Ausgabe 01|2016

1 MSH-Branchentage

1 Aktuelle Branchenevents

2 ISMS-Zertifizierung nach ISO/IEC 27001

2 SAP update.CRM Integration

3 MSH ist Microsoft Cloud Solution Provider

3 Ausprägung SAP SD beim SÜDKURIER

4 Projektbericht IS-M/AM, IS-M/SD

4 Verkaufsunterstützung für Medienberater: DIG APPselling

5 Optimiertes Projektmanagement mit JIRA und Confluence

6 Data Driven Marketing

7 Sicherheit in der Cloud

7 Remote-Service für SAP-Kundensysteme

8 VAS.5-Schulungskatalog für die Saison 2016/17

8 Integrierte Produkt-Prozesskette mit VAS.5

9 Vertragspflege leicht gemacht mit VAS.5-Honorar

10 Neue Belegdruckoptionen im VAS.5-Auftrag

11 Archivierung von Belegen mit VAS.5

12 Standards und Kennzahlen für die Verlagsbranche

12 Themen rund um die Verlagswelt mit VAS.5

In dieser Ausgabe:

Die Zeitungsbranche zu Gast in Stuttgart

Die 15. MSH Branchentage für Zeitungsverlage, die am 09.06./10.06.2016 in Stutt-gart stattfinden werden, sind auch dieses Jahr wieder maß-geblich geprägt von hochka-rätigen Referenten, die einen gelungenen Mix innovativer Branchenthemen vortragen werden. Die Tagung findet im tollen Ambiente des Waldhotel Degerloch statt.

Abgerundet wird dies durch ein gemeinsames Abendessen am Fuße des neu eröffneten Stuttgarter Fernsehturms.

Sollten Sie noch keine Einladung erhalten haben oder vorab einen Blick auf die Agenda werfen wollen, so melden Sie sich bitte unter 07 11 / 7 20 07-40 01 oder msh@msh.de.

Kongresse und Messen für Verlage

Schon seit dem Frühjahr gibt es für Buch- und Zeitschriften-verlage sowie deren Dienstleister jeden Monat ein größeres Event wo sich Entscheider und Macher der Branche treffen und austauschen. Bereits hinter uns liegen im März und April die Leipziger Buchmesse und das Publishers‘ Forum. Im Mai steht nun der Kongress der Deutschen Fachpresse in Berlin an und im Juni folgen dann die Buchtage in Leipzig bevor es schon wieder mit großen Schritten auf die Frankfurter Buch-messe zugeht.

Auch wir nutzen diese Events regelmäßig, um den Austausch mit Ihnen zu suchen und uns aktuell über Trends und Ent-wicklungen der Branche zu informieren – sei es als Besucher oder Aussteller. Wir freuen uns auf das Treffen mit Ihnen. In diesem Sinne – auf ein baldiges Wiedersehen! Vielleicht schon auf dem aktuellen Fachpresse Kongress am 10. und 11.05.2016 in Berlin?

MSH-Branchentage – Rüdiger Bauer

Aktuelle Branchenevents – Sabine Funda

Liebe MSH-Forum Leserinnen und Leser,

in dieser Jahreszeit steckt die Natur voller Energie – frische Blätter, leuchtende Blüten und austreibende Pflanzen, wohin das Auge schaut. Vielleicht ist es diese Energie, die sich auf die Branche überträgt und derzeit in den zahlreichen Kon-gressen in anregenden Diskussionen und Vorträgen wider-spiegelt.

Wir freuen uns mit Ihnen gemeinsam in diese spannende Zu-kunft zu gehen und möchten Ihnen mit diesem MSH-Forum wieder einen Einblick in unsere vielfältigen Neu- und Weiter-entwicklungen geben und einige unserer aktuellen Projekte und innovativen Lösungen vorstellen.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Lektüre.

Sabine Funda ppa. Rüdiger BauerBereichsleiterin Buchverlage Geschäftsbereichsleiterund Verlagsauslieferungen Zeitungsverlage

Akkreditierte Stelle: DQS GmbH, August-Schanz-Straße 21, 60433 Frankfurt am Main

ZERTIFIKAT

Hiermit wird bescheinigt, dass die

MSH Medien System Haus GmbH & Co. KG

Plieninger Straße 150 70567 Stuttgart Deutschland

ein Informationssicherheits-Managementsystem eingeführt hat und anwendet.

Geltungsbereich: Einführung und Betreuung kaufmännischer und technischer IT-Lösungen, die Entwicklung eigener Produkte, die Durchführung des laufenden Betriebs im Outsourcingmodell sowie umfassende Service- und Supportdienstleistungen Erklärung zur Anwendbarkeit: ISO27001_Anwendbarkeitserklaerung r27 20151014

Durch ein Audit, dokumentiert in einem Bericht, wurde der Nachweis erbracht, dass das Managementsystem die Forderungen des folgenden Regelwerks erfüllt:

ISO / IEC 27001 : 2013

Zertifikat-Registrier-Nr.

Revisionsdatum

Gültig ab

Gültig bis

Zertifizierungsdatum

323780 ISMS13

2015-11-25

2014-12-08

2017-12-07

2015-11-25

DQS GmbH

Götz Blechschmidt Geschäftsführer

ISMS-Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 – Martin Zielonka

update.CRM – Kerstin Haase, RHP | Ben-Lucas Allinger, MSH

SAP update.CRM Integration

Informationssicherheit ist für das MSH als Full Service IT-Dienstleister eines der wichtigsten Unternehmensziele. Das Vertrauen der Partner und Kunden in die MSH IT-Dienstleistungen erfordert zu jeder Zeit zuverlässige, sichere und verfüg-bare Systeme, die Vertraulichkeit und Integrität gewährleisten.

Vor diesem Hintergrund wurde bereits 2003 begonnen, sich mit der Einfüh-rung eines Informationssicherheits- Managementsystems zu befassen und ein entsprechendes Projekt mit dem Ziel aufgesetzt, sich für die Verfahren extern auditieren und zertifizieren zu lassen. Den Rahmen hierfür bildete die damalige Norm des britischen Stan-dards BS 7799-2. Auf Grund der inter-nationalen Bedeutung des Themas Informationssicherheit wurde aus die-ser – zunächst nationalen Vorschrift – im Oktober 2005 eine ISO-Norm.Am 12. Januar 2006 erhielt MSH als zweites Unternehmen in Deutschland überhaupt das Zertifikat über die Ein-führung und den Betrieb eines ISMS für den Geltungsbereich „Implementierung

und Betrieb von IT-Systemen und Anwendungen“ nach dieser neuen internationalen Norm ISO/IEC 27001.Durch die hohe Akzeptanz der Maßnahmen des ISMS bei den

MSH-Mitarbeiterinnen und Mitar-beitern konnte bereits 2008 der Geltungsbereich auch auf die Soft-ware-Entwicklung und darüber hinaus auf die gesamten IT-Pro-zesse in allen Geschäftsbereichen der MSH ausgeweitet werden.In den folgenden Jahren sorgten ein permanentes Risikomanage-ment, regelmäßig neu festgelegte Sicherheitsziele, periodische Audits sowie die fristgemäßen Rezertifi-zierungen für die kontinuierliche Verbesserung von IT-Prozessen und eingesetzten Technologien.Ende 2014 erfolgte dann die Re-zertifizierung erstmalig nach der aktualisierten Norm 27001:2013; auch die ein Jahr später im Herbst 2015 erfolgte Auditierung wurde wiederum bestanden.Damit blickt MSH auf nunmehr 10 Jahre erfolgreichen Betrieb eines ISMS zurück.

