Archiv des Bistums Speyer...2018/09/24 · Feierliche Einholung der neuen Madonnen-Statue für den...

- Archiv des Bistums Speyer -

Ablauf und Themenübersicht

09.00 – 09.45 Uhr erste Einheit (Theorie)

• Einführung: Ordnung und System in Registratur und Archiv

• Unterscheidung Registratur und Archiv

• Rechtliche Grundlagen für die Aufbewahrung von Schriftgut

• Aufgaben des Bistumsarchivs/Einblicke in die Arbeit

• Pfarrarchive: Bedeutung für Gegenwart und Zukunft

09.45 – 10.30 Uhr zweite Einheit (Praxis)

• Schriftgutverwaltung

• Aufbau und Verwaltung einer Registratur

• Ablagestrukturen erarbeiten (analog und digital)

• Umgang mit digitalem Schriftgut

• Digitalisierungsprojekt „Kirchenbücher“

10.30 – 11.00 Uhr Stehkaffee/Fahrt ins Bistumsarchiv (Außenmagazin)

11.00 – 11.50 Uhr Die Pfarrarchive im Bistumsarchiv

12.00 Uhr Fahrt ins Priesterseminar


Ordnung und System in Registratur und Archiv

DER SPIEGEL 22/2004 vom 24.05.2004, Seite 68; Foto: Jan Banning


Ordnung und System in Registratur und Archiv


Foto: Bistumsarchiv

Unterscheidung Registratur und Archiv

Laufende Registratur: aktuelle Geschäftsvorgänge

Altregistratur: abgeschlossene Vorgänge

Archiv: langfristige Aufbewahrung von Dokumenten, die nicht mehr im aktiven Änderungsprozess sind, nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen


- Bistumsarchiv -

Nach dem Besuch des Bistumsarchivs in einer Pfarrei:

Die gepackten Umzugskartons werden bis zum Transport nach Speyer in der Pfarrei verwahrt.

Die zu vernichtenden Schrift-stücke werden bis zur end-gültigen Kassation ebenfalls vor Ort verwahrt.

Fotos: Bistumsarchiv

Starker Schimmelbefall eines Pfarrarchivs


Foto: Bistumsarchiv


Foto: Bistumsarchiv


Hilfsmaßnahmen: Regale zum Trocken und AbsaugvorrichtungFotos: Bistumsarchiv

Rechtliche Grundlagen für die Aufbewahrung

1. Kirchenrecht für die Weltkirche (CIC)

Canon iuris canonici von 1983, can. 535 § 4:

„In jeder Pfarrei muß eine Urkundensammlung, d. h. ein Archiv vorhanden sein, in dem die pfarrlichen Bücher aufzubewahren sind zusammen mit den Briefen der Bischöfe und anderen Dokumenten, die notwendiger- oder zweckmäßigerweise aufzuheben sind; dies alles ist vom Diözesanbischof oder seinem Beauftragten bei der Visitation oder zu einem anderen geeigneten Zeitpunkt einzusehen; der Pfarrer hat dafür zu sorgen, daß die Dokumente nicht in die Hände Unbefugter gelangen.“



2. Diözesane Regelungen

2. 1. Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche/KAO(gilt bundesweit, für das Bistum Speyer zum 1. April 2014 in Kraft gesetzt, veröffentlicht im OVB 2/2014 vom 28.3.2014, S. 88-97)

- Katholische Kirche in Deutschland regelt ihr Archivwesen selbstständig

- KAO gilt nach §1 Abs. 1 auch für Pfarrarchive



Anbietungspflicht nach§6:(1) Die in §1 Absatz 1 genannten Stellen haben den zuständigen kirchlichen Archiven unaufgefordert alle Unterlagen zur Übernahme anzubieten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen.

Die Entscheidung, wann Unterlagen zur Erfüllung der Aufgaben nicht mehr benötigt werden, liegt nach Maßgabe von Absatz 2 bei der anbietungspflichtigen Stelle. Die Anbietung erfolgt grundsätzlich nach Ablauf der geltenden kirchlichen oder staat-lichen Aufbewahrungsfristen.

