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Bedienungsanleitung IP Phone 7965

Liebe Mitarbeiterinnen Liebe Mitarbeiter Wir verfügen über eine sehr leistungsfähige Telefonanlage. Diese Kurzanleitung soll die Bedienung der zahlreichen Funktionen des Telefons erklären und Ihren Kommunikationsalltag vereinfachen.

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Cisco IP Telefon 7965

1 Programmierbare Tasten Abhängig von der Konfiguration können diese Tasten folgende Funktion aufweisen:

- Telefonleitung (persönliche Leitung) - Telefonleitung (gemeinsam genutzte Leitung) - Kurzwahltasten

Die Tasten leuchten farbig um folgende Zustände bei Telefonleitungen anzuzeigen:

Grün, leuchtend: aktiver Anurf

Grün, blinkend: Anruf in Haltung

Gelb, leuchtend: Ruf ein/aus aktiviert oder angemeldet bei Sammelanschlussgruppe

Gelb, blinkend: eingehender oder zurück- kehrender Anruf

Rot, leuchtend: gemeinsam genutzte Leitung belegt.

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2 Telefonstützenknopf Ermöglicht das Anpassen des Standwinkels des

Telefonsockels 3 Displaytaste Aktiviert das Telefondisplay nach dem Energiesparmodus 4 Nachrichtentaste Zugang zur Sprachbox

5 Verzeichnistaste Mit dieser Taste greifen Sie auf die Anrufprotokolle, das persönliche sowie das Firmenverzeichnis zu. 6 Hilfetaste Aktiviert das Hilfemenü

7 Einstellungstaste Im Einstellungsmenü können Sie Anzeige des Telefondisplays anpassen und die Ruftöne verändern. 8 Diensttaste Hier finden Sie allfällig abonnierte Dienste.

9 Lautstärketaste Zum Verändern der Hörer-, Headset- und Laut- sprecherlautstärke (bei abgehobenem Hörer) und die Ruftonlautstärke (bei aufgelegtem Hörer. 10 Lautsprechertaste Schaltet den Lautsprecher ein bzw. aus 11 Stummschaltungstaste Schaltet das Mikrofon ein bzw. aus. Wenn das Mikrofon ausgeschaltet ist, leuchtet die Taste. 12 Headset-Taste Wenn Sie mit einem Headset telefonieren, nehmen Sie das Gespräch mittels dieser Taste entgegen. 13 Navigationstaste Ermöglicht die Navigation durch Menüs und Verzeichnisse 14 Tastenfeld Nummer wählen, in Verzeichnissen suchen 15 Softkeys Entsprechende Funktion wird im Display angezeigt 16 LED am Hörer Informiert über eingehende Anrufe und neue Sprachnachrichten 17 Telefondisplay Information über Anrufe und Funktionen

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Telefoniefunktionen Anrufen Mit Hörer Hörer abheben – Nummer eingeben

Mit Lautsprecher drücken – Nummer eingeben

Mit Kofphörer drücken – Nummer eingeben Gespräch weiterverbinden Softkey Übergabe drücken – Nummer eingeben - Empfänger antwortet Softkey Übergabe nochmals drücken - Empfänger antwortet NICHT Softkey RufEnde drücken Softkey Heranh. drücken um zum Anrufer zurückzu- kehren Gespräch halten Softkey Halten drücken; Leitungstaste blinkt Aus Haltung zurückholen Softkey Heranh. oder blinkende Taste drücken Anrufziel antwortet nicht Rückruf aktivieren Softkey Rückruf drücken Auf dem Display erscheint die entsprechende Information über den eingeleiteten Rückruf. Rückruf beantworten Sobald das Anrufziel frei ist, erhalten Sie auf Ihrem Display eine entsprechende Meldung. Softkey Wählen drücken Wahlwiederholung Softkey Wahlw. drücken um die letzte Nummer erneut zu wählen, oder Navigationstaste drücken um die gewählten . Nummern anzuzeigen. Konferenz Softkey Konfer. drücken bis zu 6 Teilnehmende Möglicherweise müssen Sie zunächst den Softkey Weiter drücken, damit Konfer. angezeigt wrid. Geben Sie die Nummer der Teilnehmerin ein. Warten Sie bis diese sich meldet. Drücken Sie anschliessend nochmals Konfer. um . die Teilnehmerin zum Gespräch hinzuzufügen. Weitere Konferenzteilnehmer können nur von der Konferenzleiterin (Initiator) hinzugefügt werden. Konferenzteilnehmer anzeigen Softkey KonfList drücken Möglicherweise müssen Sie zunächst den Softkey Weiter drücken, damit KonList. angezeigt wrid. Alle Konferenzteilnehmer sind aufgelistet. Der Teilnehmer mit einem * ist der Initiator der Konf. Konferenzteilnehmer entfernen Markieren Sie in der Konferenzliste den Namen der Teilnehmerin und drücken Sie Entf. Je nach Konfiguration ist diese Funktion nur der Initiatorin der Konferenz gestattet.

