Automatisierter Rechnungseingang für vorerfasste Belege in SAP (exemplarische darstellung)

1. Rechnungen unterschied- lichster Belegart (z.B. mit oder ohne Bestellbezug, Gutschrif- ten, Anzahlungsanforderungen, etc.) werden jeweils auf der ersten Seite mit einem Barcode versehen. 2. Der gesamte Stapel wird ein- gescannt (z.B. via biz²Scanner). Bei Einsatz eines Dokumentenscanners besteht die Möglichkeit zur „hellen“ Qualitätssicherung, d.h. Über- prüfung der Scanqualität, Vollständigkeit, Reihenfolge der Seiten, potentielles Hinzu- scannen, Seiten löschen etc. Bei Einsatz von Multi- funktionsgeräten wird der gesamte Scanstapel via Email oder Share an den biz²ScanServer zur Massen- verarbeitung übergeben. 3. Der Posteingangs-Verarbeiter biz²ScanServer- separiert den Scanstapel und führt in diesem Szenario eine OCR / ICR (Freefom, Texterkennung) durch und liest rechnungs- spezifische Daten (Kopfdaten, Rechnungspositionen, etc.) aus. Die Werte werden mit SAP-Stammdaten verglichen, um z.B. den Lieferant und damit den nächsten Sachbear- beiter, zu ermitteln. 4. In SAP wird für jede Rech- nung ein Workflow gestartet – je nach Dokumentart, je nach Prozessdefinition erhalten die Mitarbeiter ihre Aufgaben. Die separierte Rechnung wird im Archiv abgelegt (z.B. biz²Archiver). 5. Der Mitarbeiter öffnet eine Nachricht in seinem Postein- gang (Email oder GUI) und startet somit den userfreund- lichen biz²DokumentControl. Das inPuncto Zusatztool für SAP-Workflow bietet eine integrierte Sicht von Daten, Stempelungen, Kommentaren, Kontierungsinformationen etc. 6. Der Anwender bearbeitet die Rechnung: z.B. als erster Schritt erfolgt eine Validierung /Überprüfung. Nach Beendi- gung seiner Arbeit wird die Rechnung via Workflow in die entsprechende Transaktion für „vorerfasste Belege“ über- führt. Ggf. wird die Rechnung auch noch weitergeleitet bis alle Informationen sicher und vollständig sind. 7. Mit dem „vorerfassten Beleg“ (z.B. FV60 / MIR7) in SAP wird der bereits definierte Standard- prozess fortgesetzt. ANWENDUNGSBEREICHE: - Alle gängigen Rechnun- gen, Kreditorenrechnungen, Rechnungseingänge, wie z. B.: - MM-Rechnungen: Rechnun- gen mit Bestellbezug, nach- trägliche Belastung, - Anzahlungsrechnungen, Anzahlungsanforderungen - Anlagenbuchungen, Sachkon tenbuchungen, - ect. Ihr inPuncto Team [email protected] +49(0)711 661 885 00 Qualitätsverbesserung von „vorerfassten Belegen“ dank automatisierter Rechnungseingang Exemplarische Darstellung des Prozesses: „VORERFASSTE BELEGE“ IN SAP™ einfach, flexibel und sicher www.inpuncto.com

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Steigern Sie die Qualität Ihrer „vorerfassten Belege“ durch den automatisierten Rechnungseingang! Viele Betriebe arbeiten aus der Historie heraus mit „vorerfassten Belegen“ in SAP. Bisher entsteht durch Korrekturen an den Belegen, wie z.B. Änderung der Belegart, ein hoher Aufwand bei Sachbearbeitern (z.B. Stop, Storno, Neuanlage…). Sie können Ihren Rechnungseingang und somit die Qualität der „vorerfassten Belege“ mit der inPuncto Software leicht automatisieren. Anstatt den Rechnungseingang wie gewohnt manuell einzubuchen und manuelle Korrekturen vorzunehmen, wird er mittels Texterkennung via OCR-Technologie, den Stammdatenvergleich im Hintergrund, der Validierung und der „Befüllung“ der entsprechenden Transaktionen automatisch durchgeführt. Der automatisierte Rechnungseingang kann mit allen gängigen Rechnungen durchgeführt werden: Eingangsrechnungen, Kreditorenrechnungen wie z. B. FI-Rechnungen, MM-Rechnungen, Anzahlungsrechnungen, Anzahlungsanforderungen, Anlagenbuchungen, Sachkontenbuchungen, u.v.m.

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Page 1: Automatisierter Rechnungseingang für vorerfasste Belege in SAP (exemplarische darstellung)

1. Rechnungen unterschied-lichster Belegart (z.B. mit oder ohne Bestellbezug, Gutschrif-ten, Anzahlungsanforderungen, etc.) werden jeweils auf der ersten Seite mit einem Barcode versehen.

2. Der gesamte Stapel wird ein-gescannt (z.B. via biz²Scanner). Bei Einsatz eines Dokumentenscanners besteht die Möglichkeit zur „hellen“ Qualitätssicherung, d.h. Über-prüfung der Scanqualität, Vollständigkeit, Reihenfolge der Seiten, potentielles Hinzu-scannen, Seiten löschen etc.Bei Einsatz von Multi-funktionsgeräten wird der gesamte Scanstapel via Email oder Share an den biz²ScanServer zur Massen-verarbeitung übergeben.

3. Der Posteingangs-Verarbeiter biz²ScanServer- separiert den Scanstapel und führt in diesem Szenario eine OCR / ICR (Freefom, Texterkennung) durch und liest rechnungs-spezifische Daten (Kopfdaten, Rechnungspositionen, etc.) aus. Die Werte werden mit

SAP-Stammdaten verglichen, um z.B. den Lieferant und damit den nächsten Sachbear-beiter, zu ermitteln.

4. In SAP wird für jede Rech-nung ein Workflow gestartet – je nach Dokumentart, je nach Prozessdefinition erhalten die Mitarbeiter ihre Aufgaben. Die separierte Rechnung wird im Archiv abgelegt (z.B. biz²Archiver).

5. Der Mitarbeiter öffnet eine Nachricht in seinem Postein-gang (Email oder GUI) und startet somit den userfreund-lichen biz²DokumentControl. Das inPuncto Zusatztool für SAP-Workflow bietet eine integrierte Sicht von Daten, Stempelungen, Kommentaren, Kontierungsinformationen etc.

6. Der Anwender bearbeitet die Rechnung: z.B. als erster Schritt erfolgt eine Validierung /Überprüfung. Nach Beendi-gung seiner Arbeit wird die Rechnung via Workflow in die entsprechende Transaktion für „vorerfasste Belege“ über-führt. Ggf. wird die Rechnung

auch noch weitergeleitet bis alle Informationen sicher und vollständig sind.

7. Mit dem „vorerfassten Beleg“ (z.B. FV60 / MIR7) in SAP wird der bereits definierte Standard-prozess fortgesetzt.

ANWENDUNGSBEREICHE: - Alle gängigen Rechnun- gen, Kreditorenrechnungen, Rechnungseingänge,

wie z. B.: - MM-Rechnungen: Rechnun- gen mit Bestellbezug, nach- trägliche Belastung, - Anzahlungsrechnungen,

Anzahlungsanforderungen- Anlagenbuchungen, Sachkontenbuchungen,

- ect.

Ihr inPuncto Team [email protected]+49(0)711 661 885 00

Qualitätsverbesserung von „vorerfassten Belegen“ dank automatisierter RechnungseingangExemplarische Darstellung des Prozesses:

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