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Universität Hannover - Info Anlageninventur 1uni2001Projektgruppe

Inventur desAnlagevermögens


Inventur des Anlagevermögens

1. Rechtliche Grundlagen der Anlageninventur

2. Abgrenzung zwischen Anlage- und Umlaufvermögen

3. Fremdeigentum

4. Unterscheidungsschwierigkeiten

a) Gebäudebestandteil / Betriebsvorrichtung

b) Geringwertige Wirtschaftsgüter

c) EDV und Zubehör

d) Zubehör

e) Kunstgegenstände und Sammlungen

f) Mietereinbauten

5. Durchführung der Inventur


1.1 Buchführung bei Landesbetrieben

§ 74 LHO

Landesbetriebe, die nach § 26 Abs. 1 Satz 1 einen

Wirtschaftsplan aufstellen ... haben nach den Regeln der

kaufmännischen doppelten Buchführung zu buchen.


1.2 Vorläufige Anweisungfür die Veranschlagung und Abrechnung der Betriebsergebnisse der alsLandesbetriebe gem. § 26 Abs. 1 LHO geführten Hochschulen

§ 2 Buchführung und Bilanzierung

Die Buchführung und Rechnungslegung richtet sich nach denGrundsätzen der kaufmännischen doppelten Buchführung inentsprechender Anwendung der handelsrechtlichen Vorschriften.


1.3 Vorläufige Anweisungfür die Veranschlagung und Abrechnung der Betriebsergebnisse der alsLandesbetriebe gem. § 26 Abs. 1 LHO geführten Hochschulen

§ 11 Abs. 1 Jahresabschluss

Der Jahresabschluss erfolgt unter entsprechender Anwendung derfür grosse Kapitalgesellschaften geltenden Regelungen desHandelsgesetzbuchs (HGB). Er besteht aus

• der Bilanz mit Anlagennachweis

• der Gewinn- und Verlustrechnung

• dem Anhang (Erläuterungen)


1.4 weitere Bedeutung der Inventur

Die im Rahmen der Inventur gewonnenen

Erkenntnisse über den Ausstattungsgrad mit

Geräten, Rechnern etc. ist für ein kommendes,

neues Mittelbemessungsverfahren von

grosser Bedeutung !


1.5 § 266 HGB Gliederung der Bilanz (a)

Aktivseite

A) Anlagevermögen

1. Immaterielle Vermögensgegenstände (z.B. Konzessionen, Lizenzen)

2. Sachanlagen (Grundstücke, Bauten, technische Anlagen und Maschinen, andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung)

3. Finanzanlagen (z.B. Beteiligungen)

B) Umlaufvermögen

1. Vorräte

2. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände

3. Wertpapiere

4. Schecks, Kassenbestand, Bankguthaben

C) Rechnungsabgrenzungsposten


1.6 § 266 HGB Gliederung der Bilanz (b)

Passivseite

A) Eigenkapital

1. gezeichnetes Kapital

2. Kapitalrücklage

3. Gewinnrücklage

B) Rückstellungen

1. Pensionen

2. Steuern

C) Verbindlichkeiten


1.7 § 240 Abs. 1 HGB Inventar

Inventar

Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes seine

Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag

seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegen-

stände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen

Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben.


1.8 § 242 Abs. 1 HGB Eröffnungsbilanz

Pflicht zur Aufstellung

• Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres einen das

Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellen-

den Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen.

• Auf die Eröffnungsbilanz sind die für den Jahresabschluss geltenden

Vorschriften entsprechend anzuwenden, soweit sie sich auf die Bilanz

beziehen.


1.9 § 246 Abs. 1 HGB Ansatzpflicht

Grundsatz der Vollständigkeit

Der Jahresabschluss hat sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden,Rechnungsabgrenzungsposten, Aufwendungen und Erträge zu enthalten.

und § 248 Abs. 2 HGB Ansatzverbot

Ansatzverbot

Für immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, dienicht entgeltlich erworben wurden, darf ein Aktivposten nicht angesetztwerden.

⇒ Ansatzverbot z.B. für selbsterstellte Software


1.10 Vermögensgegenstand

In der handelsrechtlichen Bilanz sind Vermögensgegenstände zu

bilanzieren (§§ 246 Abs. 1, 252, 253 HGB).

• Selbständige Verkehrsfähigkeit:

Das Gut muss der Art nach selbständig übertragbar sein. Es muss

konkret oder zumindest abstrakt einzelveräusserbar sein.

