Arbeiten mit DATEV Unter- nehmen online – …...Bei der digitalen Buchführung geben Sie Ihre...

Arbeiten mit DATEV Unter- nehmen online ndash Arbeitsablaumlufe in Ihrem Unternehmen optimieren

Stand 12 | 13

Leitfaden fuumlr

Unternehmen

303

04 10 Einstieg in die digitale

Buchfuumlhrung

06 20 Unternehmen online ein-

richten

06 21 Allgemeine Voraussetzungen07 22 Einrichtungsassistent 07 23 Bankverbindung anlegen 09 24 Unterstuumltzung durch Pro-

grammhilfe Info-Datenbank und Servicevideos

10 30 Digitalisieren der Belege

10 31 Mindestanforderungen an den Scanner

10 32 Schrittweiser Arbeitsablauf12 33 Programm Belegtransfer

Komponente Scan-Modul ein-richten

14 34 Organisatorische Fragen die Sie mit Ihrem steuerlichen Berater klaumlren muumlssen

15 40 Aufbau und Inhalt der

Anwendungen Belege

online und Bank online

18 50 Bearbeiten und Bezahlen

von Belegen

18 51 Bearbeiten von Belegen19 52 Bezahlen von Belegen

(Lieferantenrechnungen)22 53 Anlegen und Ausfuumlhren von

sonstigen Zahlungen (ohne Belegbild)

23 54 Gespeicherte Zahlungen aus-fuumlhren

24 55 Belege suchen

25 60 Kontoumsaumltze von der

Bank abrufen und kontrol-

lieren

25 61 Allgemeine Informationen25 62 Kontoumsaumltze holen26 63 Kontoumsaumltze aufrufen26 64 Einstellungen Kontoumsaumltze

pruumlfen28 65 Regeln anlegen

29 70 Rechnungen schreiben

29 71 Aufbau und Inhalt der Anwendung

30 72 Kundendaten erfassen30 73 Artikel anlegen31 74 Einstellungen festlegen31 75 Belegvorlagen erstellen 32 76 Verkaufsbelege erstellen33 77 Belege fuumlr Ihren steuerlichen

Berater bereitstellen

34 80 Kassenbelege erfassen und

bereitstellen

34 81 Kassenbelege erfassen36 82 Belegsaumltze festschreiben

(optional)37 83 Belegsaumltze fuumlr Ihren steuerli-

chen Berater bereitstellen37 84 Auswertungen erstellen

38 90 Umgang mit elektronischen

Rechnungen

38 91 Arbeiten mit elektronischen Rechnungen

38 92 Kooperation E-POSTBRIEF

39 100 Lohndaten erfassen

39 101 Personal-Stammdaten erfas-sen

39 102 Bewegungsdaten erfassen40 103 Organisatorische Fragen die

Sie mit Ihrem steuerlichen Berater klaumlren muumlssen

41 110 Lohnvorwegberechnungen

vornehmen

42 120 Auswertungen Offene Pos-

ten Finanzbuchfuumlhrung und

Personalwirtschaft aufrufen

42 121 Auswertungen Offene Posten und Finanzbuchfuumlhrung aufru-fen

24 122 Auswertungen Personalwirt-schaft aufrufen

Inhalt

04

Sie haben sich entschlossen in die digitale Buchfuumlhrung einzusteigen Diese Broschuumlre enthaumllt in Kurzform alle Informationen die Sie benoumltigen um erfolg-reich starten zu koumlnnen

Bei der digitalen Buchfuumlhrung geben Sie Ihre Belege nicht mehr auszliger Haus sondern digitalisieren Ihre Papierbelege per ScannerFax und uumlbertragen sie in Belege online Dort werden die Belege in einem Belegarchiv archiviert und ver-waltet und stehen Ihrem steuerlichen Berater als Basis fuumlr die Buchfuumlhrung zur Verfuumlgung

Mit Belege online und Bank online stehen Ihnen Anwendungen zur Verfuumlgung mit denen Sie unter anderem Folgendes tun koumlnnen Ihre digitalisierten Belege bearbeiten Rechnungen direkt vom Belegbild bezahlen oder Lastschriften erstellen Ihre aktuellen Kontoumsaumltze abrufen und pruumlfen Bei der Pruumlfung werden Sie mit Regeln und Automatismen unterstuumltzt

Sie haben damit den Uumlberblick uumlber die unbearbeiteten Rechnungen und unbezahlten Lieferanten- und Kundenrechnungen

Das zentrale Programm fuumlr die gemeinsamen Daten und die Zusammenarbeit mit Ihrem Berater ist DATEV Unternehmen online Es umfasst alle wichtigen Online-Anwendungen die Sie fuumlr die Buchfuumlhrung mit digitalen Belegen zur Lohndaten-Vorerfassung und zur Lohnvorwegberechnung benoumltigen

Am besten hinterlegen Sie Unternehmen online gleich als Favoriten in Ihrem Browser (Internet Explorer)

Oumlffnen Sie dazu DATEV Unternehmen online uumlber wwwdatevde | MyDATEV | Online-Anwendungen | DATEV Unternehmen online und klicken Sie im Navigationsbereich auf Einstellungen Waumlhlen Sie Allgemeine Verwaltung klicken Sie auf die Schaltflaumlche Unternehmen online zu Ihren Favoriten hinzufuumlgen und bestaumltigen Sie mit der Schaltflaumlche Hinzufuumlgen Beim naumlchsten Programmaufruf waumlhlen Sie im Internet Explorer einfach im Menuuml Favoriten den Eintrag Unternehmen online

Im Bereich Einstellungen koumlnnen Sie uumlber die Startseitenverwaltung festle-gen welche Anwendung beim Start von Unternehmen online automatisch geoumlff-net wird

10 Einstieg in die digitale Buchfuumlhrung

Diese Broschuumlre koumlnnen Sie uumlbrigens auch unter wwwdatevdeleitfaden-fuer-unternehmen als PDF-Datei herunterladen

505

Fuumlr Fragen rund um das Thema Buchfuumlhrung mit digitalen Belegen stehen Ihnen folgende Hilfemedien zur Verfuumlgung Zur Programmhilfe der jeweiligen Anwendung in Unternehmen online gelangen Sie uumlber die Schaltflaumlche Hilfe

Nutzen Sie die DATEV Info-Datenbank im Internet unter wwwdatevdeinfo-db oder im DATEV-Rechenzentrum

Auf unserer Internetseite wwwdatevdefaq-unternehmen-online finden Sie die haumlufigsten Fragen zu Unternehmen online

Weitere Unterstuumltzung bietet wir Ihnen mit unseren Servicevideos zu Unter-nehmen online Diese finden Sie unter wwwdatevdeservicevideo im Bereich Unternehmen online

Abonnieren Sie die Stoumlrungsinformationen DATEV-RZ DATEVnet und Unternehmen online (Art-Nr 19073) und erfahren Sie per SMS oder E-Mail wenn das Rechenzentrum und die Dienste von DATEVnet und Unternehmen online nur eingeschraumlnkt verfuumlgbar sind

Der DATEV Programmservice steht Ihnen unter folgenden Telefonnummern montags bis freitags von 745 Uhr bis 1800 Uhr zur Verfuumlgung Belegwesen Belege online +49 911 319-3621 Zahlungsverkehr online Bank online +49 911 319-7303 LODAS Vorerfassung online LOVOR online +49 911 319-5800 Lohn und Gehalt Vorerfassung online LOVOR online +49 911 319-5600 Installations-Hotline +49 911 319-7727

6

20 Unternehmen online einrichten

06

Scanner DATEV SmartCard mIDentity

DATEV Unternehmen online

DATEV Unternehmen online Belege Kassenbuch Bank

Lohn Vorerfassung Auswertungen Auftragswesen

DATEV Kanzlei- Rechnungswesen pro

DATEV SmartCardmIDentity

Arbeitsprozess mit DATEV Unternehmen online

Unternehmen DATEV Kanzlei


DATEV Belege online DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

Belegerfassung Belegablage imDATEV-Rechenzentrum

digitale Belege

21 Allgemeine Voraussetzungen

Um die Online-Anwendungen nutzen zu koumlnnen benoumltigen Sie einen PC mit Betriebssystem Windows XP SP3 Windows 7 oder Windows 8 (Bitte beachten Sie dass das Betriebssystem Windows XP ab April 2014 nicht mehr von Microsoft gewartet wird)

Microsoft Internet Explorer Internetzugang (Informieren Sie sich uumlber die Absicherung Ihres Internet-zugangs unter wwwdatevdedatevnet)

DATEV SmartCard bzw DATEV mIDentity compact und das DATEV Sicherheitspaket compact

707

22 Einrichtungsassistent

Der Einrichtungsassistent unter wwwdatevdeeinstieg-unternehmenonline unterstuumltzt Sie beim Einrichten von DATEV Unternehmen online Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten um ein reibungsloses Arbeiten zu gewaumlhr-leisten

23 Bankverbindung anlegen

Nachdem Ihr Bestand in Unternehmen online von Ihrem steuerlichen Berater oder von Ihnen eingerichtet wurde empfehlen wir Ihnen Ihre Bankverbindung zu hinterlegen Damit ist der Zahlprozess sofort moumlglich

Die Bankverbindung wird in der Anwendung Stammdaten angelegt

So legen Sie eine Bankverbindung an1 Klicken Sie auf Meine Anwendungen | Stammdaten und oumlffnen Sie Ihren

Mandantenbestand2 Waumlhlen Sie den Menuumlpunkt Unternehmensangaben und die Registerkarte

Bank3 Erfassen Sie Bankleitzahl und Kontonummer bzw IBAN und BIC Wenn Sie

die Bankleitzahl und Kontonummer erfassen werden die Felder IBAN und BIC automatisch vorbelegt Pruumlfen Sie die Daten Klicken Sie auf die Schaltflaumlche Hinzufuumlgen und anschlieszligend auf die Schaltflaumlche Uumlbernehmen

Nachdem Sie Ihre Bankverbindung angelegt haben muumlssen Sie Ihre Zugangs-daten die Sie von Ihrer Bank erhalten haben im Programm hinterlegen und das Konto initialisieren

So hinterlegen Sie Ihre Zugangsdaten und initialisieren Sie Ihr Konto 1 Waumlhlen Sie wie oben beschrieben in den Stammdaten die Registerkarte

Bank2 Klicken Sie auf die Schaltflaumlche Einstellungen Zahlungsverkehr 3 Waumlhlen Sie unter Bankverbindungen verwalten Ihre Bankverbindung fuumlr

die Sie das entsprechende Verfahren einrichten moumlchten

808

Das weitere Vorgehen haumlngt ab von dem von Ihnen eingesetzten Uumlbertra-gungsverfahren (HBCI PINTAN- EBICS- oder DATEV-Sammelverfahren)

