Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung 13 · 2016. 9. 20. · Bedienungsanleitung INtex...

Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung – INtex Publishing

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INHALTSVERZEICHNIS

Schnellanleitung Hausverwaltung ........................................................................................................................... 4

Datenbanken nutzen .......................................................................................................................................... 4

Die erste Abrechnung ......................................................................................................................................... 4

Adressen erfassen ............................................................................................................................................... 4

Immobiliendaten ................................................................................................................................................ 5

Abrechnungen anlegen ....................................................................................................................................... 6

Konten erfassen .................................................................................................................................................. 9

Buchungen vornehmen .................................................................................................................................... 12

Umlagefähige Kosten buchen ........................................................................................................................... 13

Sonderkosten buchen ....................................................................................................................................... 14

Externe Heizkostenabrechnung ........................................................................................................................ 15

Betriebskostenvorauszahlungen buchen .......................................................................................................... 16

Mieten buchen ................................................................................................................................................. 16

Buchführung ..................................................................................................................................................... 19

Umlagen ............................................................................................................................................................ 19

Abrechnungen drucken .................................................................................................................................... 20

Wirtschaftspläne ............................................................................................................................................... 23

Adressen erfassen und verwalten ......................................................................................................................... 24

Das Adressen-Modul ......................................................................................................................................... 24

Klassifizierung ................................................................................................................................................ 25

Kurznamen .................................................................................................................................................... 25

Anredeformate .............................................................................................................................................. 26

Adressformate ............................................................................................................................................... 27

PLZ-/Orte-Datenbank .................................................................................................................................... 29

Wertelisten.................................................................................................................................................... 30

WEB helper.................................................................................................................................................... 31

Korrespondenz führen .......................................................................................................................................... 31

Briefe, Faxe und Emails schreiben .................................................................................................................... 31

Vorteile ............................................................................................................................................................. 31

Einschränkungen............................................................................................................................................... 31

Schriftstücke anlegen .................................................................................................................................... 32

Textformatierung .......................................................................................................................................... 33

Verknüpfungen, Historie, Wiedervorlage ..................................................................................................... 34

Vorlagen und Textbausteine ......................................................................................................................... 36

Drucken, faxen, mailen ................................................................................................................................. 37


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Drucklayouts anpassen ................................................................................................................................. 37

Serienbriefe und Serienmails ........................................................................................................................ 38

Organizer-Funktionen ........................................................................................................................................... 39

Wiedervorlagen, Kalender und Termine, Dokumente, Notizen und Aufgaben ................................................ 39

Wiedervorlage .................................................................................................................................................. 39

Aufgaben-Management .................................................................................................................................... 41

Notizen erfassen ............................................................................................................................................... 42

Dokumenten-Management .............................................................................................................................. 43

Gebäude-Management ......................................................................................................................................... 44

Überwachung von Reparaturen, Instandsetzungen und Inventar incl. Schlüsseln .......................................... 44

Abrechnung für den Eigentümer........................................................................................................................... 50

Investitions-, Reparatur- und Finanzierungskosten aufschlüsseln ................................................................... 50

Vermieten und Verkaufen ..................................................................................................................................... 53

Makler-Funktionen in der Hausverwaltung ...................................................................................................... 53

Datenweitergabe an die Buchhaltung................................................................................................................... 58

Gründe für den Datenaustausch....................................................................................................................... 58

Datenvorbereitung in der Hausverwaltung ...................................................................................................... 59

Buchungen zur Datenübergabe auswählen ...................................................................................................... 60

Buchungen exportieren .................................................................................................................................... 61

Buchungen in die doppelte Buchführung importieren ..................................................................................... 61

Einrichtung und Nutzung von PRO Lizenzen ......................................................................................................... 63

Erste Schritte .................................................................................................................................................... 63

Installation .................................................................................................................................................... 63

Datenbank am Host/-Server-Rechner starten .............................................................................................. 64

Grundsätzliche Einstellungen vornehmen .................................................................................................... 65

Benutzerkonten und Passwörter .................................................................................................................. 65

Datenbank am Client öffnen ......................................................................................................................... 66

Tabellenansicht individualisieren .................................................................................................................. 67

Weitere Möglichkeiten von PRO FLEX .......................................................................................................... 68

Weitere Hilfe ................................................................................................................................................. 68

Fehler bei Berechnungen in der Nebenkostenabrechnung .................................................................................. 68

Fehlersuche in INtex Hausverwaltung, INtex Vermieter und INtex WEG ......................................................... 68

Fehlerhafte Umlagefaktoren ......................................................................................................................... 68

Fehlende oder falsche Umlageverteilung ..................................................................................................... 69

Fehlerhafte Summierung der Zahlungen ...................................................................................................... 70

Fehlende oder falsche Anschrift in der Abrechnung ..................................................................................... 70

Erfolglose Änderungen des Abrechnungs-Layouts........................................................................................ 70


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Datenprüfungs-Service .................................................................................................................................. 71


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SCHNELLANLEITUNG HAUSVERWALTUNG

DATENBANKEN NUTZEN

Mit der Hausverwaltung können Sie auf zwei unterschiedlichen Wegen arbeiten. Entweder, Sie verwenden

ausschließlich eine Datenbankdatei und halten damit die Daten von allen Häusern und Wohnungen,

Abrechnungen und Jahren, Mietern und Eigentümern in einer Datei, oder Sie teilen die Daten auf mehrere

getrennte Datenbanken auf. Im Eingangsbildschirm finden Sie dazu die Möglichkeit: Klicken Sie auf den Schalter

„Datenbanken“, und legen Sie mit „Neu“ eine weitere Datenbankdatei als Kopie der vorhandenen

Hauptdatenbank an. Diese wird dann mit dem Schalter „Öffnen“ geladen.

Beide Vorgehensweisen haben Ihre Vor- und Nachteile:

Eine Datenbank für alle Daten:

Alle Daten stehen immer sofort in einer Datenbank zur Verfügung.

Es können Auswertungen gefahren werden, die Jahre und Gebäude übergreifend sind.

In einer Datei steht immer die komplette Historie zur Verfügung.

Private Vermieter mit nicht zu vielen Objekten sollten in jedem Fall bei einer Datenbank bleiben.

Eine Datenbank etwa pro Haus oder Jahr:

Die Datenbankdateien bleiben klein und übersichtlich, viele Abfragen und Suchen erübrigen sich, höhere Geschwindigkeit.

Bei der Verwendung der Datenbanken mit mehreren Mitarbeitern in der Mehrplatzlizenz lassen sich Zugriffskollisionen leichter vermeiden.

Für gewerbliche Verwalter mit mehreren Mitarbeitern in der Verwaltung und einer großen Datenmenge (sehr

viele Verwaltungseinheiten) kann die Vorab-Aufteilung der Datenbestände erhebliche Vorteile mit sich bringen.

DIE ERSTE ABRECHNUNG

Wir wollen Ihnen nun den schnellsten Weg zu einer Abrechnung erläutern. So gehen Sie vor:

Adressen erfassen

Abrechnungen eingeben

Konten erfassen

Buchungen durchführen

Abrechnungen drucken

ADRESSEN ERFASSEN

Zunächst gehen Sie ins Partner-Modul und erfassen dort alle für die Hausverwaltung benötigten Adressen.

Dazu gehören neben den Adressen von Mietern auch alle Adressen von Eigentümern sowie die Adressen der

abzurechnenden Immobilien. Um neue Adressen anzulegen, klicken Sie auf den Schalter Neu+ oben in der

blauen Funktionsleiste des Partnermoduls.


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Jede Adresse sollte entsprechend kategorisiert werden und mit einem eindeutigen Kurznamen versehen sein.

Auf die Adressen wird im weiteren Verlauf über die Kurznamen immer wieder zugegriffen, deshalb sollten Sie

sich ruhig Zeit nehmen, die Adresseingabe ordentlich und vollständig vorzunehmen.

IMMOBILIENDATEN

Im Modul Immobilien können Sie die Daten Ihrer Immobilien (Häuser, Wohnungen, Gewerbeflächen und

Büros) hinterlegen. Für das Erstellen einer Abrechnung ist das kein Muss. Wenn Sie nur wenige Immobilien

haben und/oder deren Daten in- und auswendig kennen, können Sie das Immobilienmodul also

unberücksichtigt lassen. Andernfalls dient es Ihnen als Informationspool zu allen Fragen rund um die

Eigenschaften der von Ihnen verwalteten Flächen. Mit Neu+ in der Immobilienliste legen Sie neue Immobilien

(Häuser) und Teile (Wohnungen, Geschäftslokale etc.) an.


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Immobilien werden Eigentümern, Mietern und Objektadressen zugeordnet. Dazu müssen in Partner Adressen

mit Klassifikationen als Eigentümer, Mieter und Objekt oder Immobilie hinterlegt sein. Bei WEGs hat das Haus

keinen Eigentümer (das Feld bleibt leer), aber die Einheiten haben jeweils unterschiedliche Eigentümer. Bei

Mehrfamilienhäusern hat das Haus keinen Mieter (Feld bleibt leer), aber die Einheiten haben unterschiedliche

Mieter. Bei Einfamilienhäusern gibt es keine Einheiten und direkt beim Gebäude einen Eigentümer und

vielleicht auch einen Mieter. Bei Mehrfamilienhäusern ist der Eigentümer beim Gebäude angesiedelt, die

Mieter bei den Teilen der Immobilie.

ABRECHNUNGEN ANLEGEN

Sind alle Adressen erfasst, wechseln Sie ins Abrechnungen-Modul. Hier geben Sie über Neu+ die Grunddaten

der Abrechnung ein. Die Abrechnung gilt etwa für ein Haus oder einen Abrechnungskreis innerhalb eines

Hauses, z.B. alle gewerblichen Mieter, alle Eigentümer etc. Im nächsten Jahr ist dasselbe Haus eine neue

"Abrechnung". Für ein Haus kann es also mehrere Abrechnungen geben. Abrechnungen können zudem etwa

für Garagenanlagen, Gemeinschaftseinrichtungen und vieles andere erstellt werden.


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Damit die Datenbank die Abrechnungen auseinanderhalten kann, benötigt jede Abrechnung einen eindeutigen

Namen, also etwa den Straßennamen plus die Jahresangabe des Abrechnungsjahrs. Bei einem Haus, in dem Sie

die Eigentümer und die Mieter getrennt abzurechnen haben, wären etwa folgende Abrechnungen zu erstellen:

Jakobstraße 2016 Eigentümer

Jakobstraße 2017 Eigentümer

Jakobstraße 2016 Mieter

Jakobstraße 2017 Mieter

Anschriften von Eigentümern und Immobilien holen Sie über Aufklapplisten aus der Partner-Datenbank.

Im Abrechnungen-Modul legen Sie auch noch die Gesamtquadratmetergröße des Objektes/der Immobilie fest.

Weiterhin bestimmen Sie die Abrechnungsart, z.B. Mieterabrechnung, Eigentümerabrechnung oder

Selbstnutzerabrechnung.

Mieter -> nur Nebenkosten

Eigentümer -> nur Kosten für Verwaltung, Instandhaltung und Rücklagen

Selbstnutzer -> alle Kosten


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Schließlich gibt es noch die individuelle Abrechnung. Deren Aussehen und Inhalte können Sie über den

Druckassistenten im Abrechnungen-Modul mit einer Vielzahl von Variablen frei bestimmen. Die Abrechnung

können Sie auch über das Format-Menü weitgehend frei gestalten.

