Anwender- undInstallationshandbuch Release 5

Copyright 2018 - SuccessControl CRM

Adressverwaltung, Kundenpflege,Auftragsbearbeitung und Organisation

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Vorwort

Mit der Version 5 von SuccessControl CRM erhalten Sie nicht nur ein besonderseinfach zu bedienendes sondern zugleich besonders effektives Büroprogramm fürMicrosoft Office.

Obwohl Sie kein Handbuch zur Bedienung der Software benötigen, möchten wirIhnen hiermit ein paar Tipps und Tricks sowie einen schnellen Überblick geben.

Mühelos erstellen Sie ab jetzt Angebote, Rechnungen, Briefe und E-Mails, führen IhrKassenbuch und erledigen mit Leichtigkeit Ihre Neukundenakquise.

SUCCESSCONTROL ist der Turbo für Ihr Microsoft Office, es ist:

• schnell einzurichten• einfach zu handhaben• teamfähig und flexibel

Die Software liefert Ihnen zu jeder Zeit die richtigen Informationen zu Ihren Kontaktenund Kunden, eine schnelle Übersicht über alle Vorgänge, deren Daten, Dokumenteund Dateien.

Dokumente sowie Dateien werden in einer übersichtlichen Ordnerstruktur auf derFestplatte bzw. Netzlaufwerk verwaltet. Somit ist es einfach Dateien und Dokumenteabzulegen, wieder aufzurufen und z.B. auch auf externen Datenträgern zu sichern.

Durch die einfache Handhabung und individuelle Parameteranpassung haben Siedie schlanke CRM-Lösung für Ihr erfolgreiches Kontakt- und Kundenmanagement.

Wir wünschen Ihnen schon jetzt ein erfolgreiches und vor allem effizientes Arbeiten.

Christian SteppatSuccessControl CRM

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InhaltsverzeichnisAdressverwaltung, Kundenpflege, Auftragsverwaltung und Organisation Handbuch

• Schema - Systemvoraussetzungen 4

• Hauptauswahl 6

• Generelle Tipps 8

• Adressen- und Kundenverwaltung 12

• Auftragsbearbeitung - Rechnungserstellung 26

• Artikelverwaltung 36

• Zahlungen buchen - Mahnungen erstellen 38

• Adressen Suchen - erweiterte Suche 40

• Suchergbnis weiterverarbeiten - Marketingtool 44

• Auftragsübersicht, Statistiken, Verwaltung 46

• Kassenbuch 48

• Suche in Ablage und Notizen 56

• Textbausteine erstellen 58

• Ordner und Projektmanagement 60

• Personalisierte Serien E-Mails - Newsletter 78

• Installation - Systemvoraussetzungen 80

• Dateien und Bedeutung, Umzug neuer PC 82

• Einrichten für den Mehrbenutzerzugriff 84

• Mandanten anlegen 86

• Verteilte Standorte - Fernzugriff 87

• Technische Hinweise 88

• Setup und Anpassung (Vereinfachung, Telefonie) 90

• Formulare anpassen (Rechnungsbelege mit Logo) 94

• Import von Adressen, Outlook Kontakte und Artikeln 96

• Datensicherung 97

• Wordvorlagen erstellen und anpassen (Textmarken) 98

• Optional: Mitgliederverwaltung 108

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Schema

SUCCESSCONTROL® kann sowohl als Einzeplatzlösung als auch als Mehrplatzlösungfür das Büro-Netzwerk verwendet werden.

Einzelplatzlösung:Hierbei sind die Anwendungsdatei alsauch die MS-Access Datenbankdatei aufeinem Arbeitsplatzrechner installiert.Die Dateiablage erfolgt auf der lokalenFestplatte.

Mehrplatzlösung:Die Anwendungsdatei (Frontend) ist jeweils auf den einzelnen PC’s installiert.

Die Datenbankdatei(Backend) ist zentral für alleBenutzer auf einem File-Ser-ver bzw. SQL-Server instal-liert.

Die gemeinsame Dateiablageerfolgt zentral auf dem File-server.

Details zur Installation finden Sie imKapitel Installation und Setup.

Gemeinsamer Zugriff auf Daten undDateien für alle Mitarbeiter - so ein-fach ist effizientes Arbeiten im Netz-werk mit SUCCESSCONTROL.

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Systemvoraussetzungen

PC mit Windows oder Windows Server mit einer Bildschirmauflösung ab1366 x 768. Optimale Leistungsfähigkeit mit den MS-Office Paketen 2007,2010, 2013 und 2016 (365) sowohl 32-Bit als auch 64-Bit.

SuccessControl kommt mit der für Sie kostenlosen Microsoft Access Runtime Daten-bank, falls Sie ein MS-Office Paket ohne Access haben.Details zur Installation finden Sie im Kapitel Installation und Setup.

Starten der Anwendung

SUCCESSCONTROL wurde sowohl für Einzelplatz als auch Mehrbenutzer-Umgebun-gen entwickelt, und bietet Ihnen einen gesicherten und personalisierten Zugang mitverschiedenen Rechtegruppen. Beispielsweise ist der Abteilunsgleiter dazu berech-tigt Änderungen und Neuanlagen jeglicher Art vorzunehmen.

Eine Aushilfskraft hingegen ist nur zum Lesen berechtigt und kann somit keine wich-tigen Daten ändern oder löschen. So kann für jeden einzelnen Anwender individuellder Umfang der Zugriffsberechtigung festlegt werden.

Ebenso werden Briefe, Faxe und E-Mails etc. jeweils personalisiert verfasst, das heißtIhre jeweils persönlichen Absenderangaben werden auf Wunsch für Sie vollautoma-tisch integriert.

TIPP:

Melden Sie sich als"Mustermann Hans" an.Sie benötigen hierzu nochkein Kennwort. Wenn Siesich mit SUCCESSCONTROLvertraut gemacht haben,können Sie individuelle Be-nutzernamen und Kennwör-ter vergeben.

Nach erfolgter Anmeldung gelangen Sie zur Hauptauswahl - dem Kontrollzentrum.

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Hauptauswahl

Die Hauptauswahl ist das eigentliche Kontrollzentrum. Von hier gelangen Sie in alleProgrammmodule. Informativ sehen Sie links oben den Namen des aktuellen Anwenders.

Zu den einzelnen Programmmodulen gelangen Sie einfach durch das Anklickender jeweiligen Schaltfläche.Hinweis:Alle Screenshot Ansichten/ Funktionalitäten sind nur exemplarisch und können je nachVersionsstand, jeweiligen Benutzrrechten, Office Version etc. abweichen!

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Generelle Tipps

Sie erhalten automatisch Tipp-Texte in der Anwendung, wenn Sie den Mauszeiger kurz ruhig über diejeweiligen Felder / Schaltflächen halten.

In der unteren Statusleiste erhalten Sie jeweils kontextbezogene Erläuterungen und Hinweise zuweiteren Aktionen.

Datumsfelder: Doppelklick in Datumsfelder zeigt Ihnen einen Datumsauswahl Dialog

Nutzen Sie die umfangreichen Filterfunktionen in den Listenansichten (das kleine Dreieck)

Die letzten Filter werden gespeichert, und können wieder aufgerufen oder abgeschaltet werden.

Nutzen Sie auch in Listenansichten die integrierte Suchen Funktion.

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Sie finden in den verschiedenen Modulen immerkontextbezogene Anleitungen für eine schnelle Hilfestellung.

In Listenansichten können Sie mehrere oder einzelne Zeilen markieren - und dann mit der ENTF Tastelöschen (abhängig von Liste und Ihren Benutzerrechten), oder mit der rechten Maustaste kopieren.

Die Tastenkombination STRG & A markiert die ganze Liste (alternativ das kleine schräge Dreieck)

Die Tastenkombination STRG & F öffnet einen Suchen (& Ersetzen) Dialog.

Irren ist menschlich - rückgängig machenSie haben sich vertippt oder versehentlich was in ein falsches Feld eingetragen oder einen Eintrag über-schrieben?

Drücken Sie die Taste ESC einmal, um die Änderung im aktuellen Feld rückgängig zu machen.

Drücken Sie die Taste ESC zweimal, um die Änderung am aktuellen Datensatz rückgängig zu machen.

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Hauptauswahl

Beispiel: ToDo Wiedervorlagen ErinnerungenErstellen Sie Wiedervorlagen an sich selbst oder Ihre Kollegen.Wiederkehrende Aufgaben geraten so nicht mehr in Vergessenheit.

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Adressenverwaltung und Kundenpflege

Das Adressenmodul ist über sogenannte Reiter in Funktionsbereiche geteilt.Suchen & Finden dient Ihnen zur schnellen Adressensuche und Selektion, die anderenReiter beinhalten jeweils die zur einzelnen Adresse spezifischen Informationen.

Bevor wir auf die einzelnen Funktionalitäten eingehen, möchten wirIhnen vorab die Masken kurz vorstellen.

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Hinweis / Tipp:In der unteren Statusleiste erhalten Sie jeweilsKontextbezogene Erläuterungen und Hinweise zu weiteren Aktionen.

TIPPVesrchiedene Reiter sind kontextabhängig:z.Bsp. ist “Ordner Bezug” nur sichtbar, wenn die jeweilige Adresseein Ansprechaprtner bzw. Kunde für einen Ordner / Projekt ist.

Hinweis:Der Reiter Mitgliedsdaten ist nur nur beiaktiviertem Modul Vereinsverwaltung sichtbar.

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Hinweis / Tipp:Sie erhalten automatisch Tipp-Texte inder Anwendung, wenn Sie den Maus-zeiger kurz ruhig über die jeweiligenFelder / Schaltflächen halten.

Video ansehenAdressenmodul

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Adressenmodul - Adressdaten

In der Adressdaten Übersicht stehen Ihnen die Adress- und Kundeninformationenklar und übersichtlich zur Verfügung.

Video ansehenBrief erstellen

TIPP:

Ihre Korrespondenz erledigen Sie mühelos. Sie klicken auf Brieferstellen, wählen Ihre Vorlage aus - und Word öffnet sich miteinem vorgefüllten Dokument - Voila.

Genauso einfach erstellen Sie auch E-Mails.

Adresse in GoogleMaps anzeigen

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Von hier aus starten Sie alle Aktivitäten zueiner Adresse bzw. Kunden.

