Archivmanagement in der Praxis

Veröffentlichungen der Landesfachstelle für Archive

und öffentliche Bibliotheken im Brandenburgischen Landeshauptarchiv

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Mario Glauert / Hartwig Walberg (Hrsg.)

Archivmanagement in der Praxis

Veröffentlichungen der Landesfachstelle für Archiveund öffentliche Bibliotheken im Brandenburgischen Landeshauptarchiv

Band 9

Archivmanagement in der Praxis

Herausgegeben

von

Mario Glauert und Hartwig Walberg

Potsdam 2011

Gedruckt auf alterungsbeständigem Papiergemäß DIN EN ISO 9706.

© Landesfachstelle für Archive und öffentliche Bibliothekenim Brandenburgischen Landeshauptarchiv

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Satz und Druck: gh graÞ c house GmbH, Berlin

ISBN 978-3-9810642-9-2

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Einspeicherung und Verarbeitung.

Inhaltsverzeichnis

Mario Glauert / Hartwig Walberg

Einleitung .................................................................................................. 7

Martina Wiech

Strategisches Management für Archive .................................................. 13

Gerd Schneider

Aufgaben- und Personalplanung in Archiven ......................................... 37

Meinhard Motzko

Standardisierung und ZertiÞ zierung von Aufgaben und Leistungenin Archiven .............................................................................................. 57

Burkhard Nolte

Kennzahlen, Kennzahlensysteme und Benchmarking –Nutzen und Grenzen im Archiv .............................................................. 69

Andreas Hedwig

Betriebswirtschaftliches Finanzmanagement ......................................... 91

Johannes Kistenich

Projektmanagement im Archiv ............................................................. 115

Harry Scholz

Qualitätsmanagement: Die Anwendung des EFQM-Modellsim Archiv .............................................................................................. 133

Volker Jäger

Magazinmanagement. Archivfachliche Anforderungenan ein Magazin ...................................................................................... 151

Jochen Rath

Dienstleistungsmanagement im Archiv – Kommunikationmit Kunden ........................................................................................... 169

Clemens Rehm

Management der Überlieferungsbildung – Erinnerung in Schachteln.Gedanken zwischen Regalen ................................................................ 183

Helge Kleifeld

Forschungsmanagement im Archiv am Beispiel des Archivsdes Instituts für Zeitgeschichte ............................................................. 207

Sabine Happ

Archive im Verbund .............................................................................. 231

Marcus Stumpf

Zur „Artenvielfalt“ kommunaler Archive: Traditionen undneue Strategien, Organisations-, Rechts- und Betriebsformen ............. 247

Autorenverzeichnis ................................................................................... 273

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Archivmanagementin der Praxis

Mario Glauert / Hartwig Walberg

Einleitung

Wozu Archivmanagement?

Die Archive aller Sparten entwickeln sich in der heutigen Informati-onsgesellschaft unter dem Erwartungsdruck von Trägern und Nutzern und natürlich durch engagierte Mitarbeiter zunehmend zu modernen Dienstleistungseinrichtungen, deren Verwaltung und Betrieb den Ar-chivarinnen und Archivaren zweifellos auch moderne Methoden des operativen und strategischen Managements abverlangen.

Der Begriff „Archivmanagement“ wurde unter diesen Vorzeichen vor allem durch einen gleichnamigen Artikel im „Handbuch für Wirt-schaftsarchive“ 1998 von Hartmut Weber und Renate Köhne-Linden-laub in die deutschsprachige Fachliteratur eingeführt.1 Inzwischen sind auch und vor allem die öffentlichen Archive des Staates und der Kommunen unter den Schlagworten „Verwaltungsmodernisierung“ und „New Public Management“ von einem Wandel ergriffen worden, der es erforderlich macht, sich systematisch mit den (über)lebens-wichtigen Fragen der Personal- und Ressourcenplanung, der Strate-gieentwicklung, des Projekt- und eben auch des Dienstleistungsma-nagements und -marketings zu befassen. Archivträger, von ihnen be-auftragte BeratungsÞ rmen, eigentlich der gesamte Verwaltungskon-

1 Hartmut Weber / Renate Köhne-Lindenlaub, Archivmanagement, in: Hand-buch für Wirtschaftsarchive. Theorie und Praxis, hg. v. Evelyn Kroker / Renate Köhne-Lindenlaub / Wilfried Reininghaus, München 1998, S. 259-274.

Archiv-management operativ und strategisch

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Mario Glauert / Hartwig Walberg

text der Archive ist inzwischen stark vom betriebswirtschaftlichen und strategischen Managementdenken geprägt. Die Archive und ihre Beschäftigten tun also gut daran, dieses Umfeld, seine Sprache und Begrifß ichkeit zu verstehen und sich mit den unabweisbaren archiv-fachlichen Zielorientierungen und Standards verständlich machen zu können.