HBCI PINTAN-Verfahren 1 Klicken Sie im Bereich Einstellungen auf die Registerkarte HBCI-Zugang2 Klicken Sie auf die Schaltflaumlche NeuHinzufuumlgen und erfassen Sie Ihre

HBCI-Zugangsdaten wie Benutzername und Benutzerkennung Die Benutzerkennung ist bei jeder Bank erforderlich die Kunden-ID wird nur von einigen Banken angefordert

3 Klicken Sie auf die Schaltflaumlche Initialisierung durchfuumlhren und geben Sie Ihre PIN ein

4 Klicken Sie nochmals auf die Schaltflaumlche Initialisierung durchfuumlhren Die Initialisierung startet Nach erfolgreicher Initialisierung kann das Bankkonto sofort fuumlr das HBCI PINTAN-Verfahren genutzt werden

EBICS-Verfahren 1 Klicken Sie im Bereich Einstellungen auf die Registerkarte EBICS-Zugang2 Klicken Sie auf die Schaltflaumlche NeuHinzufuumlgen und erfassen Sie Ihre

EBICS-Zugangsdaten wie Benutzername Benutzerkennung Kunden-ID und Hostname

3 Klicken Sie auf die Schaltflaumlche Initialisierung durchfuumlhren und im anschlieszligenden Dialogfenster nochmals auf Initialisierung durchfuumlhren Die Initialisierung startet Bei der Initialisierung findet eine Anschaltung an das Bank-Rechenzentrum statt Dabei werden drei Initialisierungsbriefe (INI-Briefe) erstellt

4 Klicken Sie auf die Schaltflaumlche INI-Briefe drucken5 Unterschreiben Sie (als Kontoinhaber) alle drei Briefe und geben Sie diese

an Ihre Bank weiter Sobald die Bank die Bankverbindung freigeschaltet hat koumlnnen Sie das EBICS-Verfahren nutzen Wenn mehrere Unterschriften geleistet werden sollen legen Sie fuumlr jede unterschriftsberechtigte Person einen neuen Benutzer an

DATEV-SammelverfahrenFuumlr die Teilnahme am DATEV-Sammelverfahren benoumltigt die Bank eine Teil-nahmeerklaumlrung vom Kontoinhaber Das Formblatt fuumlr die Teilnahmeerklaumlrungfinden Sie in der Info-Datenbank im Dokument Vereinbarung uumlber die Teil-nahme am beleglosen Datenaustausch unter Einschaltung von Service-Rechenzentren (Dok-Nr 1034613)

Es sind keine Zugangsdaten von der Bank erforderlich

Weitere Informationen dazu findenSie in der Info-Datenbank HBCI ndash Hilfe bei der EinrichtungUmstellung von Konten (Dok-Nr 1034294)

HBCI PINTAN bzw EBICS in Zahlungsverkehr online Bank online (Unternehmen online) ein-richten (Dok-Nr 1036068)

909

24 Unterstuumltzung durch Programmhilfe Info-Datenbank und Service-

videos

Bitte nutzen Sie bei Fragen zur Handhabung oder zum Vorgehen immer die Programmhilfe Sie finden darin die wichtigsten Informationen zusammenge-fasst

In unserer Info-Datenbank (wwwdatevdeinfo-db) unterstuumltzen wir Sie mit weiteren Informationen Die wichtigsten Info-Datenbank-Dokumente zu den einzelnen Kapiteln finden Sie in dieser Broschuumlre jeweils in der rechten Spalte

So rufen Sie die Dokumente auf Starten Sie Ihren Browser und geben Sie in die Adresszeile folgende Adresse ein wwwdatevdeinfo-dbltDok-Nrgt (z B wwwdatevdeinfo-db1035205)

Weitere Unterstuumltzung bieten wir Ihnen mit unseren Servicevideos zu Unter-nehmen online Diese finden Sie unter der Adresse wwwdatevdeservicevideo


1010

Die Belege koumlnnen per Scanner bzw per Fax digitalisiert werden

Weitere Informationen zum Digitalisieren per Faxgeraumlt finden Sie in folgenden Info-Datenbank-Dokumenten

Digitales Belegbuchen ndash Tipps zur Digitalisierung der Belege per Fax (Dok-Nr 1034753)

Digitalisierung von Belegen mit dem Faxgeraumlt ndash Pruumlfen ob das Faxgeraumlt dafuumlr geeignet ist (Dok-Nr 1034761)

Belege online und Bank online ndash Digitalisierung der Belege per Fax (Dok-Nr 1070664)

In den folgenden Kapiteln wird das Digitalisieren per Scanner beschrieben

31 Mindestanforderungen an den Scanner

Der Scanner sollte in Verbindung mit der mitgelieferten Software folgendeMindestanforderungen erfuumlllen Scan-Geschwindigkeit ab 25 Blaumltter pro Minute (entspricht bei einem Duplex-Geraumlt ca 40 gescannten Seiten pro Minute)

Stapeleinzug (ADF) ca 50 Blatt Format DIN A4 mit Option zum Einzug kleinerer Dokumente (z B Kassen-belege)

Duplex-Scan d h Scannen von Vorder- und Ruumlckseite in einem Durchgang (optional)

Funktion zur Optimierung der Bildqualitaumlt (optional) Twain-Schnittstelle

Unter wwwdatevdescanneranalyse finden Sie Informationen zu Scannernim Hinblick auf ihr Zusammenspiel mit DATEV-Software

32 Schrittweiser Arbeitsablauf

Arbeitsvorbereitung Stellen Sie Ihren Scanner so ein dass er im TIFF-Format und schwarzweiszlig scannt Die optimale Aufloumlsung zur Nutzung des Buchungsassistenten in Unternehmen online betraumlgt 300 dpi Damit die Dateien wenig Speicher-platz benoumltigen sollte eine Dateikomprimierung gewaumlhlt werden Bitte beachten SieIm Durchschnitt hat eine gescannte DIN-A4-Seite eine Dateigroumlszlige von 50-100 KB Sind die DIN-A4-Seiten trotz der oben genannten Einstellungen groumlszliger empfehlen wir die Belege mit dem Scan-Modul des Programms Belegtransfer zu scannen

30 Digitalisieren der Belege

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Stellen Sie Ihren Scanner so ein dass je Beleg eine eigene Datei erstellt wird Ein nachtraumlgliches Heften bei dem die einzelnen Dateien zu einem Dokument zusammengefasst werden ist in Belege online moumlglich Ein nachtraumlgliches Entheften von Belegen die als ein Dokument in Belege online uumlbertragen wurden ist dagegen nicht moumlglich Mehrseitige Belege sollten bereits beim Scannen zu einer Datei zusammengefasst werden

Belege scannen und uumlbertragen Mit dem Programm DATEV Belegtransfer oder mit dem DATEV Scan-Modul kann das Scannen undoder Uumlbertragen von gescannten Belegen in DATEV Belege online automatisiert werden

Die Programmkomponente Scan-Modul wird bei der Installation von DATEV Belegtransfer automatisch mit installiert

Ob Sie das Programm Belegtransfer oder aber das Scan-Modul einsetzen ist von Ihren Gegebenheiten abhaumlngig

Das Programm Belegtransfer (zum Uumlbertragen der Belege) nutzen Sie wenn Belege bereits in eingescannter Form vorhanden sind der Scanner nicht uumlber eine Twain-Schnittstelle verfuumlgt oder der Scanner im Netz installiert ist

Das Scannen erfolgt dann mit Ihrer Scanner-Software und nicht mit dem Scan-Modul

Das Scan-Modul (Scannen und Uumlbertragen der Belege) nutzen Sie wenn der Scanner uumlber eine Twain-Schnittstelle verfuumlgt und der Scanner lokal am Arbeitsplatz installiert ist

Wie Sie das Programm Belegtransfer bzw das Scan-Modul einrichten lesen Sie im Kapitel 33

Voraussetzungen fuumlr das Arbeiten mit Belegtransfer Scan-Modul Fuumlr Belege online muumlssen Standardrechte fuumlr die betreffendeDATEV SmartCard den betreffenden DATEV mIDentity-Stick und den betreffenden Ordnungsbegriff eingerichtet sein

Die Dateien die mit Belegtransfer uumlbertragen werden sollen benoumltigen eins der folgende Dateiformate Bilddateien BMP GIF JPEG JPG PNG TIFF Sonstige Dateien CSV DOC DOCX MSG ODS OTT PDF PK7 PKCS7 RTF TXT XLS XLSX XML ZIP

Legen Sie nach dem Scannen die Papierbelege in Ihrem gewohnten Abla-gesystem ab Auch fuumlr digitalisierte Papierbelege gilt die gesetzliche Aufbe-wahrungsfrist von zehn Jahren

11

Weitere Informationen dazu finden Sie in der Info-Datenbank Belege mit Belegtransfer auto-matisch nach Belege online bzw Belegverwaltung online uumlbertragen lassen (Dok-Nr 1035205)

Belege online bzw Belegverwal-tung online ndash Digitalisieren und Uumlbertragen der Belege mit dem Scan-Modul (Dok-Nr 1035602)

Belege online und Bank online ndash Digitalisierung der Belege per Scanner (Dok-Nr 1070665)

1212

33 Programm Belegtransfer Komponente Scan-Modul einrichten

Nachdem Sie das Programm Belegtransfer installiert haben richten Sie das Basisverzeichnis ein Die Unterverzeichnisse fuumlr die im Rechenzentrum gespeicherten Belegtypen werden automatisch angelegt Alle eingescannten Belege die Sie in den jeweiligen Unterverzeichnissen ablegen koumlnnen dann in Belege online hochgeladen werden

So richten Sie das Basisverzeichnis ein1 Oumlffnen Sie das Programm Belegtransfer

2 Klicken Sie auf die Schaltflaumlche Verzeichnisse hinzufuumlgen

3 Waumlhlen Sie die Beraternummer und Mandantennummer unter der Ihr Bestand in Belege online angelegt ist und klicken Sie auf die Schaltflaumlche Belegtyp anzeigen

Es werden alle im Rechenzentrum gespeicherten Belegtypen angezeigt

4 Waumlhlen Sie die Belegtypen (Rechnungseingang Rechnungsausgang Kasse Sonstige usw) und legen Sie das Basisverzeichnis an in dem die Belege zu diesem Ordnungsbegriff auf Ihrem PC abgelegt werden sollen Die Unterverzeichnisse werden automatisch angelegt