- Auftragsbearbeitung(Rechnung, Angebote, Lieferscheine etc.)- Briefe mit Word erstellen (8)- E-Mail mit Outlook (Thunderbird) verfassen (5)- Telefonieren mittels Wählhilfe (7)- Internetseite aufrufen (6)- Adresse in G-Maps zeigen, PLZ prüfen- Wiedervorlage erstellen- Termin / Aufgabe in Outlook erstellen- Adresse nach Outlook übertragen- Karteikarte drucken

- Neue Adresse anlegen (3)- Adresse duplizeren (3)- Adresse löschen (2)

- Suchen und ersetzen- Datensatz vor - zurück (1)

Video ansehenAdressen anzeigen

Video ansehenAdressen Suchen

Video ansehenAdressen kopieren

TIPP:Eine neue Adresse legen Sie einfach über die Taste “NEU” an.Ein Hinweis (Dublettenprüfung) verhindert, dass Sie eine iden-tische Adresse mehrmals eingeben. Ebenso können Sie auchhier eine Adresse kopieren (duplizieren) oder automatischgenerieren.

Video ansehenAdressen anlegen

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Adressenmodul - Zusatzdaten

Hier finden Sie zu der Adresse frei definierbare Felder für weitere Eintragungen.Die Feldnamen sind über das Stift-symbol frei nach Ihren Bedürfnissen benennbar.

TIPP - Zusatzfelder:Über Doppelklick in die Zusatzfelder können Sie sogenannteNachschlagewerte vorgeben.Durch das Stift-Symbol können Sie die Zusatzfelder nach IhrenBedürfnissen benennen.

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Über die Funktion "Verbundene Adressen" er-stellen Sie Abhängigkeiten bzw. Beziehungen zuanderen Adressen.

Somit wissen Sie z.Bsp. wer ein weiterer wichti-ger Ansprechpartner zu dieser Adresse ist.

Tipp: Mit Doppelklick können Sie direkt die ver-bundene Adresse aufrufen.

Wenn Sie einen “Warnhinweis” zu einer Adresse eingeben, wird dieserdeutlich in der Kopfzeile zu der Adresse angezeigt.

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Adressenmodul - Ablage-Kontakthistorie

In der Ablage-Liste wird Ihnen jede Art von Schriftverkehr und Notizen (Briefe, Verträge,Rechnungen, E-Mails, Gesprächsnotizen etc.) zu der Adresse chronologisch aufgelistet.Somit sind Sie bestens über die Historie informiert - und rufen Dokumente mit einem Maus

Dateien können auch direkt imWindows Explorer angezeigt werden.

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klick auf.

TIPP:

Eingehende wichtige E-Mails ordnen Sie ein-fach der ausgewählten Adresse durch Klickauf “E-Mail anfügen" zu.

Wählen Sie zuerst die entsprechende E-Mailin Outlook aus (einfach in Outlook anklicken),und betätigen Sie dann die Taste "E-Mail an-fügen".

Die ausgewählte E-Mail wird dann automa-tisch im Filesystem als Outlook MSG-Dateigespeichert.Video:http://www.successcontrol.de/Kurzinfo/AdrMailAnf/AdrMailAnf.html

Sie können jederzeit auch andere Dateienaller Formate über die Funktion "Datei anfü-gen" in die Ablage übernehmen.

Über das Suchsymbol “Suchen in Ablage” isteine gezielte Suche nach Begriffen, Stichwör-tern etc. gewährleistet.

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Adressenmodul - Verteiler/Kategorie

Hier haben Sie komfortable Möglichkeiten, Merkmale für Adressen zu definieren unddiese später zur effizienten und einfachen Adressenselektion zur Erstellung etwa vonRundschreiben, E-Mail- oder Marketingaktionen zu nutzen.

Kurz erklärt:

Was sind Verteiler?Unter Verteiler ist zu verstehen, an wen z.B. Newsletter oder Firmen-/ Vereinszeitungenversendet (“verteilt”) werden sollen. Beispielhafte Verteiler: “Firmenzeitung”,“Weihnachtskarte”, “Newsletter”, “Akquise-Schreiben” usw.

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Tipp:Mit den hier vergebenen Merkmalen könnenSie eine effiziente Adress-Selektion für IhreMarketing Aktivitäten realisieren.

Möchten Sie z.Bsp. ein Werbemailing an alleAdressen aussenden, die zu der Kategorie“Sponsoren” gehören, haben Sie diese mitnur einem Klick in der “Suche” selektiert.(siehe “Suchen & Finden”)

Tipp:Falls Sie mal versehentlich Adressen doppeltangelegt haben, können Sie diese über dieFunktion "Adressen zusammenführen" wie-der zusammenführen.

Was sind Kategorien?Kategorien sind festgelegte Merkmale für bestimmte Adressen, damit diese Adressenschnell verarbeitet werden können.Festlegen können Sie Kategorien über Kategorie zu-ordnen > Neue Kategorie und Sie können selbst bestimmen, welche Kategorien für IhreZwecke auswählbar sind.Beispielhafte Kategorien: “Mitarbeiter”, “Kunde”, “VIP Kunden”, “Sponsoren”,“Lieferanten” usw.

Durch Klick auf das SymbolFirmen Auskunft können Sie weitere Infoszu dieser Adresse auf firmenwissen.de abrufen.

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Adressenmodul - Ordner / Projekt Bezug

Diese Karteikarte erscheint nur wenn der jeweilige Adressat an Ordnern beteiligt ist.In der unteren Liste erhalten Sie einen Überblick an welchen Ordnern (Projekten) undmit welcher Funktion der Adressat beteiligt ist.

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Mit Doppelklick in die Liste wechseln Siedirekt zur Ordner-Projekt Ansicht.

Hinweis:Ist ein Adressat an einem Ordner (Projekt)beteiligt, erhalten Sie bei jeder Aktivität andiesen Adressaten einen Hinweis ob dieseAktivität evtl. einen Ordner-Projekt Bezug hat..

Was sind Ordner / Projekte?

Ordner / Projekte können jegliche Akti-vitäten wie z. Bsp. Aufträge, Aktionen,Projekte, Veranstaltungen und Marke-tingaktivitäten sein!

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Adressdaten – ohne Tipparbeit

Komplette Adressdaten lassen sich mit SUCCESSCONTROL direkt aus E-Mails oderTexten (Impressumstexte, Outlook Kontakte etc.) extrahieren, die beispielsweiseüber ein Kontaktformular auf der Homepage oder im Online-Shop generiert wur-den.

Viele Firmen erhalten automatisiert E-Mails, die ein neuer Kunde im Online-Shopoder auf der Homepage auslöst, indem er seine Daten selbst in ein Web-Formulareinträgt. SUCCESSCONTROL ist dazu in der Lage, diese E-Mails (oder einen beliebi-gen Textblock) auszulesen und die enthaltenen Kundeninformationen in einenneuen Datensatz zu übernehmen.

Die Routine TtA (Text to Adress) von SuccessControl CRM untersucht die E-Mail bzw.den Textblock auf zuvor festgelegte Erkennungsmerkmale und liest dann automa-tisch die enthaltenen Daten aus, und schreibt sie in die entsprechenden Adressfelderder Datenbank.

Hiermit haben Sie eine universelle und vor allem einfache Schnittstelle Daten ausallen gängigen Shopsystemen zu übernehmen. Der umständliche Export von Kun-den aus dem Shopsystem und erneute Datenimport entfällt.

Ebenfalls arbeitet die Schnittstelle mit allen gängigen Web-Formularen zusammen.Das auslesen und übernehmen von Adressdaten aus allen gängigen Internet Kon-taktformularen ist damit leichter den je zuvor.

Ebenso können Sie auch ganz einfach Kontakte in Outlook - die Sie bspw. über IhrSmartphone eingegeben haben, markieren und dann als Adresse übernehmen.

Folgendes Video zeigt die einfache Funktionsweise und die enorme Zeitersparnis:

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Daten ganz einfach aus Shopsystemen oder WebKontaktformularen übernehmen

Über die Setup Taste lassen sich die Erkennungsparameter individuell anpassen.

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Auftragsbearbeitung - Rechnungen und Angebote

Hier erstellen Sie Angebote, Rechnungen, buchen Zahlungseingänge für erstellteRechnungen, und erhalten eine direkte Übersicht über Umsatz und Offene-Posten(was steht noch zur Zahlung aus) des Adressaten / Kunden.

Alle Rechnungen werden direkt in die Offene Posten Verwaltungübernommen - hierdurch haben Sie stets aktuellen Überblick über säumige Zahler,Umsatzstatistik, Rechnungsausgangsbuch und ein automatisertes Mahnwesen.

Tipp:Zahlungseingänge können auch direkt und bequem über dieSchnellbuchungsmaske (siehe Hauptauswahl) gebucht werden.

Tipp:Über die Rapport Erfassung, erfassen Sie Artikelund Leistungen für eine zyklische Abrechnung(z. Bsp. monatliche Abrechnung von Dienstlei-stungen).

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Video ansehenVon Angebot bisZahlungseingang

Tipp:Bestehende Belege können ganz einfach zu neuen Belegenbzw. Folgebelegen verarbeitet werden, so machen Sie z.Bsp.mit einem Klick aus einem Angebot eine Rechnung, oder auseiner Rechnung einen Lieferschein usw.

Tipp:Sie können jederzeit direkt einen “Kontoauszug” fürden Kunden erstellen und direkt per eMail versenden.

TIPP:Wie hoch ist die Auftragswahrscheinlichkeit?Ideal für statistische Auswertungen - siehe Statistikmodul.

Rechnung schreibenAngebot schreibenLieferschein schreibenund sonstige selbstdefinierte Belege erstellen

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Auftragsbearbeitung - 1. Betreff u. Bedingungen

Zur Erstellung von Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen etc. wählen Sie lediglichdie Belegart aus. Alle anderen Angaben werden automatsich mit Empfänger und Ihrenvordefinierten Belegvorgaben gefüllt - und sind nach belieben änderbar.

TIPP:Wollen Sie Passagen besonders hervorheben?Zum formatieren von Text diesen einfach markieren, Mauskurz bewegen - dann erhalten Sie die von Word gewohnteFormatierungsansicht (Schrift, Schriftfarbe etc.)

Mit der Lupe können Sie jederzeit das Texteingabe Fenstervergrößern, und weitere Optionen wie Textbausteine auf-rufen.

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TIPP:Sie können im Setup verschiedene BelegVorlagen hinterlegen- . z.Bsp. eine Vorlagefür Geschäftszweig A und eine für Ge-schäftszweig B.Ebenso können Sie im Setup vorgeben, obRechnungen mit der Kleinunternehmerre-gelung ausgestellt werden -oder mit nor-maler Ausweisung der Mehrwertsteuer.

In der Vorschau sehen Sie immer genauwir Ihr Beleg aussieht - Sie arbeiten alsonie blind und haben so auch das opti-sche Erscheinungsbild Ihrer Angeboteund Rechnungen stets im Blick.