• Selbständige Bewertbarkeit:

Der Wert des betrachteten Gutes muss von anderen Werten

abgrenzbar sein.


1.11 Bewertung des Anlagevermögens (a)

§ 253 Abs. 1 HGB

Vermögensgegenstände des Anlagevermögens sind grundsätzlichmit ihren Anschaffungs- oder Herstellungskosten zu bewerten.

§ 253 Abs. 2 Satz 1 und 3 HGB

• Vermögensgegenstände des Anlagevermögens sind planmässig abzuschreiben.

• Bei einer voraussichtlich dauerhaften Wertminderung ist eine ausserplanmässige Abschreibung vorzunehmen (beizulegender Wert).


1.12 Bewertung des Anlagevermögens (b)

Ersatzweise sind die Anlagegegenstände mit demZeitwert aufzunehmen:

• wenn Anschaffungskosten nicht ermittel werden können

• bei Geschenken

• bei Sachspenden


1.13 Bewertung des Anlagevermögens (d)

§ 240 Abs. 3 HGB

Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens ... können miteiner gleichbleibenden Menge und einem gleichbleibenden Wertangesetzt werden, wenn:

1. Sie regelmässig ersetzt werden

2. Ihr Gesamtwert für das Unternehmen von nachrangiger Bedeutung ist

3. Ihr Bestand in seiner Grösse, seinem Wert und seiner Zusammensetzung nur geringen Veränderungen unterliegt.


2 Abgrenzung zwischen Anlage- und Umlaufvermögen

§ 247 Abs. 2 HGB

Anlagevermögen

Beim Anlagevermögen sind nur die Gegenstände auszuweisen,die bestimmt sind, dauernd dem Betrieb zu dienen.

⇒ Güter, die für den Betrieb gebraucht werden:• Technische Anlagen und Maschinen• Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung

Umlaufvermögen

⇒ Zum Verbrauch und zur Veräusserung bestimmte Güter• Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe


3 Fremdeigentum

Fremdeigentum wird

• nicht erfasst (und damit nicht bewertet) Ausnahme: zur Übereignung vorgesehene Dauerleihgaben

• nicht in einem gesonderten Verzeichnis erfasst

• jedoch gesondert gekennzeichnet


4 Unterscheidungsschwierigkeiten

a) Unselbständige Gebäudeteile versus Betriebsvorrichtungen

Unselbständige Gebäudeteile

• dienen der eigentlichen Nutzung des Gebäudes• werden mit dem Gebäude aktiviert und abgeschrieben• z.B. Fahrstuhl-, Heizungs-, Be- und Entlüftungsanlagen

Betriebsvorrichtungen

• sind fest mit dem Gebäude verbunden• dienen nicht der Nutzung des Gebäudes, sondern der Nutzung des Betriebs (ähnliche Funktion wie Maschinen)• sind einzeln zu aktivieren und abzuschreiben• z.B. Lastenaufzüge, Klimaanlagen in Chemielaboren, Schauvitrinen, Tresoranlagen


b) Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Bei Wirtschaftsgütern können die Anschaffungs- und Herstellungs-

kosten im Jahr der Anschaffung/Herstellung voll abgeschrieben

werden (§ 6 Abs. 2 EStG), wenn diese Wirtschaftsgüter

• abnutzbar

• beweglich

• selbständig nutzbar

• und ihre Anschaffungskosten, vermindert um einen darin enthaltenen Vorsteuerbetrag, DM 800 nicht übersteigen.


c) EDV und Software (1)

EDV-Bestandteile

• EDV-Komponenten sind zwar auch GWG, weil nicht selbständig nutzbar

• Aufnahmegrenze von DM 800 + USt gilt auch hier, aber:

• EDV-Komponenten werden oft zusammen angeschafft und es existiert nur ein Anschaffungspreis für alle Komponenten, deshalb werden

⇒ Komponenten unter der Inventarnummer des PC zusammengefasst und unter der Bezeichnung „PC mit Zubehör“ in die Anlagenbuchhaltung aufnehmen


c) EDV und Software (2)

Software

• Software wird nicht vor Ort aufgenommen, sondern die Organisationseinheiten werden gebeten, die von ihnen genutzte Software aufzulisten

⇒ Bezeichnung⇒ Anschaffungsakosten (Preis)⇒ Anschaffungsdatum

• Ist kein Anschaffungspreis bezahlt worden, sondern werden jährliche Nutzungsgebühren entrichtet, ist die Software nicht zu aktivieren.


d) Zubehör (EDV-Zubehör s. c) (1))