5 Klicken Sie auf die Schaltflaumlche Uumlbernehmen

Wenn Sie das Programm uumlber die Schaltflaumlche Zugang uumlberwachen schlieszligen werden die ausgewaumlhlten Verzeichnisse uumlberwacht Wenn Sie neu eingescannte Belege in eins dieser Verzeichnisse stellen werden diese auto-matisch in Belege online hochgeladen

Weitere UumlbertragungsmoumlglichkeitenWollen Sie die Uumlbertragung der Belegdateien aus den angelegten Verzeichnis-sen manuell steuern waumlhlen Sie das gewuumlnschte Verzeichnis und klicken Sie auf die Schaltflaumlche Daten senden

Alle Belege die zu diesem Zeitpunkt in dem ausgewaumlhlten Verzeichnis enthal-ten sind werden in Belege online uumlbernommen

Uumlberwachungsgroumlszlige bei der Uumlbertragung von Belegen festlegenGroszlige Dateien benoumltigen erhoumlhten Speicherbedarf und laumlngere Ladezeiten in Belege online Deshalb werden Sie beim Uumlbertragen von groszligen Belegdateien gewarnt Standardmaumlszligig erhalten Sie eine Meldung wenn die Datei groumlszliger als 500 KB ist ZIP-Dateien sind davon ausgenommen Diese Groumlszlige koumlnnen Sie im Programm Belegtransfer unter dem Menuumlpunkt Extras | Einstellungen aumlndern Moumlglich sind Werte zwischen 250 KB und 20000 KB

Weitere Informationen finden Sie in der Programmhilfe zum Belegtransfer uumlber das Symbol

Weitere Informationen dazu findenSie in der Info-Datenbank Belege mit Belegtransfer auto-matisch nach Belege online bzw Belegverwaltung online uumlbertragen lassen (Dok-Nr 1035205)


1313

Scan-ModulMit dem Scan-Modul des Programms Belegtransfer haben Sie die Moumlglich-keit Belege zu scannen und lokal an Ihrem PC beispielsweise zu sortieren und zu heften d h zu einem Dokument zusammenzufassen Anschlieszligend koumlnnen Sie die Belege nach Belege online uumlbertragen

Bitte beachten SieDas Scan-Modul kann nicht mit einem Netzwerkscanner genutzt werden Weitere Informationen zu den Scannern in den verschiedenen Systemumge-bungen finden Sie in der Programmhilfe zum Scan-Modul uumlber das Symbol

So scannen Sie Ihre Belege mit dem Scan-Modul1 Oumlffnen Sie das Scan-Modul uumlber Start | Programme | Belegtransfer |

Belege Scannen und Uumlbertragen

2 Geben Sie Ihre Berater- und Mandantennummer ein und waumlhlen Sie den Belegtyp Klicken Sie auf die Schaltflaumlche Belege scannen Das Dialogfenster Scannen oumlffnet sich

Dialogfenster Scannen

3 Waumlhlen Sie die Einstellungen fuumlr das Scannen

4 Damit Sie die Scan-Einstellungen zu Ihrem Ordnungsbegriff und dem aktuell gewaumlhlten Belegtyp nicht bei jedem Scan-Vorgang erneut eingeben muumlssen koumlnnen Sie diese speichern Klicken Sie dazu auf die Schaltflaumlche

Verknuumlpfung erstellen geben Sie eine Bezeichnung ein (z B Scannen fuumlr Kasse) und klicken Sie auf die Schaltflaumlche Uumlbernehmen


14

Auf dem Desktop wird eine Verknuumlpfung erstellt Wenn Sie das naumlchste Mal Belege fuumlr diesen Belegtyp scannen moumlchten brauchen Sie nur diese Verknuumlpfung aufzurufen und koumlnnen das Scannen direkt starten

5 Um Ihre Einstellungen im Dialogfenster Scannen zu bestaumltigen und mit dem Scannen zu starten klicken Sie auf OK Nach Abschluss des Scan-Vorgangs oumlffnet sich das Dialogfenster Dokumentenkorb fuumlr ltOrdnungsbegriff und Belegtypgt

Der Dokumentenkorb gliedert sich in drei Bereiche Links werden Ihnen alle Belege angezeigt die Sie zum gewaumlhlten Ordnungsbegriff und Belegtyp gescannt haben Hier stehen Ihnen unter-schiedliche Funktionen zur Bearbeitung der Belege zur Verfuumlgung

In der Mitte sehen Sie den markierten Beleg in der Detailansicht Rechts werden Ihnen die Eigenschaften des Belegs (Dateigroumlszlige Seiten

und Aufloumlsung) angezeigt

6 Wenn Sie moumlchten koumlnnen Sie die Belege bearbeiten

7 Wenn Sie die Belege an Belege online senden moumlchten klicken Sie auf die Schaltflaumlche SendenAnschlieszligend werden die Belege aus dem Dokumentenkorb geloumlscht Weitere Informationen finden Sie in der Programmhilfe zum Scan-Modul uumlber das Symbol

34 Organisatorische Fragen die Sie mit Ihrem steuerlichen Berater

klaumlren muumlssen

Wann und wie oft sollen Sie die Belege einscannen und in Belege online uumlbertragen (taumlglichwoumlchentlichmonatlich)

Sollen Sie alle Seiten und Ruumlckseiten eines Belegs scannen (z B auch Lieferscheine Geschaumlftsbedingungen)


1515

Die Startseite Belege und die Startseite Bank lassen sich in folgende Berei-che einteilen

Nr 1 Links Navigationsbereich Im Navigationsbereich werden Ihnen die verschiedenen Anwendungen von Unternehmen online angezeigt Hier koumlnnen Sie zwischen den Anwendungen navigieren

Nr 2 Mitte Arbeitsbereich Im Arbeitsbereich sind die wichtigsten Arbeitsschritte der jeweiligen Anwen-dung zentral zusammengefasst Hier koumlnnen Sie direkt mit der jeweiligen Taumltigkeit beginnen

Nr 3 Rechts Zusatzbereich Im Zusatzbereich finden Sie oben die Weiterfuumlhrenden Links Unten werden Ihnen die Einstellungen und die Hilfe zur aktuell aufgerufenen Seite angezeigt

Bitte nutzen Sie bei Fragen zum Vorgehen immer die Hilfe Hier finden Sie die wichtigsten Informationen zusammengefasst

Startseite Belege

Mit der Startseite Belege haben Sie einen zentralen Zugriff auf Ihre digitalisierten Belege

40 Aufbau und Inhalt der Anwendungen Belege online und Bank online

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Im Bereich Belege koumlnnen Sie sich uumlber den Link alle bearbeiten alle Belege im Posteingang anzeigen lassen Hier koumlnnen Sie dann Ihre Belege bearbeiten (wie z B heften Belegtyp aumlndern) Mithilfe der Filter koumlnnen Sie Ihre Beleg-uumlbersicht anpassen

Im Bereich Lieferantenrechnungen erhalten Sie einen sofortigen Uumlberblick daruumlber wie viele Rechnungen Sie noch bezahlen muumlssen Sie koumlnnen diese sofort bezahlen oder eine Zahlung speichern Unter Kundenrechnungen wer-den die Rechnungen angezeigt die Sie noch uumlberwachen bzw fuumlr welche Sie eine Lastschrift erstellen muumlssen

Uumlber die Suche koumlnnen Sie nach Belegen oder Zahlungen suchen

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Belege online unter Start-seite Belege

Startseite Bank

Die Startseite Bank ist Ihre zentrale Startseite zur Steuerung Ihrer Bankge-schaumlfte

Sie koumlnnen uumlber diese Seite im Bereich Zahlungen anlegen Ihre Lieferan-tenrechnungen vom Belegbild bezahlen (Link Lieferantenrechnungen zu bezahlen) oder Zahlungen ohne Belegbild (z B Versicherungen) anlegen (Link Sonstige Zahlung anlegen)

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Im Bereich Zahlungen ausfuumlhren werden Ihre gespeicherten offenen Zah-lungen angezeigt Sie koumlnnen daruumlber Ihre offenen oder ausgefuumlhrten Zahlun-gen anzeigen lassen und auch offene Zahlungen ausfuumlhren Der gespeicherte Beleg zur Zahlung ist jederzeit aufrufbar

Im Bereich Kontoumsaumltze pruumlfen koumlnnen Sie Ihre aktuellen Kontoumsaumltze abrufen und pruumlfen Bei der Pruumlfung werden Sie von hinterlegten Regeln und Automatismen unterstuumltzt

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Bank online unter Startseite Bank


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51 Bearbeiten von Belegen

Die digitalisierten Belege koumlnnen Sie in Belege online bearbeiten (z B heften entheften) Sie koumlnnen Ihre Belege auch ohne vorheriges Bearbeiten bezah-len Das Vorgehen finden Sie im Kapitel 52

So bearbeiten Sie Ihre Belege1 Waumlhlen Sie in DATEV Unternehmen online im Navigationsbereich den

Menuumlpunkt Meine Anwendungen | Belege

2 Doppelklicken Sie auf den entsprechenden Bestand Der Bestand wird geoumlffnet Die Startseite Belege wird angezeigt

3 Klicken Sie auf der Startseite Belege im Bereich Belege auf den Link alle bearbeiten Die Beleguumlbersicht oumlffnet sich Alle Belege die sich im Post-eingang befinden werden angezeigt

Die Beleguumlbersicht gliedert sich in zwei Bereiche In der Mitte wird der Posteingang mit allen Belegen angezeigt Rechts wird der erste Beleg der vom Programm automatisch markiert

wird in der Detailansicht angezeigt

4 Uumlber Sortierung koumlnnen Sie die Belege nach Eingangsdatum oderBelegdatum sortiert anzeigen lassen

5 Uumlber Ansicht koumlnnen Sie die Darstellung der Vorschaubilder anpassen (Listenansicht Groszlige Mittelgroszlige Kleine Symbole)

Folgende Arbeitsschritte koumlnnen Sie im Posteingang durchfuumlhren

Belege heften bzw wieder entheftenSie koumlnnen mehrere Belegseiten markieren und diese mit dem Symbol Heften zu einem Beleg zusammenfassen Um die Reihenfolge der einzel-nen Seiten eines gehefteten Belegs zu aumlndern markieren Sie den gehef-teten Beleg und klicken Sie auf | Gehefteter Beleg Sortierung aumlndern Moumlchten Sie die Heftung wieder entfernen markieren Sie den gehefteten Beleg und klicken Sie auf das Symbol

Belegtyp aumlndernDurch Klick auf die Schaltflaumlche | Belegtyp aumlndern koumlnnen Sie den Beleg einem bestimmten Belegtyp (Buchungskreis) zuordnen