Video ansehenRechnungenerstellen

TIPP:Unter Einstellungen pas-sen Sie die Belegdarstel-lung ganz individuell an:- Währung- Sprache- Schriftgrösse- Größe Artikelbild- Reihenfolge- Vorgaben Nummern- etc. etc.

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Auftragsbearbeitung - 2. Positionen

Belegpositionen können Sie entweder direkt als Freitext eingeben, oder komfortabelaus der Artikelverwaltung übernehmen. Auf Wunsch werden Artikelbilder direkt mitin den Beleg übernommen - da bleibt bei Ihren Kunden keine Frage offen!

TIPP:Für umfangreiche Angebote und Rechnungen können Sie die Belege in Segmente mitZwischensummen unterteilen. So bieten Sie Ihren Kunden noch mehr Übersicht!(Z.Bsp. ein Segment “Dienstleistung” und ein Segment “Material” ...)

Positonen verschieben Sie einfach über das Pos. Dropdownfeld,dort klicken und gewünschte Pos. wählen.

Eine Position entfernen Sie (sofern mehr als eine vorhanden ist) mit:

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Haben Sie viele Artikel?Dann können Sie direkt die komfortableArtikel Suche aufrufen und ggf. auchneue Artikel anlegen.

TIPP:Einen Rabatt können Sie sowohl auf eine einzelne Position vergeben, als auchals prozentualen Gesamtrabatt (bzw. danach dann als Betragsrabatt).Ist in den Kundenstammdaten ein fester Rabatt hinterlegt, erhalten Sie einenHinweis.

Detail Info zum Artikel aufrufen:- was ist der EK- was ist an Lager- etc. etc.

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Auftragsbearbeitung - 3. Fertigstellen

Als Info erhalten Sie hier ggf. noch weitere Angaben beispielsweise zu Gewicht oder Lohn-anteilen, welche Sie per Zwischenablage (doppelklick auf die angezeigte Info) oder soge-nannte Platzhalter (siehe Setup) in die Belege übernehmen können.

und SpeichernDer Beleg wird gespeichert, als PDF Dateiausgegeben und in der Kontakthistorie sowieAuftragsübersicht gespeichert.Bei Rechnungen, Gutschrift und Storno wirdebenfalls ein offener Posten gebucht.

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Drucken und oder direkt per E-Mail versenden

Drucken Sie den Beleg aus, oder versenden Sie diesen direkt als E-Mail Anlage.

TIPP:Nutzen Sie die Textbausteine um immer wiederkehrende Floskeln als Text einzufügen - dasspart Ihnen das Eintippen.

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Vorgang erneut bearbeiten

Ups - Sie haben was vergessen, möchten was korrigieren oder möchten eine Gutschrifterstellen oder eine Storno Rechnung erstellen?

Sie können jeden Beleg einfach erneut bearbeiten, korrigieren oder auch löschen - so-fern noch keine Festschreibung nach GoBD erfolgt ist.

Gehen Sie einfach zum betreffenden Kunden, dann erneut auf “Angebot Rechnung er-stellen”, und wählen in der Auftragsübersicht den betreffenden Vorgang aus:

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gewünschten Vorgang markieren(einfach mit Maus reinklicken)

Vorgang bearbeiten: Korrekturen vornehmenGutschrift erstellen: einen Betrag gutschreibenStorno erstellen: eine Rechnung stornierenVorgang löschen: Beleg komplett löschen

Mehrfachauswahl

Markieren Sie mehrere Belege, um bspw. aus mehreren Lieferscheinen eine Rech-nung zu erstellen.

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Artikelverwaltung

Hier legen Sie Artikel an - wahlweise mit oder ohne Bild, erstellen ansprechendePreislisten und oder Excel-Listen.

TIPP:Um Artikeltexte ansprechend zu gestalten,den Text markieren und Maus kurz bewe-gen - dann erhalten Sie die von Word ge-wohnte Formatierungsansicht (Schrift,Schriftfarbe etc.)

TIPP:Nutzen Sie die Suchfunktion bei vielen Artikel oder die Lis

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TIPP:Um Artikelbilder zu bearbeiten, einfachDoppelklick auf Bild - und es öffnetsich Ihr Standard Bildbearbeitungs-programm.

BeispielPreislisten Ausdruck

stenansicht

TIPP:Vorgaben für Mengeneinheitenund Artikelgruppen können Sie mitdiesen Tasten vorgeben:

Video ansehenArtikel anlegen

TIPP:Sie können auch Platzhalter in Artikeltexten nutzen!

Beispiel:Garantie bis: #EIGEN01t#ergibt dann: Garantie bis: Juli 2019(wenn beim Adressat im Feld Eigen01 "Juli 2019" steht)

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Schnellbuchung - offene Rechnungen undMahnungen

Über die Schnellbuchung erhalten Sie einen direkten Überblick welche Rechnungennoch nicht bezahlt wurden, buchen bequem Zahlungseingänge und erstellenggf. individuelle Mahnungen.

Durch das Ampelsystem erkennen Sie sofort überfällige Rechnungen und derenMahnstufe.

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Tipp:Mit Doppelklick in die Rechnungsfelder öffnen Sie den Buchungsdialg

Video ansehenMahnungen erstellen

Video ansehenZahlung buchen

Tipp:Mit Doppelklick in die Mahnfelder erstellen Sie eine Mahnung

Tipp:Mit Doppelklick in die Namensfelder springen Sie zur Adresse

Tipp:Nutzen Sie auch die Filter und Suchen Funktion, bspw. um nach einer Re-Nr. zu suchen.

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Adressenmodul - Suchen & Finden

Durch ausgefeilte Suchfunktionen selektieren Sie Adressen zum direkten Aufruf oderzur Weiterverarbeitung des Suchergebnisses für z.Bsp. Marketingaktionen.Die einfachste Art sich die Adressen anzeigen zu lassen, ist die Taste Suche starten zubetätigen. In der Ergebnisliste werden Ihnen dann alle Adressen angezeigt.

Schnellsu

cheFeld

Ergebnislis

te

TIPP: Sie können auch die alternative Datenblattansicht nutzen, um z.Bsp. Filter inSpalten zu setzen. Mit Doppelklick wechseln Sie dann in die Adressdaten Ansicht.

erweiterte Suche aufklappen

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Geben Sie als Suchbegriff einen Namen - oder auch nur einen Anfangsteil des Namensein, es werden dann nur dem Suchbegriff entsprechend die Ergebnisse angezeigt.

.

TIPP:Das Multifeld sucht in von Ihnen vorgege-benen Feldern und findet bspw. auch mitt-lere Bestandteile:Bsp.: Sie wollen Herrn Müller-Lüdenscheidtsuchen, wissen aber nur den zweiten Teildes Namens. Geben Sie dann einfachLüdenscheidt als Suchbegriff ein.

Tipp:klicken Sie auf die kleinen Dreieckeum einen Filter zu setzen.

TIPP:Mit Klick auf den Bleistift konfigurieren Sie Ihre Vorgabe,über welche Felder die Multifeld-Suche suchen soll.

Adressenmodul - Suchen & Finden - ErweiterteSuche

In der erweiterten Suche werden alle eingegebenen Kriterien werden nach demUND Prinzip verknüpft.

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TIPP:Hiermit prüfen Sie Ihren Adressenbestand auf Dubletten.(wirksam auf Vorname, Name, Strasse, Ort)

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Beispiel:Ihre Eingabe bei Name ist "Müller", und bei Ort "München".Es werden daraufhin alle Adressen mit Name "Müller" angezeigt wo der Ort"München" ist.

TIPP:- wie bei der Schnellsuche können Sie auch % als Platzhalter verwenden.- wenn Sie alle Adressen mit einer E-Mail ermitteln möchten, geben Sie in dasE-Mail Suchfeld einfach @ ein.- weitere Infos zu Platzhalterzeichen erhalten Sie über die “Hilfe” Taste.

Adressenmodul - Suchen & FindenSuchergebnis weiterverarbeiten -das CRM Marketingtool

Das Ergebnis Ihrer Suche können Sie jederzeit weiterverarbeiten und darausz.Bsp. Marketing Aktionen einleiten, Newsletter per Serien E-Mail versenden,Teilnehmer einem Ordner / Projekt zuordnen, Excel-Listen erstellen, usw. usw..

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Mit einem Klick exportieren Sie Ihr Suchergebnis nach Excel, tragen Adressen in Outlook ein, er-stellen personalisierte Newsletter, erstellen Serienbriefe oder Adressetiketten und nehmen Zuwei-sungen vor.

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Video ansehenSuchergebnis nachExcel ausgeben

Video ansehenE-Mail Newsletter erstellen

und versenden

Video ansehenSerienbriefe erstellen

TIPP:Ein kleines Beispiel wie mächtig Sie diese Funktion nuzen können:

Sie haben als Aktion eine “Seminarveranstaltung” vor und wollen dazu Teilnehmer einladenbzw. gewinnen.

Wählen Sie über die Suchkriterien dazu Ihre Zielgruppe aus, und weisen das Suchergebnisdann dem Ordner “Seminarveranstaltung” zu. Als Funktion weisen Sie diesen Adressen“Eingeladen” zu.

Wenn diese Adressen jetzt nach und nach auf Ihre Einladung antworten, stellen Sie fürjeden der positiv geantwortet hat, die Funktion auf “Teilnehmer” um.

Die Rechnung für die Seminargebühren können Sie dann auch noch direkt imOrdner-Modul schreiben.

Diese Sache können Sie auch noch weiter verfeinern: Bieten Sie beispielsweise noch einextra Rahmenprogramm an - nennen Sie dann diese “Teilnehmer plus Ausflug”.

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Auftragsübersicht

Hier erhalten Sie eine Übersicht aller Vorgänge der Auftragsbearbeitung sowie eineListe der verkauften bzw. angebotenen Artikel.

Tipp für den Vertrieb:Sie möchten bspw. alle Kunden anschreiben die ein gewisses Produkt von Ihnen erhaltenhaben? Beispielsweise um ein Zubehör dafür anzubieten?

Setzen Sie dazu einfach einen Filter in der Liste verkaufte Artikel und wählen dann Selek-tion weiterverarbeiten. Genauso können Sie bspw. auch alle Kunden selektieren / an-schreiben die bspw. ein Angebot von Ihnen im Zeitraum xy erhalten haben.

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Statistiken

Hier werten Sie Ihren Unternehmenserfog aus. Es stehen Ihnen diverse vorgefer-tigte Statistiken wie Erlöse, Umsatz nach Kunden / Artikel, Umsatzsteuer etc. etc.zur Verfügung. Als Excel Profi können Sie sich noch weitere umfangreiche Auswer-tungen direkt in Excel selbst erstellen.

Verwaltung

Hier erstellen Sie Ihr Rechnungsausgangsbuch für Ihren Steuerberater, erzeugenLastschriften im Sepa Format für Kunden die per Lastschrift zahlen und führen dasFestschreiben von Rechnungen nach GoBD durch.