Bei der Integration von update.CRM hat das MSH DIE RHEINPFALZ bei der SAP-Anbindung unterstützt. Hier-bei wurden mehrere Offline- und Online-Schnittstellen neu entwickelt sowie die Funktionalitäten des MSH SAP-Adapters genutzt.

Für die erste Phase der CRM Integration wurden B2B Daten aus dem SAP Anzeigenbereich analysiert und folgende Schnittstellen (zwischen SAP und CRM) definiert:

Offline Schnittstellen (per Datei übertragene Daten)• SAP nach CRM

- Katalog, d. h. SAP Stammdaten (mit Schlüssel und Text, z. B. Branchen, Anreden, Titel, Länder)

- Anzeigen Betreuung / Vermittlerverträge - Anzeigen-Auftragsart Angebote als CRM-Kontakte - Vertragsverwaltung (RHP CARD-Partner, aus FI) - Offene Posten (aus FI) - Umsatzdaten (aus BW) - Wettbewerbsbeobachtung (externe Anbindung)

• CRM nach SAP - Dublettenbeziehungen - Anzeigen Kampagnen

Online Schnittstellen (direkt per Webservice)• SAP nach CRM

- Geschäftspartner /Geschäftspartner-Beziehungen - Anzeigen Auftragsdaten (alle Auftr.arten) - Anzeigen Abschlüsse /Abschlussbeteiligte - Anzeigen Reklamationen

• CRM nach SAP - Geschäftspartner

Die Offline-Schnittstellen werden als CSV-Dateien automa-tisch übertragen. Die Online-Schnittstellen sind als SOAP-Webservices (Service Consumer und Provider) abgebildet.Der Geschäftspartner wird synchron und bidirektional zwichen SAP und CRM ausgetauscht. Für die erste Übertragung aller Geschäftspartner wurde außerdem ein eigener Initload-Report entwickelt. Gerade die Online-Schnittstellen im GP-Umfeld schaffen bei den zwischenzeitlich rund 180 geschulten Anwendern eine hohe Akzeptanz des Systems.An drei Stellen wurden direkte RFC-Absprünge von CRM in die SAP-Anwendungen programmiert.In einer zweiten Phase werden noch die B2C Daten, also das gesamte Privatkundengeschäft, betrachtet und dafür zusätz-liche Schnittstellen, vorrangig für Abo-Auftragsdaten und Reklamationen (Abo und Nicht-Leser), umgesetzt.

10 Jahre Informationssicherheits-Management im MSH

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FORUM

Nichts bleibt so wie es war. Wenn die Business-Anforde-rungen sich ändern, muss die Technik sich anpassen. Microsoft freundet sich mit Linux an und ein klassischer RZ-Betreiber wie das MSH wurde als Microsoft Cloud Solution Provider akkreditiert.

Die Anforderung: Für ein neu gegründe-tes Unternehmen mit einer momentan erst einstelligen Anzahl an Mitarbeitern, aber kontinuierlichem Wachstum in kürzest möglicher Zeit eine eigene Mail-

Domain mit vollwertigen Exchange-Postfächern und einen ersten Webauftritt bereitzustellen. Klassisch („on premise“) wäre dies ein erhebliches Projekt: ein halbes Dutzend Server würden benötigt; angefangen vom Webserver über Active Directory bis zu den Exchange Servern. Nach best practices am besten jeweils noch doppelt ausgelegt. Für die anfänglich nur sehr wenigen Benutzer wäre das weder von den Einrichtungs- und Be-triebskosten noch vom zeitlichen Vor-lauf her akzeptabel gewesen.

Die zeitgemäß einfache Lösung sind hier skalierbare Dienste aus der Cloud: Für den Mail-Betrieb wurde Office 365

Business Premium gewählt, das einen fixen Preis pro Anwender und Monat die komplette Mail-Funktion mit 50 GB Postfach-größe, ein einfaches Active Directory zur Benutzerverwaltung, Speicherkapazität für OneDrive Business oder Sharepoint bis 1 TB pro Benutzer sowie die Lizenz für den Einsatz der Office-Software auf den Endgeräten beinhaltet. Die technische Einrichtung der benötigten Dienste war innerhalb eines Werktages erledigt.

Die Anforderungen an die IT werden weiter wachsen. Gut zu wissen, dass auch hier die Lösungsmöglichkeiten Schritt halten können – neben dem klassischen RZ-Systembetrieb künftig auch die skalierbaren Dienste aus der Cloud, mithin eine „Hybrid Cloud“.

MSH in der WolkeMSH ist Microsoft Cloud Solution Provider – Dr. Jörg Petersen

Einführung SAP SD – Christian Döring, Südkurier | Harald Söchtig, MSH

Ausprägung SAP SD beim SÜDKURIERDas Südkurier Medienhaus arbeitet bereits seit knapp 20 Jahren mit SAP und setzt dabei die SAP-Module FI, HR, IS-Media mit den Modulen M/AM und M/SD sowie seit kurzem die Middleware SAP PO (Process Orchestration) ein. SAP SD ist beim Südkurier ebenfalls lizensiert, wurde jedoch bisher nicht verwendet.

Um die Einführungszeit kurz zu halten, wurden vom Südkurier lediglich die wichtigsten Rahmenbedingungen festgelegt und im engen Kontakt mit dem MSH verfeinert. Alle nötigen Erweiterungen und das Customizing wurden vom MSH so umgesetzt, dass das Modul alle Anforderungen des Südkurier abdeckt.Prozessrelevante Dokumente wie zum Beispiel Auftragsbe-stätigung, Lieferschein und Rechnung sollen aus dem SAP SD per E-Mail an den Kunden versendet werden können. Dazu wurde der elektronische Dokumentenversand (EDD) einge-richtet. Das bedeutet, dass der EDD die betreffenden Doku-mente als PDF an den Kunden versendet, sofern eine E-Mail-Adresse vorliegt. Ist die E-Mail-Adresse nicht vorhanden, wird das Formular an den Logistikdienstleister übermittelt und dem Paket beigelegt. Als Vorlage dienten hierbei die SAP Standardformulare, welche Südkurier-spezifisch angepasst worden sind.