Belege loumlschenUumlberfluumlssige Belege verschieben Sie uumlber das Symbol in den Papierkorb

50 Bearbeiten und Bezahlen von Belegen

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Belege ablegenUumlber das Symbol koumlnnen Sie Belege in einen Ablageordner verschie-ben die z B nicht gebucht werden muumlssen

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Belege online unter Start-seite | Beleguumlbersicht

52 Bezahlen von Belegen (Lieferantenrechnungen)

In den folgenden Schritten wird das Bezahlen einer Rechnung beschrieben Die Zahlung koumlnnen Sie uumlber die Startseite Belege im Bereich Lieferanten-rechnungen uumlber den Link Rechnungen zu bezahlen oder uumlber die Startseite Bank im Bereich Zahlungen anlegen uumlber den Link Lieferantenrechnungen zu bezahlen vornehmen

Bitte beachten Sie Wir empfehlen Ihnen Ihre Rechnungen zu speichern und gesammelt an Ihre Bank zu senden Sie ersparen sich dadurch z B beim HBCI PINTAN-Verfah-ren die Eingabe mehrerer TANs

So bezahlen Sie Rechnungen1 Klicken Sie bspw auf der Startseite Belege im Bereich Lieferantenrech-

nungen auf den Link Rechnungen zu bezahlen Es oumlffnet sich die Beleguumlbersicht Es werden alle Lieferantenrechnungen mit dem Belegstatus nicht vollstaumlndig bezahlt angezeigt

2 Markieren Sie den Beleg den Sie bezahlen moumlchten und klicken Sie auf die Schaltflaumlche

3 Es oumlffnen sich die Belegdetails die sich in zwei Bereiche gliedern In der Mitte sehen Sie den zu bezahlenden Beleg und die Wertekontrolle

mit den erkannten Werten des Buchungsassistenten Rechts werden Erfassungsmasken angezeigt in denen der Buchungs-

assistent die erkannten Daten eintraumlgt und in denen Sie die Belegdaten Zahlungsdaten und den Auftraggeber erfassen koumlnnen

Weitere Informationen dazu finden Sie in der Info-Datenbank in den Dokumenten Belege und Bank online SEPA-Uumlberweisungen erstellen (Dok-Nr 1070594)

Belege online und Bank online ndash Bezahlen der Belege (Dok-Nr 1070666)

2020

Zahlen vom Belegbild

4 Erfassen Sie die Belegdaten

5 Waumlhlen Sie die Zahlungsart (SEPA-Uumlberweisung SEPA-Lastschrift Auslandsuumlberweisung Uumlberweisung Lastschrift oder EU-Standarduumlber-weisung)

6 Fuumlllen Sie je nach gewaumlhltem Zahlungsauftrag die entsprechenden Felder aus (Empfaumlngerdaten SWIFTBIC bzw Konto-Nr IBAN bzw BLZ Verwen-dungszweck und Betrag)

7 Moumlchten Sie Skonto abziehen dann klicken Sie auf das Symbol und geben den entsprechenden Betrag und den Skonto ein

8 Moumlchten Sie die Zahlung spaumlter ausfuumlhren dann hinterlegen Sie unter Wie-dervorlage zum das entsprechende Datum

9 Erfassen Sie die Auftraggeberdaten Wenn Sie Ihre Bankverbindung bereits angelegt haben werden diese Auf-traggeberdaten als Standard-Bankverbindung eingetragen (siehe Kapitel 23) Die Eingabefelder Kreditinstitut Auftraggeber IBAN bzw BLZ Auftragge-ber Auftraggeber und BIC bzw Konto-Nr Auftraggeber sind mit diesen Daten vorbelegt ndash oder ndash Wenn Sie mehrere Auftraggeber gespeichert haben koumlnnen Sie uumlber das Symbol die Liste der gespeicherten Auftraggeber oumlffnen und den gewuumlnschten Auftraggeber in den Zahlungsbeleg uumlbernehmen

2121

10 Beim Bezahlt-Status sollte nicht vollstaumlndig bezahlt gewaumlhlt werden Wird die Rechnung uumlber DATEV Unternehmen online bezahlt und werden die Kontoumsaumltze uumlber Kontoumsaumltze pruumlfen (Startseite Bank) kontrol-liert wird der zu bezahlende Beleg automatisch auf vollstaumlndig bezahlt gesetzt (siehe dazu Kapitel 60) Das Datum Bezahlt am entspricht hierbei dem Buchungsdatum des Kontoumsatzes Dadurch verringert sich die Anzahl der zu bezahlenden Rechnungen auf der Startseite Belege und der Beleg wird in dieser Auswahl nicht mehr angezeigt

11 Wenn Sie ein Wiedervorlagedatum erfasst haben und erst spaumlter zahlen moumlchten dann lesen Sie ab Schritt 13 weiter ndash oder ndash Wenn die Zahlungsdaten vollstaumlndig sind und Sie die Rechnungen sofort zahlen moumlchten dann klicken Sie auf die Schaltflaumlche Das Dialogfenster Zahlungssaumltze als Zahlungsauftrag bereitstellen oumlff-net sich

12 Waumlhlen Sie in der Liste Uumlbertragung an Kreditinstitut uumlber das Pfeil-Sym-bol ob Sie den Zahlungsauftrag

speichern moumlchten an die Bank senden moumlchten (diese Option steht nur dann in der Liste

zur Verfuumlgung wenn Ihr Konto in Bank online bereits fuumlr das Uumlbermitt-lungsverfahren HBCI PINTAN oder EBICS initialisiert ist) oder

im DATEV-Sammelverfahren mit Begleitpapier an die Bank senden moumlchten

Der Zahlungsauftrag wird an die Bank gesendet Erst wenn der Status voll-staumlndig bezahlt gekennzeichnet wird (siehe Kapitel 60) wird der Beleg uumlber die Startseite Belege im Bereich Lieferantenrechnungen uumlber den Link Rechnungen zu bezahlen oder uumlber die Startseite Bank im Bereich Zahlungen anlegen uumlber den Link Lieferantenrechnungen zu bezahlen nicht mehr angezeigt Die Zahlungsauftraumlge werden automatisch archiviert und stehen Ihrem steuerlichen Berater fuumlr die Weiterverarbeitung in der Buchfuumlhrung zur Verfuumlgung Sammelzahlungen werden aufgeloumlst sodass im Rechnungs-wesen-Programm Ihres Beraters die einzelnen Zahlungsauftraumlge angezeigt werden

13 Wenn Sie die Zahlung spaumlter ausfuumlhren moumlchten und eine entsprechende Wiedervorlage erfasst haben dann klicken Sie auf die Schaltflaumlche Die gespeicherten Zahlungen werden in der Liste Zahlungen unter Meine Anwendungen | Bank | Zahlungen ausfuumlhren | Zahlungen offen ange-zeigt (siehe Kapitel 54)


2222

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Belege online unter Belegdetails | Beleg bezahlen (nur Belegkreis RechnungseingangRech-nungsausgang)

Kundenrechnungen einziehen (Lastschrift)Sie koumlnnen Ihre Kundenrechnungen auf dem gleichen Weg einziehen

Waumlhlen Sie dazu auf der Startseite Belege im Bereich Kundenrechnun-gen den Link Rechnungen zu uumlberwachen oder auf der Startseite Bank im Bereich Zahlungen anlegen den Link Kundenrechnungen einzuziehen und folgen Sie den Schritten wie oben beschrieben

53 Anlegen und Ausfuumlhren von sonstigen Zahlungen (ohne Belegbild)

Sie koumlnnen uumlber die Startseite Bank auch Zahlungen ohne Belegbild wie z B Mietzahlungen Vereinszahlungen anlegen und ausfuumlhren

So legen Sie eine sonstige Zahlung an1 Klicken Sie auf der Startseite Bank im Bereich Zahlungen anlegen auf

den Link sonstige Zahlung anlegen Die Liste Zahlungen oumlffnet sich ndash oder ndash Wenn Sie in der Liste Zahlungen sind klicken Sie auf die Schaltflaumlche


3 Fuumlllen Sie je nach gewaumlhltem Zahlungsauftrag die entsprechenden Felder aus (Empfaumlngerdaten SWIFTBIC bzw Konto-Nr IBAN bzw BLZ Ver-wendungszweck und Betrag) Wenn Sie einen Auftraggeber erfasst haben werden diese Auftraggeber-daten als Standard-Bankverbindung eingetragen (siehe Kapitel 23) Die Eingabefelder Kreditinstitut Auftraggeber IBAN bzw BLZ Auftrag-geber Auftraggeber und BIC bzw Konto-Nr Auftraggeber sind mit diesen Daten vorbelegt ndash oder ndash Wenn Sie mehrere Auftraggeber gespeichert haben koumlnnen Sie uumlber das Symbol die Liste der gespeicherten Auftraggeber oumlffnen und den gewuumlnschten Auftraggeber in den Zahlungsbeleg uumlbernehmen

Weitere Informationen dazu finden Sie in der Info-Datenbank Belege und Bank online SEPA-Lastschriften erstellen (Dok-Nr 1070595)

2323

4 Klicken Sie auf die Schaltflaumlche um den Zahlungsbeleg zu speichern und weitere Zahlungsauftraumlge zu erfassen Die gespeicherten Zahlungen werden in der Liste Zahlungen unter Meine Anwendungen | Bank | Zahlungen ausfuumlhren | Zahlungen offen ange-zeigt (siehe Kapitel 54) ndash oder ndash Klicken Sie auf die Schaltflaumlche um den Zahlungsauftrag an die Bank zu uumlbermitteln

5 Waumlhlen Sie in der Liste Uumlbertragung an Kreditinstitut uumlber das Pfeil-Symbol ob Sie den Zahlungsauftrag speichern moumlchten an die Bank senden moumlchten (diese Option steht nur dann in der Liste

zur Verfuumlgung wenn Ihr Konto in Bank online bereits fuumlr das Uumlbermitt-lungsverfahren HBCI PINTAN oder EBICS initialisiert ist) oder im DATEV-Sammelverfahren mit Begleitpapier an die Bank senden

moumlchten

Die Zahlungsauftraumlge werden automatisch archiviert und stehen Ihrem steu-erlichen Berater fuumlr die Weiterverarbeitung in der Buchfuumlhrung zur Verfuumlgung Sammelzahlungen werden aufgeloumlst sodass im Rechnungswesen-Programm Ihres Beraters die einzelnen Zahlungsauftraumlge angezeigt werden