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Telefoniefunktionen

Umleiten Softkey Rufuml. drücken. Gewünschte Nummer eingeben. Die Rufumleitung gilt nur für die jeweilige Telefon- leitung. Falls Ihr Apparat über mehrere Leitungen verfügt, müssen Sie die Umleitung für alle Linien aktivieren. In der Statuszeile auf dem Telefondisplay wird die Ziel- nummer der Rufumleitung angezeigt. Übernehmen Taste PickUp drücken Innerhalb der konfigurierten Der Anruf läutet nun auf Ihrem Apparat Gruppe Softkey Annehm. drücken. Übernehmen mit BLF bei eingehendem Anruf BLF Taste drücken Anrufprotokolle Verzeichnis-Taste drücken 100 Einträge Anrufe in Abwesenheit pro Liste Gewählte Rufnummern Angenommene Anrufe Details anzeigen Gewünschten Eintrag markieren Softkey Details drücken Eintrag löschen Gewünschten Eintrag markieren Softkey Entfern. drücken Ganze Liste löschen Gewünschte Liste markieren Softkey Leeren drücken Möglicherweise müssen Sie zunächst den Softkey Weiter drücken, damit Leeren angezeigt wird. Persönliches Telefonbuch Benutzer ID: wie Windows-Loginname PIN: muss zuerst über das Web definiert werden. Einträge ins pers. Telefonbuch werden über das Web gemacht. (siehe Kap. Webseite für Benutzeroptionen) Mit Abmelden ist Ihr Telefonbuch wieder Passwort- geschützt BLF-Funktion Mit einer BLF Taste sehen Sie den Status der über- wachten Leitunge (z.B. Leitung vom Chef). Geht ein Anruf auf dieser Leitung ein, können Sie diesen beant- worten, in dem Sie die BLF Taste drücken. Gleichzeitig hat die BLF Taste auch die Funktion einer Schnellwahltaste. Sie können Sie also auch gebrauchen um die entsprechende Nebenstelle anzurufen oder darauf zu verbinden. Eine BLF Taste muss vom Administrator eingerichtet werden.

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Telefoniefunktionen Für Sammelanschluss Softkey HLOG dücken an- resp. abmelden Telefon stummschalten Softkey Ruhe drücken Möglicherweise müssen Sie zunächst den Softkey Weiter drücken, damit Ruhe angezeigt wird

Symbole auf dem Telefondisplay

Anrufumleitung ist aktiviert. Zusätzlich wird auf der Statuslinie das Umleitungsziel angezeigt.

Anruf wurde in Haltung gelegt. Zusätzlich blinkt die Leitungstaste

Eingehender Anruf. Zusätzlich blinkt die Leitungstaste gelb.

Hörer abgehoben

Aufgelegt

Gemeinsam genutzte Leitung aktiv

Wartende Nachricht vorhanden

Kurzwahl-, Anrufprotokoll-, oder Verzeichniseintrag: Leitung besetzt (BLF-Funktion)

Kurzwahl-, Anrufprotokoll-, oder Verzeichniseintrag: Leitung frei (BLF-Funktion)

Kurzwahl-, Anrufprotokoll-, oder Verzeichniseintrag: Leitungsstatus unbekannt (BLF-Funktion)

Für diese Leitung ist der Rufton deaktiviert. (BLF-Funktion)

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Webseite für Benutzeroptionen http://voip.unisg.ch/ccmuser

Melden Sie sich hier mit Ihrem Benutzername und Passwort an. (Gleiches Login wie Windows). Kurzwahltasten – Kurzwahlnummern definieren

Klicken Sie unter Benutzeroptionen auf Gerät und anschliessend auf Kurzwahleinträge

Je nach Konfiguration Ihres Telefons werden Ihnen hier noch die frei verfügbaren Tasten ange-zeigt. Unter Einstellung für Kurzwahlcodes können Sie bis zu 199 Kurzwahl-Nummer erfassen.

TIPP: Bei externen Nummern die Null für den Amtsausgang nicht vergessen! Anruf tätigen über einen Kurzwahlcode Tippen Sie über die Telefontastatur den entsprechenden Kurzwahlcode und anschliessend den Softkey KWCode. Die hinterlegte Nr. wird gewählt.

