Antragsstellung in FP7

Büro BrüsselHelmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren e. V.

Rue du Trône 98B-1050 Brüssel

http://www.helmholtz.de/de/Helmholtz_International/Buero_Bruessel.html

Beteiligung an EU-Förderprogrammen

Vorteile• Gut ausgestattete EU-Förderprogramme• RP6 > 20 Mrd. € über 4 Jahre• RP7 voraussichtlich 54 Mrd. € über 7 Jahre• wertvolle Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit europäischen Universitäten, Forschungseinrichtungen und Firmen• Kooperation in EU-Projekten erschließt vielfach Kooperationsmöglichkeiten auf anderen Ebenen und Sektoren

Nachteile• organisatorischer und finanzieller Aufwand für Antragstellung mindestens um Faktor 3 höher als bei nationaler Antragstellung• Erfolgschancen auf EU-Ebene in der Regel geringer als bei nationaler Antragstellung (zwischen 10 und 25%)

= Erfolgswahrscheinlichkeit und Aufwand abwägen

Erfolgreiche Einwerbung von EU-Projekten

• Sämtliche Antragsunterlagen und Infos aus dem Internet(6. RP:www.cordis.lu):- Ausschreibungstext- Einschlägiges Arbeitsprogramm- Guide for Proposers / Guide vor Evaluators- Erläuterungen zu den Förderinstrumenten- Unterlagen vollständig durchlesen (?) , Hinweise und Vorgaben

strikt einhalten (?)• Nutzen aller Informations-/Beratungsmöglichkeiten (Büro BXL, NKS,

Administration, Kommission)• vor Antragstellung klären, welche Projektvolumina und welche

Kosten von der KOM akzeptiert werden• Finanzabteilung und Verwaltung einschalten• Fristen einhalten (Abschicken im EPSS kann mehrmals geschehen; am besten 2 Wochen vorher und 2 Tage vorher Pre-Version abschicken).

Erfolgreiche Einwerbung von EU-Projekten (2)

Vorbereitung exzellenter Anträge:• Relevanz (Antrag passt ins Rahmenprogramm) Projektantrag muss Themenstellungen in der Ausschreibung

zu mindestens 90% abdecken• Scientific Excellence (wie bei wiss. Veröffentlichung)• Potential Impact (Auswirkungen auf Industrie und/oder Gesellschaft)• Quality of the Consortium (Sorgfältige Partnerwahl)• Quality of Management (Projektmanagement)• Mobilisation of Resources (adäquater Ansatz)

• Grundideen des Antrags müssen schnell zugänglich sein.• Zur Vorbereitung: Mitarbeit in EU-Gremien und/oder als EU-Gutachter; Eintrag in Experten-Datenbank der Kommission!

https://cordis.europa.eu/emmfp6/index.cfm

Weitere Erfolgsfaktoren

Das Budget sollte so präzise wie möglich für die gesamte Laufzeit des Projekts für die Mehrzahl der Projektpartner kalkuliert werden.

Der Antrag sollte auf jeden Fall einen Milestone Plan sowie eine möglichst detaillierte Liste der Deliverables für die gesamte Projektlaufzeit enthalten.

GANTT charts sind ein Muss !

Aussagekräftige Diagramme und Bilder erleichtern das Lesen.

Pre-Proposal-Check

Frühzeitig Projektskizze (Umfang: 3 – 5 Seiten) erstellen

Kostenrahmen und Projektstruktur entwerfen

Frühzeitige Kontaktaufnahme zur Kommission (auf Arbeitsebene ) oder den Nationalen Kontaktstellen, dem EU-Büro oder anderen EU- Beratungseinrichtungen zur Abklärung der Erfolgsaussichten

Vorstellung des Projekts im Rahmen einer Besprechung unter Beteiligung des koordinierenden Wissenschaftlers und Vertretern der EC (Pre-Proposal Check)

Ohne vorherigen Pre-Proposal-Check sollte kein Antrag für ein größeres EU - Project oder ein Network of Excellence eingereicht werden! Eines der Ziele ist die „subversive“ Einflussnahme auf die

Gutachterwahl.

Gestaltung der Antragsphase:

Frühzeitige Abhaltung einer Besprechung mit der Kernteam auf der Grundlage der Projektskizze

Im Rahmen dieser Besprechung sollte folgende Punkte entschieden werden:

Organisatorische und inhaltliche Struktur des Projekts

darauf basierend Festlegung von Verantwortlichkeiten für die einzelnen inhaltlichen Projektteile (Unterprojekte bzw. Arbeitspakete)

Bestimmung eines Koordinators für die Antragsphase

Bestimmung des Verfasserteams

Vorläufige Festlegung des Gesamtbudgets sowie Aufteilung auf die Unterprojekte bzw. Arbeitspakete

Festlegung eines Zeitplans für die Antragsphase

Abschluss einer Antragsvereinbarung !?