Kassenbuch - Kassenmodul

Jedem seine Kasse

Es stehen Ihnen drei unabhängige Kassen zur Verfügung (Kasse-01 bis Kasse-03).So können Sie beispielsweise eine Kasse am Empfang, eine im Büro und eine im Zu-behör-Shop haben. Wer welche Rechte für eine oder alle Kassen hat, regelt die Be-nutzerverwaltung (siehe Setup).

Die Bedienung der Kasse ist weitgehend selbsterklärend. Wir gehen daher hier nurauf Besonderheiten ein.

Was ist der Zwischenabschluss?

Zwischenabschluss bedeutet, das normale Kassen Benutzer KEINE Buchungen mehrvor dem Zwischenabschluss (Datum) vornehmen können.

Kassen Admins können weiterhin auch vor dem Zwischenabschluss (Datum)buchen (um z.Bsp. Korrekturen zu machen).

Der Zwischenabschluss ist also quasi ein Tagesabschluss, welcher durch den KassenAdmin durchgeführt wird.

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Was ist der Kassenabschluss?

Kassenabschluss bedeutet, das weder normale Kassen Benutzer noch Kassen Adminsweitere Buchungen vor dem Kassenabschluss (Datum) vornehmen können.

Der Kassenabschluss ist also quasi ein Monatsabschluss. Nach dem Kassenabschlussist die Buchungsperiode abgeschlossen, es sind keine Änderungen mehr möglich,und Sie können das Kassenbuch ausdrucken und in Ihre Buchhaltungsunterlagenübernehmen.

Kasse Einnahme buchen:Taste “Neue Buchung”

Kasse Ausgabe buchen:

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Kassenmodul

Kasse Barverkauf buchen:

Tipp:Über “i” erhalten Sie die Arti-kelliste.Artikel übernehmen Sie ein-fach mit Doppelklick.

Kassen Quituungen:direkter Druck oderAusgabe als PDF-Datei

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Kasse EC bzw. Kreditkarten Zahlung buchen:EC bzw. Kreditkarten Zahlungen werden in der Kasse jeweils in gesonderten Spaltenabgebildet, und werden nicht in den aktuellen Kassen-Barbestand mit einberechnet,da es sich um eine unbare Zahlung handelt.

Kassenmodul

Kassen Zahlung für einen bereits vorhandenen Offenen Posten buchen:Wählen Sie in der Hauptauswahl “Schnellbuchung - Offene Posten”Doppelklick in die entsprechende Zeile öffnet die Buchungsmaske.

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Tipp:Alternativ können Sie auch direkt beider Adresse (OP-Liste aus Rechnun-gen) buchen.

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Kasse Zahlung für eine bereits vorhandenen Zuwendung buchen:Wählen Sie in der Hauptauswahl “Schnellbuchung - Zuwendungen”Doppelklick in die entsprechende Zeile öffnet die Buchungsmaske.

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Kassenmodul

Kassenbuch erstellen:Wählen Sie den von bis Zeitraum für Ihr Kassenbuch und das Ausgabeformat,wahlweise Excel oder Kassenbuchformular.

Formular Ausgabe

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Excel Ausgabe Kassenbuch

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Suche in Ablage

In diesem Bereich suchen - besser gesagt - finden Sie alle erstellten Dokumenten, E-Mailsund Notizen etc.. Geben Sie einfach Ihren Suchbegriff ein, und dann Suche starten.(Ohne Suchbegriff Eingabe werden alle Dokumente angezeigt, wenn Sie die Suche starten)

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)

In der Detailansicht erhalten Sie zum Sucher-gebnis weitere Details, und rufen direkt die ent-sprechenden Dokumente bzw. Adresse auf.

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Textbausteine

Über die Funktion "Textbausteine" werden Textbausteine in SUCCESSCONTROL an-gelegt, die dann allen Benutzern zur Verfügung stehen.

Somit übernehmen Sie bei Briefen, E-Mails etc. häufig wiederkehrende Formulierun-gen einfach auf Knopfdruck.

Tipp:Die Textbausteine sind über Platzhalter individualisierbar.

Hierzu bietet Ihnen SuccessControl eine Vielzahl von sogenannten Textmarken an,die mit einer vor- und nachgestellen Raute # als Platzhalter in den Texten verwendet werden.Weitere Infos siehe https://www.successcontrol.de/V5/Videos/textbausteine/index.html

Beispiel:

Viele Grüße nach #Ort# ergibt dann: Viele Grüße nach München (wenn der Adressat in München wohnt)

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Um einen Textbaustein zu verwenden, betätigen Sie z.Bsp. bei der FunktionBrief erstellen oder E-Mail einfach die Funktion "Textbausteine”.

Wählen dann Ihren gewünschten Textbaustein aus und übernehmen diesen.

TIPP:Nutzen Sie die Platzhalter in Textbausteinen!

Beispiel - so sieht ein Textbaustein für Lieferung in die EU aus:

Innergemeinschaftliche LieferungUnsere Ust.-IdNr.: DE230313411Ihre Ust.-IdNr.: #Kunde_UmsatzsteuerIdentifikationsnummer#

Ordner / Projektmodul

Das Ordner / Projektmodul ist über sogenannte Reiter in Funktionsbereiche geteilt.Suchen & Finden dient Ihnen zur schnellen Ordnersuche, die Reiter Ordnerdaten,Zusatzdaten, Ablage-Kontakthistorie und Ansprechpartner beinhalten jeweils die zumeinzelnen Ordner spezifischen Informationen.

Bevor wir auf die einzelnen Funktionalitäten eingehen,möchten wir Ihnen vorab die Masken kurz vorstellen.

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Anmerkung:Was ist eigentlich ein Ordner - viele sagenauch Projekt dazu?

Die Ordner / Projektverwaltung kümmertsich darum, die Stammdaten beliebig vielerProjekte - das können z. Bsp. Aufträge, Ge-schäftsvorfälle, Veranstaltungen, Aktionen,Aktenzeichen oder auch sonstige zu organi-sierende Vorhaben und Verwaltungsaufga-ben sein - zu erfassen.

Passend dazu legt das Modul eine An-sprechpartnerliste mit Funktion- und Vertei-lerliste an, setzt die Ordner in Beziehung zuden beteiligten Ansprechpartnern (Adres-sen) und kümmert sich darum, dass zumOrdner / Projekt bzw. Auftrag gehörendeneue Dokumente gleich einen passendenNamen erhalten, in einer Übersicht erfasstund auf der Festplatte in eine automatischgenerierte Ordnerstruktur abgelegt wer-den.

Video ansehenOrdner- und Projektverwaltung

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Ordner- / Projektdaten

In den Ordnerdaten erhalten Sie einen direkten Überblick in die Ordner-Struktur,die Anzahl der Ansprechpartner, Anzahl der Einträge in der Kontakthistorie, erfassteRapports sowie der Kategorie, Status, Beschreibung und evtl. Bezug zu einem Kunden.

TIPP:- Doppelklick auf das grosse Ordnersymbol öffnet den Windows-Explorer- Doppelklick auf den Ordnernamen zur Namensänderung- Klick auf Ansprechpartner, Einträge in Ablage und Rapports zeigt Details

Über das Stift-Symbol können Sie direkt Ihre gewünschten Vorgaben fürdie Nachschlagelisten hinterlegen.

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TIPP:Über die Rapport Erfassung, erfassen SieLeistungen zur zyklischen Abrechnungoder einfach nur als Kostenauswertung.

TIPP:Die Ordner-Strukturen werden automa-tisch nach Ihren Vorgaben erzeugt.Sie können im Setup verschiedene Presetsanlegen - z.Bsp. ein Preset nur mit zweioder drei Unterordnern für kleine Projekte,und ein weiteres Preset mit “vielen” Unter-ordnern für grosse Projekte oder Art derVorhaben - ganz nach Wunsch.

Video ansehenOrdner- und Projektverwaltung

TIPP:Auf Wunsch können Sie auch die automatische Zeiterfassung fürProjekte nutzen. Wenn Sie im Projekt arbeiten, kann die Zeit auto-matisch erfasst werden, oder Sie tragen Zeiten im Merkzettel bzw.Uhr Symbol (siehe Hauptauswahl Startmaske) manuell ein.

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Ordnermodul - Zusatzdaten

Hier finden Sie frei definierbare Felder für weitere Eintragungen.Die Feldnamen sind über das Setup-Menü bzw. Stift-Symbol frei nach IhrenErfordernissen benennbar.Über Doppelklick in die Eigendefinierte Felder, können Sie Nachschlagewerte eingeben.

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Ordnermodul - Ablage Kontakthistorie

In der Ablage-Liste wird Ihnen jede Art von Schriftverkehr und Notizen (Briefe, E-Mails,Gesprächsnotizen etc.) zu diesem Ordner chronologisch aufgelistet.Somit sind Sie bestens über die Historie informiert - und rufen Dokumente mit einemMausklick auf.

Tipp:Zum öffnen einer Datei klicken Sie einfach das Symbol (PDF, Word, Excel, MSG etc.etc.) an, oder klicken Sie auf den blau unterlegten Hyperlink.

Sie können die Anzeige ganz einfach nach Ablageordner,Ansprechpartner Funktion oder Ansprechpartner Namen filtern.

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Tipp:Datei in Windows Explorer anzeigen

TIPP:

Eingehende wichtige E-Mails ordnen Sieeinfach der ausgewählten Adresse durchKlick auf “E-Mail anfügen" zu.

Wählen Sie zuerst die entsprechendeE-Mail in Outlook aus (einfach in Outlookanklicken), und betätigen Sie dann die Taste"E-Mail anfügen".

Die ausgewählte E-Mail wird dann automa-tisch im Filesystem als Outlook MSG-Dateigespeichert.

Video:http://www.successcontrol.de/Kur-zinfo/AdrMailAnf/AdrMailAnf.html

Sie können jederzeit auch andere Dateienaller Formate über die Funktion "Datei an-fügen" in die Ablage übernehmen.

Über das Suchsymbol “Suchen in Ablage”ist eine gezielte Suche nach Begriffen, Stich-wörtern etc. gewährleistet.

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Ordnermodul - Ansprechpartner

Hier finden Sie alle Ansprechpartner mit deren jeweiligen Funktion.Durch anklicken des gewünschten Namens in der unteren Auswahlliste, erscheinen diedazugehörigen Adressdaten. Wie im Adressmodul können Sie hier direkt Briefe, Notizen,Rechnungen und E-Mails usw. erstellt werden.