Über Grundkosten Heizung legen Sie in der Registerkarte Heizung gemäß Heizkostenverordnung fest, wie groß

der Grundkostenanteil bei der Heizungsabrechnung sein soll. Dieser Wert ist nur dann von Belang, wenn die

Heizkostenabrechnung nicht extern erfolgt und eingepflegt, sondern direkt im Programm erledigt wird. Die

Heizkostenverordnung erlaubt keine rein verbrauchsabhängige Abrechnung. Eine reine Umlage ist aber

ebenfalls nur in äußersten Ausnahmefällen zugelassen, etwa dann, wenn aus technischen Gründen keine

Ablesegeräte eingebaut werden können.


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Hinweis: Gewerbliche Objekte müssen bei "Netto abrechnen" in der Registerkarte Abrechnung auf "Ja" gesetzt

werden, damit ein entsprechender Mwst-Ausweis stattfindet. Bei gemischten Objekten können Sie vor dem

Ausdruck der Abrechnungen jederzeit zwischen Netto und Brutto umschalten - das Programm rechnet dann neu.

Wenn Sie mit frei definierten Umlage-Faktoren für die Abrechnung arbeiten wollen, dann müssen Sie diese in

der Registerkarte Umlagen, Unterkategorie Freie Umlagen benennen. Später können Sie die Anteile einer

freien Umlage bei den Konten festlegen.

KONTEN ERFASSEN

Wechseln Sie jetzt ins Konten-Modul. Jede Abrechnung hat ein oder mehrere Abrechnungskonten. Konten sind

dabei Mieter, Eigentümer, Selbstnutzer und Leerstände. Folglich gibt es meist mehr Konten als Wohnungen in

einem Objekt (Haus). Im nächsten Abrechnungsjahr müssen zudem neue Abrechnungskonten angelegt werden

- wegen der Datentrennung und weil nie exakt die gleichen Daten zur Abrechnung kommen (Mieterwechsel,

andere Tageszahl, andere Verbrauchswerte etc.). Mit Neu+ in der Kontenliste legen Sie weitere Konten an.

Diese Konten müssen nun angelegt werden, und damit die Datenbank diese auch auseinanderhalten kann,

muss jedes Abrechnungskonto einen eindeutigen Namen erhalten. Es empfiehlt sich eine Kombination aus

Wohnungsbezeichnung, Mietername und Abrechnungsjahr nach folgendem Muster zu verwenden:

EG vorn Jakobstraße 2016 Maier

EG vorn Jakobstraße 2016 Leerstand

EG vorn Jakobstraße 2016 Schulte

EG vorn Jakobstraße 2017 Schulte

EG hinten Jakobstraße 2016 Leerstand

EG hinten Jakobstraße 2016 Schulz

EG hinten Jakobstraße 2017 Müller


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Sie können aber auch eine Nummerierung verwenden, solange Sie irgendwo Nummern und deren Zuordnung

zu Mietern, Eigentümern und Wohnungen festhalten.

Jedes Konto muss einer Abrechnung zugeordnet werden, damit die Gesamtkosten der Abrechnung dem Konto

anteilig zugewiesen werden können. Anschrift und Abrechnungsempfänger werden aus der Adressdatenbank

Partner abgerufen. Tip: Im Konten-Menü finden Sie verschiedene Befehle zur beschleunigten Anlage von

Konten bei Mieterwechsel, Jahreswechsel etc.

"Von Datum" und "Bis Datum" umgrenzen den Abrechnungszeitraum für das Konto, der nicht mit dem

Abrechnungsjahr deckungsgleich, aber innerhalb des Abrechnungsjahrs liegen muss. Ein Mieter kann etwa erst

im Mai eingezogen oder schon im Oktober ausgezogen sein.

Innerhalb des vordefinierten Abrechnungszeitraums müssen Sie die Personenzahlen mit Datumsangaben

eingeben. Diese dient zur genauen Umlage von personenbezogenen Kosten wie der Müllabfuhr. Da die

Müllgebühren in Abhängigkeit von der Personenzahl steigen oder sinken, ist es wichtig festzuhalten, wann

etwa durch Geburt und Tod, Scheidung oder Heirat sich die Personenzahl ändert. Achten Sie darauf, dass die

Datumsangaben sich innerhalb des Abrechnungszeitraums bewegen und diesen auch voll abdecken. Aus Ihren

Daten wird eine durchschnittliche Personenzahl für die prozent- und taggenaue Abrechnung ermittelt. Bis zu

fünf Personenstandsänderungen sind möglich.

Zählerstände sind in einer eigenen Registerkarte zu erfassen:

• Wasserzähler - hier erfassen Sie die Verbrauchswerte von jeweils bis zu zehn Wasserzählern für Kalt-

und Warmwasser.

• Heizung - wenn Sie die Abrechnung der Heizung selbst machen, tragen Sie hier den Heizungsverbrauch

der Einheit ein. Ob Sie kw/h, Kubikmeter Gas oder Liter Heizöl eintragen ist egal, der Wert muss nur

vergleichbar für alle Einheiten eines Objektes sein.


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Quadratmeter ist die Größe der Wohnung - dieser Wert wird in Abhängigkeit vom Abrechnungszeitraum

taggenau in Prozente umgerechnet.

Tausendstel Miteigentumsanteile ist nur für Eigentümer und Selbstnutzer Abrechnungen von Bedeutung. Über

die Tausendstel-Anteile aus der Teilungserklärung werden Kosten wie Rücklagen, Verwaltung und

Instandsetzungen umgelegt.

Wenn Sie in der Abrechnung mit frei definierbaren Umlagefaktoren arbeiten, dann geben Sie für die Konten

den jeweiligen Prozentanteil an. Das Programm wirft Ihnen aus, wie viele Prozentanteile bereits insgesamt

vergeben wurden. Mehr als 100% sollten Sie schließlich nicht umlegen.


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BUCHUNGEN VORNEHMEN

Jetzt sind alle Vorbereitungen getroffen und Sie können mit der Buchung von Kosten, Vorauszahlungen,

Mieten, Sollstellungen etc. beginnen. Alle Umlagen übernimmt das Programm dabei automatisch. Wechseln Sie

also über das Startmenü (Haus oben links) oder das Hamburger-Menü daneben ins Buchungen-Modul .

Neue Buchungen geben Sie mit Hilfe des Neu+-Schalters oben am Bildschirmrand ein.


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UMLAGEFÄHIGE KOSTEN BUCHEN

Für jede Buchung legen Sie einen neuen Datensatz an und geben Buchungsbetreff, etwa die

Rechnungsnummer und den Rechnungsaussteller, Buchungsbetrag und Buchungsdatum ein. Bei auf die Mieter

und Selbstnutzer umlagefähigen Kosten müssen Sie eine Zuordnung gemäß Betriebskostenverordnung in die

Kategorien

Lasten (z.B. die Grundsteuer)

Wasserkosten

Entwässerung

Aufzugskosten

Müll

Straßenreinigung

Hausreinigung

Gartenpflege

Beleuchtung

Versicherungen (etwa Gebäudeversicherung und Haftpflichtversicherung)

Hausmeister

Empfang

Waschküche

Sonstiges

Verwaltungskosten

Rücklagen

Instandsetzungen

Sicherheit

Heizung

vornehmen. Auch wenn Sie mit diesen Kategorien vielleicht nicht immer ganz glücklich sind, so sind diese

Kategorien doch vom Gesetzgeber über die Betriebskostenverordnung vorgegeben und im Falle eines

Rechtsstreits über die Betriebskostenabrechnung von Gerichten anerkannt. Da Rechtssicherheit das Wichtigste

ist, wenn Sie auf den Kosten nicht sitzenbleiben wollen, sollten Sie sich an diese Aufteilung der Kosten halten.


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Hinweis: Im Abrechnungen-Modul können Sie in der Registerkarte Umlagen alternativ auch abweichende

Bezeichnungen erfassen.

Für jede Kategorie können übrigens beliebig viele Buchungen erzeugt werden. So könnten die Wasserkosten

aus 13 Buchungen für 12 Abschläge und eine Endabrechnung entstehen, die Summen bildet das Programm

selbst. Unter Versicherungen kommen Gebäude- und Haftpflichtversicherung. Lasten sind Grundsteuer und

andere öffentlich auferlegte Kosten. Kosten die Sie nicht haben - etwa für den Aufzug - müssen auch nicht mit

Null eingegeben werden.

Zuletzt müssen Sie bei den umlagefähigen Kosten noch bestimmen, innerhalb welcher Abrechnung diese

Kosten umgelegt werden sollen. Weitere Angaben sind nicht notwendig.

SONDERKOSTEN BUCHEN

Es können jederzeit Sonderfälle und Sonderkosten entstehen. Ein Mieter braucht vielleicht einen neuen

Schlüssel und dieser Betrag soll eingebucht werden. Vielleicht haben Sie auch für nur zwei von drei Mietern

eine Satellitenschüssel und können deren Kosten folgerichtig nicht auf alle Mieter umlegen, sondern müssen

manuell teilen. In solchen Fällen können Sie bis zu fünf Sonderkosten-Positionen einzelnen Konten jeweils

unterschiedlich zubuchen. Dies geschieht im Konten-Modul auf der Registerkarte Abrechnung, Option

Salden/Anpassungen und damit außerhalb der normalen Verbuchungen.


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Alternativ können Sie solche Sonderkosten auch von den Betriebskostenvorauszahlungen abziehen, was dann

allerdings in einem entsprechenden Begleitschreiben oder mit einem Journalausdruck des Mieterkontos

dokumentiert werden sollte. Möglicherweise verwenden Sie auch einen der freien Umlagefaktoren für die

Zuordnung von Kosten, die nicht alle Mieter betreffen. Schließlich können Sie einzelne Abrechnungsempfänger

in Konten auch von einer Kostenart und deren Umlage ganz ausnehmen.

EXTERNE HEIZKOSTENABRECHNUNG

Das Ergebnis einer externen Heizkostenabrechnung von Firmen wie Ista, Kalorimeta, Brunata, Techem etc.

buchen Sie ebenfalls wie Sonderkosten in der Registerkarte "Abrechnung“/Salden-Anpassungen" des jeweiligen

Kontos ein.


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BETRIEBSKOSTENVORAUSZAHLUNGEN BUCHEN

Natürlich müssen Sie auch die Vorauszahlungen der Mieter und Eigentümer verbuchen und den Kosten

gegenüberstellen. Bei den Vorauszahlungen ist keine Umlagezuordnung vorzunehmen und auch keine

Abrechnung auszuwählen, da ja keine Umlage erfolgt. Vielmehr müssen sie bei den Vorauszahlungen diese

direkt einem Abrechnungskonto und einem Partner zuordnen, denn nur dieser hat die Vorauszahlung geleistet.

Auch die Abschlusszahlung wird wie eine Vorauszahlung gehandhabt, wenn Sie diese später einbuchen wollen.

MIETEN BUCHEN

INtex Hausverwaltung dient nicht nur der Betriebskostenabrechnung, Sie können mit dem Programm auch eine

Mieten-Buchführung vornehmen. Für die Sollstellung der Miete buchen Sie den Betrag der Kaltmiete zum

Monatsdritten als Forderungsbetrag ein. Klicken Sie dazu auf das Neu+-Symbol und wählen Sie Mietforderung.


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Erfolgt dann die eigentliche Mietzahlung, buchen Sie diese Mietzahlung als positiven Betrag ein über

Mietzahlung (Neu-Symbol). Mietsollstellungen und Mietzahlungen sind einem bestimmten Konto und einem

Partner zuzuordnen, aber nicht einer Umlage.