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Dienste abonnieren Klicken Sie auf Telefondienste Die folgenden Dienste können Sie abonnieren

- Extension Mobility - MUT - Visual Voicemail

Extension Mobility Mit diesem Dienst ist es möglich, sich an einem anderen Telefon anzumelden. Damit wird die ganze Konfiguration inkl. Durchwahlnummer auf das andere Gerät übernommen. Dieser Dienst erfodert eine Konfiguration vom Systemadministrator. MUT Wenn Sie diesen Dienst abonnieren, wird eine Taste auf Ihrem Telefon mit MUT konfiguriert. Mit dieser Taste kann ein stiller Alarm ausgelöst werden. Dieser Dienst erfodert eine Konfiguration vom Systemadministrator. Visual Voicemail Dieser Dienst wird standardmässig für alle Benutzerinnen bereits abonniert und auf den Apparaten des Typs 7965 verfügbar sein. Damit können Sprachnachrichten auf dem Display des Telefons angezeigt und abgespielt werden. Rufweiterschaltungen einrichten Klicken Sie auf Leitungseinstellungen

Hier haben Sie die Möglichkeit für jede Linie selber Rufweiterschaltungen zu definieren. Rufweiterschaltung bei besetzt:

Wenn Sie bereits am Telefon besetzt sind, wird der Anruf direkt an die von Ihnen definierte Nummer weitergeleitet. Rufweiterschaltung wenn nicht abgehoben bedeutet, dass der Anruf zuerst vier Mal auf dem eigenen Apparat läutet und dann zum von Ihnen definierten Ziel weitergeleitet wird. Sie können für externe und interne Anrufe ver-schiedene Ziele definieren.

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Persönliches Adressbuch Klicken Sie in den Benutzeroptionen auf Persönliches Adressbuch und anschliessend auf Neue hinzufügen Spitzname ist ein Muss-Feld Sie können Pro Eintrag bis zu 3 verschiedene Telefonnummern sowie die E-Mail Adresse erfassen. Telefonbuch auf dem Apparat benutzen: Ihr persönliches Telefonbuch ist geschützt. Sie müssen sich mit Ihrem Benutzernamen (Windows Login) sowie einem PIN anmelden. Definieren Sie diesen PIN wie im nächsten Kapitel beschrieben, bevor Sie das Telefonbuch auf dem Apparat das erste Mal benutzen. Sie bleiben solange im Telefonbuch angemeldet bis Sie mit der Taste Abmelden dieses wieder sperren. Einträge suchen: Melden Sie sich im Telefonbuch an und geben Sie 2-3 Buchstaben bei Name, Vorname oder Spitzname ein. Drücken Sie anschliessend den Softkey Suchen. Den gewünschten Namen selektieren und den Softkey Wählen drücken. Falls Sie zu diesem Namen mehrere Nummern erfasst haben, können Sie nun die zu wählende Nummer selektieren und nochmals den Softkey Wählen drücken.

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PIN ändern Klicken Sie in den Benutzeroptionen auf Benutzereinstellungen.

Legen Sie nun hier einen PIN für das persönliche Telefonbuch fest. Der aktuelle PIN lautet 12345

Sprache vom Telefon ändern

Klicken Sie unter Benutzeroptionen auf Gerät

Hier können Sie nun die Sprache ändern. Ebenfalls finden Sie hier das komplette Benutzer- handbuch zum Herunter- laden. Wichtig Wenn Sie die Sprache ändern, müssen Sie nicht nur Speichern, sonder auch noch Konfiguration übernehmen anklicken und anschliessend das nächste Fenster mit OK bestätigen.

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Mobilitätseinstellungen Mit diesen Einstellungen ist es möglich, Ihren Festapparat und gleichzeitig Ihr Handy läuten zu lassen.

Klicken Sie unter Benutzeroptionen auf Mobilitätseinstellung und anschliessen auf Remote-Ziele

Unter Remote-Ziel-Profil wählen Sie das vom Systemadmi-strator für Sie erstellte Profil aus. Haben Sie hier keine Auswahl müssen Sie zuerst ein Profil beantragen. Geben Sie anschliessend die Nummer ein, die paralell zu Ihrem Festapparat läuten soll. Achtung: externe Nummer mit Amtsausgang Speichern Sie dann die Einträge.

Setzen Sie nun noch ein bei

Leitungszuordnung sowie Mobiltelefon und Mobile Verbindung aktivieren. Klicken Sie auf Speichern. Nun können Sie an Ihrem Apparat die Mobilität mit dem Softkey Mobility ein- resp. ausschalten. Ein paralell läutender Anruf kann sowohl auf dem Handy wie auf dem Festapparat beantwortet werden. Ebenfalls kann von einem zum anderen Gerät gewechselt werden.