(2) Alle Unterlagen sind spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung beziehungs-weise nach Schließung der Akte oder Erledigung des Geschäftsvorfalls dem zu-ständigen Archiv anzubieten, sofern kirchliche oder staatliche Rechtsvorschriften keine längeren Aufbewahrungsfristen bei den anbietungspflichtigen Stellen vorsehen.



Schutzfristen §9:(3) Für Archivgut, das sich nach seiner Zweckbestimmung oder nach seinem wesentlichen Inhalt auf eine oder mehrere natürliche Personen bezieht (personen-bezogenes Archivgut), beträgt die Schutzfrist ebenfalls 40 Jahre. Sie endet jedoch nicht vor Ablauf von

1. 30 Jahren nach dem Tod der betroffenen Person oder der Letztverstorbenen

von mehreren Personen, deren Todesjahr dem Archiv bekannt ist,

2. 120 Jahren nach der Geburt der betroffenen Person oder der Geburt der Letzt-geborenen von mehreren Personen, deren Todesjahr dem Archiv nicht bekannt ist,

3. 70 Jahren nach Entstehung der Unterlagen, wenn weder das Todes- noch das Geburtsjahr der betroffenen Person oder einer der betroffenen Personen dem Archiv bekannt sind.



2.2. Spezifische Diözesane Regelungen

OVB Nr. 6 vom 15. September 2016:

59 Benutzungsordnung für die Archive im Bistum Speyer

60 Gebührenordnung für die Benutzung der Archive im Bistum Speyer

OVB Nr. 10 vom 17. Dezember 2015:

199 Aktenplan für Pfarramtsregistraturen in der Diözese Speyer – 1. Januar 2016

OVB Nr. 11 vom 21. Oktober 1993:

252 Fristenkatalog für Pfarrarchive



Fristenkatalog

Vor größeren Kassationen ist das Bistumsarchiv hinzuzuziehen!

Keine Kassation:

• Urkunden (rechtsverbindliche Verträge)

• pastoral wichtige Unterlagen, vor allem soweit sie die Sakramentenspendungberühren (Ehevorbereitungsprotokolle!)

• Schriftstücke vor 1920



Zur Kassation eignen sich (vgl. Infoblatt):

Sofort kassieren:

• Glückwünsche persönlicher Art

• Prospekte

• gedrucktes Material von unerheblichem Wert (z.B. Einladungen, allgemeine Rundschreiben der kirchlichen Werke, Einrichtungen und Vereine)

• Konzepte (z.B. für Pfarrbriefe, Rundschreiben)

Nach 10 Jahren können u.a. Kassen- und Buchungsbelege (nicht alle!), Bankauszüge, Reisekostenabrechnungen, Wahlunterlagen (ausgenommen Wahlprotokolle) und Kopien von Zuwendungsbescheinigungen vernichtet werden.



Bischofskonferenz:Sicherung und Nutzung von Pfarrmatrikeln (Kirchenbüchern)(veröffentlicht im OVB Speyer 5/2008, S. 83-85)

Empfehlung, abgeschlossene Kirchenbücher nach Möglichkeit in den Diözesanarchiven zu verwahren und zu verwalten.

Sperrfristen eingeschärft:

bei Taufbüchern 120 Jahre

bei Trauungsbüchern 100 Jahre

bei Sterbebüchern 40 Jahre (kompletter Band 100 Jahre)



Feierliche Einholung der neuen Madonnen-Statue für den Dom am 6. Juli 1930 von Waghäusel nach Speyer ABSp 19.002.20.27_0010

Aufgaben des Bistumsarchivs/Einblicke in die Arbeit

Sicherung und Übernahme des Schriftguts: - Bewertung

- Erschließung

- Verwaltung

- Benutzung

Konservatorische Betreuung

Auskunftsdienst für Verwaltung und Öffentlichkeit

Beratung und Betreuung der Pfarr- und Dekanatsarchive sowie Beratung bei Fragen der Pfarrbüros zur Einrichtung der Pfarrregistratur

Öffentlichkeitsarbeit (www.bistumsarchiv-speyer.de)

Erforschung und Darstellung der Bistumsgeschichte

Zusammenarbeit mit kulturellen, wissenschaftlichen, sozialen und schulischen Institutionen.