Die Mietverbuchung und auch die Buchung von Vorauszahlungen können Sie sich vereinfachen, indem Sie im

Modul Konten unter der Registerkarte Buchungen die Kaltmiete und Vorauszahlungsbeträge eintragen. Mit den

Befehlen im Konten-Menü können Sie dann automatisiert die richtigen Beträge in die Buchhaltung eintragen.


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Alternativ klicken Sie auf den Mieten-Schalter in der Kontenliste und wählen aus dem Buchungsassistenten (L-

Lizenz) die entsprechende Option aus. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, verschiedene Buchungen für

mehrere Mieterkonten gleichzeitig und automatisiert ausführen zu lassen.

Unter Kontosalden unten können Sie die Salden für Miet- und Kautionskonto einsehen.


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BUCHFÜHRUNG

Wer die Buchungen später auch noch etwa für eine Gewinn- und Verlustrechnung oder die Steuer braucht,

kann auch schon eine Vorverbuchung auf Buchhaltungskonten nach dem Soll- und Haben-Muster vornehmen.

Nur für die Erstellung einer Betriebskostenabrechnung ist das nicht nötig. In der Registerkarte Buchungen,

Option Profi des Buchungen-Moduls kann dazu jede Buchung einem Haben und einem Soll-Konto zugeordnet

werden.

UMLAGEN

Das Programm übernimmt die Summierung und Umlage der von Ihnen eingebuchten Kosten gemäß den

Kategorien der Betriebskostenverordnung automatisch. Im Modul Konten sehen Sie in der Registerkarte


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"Abrechnung/Umlagen" jederzeit, wie hoch die Gesamtkosten sind und welche Anteile dabei auf die

Abrechnungseinheit entfallen. Die Registerkarte "Abrechnung - Salden/Anpassungen" zeigt dabei an, ob die

Vorauszahlungen in etwa den Kosten angemessen sind.

Die Art der Umlage - nach Quadratmetern, Einheiten, Personen, Tausendstel, Verbrauch - ist dabei auf übliche

Standardwerte voreingestellt. Diese können Sie aber ändern. Dazu gehen Sie ins Abrechnungen Modul auf die

Registerkarte "Umlagen". Dort können Sie über die Optionen z.B. in „Mieter“ die Wasserzähler für die Wasser-

und Entwässerungskosten aktivieren, indem Sie die Umlageart für diese beiden Kostenrubriken von "Personen"

auf "Verbrauch" umstellen. Außerdem können Sie hier auch Ihre freien Umlagefaktoren aktivieren.

ABRECHNUNGEN DRUCKEN

Eine Abrechnung kann jederzeit taggenau erfolgen und ausgedruckt oder als Acrobat PDF Datei gespeichert

werden. Sie müssen lediglich im Konten-Modul auf den Drucken-Schalter am oberen Bildschirmrand in der

blauen Funktionsleiste klicken und gelangen zum Druckassistenten.


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Klicken Sie auf den Schalter Abrechnung und Sie erhalten eine Vorschau der Abrechnungskonten. In der

Vorschau können Sie blättern (Cmd + Pfeiltasten), zoomen (links unten) und über die Druckenpalette auch noch

das Papierformat ändern.


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Wählen Sie aus, was gedruckt werden soll. Im Drucken-Dialog (in der Vorschau beliebige Taste drücken)

entscheiden Sie, ob die gewählte(n) Abrechnung(en) ausgedruckt oder als PDF gespeichert werden sollen.

Es werden immer die Abrechnungen der gerade aktiven Konten gedruckt. Wenn Sie nur einige oder bestimmte

Konten abrechnen wollen, machen Sie entsprechend vorher eine Abfrage auf eben diese Konten. Fertig.

P.S: Ihre Adressdaten und ein Logo fügen Sie über die Einstellungen (Startmenü oder Hamburger-Menü) ein.


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WIRTSCHAFTSPLÄNE

Eine L-Lizenz vorausgesetzt, können Sie für die WEG-Verwaltung in der INtex Hausverwaltung auch

Wirtschaftspläne erstellen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

Erstellen Sie eine neue Abrechnung, etwa "Jakobstraße 2016 Wirtschaftsplan".

Wählen Sie als Abrechnungsart "Wirtschaftsplan". Sollte der Vorgabe-Wirtschaftsplan nicht Ihren Vorstellungen entsprechen, wählen Sie in der Liste „Abrechnungsart“ "Individuelle Abrechnung" und bearbeiten Sie die Vorlage unter "Abrechnungslayout" so, wie Ihr Wirtschaftsplan aussehen soll (ab der XXL-Lizenz). Ersetzen Sie also "Abrechnung" durch "Wirtschaftsplan" und löschen Sie die Teile, die Sie im Wirtschaftsplan nicht erfassen möchten.

Erstellen Sie die voraussichtlichen Konten der Abrechnung für das Planjahr und ordnen diese der Wirtschaftsplan-Abrechnung zu.

Buchen Sie Planzahlen für die verschiedenen Kostenarten und ordnen Sie diese der Abrechnung Wirtschaftsplan zu.

Über "Abrechnung" drucken Sie den Wirtschaftsplan aus.

In Abrechnungen können Sie Wirtschaftsplan und Abrechnung verknüpfen und so Ist und Soll Zahlen einander gegenüberstellen.


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Eine Liste der WEG Eigentümer mit Ihren Tausendstel-Anteilen können Sie nach Abfrage auf die Abrechnung im

Konten-Modul jederzeit erstellen. Wechseln Sie zum Druckassistenten und wählen Sie Liste1 und Liste 2 aus.

Die Inhalte dieser Liste können über die Registerkarte Konten im Einstellungen-Modul bestimmt werden.

ADRESSEN ERFASSEN UND VERWALTEN

DAS ADRESSEN-MODUL

Im Partner-Modul von INtex Hausverwaltung werden zentral sämtliche Adressen verwaltet, gleich ob es sich

um Mieter, Eigentümer, Verwalter, Makler, Handwerker, Hausmeister etc. handelt.


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KLASSIFIZIERUNG

Für die Unterscheidung eben dieser Kategorien, gibt es die Klassifikationen, die die verschiedensten Adressen

gruppieren.

Die Auswahl der Klassifikationen lässt sich bei Bedarf verändern.

Folgendes sollten Sie aber wissen:

Unterschiedliche Adressgruppen werden nicht in getrennten Datentabellen gespeichert, sondern immer in der einen zentralen Partner-Tabelle. Die Klassifikation ist über den Suchassistenten jederzeit abfragbar, so dass Sie die Gruppen von Adressen filtern können, um etwa nur die Mieter oder nur die Eigentümer zu sehen.

Klassifikationen sind wie Schubladen. Eine Adresse kann sich nie zur gleichen Zeit in zwei oder mehr „Schubladen“ befinden, sondern immer nur in einer. Wenn Sie eine Adresse mit verschiedenen Merkmalen - z.B. „Mieter“ UND „Hausmeister“ - belegen möchten, können Sie dies mit dem Stichwörter-Assistent machen. Hier ist es möglich, Adressen mit beliebigen Kombinationen von freigewählten Schlagwörtern zu versehen. Auch diese sind über den Suchassistenten abfragbar.

KURZNAMEN

Jeder Partner, d.h. jede Adresse, bekommt einen Kurznamen. Dies kann ein Mietername, eine Seriennummer

oder eine sprechende Kurzbezeichnung sein. In jedem Fall muss der Kurzname eindeutig sein, kann also in der

Datenbank nicht doppelt vorkommen. Über den Kurznamen werden die Daten des Partners mit den anderen

Modulen und Daten des Programms, also z.B. Mietbuchungen, verknüpft. Die Kurznamen sind zudem jederzeit

über die Suchassistenten abfragbar.

Da der Kurzname also eine zentrale Bedeutung hat, sollten Sie sich zwei, drei Gedanken zur Vergabe der

Kurznamen machen. Wir empfehlen immer dann, wenn die Datenmengen nicht allzu groß und die Adressen

nicht sehr anonym sind, mit sprechenden Kurznamen zu arbeiten. Das macht zwar etwas mehr Arbeit, aber

etwa mit dem Kurznamen „Intex“ für „INtex Publishing GmbH & Co. KG“ ist doch in der Regel deutlich mehr

anzufangen, als etwa mit „K-173430-23-Z“ oder „70430“, selbst wenn diese Nummern einen wie auch immer

gearteten Sinn ergeben.

Wer aber mit sehr vielen Adressdaten zu tun hat, die Adressen nur selten oder gar nur einmal benötigt oder wo

die Adressen so anonym sind, dass auch sprechende Kurznamen nicht weiterhelfen, kann den Kurznamen

natürlich auch mit alphanumerischen Codes belegen. Im Feld Seriennummer zählt das Programm bereits eine

http://www.intex-publishing.de/service/dokumentation/suchen_und_abfragen/

http://www.intex-publishing.de/service/dokumentation/stichwoerter/



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Seriennummer von 1 mit Intervall 1 hoch und trägt die dabei generierte Nummer automatisch in das Feld

Kurzname ein. Zur eindeutigen Identifizierung eines Adressdatensatzes reicht das für die Datenbank. Sie

können aber auch mit eigenen Nummern-Codes und Nummernkreisen arbeiten. Verwenden Sie dazu den

Seriennummern-Assistenten.

Sie können bzw. sollten den Kurznamen nach Möglichkeit nicht nachträglich ändern. Hängen nämlich schon

weitere verknüpfte Daten an dem Kurznamen, verlieren diese durch eine Änderung des Kurznamens ihre

Verbindung zum Partner. Diese müsste dann etwa bei Kontakten, Buchungen, Vorgängen etc. manuell

wiederhergestellt werden.

ANREDEFORMATE

Die INtex Programme generieren aus den Inhalten der Felder Vorname, Nachname, Titel und Position eine

komplette, formgerechte Anrede - dies geschieht zunächst vollautomatisch.

Sie können aber die Art und Weise, wie die Anrede generiert wird, vollkommen verändern. Zunächst können

Sie durch Anklicken des Maussymbols neben der Anrede im Anredeformat-Assistenten zwischen verschiedenen

vordefinierten Anreden wie etwa mit „Sehr geehrte“ oder „Hallo“ wählen.

Wenn diese Auswahl für Ihre Belange nicht passt, lässt sich diese über die Einstellungen im Programm

verändern. Bis zu 20 Formate sind definierbar. Ein Format ist dabei als Standard Anrede bei der Neuanlage von

Adressen definierbar - bestehende Adressen bleiben davon unberührt.

http://www.intex-publishing.de/service/dokumentation/seriennummern/


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Die Feldinhalte von Feldern wie Vorname und Nachname werden durch die Variablen

#VORNAME#

#NACHNAME#

#TITEL#

#POSITION#

in die Anrede hinein generiert.

ADRESSFORMATE

Ähnlich wie bei den Anreden werden auch die postalischen Adressen aus den Angaben in Firma, Name, Straße,

PLZ, Ort und Land generiert.

Klicken Sie auf das Maussymbol, um den Adressformat-Assistenten aufzurufen. Hier können Sie unter 20

verschiedenen Adressformaten wählen, etwa mit und ohne Nennung des Firmennamens. Selbst ausländische

Adressierungen (USA mit Bundesstaat, Großbritannien mit PLZ hinten) sind möglich und vordefiniert.


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Sollte Ihnen die Auswahl nicht reichen, können Sie in Einstellungen Formate ändern und neu definieren.

Außerdem lässt sich für neue Adressen ein Standard Adressformat bestimmen.

Die zur Verfügung stehenden Variablen sind im Definitionsbildschirm dokumentiert und dürften sich von selbst

verstehen. Zeilenumbrüche erzeugen Sie im Adressformat mit ++. Nehmen Sie am Ende eines Adressformats

etwa ++++#LAND# weg, erscheint keine Länderangabe getrennt durch eine Leerzeile mehr.