Auch in der archivarischen Ausbildung in Deutschland ist inzwi-schen die ältere „Archivverwaltungslehre“2 um moderne Inhalte des Archivmanagements in diesem Sinne ergänzt und in unterschiedli-chem Umfang und Ausprägung zum Bestandteil der Curricula ge-macht worden.

Die vorliegende Aufsatzsammlung bietet in der Praxis gereifte und erprobte Beiträge aus verschiedenen Feldern des Managements von und in Archiven, die im Wintersemester 2010/2011 von erfahrenen Berufskolleginnen und -kollegen in einer gemeinsamen Lehrveran-staltung der beiden Herausgeber im B.A.-Studiengang Archiv des Fachbereichs Informationswissenschaften der FH Potsdam in Form von Vorträgen gehalten und von den Gastdozenten unter Mitwirkung der Studierenden für die Publikation bearbeitet wurden.

Die Autorinnen und Autoren sind in staatlichen oder kommunalen Archiven, in einem Parteistiftungsarchiv, einem Hochschul- und ei-nem Wissenschaftsarchiv in leitender Funktion mit Managementauf-gaben befasst. Zwei Autoren sind in bekannten BeratungsÞ rmen ein-schlägig seit Jahren für Archive tätig.

Der Aufsatzband erlaubt daher einen Einblick in die alltägliche Ma-nagementarbeit der Archive aller Sparten und richtet sich an große wie kleine Archive.

Was ist Archivmanagement?

Im weitesten Sinne könnte der Begriff Archivmanagement viele ar-chivfachliche Tätigkeiten umfassen. Suchmaschinen im Internet le-gen dies nahe, denn als Treffer Þ ndet man vor allem Archivdienstlei-ster von der Fremd-Magazinierung bis hin zur Aktenvernichtung und

2 Gerhart Enders, Archivverwaltungslehre, Berlin 1968.

Vorträge im B.A. Archiv FH Potsdam

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Einleitung

der elektronischen Datenhaltung. Auch gibt es im angloamerikani-schen Raum archivarische Studiengänge, die in Weiterentwicklung des grundlegenden Lehrbuchs von Theodor R. Schellenberg „The Management of Archives“ (1965) sehr viel umfassender mit „Archi-ves and Records Management“ bezeichnet werden.3

Die zentrale Frage des Archivmanagements ist eine sehr schlichte: Was ist ein gutes Archiv? So einfach die Frage klingt, so schwer fällt der archivischen Fachkunde eine adäquate Antwort. Um sie zu beant-worten, genügt es nicht, archivische oder archivgesetzliche Aufga-ben inhaltlich wiederzugeben. Es müssen Standards, Prioritäten und Ziele zu den einzelnen Aufgabenbereichen deÞ niert werden (Was wollen wir?). Die Antwort erfordert Indikatoren und Kennzahlen, die nicht nur eine Qualitäts- und Erfolgsmessung von Prozessen und Ergebnissen (Wie gut sind wir wirklich?), sondern auch ein Bench-marking (Was können wir von anderen lernen?) erlauben. Die ein-fache Frage zeigt, dass die erfolgreiche und efÞ ziente Leitung eines Archivs neben gesättigten archivfachlichen Kenntnissen auch be-triebswirtschaftliches Managementdenken in Planung, Organisation und Kontrolle, vor allem aber in den Bereichen Führung und Kom-munikation erfordert. Archivmanagement ist das, was man heute im Archiv auch braucht.

Der Aufsatzband versteht Archivmanagement daher als eine heu-te notwendig gewordene Ergänzung der „klassischen“ Archivver-waltungslehre und praktischen Archivkunde4. Sind diese an den fachlichen Grundlagen des Arbeitsprozesses in Archiven orientiert (Überlieferungsbildung, Übernahme, Bewertung, Erschließung, Be-nutzung), berührt der engere, aus der betriebswirtschaftlichen Ma-nagementlehre herrührende Bereich des Archivmanagements die Be-reiche des strategischen und operativen Managements.

3 So z. B. im University College London UCL), Department of Information Studies (https://www.ucl.ac.uk/infostudies/teaching/programmes/arm/archives-programme/).4 Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste. Fachrichtung Archiv, hg. von Norbert Reimann, Münster 2004.

Was ist ein gutes Archiv?

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Mario Glauert / Hartwig Walberg

Zum strategischen Management5 zählen wir u. a. Fragen der Orga-nisationsidentität, der Visionen, der Mission und des Leitbildes von Archivarbeit. In SWOT6-Analysen, mit Kennzahlen und Indikatoren und Mitteln des Marketings werden die archivfachlichen Dienstlei-stungen aus dem Blickwinkel der strategischer Ausrichtung betrach-tet. Hier gibt es Konzepte und Instrumente, die von den Archiven mit großem Nutzen und Erfolg eingesetzt werden können.

