1. Rechnungen unterschied-lichster Belegart (z.B. mit oder ohne Bestellbezug, Gutschrif-ten, Anzahlungsanforderungen, etc.) werden jeweils auf der ersten Seite mit einem Barcode versehen.

2. Der gesamte Stapel wird ein-gescannt (z.B. via biz²Scanner). Bei Einsatz eines Dokumentenscanners besteht die Möglichkeit zur „hellen“ Qualitätssicherung, d.h. Über-prüfung der Scanqualität, Vollständigkeit, Reihenfolge der Seiten, potentielles Hinzu-scannen, Seiten löschen etc.Bei Einsatz von Multi-funktionsgeräten wird der gesamte Scanstapel via Email oder Share an den biz²ScanServer zur Massen-verarbeitung übergeben.

3. Der Posteingangs-Verarbeiter biz²ScanServer- separiert den Scanstapel und führt in diesem Szenario eine OCR / ICR (Freefom, Texterkennung) durch und liest rechnungs-spezifische Daten (Kopfdaten, Rechnungspositionen, etc.) aus. Die Werte werden mit

SAP-Stammdaten verglichen, um z.B. den Lieferant und damit den nächsten Sachbear-beiter, zu ermitteln.

4. In SAP wird für jede Rech-nung ein Workflow gestartet – je nach Dokumentart, je nach Prozessdefinition erhalten die Mitarbeiter ihre Aufgaben. Die separierte Rechnung wird im Archiv abgelegt (z.B. biz²Archiver).

5. Der Mitarbeiter öffnet eine Nachricht in seinem Postein-gang (Email oder GUI) und startet somit den userfreund-lichen biz²DokumentControl. Das inPuncto Zusatztool für SAP-Workflow bietet eine integrierte Sicht von Daten, Stempelungen, Kommentaren, Kontierungsinformationen etc.

6. Der Anwender bearbeitet die Rechnung: z.B. als erster Schritt erfolgt eine Validierung /Überprüfung. Nach Beendi-gung seiner Arbeit wird die Rechnung via Workflow in die entsprechende Transaktion für „vorerfasste Belege“ über-führt. Ggf. wird die Rechnung

auch noch weitergeleitet bis alle Informationen sicher und vollständig sind.

7. Mit dem „vorerfassten Beleg“ (z.B. FV60 / MIR7) in SAP wird der bereits definierte Standard-prozess fortgesetzt.

ANWENDUNGSBEREICHE: - Alle gängigen Rechnun- gen, Kreditorenrechnungen, Rechnungseingänge,

wie z. B.: - MM-Rechnungen: Rechnun- gen mit Bestellbezug, nach- trägliche Belastung, - Anzahlungsrechnungen,

Anzahlungsanforderungen- Anlagenbuchungen, Sachkontenbuchungen,

- ect.

Ihr inPuncto Team contact@inpuncto.com+49(0)711 661 885 00

Qualitätsverbesserung von „vorerfassten Belegen“ dank automatisierter RechnungseingangExemplarische Darstellung des Prozesses:

„VORERFASSTE BELEGE“ IN SAP™einfach, flexibel und sicher

www.inpuncto.com