Beschlussverfolgung mit ALLRIS®

Ein Projektbericht der Stadt Mülheim an der Ruhr

Vortrag

Wolfgang SauerlandLeiter des Ratsbüros der Stadt Mülheim an der Ruhr

Kurt HühnerfußGeschäftsführer der CC e-gov GmbH

Wolfgang SauerlandLeiter des Ratsbüros der Stadt Mülheim an der Ruhr

Kurt HühnerfußGeschäftsführer der CC e-gov GmbH

ALLRIS® Architektur

Internet

Intranet

Web-Server

(IIS oder Apache)

ALLRIS®

Daten und Dokumente

ALLRIS®net providing

Web-Server

ALLRIS®

Daten und Dokumente

immeraktuell

Amtsinfo

Workflowim Intranet

Webclient

Ratsinfo

Bürgerinfo

Verwaltung

Konzeption Beschlussverfolgung

ErledigungErledigung

BearbeitungBearbeitung

BearbeitungBearbeitung

AutorisierungAutorisierung

Federführung(Koordinierung)

Federführung(Koordinierung)

PrüfungPrüfung

Gremium

BeschlussBeschluss

Beschlusstracking

BerichtBericht

NiederschriftNiederschrift

Die Beteiligten…

GremienGremien

DezernentenDezernenten

SchriftführerSchriftführer

FachbereicheFachbereiche…und ihre Ziele

Führungsinformationssystem

DezernentenDezernenten

Transparenz nach innenTransparenz nach innen

•Terminverwaltung•Terminverwaltung

•Auftragsverwaltung•Auftragsverwaltung

•Statusübersichten•Statusübersichten

•Berichtswesen intern•Berichtswesen intern

Ratsinformationssystem

GremienGremien

Transparenz nach außenTransparenz nach außen

•Aktuelle Informationen•Aktuelle Informationen

•Suchmöglichkeiten•Suchmöglichkeiten

•Beschlussarchiv•Beschlussarchiv

Arbeitserleichterung

SchriftführerSchriftführer

Auszugsdienstentfällt

Auszugsdienstentfällt

Arbeitserleichterung

FachbereichFachbereich

Keine Mehrbelastung durch Berichtswesen - direkte Bearbeitung im Intranet

Keine Mehrbelastung durch Berichtswesen - direkte Bearbeitung im Intranet

Ein Beispiel

Verwaltung ErledigungErledigung

BearbeitungBearbeitung

BearbeitungBearbeitung

AutorisierungAutorisierung

Federführung(Koordinierung)

Federführung(Koordinierung)

PrüfungPrüfung

Gremium

BeschlussBeschluss

Beschlusstracking

BerichtBericht

NiederschriftNiederschrift

Niederschrift

Die Beschlussverfolgung wird beim Erstellen der Niederschrift angefordert

Die Beschlussverfolgung wird beim Erstellen der Niederschrift angefordert

Ein Mausklick genügt…Ein Mausklick genügt…

SchriftführerSchriftführer

Terminverwaltung

Terminlistenim Intranet

Terminlistenim Intranet

DezernentenDezernenten FachbereichFachbereich

Der zuständige Fachbereich wird darüber informiert. Dazu wird automatisch ein Termin erzeugt.

Der zuständige Fachbereich wird darüber informiert. Dazu wird automatisch ein Termin erzeugt.

Auftragserteilung

Die Aufgabe wird konkretisiert Die Aufgabe wird konkretisiert

Auftragserteilung

Andere Fachbereiche und Mitarbeiter können problemlos einbezogen werden

auch per Email

Andere Fachbereiche und Mitarbeiter können problemlos einbezogen werden

auch per Email

Auftragsbearbeitung

Die Bearbeitung beginnt direkt im Posteingang – Mausklick genügt!Die Bearbeitung beginnt direkt im Posteingang – Mausklick genügt!

FachbereichFachbereichDie weitere Bearbeitung erfolgt direkt im Webbrowser

Die weitere Bearbeitung erfolgt direkt im Webbrowser

Auftragsbearbeitung

FachbereichFachbereich

Die Bearbeitungsschritte werden protokolliert. Die Bearbeitungsschritte werden protokolliert.

Beschlusstracking

Zwischendurch ein Blick ins Ratsinformationssystem: Die angezeigten Details sind kundenindividuell einstellbar Zwischendurch ein Blick ins Ratsinformationssystem: Die angezeigten Details sind kundenindividuell einstellbar

Auftragsbearbeitung

Per Mausklick schließt Frau Wirtz ihre Arbeit ab.Der Vorgang wird damit automatisch zur Prüfung vorgelegt. Per Mausklick schließt Frau Wirtz ihre Arbeit ab.Der Vorgang wird damit automatisch zur Prüfung vorgelegt.

Fachliche Prüfung

Die Prüfung erfolgt bei der fachlich zuständigen (federführenden) StelleDie Prüfung erfolgt bei der fachlich zuständigen (federführenden) Stelle

Fachliche Prüfung

Die Prüfung dient der fachlichen KontrolleDie Prüfung dient der fachlichen Kontrolle

Berichtswesen

Für das Erstellen des Berichts wird das vorhandene Arbeits-protokoll angeboten. Es kann beliebig überarbeitet werden.Für das Erstellen des Berichts wird das vorhandene Arbeits-protokoll angeboten. Es kann beliebig überarbeitet werden.

Autorisierung

Die Autorisierung obliegt der Verwaltungsführung. Nach der Prüfung wird der Vorgang automatisch dem zuständigen Dezernenten mit einem Termineintrag vorgelegt.

Die Autorisierung obliegt der Verwaltungsführung. Nach der Prüfung wird der Vorgang automatisch dem zuständigen Dezernenten mit einem Termineintrag vorgelegt.

Autorisierung

Mit der Autorisierung durch den Dezernenten hat die Verwaltung die Bearbeitung dieses Vorgangs zunächst abgeschlossen.Mit der Autorisierung durch den Dezernenten hat die Verwaltung die Bearbeitung dieses Vorgangs zunächst abgeschlossen.

Autorisierung

Im Ratsinformationssystem steht jetzt der Bericht der Verwaltung zu diesem Beschluss online zur Verfügung.Im Ratsinformationssystem steht jetzt der Bericht der Verwaltung zu diesem Beschluss online zur Verfügung.

Führungsinformationssystem

ALLRIS® bietet umfassende AuswertungenALLRIS® bietet umfassende Auswertungen

Führungsinformationssystem

Auswertung nach:

Beschließendes GremiumZuständiger FachbereichBeschlusstermin (freie Zeiträume)BeschlussfassungenVorlagenRealisierungstermin (freie Zeiträume)Bearbeitungsstatus

Alle Filter sind frei kombinierbar!

Auswertung nach:

Beschließendes GremiumZuständiger FachbereichBeschlusstermin (freie Zeiträume)BeschlussfassungenVorlagenRealisierungstermin (freie Zeiträume)Bearbeitungsstatus

Alle Filter sind frei kombinierbar!

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