Das operative Management befasst sich demgegenüber mit der Qua-lität der Archivarbeit und der Kundenorientierung, mit Betriebs- und Rechtsformen, Kooperationen, Projektmanagement, Personalma-nagement und Finanzmanagement.

Ziel des so verstandenen Archivmanagements ist es, „beim Spagat zwischen Sparzwang und Dienstleistungsqualität“ (H. Weber)7 die Aufgaben im Archiv effektiver („Die richtigen Dinge tun“) und ef-Þ zienter („Die Dinge richtig tun“) auszuführen und somit erheblich zur Zufriedenheit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Archivträ-ger und Nutzern (Kunden) beizutragen.

Was gibt es noch zu tun?

In einem vergleichbaren Publikationsprojekt für den Bereich von Bibliotheken (und anderen Informationseinrichtungen)8 sind weitere mögliche Managementthemen bzw. Vertiefungen angesprochen, de-ren Bearbeitung sich für die Archive lohnen würde. Die verstreute ar-chivarische Fachliteratur und die zahlreichen unbekannten internen Untersuchungen vor allem zum Bereich des Personal- und Finanz-managements verdienten es, in einem umfassenderen Handbuch in

5 Siehe dazu vor allem den Beitrag von Martina Wiech in diesem Band mit wei-terführender Literatur.6 SWOT-Analyse = Strengths-Weaknesses-Opportunities-Threats (Stärken-Schwächen-Chancen-Risiken-Analyse).7 Hartmut Weber, Archivmanagement als Hilfestellung beim Spagat zwischen Sparzwang und Dienstleistungsqualität, in: Archive in Bayern 1 (2003) S. 165-206.8 Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hg. v. Hans-Christoph Hobohm / Konrad Umlauf, Hamburg (Loseblattsamm-lung Stand: 2011).

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Einleitung

geeigneter Weise zusammengeführt zu werden, das den Rahmen der vorliegenden Aufsatzsammlung gesprengt hätte.9 Vorbilder aus dem englischsprachigen Raum sind bereits vorhanden. 10

Im Rahmen von Abschlussarbeiten im Diplom-, Bachelor- und Ma-sterstudium an der FH Potsdam sowie von Transferarbeiten in der verwaltungsinternen Ausbildung an der Archivschule Marburg sind in der Vergangenheit bereits Themen bearbeitet worden, die mitun-ter auszugsweise veröffentlicht wurden.11 Hier liegen noch Entwick-lungsmöglichkeiten für ein Newcomer-Forum auf den Deutschen oder auch auf regionalen Archivtagen.

Die hier vorgelegte handbuchartige Zusammenstellung wichtiger Beiträge aus einem Vortragszyklus fordert dazu heraus, sich mit dem Archivmanagement intensiver zu befassen und weitere Arbeiten fol-gen zu lassen.

Den Autorinnen und Autoren sowie den an der Entstehung des vor-liegenden Bandes mitwirkenden Studierenden sei hiermit herzlichst gedankt. Dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv und der Lan-desfachstelle für Archive und öffentliche Bibliotheken in Potsdam gilt der Dank für die Aufnahme in ihre Schriftenreihe.

9 Themenfelder könnten z. B. sein: „Das Archiv als Marke“, „Leistungsvergleich und Benchmarking“, „Benutzerbefragungen und Informationsbedarfsermitt-lung“, „Qualitätshandbuch Archive“, „Change-Management“, „One-Person-Archives“, „Umzüge von Archiven“ etc.10 Vgl. etwa Managing Archives and Archival Institutions, hrsg. v. James Grego-ry Bradsher, Chicago 1989; Caroline Mary Williams, Managing Archivs. Foun-dation, Principles and Practice, Oxford 2006; Bruce W. Dearstyne, Leading and Managing Archives and Records Programs. Strategies for Success, New York 2008; Elizabeth Sheperd / Karen Anderson, Management Skills for Archivists and Records Managers, London 2011.11 Eine kleine Auswahl von Beispielen: Tomislav Novoselac, Implementierung strategischer Management-Methoden im Zentralarchiv der CLAAS KGaA mbH, Diplomarbeit FH Potsdam 2010; Peggy Föhse, Marketingaspekte einer archivi-schen Aufgabe. Benutzung im Landesarchiv Berlin, Diplomarbeit FH Potsdam 2010; Martin Wikenhauser, Die Balanced Scorecard als Beispiel für modernes Management im öffentlichen Archivbereich, Bachelorarbeit FH Potsdam 2011; Burkhard Nolte, Qualitätsmanagement und -sicherung der archivischen Fach-aufgabe Bewertung, Transferarbeit an der Archivschule Marburg 2003.