SUCCESS STORYAFI SOLUTIONS GMBH

BEDARFSANFORDERUNGSLÖSUNG

BOMAG

Herausforderung:» Digitalisierung und Optimierung der Verarbeitung der Bedarfsanforderungen

Lösung:» Vollständige Integration und Datenhaltung in SAP» Kataloganbindung per OCI-Schnittstelle» Dynamische Bearbeiterfindung auf Basis SAP-HCM-Modell» Abbildung von Dienstleistungskontrakten » Webportal für Non-SAP-Anwender

Vorteile:» Reduzierung der Durchlaufzeit, Herstellung von Transparenz » Klarer Prozess für Anforderer, Genehmiger und Einkauf

ständigen Mitarbeiter. „Bis ein Bedarf

genehmigt war und wir im Einkauf

den Artikel bestellen konnten, dau-

erte es im Schnitt eine Woche“, weiß

Stefan Röhrig, Einkäufer bei BOMAG.

Das Hauptproblem mit dem grünen

Anforderungspapier war jedoch die

Identifizierung von Unterschriften.

Diese zu entziffern war nicht immer

möglich und somit die Feststellung der

Wertegrenze nicht gegeben. Bedarfe

mit kleinen Beträgen wurden dann ein-

fach durchgewunken und bestellt, bei

größeren Beträgen wurde die Rückver-

sicherung bei einem Einkaufskollegen

eingeholt. Die Zeit, um genehmigte

»grüne Anforderungen« erneut zu

prüfen, gab es einfach nicht. Schließ-

lich war die Anforderung bereits seit

Tagen im Haus unterwegs und das

Material wurde dringend in der Ferti-

gung benötigt. Nachdem ein Einkäufer

die Bestellung in SAP manuell erfasst

und ausgeführt hatte, vermerkte er

die Bestellnummer auf der »grünen

Anforderung«. Das Original wurde

daraufhin im Einkauf abgelegt und

die Durchschläge gingen in die Buch-

haltung und an den Anforderer zu-

rück. Dieses intransparente Vorgehen

stieß auf immer mehr Ablehnung bei

allen Zuständigen, so dass entschieden

wurde, diesen Umstand zu ändern.

Optimierung des Einkaufprozesses

Stephan Adam, Mitglied der Ge-

schäftsleitung von BOMAG, war mit

Laura Karbach, der Abteilungsleiterin

des indirekten Einkaufs, die treibende

Kraft für die Optimierung des Einkauf-

prozesses und nahm die Herausforde-

rung gerne an. Die AFI Solutions und

weitere Marktbegleiter wurden ein-

geladen, ihre Software vorzustellen

und ein Angebot abzugeben. Darauf-

hin wurden diese verglichen und be-

DirectPurchaseControl für neue Standards im Beschaffungsprozess

Herausforderungen der Zukunft –

diese hat BOMAG verstanden und

neue Standards für den technischen

Fortschritt definiert! Das betrifft nicht

nur den Bau der Maschinen, sondern

auch die IT-Landschaft im Unterneh-

men. Mit dem Einsatz der Software

DirectPurchaseControl von der AFI

Solutions GmbH werden zahlrei-

che Bedarfe elektronisch erfasst,

genehmigt und automatisch mit

SAP bestellt. Durch diese Herange-

hensweise wird der Anforderungs-

prozess vereinfacht, Transparenz

gewonnen und Zeit eingespart. Dechiffrierung im Einkauf

Vor der Softwareeinführung wur-

den Bedarfe durch die händisch aus-

gefüllte »grüne Anforderung« be-

antragt. Der grünfarbige Zettel mit

zweifachem Durchschlag gelangte zur

Freigabe mit der Hauspost an die zu-

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wertet. Die AFI Solutions konnte mit

DirectPurchaseControl überzeugen und

wurde erneuter Projektpartner. Bereits

vor einigen Jahren realisierte die AFI

Solutions das Projekt zur automatisier-

ten Eingangsrechnungsverarbeitung

mit ihrer Lösung DirectInvoiceControl.

Verschlankter Prozess

BOMAG erwartete durch den Einsatz

von DirectPurchaseControl, dass die

Bedarfe künftig transparent, schnell

und effizient bearbeitet werden. Die

Voraussetzung hierfür war, einen kla-

ren Genehmigungsprozess zu schaf-

fen, der nicht umgangen werden

kann. In Anlehnung an SAP HCM

wurden das Berechtigungskonzept

sowie die Wertegrenzen überarbeitet.

„Kritisch haben wir unseren bisherigen

Prozess betrachtet und uns die Frage

gestellt, welchen Mehrwert jeder Be-

teiligte und jeder Arbeitsschritt mit sich

bringt. Durch die daraus gewonnenen

Erkenntnisse konnten wir den Prozess

verschlanken und somit vereinfachen.