Die Ablage von Dokumenten, Notizen etc. erfolgt automatisch kontextbezogen zudiesem Ordner und zur Adresse. Sie finden diese Informationen also dann sowohlbeim Ordner als auch bei der Adresse - das ist intelligent für Sie verknüpft.

TIPP:Mit Doppelklick in die Liste wechseln Sie direkt zur Adresse.

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Aktionen an alle oder eine Auswahl der An-sprechpartner - wie Serienbriefe für An-schreiben / Einladungen , Serien E-Mails,Excelexport - nehmen Sie einfach über dieSchaltfläche "Aktion an Ansprechpartner"vor. Hierbei können Sie - auf Wunsch - nocheine Selektion nach der jeweiligen Funktionvornehmen.

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Ordnermodul - Neuanlage

Einen neuen Ordner (neues Projekt) legen Sie in 4 einfachen Schritten an:

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Ordnermodul - Info

Fertig - mit kompletter Ordnerstruktur!

TIPP:Die Vorgaben der Ordnerstruktur können Sie im Setup individuell vorgeben!

Volle Kontrolle über Ihre Daten!

SuccessControl erzeugt echte Ver-zeichnisstrukturen mit echten Da-teien!

Genauso wie Sie es gewohnt sind -nur viel einfacher!

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TIPP:Die Ordner-Strukturen werden automa-tisch nach Ihren Vorgaben erzeugt.

Sie können im Setup verschiedene Pre-sets anlegen - z.Bsp. ein Preset nur mitzwei oder drei Unterordnern für kleineProjekte, und ein weiteres Preset mit“vielen” Unterordnern für grosse Pro-jekte oder Art der Vorhaben / Bereiche- ganz nach Wunsch.

Beispiel:

Kleine Struktur für z. Bsp. Werbeaktion:

Grosse Struktur für z. Bsp. Messeauftritt:

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Ordnermodul - Suchen & Finden

Mit den ausgefeilte Suchfunktionen finden Sie immer Ihren Ordner.Die einfachste Art sich alle Ordner anzeigen zu lassen, ist die Taste Suche starten zubetätigen In der Ergebnisliste werden Ihnen dann alle Ordner angezeigt.

Das Ergebnis Ihrer Suche können Sie auch jederzeit über “Suchergebnis weiterverarbeiten”nach Excel ausgeben.

Ergebnislis

te

Schnellsu

cheFeld

Tipp:Über die Favoriten Taste, werden Ihnen nur Ihre alsFavoriten gekennzeichneten Projekte angezeigt.

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Geben Sie als Suchbegriff einen Namen - oderauch nur einen Teil des Ordnernamens ein,werden nur dem Suchbegriff entsprechend dieErgebnisse angezeigt.

TIPP:Um nur einen mittleren Teil z.Bsp. bei Kunde zusuchen verwenden Sie % als Platzhalter.Bsp.: Sie wolle Kunde “Müller-Lüdenscheidt”suchen, wissen aber nur den zweiten Teil desNamens. Geben Sie dann einfach %Lüden-scheidt als Suchbegriff ein, oder %Lüden%.

Über die Lupen Taste gelangenSie zur erweiterten Suche.

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Ordnermodul - Suchen & Finden - Erweiterte Suche

In der erweiterten Suche werden alle eingegebenen Kriterien werden nachdem UND Prinzip verknüpft.

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Beispiel:Ihre Eingabe bei Ordnername ist "market", und bei Status "Aktiv".

Es werden daraufhin alle Ordner mit Namenteil "market......" angezeigt wo der Status"Aktiv" ist.

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Personalisierte Serien E-Mails

Personalisierte Serien E-Mails können Sie direkt aus einer Adressen Selektion(siehe Adressen Modul Suchergebnis weiterverarbeiten) oder an Ordner Ansprechpart-ner erstellt und versendet werden.

Sie können die Serien E-Mails sowohl im RTF-Format (Rich Text Format), Outlook Vorla-gen oder HTML-Format erstellen.

Die Anreden werden jeweils pro Empfänger personalisiert eingesetzt.

Wenn Sie Grafiken wie Logos in Ihre HTML Serien E-Mails einbinden, bedenken Sie bittedas diese Grafiken auf einem Webserver liegen sollten, so das für jedem Empfänger eindownload möglich ist. (Wenn Sie auf eine Grafik auf Ihrer lokalen Festplatte verweisen,kann der Empfänger diese nicht sehen, da er ja keinen Zugriff auf Ihren Computer hat!)

Hinweis - bitte beachten:Zum Versand von Serien E-Mails mus Ihr Microsoft Outlook korrekt konfiguriert sein.

Folgender Link zeigt Ihnen, wie Sie Outlook korrekt einstellen:https://www.successcontrol.de/V5/Videos/Newsletter/Outlook-Rueckfrage-abschalten.pdf

In der Vorschau der Serien E-Mail in Outlook, können Sie ein Muster vor dem Massen-Versand überprüfen.

TIPP:Für grosse Massenversendungen beachten Sie bitte nochfolgende Hinweise http://www.successcontrol.de/V5/Vi-deos/Newsletter/index.html

Hinweis:Adressen bei denen unter Verteiler/Kategorie die Option “An Rundschreiben beteili-gen” auf NEIN gesetzt ist, erhalten keine E-Mails - sinnvoll wenn Kunden explizit keineE-Mails erhalten wollen.

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Video ansehenSerien E-Mail - erstellen und versenden

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Installation - Einleitung

Systemvoraussetzungen

PC mit Windows 7 , Win 8, Win 10 oder Windows Server (Terminalserver)

SuccessControl kommt inklusive der kostenlosen Access Runtime Datenbank, falls Siekein MS-Office Paket haben oder eines ohne Access haben.

Empfehlungen:- Bildschirmauflösung ab 1366 x 768- optimale Leistungsfähigkeit mit den Microsoft Office Paketen

Vorbereitung der InstallationStellen Sie als Win7, Win 8, Win 10 Anwender sicher, das Sie über Schreib- und Lese-rechte für das Laufwerk c: zur Installation verfügen, und prüfen Sie nach der Installa-tion das Sie diese Rechte auch für den Ordner c:\successcontrol und die Unterordnerhaben!

Als Office 2007, Office 2010, Office 2013 und Office 2016 (365) Anwender stellen Siebitte sicher, das Sie die aktuellen Servicepack’s von Microsoft installiert haben!

Updates der AnwendungSind Sie bereits SUCCESSCONTROL Anwender, finden Sie Hinweise zu Updates undderen Installation auf unserer Website http://www.successcontrol.de/demo-download/software-updates/

Hinweis:Vermeiden Sie Office Versionen zu mischen!Also am besten Word, Excel, Outlook und Access alles in der Version 2007 oderWord, Excel, Outlook und Access alles in der Version 2010 oder 2013 oder 2016!

Wir halten auf unserer Webseite alle aktuellen Access Runtime Versionen zum kosten-losen Download für Sie bereit - siehe http://www.successcontrol.de/demo-download/crm-support/

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Installation

Downloaden Sie die aktuelle Version SUCCESSCONTROL® hier von unserer Website,und führen die Installationsdatei (SC5-Setup.exe) nach erfolgtem Download aus.

Die Installation wird automatisch ausgeführt, und dauert nur wenige Minuten.Im folgenden wird der Installationsvorgang kurz dar-gestellt.

1.Der Setup Assitent führt Sie Schritt für Schritt durchdie Installation.TIPP:Bitte ändern Sie nicht dasvoreingestellte Installationverzeichnis c:\SUCCESSCONTROL da wir hieraufdie Datenbankverbindung und Beispieldateien für Sie zum direkten loslegenvoreingestellt haben!

2. Starten Sie die Anwendung über das Icon“SC5-Starten” und melden Sie sich als"Mustermann Hans" an.Sie benötigen hierzu noch kein Kennwort.

Wenn Sie sich mit SUCCESSCONTROL vertraut gemacht haben, können Sie individu-elle Benutzernamen und Kennwörter vergeben.

Wie Sie SUCCESSCONTROL ganz auf Ihre individuellen Bedürfnisse abstimmen, er-fahren Sie im Kapitel Setup.

Hinweise für System-Administratoren:Für Installationen auf Windows Server (Terminalserver / RDP Server) fordern Sie bitteunseren Installationshinweise per eMail service@successcontrol.de an.

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Dateien und Ihre Bedeutung

Bei der Installation werden auf Ihrem PC folgende Anwendungsdateien indas Verzeichnis "C:\SUCCESSCONTROL" installiert.Die Unterverzeichnisse beherbergen Ihre persönlichen Daten und Dateien.

SC4-Datenbank.accdb

Dies ist die Datenbank und damit die wichtigste Datei.

Für diese Datei sollten Sie immer eine regelmäßige Datensicherung vornehmen!

SC5-Starten Hiermit starten Sie die Anwendung

SC5.accdr bzw. SC5-64Bit.accdr Anwendungsdatei SUCCESSCONTROL (für Office 32 und 64 Bit Systeme)

- SC4-Datenbank.accdb dies ist die Datenbank, das heißt in dieser Datenbankdatei werden alle Daten(Adress-, Kassen, Ordner, Auftragsangaben und Referenzen zu Dateien) die Sie eingeben gespeichert (liegt im Verzeich-nis "c:\successcontrol\Datenbank").

Ihre erstellten Dateien werden auf dem File-Server unter den jeweils im Setup vorgegebenen Ablageordnern gespeichert.

Bitte beachten Sie, dass die folgende Dateien sich stets zusammen imvorgegebenen Verzeichnis c:\SUCCESSCONTROL auf Ihrem PC befinden.(Auch bei Netzwerk Installationen)

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Neuer Computer - Umzug auf einen neuen PC bzw.anderen Rechner

Sie arbeiten bereits mit SuccessControl und haben einen neuen Rechner bekommenund möchten jetzt SuccessControl mit Ihren Daten auf dem neuen PC betreiben?

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Installieren Sie SuccessControl von unserer Webseite auf Ihren NEUEN PC.(testen Sie ob die Anwendung einwandfrei läuft, und beenden diese dann)

2. Kopieren Sie von Ihrem ALTEN PC folgende Unterverzeichnisse

- Ablage- Datenbank- Projekte- Vorlagen

auf Ihren NEUEN PC in das Verzeichnis C:\SUCCESSCONTROL

3. Jetzt haben Sie auf Ihrem NEUEN PC all Ihre Daten und Dateien.

HINWEIS - Netzwerk Installationen:Wenn Sie SuccessControl im Netzwerk betreiben, brauchen Sie lediglich die Daten-bankverbindung neu einzustellen.

Datenbankverbindung bei Netzwerk Installationen im Setup einstellen:

in diesen Verzeichnissen sind IhreDaten und Dateien gespeichert.