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PLZ-/ORTE-DATENBANK

Im Programm ist eine PLZ und Ortedatenbank für Deutschland, Österreich und die Schweiz hinterlegt. Dadurch

reicht meist die Eingabe der PLZ, um auch die Felder Ort, Bundesland und Land sowie Vorwahl auszufüllen.

In der Schweiz gibt es häufiger nicht eindeutige PLZ wie etwa 1000. Hier erscheint dann eine Liste der

passenden Ortsangaben und Sie können eine davon mit Klick wählen.


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Bei speziellem Bedarf wäre die PLZ-Tabelle nicht nur editierbar, sondern auch per Import z.B. durch

französische Code Postal Daten zu ergänzen.

WERTELISTEN

Eine Reihe von Eingaben wie etwa bei Position und Titel wird durch Wertelisten vereinfacht. Was in den

Wertelisten an Werten vorgegeben wird, können Sie selbst definieren (Start- oder Hamburger-Menü).


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WEB HELPER

Über WEB helper kann die Adresserfassung auch extern per Browser erfolgen.

KORRESPONDENZ FÜHREN

BRIEFE, FAXE UND EMAILS SCHREIBEN

INtex Hausverwaltung verfügt über ein voll integriertes Kontakte-Modul, das in der Lage ist, Ihre

Textverarbeitung in weiten Teilen der Korrespondenz vom Mietvertrag bis hin zur Aktennotiz zu ersetzen. Wir

klären hier zunächst die Vorteile und Einschränkungen, um Ihnen dann die Arbeit mit der Software zu erklären.

VORTEILE

Bei der Abwicklung der Korrespondenz in der Datenbank liegen die gewichtigsten Vorteile in der automatischen

Ablage, Verschlagwortung und Verknüpfung. Sie müssen sich weder aussagekräftige Dateinamen einfallen

lassen noch die Dokumente sinnvoll in Ordnern ablegen, um irgendein Schriftstück auch später noch zu finden.

Vielmehr wird jeder Schriftsatz automatisch in der Datenbank gespeichert, volltextmäßig für die spätere Suche

indiziert, klassifiziert und etwa mit den Adressaten verknüpft. Dabei entsteht ohne weiteres Zutun automatisch

eine jederzeit einsehbare Historie der Korrespondenz bei den Adressaten und ein bequem durchsuchbares

Archiv aller Schriftstücke. Außerdem ist eine Wiedervorlage jedes Briefes, jedes Fax oder jeder Email direkt in

der Datenbank möglich, ohne dass dafür ein Termineintrag in einem Kalender geführt oder eine Kopie in einer

Mappe abgelegt werden muss.

EINSCHRÄNKUNGEN

Natürlich ist die Datenbank keine vollausgewachsene Textverarbeitung mit allen Finessen und schon gar kein

Layout- oder DTP-Programm. Es gibt also funktionale Einschränkungen vor allem im Bereich des Layouts.

Normale, klassische Geschäftskorrespondenz - so wie sie mit der Schreibmaschine geschrieben worden wäre -

ist aber ohne weiteres möglich. Im Detail:

Direkte Formatierungen wie die Wahl anderer Schriftarten, Auszeichnungen in Fett, Kursiv, Unterstrichen oder der Wechsel der Schriftgröße sind kein Problem. Sogar unterschiedliche Textfarben können gewählt werden. Es gibt aber keine Zeichenformat-Vorlagen.

Textabsätze rechts- oder linksbündig, im Blocksatz oder zentriert sind möglich. Auch Einrückungen - sogar für die erste Zeile getrennt - sind realisierbar. Es gibt jedoch keine Absatzformatvorlagen - Sie können höchstens Textbausteine wie gewünscht formatieren und hierin den Text bei Bedarf ändern.

Zeilenabstände können normal, doppelt oder individuell eingestellt werden. Der Zeilenumbruch und Seitenumbruch erfolgt automatisch, ein erzwungener Seitenumbruch kann allerdings nur durch das Einfügen von Leerzeilen bewirkt werden. Eine automatische Silbentrennung gibt es nicht, was aber auch entsprechende Trennfehler verhindert.

Aufzählungen mit Punkten oder Nummerierungen sind möglich, allerdings muss der Erstzeileneinzug von Hand im Lineal erzeugt werden und die Nummerierung erfolgt nicht automatisch.

Tabellarische Auflistungen sind möglich, werden mit Tab-Stopps im Lineal und Tabulator-Schritten im Text erzeugt. Mit Linien, Rahmen und Hintergrundfarben gestaltete Tabellen gehen aber nicht.

Grafiken, Bilder, Diagramme lassen sich nicht in den Text einfügen. Lediglich bei Emails können Anhänge hinterlegt werden - mehrere Bilder sind dabei als ZIP-Archiv zu packen.

Das Seitenlayout kann über Drucklayouts bestimmt werden. Dabei können Sie eine PDF-Datei ganzseitig hinterlegen oder Ihren Briefkopf mit einer Mischung aus Text und grafischen Elementen definieren. Ein völlig freies Seitenlayout ist nicht möglich, Sie bewegen sich in einem Raster nach DIN Korrespondenz, das vorgegeben ist. Die maximale Länge eines Briefes in der Datenbank beträgt 10 Seiten DIN A4.


32

Sie sehen, der Standardbrief ist gar kein Problem. Umfangreiche Einladungen mit Anfahrtsskizzen oder Exposés

können Sie in der Datenbank aber nicht anlegen.

SCHRIFTSTÜCKE ANLEGEN

Briefe, Faxe, Emails, aber auch Kurzmitteilungen oder nur interne Vermerke legen Sie immer auf die gleiche Art

und Weise an Entweder Sie gehen ins Kontakte-Modul oder sind schon dort und legen mit dem Schalter Neu+

ein neues Schriftstück an. Oder Sie sind oder gehen ins Partner-Modul, suchen den gewünschten Adressaten

aus und drücken dort den Schalter „Kontakt +. Klicken Sie in das Textfeld, um zur Textverarbeitung zu gelangen.

Der Weg über das Adressmodul hat dabei den Vorteil, dass der Adressat beim neuen Schriftstück bereits

eingetragen wurde und damit das Schriftstück bereits mit dem Adressaten verknüpft ist. Sie können aber auch

jederzeit nachträglich den Adressaten und Partner im Kontakt selbst auswählen oder ändern.

Im oberen Bereich des Bildschirms klassifizieren Sie das Schriftstück etwa als Brief, Fax, Email, Memo etc.

(Klassifikationen sind über Wertelisten änderbar) und verknüpfen den Text mit den anderen Modulen, etwa

mit einer Immobilie oder einem Vertrag. Damit ist der Text gleich in ein thematisch, inhaltliches Umfeld

eingebettet, ohne dass Sie durch klug gewählte Dateinamen und sinnvolle Ordnerstrukturen dafür sorgen

mussten. Darüber hinaus kann das Schriftstück mit Hilfe des Seriennummern-Assistenten ein Aktenzeichen zur

eindeutigen Identifikation erhalten.

In das Feld „Betreff“ schreiben Sie den eigentlichen Brief- oder Mail-Betreff. Mehrere Texte mit gleichem

Betreff werden rechts über den „Themenverlauf“ zu einer Kommunikationsreihe zusammengeführt. Gleiches

gilt übrigens für mehrere Schriftstücke mit einem Aktenzeichen. So ist auch der historische Bezug zwischen

zwei Schreiben schnell hergestellt.

Im großen Feld „Text“ schließlich erfassen Sie den eigentlichen Text. Anrede und Grußformel werden

automatisch hinzugeneriert - mehr dazu beim Anpassen der Drucklayouts.

http://www.intex-publishing.de/service/dokumentation/seriennummern/


33

Antworten können Sie auch erfassen: Legen Sie einfach einen neuen Datensatz an und kopieren Sie den

Antworttext in das Textfeld. Über Eingang / Ausgang können Sie das Schriftstück als Posteingang markieren.

TEXTFORMATIERUNG

Der Text selbst kann wie etwa in Textedit (Mac) oder WordPad (Windows) im RTF-Format formatiert werden.

Soll etwa ein einzelnes Wort fett oder kursiv ausgezeichnet werden, so markieren Sie dieses und wählen im

Format-Menü unter „Stil“ den entsprechenden Befehl.

Genauso gehen Sie mit einem Schriftart-Wechsel um, nur dass hier die Schriftauswahl im Menü Format/Schrift

zu finden ist.

Um für einen Absatz die Ausrichtung zu ändern, muss der Cursor im betreffenden Absatz stehen und Sie

wählen über die Formatierungsleiste oder Format/Ausrichtung die gewünschte Textrichtung. Im Format-Menü

kann für den gewählten Absatz auch der Zeilenabstand geändert werden.

Am oberen Fensterrand sehen Sie das Lineal - dieses wird automatisch eingeblendet, sobald Sie im Textfeld

stehen.

Über die Pfeilsymbole links und rechts können Sie den linken und rechten Rand verschieben und damit den

aktiven Absatz einrücken und schmaler gestalten.

Beim linken Pfeil befindet sich oberhalb des Pfeils zusätzlich ein Rechteck - dieses kann getrennt vom Pfeil nach

links oder rechts verschoben werden, um einen negativen oder positiven Erstzeileneinzug zu erzeugen.


34

Ein negativer Erstzeileneinzug ist für Strichpunktaufzählungen und nummerierte Absätze ein adäquates

Hilfsmittel, um die Aufzählung übersichtlicher erscheinen zu lassen.

Jeder Absatz kann andere Linealeinstellungen bekommen.

Durch Klicken in das Lineal können Sie Tabulatorpositionen in der gerade aktiven Zeile erzeugen. Bedenken Sie,

dass Tabulatoren anders als linke und rechte Ränder immer nur auf die aktuelle Zeile wirken. Wollen Sie gleiche

Tab-Positionen in mehreren Zeilen haben, müssen Sie diese komplett markieren.

Diese Tabulatorpositionen können Sie im Text mit der Tab-Taste anspringen und damit saubere tabellarische

Aufzählungen erzeugen, bei gleichen Tabulatoreinstellungen in mehreren Zeilen auch über mehrere Zeilen

hinweg.

Doppelklicken Sie auf einen neu angelegten Tabstopp im Lineal, können Sie die Tabulatorart auch vom

Standard linksbündig auf rechtsbündig, zentriert oder Dezimal-Tab (für Zahlen mit Kommastellen) ändern.

Alle weiteren Formatierungen wie die Gestaltung des Briefkopfes und des Seitenfußes, den grundsätzlichen

Aufbau des Briefes mit Betreffzeichenzeile etc. legen Sie nicht individuell bei jedem Brief wieder neu, sondern

einmal zentral in den Einstellungen unter Drucklayouts fest.

VERKNÜPFUNGEN, HISTORIE, WIEDERVORLAGE

Da die Schriftstücke ja schon bei der Anlage im oberen Teil der Bildschirmmaske etwa mit den Adressaten

verknüpft worden sind, ist diese Verknüpfung nun natürlich auch nutzbar. Wenn Sie also etwa einen Brief

ansehen und genauer wissen wollen, an wen sich dieser richtete, dann klicken Sie den blau markierten Link

Partner/Adressat vor der Aufklappliste für die Adressaten an.

Das Programm springt dann zum entsprechenden Adressdatensatz. Gleiches gilt für die anderen

Verknüpfungen, etwa Immobilien und Verträge.


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Bei den Adressen wiederum können Sie die angelegten Schriftstücke als Historie einsehen. Unter „Kontakte

mit“ rechts im Bildschirm sehen Sie die letzten Schriftstücke in chronologischer Reihenfolge.