Der Bestellprozess erfolgt hauptsächlich über den WEB-Shop. Dieser Weg wird auch vom Callcenter genutzt, um telefoni-sche Bestellungen zu erfassen. Dadurch haben Kunden ohne Internetzugang ebenfalls die Möglichkeit auf das Sortiment des Onlineshops zuzugreifen, da Teile davon auch über Sonder-beilagen in der Tageszeitung beworben werden.Abonnenten genießen darüber hinaus Vorteile wie kostenlose Lieferung und Aktionsrabatte. Um dies zu ermöglichen, muss auch der Onlineshop über den Status des Kunden Bescheid wissen. Hierfür ist eine enge Verzahnung mit dem CRM System notwendig. Die Schnittstellen zwischen Onlineshop, dem CRM System, SAP und dem Logistikdienstleister werden über die SAP PO realisiert. Dabei werden neben den eigentlichen Bestellungen Informationen wie Lagerbestand, Lieferaufträge und Versand-betätigungen übermittelt und Kundeninformationen abge-fragt bzw. aktualisiert. Dies geschieht über klassische EDI und RFC Schnittstellen sowie über SOAP und REST Webservices. Durch das SD Modul wird ein bisher genutzter Workaround abgelöst, der die Bestellungen über Umwege in SAP als MAM Dienstleistungen angelegt hat, damit diese im System erfasst und faktiert werden konnten.

Projektbericht IS-M/AM, IS-M/SD – Ingo Hogekamp | Sabine Seele

Konsolidierung Wochenblätter bei der Zeitungsgruppe UlmDie Zeitungsgruppe Ulm hatte beschlossen, eine Reihe von Gemeinde- und Mitteilungsblättern, die bisher auf mehrere Buchungskreise und Verkaufsorganisationen verteilt waren, in einem neuen Buchungskreis und einer neuen Verkaufs-organisation zusammenzuführen. Hintergrund war die Zusammenführung gleicher Geschäftsfelder in einer Or-ganisation, um damit gewachsene Strukturen zu straffen.

Nachdem Ende 2015 bereits der Anzeigenbereich einiger Ge-meinde- und Amtsblätter zu einer organisatorischen Einheit zusammengefasst wurde, sollte nun Anfang 2016 auch der Abobereich mit einer eigenen Verkaufsorganisation in diesen Buchungskreis integriert werden.Die Abbildung der Anzeigenabwicklung entstand weitgehend „auf der grünen Wiese“, was verlagsseitig viel Übernahme-aktivitäten erforderte.In der neu geschaffenen Verkaufsorganisation und im neuen Buchungskreis galt es, die Geschäftspartner, die Abschlüsse, die Aboaufträge sowie alle weiteren Stammdaten manuell anzulegen. Auch eine Übernahme der offenen Posten in der Buchhaltung erfolgte nicht, diese wurden in den ursprüng-lichen Buchungskreisen abgewickelt.Um die umfangreichen Arbeiten nicht alle manuell durchführen zu müssen, wurde vom MSH mit entsprechenden Program-men unterstützt. Diese wurde für folgende Aufgabengebiete realisiert:

GeschäftspartnerIn den alten Verkaufsorganisationen vorhandene Geschäfts-partner mit aktivem Auftrag wurden der neuen Verkaufs-organisation zugeordnet, inklusive vertriebsbereichabhängiger Bankdaten und Mandate. Dabei wurden auch einige Felder wie Abstimmkonto und Mahnverfahren geändert. Zum Anlegen im neuen Vertriebsbereich wurde ein SAP-Funktionsbaustein genutzt, ebenso für das Anlegen der neuen Mandate.LieferbarkeitenDie alten Lieferbarkeiten wurden exportiert, mit der neuen Verkaufsorganisation versehen und per Batch-Input eingespielt.AufträgeDie alten aktiven Aufträge wurden selektiert, mit der neuen Verkaufsorganisation versehen und für das Programm zur Alt-datenübernahme inklusive „Fakturadatum Vorsystem“ auf-bereitet. Dies war notwendig, weil das ursprüngliche Beginn-datum des Auftrags erhalten bleiben sollte. Die alten Aufträge wurden eingestellt.ZustelleränderungsmitteilungenDie Zusteller sollten nicht durch massenhafte Ab- und Zu-gänge verwirrt werden. Daher wurden aus der Tabelle für die Änderungsmitteilungen diese Einträge per Programm gelöscht.Das Projekt begann Anfang Januar 2016 und wurde mit der Produktivsetzung am 01.04.2016 erfolgreich abgeschlossen.

Verkaufsunterstützung für Medienberater: DIG APPselling – Stefanie Huber, DIG

Mit DIG APPselling das Business in der Hand habenMit DIG APPselling hat der Medienberater eine 360-Grad-Sicht auf den Kunden, die er für eine umfassende Beratung vor Ort benötigt, zur Hand. Über ein Tablet kann die App alle relevanten Daten, die für die Kundengespräche not-wendig sind, aktuell, transparent und über-sichtlich aufbereitet darstellen – eine App maßgeschneidert für die Bedürfnisse des Verkäufers.

DIG APPselling verkürzt den Vertriebszyklus, indem Hindernisse erkannt werden und ver-sorgt den Medienberater mit Informationen, um die Umsatzgenerierung von überall und jederzeit voranzutreiben. Dies beinhaltet Informationen aus dem Kun-denstamm, Print-/Online-Auftragshistorie (inkl. Motive), Angebote und Umsatzentwicklungen.Der Medienberater verfügt somit über eine professionelle interaktive Verkaufshilfe und weiß immer Bescheid. Der Präsentationsmodus hebt die Verkaufsleistung auf ein professionelles Niveau – und er-füllt damit das Ziel: besser beraten und gezielter crossmedial verkaufen.Der Boom der sozialen Medien und die dort gepflegte persön-liche Ansprache wecken beim B2B-Kunden neue Erwartungen

an die Kommunikation: Präsentationen müssen sich an seinen persönlichen Fragen und seinem individuellen Vorwissen orientieren. Die Inhalte sollten daher mit Hilfe mehrerer Navi-gationsebenen individuell anzusteuern sein – vom allgemeinen

Themenüberblick bis zu tiefergehenden De-tails wie z. B. Angaben zum Wettbewerb bzw. der Branche. Dies zeigt die App alles auf und spart somit dem Medienberater dabei noch Vorbereitungszeit.Das Empfehlungstool gibt dem Medienberater auf einen Blick zusätzliche Verkaufsideen bzw. -chancen an die Hand, die unmittelbar im Gespräch thematisiert werden können. Die Vernetzung der einzelnen Medienberater über das Pinnwand-Tool dient dem unkomplizierten Austausch von Ideen und Verkaufsansätzen über das gesamte Verbreitungsgebiet.In Echtzeit kann auf die Produktions-Dispo sämtlicher Produkte des Verlages geschaut werden. Hier erkennt der Medien berater sofort

freie Anzeigenplätze, Konkurrenzplatzierungen, Reservierungen, freie Festverkaufsflächen ..., die Dispoansicht bietet einen lückenlosen Überblick.Bei der Anbindung von APPselling an SAP basiert die Integra-tion auf dem MSH SAP Adapter.

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FORUM

„Lessons Learned“ – und dann? Ein auf den Produkten „JIRA“ und „Confluence“ basierender, innovativer Ansatz sorgt für optimierte Abläufe im Projektmanagement.

