbeitsblatt die Kosten und Zeiten sowie die Durchlaufzeit detailliert ausgegeben. Die Ausgabe erfolgt als Minimum und Maximum der Kosten/Zeiten sowie dem gewichteten Durchschnitt.

Aktivitäten: Das Arbeitsblatt "Aktivitäten" bietet eine detaillierte Aufstellung aller Aktivitäten, die in dem ausgewerteten Modell vorkommen. Neben dem Namen und der Nummer der Aktivität werden hier alle beteiligten bzw. verbundenen Rollen sowie die Häufigkeit, Anzahl der Durchläufe und Informationen zum optimalen Pfad ausgegeben. Eine Funktion liegt auf dem optimalen Pfad, falls der Pfad die geringsten Kosten, die geringste Bearbeitungszeit oder die geringste Durchlaufzeit aufweist und das End‐Ereignis des Pfades mit der Eigenschaft "optimaler Pfad" gekennzeichnet ist. Des Weiteren werden alle Zeiten und Kosten, die an der Aktivität bzw. verbundenen Rolle

Berichte und Auswertungen

43

oder Ressource gepflegt, sind aufgelistet. Zusätzlich werden die Gesamtkosten (Kosten x Anzahl der Durchläufe bzw. Summe der Sach‐ und Ressourcenkosten) gebildet.

Ressourcen: Hier werden alle Rollen und Ressourcen des Modells aufgelistet. Nebendem Namen und dem Typ der Rolle oder Ressource werden die gepflegte Kapazität undder Kostensatz ausgegeben. Für die Zeiten wird das Minimum, Maximum und dergewichtete Durchschnitt angezeigt. Die Gesamtprozesszeit ist das Produkt aus demgewichteten Durchschnitt und der gesamten Anzahl an Durchläufen (siehe"Zusammenfassung"‐Arbeitsblatt). Der Kapazitätsbedarf ist der Quotient derGesamtprozesszeit und Kapazität pro Stunde. Die Prozesskosten pro Durchlauf und dieProzesskosten insgesamt werden hier auch ausgegeben.

Daten: Auf dem "Daten"‐Arbeitsblatt werden alle Funktionen und Ressourcenaufgelistet, welche zur Berechnung der Werte auf den anderen Arbeitsblätternherangezogen werden. Für eine Funktion werden die Sachkosten und die Bearbeitungs‐, Rüst‐ und Liegezeit angezeigt. Für eine Rolle/Ressource werden die Bindung, dieSachkosten und die Kapazität aufgelistet.


44

8. Administrationsaufgaben BIC Design

Für Administrationsaufgaben sind die entsprechenden Rechte erforderlich, bspw. das Recht "Berechtigungen vergeben" für die Benutzerverwaltung.

8.1 Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung wird über Extras ‐> Benutzerverwaltung aufgerufen.

Abbildung 28: Benutzerverwaltung in BIC Design

Benutzer anlegen Durch klicken auf das Symbol "Benutzer anlegen" öffnet sich ein weiterer Dialog. Dort sind der Benutzername zu vergeben, sowie der vollständige Name der neuen Benutzerin oder des neuen Benutzers. Außerdem wird die E‐Mailadresse erfasst und ein Passwort vergeben. Bei "Benutzer muss Passwort ändern" ist das Häkchen zu setzen.

Benutzer*in löschen In der Benutzerverwaltung werden entsprechende Benutzer*innen markiert. Danach ist das Symbol "Benutzer löschen" zu klicken. Nach einer Sicherheitsabfrage werden diese Benutzer*innen gelöscht.

Kennwort einer Benutzerin oder eines Benutzers ändern In der Benutzerverwaltung werden entsprechende Benutzer*innen markiert. Über das Symbol "Benutzerinformationen ändern" erreicht man den Dialog, um das Kennwort der gewählten Benutzer*innen zu ändern. Bei "Benutzer muss Passwort ändern" ist das Häkchen zu setzen.

Berechtigungen vergeben Um für ein komplettes Repository, einzelne Gruppen, Modelle oder Objekte Berechtigungen zu vergeben, ist ebenfalls die Benutzerverwaltung aufzurufen. Berechtigungen werden für Rollen vergeben, nicht für Benutzer*innen. Benutzer*innen werden Rollen zugeordnet. Benutzer*innen können in mehreren Rollen Mitglied sein.