54 Gespeicherte Zahlungen ausfuumlhren

Die gespeicherten Zahlungen werden in der Liste Zahlungen unter Meine Anwendungen | Bank | Zahlungen ausfuumlhren | Zahlungen offen angezeigt Sie koumlnnen auch neue Zahlungen anlegen Zahlungen loumlschen oder ausdru-cken oder an die Bank senden

Anzeige der Zahlungen anpassen (Zahlungsarchiv)Sie haben die Moumlglichkeit Ihre Zahlungen uumlber den Filter Status und Zah-lungsart sortiert anzeigen zu lassen Beispielsweise koumlnnen Sie Ihre ausge-fuumlhrten Zahlungen aufrufen (Zahlungsarchiv) Auch hier koumlnnen Sie jederzeit das Belegbild zu einer Zahlung uumlber das Symbol aufrufen

Die Liste der Zahlungen koumlnnen Sie nach Ihren Beduumlrfnissen anpassen und die einzelnen Spalten individuell verschieben Waumlhlen Sie hierfuumlr die entspre-chende Spaltenuumlberschrift mit der linken Maustaste und verschieben Sie sie in die gewuumlnschte Richtung

Sie koumlnnen auch nach den jeweiligen Spaltenuumlberschriften sortieren Klicken Sie dazu auf die Spaltenuumlberschrift Die Sortierung wird entsprechend vorge-nommen


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Zahlungen an die Bank sendenAnhand der Spalte Wiedervorlage zum koumlnnen Sie die faumllligen Zahlungen auswaumlhlen Das Belegbild zu einer Zahlung koumlnnen Sie jederzeit uumlber das Symbol aufrufen

So senden Sie Ihre Zahlungen gesammelt an die Bank1 Waumlhlen Sie die entsprechenden Zahlungen aus und klicken Sie auf die

Schaltflaumlche Das Dialogfenster Zahlungssaumltze als Zahlungsauftrag bereitstellen oumlff-net sich

2 Waumlhlen Sie in der Liste Uumlbertragung an Kreditinstitut uumlber das Pfeil-Symbol ob Sie den Zahlungsauftrag speichern moumlchten an die Bank senden moumlchten (diese Option steht nur dann in der Liste zur Verfuumlgung wenn Ihr Konto in Bank online bereits fuumlr das Uumlbermitt-lungsverfahren HBCI PINTAN oder EBICS initialisiert ist) oder

im DATEV-Sammelverfahren mit Begleitpapier an die Bank sendenmoumlchten

Der Zahlungsauftrag wird an die Bank gesendet Die Zahlung kann anschlie-szligend erneut uumlber den Filter Status Ausgefuumlhrt aufgerufen werden Erst wenn der Status auf vollstaumlndig bezahlt gesetzt wird (siehe Kapitel 60) wird der Beleg uumlber die Startseite Belege im Bereich Lieferantenrechnun-gen uumlber den Link Rechnungen zu bezahlen oder uumlber die Startseite Bank im Bereich Zahlungen anlegen uumlber den Link Lieferantenrechnungen zu bezahlen nicht mehr angezeigt

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Bank online unter Zahlungen

55 Belege suchen

Belege koumlnnen uumlber die Startseite Belege gesucht werden Geben Sie dazu in dem Feld Suche Ihre Suchkriterien ein

Eine detaillierte Suche koumlnnen Sie in der Beleguumlbersicht uumlber das Symbol vornehmen


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61 Allgemeine Informationen

Sie koumlnnen Ihre aktuellen Kontoumsaumltze uumlber die Startseite Bank abrufen und anzeigen bzw kontrollieren lassen Es werden zu den jeweiligen Kontobewe-gungen die entsprechenden Belegbilder zugeordnet und es wird ein Status gesetzt Das Programm unterstuumltzt Sie mit verschiedenen Funktionen (Auto-matismen und Regeln) beim Kontrollieren der Umsaumltze

Wenn Sie die Kontoumsaumltze kontrollieren werden auch die Zahlungen von bearbeiteten Belegen automatisch als vollstaumlndig bezahlt gekennzeichnet Dementsprechend verringert sich die Anzahl der zu bezahlenden Rechnungen auf der Startseite Belege und Bank (Lieferantenrechnungen zu bezahlen Kundenrechnungen zu uumlberwacheneinzuziehen)

Ihr steuerlicher Berater kann beim Buchen der elektronischen Bankkontoum-saumltze auf die Verknuumlpfungen zugreifen und so das passende Belegbild zum Buchungssatz den Status und die Notiz direkt in die Buchfuumlhrung uumlberneh-men

62 Kontoumsaumltze holen

Sie sehen die Kontoumsaumltze die aus dem Rechenzentrum Ihrer Bank geholt bzw bereitgestellt wurden ndash vorausgesetzt Sie archivieren Ihre elektroni-schen Kontoumsaumltze im DATEV-Rechenzentrum

Klaumlren Sie mit Ihrem steuerlichen Berater wer von Ihnen die Kontoumsaumltze abruft mit welchem Verfahren die Kontoumsaumltze geholt und wie sie bereitge-stellt werden sollen

Die Bankverbindungen (siehe auch Kapitel 23) werden auf der Startseite Bank oben mit entsprechendem Kontostand und Datum angezeigt Ihre aktuellen Kontoumsaumltze koumlnnen Sie abrufen indem Sie neben der Bank auf das Symbol

klicken

63 Kontoumsaumltze aufrufen

Die Kontoumsaumltze koumlnnen Sie uumlber den Bereich Kontoumsaumltze pruumlfen uumlber den Link Kontoumsaumltze oumlffnen aufrufen

Die Bankkontoauswahl oumlffnet sich Die Auflistung zeigt die wichtigsten Infor-mationen zu Ihren Bankkonten

So rufen Sie die Kontoumsaumltze auf 1 Oumlffnen Sie den Kontoauszug indem Sie auf den Banknamen oder die

Schaltflaumlche klickenDer Kontoauszug oumlffnet sich

60 Kontoumsaumltze von der Bank abrufen und kontrollieren

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Im rechten oberen Bereich wird der aktuelle Kontostand des jeweiligen Bank-kontos angezeigt im linken oberen Bereich sehen Sie die gewaumlhlte Bankver-bindung mit Bankleitzahl und Kontonummer

Welche Eintraumlge der Kontoauszug anzeigen soll koumlnnen Sie selbst festlegen Zur Verfuumlgung stehen in der Liste Zeige die Eintraumlge Alle Eintraumlge ( ungepruumlfte und gepruumlfte) Nur ungepruumlfte Eintraumlge Nur gepruumlfte Eintraumlge

In der Liste fuumlr waumlhlen Sie den Zeitraum fuumlr den die Kontobewegungen ange-zeigt werden sollen Wenn Sie hier die Einstellung Individueller Zeitraum waumlhlen koumlnnen Sie ein konkretes Datum eingeben

Die Liste der Kontoumsaumltze koumlnnen Sie nach Ihren Beduumlrfnissen anpassen und die einzelnen Spalten individuell verschieben Waumlhlen Sie hierfuumlr die ent-sprechende Spaltenuumlberschrift mit der linken Maustaste und verschieben Sie sie in die entsprechende Richtung

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Bank online unter Konto-umsaumltze

Bitte beachten SieBevor Sie die Kontoumsaumltze pruumlfen und Zuordnungen vornehmen sollten Sie erst die Einstellungen vornehmen und Regeln anlegen Nur unbearbeitete Kontobewegungen werden beruumlcksichtigt

64 Einstellungen Kontoumsaumltze pruumlfen

Uumlber die Schaltflaumlche im Zusatzbereich koumlnnen Sie fuumlr alle Bank-konten das automatische Pruumlfen der Kontoumsaumltze aktivieren Sammelzah-lungen aufloumlsen lassen und den Schaltknopf Ausfuumlhren und weiter mit der Funktion Belege als vollstaumlndig bezahlt markieren erweitern

Automatisches Pruumlfen der Kontoumsaumltze aktivierenWerden alle moumlglichen Haken in der Gruppe Mit DATEV Unternehmen online bezahlte Belege automatisch zuordnen gesetzt werden die Belege die Sie uumlber Belege online und Bank online gezahlt haben dem Kontoumsatz automatisch zugeordnet und als vollstaumlndig bezahlt markiert Dadurch verringert sich die Anzahl der Lieferantenrechnungen und Kundenrechnungen auf den Startseiten Belege und Bank (Lieferantenrechnungen und Kundenrechnungen)

es wird der Kontoumsatz auf Gepruumlft gesetzt Damit wird in der Spalte Status das Symbol angezeigt

Wenn die Zuordnung nicht automatisch erfolgen kann (wenn z B die Refe-renznummer der Zahlung beim Kontoumsatz nicht mehr vorhanden ist) und Sie den Haken unter Assistent anzeigen gesetzt haben oumlffnet sich ein Assis-tent der Sie bei der manuellen Zuordnung unterstuumltzt Es werden zu Ihrem Kontoumsatz passende Zahlungen vorgeschlagen die Sie bestaumltigen muumlssen

Moumlchten Sie auch Belege automatisch zuordnen lassen die nicht uumlber Bank online bezahlt wurden muumlssen Sie in der Gruppe Nicht mit DATEV Unter-

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nehmen online bezahlte Belege automatisch zuordnen die entsprechenden Kontrollkaumlstchen aktivieren

Bitte beachten Sie Dieser Automatismus greift zum einen bei Belegen die Sie vorher in

Belege online bearbeitet haben Waumlhlen Sie dazu in Belege online die ent-sprechenden Belege aus klicken Sie auf die Schaltflaumlche und speichern Sie anschlieszligend die Belegdaten

Der Automatismus greift zum anderen ndash wenn das entsprechende Kont-rollkaumlstchen aktiviert ist ndash auch bei unbearbeiteten Belegen bei denen die Wertekontrolle des Buchungsassistenten die Werte sicher erkannt hat Pruumlfen Sie diese automatischen Zuordnungen auf Basis der vom Buchungs-assistenten erkannten Werte

Wurden die Belege mit dem Programm DATEV Auftragswesen online oder mithilfe der DATEV XML-Schnittstelle online in Belege online uumlbergeben muumlssen die Belege nicht wie oben beschrieben bearbeitet und gespeichert werden

Werden alle Kontrollkaumlstchen aktiviert werden die Belege die Sie nicht uumlber Belege online und Bank online bezahlt haben dem Kontoumsatz automatisch zugeordnet (Bitte beachten Sie dazu die oben beschriebenen Erlaumluterungen) und als vollstaumlndig bezahlt markiert Dadurch verringert sich die Anzahl der