Gestaltung der Antragsphase:

Zeitplan für die Antragsphase:

Erste Projektbesprechung vor der Ausschreibung oder unmittelbar danach

Erstellung der Beschreibung der Arbeitspakete bis spätestens 3 Wochen vor Abgabefrist

2 Wochen vor der Abgabe verbindliche Festlegung des Budgets

Eingang der Antragsformulare beim Koordinator einschließlich der Budget-Kalkulation spätestens 10 Tage vor Abgabe des Antrages

Fristen einhalten (Abschicken im EPSS kann mehrmals geschehen; am besten 2 Wochen vorher und 2 Tage vorher Pre-Version abschicken).

Auswahl der Projektpartner / Kriterien

Exzellente Qualifikation und wissenschaftliche Reputation

Erfahrungen in EU Projekten

Abzudeckender Kompetenzbereich

Organisationstyp (Forschungseinrichtung, Uni, Unternehmen, KMU)

Herkunftsland (z.B. Beitrittsland)

Interesse an und Möglichkeit der Verwertung von Ergebnissen

Möglichkeit der Verbreitung von Ergebnissen

Idealerweise basiert die Zusammenarbeit auf bereits bestehenden Kontakten und Kooperationen

Abfassung des Antragstextes

Antrag sollte in Englisch abgefasst werden; die Schlussredaktion durch einen „native speaker“ erfolgen

Der Umfang eines Antrages für ein Integrated Project wird in der Regel weit mehr als 100 Seiten betragen (5 Seiten pro Partner) deshalb sollte auf Folgendes geachtet werden:

Jedem Kapitel, jeder Beschreibung eines Unterprojektes oder Arbeitspaketes sollte eine kurze, prägnante Zusammenfassung vorangestellt werden

Wo immer es sich anbietet sollten Übersichtsdarstellungen, Organigramme etc. in den Text eingefügt werden

Vor der Abgabe des Antrages sollten zumindest die Zusammenfassungen und Übersichten einem Unbeteiligten zur kritischen Durchsicht vorgelegt werden

Die Beteiligung vom KMU und Einrichtungen und Institutionen aus den Beitrittsländern sollte im Antragstext besonders herausgestellt werden

Häufige Fehler bei der Antragstellung

• Guidesfor Proposers und andere Informationen zur Antragstellungsind sehr wichtig. Die Einhaltung der Vorgaben

erleichtert den Gutachtern das lesen.•Projektantrag nicht aus „zugelieferten“ Textbausteinen

zusammenschneidern• Projektbudget an Zielsetzung der Ausschreibung anpassen Angestrebtes Forschungsthema nicht für Ausschreibung „passend“ machen.• Das richtige Instrument auswählen• Lösung organisatorischer, rechtlicher und budgetärer Probleme

nicht auf Projektstart verschieben

Koordination und Management eines ProjektsNotwendige Strukturen und Regelungen

Klare Entscheidungsstrukturen

Eindeutige Regelungen zu Verantwortlichkeiten

Integration der Akteure im Projekt (insbesondere neuer Partner)

Schaffung von Beratungsgremien, Einbeziehung externer Partner u. Nutzer

Gewährleistung des Informationsflusses

Schaffung von Kommunikation- und Entscheidungsebenen (Website, regelmäßige Meetings und Workshops)

Berichtspflicht aller Partner

Etablierung eines effizienten Projektcontrollings

Abschluss des Konsortialvertrages (wegen IPR, Haftung etc)

Faktoren für die Projektmanagementstruktur:

Projektgröße sowie Anzahl der Projektpartner

Größere Eigenverantwortung und Flexibilität der Konsortien in finanzieller und organisatorischer Hinsicht

-> next Projektmanagementstruktur für ein großes EU - Project

EuropeanCommission

Co-ordinator

Project Co-ordination Committee

Project Office

GeneralAssembly

of allParties

SteeringCommittee

SP 1

 SteeringCommittee

SP 2

SteeringCommittee

SP N-1

 SteeringCommittee

SP N

Sub-Project

1

Sub-Project

2

Sub-Project

N-1

Sub-Project

N

Technical / Technological Panel Financial Panel Exploitation Panel

Information

Recommendations

Reporting

Reporting

Reporting

Approval

One Delegate for each Party

Reporting

Order for Execution

Request for Execution

Reporting and/or Advice

OPTIONAL

  

  

Resümee: Helmholtz Engagement im 7. FRP

Generell:Strategien, Programme heute oft auf Europäischer EbeneMitarbeit und Führung in EU-Programmen ist strategisch notwendig

=> EU ist ein Muss

Antragstellung/Förderung:Antragstellung bei der EU ist mit Aufwand verbunden,Durchschnittliche Erfolgsquote ~20% (für Helmholtz zwischen 30% und 70%) => Antragstellung bei der EU erfordert gute Vorbereitung (vor einem Rahmenprogramm und bei der Antragstellung)Gezielte Auswahl der Anträge (d.h. nicht auf alles bewerben, was möglich ist)Nutzung der zur Verfügung stehenden Einfluss- und Beratungsmöglichkeiten

durch Vorstand, Büro Brüssel, Programmatik und Administration

Vielen Dankfür Ihre Aufmerksamkeit