Administrationsaufgaben BIC Design

45

Berechtigungskonzept Es gibt zwei Typen von Rechten: Erlauben und Verweigern. So können bspw. Leserechte auf einen Ordner gewährt werden, dann aber auf einzelne Elemente innerhalb dieses Ordners die Leserechte wieder entzogen werden. Standardmäßig haben Benutzer*innen keine Rechte. Alle Benutzer*innen sind Mitglied in der Rolle "Jeder". Alle Rechte, die für diese Rolle gewährt werden, werden allen Benutzer*innen gewährt. Standardmäßig hat diese Rolle keine Rechte. Rechte werden auf untergeordnete Elemente vererbt, bspw. vom Repository auf Ordner und vom Ordner auf Unterordner. Wenn Benutzer*innen Mitglieder in verschiedenen Rollen sind und in einer Rolle ein Recht erlaubt ist, in einer anderen das Recht verboten, so gilt das erlaubende Recht.

Wenn Benutzer*innen Mitglieder in einer Rolle sind, die ein Modell ändern darf, heißt das noch nicht, dass sie auch ein Stammdatum in diesem Modell ändern dürfen. Dazu müssen auch die Aktionen Schreiben bzw. Erstellen auf die zugehörenden Stammdaten erlaubt werden.

Die Rechte der Benutzer*innen "Portal" sind die Rechte, die alle im BIC Portal haben, um die Prozesse und Objekte darzustellen, ohne dass sich Benutzer*innen im Portal angemeldet haben. Melden sich Benutzer*innen im Portal an, so gelten die Rechte der angemeldeten Benutzerin oder des angemeldeten Benutzers. Prozesse und Objekte, auf die Benutzer*innen "Portal" nicht zugreifen können, werden ohne Anmeldung im Portal nicht angezeigt. Benutzer*innen "Portal" sind normalerweise Mitglieder der Rolle "Portal". Wenn die Rolle "Portal" Rechte für einen Unterordner bekommen soll, so müssen auch Rechte für die übergeordneten Ordner vergeben werden. Erfolgt das nicht, ist der Unterordner im Portal nicht sichtbar. Ein Zugriff ist dann bspw. über eine Verknüpfung möglich. Besitzer*innen eines Elements haben standardmäßig alle Rechte auf dieses Objekt.

Rolle erstellen und löschen Eine neue Rolle wird in der Benutzerverwaltung durch Klick auf das Symbol "Rolle erstellen" erzeugt. Im folgenden Dialog ist ein Name für die Rolle zu vergeben. Nach Bestätigung ist die Rolle erstellt und innerhalb der Benutzerverwaltung in der Liste der Rollen zu finden. Durch Markierung der zu löschenden Rolle und der Aktivierung der Schaltfläche "Rolle löschen" erscheint eine Sicherheitsabfrage. Nach Bestätigung ist die Rolle gelöscht.

Benutzer*in zur Rolle hinzufügen Durch Klick auf die Schaltfläche "Benutzer zur Rolle hinzufügen" innerhalb der Benutzerverwaltung öffnet sich der entsprechende Dialog. Dort werden Benutzer*innen ausgewählt, welche zu der Rolle hinzugefügt werden sollen (eine Mehrfachselektion ist per Strg+Klick oder Umschalt+Klick möglich).

Benutzer*in aus der Rolle entfernen Um Benutzer*innen zu entfernen, sind diese unter der gewünschten Rolle zu markieren. Durch Klick auf die Schaltfläche "Benutzer aus der Rolle entfernen" werden Benutzer*innen sofort aus der Rolle entfernt, und damit werden ihnen die Rechte der Rolle entzogen.

Rechte vergeben Nach Auswahl der Rolle, für die Rechte vergeben oder bearbeitet werden sollen, ist durch Klick auf "Rechte bearbeiten" der entsprechende Dialog zu sehen (siehe Abbildung 29: Die Berechtigungsverwaltung).

Auf der linken Seite des folgenden Dialogs ist die Ordnerstruktur aller Objekte in BIC Design zu öffnen. Auf der rechten Seite befinden sich die Rechte der ausgewählten Rolle für das auf der linken Seite selektierte Objekt. Rechte mit einem Häkchen sind erlaubte Rechte, Rechte mit einem ausgefüllten Kästchen bedeuten vererbte Rechte, ein leeres Kästchen bedeutet keine Rechte.


46

Abbildung 29: Die Berechtigungsverwaltung

Um einer Rolle ein Recht zuzuordnen, wird auf der linken Seite das entsprechende Objekt ausgewählt und entsprechend das Recht auf der rechten Seite. Ist das Häkchen bei "Rechte an untergeordnete Elemente vererben" gesetzt, werden die Rechte für die untergeordneten Modelle ebenfalls gesetzt. Auf dieselbe Weise werden Rechte entzogen.