Lieferantenrechnungen und Kundenrechnungen auf den Startseiten Belege und Bank (Lieferantenrechnungen und Kundenrechnungen) Voraus-setzung hierfuumlr ist dass Sie die Belege vorher in Belege online wie oben beschrieben bearbeitet haben

der Kontoumsatz wird auf Gepruumlft gesetzt Damit wird in der Spalte Status das Symbol angezeigt

Sammelzahlung aufloumlsenDie Sammelzahlungen die Sie uumlber Belege online und Bank online ausgefuumlhrt haben werden standardmaumlszligig automatisch aufgeloumlst und den Einzelpositio-nen werden die entsprechenden Belege zugeordnet Moumlchten Sie auch Lohn-zahlungen aufgeloumlst haben muumlssen Sie den Haken entsprechend setzen

Ausfuumlhren und weiter-ButtonWenn Sie den Haken unter Ausfuumlhren und weiter-Button setzen wird der Schaltknopf Ausfuumlhren und weiter erweitert Beim manuellen Zuordnen wird der Beleg zusaumltzlich als vollstaumlndig bezahlt gekennzeichnet Mit diesem Status verringert sich die Anzahl der Lieferantenrechnungen und Kundenrech-nungen auf den Startseiten Belege und Bank (Lieferantenrechnungen und Kundenrechnungen)

Bitte beachten SieDie Einstellungen wirken sich nur auf unbearbeitete ungepruumlfte Kontobewe-gungen aus

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Bank online unter Kontoum-saumltze | Kontoumsaumltze zuordnen


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65 Regeln anlegen

Sie koumlnnen fuumlr Ihre Umsaumltze auch Regeln anlegen Sinnvoll ist dies vor allem fuumlr Umsaumltze die jeden Monat abgebucht werden wie z B Versicherungsbei-traumlge oder fuumlr Umsaumltze zu denen keine Belege vorhanden sind

So legen Sie eine Regel an1 Waumlhlen Sie den Kontoumsatz fuumlr den Sie eine Regel anlegen moumlchten

klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Umsatz und waumlhlen Sie Regeln anlegen ndash oder ndash Waumlhlen Sie rechts unter Weiterfuumlhrende Links die Schaltflaumlche

Das Fenster Regeln anlegen oumlffnet sich Die Daten aus dem Umsatz wer-den bereits vorbelegt

2 Erfassen Sie die weiteren Daten und welche Aktion (Status gepruumlft setzen Zuordnungsvorschlag eines Belegs Notiz erfassen) ausgefuumlhrt werden soll und klicken Sie auf die Schaltflaumlche

Umsaumltze die automatisiert bzw anhand von Regeln gepruumlft wurden erken-nen Sie an dem Symbol Wurden Sammelzahlungen aufgeloumlst wird das Symbol angezeigt

Anzeige Kontoauszug

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Bank online unter Kontoum-saumltze | Regeln fuumlr wiederkehrende Kontoumsaumltze



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DATEV Auftragswesen online ist ein Zusatzmodul fuumlr DATEV Unternehmenonline und muss separat bestellt werden Bitte sprechen Sie mit Ihremsteuerlichen Berater

Voraussetzung fuumlr die Nutzung von DATEV Auftragswesen online Vertrag fuumlr DATEV Auftragswesen online (Art-Nr 95195) Bestand in Belege online Bestand in Auftragswesen online Berechtigung auf Ihrer SmartCardIhrem mIDentity

71 Aufbau und Inhalt der Anwendung

Startseite Auftragswesen

Die Startseite Auftragswesen ist Ihre zentrale Startseite fuumlr dieRechnungsschreibung

Im oberen Bereich werden Ihre offenen Angebote Rechnungen usw ange-zeigt Per Klick koumlnnen Sie sich hier die einzelnen Belege anzeigen lassen

Im Bereich Verkauf koumlnnen Sie ein neues Angebot einen neuen Lieferschein oder eine neue Rechnung erstellen

Im unteren Bereich koumlnnen Sie Ihren Kundenstamm Ihre Artikel und Ihre Aus-wertungen uumlber die jeweiligen Symbole aufrufen

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Auftragswesen online unterStartseite

70 Rechnungen schreiben

Weitere Informationen erhalten Sie unter wwwdatevdeauftragswe-sen-online

Informationen zur Einrichtung von Auftragswesen online erhalten Sie in der Info-Datenbank im DokumentLeitfaden fuumlr die Einrichtung von Auftragswesen online (Dok-Nr 1070172)

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72 Kundendaten erfassen

So legen Sie einen neuen Geschaumlftspartner an1 Waumlhlen Sie in DATEV Unternehmen online Meine Anwendungen | Auf-

tragswesen2 Klicken Sie auf der Startseite von Auftragswesen online auf das Symbol

Kunden3 Klicken Sie auf die Schaltflaumlche und erfassen Sie die

Daten des Geschaumlftspartners uumlber die Registerkarten Allgemein Kunde und Kommunikation

Wenn Sie Ihre Kundendaten in Auftragswesen online importieren moumlchten koumlnnen Sie dies uumlber Stammdaten online | Geschaumlfts-partnerSonstige | Importieren vornehmen

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Auftragswesen online unter Kunden

73 Artikel anlegen

So legen Sie einen neuen Artikel an1 Klicken Sie auf der Startseite auf das Symbol Artikel2 Wenn Sie einen neuen Artikel anlegen moumlchten klicken Sie auf die Schalt-

flaumlche und erfassen Sie die Daten zu Ihrem Artikel ndash oder ndash Wenn Sie einen bereits angelegten Artikel bearbeiten moumlchten doppelkli-cken Sie auf den entsprechenden Artikel oder bewegen Sie den Mauszei-ger uumlber den Artikel und klicken Sie auf das nun erscheinende Symbol Bearbeiten

Uumlber diesen Weg stehen Ihnen auch die Funktionen Artikel kopieren und Artikel loumlschen zur Verfuumlgung

3 Wenn Sie Artikel in Auftragswesen online importieren moumlchten die auf Ihrem PC lokal als Datei gespeichert sind klicken Sie im rechten Bereich des Bildschirms unter Weiterfuumlhrende Links auf den Link Artikelimportieren Das Importformat finden Sie in der Programmhilfe

4 Um die Artikel zu bearbeiten oder zu drucken koumlnnen Sie diese uumlber Wei-terfuumlhrende Links exportieren Anschlieszligend koumlnnen die Artikel in geaumln-derter Form wieder importiert werden

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Auftragswesen online unter Artikel

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74 Einstellungen festlegen

Hinterlegen Sie in den Einstellungen die Daten die Sie zum Beispiel beimErfassen und Bearbeiten von Artikeln und fuumlr die gesamte Verkaufsabwicklungimmer wieder benoumltigen

Klicken Sie dazu im rechten unteren Bereich des Bildschirms auf die Schalt-flaumlche und hinterlegen Sie die gewuumlnschten Daten

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Auftragswesen online unter Einstellungen

75 Belegvorlagen erstellen

Belegvorlagen erstellen Sie im rechten oberen Bereich uumlber die Schaltflaumlche

Beim Erfassen der Belege werden die von Ihnen gespeicherten Belegvorlagen automatisch verwendet

So fuumlhren Sie die Ersteinrichtung von Belegvorlagen mithilfe des Einrich-tungsassistenten durchUm den Einrichtungsassistenten zu oumlffnen klicken Sie im rechten oberenBereich des Bildschirms auf die Schaltflaumlche

1 Klicken Sie unter Weiterfuumlhrende Links auf Ersteinrichtung von Beleg-vorlagenEs oumlffnet sich der Einrichtungsassistent

2 Klicken Sie auf Weiter Unter dem Punkt Briefpapier auswaumlhlen haben Sie die Moumlglichkeit entweder ein Briefpapier als Hintergrund hochzuladen (unterstuumltzte Bild-formate PNG JPG PDF) oder mithilfe des Assistenten Ihr Briefpapier am Bildschirm zu gestalten Sie haben auch die Option Ihr Briefpapier zu einem spaumlteren Zeitpunkt hochzuladen

In der Belegvorlage hinterlegen Sie die Textbausteine Diese werden dann in den Verkaufsbelegen mit den individuellen Angaben gefuumlllt

Moumlchten Sie mithilfe des Assistenten Ihr Briefpapier gestalten danngehen Sie wie folgt vor1 Waumlhlen Sie den Punkt Ich moumlchte mithilfe des Assistenten mein

Briefpapier gestalten und klicken Sie auf Weiter

2 Waumlhlen Sie aus den verfuumlgbaren Vorlagen eine Vorlage aus Sie koumlnnen zusaumltzlich individuelle Beispieldaten fuumlr eine Belegvorschau eingeben Klicken Sie dazu auf den Punkt Beispieldaten fuumlr die Vorschau aumlndern


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3 Wenn Sie das Druckbild des Belegs anzeigen lassen moumlchten dann klicken Sie auf die Schaltflaumlche Vorschau drucken

4 Klicken Sie auf Weiter Sie koumlnnen die Vorlagen fuumlr Ihre Rechnung anpassen Nutzen Sie hierzu die Einstellungen

5 Klicken Sie auf Weiter und uumlberpruumlfen Sie anschlieszligend die Zusammenfas-sung

6 Klicken Sie auf Fertigstellen um die Vorlage zu speichern Die gespeicherte Vorlage dient als Basis fuumlr alle Belegarten Diese werden automatisch erzeugt

Aumlnderungen koumlnnen Sie jederzeit uumlber die Schaltflaumlche

vornehmen Achten Sie darauf die richtige Belegart zu selektieren

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Auftragswesen online unter Belegvorlagen

76 Verkaufsbelege erstellen

Sie koumlnnen in Auftragswesen online folgende Belegarten erfassen AngeboteAuftragsbestaumltigungen Lieferscheine Rechnungen Zahlungserinnerungenund Gutschriften Am Beispiel der Belegart Angebot zeigen wir Ihnen wie Siedazu vorgehen

So erstellen Sie ein neues Angebot1 Klicken Sie auf der Startseite im Bereich Verkauf auf Angebote erstellen

Es oumlffnet sich das Dialogfenster Kunde auswaumlhlen

2 Waumlhlen Sie den Kunden aus oder legen Sie einen neuen Kunden an Um einen Kunden zu suchen schreiben Sie in das Feld Kundennummer die Nummer oder den Namen des Kunden Bestaumltigen Sie Ihre Eingabe mit OKDie Detailansicht des Belegs wird geoumlffnet Hier koumlnnen Sie das Angebot erfassen

3 Erfassen Sie die Werte in den jeweiligen Eingabefeldern

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4 Haben Sie Ihre Eingaben abgeschlossen klicken Sie zum Speichern auf das Symbol Speichern