Die Beratung der AFI Solutions in die-

sem Projektschritt zeigte, dass sie nicht

nur Software entwickelt, sondern sich

ebenfalls mit den Prozessen auskennt.

Aus meiner Sicht ist das ein immenser

Vorteil“, resümiert Hildegard Wermann,

die das Projekt IT-seitig verantwortete.

Maximale Transparenz

Über das Webportal werden monatlich

über 500 Bedarfe von 300 Mitarbeitern

ohne SAP-Zugang angefordert und

von den Konkretisierern eindeutig be-

stimmt. „Im papierbehafteten Prozess

hatten wir ein ähnliches Volumen. Da

ist es einfach vorstellbar, wieviel Mehr-

aufwand ein jeder, aber vor allem die

Einkaufsabteilung, hatte. Mit Wegfall

der »grünen Anforderung« haben wir

nicht nur Zeit, sondern maximale Trans-

parenz gewonnen“, so der Einkäufer

und Gesamtprojektleiter Stefan Röhrig.

Der Monitor ist das zentrale Übersichts-

werkzeug zu allen aktuellen und abge-

schlossenen Bedarfsanforderungen im

Unternehmen. Über diesen sehen die

beteiligten Mitarbeiter, in welchem Zu-

stand welche Bedarfsanforderung ist.

Rückfragen wie „Ist mein Artikel be-

stellt? Wann wird der geliefert? Ist er

schon da?“ gehören der Vergangen-

heit an.

Wer was sehen darf, ist über die hin-

terlegten Berechtigungen geregelt.

So kann jeder Einkäufer auf Wunsch

sämtliche Bedarfe sehen, Anforderer

und Genehmiger hingegen nur ihre

eigenen Vorgänge.

Über die individuell einstellbaren Fil-

terfunktionen kann sich jeder der

knapp 20 Einkäufer komfortabel sei-

nen persönlichen Arbeitsvorrat anzei-

gen lassen. Auch der Wareneingang

wird im Monitor angezeigt. Die Wa-

reneingangsabteilung bucht nach der

Warenlieferung die auf dem Liefer-

schein vermerkte SAP-Bestellnummer

in SAP. DirectPurchaseControl zeigt

den veränderten Status direkt im Mo-

nitor in SAP oder im Webportal an.

Vollständig in SAP integriert

Das Center, auf das ebenfalls über das

Webportal oder direkt über SAP zu-

gegriffen wird, dient der Bearbeitung.

In Echtzeit werden dort Bedarfe an-

gelegt, konkretisiert, freigegeben

oder abgelehnt und die eigentliche

SAP-Bestellung automatisch im Hin-

tergrund erzeugt. Der Zugriff von

DirectPurchaseControl auf die SAP-

Stammdaten ist jederzeit ohne Zeitver-

zögerung gewährleistet. Das bedeutet,

dass ein angelegter Bedarf unverzüg-

lich im SAP-Monitor allen angezeigt

wird. Ebenfalls ist der Treffer einer Frei-

textsuche im Portal, z.B. nach einem

Lieferanten, augenblicklich verfügbar.

Gäbe es keine vollständige Integration,

müsste der Anforderer den gewünsch-

ten Lieferanten per elektronischer Notiz

dem Einkauf mitteilen und dieser hätte

wieder manuelle Erfassungsaufwände.

Prozess vereinfacht

Bei BOMAG kann der Einkäu-

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fer zugleich der Konkretisierer

einer Bedarfsanforderung sein.

Wurde vom Anforderer z.B. ein

Schätzpreis eingetragen, erkennt

DirectPurchaseControl dies und schickt

die Anforderung per Workflow erst

zum Konkretisieren, bevor es wei-

ter zur Genehmigung geht. Der Ein-

käufer kann daraufhin über die in-

tegrierte Lieferantenkommunikation

diverse Lieferantenangebote einholen,

um die Konditionen zu vergleichen.

„Wir holen oft Preisvergleiche ein, da

die zahlreichen benötigten Sonder-

teile immer sehr individuell und somit

die Preise nicht bekannt sind“, erklärt

Stefan Röhrig. „Hierbei hilft uns be-

sonders, dass an die Anforderung er-

klärende Dokumente wie Konstruk-

tionszeichnungen angehängt werden

können. Auch das »elektronische Post-

it« ist sehr praktisch, da der Anforde-

rer darüber Notizen vermerken kann.“

Ist die Anforderung konkretisiert,

schickt der Einkäufer diese weiter

zur Genehmigung. Der elektronische

Workflow findet hierbei wieder direkt

den richtigen Freigeber, ohne Zutun

des Einkäufers. Nach erfolgreicher Ge-

nehmigung geht der Bedarf wieder

zum zuständigen Einkäufer zu seiner

finalen Bestellung zurück. Ähnlich ist

es bei Dienstleistungskontrakten: Der

Anforder wählt den entsprechenden

Anforderungstyp im Webportal aus

und erhält daraufhin neue Pflichtfelder

wie. Laufzeitbeginn und -ende sowie

je Position ein Gesamtlimit mit oder

ohne Toleranz. Nach erfolgreicher Ein-

gabe gibt der Anforderer diesen Bedarf

ebenfalls in den Freigabeworkflow.