Die Betreffs sind anklickbar und führen Sie direkt in das Kontakte-Modul zum passenden Schriftstück.

In der Registerkarte Organizer bei den Schriftstücken können Sie jeden Brief auf Wiedervorlage legen. Geben

Sie dazu im Feld „Wiedervorlage“ ein Datum in der Zukunft an.

Ist dieses Wiedervorlagedatum erreicht, dann sehen Sie den Kontakt im Organizer des Programms. So werden

Sie an den Inhalt des Schriftstücks erinnert und können entsprechend handeln, etwa den Inhalt beim

Adressaten nachhaken.


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VORLAGEN UND TEXTBAUSTEINE

Die INtex Software erledigt nicht nur Ihre Korrespondenz, sondern vereinfacht, beschleunigt und standardisiert

diese auch mit Textbausteinen und Standardtexten. Die Standards verwalten Sie dabei im Modul Vorlagen.

Hier können Sie mit Neu+ beliebig viele Textbausteine und auch längere Standardtexte anlegen. Auch die

Standardtexte können über das Format-Menü oder die Schnellformatierungsleiste vorformatiert werden.

Im Kontakte-Modul werden die Textbausteine über die Liste der Textbausteine“ unten rechts in der

Textverarbeitung übernommen und in das Textfeld einkopiert.


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Der Standardtext kann dann noch bei Bedarf individualisiert und angepasst werden.

Standardtexte und Bausteine können mit Variablen noch leistungsfähiger gestaltet werden. In den Vorlage-

Mustern sind die möglichen Variablen aufgeführt.

DRUCKEN, FAXEN, MAILEN

Jedes im Kontakte-Modul angelegte Schriftstück kann jederzeit als Brief gedruckt, als Fax gesendet, als Mail

verschickt oder einfach nur intern gespeichert werden. Die Druck- und Sende-Befehle finden Sie im Druck-

Assistenten.

DRUCKLAYOUTS ANPASSEN

Wie der gedruckte Brief letztlich aussieht, hängt nicht nur von den Formatierungen des Textfeldes ab, sondern

viel wesentlicher von Ihren Einstellungen unter Drucklayouts.

Über das Grundlayout bestimmen Sie das Aussehen Ihres Briefpapiers, fügen also ein Logo und

Absenderangaben ein und/oder hinterlegen eine ganzseitige PDF-Datei als Layout-Hintergrund.

Wie auf diesem Hintergrund der Brief aufgebaut wird, bestimmen Sie unter Drucklayouts (Start- oder

Hamburger-Menü), Registerkarte Kontakte.

http://www.intex-publishing.de/service/dokumentation/druckassistent/

http://www.intex-publishing.de/service/dokumentation/druckassistent/

http://www.intex-publishing.de/service/dokumentation/layouts_aendern/


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In der Vorgabe kommt der Brief mit einer Betreffzeichenzeile mit Ihr Zeichen, Unser Zeichen etc. daher. Dies

kann auch so geändert werden, dass etwa nur der Betreff erscheint. Die hierfür verwendeten Variablen dürften

selbsterklärend sein. Selbstverständlich können auch in der Seitenvorlage der Text und die variablen Elemente

über das Format-Menü gestaltet werden. Mit dem Lineal nehmen Sie saubere Einrückungen vor.

Die Grußformel aus dem Feld oben wird mit der Variable #GRUSS# in den Brief eingebaut.

SERIENBRIEFE UND SERIENMAILS

Während im Kontakte-Modul Einzelbriefe, -faxe und -mails erstellt und abgelegt werden, können Sie im Modul

Aussendungen auch Serienbriefe und Serienmails texten, die dann an die jeweils in der Adressliste

gefilterte/ausgewählte Gruppe von Adressaten gehen.


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Bei den Serienbriefen- und Serienmails findet allerdings keine elektronische Ablage und Zuordnung zu den

Adressaten statt, um die Datenbank nicht unnötig aufzublähen.

ORGANIZER-FUNKTIONEN

WIEDERVORLAGEN, KALENDER UND TERMINE, DOKUMENTE, NOTIZEN UND AUFGABEN

INtex Hausverwaltung verfügt über eine Reihe von Organizer-Features zur allgemeinen Büroorganisation. Dazu

zählen:

Wiedervorlage

Kalender

Terminfunktionen

Dokumenten-Management

Notizen

Aufgaben

Hauptvorteil der integrierten Feature-Palette gegenüber externen Lösungen ist jeweils die enge Integration

und Verzahnung mit der Hauptfunktionalität der jeweiligen Software. Statt mehrere Dateninseln zu betreiben,

die keinerlei oder nur geringe Verbindung zu einander aufweisen, können Sie innerhalb der INtex

Hausverwaltung ein dichtes Datennetz knüpfen.

WIEDERVORLAGE

In der Registerkarte Organizer können Sie jeden Datensatz - gleich ob Adresse, Schriftstück oder einen anderen

Vorgang - auf Wiedervorlage legen. Geben Sie dazu im Feld „Wiedervorlage“ ein Datum in der Zukunft an.


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Ist dieses Wiedervorlagedatum erreicht, dann sehen Sie den Datensatz im Organizer-Modul des Programms. So

werden Sie an den Inhalt des Schriftstücks erinnert und können entsprechend handeln, etwa beim Adressaten

nachhaken.

Über die Schalter unten können Sie auch die Wiedervorlage von gestern einsehen, wenn Sie gestern nicht im

Büro waren, oder über „WV morgen“, schauen, was morgen ansteht. Auch die Wiedervorlage einer ganzen

Kalenderwoche oder eines Monats ist einsehbar. So kann mit Sicherheit nichts verpasst werden.


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AUFGABEN-MANAGEMENT

Kleinere Aufgaben können Sie im Aufgaben-Modul hinterlegen, nach Prioritäten sortieren und mit einem

Bearbeitungsstatus versehen. Die Aufgaben sind mit den Adressen und der Korrespondenz zu verknüpfen.

In der Registerkarte „Organizer“ der Programm-Module finden Sie die verknüpften Aufgaben jederzeit wieder.


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NOTIZEN ERFASSEN

Allgemeine Notizen sind in der Notizenliste zu erfassen und können mit Partnern, Ihrer Korrespondenz oder

Immobilien verknüpft werden - gelbe Haftzettel adé.


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In der Registerkarte „Organizer“ der Programm-Module finden Sie die verknüpften Notizen jederzeit wieder.

Alternativ zu den Notizen können Sie im „Bemerkungen“-Feld des Organizers auch längere Texte hinterlegen

oder Sie verschlagworten die Datensätze mit Tags im Stichwörter-Assistenten ...

DOKUMENTEN-MANAGEMENT

Dokumente jeder Art wie Verträge, wichtige Schriftstücke, Zeichnungen, Excel-Kalkulationen etc. können Sie

digital im Programm speichern und mit Partnern und/oder Immobilien verknüpfen - so geht nichts verloren und

ist ohne lange Sucherei im Archiv schnell griffbereit. Dokumente können als Verweis auf die Dateien auf der

Festplatte verlinkt, oder tatsächlich physisch in die Datenbank importiert werden.



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In der Registerkarte „Organizer“ der Programm-Module finden Sie die verknüpften Dokumente jederzeit

wieder.

GEBÄUDE-MANAGEMENT

ÜBERWACHUNG VON REPARATUREN, INSTANDSETZUNGEN UND INVENTAR INCL. SCHLÜSSELN

INtex Hausverwaltung kann Ihnen auch viele Aufgaben des Gebäude-Managements abnehmen bzw. Ihnen

dabei helfen:

Behalten Sie den Überblick über die Ausstattung von Wohnungen

Führen Sie Buch über den Renovierungsstand Ihrer Immobilien

Verwalten Sie die Schlüssel

Katalogisieren Sie den Inventar von Feuerlöschern über Mobiliar bis hin zu Rasenmähern und Gartengeräten

Führen Sie Ein- und Auszugsprotokolle

Nehmen Sie Störmeldungen entgegen

Erfassen Sie Reparaturaufträge

Buchen Sie die Kosten von Reparaturen und Instandsetzungen

Arbeiten Sie mit einer Wiedervorlage

Korrespondieren Sie mit Handwerkern, Mietern, Eigentümern und Versicherungen

Verwalten Sie Verträge

Legen Sie Dokumente ab

Machen Sie sich Notizen und behalten Sie Aufgaben im Blick

Im Modul „Immobilien“ können Sie sich zunächst einen umfassenden Informations-Pool über die von Ihnen

verwalteten Immobilien erschaffen. Von Detaildaten über Bilder und Pläne, Energiepässe und Wertgutachten

ist hier so ziemlich jede Information zu einer Immobilie zu hinterlegen. Interessant ist dies auch im Falle von

Vermietungen und Verkauf oder für Ihre Makler-Tätigkeiten. Auf Knopfdruck wissen Sie über jede Immobilie in

Ihrem Bestand bestens Bescheid und können Mietinteressenten und Käufer optimal informieren.


45

Die Anzahl Schlüssel und die Schlüsselarten können bei größeren Objekten schnell unübersichtlich werden. Wer

hat noch welchen Schlüssel wann bekommen? Welches Schloss ist mit welchem Schlüssel zu öffnen und wo

befindet sich dieser? All diese Fragen lassen sich leicht beantworten, wenn Sie die Registerkarte „Schlüssel“ im

Immobilien-Modul mit Daten füttern.

Gleiches gilt für den Inventar von Immobilien. Wenn Sie in die Registerkarte „Inventar“ hineinschreiben, welche

Ausstattungsgegenstände zum Haus gehören, wo sich diese befinden und an wen sie ausgehändigt wurden,

dann gibt es nie wieder Gesuche nach Gartengeräten, Möbeln oder Handwerkszeug. Für die Verwaltung

komplexerer Inventare bieten wir auch eine getrennte Software INtex Inventar an.

http://inventar.intex-publishing.de/


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Beim Einzug oder Auszug von Mietern können Sie im Modul Konten, Registerkarte Protokolle auch die

entsprechenden Übergabeprotokolle elektronisch erstellen und dabei etwaige Mängel, die Zählerstände und

andere Informationen festhalten. Selbstverständlich können die Protokolle zur Unterschrift durch den Mieter

auch ausgedruckt werden.

Wenn Sie Störfälle hereinbekommen, etwa weil die Klingel nicht funktioniert, die Heizung ausgefallen ist, das

Licht nicht angeht oder eine Schneelawine vom Dach zu rutschen droht, dann können Sie diese Vorgänge im

Kontakte-Modul erfassen, mit einem Partner und einer Immobilie verknüpfen. Dadurch entsteht automatisch

auch eine Historie dieser Vorfälle. Unter Betreff beschreiben Sie den Sachstand kurz, im Textfeld können Sie

alle notwendigen Details hinterlegen. Mit Textbausteinen aus dem Modul „Vorlagen“ können Sie zudem

Standardtexte für identische Vorgänge hinterlegen.


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Ist ein Vorgang mit Kosten verbunden, dann können diese auf das Konto des Eigentümers im Rahmen einer

Eigentümerabrechnung gebucht werden.

Soll der Abschluss des Vorgangs - also etwa die Fertigstellung einer Reparatur - in einem bestimmten Zeitraum

nachgehalten werden, dann können Sie den entsprechenden Kontakt-Datensatz auf Wiedervorlage legen.

Gehen Sie dazu in die Registerkarte „Organizer“ und tragen Sie im Feld „Wiedervorlage“ ein Datum in der

Zukunft ein.