5 Wenn Sie den Beleg anschlieszligend in einen Folgebeleg (z B Angebot in eine Rechnung) weiterfuumlhren moumlchten klicken Sie auf das Symbol Beleg weiterfuumlhren ndash oder ndash Wenn Sie die Ansicht schlieszligen moumlchten klicken Sie auf das Symbol Schlieszligen

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Auftragswesen online unter Verkauf

77 Belege fuumlr Ihren steuerlichen Berater bereitstellen

Die erfassten Rechnungen und Gutschriften koumlnnen Sie Ihrem steuerlichenBerater fuumlr die Buchfuumlhrung bereitstellen

Waumlhlen Sie den entsprechenden Beleg in der Beleguumlbersicht klicken Sie aufdas Symbol Weitere Funktionen und waumlhlen Sie Belege bereitstellen

Die Belege werden als digitale Belegbilder uumlber den Posteingang von Belege online bereitgestellt

Um mehrere Belege auf einmal bereitzustellen waumlhlen Sie auf der Startseiteim Bereich Verkauf die Option Rechnungen fuumlr Unternehmen online bereit-stellen Auf der naumlchsten Seite koumlnnen Sie die noch nicht bereitgestelltenBelege mit der Schaltflaumlche Belege bereitstellen uumlbergeben


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81 Kassenbelege erfassen

Sie koumlnnen Ihr Kassenbuch mit oder ohne Belegbild fuumlhren

So erfassen Sie Ihre Kassenbelege vom Belegbild (Registerkarte Erfas-sung vom Belegbild)1 Waumlhlen Sie in DATEV Unternehmen online Meine Anwendungen |

Belegwesen | Kassenbuch

2 Waumlhlen Sie in Kassenbuch online den Menuumlpunkt Mandanten | Verwalten

3 Klicken Sie in der Spalte Aktion beim gewuumlnschten Mandantenbestand auf das Symbol Mandant oumlffnen

Der Bestand fuumlr das Erfassen der Belegsaumltze wird geoumlffnet Uumlber den Menuumlpunkt Belegsaumltze | Erfassen koumlnnen Sie die Kassenbelege fuumlr einen gewuumlnschten Zeitraum eingeben

4 Waumlhlen Sie die Registerkarte Erfassung vom Belegbild

Es oumlffnet sich ein separates Fenster zur Erfassung vom Belegbild

5 Im Dialogfenster Belegtyp und Sortierung auswaumlhlen waumlhlen Sie den Belegtyp (z B Kasse) der angezeigt werden soll die Sortierung der Belege sowie den Ablageort in den die erfassten Belege aus dem Post-eingang verschoben werden sollen Bestaumltigen Sie Ihre Auswahl mit der Schaltflaumlche Uumlbernehmen

Das folgende Erfassungsfenster gliedert sich in drei Bereiche Links werden die Belege des gewaumlhlten Belegtyps aus dem Posteingang von Belege online in der Miniaturansicht angezeigt Hier stehen Ihnen unterschiedliche Funktionen zur Bearbeitung der Belege zur Verfuumlgung In der Mitte sehen Sie den markierten Beleg in der Detailansicht Rechts werden Ihnen der markierte Beleg und die Erfassungsmaske von

Kassenbuch online angezeigt

80 Kassenbelege erfassen und bereitstellen

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Erfassung vom Belegbild in Kassenbuch online

6 Um Belegsaumltze vom Belegbild zu erfassen klicken Sie links auf einen Beleg in der Miniaturansicht

Der markierte Beleg wird Ihnen in der Mitte angezeigt Die Wertekontrolle mit den vom Buchungsassistenten erkannten Werten

wird neben dem Belegbild angezeigt Wenn in der linken Spalte mit der Mini-aturansicht der Belege rechts neben einem Beleg das Symbol erscheint ist die Rechnungserkennung abgeschlossen Die sicher erkannten Werte werden gelb markiert und in die Erfassungsmaske uumlbernommen Sie koumlnnen die Belege in der Miniaturansicht bearbeiten Sie koumlnnen u a Belegtypen wechseln Belege heften und entheften Ausfuumlhrliche Informati-onen finden Sie in der Hilfe zu Kassenbuch online unter Belegsaumltze bearbei-ten | Erfassung von Belegbild

7 Erfassen Sie im rechten Bereich bei Erfassung Belegdaten die Daten zum Beleg Klicken Sie auf die Schaltflaumlche Belegtext um sich gespeicherte Belegtexte anzeigen zu lassen und gegebenenfalls zu uumlbernehmen Beim Erfassen des Belegtextes koumlnnen Sie die Vervollstaumlndigung der Belegtexte nutzen bzw uumlber das Pfeil-Symbol einen Text waumlhlen den Sie bereits verwendet haben Neue Belegtexte koumlnnen Sie waumlhrend der Erfas-sung uumlber die Schaltflaumlche Text speichern uumlbernehmen Um zu einem Beleg mehrere Datensaumltze zu erfassen z B bei einer Rech-nung mit unterschiedlichen Umsatzsteuersaumltzen klicken Sie auf die Schalt-flaumlche Belegposition

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8 Nachdem Sie die Erfassung zu einem Belegbild abgeschlossen haben klicken Sie auf UumlbernehmenDie erfassten Daten werden gespeichert und dem Belegbild zugeordnet Anschlieszligend wird das Belegbild in Belege online automatisch vom Post-eingang in den gewaumlhlten Ablageort verschoben Das naumlchste Belegbild wird eingeblendet

Nach Abschluss der Erfassung werden die erfassten Daten in der Register-karte Erfassung angezeigt In der Spalte Status erkennen Sie am Symbol dass einer Buchung ein Belegbild zugeordnet wurde Das Belegbild kann uumlber das Symbol angezeigt werden

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Kassenbuch online unter Belegsaumltze bearbeiten

Kassenbelege ohne Belegbild erfassen (Registerkarte Erfassung)In der Registerkarte Erfassung koumlnnen Sie Kassenbelege auch direkt erfassen Wie Sie das Kassenbuch erfassen erfahren Sie unter Kassenbelege erfassen Das Erfassen selbst ist identisch Es wird kein Belegbild anzeigt

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Kassenbuch online unter Belegsaumltze bearbeiten | Erfassen

82 Belegsaumltze festschreiben (optional)

Kassenbelege koumlnnen taumlglich festgeschrieben werden Festgeschriebene Belegsaumltze koumlnnen nicht mehr geaumlndert und geloumlscht werden

So schreiben Sie Belegsaumltze fest1 Waumlhlen Sie den Menuumlpunkt Belegsaumltze | Festschreiben

Es oumlffnet sich eine Uumlbersicht Ihrer Kassen mit den zugehoumlrigen Perioden und der Anzahl der Belegsaumltze die Sie bereits erfasst haben

2 Klicken Sie in der Spalte Aktion auf das Symbol Belegsaumltze festschrei-ben Alle Belegsaumltze der Kasse werden fuumlr die entsprechende Periode fest-geschrieben

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83 Belegsaumltze fuumlr Ihren steuerlichen Berater bereitstellen

Ist die Belegerfassung fuumlr eine Periode abgeschlossen koumlnnen Sie die erfass-ten Belegsaumltze Ihrem steuerlichen Berater bereitstellen

So stellen Sie die erfassten Belegsaumltze fuumlr Ihren steuerlichen Berater bereit1 Waumlhlen Sie den Menuumlpunkt Belegsaumltze | Bereitstellen fuumlr Berater

Alle angelegten Kassen fuumlr die Belegsaumltze erfasst wurden werden fuumlr die entsprechenden Perioden angezeigt Belegstapel die noch nicht bereitge-stellt wurden erkennen Sie an dem entsprechenden Symbol in der Spalte Status

2 Klicken Sie in der Spalte Aktion auf das Symbol Belegstapel bereitstellen

Der Belegstapel steht anschlieszligend zur Abholung durch Ihren steuerlichen Berater bereit Bereits abgeholte Belegstapel werden in der Spalte Status entsprechend gekennzeichnet Diese Stapel koumlnnen bei Bedarf erneut bereit-gestellt werden

Bitte beachten SieBereitgestellte Datensaumltze koumlnnen nicht mehr geaumlndert oder geloumlscht werden Uumlber die Funktion Bereitstellen fuumlr Berater werden die Belege automatisch festgeschrieben Eine vorherige explizite Festschreibung ist deshalb nicht zwingend erforderlich

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Kassenbuch online unter Belegsaumltze bearbeiten | Bereitstellen fuumlr Berater

E-Mail-BenachrichtigungAktivieren Sie das Kontrollkaumlstchen Benachrichtigungs-E-Mail generieren wenn Ihr steuerlicher Berater automatisch eine E-Mail erhalten soll sobald Sie neue Belege bereitgestellt haben

84 Auswertungen erstellen

Uumlber den Menuumlpunkt Belegsaumltze | Auswertungen erstellen steht Ihnen im Kassenbuch online u a folgender Bericht zur Verfuumlgung

KassenbuchKassenbericht Uumlbersicht aller erfassten Belegsaumltze pro Kasse und ausgewaumlhlter Erfassungs-periode als PDF-Formular

KassenzaumlhlprotokollDetaillierte taumlgliche Kassenerfassung der Muumlnzen und Scheine

Klicken Sie auf die Schaltflaumlche DruckenAnzeigen um sich die gewaumlhlte Aus-wertung aufbereiten zu lassen


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91 Arbeiten mit elektronischen Rechnungen

Mit DATEV eRechnung koumlnnen Sie die Signatur Ihrer elektronischen Eingangs-rechnungen pruumlfen lassen Es werden alle relevanten Daten (Rechnung inklu-sive Signatur und Pruumlfprotokoll) automatisch archiviert Die Ausgangsrechnun-gen werden im DATEV-Rechenzentrum mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und koumlnnen im Anschluss per E-Mail an den Kunden verschickt werden

Allgemeine Informationen zu elektronischen Rechnungen wie beispielsweise rechtliche Hintergruumlnde finden Sie auf unserer Internetseite unter wwwdatevdeerechnung

92 Kooperation E-POSTBRIEF

Durch die Kooperation E-POSTBRIEF (Deutsche Post AG) koumlnnen Sie Ihre Ein-gangsrechnungen die Sie via E-POSTBRIEF erhalten schnell und einfach in DATEV Unternehmen online ablegen

Weitere Informationen hierzu finden Sie auf unserer Internetseite unter wwwdatevdekooperation-e-postbrief

90 Umgang mit elektronischen Rechnungen

Eine Anleitung zum Arbeiten mit dem Programm finden Sie in der Info-Datenbank im DokumentDATEV eRechnung ndash Arbeiten mit elektronischen Rechnungen(Dok-Nr 1035804)