Beschädigungen durch falsche Lagerung

Bearbeitung eines Pfarrarchivs im Bistumsarchiv Speyer



Die richtige Verpackung und Lagerung schützt das Schriftgut

der Pfarreien auf lange Zeit



Tintenfraß (Informationsverlust)

eingerissene Seiten


Fotos: Restaurierungswerktstatt Eibingen; Bistumsarchiv

Schriftenreihe des Diözesan-Archivs Speyer, erhältlich über den Pilger-Verlag



Pfarrarchive

Pastorale Funktion

Die kirchlichen Archive dienen einerseits der

Verwaltung, andererseits kommt ihnen als

Ort „des Gedächtnisses der Kirche, das

erhalten und weitergegeben, wieder belebt

und ausgewertet werden soll“ eine besondere

pastorale Funktion zu.

Die pastorale Funktion der kirchlichen Archive, Schreiben der päpstlichen Kommission für die Kulturgüter der Kirche vom 15. März 2016.


Pfarrarchive

Worin besteht dieses Erbe?

- Pfarrchronik (Pfarrgedenkbuch)

- Urkunden, Verträge

- Pfarrbeschreibungen und Seelsorgeberichte

- Visitationsprotokolle

- Kirchenbücher

- Personalakten zu Klerus und Kirchendienern

- Unterlagen zu Seelsorge und Gottesdienst, Sakramentenspendung,

Bruderschaften, kirchlichen Vereinen und Verbänden


Foto: Bistumsarchiv

Pfarrarchive

Nutzen für die Verwaltung

Pfarrarchive enthalten Unterlagen zu:

- Kirchen- und Pfründestiftungen

(Besitz und Verwaltung)

- Bau, Ausstattung und Renovierung von

Pfarr-, Neben- und Filialkirchen sowie kirch-

lichen Gebäuden wie Pfarrheimen, Jugendzentren, Kindertagesstätten

- Verträge, Unterlagen zu Rechtsgeschäften, u.a. Notariatsurkunden


Foto: Bistumsarchiv

Pfarrarchive

Quellen zu kirchlichem und gesamt-

gesellschaftlichem Leben

- Seelsorgeberichte, Berichte über Kriegs-

oder Besatzungszeiten

- Visitationsprotokolle

- Matrikeln als Quelle zur Familien- und Sozialgeschichte

- Unterlagen zu Wallfahrten und Bittgängen

- Unterlagen zum Schul-, Militär- und Armenwesen

- Unterlagen zu politischen Ereignissen


Foto: Bistumsarchiv

Pfarrarchive

Nutzung für Seelsorge und Unterricht

- Kennenlernen von Geschichte und

Struktur der eigenen Pfarrei

- Anregungen für das Gemeindeleben

(z.B. Wiederbelebung eines früheren Bittgangs)

- Einsatz von Dokumenten in der Schule (Religionsunterricht, Heimat- und

Sachkunde, Geschichte) und im außerschulischen Bereich (Firm-

vorbereitung)


Foto: Pressestelle

Schriftgut

Gesetz-gebung

Archiv

Records Management

Behörde

Verantwortung für Aufbewahrung, Erhaltung und

Rückgriff

Dokumentation des Verwaltungs-

handelns

Schriftgutverwaltung – das notwendige Übel


Schriftgutverwaltung – Definition

Schriftgutverwaltung: Erfassen, Ordnen, Verzeichnen, Aufbewahren undVernichten verschiedenster, zusammengehöriger Unterlagen, die imRahmen der einzelnen Verwaltungstätigkeiten entstehen oder anfallen.

