Seite 1

Bedienungsanleitung IP Phone 7925

Liebe Mitarbeiterinnen Liebe Mitarbeiter Wir verfügen über eine sehr leistungsfähige Telefonanlage. Diese Kurzanleitung soll die Bedienung der zahlreichen Funktionen des Telefons erklären und Ihren Kommunikationsalltag vereinfachen.

Seite 2

Cisco IP Telefon 7925

Seite 3

Seite 4

Seite 5

Telefoniefunktionen

Anrufen Mit Hörer Nummer eingeben – drücken

Mit Lautsprecher gedrückt halten – Nummer eingeben – drücken

Hinweis: erneut gedrückt halten um

Lautsprechermodus zu deaktivieren Gespräch weiterverbinden Softkey Optionen drücken – 2 Übergabe drücken – Nummer eingeben - Empfänger antwortet Softkey Optionen drücken – 2 Übergabe nochmals drücken - Empfänger antwortet NICHT Softkey Optionen drücken – 1 RufEnde drücken Softkey Heranh. drücken um zum Anrufer zurückzu- kehren Gespräch halten Softkey Halten drücken; Leitungstaste blinkt Aus Haltung zurückholen Softkey Heranh. drücken Anrufziel antwortet nicht oder ist besetzt Rückruf aktivieren Softkey Optionen drücken – 2 Rückruf drücken Auf dem Display erscheint die entsprechende Information über den eingeleiteten Rückruf. Rückruf beantworten Sobald das Anrufziel frei ist, erhalten Sie auf Ihrem Display eine entsprechende Meldung. Softkey Wählen drücken Wahlwiederholung Softkey Optionen drücken – 1 Wahlw. drücken um die letzte Nummer erneut zu wählen Konferenz Während Gespräch Softkey Optionen drücken – 3 Konfer. drücken bis zu 6 Teilnehmende Geben Sie die Nummer des neuen Teilnehmers ein. Warten Sie bis dieser sich meldet. Drücken Sie anschliessend nochmals den Softkey Optionen – und drücken 2 Konfer. um den Teilnehmer zum Gespräch hinzuzufügen. Weitere Konferenzteilnehmer können nur vom Konferenzleiter (Initiator) hinzugefügt werden. Konferenzteilnehmer anzeigen Softkey Optionen drücken – 4 KonfList drücken Alle Konferenzteilnehmer werden aufgelistet. Der Teilnehmer mit einem * ist der Initiator der Konf. Konferenzteilnehmer entfernen Markieren Sie in der Konferenzliste den Namen des Teilnehmers und drücken Sie Softkey Optionen – 2 Entf.

Seite 6

Telefoniefunktionen

Umleiten Softkey Optionen drücken – 2 Rufuml. drücken. Gewünschte Nummer eingeben. Die Rufumleitung gilt nur für die jeweilige Rufnummer Falls Ihr Apparat über mehrere Leitungen verfügt, müssen Sie die Umleitung für jede Rufnummer aktivieren. In der Statuszeile auf dem Telefondisplay wird die Ziel- nummer der Rufumleitung angezeigt. Umleitung löschen Softkey Optionen drücken – 2 Rufuml. drücken. Die Umleitung wird deaktiviert. Anrufprotokolle Cursor-Taste links (Hauptbildschirm) dann Cursor-Taste nach oben drücken (Verzeichnis) 100 Einträge Anrufe in Abwesenheit pro Liste Gewählte Rufnummern Angenommene Anrufe Details werden angezeigt Eintrag löschen Gewünschten Eintrag markieren Softkey Optionen drücken –3 Entfern. drücken Ganze Liste löschen Gewünschte Liste markieren Softkey Optionen drücken – 4 Leeren drücken Persönliches Verzeichnis Cursor-Taste links (Hauptbildschirm) drücken dann Cursor-Taste nach oben drücken (Verzeichnis), Persönliches Verzeichnis auswählen Benutzer ID: wie Windows-Loginname PIN: muss zuerst über das Web definiert werden. Einträge ins pers. Verzeichnis werden über das Web gemacht. (siehe Kap. Webseite für Benutzeroptionen) Mit Abmelden ist Ihr persönliches Verzeichnis wieder Passwort geschützt Unternehmensverzeichnis Cursor-Taste links (Hauptbildschirm) drücken dann Cursor-Taste nach oben drücken (Verzeichnis), Unternehmensverzeichnis auswählen, nach Vorname, Nachname oder Nummer suchen Rufton ausschalten Softkey Optionen–3 Ruhe drücken Rufton einschalten Softkey Optionen–3 Ruhe drücken

Seite 7

Symbole auf dem Telefondisplay

Seite 8

Webseite für Benutzeroptionen http://voip.unisg.ch/ccmuser

Melden Sie sich hier mit Ihrem Benutzername und Passwort an. (Gleiches Login wie Windows). Kurzwahltasten – Kurzwahlnummern definieren

Klicken Sie unter Benutzeroptionen auf Gerät und anschliessend auf Kurzwahleinträge

Je nach Konfiguration Ihres Telefons werden Ihnen hier noch die frei verfügbaren Tasten ange-zeigt. Unter Einstellung für Kurzwahlcodes können Sie bis zu 199 Kurzwahl-Nummer erfassen.