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Einrichten für den Mehrbenutzerzugriff

Wenn Sie SUCCESSCONTROL im Team - also gemeinsam mit mehreren Benutzernverwenden möchten, müssen lediglich die Ablage Verzeichnisse inkl. Datenbank aufeinem für alle Benutzer im Netzwerk erreichbarem Netzlaufwerk (NAS / Freigabe) liegen.Gehen Sie hierzu am besten wie folgt vor: VIDEO anschauen

1. Beenden Sie SUCCESSCONTROL und erstellen Sie eine Datensicherung der Daten-bankdatei SC4-Datenbank.accdb (z.Bsp. auf einen USB Stick kopieren)!

2. Legen Sie ein freigegebenes Netzlaufwerk an, auf welches alle Benutzer Zugriffhaben. (z.Bsp. m:\SuccessControl\)

3. Verschieben Sie folgende Verzeichnisse- Ablage- Datenbank- Projekte- Vorlagen

(liegen im Verzeichnis c:\successcontrol\)in dieses Netzlaufwerk (hier im Bsp. m:\SuccessControl\)

4. Starten Sie jetzt SUCCESSCONTROL wieder, es folgt einHinweis "Tabellen werden neu verknüpft" und ein Dialog derSie nach dem neuen Standort der Datenbankdatei fragt.("Wo ist Ihre Datenbankdatei SC4-Datenbank.accdb gespeichert?")Geben Sie jetzt einfach den Standort der Datenbankdatei(hier im Bsp. m:\successcontrol\Datenbank\SC4-Datenbank.accdb) an.

5. WICHTIG: Im Setup müssen jetzt noch einmalig die Pfade der Ablage angepasstwerden. Nutzen Sie dazu die Funktion imSetup > Admin Tools > Verweise ändern:

Ord

ner v

ersc

hieb

en

TIPP:Über die Schaltfläche “Info und Support” aufder Hauptauswahl ersehen bzw. kontrollierenSie mit welcher Datenbank Sie verbunden sind.

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6. Installieren Sie an den anderen PC’s SUCCESSCONTROL . Die Unterverzeichnisse(Ablage, Datenbank, Projekte, Vorlagen) können hier entfernt werden, da nicht benö-tigt.

Starten Sie SUCCESSCONTROL an diesem PC, Sie werden wieder nach dem Standortder Datenbankdatei gefragt. ("Wo ist Ihre Datenbankdatei SC4-Datenbank.accdbgespeichert?")Geben Sie jetzt einfach wieder den Standort der Datenbankdatei(hier im Bsp. m:\successcontrol\Datenbank\ SC4-Datenbank.accdb) an.Fertig! - nun können Sie gemeinsam auf alle Adressen, Kasse, Termine, Ordner-/Pro-jekte und Dateien im Netzwerk zugreifen.

HINWEIS: Falls der Dialog nicht erscheinen sollte - wurden die Unterverzeichnisse nicht entfernt. NutzenSie dann unter Datenbank Verbindung-Netzwerk die Funktion “Datenbankverbindung ändern”. Wir emp-fehlen diese Unterverzeichnisse zu entfernen, damit sich nicht evtl. mal ein Anwender versehentlich mitder falschen Datenbank verbindet!

Video ansehenSo richten Sie den Mehrbenutzerzugriff ein

Schema Netzwerk:

Die Anwendungsdateien liegen auf deneinzelnen PC’s.

Die Datenbank und die Ablageordnerliegen auf dem File-Server.

Hinweis:Sie haben dutzende An-wender und möchten alsBackend einen MS SQL-Server verwenden?

Kein Problem, fordern Sieam besten unser Script mitWhitepaper für die SQLServer Datenbank Erstel-lung an.

Hinweis: Die Datenbankverbindung können Sie auch direkt im Setup unter Datenbank Verbindung- Netzwerk einstellen bzw. kontrollieren:

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Mehrere Mandanten anlegen

Falls Sie mehrere Firmen haben und möchten für jede Firma eine eigenständige Instanzvon SuccessControl betreiben, können Sie wie folgt auch mehrere Mandaten anlegen:

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Beenden Sie SuccessControl

2. Benennen Sie das Verzeichnis C:\SUCESSCONTROL in

C:\SUCCESSCONTROL-TEMP um.

3. Legen Sie das Verzeichnis C:\SUCCESSCONTROL-FA1 an

4. Kopieren Sie den kompletten Inhalt aus Verzeichnis

C:\SUCCESSCONTROL-TEMP in das Verzeichnis C:\SUCCESSCONTROL-FA1

5. Legen Sie das Verzeichnis C:\SUCCESSCONTROL-FA2 an

6. Kopieren Sie den kompletten Inhalt aus Verzeichnis

C:\SUCCESSCONTROL-TEMP in das Verzeichnis C:\SUCCESSCONTROL-FA2

7. Korrigieren Sie die Desktop Verknüpfung SC5-Starten von

C:\SUCCESSCONTROL\SC5-Starten.accdr auf C:\SUCCESSCONTROL-FA1\SC5-Starten.accdr

(damit können Sie dann Firma A starten)

8. Legen Sie eine neue Desktop Verknüpfung an, die auf

C:\SUCCESSCONTROL-FA2\SC5-Starten.accdr verweist

(damit können Sie dann Firma B starten)

9. Stellen Sie im jeweiligen Setup von SuccessControl die korrekte Datenbankverbindung

( C:\SUCCESSCONTROL-FA1\Datenbank\ bzw. C:\SUCCESSCONTROL-FA2\Datenbank\)

sowie die gewünschtenEinstellungen für A bzw. B ein.

Tipp:

Wenn Sie für jeden Mandanten ein eigenes ICON haben möchten, ersetzen Sie das im

Mandantenverzeichnis befindliche IconSC5.ICO durch Ihr gewünschtes ICON.

Hinweis:

Wenn es sich bei den Mandanten um eigenständige Rechtsformen handelt, benötigen Sie für jeden

Mandanten eine eigene Lizenz!

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Mehrere Standorte - Fernzugriff von unterwegs undHome-OfficeDank der Microsoft Office Technologie ist SuccessControl CRM extrem flexibel und er-weiterbar. Von der Einzelplatz Installation, der Netzwerk Installation mittels Fileserverund oder Nutzung der RDP und Terminalserver Dienste für verteilte Standorte.

Die Schaubilder zeigen Ihnen beispielhaft die vielfältigen Möglichkeiten.

Detailinfos finden Sie unter: https://www.successcontrol.de/fernzugriff/

TIPP:

Detailinfos finden Sie unter:https://www.successcon-trol.de/fernzugriff/

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Technische HinweiseZur optimalen Funktion sollte Ihr Microsoft Office Paket korrekt konfiguriert sein.Prüfen Sie daher noch folgende Einstellungen:

Outlook Rückfrage abschaltenFür ein einwandfreies senden und zuordnen von eingehenden E-Mails konfigurieren Sie bitte Ihr Microsoft Outlook wiefolgt:

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Word korrekt einstellenFür ein einwandfreies erstellen von Worddokumenten muss das Standard Speicherformat inWord “Word-Dokument (*.docx)” sein. Diese Einstellung kontrollieren Sie wie folgt:

Word korrekteinstellen bei NAS Systemen die über IP-Adressen angesprochen werdenFalls Ihr NAS System über eine IP-Adresse im lokalen Netzwerk angesprochen wird, müssen Sie inWord folgende Option deaktivieren:

Tipp: Weitere Infos finden Sie auf unserer Support Seite:https://www.successcontrol.de/demo-download/crm-support/

Haken entfernen

Wenn Sie mehrere E-Mail Konten in Outlook haben:

Stellen Sie in den Outlook Konteneinstellungen dasStandard E-Mail Konto übereinstimmend mit derStandard Datendatei ein.

Setup & Anpassung

Im Setup Bereich können Sie SUCCESSCONTROL ganz auf Ihre Bedürfnisse abstimmenund anpassen.

Alle Optionen sind mit beschreibenden Texten und Assistenten versehen.

Im Setup von SUCCESSCONTROL

- hinterlegen Sie Ihre Firmenangaben- erstellen Sie Benutzer und vergeben diesen individuelle Berechtigungen- definieren Sie Ihre Vorgaben für die verschiedenen Programmmodule- legen Ihr individuelles Erscheinungsbild (Corporate Design) fest- importieren Sie Daten (Adressen, Kunden, Artikel etc.)- etc. etc.

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Tipp:Nutzen Sie die jeweils hinterlegten Anleitungsvideos zu deneinzelnen Punkten!

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GrundeinstellungenSUCCESSCONTROL wird mit folgenden Grundeinstellungen installiert, die im Setupangepasst werden können.__________________________________________________________________DatenbankPfad zur Datenbank: C:\SUCCESSCONTROL\Datenbank\SC4-Datenbank.accdb__________________________________________________________________Angelegte BenutzerBenutzername: Ablagepfad:

Admin C:\SUCCESSCONTROL\AblageMustermann Hans C:\SUCCESSCONTROL\Ablage__________________________________________________________________Voreinstellung der Ablagepfade:

Vorlagen Verzeichnis: C:\SUCCESSCONTROL\Vorlagen\Ablagepfad Rechnungen und Mahnungen: C:\SUCCESSCONTROL\Ablage\Ablagepfad Kassenbelege: C:\SUCCESSCONTROL\Ablage\Ablagepfad Artikel Bilder: C:\SUCCESSCONTROL\Ablage\__________________________________________________________________Ordner / Projekte Verzeichnis VorgabenLaufwerk: Unterordner:c:\SUCCESSCONTROL\Projekte 01 Briefe an Kunden und Lieferantenc:\SUCCESSCONTROL\Projekte 02 Angebotec:\SUCCESSCONTROL\Projekte 03 Auftragsbestaetigungenc:\SUCCESSCONTROL\Projekte 04 Vertraegec:\SUCCESSCONTROL\Projekte 05 Besprechungsprotokollec:\SUCCESSCONTROL\Projekte 06 Lieferscheinec:\SUCCESSCONTROL\Projekte 07 Rechnungen an Kundenc:\SUCCESSCONTROL\Projekte 08 Praesentationsunterlagen__________________________________________________________________NummernkreisTyp: Nummer:Angebot 170000Auftragsbestätigung 170000Auftragsnummer 170000KundenNummer 5000Lieferschein 170000Mahnungen 170000Mitgliedsnummer 1Projektnummer 1Rechnungen 170002Zahlungshinweise 170000__________________________________________________________________Mehrwertsteuer-SätzeSteuersatz:19 %7 %0 %__________________________________________________________________Datenbank und Hilfsdateien AuflistungC:\SUCCESSCONTROL\Datenbank\SC4-Datenbank.accdb

__________________________________________________________________Modus: 32-Bit (bzw. 64-Bit)Ländereinstellung: DeutschlandWährung: €Zifferngruppierung: 3;0Symbol für Zifferngruppierung: .