Train-the-Trainer

Die Schulungen wurden nach dem

Train-the-Trainer-Prinzip gehalten. Die

AFI Solutions schulte Stefan Röhrig

als Multiplikator und er entwickelte

mit Hildegard Wermann ein eigenes,

auf BOMAG zugeschnittenes Kon-

zept. „Für die unterschiedlichen Ab-

teilungen haben wir Schwerpunkte

herausgearbeitet, um den jeweiligen

Bedarf gezielt schulen zu können“,

erklärt Stefan Röhrig. Die Schulungen

wurden nacheinander organisiert, da

DirectPurchaseControl stufenweise in

den Abteilungen eingeführt wurde.

Anwender sagen „Danke“

BOMAG fördert es, dass Anwender

ihre Anpassungswünsche mitteilen.

Diese werden gesammelt sowie ab-

gewogen und eventuell als kunden-

individuelle Anpassung durch die AFI

Solutions entwickelt. Zu diesem Punkt

möchte Stefan Röhrig anmerken, dass

er die Zusammenarbeit mit der AFI

Solutions als sehr gut empfunden hat.

„Alles wurde kurzfristig und mit gutem

Ergebnis umgesetzt. Ich schätze den

offenen und konstruktiven Dialog mit

der AFI sehr.“ Auch auf die Akzeptanz

bei den Anwendern geht Stefan Röh-

rig ein: „Oft »Danke« zu hören, ist die

beste Bestätigung dafür, dass gerne

mit der Software gearbeitet wird und

die Entlastung im Alltag zu spüren ist.“

Zeitgemäßer

Beschaffungsprozess

Der Beschaffungsprozess ist durch

DirectPurchaseControl nunmehr zeit-

gemäß. Zwischenzeitlich wurden auch

die IT-Beschaffung und die deutschen

Niederlassungen angebunden. Hilfs-

und Betriebsstoffe sind zudem aus-

schließlich über diverse elektronische

Kataloge bestellbar. Fayat Bomag

hat diese selbstständig durch die AFI

Standard-OCI-Schnittstelle integriert.

Dadurch ist der Beschaffungsprozess

nochmals komfortabler geworden.

Noch mehr Automatisierung

Um die Möglichkeiten der Automa-

tiserung noch weiter zu nutzen, ist

geplant, dass erfolgreich genehmigte

Bedarfe automatisch als Bestellung

angelegt werden – ganz ohne Zutun

eines Einkäufers. Darüber hinaus soll

DirectPurchaseControl international

an alle Standorte ausgerollt werden.

www.afi-solutions.com

BOMAG (Bopparder Maschinenbaugesellschaft) ist ein

deutscher Hersteller und Weltmarktführer im Bereich von

Baumaschinen und Verdichtungstechnik im Straßenbau.

Produziert werden Maschinen für die Boden-, Asphalt-

und Müllverdichtung sowie Fräsenfertiger, Stabilisierer und

Recycler.

Seit der Übernahme im Jahr 2005 durch das französische

Hoch- und Tiefbauunternehmen FAYAT, wurde ein Kom-

plettanbieter für die Straßenfertigung geschaffen. Der ge-

samte Lebenszyklus der Straße, von der Errichtung über

die Reparatur bis hin zur Wiederverwertung, wird von den

Unternehmen der Fayat Gruppe realisiert. BOMAG alleine

beschäftigt weltweit rund 2.200 Mitarbeiter, die gesam-

te Gruppe mehr als 19.400. BOMAG ist international mit

knapp 120 Filialen tätig und erwirtschaftete 2013 einen

Umsatz von 550 Mio. Euro.

www.bomag.com

Die AFI Solutions GmbH (AFI) ist Lösungsanbieter und

führender Hersteller von Software zur Optimierung

papierloser, digitaler Dokumentenprozesse rund um

SAP sowie Anbieter von Services zur Dokumenten-

erfassung und -verarbeitung – auch in der Cloud.

Durch SAP-integrierte Software, die Realisierung von

ECM-/DMS-Lösungen sowie den Einsatz »cleverer Tools«

optimiert die AFI die Prozesse Purchase-to-Pay und

Order-to-Cash. Von der Bedarfsanforderung und

Auftragsbestätigung bis zur Eingangsrechnung sowie

von der Kundenbestellung bis zur Ausgangsrechnung wird

die Dokumentenbearbeitung papierlos.

AFI Solutions GmbH

Sigmaringer Straße 109

70567 Stuttgart

info@afi-solutions.com

www.afi-solutions.com

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