Zu Beginn eines neuen Projektes sehen sich die daran Betei-ligten mit einer Fülle von Fragen konfrontiert. Um aus den „Lessons Learned“ des vorhergehenden Projektes einen möglichst großen Nutzen zu ziehen, können die Verantwort-lichen nun auf einen integrierten Ansatz zurückgreifen, der aus der Praxis vieler Projekte entstanden ist und auf den beiden Produkten JIRA und Confluence der Firma Atlassian basiert.

JIRA und Confluence – das perfekte Paar Der Ursprung von JIRA liegt in der Planung, Verfolgung und Freigabe von Softwareentwicklungen. Durch seinen flexiblen Aufbau und diverse Erweiterungen gehen die Möglichkeiten von JIRA weit über das ursprüngliche Einsatzgebiet hinaus.Bei Confluence handelt es sich um ein WIKI. Durch die Integ-rationsmöglichkeit mit JIRA eignet es sich hervorragend dazu, Arbeitsinhalte zu erstellen, diese zu organisieren und Infor-mationen für das Team bereitzustellen. Durch den offenen Ansatz und die vielen Erweiterungen eröffnet Confluence zudem viele Möglichkeiten im Unternehmenskontext.Beide Tools gemeinsam bieten eine einfach zu bedienende, browserbasierte Oberfläche. Diese ermöglicht den Projekt-mitarbeitern eine Nutzung ohne langwierige Schulungsmaß-nahmen. Zudem können beide Tools mit allen gängigen Browsern unabhängig vom Betriebssystem (Windows, OS X, etc. ) und Devices (PC, Tablet, Smartphone) genutzt werden.

Ein Blick zurück, zwei Schritte vorwärtsAm Anfang jedes Projektes stehen Fragezeichen: Wie können unterschiedliche Stakeholder die für Sie relevanten Informati-onen bedarfsgerecht aus der Vielzahl von Detailinformatio-nen extrahieren? Wie stellen sie sicher, dass das Projektma-nagement und dessen Methodik samt -tools keine für die Projektmitarbeiter nur abstrakte Tätigkeit bleibt? Was können sie tun, um das Projekt tatsächlich zu steuern und erstellte Pläne dem tatsächlichen Projektverlauf nicht nur im Nachhinein anzupassen? Wie können sie erreichen, dass die erarbeiteten Inhalte aller Projektbeteiligten dem gleichen Projektziel folgen?Die Quintessenz dieser Fragen führt zu einer weiteren Frage: Wann beginnt ein neues Projekt und wann endet es? Traditi-onellerweise stellt das Ende eines Projekts den Beginn des Lebenszykluses eines neuen Prozesses, einer Software oder eines Gegenstandes dar. Doch um einen größtmöglichen Nutzen daraus ziehen zu können, müssten Informationen für den Betrieb, wie z. B. Supportanfragen und ein eventueller Rückbau der erarbeiteten Projektinhalte, z. B. neue Software-versionen, die Eigenentwicklungen obsolet machen, weit über das eigentliche Projektende hinaus nutzbar gehalten werden. Dafür werden zunächst einzelne, generelle Projektphasen unter die Lupe genommen. Jede wird üblicherweise nach unternehmensspezifischen Vorgaben – zumeist durch das PMO –

in unterschiedliche Teilphasen gegliedert:• Idee und Initiierung• Planung und Freigabe• Durchführung und Steuerung• Abschluss und Übergang in den Regelbetrieb• Betrieb, Support, Wartung• Rückbau oder Wechsel

In jeder der oben genannten Phasen werden wichtige Infor-mationen von unterschiedlichen Personenkreisen erarbeitet.Üblicherweise kommen dabei u. a. die folgenden bei der täglichen Arbeit genutzten Werkzeuge zum Einsatz:• Word zur Erstellung von Konzepten • Powerpoint, z. B. für Präsentationen und Statusberichte• Excel für OP-Listen, zur Erstellung des Projektplans • Microsoft Projekt zur Termin- und Ressourcenplanung• Mail zur Informationsverteilung und -archivierung• Ablage der Dokumente in einer Verzeichnisstruktur

Entlarvtes HandicapDoch trotz der Funktionsvielfalt dieser Softwareprodukte unterstützt deren Einsatz im Projekt nur bedingt die struktu-rierte, effiziente und somit erfolgreiche Projektdurchführung über alle Phasen. Denn alle Produkte haben ein entscheiden-des Handicap: Sie wurden entwickelt, um einem einzelnen Benutzer auf seinem Rechner die Ausarbeitung eines Doku-ments zu ermöglichen. Es handelt sich also um Single-User Tools, die durch die zentrale Ablage der erstellten Dokumente zwar die erarbeiteten Ergebnisse allen Projektbeteiligten bereitstellen, jedoch keine Funktionalität für ein Team-Tool.Seit längerer Zeit bemüht sich Microsoft zwar im Rahmen der intensiven Weiterentwicklung des Produktes SharePoint, zu-sätzliche Teamfunktionalitäen für die Office-Lösungen bereit-zustellen; eine echte Collaboration oder ein Statusworkflow sind damit aber noch nicht gegeben. Somit sprechen die ge-nannten Fakten und Argumente in jedem Falle für den Einsatz von JIRA und Confluence, um die optimale Organisation von Projekten, deren Teams und Inhalten gewährleisten zu können. MSH setzt zusammen mit Partnern und Verlagen in mehreren Projekten bereits erfolgreich auf JIRA und Confluence und hat sich darüber hinaus entschieden, diese Tools künftig auch für interne Abläufe im Rahmen einer eigenen MSH-Installation zu nutzen.

Erfolgsduo forciert ProjektmehrwertOptimiertes Projektmanagement mit JIRA und Confluence – Faruk Biner

Das Informationsbedürfnis hat sich verändert. Grund für diese Entwicklung ist ein spürbarer Wandel im Informati-onsverhalten. Immer mehr Leser stellen sich die für sie wichtigen und relevanten Informationen selbstständig zu-sammen – immer individueller und vor allem dem jeweils aktuellen Informationsbedarf entsprechend.

Das Leserinteresse reduziert sich hier oft auf sehr spitze Themen-bereiche und ist nur von vorübergehender Dauer. Die akute Suche nach spezifischer und tiefgehender Information ist der Normalzustand und nicht mehr die Ausnahme.

Zentrum des verlegerischen Handelns ist das individuelle Informationsbedürfnis der Leser. Um dieses Ziel zu erreichen wird das vorhandene CRM System um die analytische „SCORE“ Engine ergänzt. Hierbei analysiert SCORE auf Basis des Nut-zungsverhaltens die Themen für die sich Leser interessieren und erstellt individuelle Interessensprofile:

• Welche Inhalte werden gelesen oder angeschaut, welche nicht?

• Welche Medien werden präferiert?• Welche Themen und Aspekte sind dabei von wachsen-

dem oder sinkendem Interesse?

Mit der „User Scorecard“ entwickelt sich das CRM von einem Marketing- zu einem Produktentwicklungsinstrument.

