7/31/2019 Bericht Palm

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Den Auendienstmitarbeitern stehen mit dem Zire alle der Initiative verfgbaren

Informationen, wie Adressen, Telefonnummern und Datenbankeintrge jederzeit zur Verfgung

Ralf Lippold, Palm Projektmanager der Initiative Hilfe fr Dresden - Brger helfen Brgern

Branche

ffentliche Verwaltung

Lsungen

Syncronisierung mehrerer Palms innerhalb einerbegrenzten Nutzergruppe (mit

Infoaustausch zwischen den Nutzern)

Verfgbarkeit von Informationen auerhalb des Bros

Nutzung von Papierokumenten als eBook

Kernpunkte der Lsung

Adresssyncronisierung (ber mehrere Nutzer)

Terminplanung

IT-Architektur

Palm Handhelds Zire (8 Stck)

PalmOS 4.1

PC unter Windows NT, Windows 2000 integriert in DV-Netzwerk der Landeshauptstadt

Dresden Syncronisation mit Groupsync (http://www.groupsync.co.uk)

Aufgabe

Die Initiative Hilfe fr Dresden - Brger helfen Brgern ist seit der Hochwasserkatastrophe

2002 aktiv und koordiniert freiwillige Hilfsgesuche und -angebote zur Beseitigung der

Flutschden. Im Rahmen eines ABM-Projekts war diese Ttigkeit bis Ende Dezember 2002 auf

ein Callcenter mit 15 Mitarbeitern und das telefonische Vermitteln beschrnkt. Mit Beginn des

Jahres 2003 ist das Projekt qualitativ aufgewertet worden in Form eines Auendienstes -durch 5

Mitarbeiter-, der die Aufgabe hat, konkrete Hilfe durch persnliche Gesprche mit Betroffenen

festzustellen und die hierfr erforderliche Hilfe zu koordinieren.

Die Aufgaben werden in enger Zusammenarbeit mit den zustndigen mtern der

Landeshauptstadt Dresden durchgefhrt. Um Doppelarbeiten zu vermeiden und Informationen

aktuell verfgbar zu haben besteht die Notwendigkeit, die bisher genutzten Dokumente und

Adresslisten regelmig auszutauschen bzw. zu ergnzen, um einen fr alle Mitarbeiter

identischen Informationsstand zur Verfgung zu haben.

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Eine Lsung musste gefunden werden, die Papierkosten und den damit verbundenen

Aktualisierungsaufwand mglichst gering hahlt, so dass den Mitarbeitern mehr Zeit fr die

wichtige Beratung von Hochwasseropfern zur Verfgung steht..

Lsung

Die Initiative Hilfe fr Dresden - Brger helfen Brgern hat in Zusammenarbeit mit Palm

Germany GmbH 8 Palm Handhelds (Zire) in die tgliche Arbeit integriert. Eine separate

Softwarelsung war hierfr nicht erforderlich.

Den Mitarbeitern ist es nun mglich -auch abseits der PC- off-line auf alle relevanten Daten

zugreifen zu knnen, die fr die Koordinierungsaufgaben erforderlich sind. Die individuelle

Fhrung von Papier-Timern durch die Mitarbeiter ist durch die Nutzung des integrierten

Kalenders ebenfalls ersetzt worden.

Der Abgleich der einzelnen Palm Handhelds geschieht mittels der Group-Software Groupsync,

mit deren Hilfe alle arbeitsrelevanten Adressen in einer Masterdatenbank verwaltet werden.

Darber hinaus ist es mglich, die zeitliche Planung und der Einsatz der Auendienstmitarbeiter

mittels dieses Programm zentral an einem PC durch den Teamleiter vornehmen zu knnen.

Durch die Nutzung der Freeware CSpotRun ist es mglich in txt.Format konvertierte Word-

Dokumente und andere hochwasserrelevante Dokumente auf den mit relativ geringem Speicher

ausgestatteten Zires abzulegen und fr die tgliche Arbeit zu nutzen.

Auf ihren Auendiensteinstzen knnen die Mitarbeiter sich mittels der Merkzettelfunktion

Notizen zu den einzelnen Besuchen machen und diese knnen nach Rckkehr ins Bro auf dem

PC entsprechend weiterverarbeitet werden.

Lean Thinking - Qualittssprung

Durch die Nutzung der Palm Handhelds entflt ein groer Teil der fr die Administration

erforderlichen Zeit und Manpower, da Adressen, Termine und Dokumente zentral erstellt und

verwaltet werden. Informationen zu Adressen und innerhalb von Dokumenten knnen schnell

mittels Suchfunktionen (Adressen mit Hilfe von FindHack 3.8.1;Suche innerhalb vonDokumentene in CspotRun) aufgefunden werden - das bliche Blttern im Timer oder in Listen

entfllt.

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Telefonnummern und Visitenkarten von Ansprechpartnern knnen ber die Infrarot-Schnittstelle

problemlos auf den Zire -oder anderen Handhelds- und zurck (z.B. von Handys oder

Handhelds) bertragen werden, d.h. eine manuellel

Eingabentfllt und e.Der Zire bietet eine All-in-one

Lsung und ermglicht die Einbindung in Groupware-Lsungen wie Lotus Notes und Outlook).Durch

die Integration mehrerer Applikationen in einem Gert und den verringerten manuellen

-teilweise mehrfachen- Dateneingabeaufwand wird den Mitarbeitern die Konzentration auf die

wesentlichen auszufhrenden Aufgaben erleichtert. Die Nutzung von Palm Handhelds innerhalb

ffentlicher Verwaltungen