MailClient Setting: Outlook

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Setup - Benutzer - vereinfachen der AnwendungIn der Benutzer und Rechteverwaltung definieren Sie was der jeweilige Anwender darf,und ebenso können Sie die Anwendung verschlanken, in dem Sie nicht benötigte Pro-gramm-Module einfach ausblenden.

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TelefonieFalls Ihre Telefone entweder die Windows Wählhilfe (dialer.exe) unterstützen, oderSie Placetel IP-Telefonie verwenden, können Sie diese für den jeweiligen Benutzerkonfigurieren. Der Benutzer kann dann bequem aus SUCCESSCONTROL herausTelefonnummern wählen.

HINWEIS:Unser Support kann aufgrund der Vielzahl an Telefonen und Anlagen Ihnen leidernicht beantworten ob Ihr Telefon bzw. Anlage die Windows Wählhilfe unterstützt!Wenden Sie sich hierzu bitte direkt an Ihren Telefon bzw. Telefonanlagen Herstellerbzw. Systemadmin.

Sie können die Windows Wählhilfe wie folgt selbst testen:- geben Sie in Windows unter ausführen dialer.exe ein- wenn Sie jetzt mit der Windows Wählhilfe Ihr Telefonansteuern können, klappt es auch mit SuccessControl!

Placetel IP-TelefonanlageWenn Sie eine Placetel IP-Telefonanlage verwenden, erhalten Sie die notwendigenAngaben in Ihrem Placetel Portal.

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Setup & Anpassung - Formular einrichtenDen Formular Briefbogen für Ihre Rechnungen, Angebote etc. richten Sie direkt imSetup ein. Folgen Sie dem Assistenen ( Schritt 1. bis 7.)weitere Infos unterhttps://www.successcontrol.de/V5/Videos/Formulare/hintergrundbild.html

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Video

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Setup & Anpassung - Import von Adressdaten

Hier importieren Sie Adressen von Outlook, bzw. importieren Adressenund Daten aus beliebigen Datenquellen wie Excel-Listen etc..Ein Assistent führt Sie jeweils durch den Vorgang.

Wichtig:

Ein Assistent führt Sie jeweils durch den Vorgang -BITTE LESEN und BEFOLGEN- Sie die Dialoge des Assistenten.

Video ansehenImport von Adressen

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Datensicherung

Um alle Daten zu sichern, kopieren Sie bei Einzelplatz Installationen einfach daskomplette Verzeichnis C:\SUCCESSCONTROL\ auf ein externes Laufwerk, oder nutzenSie die automatische Windows Sicherung für dieses Verzeichnis.

Bei Netzwerk Installationen kopieren Sie einfach daskomplette Verzeichnis M:\SUCCESSCONTROL\ (Pfad hierbeispielhaft) auf ein externes Laufwerk, oder nutzen Siedie automatische Windows Sicherung für dieses Verzeich-nis.

Tipp:Anleitung- Windows DateiversionsverlaufSicherung aktivieren und konfigurieren

Automatische Datensicherung der Datenbank

SUCCESSCONTROL nimmt beim beenden immer eine automatische Datensicherungder Datenbank in das vorgegebene Sicherungsverzeichnis vor (sofern die Datenbanknicht noch von einem anderen Benutzer in Verwendung ist - der letzte Benutzersichert beim beenden).

Das Sicherungsverzeichnis geben Sie im Setup von SuccessControl unter“Datei Ablage” vor. Die Datenbank wird dann mit deraktuellen Tagesbezeichnung in diesem Verzeichnis gesichert.Sie haben somit eine 7 Tage zurückblickende Sicherung.

Falls Sie die Datenbank zurückspielen möchten, gehenSie wie folgt vor:

1. Beenden Sie SuccessControl an allen PC’s2. Kopieren Sie Ihre Datenbankdatei SC4-Datenbank.accdb

sicherheitshalber auf einen USB-Stick3. Suchen Sie im Sicherungsverzeichnis die aktuellste Sicherung - hier im Beispiel

wäre dies Mittwoch.accdb (Änderungsdatum 22.11.2017 02:34)4. Benennen Sie Mittwoch.accdb auf SC4-Datenbank.accdb um - und kopieren

diese dann an die Stelle ein, wo normalerweise Ihre Datenbank ist.

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Wordvorlagen erstellenSie können die Word-Vorlagen die SUCCESSCONTROL für Ihren Schriftverkehr verwen-den soll ganz einfach mit Word selbst erstellen bzw. anpassen.

Fügen Sie einfach die Textmarke an der gewünschten Stelle inIhren Wordvorlagen ein. Hierzu die gewünschte Textstelle mar-kieren, dann Word Menü TEXTMARKE, Textmarkenname einge-ben und mit HINZUFÜGEN bestätigen.

Video ansehenTextmarken mit Word setzen

Video ansehenWordvorlagen in SUCCESSCONTROL einfügen

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1. Erstellen Sie in Word eine Word-Briefvorlage die Ihren Vorstellungen entspricht,oder öffnen Sie einfach eine bestehende Worddatei die bereits Ihr Logo etc. enthält,oder downloaden Sie eine unserer Muster Wordvorlagen.Hinweis: Öffnen Sie eine Wordvorlage nicht mit Doppelklick (Word erstellt dannnämlich ein neues Dokument basierend auf der Vorlage) sondern öffnen Sie zuerstWord, und nutzen dann die Funktion DATEI ÖFFNEN in Word.

2. Fügen Sie jetzt einfach die SUCCESSCONTROL Textmarken (die Namen der Text-marken und deren Bedeutungentnehmen Sie bitte der Tabelle auf der nächstenSeite) an die Stellen in Ihrem Worddokument ein, wo Sie gerne eine automatischeFüllung (wie z.Bsp. mit der Empfängerfaxnummer etc.) wünschen.

Tipp Textmarke in Word einfügen - so gehts:Einfach die gewünschte Textstelle in Word markieren, dann Word Menü TEXTMARKEwählen, Textmarkenname genau wie in der Tabelle auf nächster Seite angegebeneintragen - und mit HINZUFÜGEN bestätigen.

3. Speichern Sie diese Datei ggf. als Vorlage und fügen Sie diese über das SUCCESS-CONTROL Setup Menü (Adressen/Vorlagen) ein - fertig.Ab sofort steht Ihnen Ihre Vorlage zur Verfügung.

TiPP:Sie können selbstverständlich verschiedene Vorlagen in SUCCESSCONTROL einfügen(z. Bsp. eine mit Logo, eine ohne etc., auch Excel oder Makrovorlagen)

Video ansehenWordvorlagen in SUCCESSCONTROL einfügen

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Kurzanleitung - Worddateien anpassen

So einfach passen Sie Ihre Worddateien zur Verwendung mit SuccessControl CRM an:

1. Öffnen Sie in Word irgendein Dokument, das Sie bisher verwendet haben.

2. Markieren Sie den kompletten Adressblock, gehen dann auf Einfügen – Textmarkeund geben als Textmarke ETIKETT ein, und bestätigen mit Hinzufügen.

An diese Stelle wird dann die komplette Anschrift der in SuccessControl gewähltenAdresse eingesetzt.

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3. Markieren Sie die komplette Anrede, gehen dann auf Einfügen – Textmarke undgeben als Textmarke ANREDEBR ein, und bestätigen mit Hinzufügen.

An diese Stelle wird dann die korrekte - vollständige Briefanrede der in SuccessControlgewählten Adresse eingesetzt

4. Markieren Sie das Datum, gehen dann auf Einfügen – Textmarke und geben alsTextmarke Tagesdatum ein, und bestätigen mit Hinzufügen.

An diese Stelle wird dann das Tagesdatum (wann der Brief in SuccessControl erstelltwurde) eingesetzt

5. Speichern Sie jetzt am besten Ihre Worddatei in das Vorlagen Verzeichnis vonSuccessControl ( C:\SUCCESSCONTROL\Vorlagen ), damit Sie Ihre Vorlage bequem fin-den und auswählen können.

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Wordvorlagen erstellen - Textmarken und ihre Bedeutung

Adressenmodul (für alle Briefe die über Adressenmodul werden)

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Bitte beachten:Die Textmarke muss in Ihrer Word-Vorlage exakt eingegeben werden,(auf Schreibweise/Tippfehler) achten damit das entsprechende Feldeingefügt werden kann.

Zwei Beispiele für den Bezug zur Adressenmaske:

Hinweis:Eine vollständige Auflistung der Textmarken und Download Link finden Sieauf den Folgeseiten

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Wordvorlagen erstellen - Textmarken und ihre Bedeutung

Hinweis Platzhalter

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Textmarken Auflistung Auszug - Adressenmodul

Hier vollständige Textmarken ListeDownload als Excel-Liste

Es stehen Ihnen ca. 100 verschiedene Textmarken füralle Anwendungsfälle zur Verügung - laden Sie dievollständige Liste hier.

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Serienbrief Vorlagen erstellen

Verwenden Sie einfach eine Wordvorlage die Ihnen gefällt, und wählen diese dannals Vorlage bei der Serienbrieferstellung durch SUCCESSCONTROL aus.

Dann platzieren Sie nur noch die Seriendruckfelder (Seriendruckfelder einfügen)wie Anschrift, Anredebrief etc. - fertig!

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TIPP:Möchten Sie sich die Seriendruckfelder - welche bei Word alsPlatzhalter angezeigt werden - mit den echten Adressatendatenanzeigen lassen, betätigen Sie die Word ABC Taste.

Video ansehenSerienbriefe erstellen

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Optional: Mitgliedsdaten / Zuwendungen

Dieser Bereich dient Ihnen zur Verwaltung von Vereins-Mitgliedern, Zuwendungen(Spenden und Spendern) und Paten. Hier können beliebig viele Zuwendungsartenpro Adresse angelegt sowie der Adressat als Mitglied deklariert werden.

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Hinweis:Dieses Modul können Sie Bedarf im Setup aktivieren oder deaktivierenSetup > Firmen Angaben > Organisation

- Erstellen von Mitgliedschaften- Anlegen von Spenden- Anlegen von Patenschaften- Einzug der Beiträge und Spenden über das Lastschriftverfahren- Erstellen von Spendenbescheinigungen

Optional - Mitgliederverwaltung

Wie wird aus einer Adresse/Person ein Mitglied?1. Auf die Registerkarte „Mitgliedsdaten – Zuwendungen“ klicken2. Auf “Mitgliedschaft aktivieren” klicken und die erforderlichen Felder ausfüllen3. Eine neue Zuwendung anlegen (hier im Bsp. Mitgliedsbeitrag).