Eine Anleitung zur Einrichtung und Nutzung der Kooperationsloumlsung E-POSTBRIEF finden Sie in der Info-Datenbank in den Dokumenten Leitfaden fuumlr die Einrichtung der

Kooperation E-POSTBRIEF (Deut- sche Post AG) und der E-POST- BRIEF Belegablage DATEV (Dok- Nr 1070342)

Kooperation E-POSTBRIEF (Deut- sche Post AG) Arbeiten mit der E-POSTBRIEF Belegablage DATEV (Dok-Nr 1070343)

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101 Personal-Stammdaten erfassen

So erfassen Sie die Stammdaten fuumlr einen neuen Mitarbeiter1 Waumlhlen Sie in DATEV Unternehmen online Meine Anwendungen | LODAS

Vorerfassung online bzw Lohn und Gehalt Vorerfassung online

2 Waumlhlen Sie in LODAS Vorerfassung onlineLohn und Gehalt Vorerfassung online den Menuumlpunkt Stammdaten | Neuanlage

3 Erfassen Sie die Personalnummer des neuen Mitarbeiters und klicken Sie auf die Schaltflaumlche Anlegen

4 Erfassen Sie den Namen dieses Mitarbeiters und bestaumltigen Sie Ihre Angabe mit Speichern

Die naumlchste Stammdaten-Maske fuumlr die Neuanlage eines Mitarbeiters wird angezeigt

5 Erfassen Sie die notwendigen Angaben in den folgenden Stammdaten-Masken AnschriftBankverbindung Allgemeines Sozialversicherung und Steuer Der neue Mitarbeiter ist gespeichert und wird beim naumlchsten Datenabruf an LODASLohn und Gehalt uumlbertragen

102 Bewegungsdaten erfassen

So erfassen Sie neue Bewegungsdaten1 Waumlhlen Sie in DATEV Unternehmen online Meine Anwendungen | LODAS


2 Waumlhlen in LODAS Vorerfassung onlineLohn und Gehalt Vorerfassung online den Menuumlpunkt Bewegungsdaten | Stunden

3 Erfassen Sie die Personalnummer die Lohnart den Wert in Stunden und gegebenenfalls den abweichenden Lohnfaktor

4 Wenn Sie Lohn und Gehalt Vorerfassung online nutzen erfassen Sie zusaumltzlich die abweichende Lohnveraumlnderung

5 Wenn unter Extras | Konfiguration | Allgemeines die Kostenstelleneingabe aktiviert ist koumlnnen Sie die entsprechende Kostenstelle erfassen

100 Lohndaten erfassen

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6 Bestaumltigen Sie Ihre Angaben per Klick auf die Schaltflaumlche Uumlbernehmen Die Buchung wird in die Liste der Buchungen uumlbernommen und beim Datenabruf an LODAS Lohn und Gehalt uumlbergeben

Wenn Sie in LODAS Vorerfassung online statistische Werte wie genommene Urlaubstage Abwesenheiten oder Krankheitstage erfassen moumlchten waumlhlen Sie Bewegungsdaten | Statistik


klaumlren muumlssen

Bis zu welchem Zeitpunkt sollen die Daten in LODAS Vorerfassung onlineLohn und Gehalt Vorerfassung online erfasst werden um eine schnellst-moumlgliche Abrechnung zu gewaumlhrleisten


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So fuumlhren Sie eine Lohnvorwegberechnung fuumlr einen Mitarbeiter durch1 Waumlhlen Sie in DATEV Unternehmen online Meine Anwendungen | LOVOR

online

2 Waumlhlen Sie Mitarbeiter | Bearbeiten

3 Erfassen Sie die Abrechnungsdaten des Mitarbeiters

4 Wenn Sie die Berechnungsergebnisse erstellen moumlchten klicken Sie auf die Schaltflaumlche Berechnen

5 Wenn Sie die Abrechnungsdaten des Mitarbeiters speichern moumlchten legen Sie vorher einen Mandantenbestand an erfassen Sie die Personal-nummer des Mitarbeiters und speichern Sie Ihre Angaben

Wenn Sie Daten fuumlr einen Mitarbeiter aus dem DATEV-Rechen-zentrum uumlbernommen haben koumlnnen Sie pruumlfen ob der Daten-satz den Sie momentan bearbeiten der aktuelle ist Klicken Sie dazu auf die Schaltflaumlche Aktualitaumlt pruumlfen

110 Lohnvorwegberechnungen vornehmen

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120 Auswertungen Offene Posten Finanzbuch- fuumlhrung und Personalwirtschaft aufrufen

121 Auswertungen Offene Posten und Finanzbuchfuumlhrung aufrufen

Sie koumlnnen sich verschiedene OPOS-Auswertungen (u a Offene-Posten-Liste) und FIBU-Auswertungen (u a Kontoblatt BWA) anzeigen lassen

So rufen Sie die Auswertungen auf1 Waumlhlen Sie in DATEV Unternehmen online Meine Anwendungen | Aus-

wertungen OPOS oder Auswertungen FIBU 2 Klicken Sie auf die entsprechende Auswertung3 Nehmen Sie Ihre Einstellungen vor und klicken Sie auf die Schaltflaumlche Daten holen Die Auswertungen werden angezeigt

In der Auswertung BWA mit Wertenachweis werden Ihnen zu den einzelnen Positionen wie z B Gesamtleistung die darin enthaltenen Konten unten angezeigt Sie koumlnnen mit Klick auf das Konto das entsprechende Kontoblatt anzeigen lassen

Wurden Ihre Daten mit digitalem Beleg gebucht koumlnnen Sie in den Auswertungen Offene Posten Liste Offene Posten Konten und im Kontoblatt die digitalen Belegbilder aufrufen Klicken Sie dazu auf das Symbol

122 Auswertungen Personalwirtschaft aufrufen

Unter dem Menuumlpunkt Auswertungen Personalwirtschaft stehen IhnenIhre freigegebenen Auswertungen zur Verfuumlgung Hier finden Sie zum Beispiel unter Finanzbuchfuumlhrung | Personalkosten eine Uumlbersicht uumlber die kumulier-ten Personalkosten

Unter anderem finden Sie hier auch die Auswertung Lohnjournal Das Lohn-journal gibt Ihnen eine Uumlbersicht uumlber die Arbeitsentgelte aller abgerechnetenMitarbeiter die innerhalb eines Abrechnungszeitraums beschaumlftigt sind

So rufen Sie die Auswertung Lohnjournal auf1 Waumlhlen Sie in DATEV Unternehmen online Meine Anwendungen |

Auswertungen Personalwirtschaft | Lohnjournal

2 Waumlhlen Sie in der Liste die gewuumlnschten Monate

3 Klicken Sie auf die Schaltflaumlche Daten holen Hier haben Sie auch die Moumlglichkeit sich Reports erstellen zu lassen Waumlhlen Sie dafuumlr die Registerkarte Report erstellen

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4 Klicken Sie auf die Schaltflaumlche Drucken Anzeigen um das Lohnjournal auszudrucken

Das Lohnjournal kann auch uumlber die Schaltflaumlche Exportieren inMicrosoft Excel uumlbertragen werden

Weitere Informationen dazu finden Sie in der Info-Datenbank im Doku-ment Auswertungen online Personalwirtschaft ndash Uumlbersicht (Dok-Nr 1035820)

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Partnerschaftliche Zusammenarbeit

Weitere Unterstuumltzung fuumlr die Arbeit mit den DATEV-Anwendungen sowie das Neueste uumlber Programme und Dienstleistungen inden Sie unter wwwdatevdeservice

DATEV eG

90329 NuumlrnbergTelefon +49 911 319-0Telefax +49 911 319-3196 E-Mail infodatevdeInternet wwwdatevdePaumgartnerstraszlige 6ndash14

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04 10 Einstieg in die digitale

Buchfuumlhrung

06 20 Unternehmen online ein-

richten

06 21 Allgemeine Voraussetzungen07 22 Einrichtungsassistent 07 23 Bankverbindung anlegen 09 24 Unterstuumltzung durch Pro-

grammhilfe Info-Datenbank und Servicevideos


10 31 Mindestanforderungen an den Scanner

10 32 Schrittweiser Arbeitsablauf12 33 Programm Belegtransfer

Komponente Scan-Modul ein-richten

14 34 Organisatorische Fragen die Sie mit Ihrem steuerlichen Berater klaumlren muumlssen

15 40 Aufbau und Inhalt der

Anwendungen Belege

online und Bank online

18 50 Bearbeiten und Bezahlen

von Belegen

18 51 Bearbeiten von Belegen19 52 Bezahlen von Belegen

(Lieferantenrechnungen)22 53 Anlegen und Ausfuumlhren von

sonstigen Zahlungen (ohne Belegbild)

23 54 Gespeicherte Zahlungen aus-fuumlhren

24 55 Belege suchen

25 60 Kontoumsaumltze von der

Bank abrufen und kontrol-

lieren

25 61 Allgemeine Informationen25 62 Kontoumsaumltze holen26 63 Kontoumsaumltze aufrufen26 64 Einstellungen Kontoumsaumltze

pruumlfen28 65 Regeln anlegen

29 70 Rechnungen schreiben

29 71 Aufbau und Inhalt der Anwendung

30 72 Kundendaten erfassen30 73 Artikel anlegen31 74 Einstellungen festlegen31 75 Belegvorlagen erstellen 32 76 Verkaufsbelege erstellen33 77 Belege fuumlr Ihren steuerlichen

Berater bereitstellen

34 80 Kassenbelege erfassen und

bereitstellen

34 81 Kassenbelege erfassen36 82 Belegsaumltze festschreiben

(optional)37 83 Belegsaumltze fuumlr Ihren steuerli-

chen Berater bereitstellen37 84 Auswertungen erstellen

38 90 Umgang mit elektronischen

Rechnungen

38 91 Arbeiten mit elektronischen Rechnungen

38 92 Kooperation E-POSTBRIEF

39 100 Lohndaten erfassen

39 101 Personal-Stammdaten erfas-sen

39 102 Bewegungsdaten erfassen40 103 Organisatorische Fragen die

Sie mit Ihrem steuerlichen Berater klaumlren muumlssen

41 110 Lohnvorwegberechnungen

vornehmen

42 120 Auswertungen Offene Pos-

ten Finanzbuchfuumlhrung und

Personalwirtschaft aufrufen

42 121 Auswertungen Offene Posten und Finanzbuchfuumlhrung aufru-fen

24 122 Auswertungen Personalwirt-schaft aufrufen

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