Über alle Medienmarken und Kontaktpunkte eines Verlages zu seinen Besuchern, Lesern und Kunden werden in der User Scorecard alle Themeninteressen gewichtet analysiert. Hierzu kommen zwei „Agenten“ zum Einsatz.

Der Content Agent sitzt im CMS und fragt: „Wovon handeln diese Inhalte?“ Hierbei wird das Interessensprofil von Nutzern in Form von Keywords – basierend auf den historischen und aktuellen Nutzungsdaten analysiert.

Der Scoring Agent sitzt im CRM und fragt: „Welche Inhalte lesen/downloaden Nutzer?“ Je nachdem, wie häufig und intensiv ein Leser Inhalte zu bestimmten Themen konsumiert, gewichtet SCORE die Keywords der User Scorecard mehr oder weniger schwer. Diese impliziten Einflussfaktoren werden durch explizite demografische Einflussfaktoren ergänzt.

Ein integriertes BI-Dashboard erkennt selbst spitze Ziel-gruppen.

Über themenspezifischen Filter erhalten Sie wertvolle Infor-mationen über die Verteilung der einzelnen Interessensge-biete. Basierend auf nachweislichen Informationsbedürfnissen der Leser entstehen somit Konzepte für neue Produkte und Services. Beispiele hierfür sind die interessensoptimierte Auslieferung von Online-Werbemitteln, themenspezifische Newsletter und Whitepaper oder die Planung individueller Direkt-Marketing-Maßnahmen.

So bringt SCORE den passenden Inhalt zum Leser:

• Fingerprinting:Die semantische Analyse des Content-Bestandes über-nimmt der Content Agent. Der von der Technologie-schmiede Appsoft entwickelte Algorithmus integriert sich in Ihr CMS und fertigt einen Fingerabdruck jedes Inhalts an. Die Basis für das Profiling.

• Profiling:Für welche Themen interessieren sich Leser akut? Für diese Analyse werden „Seismographen“ in Form eines individu-ellen Trackings in allen digitalen Informationskanälen inte-griert. Aus dem Ergebnis aller Messpunkte errechnet SCORE die User Scorecard. Die Basis für das Matching.

• Matching:Der Vergleich von Content-Fingerprint und Nutzer-Profil erlaubt Rückschlüsse auf den akuten Informationsbedarf jedes Lesers. Das Ergebnis ist eine interessensoptimierte Belieferung mit Inhalten und die zielgruppengerechte Auslieferung von Werbemitteln.

SCORE – Fingerprinting, Profiling, MatchingData Driven Marketing – Stephan Lissner, BDL

Kontakt:Stephan Lissnersl@bdl.deBDL GmbHwww.bdl.de

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FORUM

Sicherheit in der Cloud – Josef Barth

Remote-Service für SAP-Kundensysteme – Armin Heinrich

Sicherer Datenaustausch in der „eigenen Cloud“

MSH-Unterstützung für kundeneigene SAP-Installationen

Wer von überall per Internetzugang Zugriff auf seine Daten haben möchte, speichert sie am liebsten „in der Wolke“. Entsprechende Tools gibt es zahlreich und kostenfrei und sie sind außerdem kinderleicht zu installieren. Die Gefahr dabei: Sensible Unternehmensdaten verlassen das Haus und sind irgendwo im weltweiten Internet. Es gibt sichere Alternativen – eine davon wird im MSH eingesetzt.

Der Austausch von Daten/Dokumenten – sowohl intern als auch mit Externen (Kunden, Lieferanten, Interessenten …) – ist ein alltäglicher Vorgang. Oft werden Dokumente als E-Mail-Anhang versendet – dies hat zwei Nachteile:• Teilweise sehr große E-Mails, unnötig volle Postfächer• Unverschlüsselter Datentransfer über unbekannte ServerUm die Nachteile des Mailversands oder umständlichen Ver-schickens von Datenträgern zu vermeiden und zusätzliche Funktionen wie z. B. den orts- und plattform-unabhängigen Zugriff auf Daten (Filesharing) und deren automatische Synchronisierung (Syncing) zu ermöglichen, haben sich diverse Austauschdienste etabliert, wie z. B. Dropbox (Amazon), OneDrive (Microsoft), iCloud (Apple), Google Drive usw.Hierbei handelt es sich um „Cloud“-Lösungen, bei denen die Daten teilweise unverschlüsselt auf Massenspeichern im Netz abgelegt werden. Aufgrund der fehlenden Kontrolle ergeben sich Risiken sowohl hinsichtlich der Datensicherheit als auch des Datenschutzes. Es gibt jedoch sichere Alternativen, die eher zum Einsatz im Unternehmen geeignet sind:

OwnCloud ist eine „Private Cloud“-Lösung, die auf eigenem Server und Storage im MSH RZ eingerichtet ist und abläuft und damit unter voller Kontrolle bleibt.Auf den OwnCloud-Speicher kann man am Arbeitsplatz, aber auch von unterwegs aus via Browser zugreifen. Alternativ zum Webbrowser bietet die Server-Software auch Clients für Windows, Mac OS X und Linux. Diese Client-Programme er-lauben den automatischen Abgleich zwischen einem lokalem Verzeichnis und dem OwnCloud-Server. Damit vereinfacht sich der Upload nach OwnCloud und das Bearbeiten dort liegender Dokumente.Hauptfunktionen der „OwnCloud“• Einfaches Hochladen von Dateien und Verzeichnissen• Virenscan hochgeladener Dateien• Freigabe für Einzel-Dateien als auch ganze Verzeichnisse• Integration in ActiveDirectory, Zugriff mit Domain-User• Verschlüsselter Zugriff per HTTPS• Erzeugung eines kryptischen Links für Zugriffe

- Versand des Links per E-Mail an Partner möglich- Zugriff ohne Benutzer und Passwort- Optional: Passwort und Gültigkeitsdauer für Links

Im MSH wird die „OwnCloud“ für eigene Zwecke und auch bereits für einen Verlag erfolgreich betrieben – in einer kostenlosen „Community-Edition“. Viele Zusatz-funktionen sind darüber hinaus in einer kommerziellen Edition möglich.

Viele SAP-Kunden kennen das MSH als Full-Service-Betreiber von SAP-Lösungen für die Verlagsbranche. Weniger bekannt ist, dass auch SAP-Kunden mit eigenem Systembetrieb von der langjährigen SAP- und Betriebserfahrung des MSH profitieren können.

Bereits seit vielen Jahren unterstützt das MSH den System-betrieb und die Softwarepflege von kundeneigenen SAP-Installationen durch maßgeschneiderte Remote-Services für die SAP-Basis. Nachgefragt werden dabei vor allem die MSH-Services zur proaktiven Absicherung des laufenden SAP-Systembetriebs und die Projektunterstützung für zeitnah und fehlerfrei durchgeführte Software-Updates der kunden-eigenen SAP-Systeme.SAP-Update bei der dfv MediengruppeDie dfv Mediengruppe in Frankfurt/Main ist ein langjähriger SAP-Kunde und betreibt mehrere SAP-Landschaften im eigenen DataCenter. Zur Aufrechterhaltung des SAP Software-Support war Ende 2015 ein Upgrade des SAP Solution Managers auf die aktuellste Version 7.1 notwendig geworden. Die Durch-führung wäre für die IT-Abteilung der dfv Mediengruppe problemlos in Eigenregie möglich gewesen, hätte aber wichtige Personal-Kapazitäten für die Know-how-Aktualisie-rung und die technische Durchführung des Update-Projektes gebunden.