Exkurs – Technische Rollen und technische User*innen In BIC Design gibt es vom System angelegte technische Rollen und technische User*innen, eine Pflege ist in der Regel nicht erforderlich. Im Folgenden werden die für die UDE relevanten kurz erläutert:

Administrator*in:

Höchste Berechtigungsstufe mit allen Rechten.

Rechtepflege ist nicht erforderlich.

Technische User*in: Administrator*in, PC‐Administrator*in, PC‐Portal, Workflow

entsprechende "reale” User*in

Archive:

Stellt Button "Historie" in BIC Portal auf der Startseite sowie in den Modell‐/Objektdetails zur Verfügung.

Rechtepflege: leer; nicht erforderlich

User*in: Administrator*in, entsprechende reale User*innen

Archivehistory:

Durch diese Rolle können historische Versionen von Modellen eingesehen werden


User: Administrator*in, entsprechende reale User*innen

Besitzer:

Die Rolle regelt, was die*der Erstellende eines Elementes (bspw. Modell, Objekt) mit dem Element zukünftig und unabhängig von den allgemein eingestellten Berechtigungen darf.


47

Standardberechtigung: Erstellen…, Löschen…, Lesen…, Schreiben auf Server; die Rechtekönnen der Rolle auch entzogen werden.

User*in: Pflege nicht erforderlich

Jeder:

Durch diese Rolle kann bestimmt werden, was jede*r Benutzer*in grundlegend darf.

Rechtepflege: fallspezifisch; die Rolle ist i.d.R. nicht gepflegt.

User: alle User*innen sind automatisch zugeordnet.

Portal:

Hier wird festgelegt, welche Inhalte im Portal ohne Anmeldung angezeigt werden sollen(d.h. die Inhalte, die alle Mitarbeitenden sehen sollen).

Rechtepflege: i.d.R. LESEN auf Produktivrepository (ohne Vererben), Modellverwaltung(ohne Vererben), Objektverwaltung (ohne Vererben), Publiziert (mit! Vererben) undStammdaten für Publiziert (mit! Vererben)

User*in: PC‐Portal, Portal, reale User*innen.

Portal‐Cache:

Durch die Zuordnung werden rollenübergreifend alle Grafiken für das Portal gecached.

Rechtepflege: Lesen auf Server (mit Vererben)

User*in: Portal‐Cache

Workflow:

Hierdurch kann in BIC Portal für entsprechende User*innen die Registerkarte"Publizierung" (dort die Buttons Aufgaben bis Benutzereinstellungen) freigeschaltet werden. Dadurch können die User*innen Workflows bearbeiten/freigeben.


User*innen: entsprechende "reale” User*in

Detailerläuterung: die User*innen können manuell durch die Administration oderautomatisch durch BIC Governance zugeordnet werden (wenn die Modelliererin oderder Modellierer die Freigabe aktiviert, wird hier das Modellattribut "Verantwortlicher"gezogen [ist mit Email‐Adresse gepflegt], falls es keine Userin oder keinen User mit derEmail‐Adresse gibt, so wird die Userin oder der User mit allen Informationen angelegt).

8.2 Stammdatenverwaltung

Alle Objekte ‐ mit Ausnahme von Operatoren (OR, XOR, AND) und Freiformobjekten ‐ werden beim Einfügen in ein Modell als Stammdatum angelegt. Zunächst befinden sich neu angelegte Objekte in dem Ordner "Neuanlage".

Die Neuanlage ist regelmäßig zu bereinigen. Nicht verwendete Objekte werden gelöscht, nicht den Namenskonventionen entsprechende Benennungen werden korrigiert und mehrfach angelegte Stammdaten sind zusammenzuführen.

Um zwei oder mehrere Objekte zusammenzuführen, sind diese zu markieren und in der Objektverwaltung die Schaltfläche "Stammdaten zusammenführen" zu aktivieren.

Im sich dann öffnenden Dialog können die Eigenschaften des Zielobjektes aus den Eigenschaften der Quellobjekte zusammengesetzt werden.

Um ungenutzte (nicht in Diagrammen verwendete) Stammdaten ohne weitere Warnmeldung aus der Stammdatenverwaltung dauerhaft zu entfernen, kann die Funktion "Reorganisieren" verwendet werden.

Durch Rechtsklick‐Kontextmenü auf einem Repository oder Ordner innerhalb der Stammdatenverwaltung kann die Funktion aktiviert werden. Hierbei ist zu beachten, dass alle Unterordner der Auswahl miteinbezogen werden.


48

Im darauffolgenden Dialogfenster kann man die Stammdaten‐Typen auswählen, die gelöscht werden sollen, wenn sie nicht verwendet werden.