TIPP: Bei externen Nummern die Null für den Amtsausgang nicht vergessen! Anruf tätigen über einen Kurzwahlcode Tippen Sie über die Telefontastatur den entsprechenden Kurzwahlcode ein und drücken anschliessend den Softkey Optionen– 2 KWCode. Die hinterlegte Nr. wird gewählt.

Seite 9

Rufweiterschaltungen einrichten Klicken Sie auf Leitungseinstellungen

Hier haben Sie die Möglichkeit für jede Linie selber Rufweiterschaltungen zu definieren. Rufweiterschaltung bei besetzt:

Wenn Sie bereits am Telefon besetzt sind, wird der Anruf direkt an die von Ihnen definierte Nummer weitergeleitet. Rufweiterschaltung wenn nicht abgehoben wird bedeutet, dass der Anruf zuerst vier Mal auf dem eigenen Apparat läutet und dann zum von Ihnen definierten Ziel weitergeleitet wird. Sie können für externe und interne Anrufe ver-schiedene Ziele definieren.

Persönliches Adressbuch Klicken Sie in den Benutzeroptionen auf Persönliches Adressbuch und anschliessend auf Neue hinzufügen Spitzname ist ein Muss-Feld Sie können Pro Eintrag bis zu 3 verschiedene Telefonnummern sowie die E-Mail Adresse erfassen. Persönliches Adressbuch auf dem Apparat benutzen: Ihr persönliches Verzeichnis ist geschützt. Sie müssen sich mit Ihrem Benutzernamen (Windows Login) sowie einem PIN anmelden.

Seite 10

Definieren Sie diesen PIN wie im nächsten Kapitel beschrieben, bevor Sie das persönliche Verzeichnis auf dem Telefon das erste Mal benutzen. Sie bleiben solange im persönlichen Verzeichnis angemeldet bis Sie mit der Taste Abmelden dieses wieder sperren. Einträge suchen: Melden Sie sich im persönlichen Verzeichnis an und drücken Sie ok zur Auflistung aller Einträge oder geben 2-3 Buchstaben bei Name, Vorname oder Spitzname ein. Drücken Sie anschliessend den Softkey Suchen. Den gewünschten Namen selektieren und den Softkey Wählen drücken. Falls Sie zu diesem Namen mehrere Nummern erfasst haben, können Sie die zu wählende Nummer selektieren und nochmals den Softkey Wählen drücken.

Seite 11

PIN ändern Klicken Sie in den Benutzeroptionen auf Benutzereinstellungen.

Legen Sie nun hier einen PIN für das persönliche Telefonbuch fest. Der aktuelle PIN lautet 12345

Sprache vom Telefon ändern

Klicken Sie unter Benutzeroptionen auf Gerät

Hier können Sie nun die Sprache ändern. Ebenfalls finden Sie hier das komplette Benutzer- handbuch zum Herunter- laden. Wichtig Wenn Sie die Sprache ändern, müssen Sie nicht nur Speichern, sonder auch noch Konfiguration übernehmen anklicken und anschliessend das nächste Fenster mit OK bestätigen.

Seite 12

Mobilitätseinstellungen Mit diesen Einstellungen ist es möglich, Ihren Festapparat und gleichzeitig Ihr Handy läuten zu lassen.

Klicken Sie unter Benutzeroptionen auf Mobilitätseinstellung und anschliessen auf Remote-Ziele

Unter Remote-Ziel-Profil wählen Sie das vom Systemadmi-strator für Sie erstellte Profil aus. Haben Sie hier keine Auswahl müssen Sie zuerst ein Profil beantragen. Geben Sie anschliessend die Nummer ein, die paralell zu Ihrem Festapparat läuten soll. Achtung: externe Nummer mit Amtsausgang (0) Speichern Sie dann die Einträge.

Setzen Sie nun noch ein bei

Leitungszuordnung sowie Mobiltelefon und Mobile Verbindung aktivieren. Klicken Sie auf Speichern. Nun können Sie an Ihrem Apparat die Mobilität mit dem Softkey Mobility ein- resp. ausschalten. Ein paralell läutender Anruf kann sowohl auf dem Handy wie auf dem Festapparat beantwortet werden. Ebenfalls kann von einem zum anderen Gerät gewechselt werden.