Deshalb hat die dfv Mediengruppe externe MSH-Unterstüt-zung angefragt und ein Serviceangebot für das technische Software-Update beauftragt.Die nachfolgend notwendige Pflege der SAP-Systemland-schaft sollte in Eigenleistung erbracht werden.Ist extern nicht zu teuer?Zur Minimierung der Projektkosten hat MSH vorgeschlagen, die Software-Grundinstallation mit dem gewünschten Wissen-stransfer am Kundenstandort durchzuführen und laufzeit-abhängige Konfigurationsarbeiten als Remote-Service über eine VPN-Verbindung vom MSH-Standort aus zu erbringen. So konnten technisch bedingte Wartezeiten vom MSH-Mitar-beiter auch für andere SAP-Projekte genutzt und als Kosten-vorteil an den Kunden dfv weitergegeben werden.Nach termingerechtem Abschluss der beauftragten MSH-Unterstützung hat sich die dfv Mediengruppe entschlossen, die ursprünglich als Eigenleistung geplante Systemdatenpflege ebenfalls dem MSH zu übertragen und die eigenen Mitarbeiter- Kapazitäten für wichtige Anwendungsprojekte einzusetzen.Kunden-Fazit von dfv, Martin Stingl:„Neben der reibungslosen Umsetzung des Projektes konnten wir im dfv zusätzlich vom Knowhow-Transfer profitieren, der mit der engen Zusammenarbeit mit dem MSH einherging. Diese Vorgehensweise hat sich schon oft bewährt und stellt für uns die optimale Lösung dar.“

Jetzt verfügbar: Der aktuelle VAS.5-Schulungskatalog für die Saison 2016/17 – Sabine Funda

VAS.5-Standardschulungen: Das neue Programm 2016/17Unser Schulungsjahr 2015/16 ist vor wenigen Wochen abgelaufen und wir haben die Zwischenzeit genutzt, um unser bisheriges Pro-

gramm zu überarbeiten und neue Themenwünsche zu inte-grieren. Herausgekommen ist unser aktueller Schulungs-katalog 2016/17, der ab sofort auf unserer Homepage zum Download zur Verfügung steht.

An dieser Stelle zunächst vielen Dank an alle Schulungs-teilnehmer, die im vergangenen Jahr eine unserer Schulungen – ob Standardschulung oder firmenindividuelle Inhouse-Schulung – besucht haben und mit ihren Rückmeldungen, Themenvorschlägen und Schulungswünschen nun zu unserem aktuell erweitertem Programm beigetragen haben.

NEU: VAS.5-Abo für Fortgeschrittene – Abonnements im elektronischen ZeitalterSchwerpunktthemen sind u.a. Online-Abonnements, auch in der kombinierten Form mit der klassischen Print-Zeitschrift, und neue elektronische Zahlwege.

NEU: VAS.5-Herstellung Schulung und Workshop – Produktentwicklung leicht gemachtIm Bereich Herstellung haben wir gleich zwei neue Angebote: Die zweitägige Grundschulung mit Projektanlage, Kalkulation und Terminplanung sowie ein Customizing-Workshop, um das flexible Modul ideal auf die Abläufe und Anforderungen Ihrer Projekte und Produkte anzupassen.

NEU: VAS.5-Einkauf –Integrierte Beschaffung und DispositionKernpunkte sind Anlage und Pflege des Lieferantenstamms und steuernder Artikelattribute sowie die Durchführung der Disposition und Bestellabwicklung.

VAS.5-Workshop und IndividualschulungenWir gehen gerne auf Ihre Wünsche ein. Bitte kontaktieren Sie uns bei Interesse. Wir stimmen Termin, Ort, Inhalt und Um-fang Ihrer individuellen Schulungen und Workshops sehr gerne mit Ihnen ab. www.msh.de

IDEEPROJEKT-FREIGABE

PRODUKT-FREIGABE

Planung

Ausstattung

Wareneingang

Titelanlage

Titelmeldung an Shop- und Katalogsysteme

Bestandsführung

Marketing

Beschaffung + Produktion

Vormerker + Fortsetzungen

Presse + Rezensionen

Kalkulation

Auftragsbearbeitung

Termine

Integrierte Produkt-Prozesskette mit VAS.5 – Sabine Funda, Angelina Wagner

Produktentwicklung mit VAS.5 – Zentral in einem System

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FORUM

VERKAUF AUSLIEFERUNG

AUSWERTUNGABRECHNUNG

Honorar + Lizenzabrechnung

Belegdruck + Mailversand

Provisionen

Disposition

Faktur Reporting + Statistik

Kommissionierung

Lagerhaltung

Vertragspflege leicht gemacht mit VAS.5-Honorar – Sabine Funda

Neue Dialoge zur Vertragspflege in VAS.5-HonorarHonorar-Verträge und deren Konditionen haben häufig eine komplexe Struktur. Mit den neu überarbeiteten Dia-logen in der VAS.5-Vertrags-Komponente können Partnerzuordnungen, Rechte und Konditionen jetzt besonders einfach und übersichtlich abgebildet werden.

Zur Vertragspflege stehen in VAS.5 mehr als 300 Attribute zur Verfügung, die thematisch geordnet auf sechs Dialoge gruppiert wurden:• Grunddaten: u.a. mit Vertragsnummer,

Art, Status, Datum und Vertragspartnern• Recht: (Haupt-)Rechte und deren Abrech-

nungskonditionen, Artikelzuordnungen• Nebenrecht: weiterverkaufbare Neben-

rechte inkl. abzurechnendem Urheberanteil• Abrechnung: Kurzübersicht bereits er-

stellter Abrechnungen mit Direktsprung-möglichkeit in die Honorar-Zahlung

• Belegexemplare: Empfänger und Anzahl der zu versendenden Belegexemplare,

Übersicht bereits erfolgter Lieferungen• Bemerkung: freie Texteingabe für interne Anmerkungen

Dialog „Recht“ in der VAS.5-Honorar-Vertrags-Komponente

Produktentwicklung mit VAS.5 – Zentral in einem System

Integrierte Prozesse von der ersten Idee bis zur Auslieferung und Abrechnung des fertigen Artikels.

Neue Belegdruckoptionen im VAS.5-Auftrag – Sabine Funda

Einzelbelegdruck aus VAS.5-Auftrag mit neuen OptionenIm Standard erfolgt der Druck der Rechnungen, Lieferscheine und sonstigen Belege durch den VAS.5-Belegdruck als Hinter-grundprozess. Aber es gibt viele Gründe, warum einzelne Belege

im Kundenservice direkt am Arbeitsplatz gedruckt werden sollen. Dafür bietet der VAS.5-Auftrag ein differenziertes Angebot an Optionen.