Hinweis: Weil jede vorgenommene Löschung durch die Reorganisations‐Funktion endgültig ist, sollte zuvor immer eine Sicherung des Repositories durchgeführt werden.

Im Rahmen der Freigabe legt BIC Governance bei der Publizierung eines Prozesses für jedes ausgeprägte Stammdatum eine Kopie an, um sicherzustellen, dass sich bei einer Änderung eines Stammdatums die zugehörigen, bereits freigegebenen Prozesse inhaltlich nicht verändern. Publizierte Stammdaten werden in einem separaten Ordner in der Stammdatenverwaltung in BIC Design abgelegt. Modellierer*innen besitzt keine schreibenden Rechte auf diese Stammdaten, so dass sie nicht irrtümlich verändert werden können. BIC Design filtert publizierte Stammdaten aus Vorschlagslisten heraus. Publizierte Stammdaten dürfen nicht zur Modellierung von Prozessen verwendet werden.

8.3 BIC Update und Upgrade

Updates und Upgrades des Systems werden immer in Rücksprache zwischen der Fa. GBTEC , der Wirtschaftsinformatik (Hosting der Software) und der Administration an der UDE (verortet in der Personal‐ und Organisationsentwicklung) durchgeführt.

Vor jedem Update oder Versionswechsel sind die gesamten Daten zu sichern (Backup).

Die für die UDE vorgenommenen Customizing ‐ Einstellungen (vgl. Kapitel 8.4) sind auch bei einem Versionswechsel oder Update funktionsfähig zu implementieren.

Updates und Upgrades (und die Datenmigration der vorhandenen Daten an der UDE) dürfen erst nach erfolgreich abgeschlossener Testphase (siehe Kapitel 8.4) genehmigt werden. Die Tests werden durchgeführt von der Administration innerhalb der PEOE.

8.4 Testfallmanagement

Tests dienen der Verifikation der Funktionstüchtigkeit, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Modellierungstools BIC Design und der Plattform BIC Portal.

Testergebnisse werden über Meldungen zum Status der Testfälle und Fehler in einer Excel‐Tabelle unter

Z:\G ‐‐ GPM‐Geschäftsprozessmanagement\40_BIC_Tool\40_BIC‐Testfallmanagement\Status_Testphasen

festgehalten. Alle Standardtestfälle sind hier abgelegt:

Z:\G ‐‐ GPM‐Geschäftsprozessmanagement\40_BIC_Tool\40_BIC‐Testfallmanagement\Standardtestfälle.

Die Tests dienen der Prüfung des tatsächlichen Systemverhaltens. Die daraus resultierenden Ergebnisse sind zu dokumentieren und gegebenenfalls ist eine Fehlerbehebung zu initiieren und zu überwachen.

Eine Testphase ist immer dann durchzuführen, wenn Änderungen durch ein Update oder Upgrade eingespielt werden sollen (vgl. hierzu Kapitel 8.3).

Es gibt folgende Testarten:

Funktionstests: Fehlerfreie Durchführung aller funktionalen Testfälle in BIC Design undim BIC Portal

Rollen‐ und Berechtigungstests: Fehlerfreie Durchführung kritischer Testfälle mit"echten" Rollen‐ und Berechtigungen

Berichtswesentests: Fehlerfreie Durchführung aller Testfälle zum Berichtswesen


49

Die Testdurchführung findet in BIC innerhalb der einzurichtenden Testumgebung statt. Das Testmanagement mit Testfalldokumentation und Meldungsbearbeitung findet in Excel, Word und Outlook statt.

Der einzelne Test wurde erfolgreich mit dem Ergebnis »OK« durchgeführt, wenn:

Alle in den Testfällen beschriebenen Szenarien fehlerfrei durchgeführt werden konntenund

die erwarteten Ergebnisse (entsprechend der Testfälle) eingetreten sind.

Der Test wurde nicht erfolgreich mit dem Ergebnis »geringe Mängel« durchgeführt, wenn:

Einige geringfügige Abweichungen zwischen den erwarteten und geliefertenErgebnissen auftraten, welche die Systemfunktionalität nicht beeinflussen.

Der Test wurde nicht erfolgreich mit dem Ergebnis »Fehlerhaft« durchgeführt, wenn schwerwiegende Fehlfunktionen aufgetreten sind, wie bspw.:

Unerwarteter Programmabbruch oder Systemausfall.

Eine große Abweichung zwischen den erwarteten und den eingetretenen Ergebnissenauftritt.

Bei nicht erfolgreichem Test (geringe Mängel oder fehlerhaft) erfolgt eine Korrektur der Software (oder der Einstellungen). Anschließend wird je nach Einzelfallentscheidung der betroffene, oder sogar der gesamte Testlauf wiederholt.