Seite 13

Unity (Sprachbox) Zugangsnummer: intern: 2828 / extern: 071 224 28 28

Auf die Sprachbox zugreifen: Wählen Sie die Zugangsnummer oder drücken Sie die Softkey-Taste Nachricht Geben Sie Ihren PIN ein und drücken Sie #. Default-PIN = 1245 Falls Sie nicht von Ihrem eigenen Apparat aus anrufen müssen Sie * drücken um Ihre ID (Ihre interne Telefonnummer) einzugeben. Beim ersten Mal anmelden werden Sie eine Systemmeldung hören welche sagt, dass Sie noch keinen Namen und keine Begrüssung aufgezeichnet haben. Ebenso werden Sie aufgefordert Ihren PIN zu ändern. Nachrichten abhören: Während der Wiedergabe oder beim Abhören der Nachrichtenzusammenfassung: Wiedergabe neu starten

neue Nachrichten Nachricht speichern

alte Nachrichten Nachricht löschen auf Nachricht antworten Nachricht weiterleiten Auf SetUp-Optionen zugreifen: Begrüssungen verwalten

Nachrichteneinstellungen konfigurieren

Persönliche Einstellungen konfigurieren Begrüssungen verwalten

Aktuelle Begrüssung neu aufzeichnen

Alternative Begrüssung ein / aus

Begrüssungen bearbeiten

Standardbegrüssung aufzeichnen

Alternative Begrüssung aufzeichnen Nachrichteneinstellungen konfigurieren

Benachrichtigung einrichten Sie können einrichten, dass Sie per SMS benachrichtigt werden, wenn eine neue Sprachnachricht eingegangen ist. Einrichtung über das WEB. Siehe Webseite für Voice Mail Persönliche Einstellungen konfigurieren

PIN ändern

Aufgezeichneten Namen ändern

Seite 14

Webseite für Voice Mail Sie können auf Ihre Voice Mail Nachrichten auch über das Web zugreifen sowie persönliche Einstellungen vornehmen. http://voicemail.unisg.ch/ciscopca

Melden Sie sich mit dem gleichen Login wie für die Benutzeroption an

Nachrichten abhören / verwalten Klicken Sie hier um zu Ihren Nachrichten zu gelangen.

Mit einem Doppelklick auf die Nachricht öffnet sich das Fenster zum abhören. Definieren Sie ob die Wiedergabe über das Telefon oder den Computer (falls entsprechend ausgerüstet) erfolgen soll.

Selbstverständlich können Sie hier auch Ihre Nachrichten löschen, speichern oder ggf. weiterleiten.

Seite 15

Begrüssungstexte aufsprechen / aktivieren / deaktivieren Klicken Sie hier um zum persönlichen Kommunikations Assisten zu gelanden

Wählen Sie Begrüssungen

Hier können Sie die entsprechende Begrüssung (falls Sie sie aufgezeichnet haben) aktivieren resp. deaktivieren. Die Aufzeichnung kann über das Web/Telefon erfolgen oder aber es besteht die Möglichkeit WAVE-Datei hochzuladen. Hinweis: Begrüssung Geschlossen und Feiertag können nicht verwendet werden. Sie bedingen Konfigurationen vom Systemverwalter.

Wenn die Alternativ-Begrüssung aktiviert wird, sind alle anderen Begrüssungen ausgeschaltet.

Beispiele zur Sprachboxbegrüssung Standard Begrüssung Sprachbox Vreni Muster, Universität St. Gallen. Guten Tag. Ich bin zur Zeit nicht erreichbar. Sie können mir nach dem Signalton eine Nachricht hinterlassen und ich rufe Sie so rasch wie möglich zurück. Besten Dank für Ihren Anruf und auf Wiederhören. Alternativ Begrüssung Sprachbox Vreni Muster, Universität St. Gallen. Guten Tag. Ich bin bis und mit (Tag und Datum) nicht erreichbar. Sie können mir jedoch eine Nachricht hinterlassen und ich rufe Sie nach meiner Rückkehr zurück. Besten Dank für Ihren Anruf und auf Wiederhören.

Seite 16

Fernbenachrichtigung einrichten Falls Sie viel unterwegs sind und nicht ständig Ihre Mailbox anrufen wollen um zu hören ob Sie Nachrichten haben, können Sie eine Fernbenachrichtigung einrichten. Das System schickt Ihnen dann bei Eingang einer Sprachnachricht eine SMS.

Klicken Sie auf Benachrichtigungsgeräte und wählen SMTP

Hier tragen Sie Ihre Handy-Nummer (OHNE Null für den Amtsausgang) ein, gefolgt von @mail2sms.ch Setzen Sie noch die

entsprechenden

und speichern die Eingaben.

Notizen _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

Seite 17

Wichtige Nummern Brauchen Sie Hilfe oder möchten Sie einen Antrag zur Konfigurationsänderung Ihres Apparates stellen

Service Desk 2900

servicedesk@unisg.ch

Voice Mail 2828 bzw. von extern 071 224 28 28

Direktumleitung auf Voice Mail 2828

Notruf intern 3333