• gesondert aufnehmen, wenn es an verschiedenen Geräten genutzt werden kann

⇒ eigene Inventarnummer⇒ Inventarnummer des derzeitigen Hauptgegenstandes

• mit dem Hauptgegenstand aufnehmen, wenn das Zubehör- bzw. Ergänzungsteil nur im Zusammenhang mit diesem Gegenstand genutzt werden kann

⇒ nur Wertbestandteil des Hauptgegenstandes⇒ keine eigene Inventarnummer


e) Kunstgegenstände und Sammlungen

• Wertansätze (Anschaffungskosten, Zeitwerte) schwer ermittelbar

• Ansatz würde Vergleichbarkeit der Anlagenausstattung zwischen den Hochschulen behindern

⇒ Aufnahme mit Erinnerungswert DM 1

⇒ Aufnahme mit tatsächlichen Kosten, wenn solche in den letzten 10 Jahren angefallen sind ⇒ Aufnahme mit einem vorsichtig geschätzten Zeitwert, wenn sich ein erheblicher Wert der Sammlung abzeichnet


f) Mieterein- und Umbauten

• z.B. Teppichböden, Trennwände, Umbauten

• i.d.R. wird bei der Universität die Nutzungsdauer der Ein- oder Umbauten niedriger sein als die Mietdauer

⇒ die dem Mieter zuzurechnenden Wirtschaftsgüter sind als unbeweg- liche Wirtschaftsgüter, die keine Gebäudeteile sind, anzusehen

⇒ Abschreibung erfolgt über die voraussichtliche Nutzungsdauer

• Betriebsvorrichtungen sind als bewegliche Sachen stets dem

Mieter zuzurechnen


5) Durchführung - 1. Bestandserfassung (a)

• Erarbeitung eines Terminplans

• EDV-gestützte Erfassung der Anlagegüter (Verwendung eines existierenden Access-Programms mit Laptop)

• Schulung und Entsendung von Hilfskräften (Koordination Verwaltung)

•Aufnahme der Daten vor Ort. Mindestens notwendig: ⇒ Bezeichnung des Anlageguts ⇒ Aufnahmeort (Gebäude und Raum) ⇒ Aufnahmedatum ⇒ Zustand (wenn möglich in %) ⇒ Kostenstelle (Inventarnummer - Systematik wird vorgegeben) ⇒ Hersteller, Lieferant, Seriennummer, Anschaffungs-/Herstellungsdatum ⇒ Hauptgegenstand ⇒ Eigentümer ⇒ Nutzungsdauer und Nummer nach DFG-Geräteschlüssel


1. Bestandserfassung (b)

• Vor Ort werden die Anlagegegenstände mit der Inventarnummer gekennzeichnet (Aufkleber).

• Geringwertige Wirtschaftsgüter und Fremdeigentum werden mit einem andersfarbigen Aufkleber ohne Nummer beklebt.

• Schulung und Entsendung von Hilfskräften (Koordination Verwaltung)

2. Ermittlung der Anschaffungs- (Herstellungs-) kosten und des Anschaffungsdatums

• Abgleich mit bereits vorhandenen Inventaren i.S.d. LHO• Für die Bewertung der Anlagegegenstände gilt folgendes: ⇒ bis zu einem Alter von 6 Jahren sind, Rechnungen über den Erwerb heranzuziehen (exakte Ermittlung des Wertes) ⇒ bei einem Alter von über 6 bis 10 Jahren können die Kosten geschätzt werden. Darüber entfällt eine Bewertung.


3. Übernahme in die zentrale Anlagenbuchhaltung

• Zusammenführung der Daten in der Verwaltung (zentrale AnBu)

• Überprüfung der Vollständigkeit

• Aktualisierung und Pflege durch eine/n Anlagebuchhalter/in

4. Rechnungen über Anlagegegenstände, die nach der Aufnahme erworben oder veräussert werden, müssen zentral gesammelt werden.

• Formular wird bereitgestellt


5. Werden Anlagegegenstände nach ihrer Aufnahme ausgesondert, muss die zentrale Anlagenbuchhaltung

hierüber informiert werden.

6. Meldungen an die zentrale Anlagenbuchhaltung sind auch bei der Verbringung von Anlagegegenständen von einer Organisationseinheit (Kostenstelle) in eine andere zu erstellen. (Gefahr, dass ein Anlagegut in einen Bereich gelangt, wo bereits gezählt wurde, und es somit nicht aufgenommen wird.)

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