Ein Thema – viele Varianten Ein Blick in das Menü der VAS.5-Auftragskomponente zeigt (je nach Konfiguration) bis zu sieben Funktionen, die dem Drucken, Anzeigen und E-Mail-Versand von Belegen dienen. Dabei werden bereits auf der obersten Stufe ver-schiedene Belegarten unter-schieden:

• BelegDarunter werden alle Papiere verstanden, die im Rahmen der Faktur und Auslieferung relevant sind, wie z. B. Rech-nungen, Lieferscheine, Gutschriften, Packzettel, Versand-etiketten u.a.

• Rücksendebeleg Ein vorbereitetes Begleitpapier für die Retoure. Dient dem vereinfachten Wareneingang, der leichten Identifizierung des Kunden und Vorgangs, sowie der Angabe von Retou-rengründen. Optional umfasst der Rücksendebeleg einen bereits frankierten Adressaufkleber und eine aufbereitete Liste der ursprünglich bestellten Positionen.

• BarcodeFür die Archivierung schriftlich eingegangener Kundenbe-stellungen kann aus der Auftragserfassung ein Barcode-Etikett gedruckt werden, das auf die Bestellung aufge-bracht wird. Über das Etikett erfolgen beim Scannen des Dokumentes die Indizierung und der Aufbau der Beziehung zum VAS.5-Auftrag. Es enthält u.a. Metadaten wie Kunden-nummer, Postleitzahl, Land und die Auftragsnummer.

• Formular Über den sogenannten „Flexiblen Formulardruck“ können in VAS.5 mittels entsprechend konfigurierter Formulare frei beliebige zusätzliche Dokumente erzeugt werden. Bei-spiele hierfür sind Etikettenbögen mit Artikelaufklebern, Waschzettel, Angebote usw.

• KassenbelegWenn VAS.5 in verlagseigenen Verkaufsstätten als Kassen-system genutzt wird, steht – alternativ zum klassischen Rechnungsformular – der Kassenbeleg für den Druck einer Kundenrechnung zur Verfügung.

Original oder Kopie? – Aktuell oder Archiv?Mit einem Original-Belegdruck wird der Beleg erstmalig erzeugt und im VAS.5-Archiv abgelegt. Zusätzlich wird der Druck- und Archivstatus im Auftrag angepasst. Ist der Original-druck bereits erfolgt und die Funktion wird ein weiteres Mal aufgerufen, wird der Beleg nochmals neu erzeugt und als weitere Variante im Archiv gespeichert.

Erst wenn ein Beleg im Archiv vorliegt, sind auch die Optionen „Original aus dem Archiv“ und „Kopie aus dem Archiv“ verfügbar. Hierbei wird der archivierte Beleg zunächst in un-veränderter Form aus dem Archiv abgerufen. Bei der Variante „Original“ wird der Beleg dann direkt gedruckt, während bei der „Kopie“ noch ein Overlay „Duplikat“ ergänzt wird.

Soll eine Belegkopie mit aktuellen Daten (also ggf. mit aktua-lisierter Kunden-Adresse nach Umzug) erzeugt werden, so kann dies, über die Auswahl „Kopie mit aktualisierten Daten“ veranlasst werden. Der Beleg wird mit dem entsprechenden Overlay neu erstellt.

In Abhängigkeit des Druck- und Archivsta-tus des Auftrags erfolgt die Vorbelegung der Optionen beim Aufruf der Funktionen „Beleg drucken bzw. senden“: Ist der Beleg bereits archiviert, wird „Kopie aus Archiv“ vorbelegt, ansonsten „Original“.

Bei der Funktion „Beleg anzeigen“ wird das Ori-ginal aus dem Archiv angezeigt, falls vorhan-den, ansonsten wird ein Original neu erzeugt und mit dem Text „Vorab-druck“ gekennzeichnet.

Einzelfaktur mit SofortbelegdruckDie Einzelfaktur ermöglicht die sofortige Fakturierung eines einzelnen Auftrags, unabhängig von den ansonsten definierten Zyklen der i.d.R. mehrmals täglich laufenden Sammelfakturen. Wird diese für einen Auftrag aufgerufen, folgt zunächst eine Sicherheitsabfrage, ob der Auftrag tatsächlich fakturiert werden soll. Dabei kann der Anwender wählen, ob im Anschluss auch direkt der Beleg erzeugt werden soll. Aktiviert er die Option wird sofort ein Original erzeugt, gedruckt und archiviert. An-dernfalls läuft die Belegerstellung erst später im Hintergrund gebündelt durch den VAS.5-Rechnungsdruck.

Wird der Auftrag bei der Einzelfaktur getrennt (z. B. aufgrund unterschiedlicher Fälligkeiten), werden für alle entstandenen Aufträge die Belege gedruckt.

Dialog „Beleg-Drucken“ im VAS.5-Auftrag

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FORUM

Archivierung von Belegen mit VAS.5 – Angelina Wagner

Revisionssicheres Belegarchiv mit VAS.5Die umfangreichen Funktionalitäten der revisionssicheren Archivierung in VAS.5 ermöglichen es Ihnen die Belege Ih-res Unternehmens langfristig zu sichern.

Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf elektronische Archivsysteme, die den Anforderungen des Handelsgesetz-buches (§ 239, § 257 HGB), der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und anderen rechtlichen Vorgaben entsprechen. Revisionssicherheit bzw. ein revisionssicheres Archiv weist dabei folgende Merkmale auf:

• die Inhalte werden unverändert (originär) und fälschungs-sicher gespeichert,

• die Inhalte sind durch eine Suche wieder findbar,• alle Aktionen im Archiv werden aus Gründen der Nachvoll-

ziehbarkeit protokolliert,• die Archivierung hat vollständig zu erfolgen. Es darf kein

Dokument auf dem Weg ins Archiv selbst verloren gehen,• jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen

Zeitpunkt zu archivieren.

Wer in seinem Unterneh-men ein elektronisches Ar-chivsystem einführt oder die Einführung plant, soll-te sicherstellen, dass dieses auch den Anforderungen an die Revisionssicherheit genügt.

Jedes Unternehmen ist gesetzlich dazu verpflich-tet geschäftliche Unterla-

gen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Dabei sind Fristen bis zu zehn Jahre einzuhalten. Die Abgabeord-nung (AO) regelt die Aufbewahrungsfrist im Bereich des Steuerrechts, im Bereich des Handelsrechts finden Sie die entsprechenden Vorschriften im Handelsgesetzbuch (HGB).

VAS.5 unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Aufbewahrungs-pflichten durch eine Archivierungslösung, die die gesetzlichen Anforderungen umfassend erfüllt.