Ist dieses Wiedervorlagedatum erreicht, dann sehen Sie den Kontakt/Vorgang im Organizer des Programms.

Nun wissen Sie, dass etwa eine Reparatur angemahnt oder überprüft werden muss, dass die Einhaltung der

Hausordnung durch Mieter X gecheckt werden soll.

http://www.intex-publishing.de/service/dokumentation/hausverwaltung_einstieg/eigentuemerabrechnung/


48

Kleinere Aufgaben können Sie im Aufgaben-Modul des Programms hinterlegen, nach Prioritäten sortieren und

mit einem Bearbeitungsstatus versehen.


49

Allgemeine Notizen sind in der Notizenliste zu erfassen und können mit Partner oder Immobilien verknüpft

werden - gelbe Haftzettel adé.

Dokumente jeder Art wie Kostenvoranschläge, Rechtsanwaltsschreiben, Gerichtsurteile etc. können Sie digital

im Programm speichern und mit Partner und/oder Immobilien verknüpfen - so geht nichts verloren und ist

ohne lange Sucherei im Archiv schnell griffbereit.


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Schließlich können Sie die Daten von Mietverträgen, Verträgen mit Handwerkern, Versicherungsverträgen etc.

digital sichern und rundherum Korrespondenzen führen, Wiedervorlagen vornehmen, Aufgaben speichern etc.

Sie sehen, INtex Hausverwaltung dient nicht nur der reinen Betriebskostenerfassung und -abrechnung, sondern

kann auch weite Teile Ihres Gebäude-Managements auf Vordermann bringen.

ABRECHNUNG FÜR DEN EIGENTÜMER

INVESTITIONS-, REPARATUR- UND FINANZIERUNGSKOSTEN AUFSCHLÜSSELN

Eine L-Lizenz vorausgesetzt, können Sie nicht nur WEGs, also mehrere Eigentümer gemeinschaftlich in einer

Wohneigentümergemeinschaft abrechnen, sondern auch einem Einzeleigentümer seine Kosten aufschlüsseln.


51

Ob Sie dies nun als Verwalter für einen Eigentümer oder als Eigentümer für sich selbst tun, ist dabei gleich. In

jedem Fall können Sie alle entstehenden und nicht auf die Mieter umlegbaren Kosten in der INtex

Hausverwaltung buchen und analysieren. Der Steuerberater kann somit schnell mit den für Ihre

Steuererklärung benötigten Zahlen bedient werden. Dazu sind folgende Schritte notwendig:

Legen Sie zunächst im Modul Abrechnungen eine neue Abrechnung an. Klassifizieren Sie diese als

„Eigentümerabrechnung“ und wählen Sie bei Abrechnungsart den Eintrag „[L] Eigentümerabrechnung“. Als

Quadratmeter werden die Gesamtquadratmeter des Hauses eingetragen, beim Datum der Beginn und das

Ende des abzurechnenden bzw. auszuwertenden Geschäfts-/Steuerjahres.

Im Modul „Konten“ legen Sie für diese Abrechnung ein einziges Konto für den Einzeleigentümer an. Aus

technischen Gründen muss 1 Person hinterlegt werden, die Quadratmeter für das Konto sind wiederum die

Gesamtquadratmeter des Hauses. Wichtig ist, dass rechts bei allen Anteilen jeweils 100% herauskommt. Der

Alleineigentümer trägt ja 100% aller Kosten, die nicht auf die Mieter umlegbar sind.

Im nächsten Schritt können Sie bereits mit den Kostenbuchungen im Modul „Buchungen“ beginnen. Auch wenn

es nur einen Eigentümer gibt, so wird hier dennoch rechentechnisch eine Umlagebuchung vorgenommen - Sie

drücken also auf „Umleg.(bare) Kosten“.


52

In der Buchungsmaske tragen Sie den Betrag, Rechnungsbetreff, den Namen der Eigentümerabrechnung und

schließlich die Zuordnung ein.


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Mögliche Zuordnungen sind Finanzierungskosten, Instandsetzungskosten, Investitionen, Kosten der Verwaltung

und Rücklagen.

Im Konto des Eigentümers können Sie die Kostenentwicklung jederzeit verfolgen. Gehen Sie dazu in die

Registerkarte „Abrechnung/Umlage WEG Gewerbe“. Hier werden die gebuchten Kosten aufgeschlüsselt und

aus den Buchungen addiert.

In der Tabellenansicht von Buchungen ist eine weitere Auswertung mit freien Abfragen auf Ihre Buchungen

möglich.

Als Verwalter können Sie dem Einzeleigentümer am Jahresende auch eine Eigentümerabrechnung ausdrucken.

Sollte der Eigentümer in ein Eigentümerkonto einzahlen, können diese „Einschüsse“ wie Wohngeldzahlungen

bei WEGs gebucht werden. Die Abrechnung würde dann auch ausweisen, ob und wieviel der Eigentümer

nachzuschießen hat.

VERMIETEN UND VERKAUFEN

MAKLER-FUNKTIONEN IN DER HAUSVERWALTUNG

INtex Hausverwaltung hilft Ihnen auch beim Vermieten und Verkaufen von Wohnungen, Büros, Stellplätzen

und ganzen Immobilien. Diese Makler-Funktionen gliedern sich wie folgt auf:

Adressverwaltung für Objekte, Verkäufer, Vermieter und Kauf- sowie Mietinteressenten


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Objektverwaltung mit detaillierten Informationen zu den zu vermietenden und verkaufenden Objekten

Korrespondenz (per Brief, Fax und Email) mit Interessenten und Vermietern/Verkäufern

Wiedervorlage

Übergabeprotokolle

Vertragsverwaltung für Mietverträge, Kaufverträge und Makler-Aufträge

Rechnungsschreibung von Courtage-Rechnungen

Die Adressen von Vermietern und Verkäufern auf der einen und den Miet- und Kaufinteressenten auf der

anderen Seite übernehmen Sie im Partner-Modul.

Neben den reinen Adressdaten können Sie in der Registerkarte „Interessen“ das Suchprofil von potentiellen

Käufern und Mietern erfassen und zusätzlich deren Reaktionen auf die zuletzt angebotenen Objekte speichern.


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Mieterselbstauskünfte sind datenmäßig in der Registerkarte „Mieter“ einzutragen.

Die Daten der zu verkaufenden oder zu vermietenden Objekte, Wohnungen, Büros etc. speichern Sie im Modul

Immobilien - bei Bedarf mit einer Fülle von Einzelheiten wie etwa Ausstattung, Entfernung zu öffentlichen

Einrichtungen und Verkehrsmitteln, Aufteilungsplänen, Bildern, Gutachten uvm.


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Da diese Daten über die tabellarische Auswertung abfragbar sind, können hier die Suchprofile von Mietern und

Käufern leicht mit dem eigenen Angebotsbestand abgeglichen werden. Das Immobilien-Modul erlaubt den

Ausdruck von Exposés; auch ein Export der Daten zur Weiterverarbeitung ist möglich. Kopieren Sie die Daten

und Bilder bequem in eine Online-Angebotsmaske oder in ein Layoutprogramm zur Gestaltung ausgefeilter

Exposees.

Über das Feld „Maklerstatus“ in der Registerkarte Eigenschaften können Sie die zu verkaufenden oder zu

vermietenden Objekte als „Im Verkauf“ oder „Zur Vermietung“ markieren. Über die Registerkarte

„Maklerstatus“ in der Listenansicht der Immobilien ist dieser Maklerstatus auch filterbar.

Anfragen beantworten Sie über das Kontakte-Modul per Email, Fax oder herkömmlich per Brief. Angebote

lassen sich auf Wiedervorlage legen - siehe Organizer-Modul.


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Kommt es zur Vermietung, kann ein Übergabeprotokoll parallel zur Anlage eines Mieterkontos erfasst werden.

Den zugehörigen Mietvertrag oder im Falle des Verkaufs die Daten des Kaufvertrages werden im Verträge-

Modul hinterlegt.

Und am Ende der Lohn Ihrer Mühen: Schreiben Sie die Courtage-Rechnung mit vorgefertigten Textbausteinen

und automatischer Berechnung der Courtage im Kontakte-Modul.


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DATENWEITERGABE AN DIE BUCHHALTUNG

GRÜNDE FÜR DEN DATENAUSTAUSCH

Häufig besteht der Wunsch bzw. die Notwendigkeit, Buchungen zwischen der Hausverwaltung und der

Buchführung auszutauschen. Gründe könnten sein:

Eine Hausverwaltungsfirma möchte die Buchungsdaten der verwalteten Objekte und die Buchungen des eigenen Geschäftsbetriebs zusammenführen.

Bei der gewerblichen Vermietung bzw. der Vermietung an Gewerbemieter mit Optierung auf den Mehrwertsteuerausweis muss eine Umsatzsteuervoranmeldung durchgeführt werden.

Betriebskosten- und umlagerelevante Buchungen der Hausverwaltung sollen mit weiteren Buchungen rund um die Immobilie - etwa Buchungen bezüglich Darlehen, Zinsen, Tilgungen, Umschuldungen etc. oder Aufwandsbuchungen im Rahmen von Sanierungsmaßnahmen - kombiniert werden, um zu einer Gesamtschau mit Gewinn- und Verlustrechnung zu kommen.

Ein gewerblicher Vermieter ist zur Bilanzierung seines Geschäfts verpflichtet.

Sie wollen die Buchungsdaten aus der Hausverwaltung an einen Steuerberater zur Erstellung von Jahresabschlüssen, Einkommensteuererklärungen etc. weitergeben. Der ist Ihnen für die Vorverbuchung dankbar.

In all diesen Fällen ist das Buchungsmodul der Hausverwaltung auf die Hilfe einer steuer-orientierten doppelten

Buchhaltung wie etwa der INtex Buchführung angewiesen. Schließlich entspricht das Buchungen-Modul der

Hausverwaltung nicht den vom Finanzamt geforderten Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführungssysteme

(GOBS), kann keine Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen, keine voll umfängliche Gewinn- und

Verlustrechnung gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) erzeugen und auch nicht bilanzieren.

All dies würde die Hausverwaltung unnötig funktional aufblähen, wäre für den weiten Anwenderkreis der

privaten Vermieter inhaltlich völlig uninteressant und würde für viele Nicht-Buchhalter die Bedienung der

Software auch unnötig erschweren (Stichwort Stornierungszwang anstelle einfacher Änderbarkeit von

Buchungen). Da aber eine Datenübergabe leicht zu bewerkstelligen ist und die Hausverwaltung vorkontieren

kann, stellt die Trennung in Hausverwaltung hier und doppelter Buchhaltung dort auch kein Problem dar. Bei

http://www.buchhaltung-pc.de/


59

Verwendung von INtex Hausverwaltung und INtex Buchführung bleiben Oberfläche und Bedienlogik beider

Programme sogar identisch.

DATENVORBEREITUNG IN DER HAUSVERWALTUNG

Damit eine doppelte Buchführung mit den Buchungsdaten der Hausverwaltung etwas anfangen kann, müssen

diese vorkontiert sein, d.h. jede Buchung muss einem Haben- und einem Soll-Konto zugeordnet werden. Diese

Vorkontierung nehmen Sie in der Registerkarte "Buchungen/Profi" des Buchungen-Moduls der Hausverwaltung

vor. Sie können dabei frei wählen, ob Sie sich an einen Standardkontenrahmen wie den DATEV SKR03 oder

SKR04 halten, einen speziellen wohnungswirtschaftlichen Kontenrahmen verwenden oder einen selbst

erstellten Kontenrahmen für die Immobilienverwaltung bevorzugen - alles ist möglich.