Die Tests werden von Modellierer*innen und Administrator*innen durchgeführt, die entsprechend geschult sind.

Fehlerfälle und deren Behebung werden in einer Excel Tabelle mit Status erfasst und an den Auftragnehmerin (GBTEC) adressiert.

In den Testfällen wird die korrekte Umsetzung des Customizings (dokumentiert im Kapitel 8.5), sowie aller Grundfunktionalitäten des BIC Portals und von BIC Design anhand von Positiv‐ und Negativtests überprüft.

8.5 Customizing

Für die UDE wurde nur geringfügiges Customizing vorgenommen. Die kundeneigenen Einstellungen sind im Rahmen von Upgrades und Updates mitzudenken, auf Notwendigkeit zu hinterfragen und gegebenenfalls immer wieder neu vorzunehmen:

Bei den Berichten wurde ein dem Corporate Design der UDE entsprechendesProzesshandbuch programmiert.

Die Attribute bezüglich der Beteiligten wurden gegendert.

Es wurden die Kantenrollen "wirkt mit" und "berät" hinzugefügt.

Die Änderungshistorie in den Attributen ist als Freitextfeld programmiert.

8.6 Hosting

Die Software wird intern gehostet auf Servern des IT‐Service‐Centers der Fakultät Wirtschaftswissenschaften. Der Server ist technisch wie folgt konfiguriert:

1 virtueller Server (6 CPU Kerne 2,6 GHz 16 GB RAM 200 GB Festplatte) Ausfallsicherheitdurch synchronen Mirror der gesamten Maschine, tägliches Backup

Dazu bietet das IT‐Service‐Center an:

1x Server Betreuung/Updates/Systemüberwachung/Wartung/Ansprechpartner fürGBTEC im Umfang 0,1 VZÄ


50

Um auf dem Server für den Support (vgl. Kapitel 8.7) benötigt die Firma GBTEC die Rolle einer lokalen Administratorin oder lokalen Administrators (Starten/Stoppen der Dienste wie DB‐Server, Applikationsserver etc.; Anlegen von Ordnern usw.)

8.7 Support

Technische Fehler werden behoben durch das IT‐Service‐Center der Fakultät Wirtschaftswissenschaften: [email protected]‐due.de oder 0201‐1834045.

Der Support bezüglich des Tools und des Portals obliegt der Firma GBTEC. Die Inhalte sind abschließend in den Lizenz‐ und Wartungsverträgen geregelt.

Fehler an die Fa. GBTEC sind an [email protected] zu richten. Der GBTEC Support ist telefonisch erreichbar montags bis freitags von 8‐18 Uhr unter der zentralen Rufnummer 0234‐97645200.

Administration BIC Portal

51

9. Administration BIC Portal

Alle Inhalte werden in BIC Design modelliert und dort zur Publizierung freigegeben. Repositories oder Ordner werden publiziert, indem in BIC Design die Leserechte für die Rolle Portal vergeben werden. Damit sind komplette Repositories oder einzelne Ordner für die Allgemeinheit zugänglich. Änderungen an Objekten oder Modellen können durch klicken der Schaltfläche Aktualisieren in der Registerkarte "Cache" sofort übernommen werden. Dies gleicht den Zustand des Caches mit der aktuellen Modellierung ab. Wenn in BIC Design Änderungen durchgeführt worden sind, werden die Änderungen auch in den Cache in BIC Portal übernommen.

Das Vorausladen der Modellgrafiken kann auf der Repository‐Seite im Administrationsbereich ausgelöst werden.

Abbildung 30: Verwaltung der Repository‐Caches

In der Menüleiste am rechten Rand sind folgende Funktionen möglich:

Über die Schaltfläche Starten oder Stoppen kann das Cachen für das selektierte Repository gestartet oder gestoppt werden. Der Aufruf Starten und Stoppen ohne vorherige Auswahl eines Repository ermöglicht das Starten und Stoppen des Cachings für alle Repositories gleichzeitig.

Die Schaltfläche Aktualisieren gleicht den Zustand des Caches mit der aktuellen Modellierung ab. Wenn also in BIC Design Änderungen durchgeführt worden sind, werden die Änderungen auch in den Cache in BIC Portal übernommen. Die Schaltfläche Löschen löscht den Cache für das gewählte Repository.

an der Universität Duisburg-Essen · gilt neben dem "Leitfaden zum Geschäftsprozessmanagement...

Documents

Transcript of an der Universität Duisburg-Essen · gilt neben dem "Leitfaden zum Geschäftsprozessmanagement...