Zweck: Bereitstellung des gesammelten, vollständigen Schriftguts zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem bestimmten Ort zur Einsicht durch eine berechtigte Person.


Aufgaben Ziele

Ordnen

Registrieren

Ablegen

funktionsfähige und

wirtschaftliche Registratur

Verfügbarkeit

Aussonderung


Registratur – Definition

Registratur: gilt als Organisationseinheit der Verwaltung. Siegewährleistet den Überblick, die Pflege und Bereitstellung der laufendenAkten im Verwaltungsalltag.

In der Altregistratur werden abgeschlossene Akten aufbewahrt, die nochnicht archivreif sind.

Eine ähnliche Aufgabe kann auch ein so genanntes Zwischenarchiverfüllen.


Aufbau und Verwaltung einer Registratur


• Einheitlichkeit

• Übersichtlichkeit

• Disziplin

• Wiederauffindbarkeit

• Dokumentation

Beispiele für Registratursysteme



Alle sprechen von Akten – Definition

Akte: Zusammenfassung aller Unterlagen, die im Zuge der Bearbeitungeines Vorgangs (einer Aufgabe) anfallen bzw. entstehen.

„records“: nicht eindeutig mit „Akten“ zu übersetzen, vielmehr beinhaltet„records“ auch das Aufzeichnen oder Protokollieren von Aufzeichnungen.



Ordnungsmerkmale zur Bildung von Akten

• Inhaltlich, sachbezogenBeispiel: Vermietung von Grundstücken

• Formal, Schriftstückarten Beispiel: Presseausschnitte, Erlasse

Nachteil: Rückgriffprobleme bei umfangreichen Akten = größerer Suchaufwand.



• Zweckmäßigkeit der Bearbeitung

• Übersichtlichkeit

• Häufigkeit des Rückgriffs

• Dauer des Rückgriffs



• Akten sollen nach Anfall gebildet, nicht als Leerpositionen „geplant“ werden.

• Jede Akte kann nur unter einem Punkt im Aktenplan abgelegt werden.

• Der Aktenplan mit seinen untergeordneten Betreffeinheitensollte nicht weiter untergliedert werden.

• Große Aktenserien sind außerhalb des Aktenplans zu führen.


Der Aktenplan – das Ding aus einer anderen Welt

Definition: „Mehrstufige Gliederung von Schlagworten bzw. Überbegriffen, die sich aus den Aufgaben einer Verwaltung ergeben. Der Aktenplan wird in der Regel vor der Entstehung der Akten erstellt und gewährleistet eine strukturierte Arbeit an und mit den entstehenden und wachsenden Aktenbeständen. Durch seinen hierarchischen Aufbau und eine beständige Fortschreibung wird das Wiederauffinden der Akten über einen langen Zeitraum sichergestellt.“


Aktenplan – Aktenzeichen – Aktenverzeichnis?

Aktenplankennzeichen und Aktenkennzeichen bilden das Aktenzeichen.

Beispiel Bischöfliches Ordinariat: 20/10-4/17

Aktenplankennzeichen: 20 = Archiv, 10 = Familienforschung

Aktenkennzeichen: 4/17 = vierter Vorgang im Jahr 2017

Beispiel Pfarrei: 2081-2/17 Reparatur Heizung

Aktenplankennzeichen: 20 = Hauptkirche, 8 = Technik, 1 = Heizung

Aktenkennzeichen: 2/17 = zweiter Vorgang im Jahr 2017


Aktenverzeichnis: Hilfsmittel des Schriftgutverwalters zum Auffinden benötigter Akten. Es enthält alle zum Ordnen, Bereitstellen und Aussondern notwendigen Angaben einer Akte, zum Beispiel: Aktenzeichen, Inhaltsangabe, Laufzeit (Beginn und Ende einer Akte).

Aktenplan – Aktenzeichen – Aktenverzeichnis?