Die Vorkontierung lässt sich durch Vorgaben für alle gängigen Buchungsformen der Hausverwaltung wesentlich

automatisieren und damit vereinfachen. In "Einstellungen" lassen sich in der Registerkarte "Buchhaltung"

nämlich Vorgabekonten für Soll und Haben definieren. Die Programmvorgaben berücksichtigen den SKR03, was

sich aber wie gesagt frei ändern lässt. Im Zweifel sollten Sie die Konten mit Ihrem Buchhalter oder

Steuerberater abstimmen.


60

In jedem Fall sollten Sie vor einer Weitergabe an die doppelte Buchhaltung sicherstellen, dass die Soll- und

Haben-Felder der Buchungen in der Hausverwaltung ausgefüllt sind und Ihrem Kontenrahmen entsprechen.

Sonst ist in der Buchführungs-Software keine einfache Verbuchung möglich und ein Teil der

Automatisierungsmöglichkeiten verpufft ungenutzt.

BUCHUNGEN ZUR DATENÜBERGABE AUSWÄHLEN

Im nächsten Schritt müssen Sie auswählen, welche Buchungen denn an die doppelte Buchhaltung übergeben

werden sollen. Meist wird diese Übergabe monats- oder quartalsweise geschehen. Eventuell sind nur die

Buchungen einiger Objekte betroffen. In jedem Fall nehmen Sie Ihre Auswahl über die Suchen-Funktion in der

Tabellen-Ansicht vor.


61

Um etwa die Buchungen von April 2017 zu erhalten, geben Sie in der Suchmaske im Feld "Datum"

4.2017

als Suchbegriff ein. Sollen alle Buchungen des ersten Quartals 2017 ausgefiltert werden, wäre der richtige

Suchbegriff

1.1.2017...31.3.2017

Mit "Suchen" lösen Sie die Abfrage aus und erhalten die passenden Buchungen als Tabellenansicht.

Über das Feld "Abrechnung" könnten Sie die Buchungsanzeige zudem auf die Buchungen eines bestimmten z.B.

gewerblichen Objekts einschränken.

BUCHUNGEN EXPORTIEREN

Die ausgewählten Buchungen können Sie jetzt über den Export-Befehl (Datensätze exportieren) im Menü

„Datensätze“ der Tabelleansicht exportieren. Hier müssen Sie die passende Feldauswahl treffen und ein für

Ihre Buchhaltungs-Software geeignetes Format wählen. Für die INtex Buchführung empfehlen wir

Trennzeichen Tabulator

Anführungszeichen Nein

Feldnamen Ja

Exportieren sollten Sie eigentlich immer die Felder

Belegnummer

Buchungsbetrag

Buchungsbetreff

Buchungsdatum

Soll

Haben

Bei der INtex Buchführung können Sie auch noch das Feld "Kostenstelle" oder "Abrechnung" als Kostenstelle

für die Buchungen mitexportieren. Mehr zum Exportassistenten ...

BUCHUNGEN IN DIE DOPPELTE BUCHFÜHRUNG IMPORTIEREN

Wie nun der Import der exportierten Buchhaltungsdaten funktioniert, hängt sehr von dem verwendeten

Buchhaltungsprogramm ab. Wir können daher nur kurz auf die INtex Buchführung eingehen und zeigen, wie es

dort geht. Sie wählen im Buchungen-Modul im Buchungen-Menü den Befehl "Buchungsdatensätze

importieren".

http://www.intex-publishing.de/service/dokumentation/datenaustausch_mit_adressbuch/


62

Danach erscheint ein Öffnen-Dialog, in dem Sie dem Programm die zuvor exportierte Buchungen-Datei zeigen.

Im nächsten Dialog sind die Felder von Export und Buchführung einander anzugleichen. Der Screenshot zeigt

die korrekte Zuordnung und auch alle anderen für den Import korrekten und notwendigen Einstellungen.


63

Im nächsten Dialog aktivieren Sie die automatischen Eingabeoptionen, damit die importierten Buchungen z.B.

alle auch einen Zeitstempel bekommen, und starten den Import-Vorgang.

Am Ende des Imports stehen die Buchungsdatensätze der INtex Hausverwaltung bereits fertig vorkontiert und

durch die Steuerautomatik auch umsatzsteuertechnisch richtig bearbeitet im Buchungsstapel der INtex

Buchführung. Sie müssen die Buchungsdatensätze nur noch einzeln oder alle zusammen über den Befehl

"Buchungen/Ausgewählte Buchungen verbuchen" in Sachkonten und Journal übernehmen.

Direkt im Anschluss können Sie dann die Daten der Hausverwaltung mit UStVA, GuV und Bilanz auswerten.

EINRICHTUNG UND NUTZUNG VON PRO LIZENZEN

ERSTE SCHRITTE

INSTALLATION

Die Installation einer PRO Lizenz von INtex Hausverwaltung ist schnell und einfach.

Auf jedem Rechner, der die Datenbanklösung nutzen soll, installieren Sie den gelieferten FileMaker PRO. Das

Setup-Programm ist ganz normal per Doppelklick zu starten und führt Sie interaktiv durch die

Installationsschritte. Am Ende können Sie FileMaker PRO - also die Datenbankmaschine - über das Dock (am

Mac) oder die Task-Leiste und das Startmenü (unter Windows) starten.


64

Auf iOS Geräten wie dem iPad Mini und iPad Air installieren Sie den kostenlosen FileMaker GO aus dem

Appstore, um später die Datenbank auch hier nutzen zu können.

Stellen Sie sicher, dass FileMaker von den Firewalls des Systems nicht behindert wird. Andernfalls ist keine

Netzwerknutzung möglich. Außerdem muß im Datei/Ablage-Menü von FileMaker das Sharing aktiviert sein.

Die gelieferte fmp12-Datenbank-Datei legen Sie an den gewünschten Speicherort für Ihre Datenbankdaten.

Empfehlenswert ist die Ablage im Dokumente-Ordner des Rechners, der die Datenbank im Netzwerk

bereitstellen soll - also entweder der Host-Rechner beim Peer-to-Peer Networking oder der Server beim Client-

Server-Networking.

Hinweis: Sie können eine FileMaker PRO Lizenz mehrfach installieren, etwa auf einem Mac und einem Windows

PC, auf Ihrem Desktop Rechner und Ihrem Notebook. Eine gleichzeitige Nutzung im Netzwerk ist aber nicht

möglich. Dies geht nur mit dem Erwerb einer weiteren Arbeitsplatzlizenz, die dann auch eine weitere FileMaker

PRO Lizenz und Seriennummer enthält. Mit der Basisversion können Sie die Datenbank allerdings schon an iOS

Geräte freigeben.

DATENBANK AM HOST/-SERVER-RECHNER STARTEN

Um die Datenbank am Host oder Server zu starten, doppelklicken Sie entweder die fmp12-Datenbank oder

starten FileMaker und öffnen über Datei/Öffnen (Windows) bzw. Ablage/Öffnen die fmp12-Datei. Das

Programm fragt Sie nach Anwendername und Paßwort. Im Auslieferungszustand loggen Sie sich mit

Anwender: PRO

Paßwort: pro

in die Datenbank ein.

Bei der Netzwerk-/Mehrbenutzer-Nutzung muß die Datenbank zwingend auf dem Host oder Server geöffnet

sein.

Nach dem ersten Öffnen der Datenbank sollten Sie

a) die Freischaltung mit dem gelieferten Freischaltcode vornehmen (danach werden Sie gefragt, klicken Sie auf

"Entsperren")

b) Ihr Benutzerpasswort ändern (dazu werden Sie aufgefordert)

und


65

c) am besten auch gleich einen weiteren Benutzer für sich anlegen (siehe weiter unten).

GRUNDSÄTZLICHE EINSTELLUNGEN VORNEHMEN

Alle allgemeingültigen Einstellungen im Programm - also prinzipiell alles, was Sie im Modul "Einstellungen"

vorfinden - müssen Sie am Server/Host durchführen, sonst werden diese nicht dauerhaft gespeichert. Ändern

Sie also hier z.B. die Drucklayouts und Wertelisten.

Sind alle Einstellungen und die Freischaltung vorgenommen, können Sie sich an der geöffneten Datenbank

auch von einem Client-Rechner aus anmelden.

BENUTZERKONTEN UND PASSWÖRTER

Nach der Freischaltung und der Änderung des Passwortes für den Standard-Benutzer PRO können Sie Konten

anlegen, Passwörter ändern und auch Benutzer löschen. Alle dazu notwendigen Befehle finden Sie im Menü

Administration/Benutzerkonten im Modul Einstellungen.


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Tip: Legen Sie für sich ein neues Konto an und melden Sie sich dann sofort und künftig nur noch mit dem neuen

eigenen Konto an. Das Standardkonto PRO können Sie dann löschen. Verwenden Sie starke Passwörter, aber

auch solche, die Sie sich noch merken können. INtex Publishing kann Ihnen bei Verlust des Passwortes nur

aufwändig und kostenpflichtig helfen.

Nicht alle Benutzerkonten haben per se die gleichen Rechte - für den erweiterten PRO FLEX Zugriff gibt es eine

Art Administrator-Zugriff und Konto. Für den Zugriff etwa eines Betriebsprüfers können Sie ein Nur-Lese-Konto

anlegen. Und die Anwender, die nur die Bereiche Adressen, Schriftverkehr und Organizer nutzen dürfen, gibt es

Benutzerkonten mit CRM-Zugriff.

DATENBANK AM CLIENT ÖFFNEN

Um nun die gehostete Datenbank an einem Client-Rechner zu laden, wählen Sie im Datei-/Ablage-Menü den

Befehl "Remote öffnen".


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In der Liste der Hosts sehen Sie links Ihren Host-/Server-Rechner - ist das nicht der Fall, wird die

Netzwerkfunktion von Firewall oder fehlender Sharing-Aktivierung auf dem Host und/oder Client behindert.

Klicken Sie Ihren Host an, sehen Sie rechts die Liste der bereitgestellten Datenbankdateien. Öffnen Sie die

gewünschte Datei.

Wenn Sie mit der Arbeit an der Datenbank fertig sind, sollten Sie das Datenbankfenster schließen, sonst kann

später der Host/Server die Datenbank nicht schließen und nicht heruntergefahren werden.

TABELLENANSICHT INDIVIDUALISIEREN

In den PRO Lizenzen können Sie alle Tabellenansichten verändern und diese Änderungen auch dauerhaft

speichern. Gehen Sie dazu in eine Tabellenansicht, verschieben Sie Spalten per Drag&Drop, verändern Sie

Spaltenbreiten und ergänzen Sie Spalten über Rechtsklick/Tabellenansicht/Ändern.

Sie können Felder ausschalten und über das grüne Plus-Symbol auch weitere Felder in die Tabellenansicht

übernehmen.

Über Rechtsklick/Tabellenansicht/Eigenschaften nehmen Sie Einfluss auf das grundsätzliche Erscheinungsbild

der Tabelle. Deaktivieren Sie etwa mit "Raster" die Gitternetzlinien.


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Über Rechtsklick/"Datensätze senden/speichern unter" können Sie die Tabellenansicht auch als PDF Datei

abspeichern oder als Excel Datei exportieren.

Natürlich stehen Ihnen in der PRO Version auch alle anderen Möglichkeiten der tabellarischen Auswertung zur

Verfügung.

WEITERE MÖGLICHKEITEN VON PRO FLEX

In der PRO FLEX Lizenz können Sie auch Bildschirm- und Drucklayouts ändern und anlegen sowie Scripts ändern

und anlegen.