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Unity (Sprachbox) Zugangsnummer: intern: 2828 / extern: 071 224 28 28

Auf die Sprachbox zugreifen: Wählen Sie die Zugangsnummer oder drücken Sie die Taste Geben Sie Ihren PIN ein und drücken Sie #. Default-PIN = 1245 Falls Sie nicht von Ihrem eigenen Apparat aus anrufen müssen Sie * drücken um Ihre ID (Ihre interne Telefonnummer) einzugeben. Beim ersten Mal anmelden werden Sie eine Systemmeldung hören welche sagt, dass Sie noch keinen Namen und keine Begrüssung aufgezeichnet haben. Ebenso werden Sie aufgefordert Ihren PIN zu ändern. Nachrichten abhören: Während der Wiedergabe oder beim Abhören der Nachrichtenzusammenfassung: Wiedergabe neu starten

neue Nachrichten Nachricht speichern

alte Nachrichten Nachricht löschen auf Nachricht antworten Nachricht weiterleiten Auf SetUp-Optionen zugreifen: Begrüssungen verwalten

Nachrichteneinstellungen konfigurieren

Persönliche Einstellungen konfigurieren Begrüssungen verwalten

Aktuelle Begrüssung neu aufzeichnen

Alternative Begrüssung ein / aus

Begrüssungen bearbeiten

Standardbegrüssung aufzeichnen

Alternative Begrüssung aufzeichnen Nachrichteneinstellungen konfigurieren

Benachrichtigung einrichten Sie können einrichten, dass Sie per SMS benachrichtigt werden, wenn eine neue Sprachnachricht eingegangen ist. Einrichtung über das WEB. Siehe Webseite für Voice Mail Persönliche Einstellungen konfigurieren

PIN ändern

Aufgezeichneten Namen ändern

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Webseite für Voice Mail Sie können auf Ihre Voice Mail Nachrichten auch über das Web zugreifen sowie persönliche Einstellungen vornehmen. http://voicemail.unisg.ch/ciscopca

Melden Sie sich mit dem gleichen Login wie für die Benutzeroption an

Nachrichten abhören / verwalten Klicken Sie hier um zu Ihren Nachrichten zu gelangen.

Mit einem Doppelklick auf die Nachricht öffnet sich das Fenster zum abhören. Definieren Sie ob die Wiedergabe über das Telefon oder den Computer (falls entsprechend ausgerüstet) erfolgen soll.

Selbstverständlich können Sie hier auch Ihre Nachrichten löschen, speichern oder ggf. weiterleiten.

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Begrüssungstexte aufsprechen / aktivieren / deaktivieren Klicken Sie hier um zum persönlichen Kommunikations Assisten zu gelanden

Wählen Sie Begrüssungen

Hier können Sie die entsprechende Begrüssung (falls Sie sie aufgezeichnet haben) aktivieren resp. deaktivieren. Die Aufzeichnung kann über das Web/Telefon erfolgen oder aber es besteht die Möglichkeit WAVE-Datei hochzuladen. Hinweis: Begrüssung Geschlossen und Feiertag können nicht verwendet werden. Sie bedingen Konfigurationen vom Systemverwalter.

Wenn die Alternativ-Begrüssung aktiviert wird, sind alle anderen Begrüssungen ausgeschaltet.

Beispiele zur Sprachboxbegrüssung Standard Begrüssung Sprachbox Vreni Muster, Universität St. Gallen. Guten Tag. Ich bin zur Zeit nicht erreichbar. Sie können mir nach dem Signalton eine Nachricht hinterlassen und ich rufe Sie so rasch wie möglich zurück. Besten Dank für Ihren Anruf und auf Wiederhören. Alternativ Begrüssung Sprachbox Vreni Muster, Universität St. Gallen. Guten Tag. Ich bin bis und mit (Tag und Datum) nicht erreichbar. Sie können mir jedoch eine Nachricht hinterlassen und ich rufe Sie nach meiner Rückkehr zurück. Besten Dank für Ihren Anruf und auf Wiederhören.

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Fernbenachrichtigung einrichten Falls Sie viel unterwegs sind und nicht ständig Ihre Mailbox anrufen wollen um zu hören ob Sie Nachrichten haben, können Sie eine Fernbenachrichtigung einrichten. Das System schickt Ihnen dann bei Eingang einer Sprachnachricht eine SMS.

Klicken Sie auf Benachrichtigungsgeräte und wählen SMTP

Hier tragen Sie Ihre Handy-Nummer (OHNE Null für den Amtsausgang) ein, gefolgt von @mail2sms.ch Setzen Sie noch die

entsprechenden

und speichern die Eingaben.

Notizen _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

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Wichtige Nummern Brauchen Sie Hilfe oder möchten Sie einen Antrag zur Konfigurationsänderung Ihres Apparates stellen

Service Desk 2900

servicedesk@unisg.ch Zugangs-Nummer Voice Mail 2828 oder von extern 071 224 28 28

Notruf intern 3333

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