Aufbau eines Aktenplans- Archiv des Bistums Speyer -

Bildung eindeutiger Begriffe aus den Akten der Institution

Sammlung der Aufgaben/Schwer-punkte/Themen der betreffenden Institution

Notation (alphabetisch, numerisch, alphanumerisch)

Hierarchisch geordnete Begriffe (Aufgaben, Schlagworte, Themen)

Ablagestrukturen erarbeiten für analoges Schriftgut

• Raummöglichkeiten

• Arbeitsstrukturen

• Kommunikation

• Vorlagen

• Reflexion


Ablagestrukturen erarbeiten für digitales Schriftgut

Die digitale Ablagestruktur des Bistumsarchivs Speyer früher:



Die digitale Ablagestruktur des Bistumsarchivs Speyer heute:


Analog vs. Digital

Papier Datei

Information

Datenträger

Zugriff

Datenschutz

Speicherplatz

Handhabung


Umgang mit digitalem Schriftgut

• E-Mails

• Dateien/Dateiformate

• Fachverfahren

• Datensicherung

Grundsätzlich gilt:

⇒ Das Thema „Archivierung“ ist unumgänglich

⇒ ausgedrucktes und abgelegtes Schriftgut kann wiedergefunden und genutzt werden!

⇒ Archive müssen handeln, auch das Archiv des Bistums Speyer


Haltbarkeit von Medien

Medium Beispiel Lebensdauer

Flash-Speicher USB-Sticks, SSD 5-10 Jahre

Festplatten SATA, iSCSI 5-10 Jahre

Optische Medien CD-ROMs, DVDs, Blu-ray-Discs < 30 Jahre

Tapes/Magnetbänder LTO-5, LTO-6 30-50 Jahre

Filme aus Zelluloid Mikrofilme > 100 Jahre


Gründe für die Digitalisierung (aus der Sicht des Bistumsarchivs)

• langfristigen Sicherung (Katastrophenschutz)• Verfügbarkeit und Nutzung• Senkung der Restaurierungskosten• Online-Verfügbarkeit und Crowdsourcing• mehr freie Personalressourcen


Schadensbilder an Kirchenbüchern



Projekte

laufend F/E* geplant F/E*

Kirchenbücher F Pfarrgedenkbücher F

Fotosammlungen E Handschriften/frühe Buchdrucke E

Fotos aus Pfarreien E Ordinariatsprotokolle F

Fotos aus Priesterakten E Pläne/Zeichnungen F/E

*F/E: Fremdleistung/Eigenleistung


Anforderungen für ausgewählte Formate

Anforderung PDF/A TIFF JPG/JPEG

Unveränderlich x x x

Durchsuchbar (OCR) x

Geeignet für mehrseitige Dokumente

x x

International standardisiert durch ein unabhängiges Gremium

x(ISO 19005)

x(ISO/IEC 10918-1)


Kirchenbücher

Das Archiv des Bistums Speyer verwahrt etwa 70% der Kirchenbücher aus den Pfarreien.

In den Kirchenbüchern der einzelnen Pfarreien werden Taufen, Firmungen, Eheschließungen und Sterbefälle durch den Pfarrer festgehalten. Das älteste Kirchenbuch von Speyer, St. German und St. Moritz beginnt 1579.


Fotos: Pressestelle

Zieldefinition

Bestand

• 1901 Kirchenbücher im Archiv (~70%)

• ~850 Kirchenbücher in den Pfarreien (~30%)

• Insgesamt 2751 Bücher mit geschätzt 819.000 Seiten

Zeitraum

• 5 Jahre; jährlich 550 Bücher• Projektphase (37 Bücher)• Orientierungsphase• Projektphasen (183 Bücher)• Abschlussphase

Kosten• Berücksichtigung der

jährlichen Etatplanung• Puffer für Sonderfälle


Foto: Klaus Landry

Das Endergebnis im Vergleich- Archiv des Bistums Speyer -



Alle Unterlagen zur Schulung finden Sie auch online unter:

https://www.bistum-speyer.de/erziehung-schule-bildung/bistumsarchiv/serviceleistungen/fuer-die-pfarreien/

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