In den Layoutmodus kommen Sie über das Spezial-Menü mit dem Befehl "Layoutmodus"

Scripts bearbeiten Sie über den Befehl "Spezial/Verwalten/Scripts“

SQL Abfragen sind via Scripts und über die Funktion SQLQueryAusführen möglich:

WEITERE HILFE

Zur Benutzung von FileMaker finden Sie umfangreiche Hilfe im Internet: FileMaker Hilfe ...

FEHLER BEI BERECHNUNGEN IN DER NEBENKOSTENABRECHNUNG

FEHLERSUCHE IN INTEX HAUSVERWALTUNG, INTEX VERMIETER UND INTEX WEG

Gelegentlich stolpern Anwender in den Programmen zur Hausverwaltung (INtex Hausverwaltung, INtex

Vermieter und INtex WEG) über vermeintlich fehlerhafte Berechnungen. Die häufigsten Ursachen und

Lösungen stellen wir Ihnen hier vor. Lassen Sie uns aber vorab auch festhalten, dass in 20 Jahren der

Entwicklung dieser Programme kaum je ein Programmfehler gefunden werden konnte - die

Kernberechnungsfunktionen, die allen unseren Programmen zugrundeliegen, werden daher nach aller

Wahrscheinlichkeit richtige Ergebnisse berechnen, sofern denn korrekte Eingaben vorliegen.

FEHLERHAFTE UMLAGEFAKTOREN

Wenn die Umlagefaktoren und prozentualen Anteile als falsch erachtet werden, dann liegt sehr häufig

überhaupt kein Fehler vor, sondern lediglich ein Verständnisproblem. Ein Beispiel:

In einem Dreiparteienhaus sind die Kosten der Treppenhausreinigung nach Einheiten aufzuteilen. Sie erfassen

hierfür drei Konten und das Programm errechnet korrekt 33,33% Anteil pro Mieter.

http://www.filemaker.com/13help/de/


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Wenn jetzt aber in einer Wohnung etwa zur Jahresmitte ein Mieterwechsel stattfindet, dann haben nicht beide

Mieter (alter und neuer Mieter) je 33,33% Anteil, sondern nur 33,33 / 2 = 16,665% Anteil. Schließlich teilt sich

der Wohnungsanteil auf die beiden Mieter zu gleichen Teilen.

Es wird hier natürlich etwas unübersichtlicher, wenn der Mieterwechsel nicht zur Jahresmiete stattfindet und

vielleicht auch noch ein Leerstand zwischen den beiden Mietern mit einem Konto zu erfassen ist. Sie können

aber davon ausgehen, dass alle Fälle vom Programm korrekt berechnet werden - und zwar immer taggenau.

Es gibt aber auch Situationen, in denen das Programm gar keine korrekten Anteile in Prozent errechnen kann.

Regelmäßig dann, wenn noch nicht für alle Mieter/Eigentümer und Leerstände innerhalb einer Abrechnung

Konten erfasst wurden oder wenn bei diesen Eingaben ein Fehler gemacht wurde. Sind die Angaben

unvollständig oder fehlerhaft, wirft das Programm eine Fehlermeldung aus:

Diese Meldung ist etwas unbestimmt, lässt sich aber leider nicht genauer konkretisieren, da die Software ja Ihr

Haus und die Situation nicht wirklich kennen und erahnen kann. Das Programm kann Ihre Eingabe nur

mathematisch prüfen und rechnet dazu folgendes nach:

Bei Abrechnungen haben Sie eine Gesamtquadratmeterzahl der abzurechnenden Fläche (Summe der

Wohnungsgrößen, nicht Gesamtfläche des Hauses) angegeben. Dieser Wert wird mit den Abrechnungstagen -

in der Regel 365 oder 366 multipliziert. Nennen wir das Ergebnis Produkt A.

Dann rechnet das Programm für jedes Konto in der Abrechnung ein Produkt B aus Abrechnungstagen mal

Wohnfläche des jeweiligen Kontos aus.

Die Summe aller Produkte B muss dann am Ende exakt dem Produkt A entsprechen. Andernfalls liegt ein Fehler

bei Ihren Eingaben vor. Dieser kann in folgenden Punkten bestehen:

Die Abrechnungstage der Gesamtabrechnung stimmen nicht.

Die Gesamt-Abrechnungsfläche ist nicht die Summe der Wohnungen. Der Wert muss EXAKT stimmen.

Die Wohnungsgrößen bei den Konten stimmen nicht.

Die Abrechnungsdaten bei den Konten stimmen nicht - der Mieter ist vielleicht früher oder später ein- oder ausgezogen

Es fehlen immer noch Konten oder Leerstände. Achten Sie besonders auch auf fehlende Einzeltage - wenn ein Mieter am 30. Mai auszieht und der neue Mieter am 1. Juni einzieht, müssen Sie für den 31. Mai zwingend ein Leerstandskonto anlegen.

Sobald hier alle Daten stimmig sind, verschwindet auch die oben abgebildete Meldung und Sie können davon

ausgehen, dass nun die errechneten prozentualen Anteile für die Konten stimmen.

FEHLENDE ODER FALSCHE UMLAGEVERTEILUNG

Bisweilen scheint das Programm die Umlagen nicht oder nicht richtig zu berechnen. Um Sie und Ihre Arbeit

nicht lahmzulegen, arbeitet das Programm mit einem Cache. D.h. es werden nicht bei jeder kleinsten Änderung

gleich alle Daten neu berechnet, selbst wenn dies eigentlich sein müsste. Wenn Sie also Änderungen etwa an

den Konten, den Umlagefaktoren oder der Kostenverteilung vornehmen und danach die Zahlen prüfen, dann

drücken Sie im Konten-Modul unbedingt zuvor den Schalter „Neu rechnen“. Erst dann wird der Cache


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zwangsweise geleert, das Programm rechnet alle Daten neu und Sie können sicher sein, nun die tatsächlichen

Zahlen und berechneten Werte zu prüfen. Wenn jetzt noch etwas falsch ist, ist vermutlich irgendwo etwas

falsch gebucht oder umgelegt worden.

Hinweis: In INtex Vermieter und INtex WEG erzwingen Sie das Neurechnen mit einem Speichern eines Kontos.

Drücken Sie dazu Ctrl-S (Windows) oder Cmd-S (Mac).

FEHLERHAFTE SUMMIERUNG DER ZAHLUNGEN

Ausschließlich in der Hausverwaltung kann es auch zu scheinbar falschen Zahlen in der Mietenbuchführung

kommen. Im Modul Konten werden unter Buchungen/Mieten die Forderungen und die Zahlungen der

gebuchten Mieten aufgeführt. Auch wenn die Buchungen korrekt aufgeführt werden, können trotzdem die

Summen und der Saldo nicht stimmen. Dies passiert in der Regel dann, wenn Sie zusätzlich auch Nebenkosten-

und Heizkostenvorauszahlungen buchen, ohne dass diesen Zahlungen eine gleich hohe Forderung

gegenübersteht. In diesem Fall werden die überzahlten Neben-/Heizkosten vom Programm den Mieten

zugeschlagen, ohne dass es sich um Mietbuchungen handelt. Dies passiert vor allem dann, wenn Sie im

Programm Heizkostenvorauszahlungen explizit buchen, ohne im Programm eine Heizkostenabrechnung

durchzuführen. Wenn Sie die Heizkostenvorauszahlungen buchen, dann muss auch die gesonderte Heizkosten-

Abrechnung im Modul Abrechnung aktiviert sein.

Eine weitere häufigere Fehlerursache besteht darin, dass Sollstellungen aufgrund fehlerhafter Eingaben nicht

wirklich als Sollstellungen erkannt wurden und deshalb vielleicht wie eine Zahlung verbucht wurden. Hier hilft

nur eine Einzelprüfung aller Buchungen auf das betreffende Konto.

Schließlich können Zahlungen auch noch auf das falsche Konto (anderer Mieter oder anderes Jahr) gebucht

worden sein. Auch das kann nur eine detaillierte Eingabeprüfung klären - das Programm kann dafür nichts.

Leider steckt der Teufel oft im Detail.

FEHLENDE ODER FALSCHE ANSCHRIFT IN DER ABRECHNUNG

Wenn sich die Adresse eines Mieters in der INtex Hausverwaltung ändert, reicht es nicht, die Adresse im

Partnermodul zu korrigieren. Vielmehr müssen Sie auch im Konto des Mieters diesen neu als

Abrechnungsempfänger auswählen. Ist dies erfolgreich passiert, sehen Sie die neue, korrigierte Adresse rechts

oben im Konten-Bildschirm. Für den Ausdruck der Abrechnung wird ausschließlich die im Konto gezeigte

Adresse verwendet.

Hintergrund dieses vermeintlich komplizierten Vorgehens ist, dass das Konto auch bei Umzug des Mieters

rechtssicher auswerfen soll, wohin die Abrechnung postalisch wirklich gegangen ist.

ERFOLGLOSE ÄNDERUNGEN DES ABRECHNUNGS-LAYOUTS

Wenn Sie das Abrechnungslayout ändern und sich trotzdem im Ausdruck nichts ändert, kann dies zwei

Ursachen haben.

Erstens: Sie ändern ein anderes Abrechnungslayout als das, welches gerade verwendet wird. Wenn Sie also

eine Selbstnutzerabrechnung drucken, müssen Sie auch das Selbstnutzer-Layout ändern und nicht etwa die

Mieterabrechnung.

Zweitens kann der Programm-Cache die Nutzung des geänderten Layouts verhindern. Drücken Sie also den

Schalter „Neu rechnen“ im Drucken-Assistenten, bevor Sie die Abrechnung ausdrucken.


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DATENPRÜFUNGS-SERVICE

Wenn Sie partout denken, keinen Fehler gemacht zu haben oder auch bei mehrfacher Überprüfung keinen

Fehler finden können, bieten wir Ihnen einen kostenpflichtigen Datenüberprüfungs-Service an.

Service kostenpflichtige Datenüberprüfung: Jetzt bestellen …

Im Rahmen dieser Überprüfung gehen wir einzelnen Fehlern nach, die Sie uns bitte so ausführlich wie möglich

darstellen nach dem Muster:

Erwartetes Ergebnis

Tatsächliches Ergebnis

Vermutete Ursachen bzw. bisher unternommene Schritte zur Korrektur

Zur Überprüfung benötigen wir zwingend eine Kopie Ihrer Datenbankdatei per Dropbox oder ähnlich als

Download-Link an support @ intex-publishing.de

Die Datenbankdatei ist bei

INtex Hausverwaltung die Datei hausverwaltung.dbhav

INtex Vermieter vermieter.dbver

INtex WEG die Datei WEG.dbweg

und befindet sich jeweils im Programmordner des jeweiligen Programms. Unter Windows finden Sie die

Programme-Ordner in der Regel unter c:\programme

Nach Abschluss der Prüfung sagen wir Ihnen ganz genau, wo welche Eingabe fehlerhaft und damit

fehlerverursachend war und wie Sie den Fehler beheben. Es kann auch sein, dass wir Ihnen Ihre

Datenbankdatei mit bereits korrigierten Eingaben zurückmailen.

Sollte sich bei der Überprüfung wider Erwarten kein Fehler in den erfassten Daten, sondern im Programm

herausstellen, erhalten Sie eine korrigierte Programmversion und den bezahlten Unkostenbeitrag

zurückerstattet.

Dieser Service wird nur für Kunden mit einer noch gültigen, laufenden Update-Garantie angeboten.

http://www.intex-shop.de/service/hilfe-und-beratung/39/datenpruefung?c=8

Bedienungsanleitung INtex Hausverwaltung 13 · 2016. 9. 20. · Bedienungsanleitung INtex...

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