Archivierung von Belegen in VAS.5 – Format der BelegeDie Druckaufbereitungsprogramme in VAS.5 erzeugen für die Archivierung je Beleg eine Datei im Format „PCL5“ (Printer Command Language). Solche Dateien können unverändert ohne Druckertreiber direkt zu einem PCL5-fähigen Drucker geschickt und ausgedruckt werden. Für den E-Mail-Versand, die Anzeige, den Druck, etc. können sie alternativ in PDF-Dateien umgewandelt werden.

Belegdruck Verkauf, Honorar, EinkaufDie Archivierung in VAS.5 erfolgt bereits beim Belegdruck. Rechnungen, Honorargutschriften, Bestellungen, Lieferscheine, Packzettel, etc. werden automatisch in der VAS.5-Datenbank archiviert. Bei ausgehenden elektronischen Belegen (EDI) aus

VAS.5-Einkauf und VAS.5-Verkauf erfolgt ebenso eine stan-dardisierte Archivierung. Optional können auch eingehende EDI-Belege archiviert werden.

AufbewahrungsmediumUm leicht auf die archivierten Belege zugreifen und um das Archiv effizient verwalten zu kön-nen, erfolgt die Ar-chivierung der Be-lege in Tabellen der VAS.5-Datenbank. Die Datenbank un-terstützt theoretisch eine unbegrenzte Aufbewahrungs-dauer, die in der Regel vom Gesetz-geber geforderten 10 Jahre stellen dem-nach kein Problem dar. Es liegt aller-dings in der Verant-wortung des jewei-ligen Unternehmens für den VAS.5-Sytembetrieb die Aufbewahrungsfristen einzu-halten und die Datenbank zu sichern. Für die Reorganisation oder die manuell aufgesetzten Löschläufe sollte daher vorab definiert werden, wie retrospektiv die Daten sein müssen, die gelöscht werden dürfen.

Fälschungssicherheit, Originalität und PrüfbarkeitDie VAS.5-Druckprogramme archivieren die Belege automa-tisch. Für jeden Beleg wird bei der Archivierung eine Prüf-summe ermittelt und getrennt archiviert. Darüber kann geprüft werden, ob archivierte Belege im Originalzustand sind. Ein archivierter Beleg kann durch Anwendungsprogramme nicht gelöscht oder geändert werden. Ist ein veränderter Nachdruck erwünscht, so wird eine aktualisierte Druckaufbereitung an-gestoßen und weitere Versionen für diesen Beleg archiviert. Der ursprüngliche Beleg bleibt erhalten.

VollständigkeitDatenbank-Trigger und -Berechtigungen verhindern das Löschen und Ändern von Datensätzen und Feldern in den Tabellen, die aufbewahrungspflichtige Daten enthalten. Eine tägliche Routine überprüft, ob alle Belegnummern des Vortags, die sich in den operativen Vorgangsdaten finden, auch als Druckbeleg im Archiv zu finden sind. Diese Prozedur überwacht die zuvor archivierten Daten gegen Manipulation und Löschvorgänge.

Eine weitere Routine prüft monatlich, ob die Gesamtzahl an Belegnummern und der Gesamterlös zwischen den gespei-cherten Vorgangsdaten und dem Belegarchiv übereinstimmen.

„Beleg-Drucken“: Auswahl der archivierten Belege

Standards und Kennzahlen für die Verlagsbranche – Sabine Funda

Themen rund um die Verlagswelt mit VAS.5 – Angelina Wagner

Werkstatt Verlagscockpit: KPIs für die Branche

Jetzt online: VAS.5-White Paper

Kennzahlen für Verlagsprozesse liegen schon im klassischen Print-Bereich nur unvollständig vor, für neue elektronische Produkte sieht es im Controlling noch schwieriger aus. Dieses Manko zu beseitigen ist Ziel der Arbeitsgruppe Werkstatt Verlagscockpit, in der sich seit Juli 2015 auch das MSH engagiert.

Die Werkstatt Verlagscockpit wurde von Heinold, Spiller & Partner und der Kumavision AG Mitte 2015 ins Leben gerufen und umfasst aktuell bereits mehr als 20 Teilnehmer, die aus drei Gruppen stammen: • Verlagen: Alfons W. Gentner, Beckmann, dtv, Eugen Ulmer,

Franckh-Kosmos, Georg Thieme, Klett-Cotta • Hochschulen: Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-

Nürnberg , Hochschule der Medien Stuttgart • Softwareunternehmen: Ciber, Klopotek, Kumavision,

MSH Medien System Haus, readbox

Organisation und Moderation der Werkstatt Verlagscockpit hat Herr Ulrich Spiller übernommen. Die Erarbeitung der Kennzahlen erfolgt in vier Arbeitskreisen, die sich auf jeweils ein Schwerpunktthema konzentrieren:• Content/Produkte/Deckungsbeiträge• Kunden/CRM• Marketing/Kommunikation• Marktdaten

Im vergangenen Oktober stellte die Werkstatt Verlagscockpit auf der Frankfurter Buchmesse erste Arbeitsergebnisse im Rahmen einer Podiumsdiskussion dem interessierten Publikum vor. In ein bis zwei Jahren soll die gemeinsame Erarbeitung und Definition der Kennzahlen und Standards dann abge-schlossen sein und branchenweit genutzt werden können.

Start der neuen VAS.5-White-Paper-Reihe. Den Anfang macht das allgemein bekannte Thema der Verlagsbranche: die steuerliche Bemessungsgrundlage von Bundles.

Print-, Digitalmedien und Non-Book-Artikel weisen bekanntlich unterschiedliche Mehrwertsteuer-Sätze aus, dabei tauchen Schwierigkeiten auf, wenn man diese, in Form eines E-Bundles, Displays, etc., gemeinsam verkaufen möchte.

Lesen Sie in unserem White Paper wie Sie das Thema gekonnt in VAS.5 umsetzen können. Das White Paper finden Sie ab sofort auf unserer Homepage zum Download.

Podiumsdiskussion auf der Frankfurter Buchmesse im Oktober 2015

Plenumsitzung der Werkstatt im Februar 2016 in Stuttgart

IMPRESSUM

Herausgeber: MSH Medien System Haus GmbH & Co. KGPlieninger Straße 150, 70567 StuttgartTel.: 07 11/7 20 07-0, Fax: 07 11/7 20 07-4091E-Mail: msh@msh.de, Internet: www.msh.de

Geschäftsführung: Ulrich Schmutz, Andreas Neumann

Redaktion: Ben-Lucas Allinger, Josef Barth, Rüdiger Bauer, Faruk Biner, Christian Döring/Südkurier, Sabine Funda, Kerstin Haase/RHP, Armin Heinrich, Ingo Hogekamp, Stefanie Huber/DIG, Stephan Lissner/BDL, Dr. Jörg Petersen, Sabine Seele, Harald Söchtig, Angelina Wagner, Martin ZielonkaBildnachweis: Seite 1 © Manuel Schönfeld - Fotolia.com, Seite 3 © sdecoret - Fotolia.com, Seite 5 © Uli-B - Fotolia.com, Seite 11 © massimo_g - Fotolia.com, Seite 12 © MH - Fotolia.comLayout & Druck: Pars pro toto Werbeagentur

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