Tipp:Soll bzw. darf der Beitrag per Lastschrift eingezogen werden, geben Sie einfach,die Bankverbindung ein, und bei Zahlungsart “Lastschrift”.

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Optional - Mitgliederverwaltung

Wie wird aus einer Adresse/Person ein regelmäßiger Spender?1. Auf die Registerkarte „Mitgliedsdaten – Zuwendungen“ klicken2. Eine neue Zuwendung anlegen (hier im Bsp. Spende).

Tipp:Soll bzw. darf der Beitrag per Lastschrift eingezogen werden, geben Sie einfach,die Bankverbindung ein, und bei Zahlungsart “Lastschrift”.

Hinweis:

- Sie können pro Adresse beliebig viele Zuwendungen anlegen!

- Auch wenn die Adresse kein Mitglied ist, können Sie Zuwendungenwie Spenden und Patenschaften anlegen!

- Über die Schaltfläche “Detail-Info-Bearbeiten” können Sie die Zuwendungs-angaben ändern, solange noch keine Sollstellung und Abbuchung erfolgt ist.

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Optional - Mitgliederverwaltung

Zahlungen buchenZahlungen können direkt bei der Adresse und betreffenden Zuwendung gebucht werden

oder alternativ

über die Schnellbuchungsmaske (siehe Hauptauswahl) durchDoppelklick bei der entsprechenden Person und Zuwendung.

Tipp:Bei Doppelklick in die Spalte “Zuw-Art” (Zuwendungs-Art), erhalten Sie bei derSchnellbuchungsmaske eine Detailauskunft zur Zuwendung um ggf. eine Zahlungbesser zuzuordnen.

Sind Sie bereits direkt bei der Adresse und betreffenden Zuwendung, erhalten Sie dieDetailauskunft über die Schaltfläche “Detail-Info - Bearbeiten”.

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Hinweis:zur Kassenbuchungwird immer die aktu-elle in der Hauptaus-wahl ausgewählteKasse angeboten.

Optional - Mitgliederverwaltung

Zahlungshinweise erstellenZahlungshinweise sind “freundliche Erinnerungsbriefe” an Ihre Zuwender / Spender, umdiese an die “Fälligkeit” von Beiträgen bzw. Spenden zu erinnern.

Tipp:Sind Sie direkt bei einer Adresse, erstellen Sie einen Zahlungshinweis nur für dieseAdresse über die Schaltfläche “Sollstellen / Zahlungshinweise”.

Zahlungshinweise an alle Zuwender, erstellen Sie über die “Vereinsfunktionen”,Schaltfläche “Zuwendungen ins Sollstellen” - “Sollstellung, Lastschriften undZahlungshinweise” erzeugen.

Zuwendungs (Beitragsauszug) Mahnungen erstellenMahnungen für überfällige Zuwendungen werden nach dem gleichen Prinzip erstellt.Sie können diese ebenfalls für nur einen Adressat oder alle Zuwender erstellen (“Vereinsfun

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ktionen”).

Tipp:Das optische Erscheinungsbild der Formulare - also Ihr CD (Corporate Design)- können Sie im Setup von SUCCESSCONTROL individuell anpassen.

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Zusatzmodul - Mitgliederverwaltung

Lastschriften erstellen / Zuwendungen ins Sollstellen

Die Zuwendungen müssen monatlich ins Soll gestellt werden, um:A. Kontinuierlich die Lastschriften einreichen zu können

(z.Bsp. Zahlweise monatlich per Lastschrift …)B. Die Sollstellung ermöglicht durch einen Soll / Haben Vergleich je Zuwendung

Mahnungen an säumige Zahler zu generierenC. Bei jeder Zuwendung ist dann ein aktueller Soll / Haben Vergleich gegeben

Was bedeutet Zuwendungen ins Sollstellen?

Das bedeutet, das für jede Zuwendung die bis zum angegebenen Stichtag fällig ist,- ein Offener Posten erzeugt wird- die Lastschriftliste erzeugt wird- Option des Ausdrucks von Zahlungsaufforderungen angeboten wirdund- das Datum der nächsten Fälligkeit entsprechend der Zahlweise hochgesetzt wird!(Monatszahler plus 1 Monat, Quartalszahler plus 3 Monate usw.)

So erstellen Sie Lastschriften und stellen Zuwendungen ins Soll:

1. Wählen Sie bei den Vereinsfunktionen “Zuwendun-gen ins Sollstellen - Lastschriftliste erzeugen” aus.

2.Wählen Sie Ihre Bankverbindungaus, wo Sie Ihre Lastschriftliste ein-reichen.

WICHTIG!

Sie müssen die Zuwendungen monatlich ins Sollstellen!Wir empfehlen die Sollstellung monatlich jeweils am Monats-

ende vorzunehmen.

2.Wählen Sie Ihren Stichtag aus. Sie erhalten dann eine Vorschau zum Stichtag, undkönnen nun die automatische Erzeugung veranlassen.

- Ihre Lastschriftliste wird als Excel undSEPA Datei (diese können Sie direkt in Ihr Electronic

Banking einlesen und ausführen) ausgegeben -

- optional können Sie die einge-reichten Lastschriften als bezahltmarkieren (Vorteil: Sie müssen lediglich noch

eventuelle Lastschrift Rückläufer buchen!) -

- desweiteren haben Sie die Mög-lichkeit noch Zahlungshinweise zuerstellen (für alle, die NICHT per Lastschrift

zahlen) -

- zum Abschluss erhalten Sienoch ein Verarbeitungsprotokoll -

Fertig!

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Video ansehenSEPA Umstellung undSEPA Lastschriften

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Zusatzmodul - Mitgliederverwaltung

Spendenbescheinigungen erstellen

Tipp:Sind Sie direkt bei einer Adresse, erstellen Sie eine Spendenbescheinigung nur fürdiese eine Adresse über die Schaltfläche “Spendenbescheinigung”.

Spendenbescheinigungen an alle Zuwender, erstellen Sie über die “Vereinsfunktio-nen”, Schaltfläche “Spendenbescheinigungen erstellen”.

1. Wählen Sie bei den Vereinsfunktionen “Spendenbescheinigungen erstellen” aus.

2. Wählen Sie denZeitraum von bisaus.

Tipp:Über die weiteren Optionen können Sie Versandkosten sparen - wenn Sie z.Bsp. nurSpendenbescheinigungen an Zuwender versenden, die z.Bsp. mehr als einen gewis-sen Betrag in Summe gespendet haben.

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3. Die Spendenbescheinigungen werden als PDF-Datei ausgegeben.Hinweis / Tipp: Es werden nur Spendenbescheinigungen für Zahlungen erstellt, für dienoch keine Bescheinigung erstellt wurde. Das Formular können Sie im Setup einfach auf IhreGegebenheiten anpassen - inklusive Unterschrift!

4. Wenn Sie den Vor-gang abschliessen,werden die entspre-chenden Zuwendun-gen gekennzeichnet,das für diese eine Be-scheinigung erstelltwurde.

Fertig!

Tipp:In der Ablage und bei den jeweiligen Zuwendungen wird automatisch eine Notiz vermerkt wann,für wen und für was eine Spendenbescheinigung erstellt wurde.

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Zusatzmodul - Mitgliederverwaltung

Was ist mit anonymen Spendeneingängen?

Es gibt einen Adressdatensatz „ANONYME SPENDEN“, der mit einer entsprechendenZuwendungsart (Spontanspende) angelegt werden kann und hier können Sie Zah-lungeingänge festhalten, deren Adressaten Sie nicht kennen.

Wird in der Zukunft ein Spender bekannt und die Adresse ist hinterlegt worden,dann können Sie von hier diese Spende dem Spender zuordnen/umbuchen, nach-dem Sie ihm eine entsprechende Zuwendungsart angelegt haben.

Umbuchen einer Zahlung:

1. Gehen Sie in die Zuwendungs-Zahlungsliste

Video ansehenMitgliederverwaltung

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2. Markieren Sie den Posten welcher umgebucht werden soll.

3.Bestätigen Sie den Vorgang - und wählen dannden neuen Adressat sowie die entsprechende Zu-wendung aus.

Fertig!

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Zusatzmodul - Mitgliederverwaltung

Vereins Funktionen

Die Vereins Funktionen von SUCCESSCONTROL bieten Ihnen noch weitere Möglich-keiten, wie Excellisten Erstellung der Mitglieder, Mitglieder Austritte, Statistikenetc.etc..

Diese Funktionen sind weitestgehend selbsterklärend.

Video ansehenMitgliederverwaltung

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Statistiken

Grundlegende Statistiken rufen Sie einfach über die Schaltfläche “Statistiken” sowie“Geburtstage-Jubiliäen” auf (siehe Hauptauswahl).

Tipp:Erweiterte Statistiken sind individuell über eine Excel Auswertung möglich.

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Häufige Fragen - FAQ

Weitere Infos erhalten Sie aktuell auf unserer Website www.successcontrol.de

Empfohlene Erweiterungen, Zubehör und Tools

Aktuelle Tools, Erweiterungen und Zubehör finden Sie immer aktuell auf unsererWebseite http://www.successcontrol.de/demo-download/tools/

Support InfosAktuelle Support Infos Sie immer aktuell auf unserer Webseitehttps://www.successcontrol.de/demo-download/crm-support/

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Support, Schulungen und Beratung

Als kostenpflichtige Dienstleitung bieten wir Ihnen gerne auf WunschUntertützung in folgenden Bereichen an:

• Software Einführung und Installation

• Bestandsdaten Analyse, Datenimport und Aufbereitung

• Einrichten der Setups, Anpassen von Logo’s für Formulare, Word-Vorlagen

• Support von System Administratoren

Kontakt:

SuccessControl CRMSteppat GmbHD-55743 Idar-ObersteinTelefon: +49 6781-930 90 20E-Mail: service@successcontrol.de

Online-Shop für Lizenzbestellungen: https://www.successcontrol.de/preise/

Reseller & IT SystemhäuserMit über 60 SuccessControl CRM Resellern und Systemhäusern in Deutschland,Österreich und der Schweiz haben Sie immer einen kompetenten Ansprechpartnerdirekt in Ihrer Nähe.https://www.successcontrol.de/crm-kontakt/reseller/

Seminare - WorkshopsIn den Seminaren und Workshops derSuccessControl® Akademie erfahren Sie, wie SieAdressen und Informationen effektiv bearbeiten undrelevante Unterlagen schnell wiederfinden.

Durch eine optimale Anwendung des CRM haben Sie mehr Zeit für unternehmeri-sche und gewinnbringende Aufgaben. Sie sind in der Lage Arbeitsabläufe schnellerund einfacher zu koordinieren sowie zu optimieren.https://www.successcontrol.de/akademie/

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