Bielefeld, 7. Oktober 2010 Birga Stender, Johannes Moes · Oktober 2010 Birga Stender, ... Nov 09...

Untersuchung der Organisation von Studium und Lehre an der Universität Bielefeld

Bielefeld, 7. Oktober 2010

Birga Stender, Johannes Moes

an der Universität Bielefeld

Hochschulöffentliche Ergebnispräsentation

ZIEL

Projektrahmen und -durchführung

Ergebnisse

� Stärken und Schwächen der Uni Bielefeld im Bereich OSL

� Analyseergebnisse und Handlungsempfehlungen

Organisationskultur und Kommunikation

Aufgabenfelder OSL

Agenda

| 2Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010

Aufgabenfelder OSL

Weiterentwicklung der Organisationsstruktur

� Zusammenfassung der Handlungsempfehlungen

Nächste Schritte

Projektauftrag und Zielstellung

� Auftrag:

Durchführen einer Untersuchung der derzeitigen Organisation von Studium und Lehre (insb. der Studien- und Prüfungsorganisation) an der Universität Bielefeld;Entwicklung von Handlungsempfehlungen und Verbesserungs-potenzialen für die zukünftige Gestaltung dieses Bereiches (Aufgabenverteilung, Prozesse, Struktur)

Zeitraum:11/2009 – 08/2010


� Reichweite:

beteiligte zentrale Bereiche, Fakultäten

� Zielsetzung:

Entlastung von Lehrenden und Studierenden, Verbesserung der Organisationsleistung in Studium und Lehre sowie der zentralen Unterstützung der Fakultäten, effiziente und effektive Bereitstellung von zentralen Leistungen

Untersuchte Aufgabenfelder im Bereich OSL

Studien-gangs-

management

Zeugnis-& Dok.-erstellung

Prüfungs-verwaltung

Lehrplanung/ Veranstaltungs-Mgt.

Studieninform./Studienberatung


IT-Infrastruktur (BIS/ Campus Mgt.-System)

Raumvergabe/ Medientechnik

Projektarchitektur

An der Projektdurchführung beteiligt waren:

� die Steuerungsgruppe, die das Projekt strategisch gesteuert unddie Ergebnisse abgenommen hat (Vorsitz: Fr. Lang, Hr. Hellermann)

� der Projektleiter Hr. Roth, der für die universitätsinterne Koordination und die Abstimmung mit HIS zuständig war

� ein Projektteam, das die konkreten Arbeitsphasen vorbereitet hat


� ein Projektteam, das die konkreten Arbeitsphasen vorbereitet hat

� HIS als externer Partner, der die Durchführung der Organisations-untersuchung übernommen hat (Fr. Stender, Hr. Moes, Fr. Bauer)

Projektstruktur und Phasen

• Aufgaben- und Ressourcenanalyse

• Strukturanalyse

• Prozessanalyse

• Nutzersicht

• Handlungsempfeh-lungen und Reorga-nisationsvorschläge zur Optimierung der Ablauf- und Aufbau-

• Umsetzung der Handlungsempfeh-lungen im Rahmen einer Organisations-entwicklung

• Feinabstimmung (organisatorisch und inhaltlich)

•Strategiegespräch

Vorbereitungs-

phase

Erhebungs-, Analyse-

& Bewertungsphase

Entwicklung

Sollkonzept

Umsetzungsphase

(mögliche 2. Phase)


01.12.2009-31.05.2010 01.05.2010-31.07.2010 6 Monate

• Nutzersicht

Erhebung in 2 Schritten:

1. Überblicksanalyse (bis Ende 01/10)

2. Vertiefte Analyse(bis Ende 05/10)

Ablauf- und Aufbau-organisation

entwicklung

01.11.2009-31.12.2009

•Strategiegespräch

• Projektauftakt

Projektverlauf

Projektkoordination (Roth/Doht, HIS)

Abstimmung Auftraggeber

Treffen Projektgremien

Information/Projekt-kommunikation

Nov 09 Dez 09 Jan 10 Feb 10 Mrz 10 Apr 10 Mai 10 Juni 10 Juli 10 Aug 10 Sept 10 Okt 10


Gespräche Überblicksanalyse

Gespräche Vertiefte Analyse

Prozessanalysen

Nutzerforen

Termine Soll-Konzeption

Vertiefte Analyse

Ergebnisdokumentation

� Schriftlicher Projektbericht mit Anlagenteil auf CD-Romendgültige Fassung ist der Universität Bielefeld am 27.09.2010 zugegangen

� Darstellung von � Projektverlauf

� Methodik


� Analyseergebnissen

� Handlungsempfehlungen

� Zielsetzung

nachvollziehbare Dokumentation der

Projektergebnisse zur universitätsinternen Weiterbearbeitung der Fragestellungen

Handlungsempfehlungen

� insgesamt 72 Handlungs-empfehlungen

� Adressaten: � Hochschulleitung

� zentrale Verwaltung

� Fakultäten

� jeweils in inhaltliche Abschnitte


� jeweils in inhaltliche Abschnitte eingearbeitet

� am Ende des Berichtes gebündelt

� durchgehende Nummerierung zur besseren Orientierung


Ergebnisse




Aufgabenfelder OSL

Agenda


Aufgabenfelder OSL



Nächste Schritte

Stärken der Uni Bielefeld im Bereich OSL

� An der Universität Bielefeld besteht zentral und in den Fakultäten Raum für Suchprozesse und offene Diskussionen bei der angemessenen Organisation des OSL-Bereiches.

� Es besteht der Anspruch zu einer Studienorganisation, die Inter-disziplinarität ermöglicht und den Studierenden Freiheiten lässt. Studierende werden in Diskussionen und Entscheidungen einbezogen.

� Innovative Ideen/Konzepte, z.B. zu Studierbarkeit oder nachfrage-


� Innovative Ideen/Konzepte, z.B. zu Studierbarkeit oder nachfrage-orientierter Steuerung des Lehrangebotes, wurden entwickelt und genutzt.

� Zentral und in den Fakultäten übernehmen MA mit hoher personen-bezogener Kompetenz, Zusammenhangswissen und viel Engagement wichtige Aufgaben im Bereich OSL.

Schwächen der Uni Bielefeld im Bereich OSL

� Es fehlen Leitlinien dafür, welche Zielsetzungen und Qualitätsansprüche für OSL angestrebt werden sollen.

� Die Studierbarkeit der Studienangebote wird nicht systematisch sichergestellt. Leerstellen liegen v.a. bei fach-/fakultätsübergreifenden Fragen (Überschneidungen, asynchrone Platzvergabe, NF-Studium, Lehrimporte/-exporte).

� Aus Fakultäts- und zentraler Sicht mangelt es wechselseitig an festen


� Aus Fakultäts- und zentraler Sicht mangelt es wechselseitig an festen Funktions- und Entscheidungsträgern; die Aufgabenwahrnehmung ist an vielen Stellen stark personalisiert

� Gute Ideen/Konzepte werden nicht konsequent umgesetzt.

� eine stark dezentrale Verwaltungsstruktur ist etabliert

� frühzeitig Befassung mit OSL auf zentraler Ebene und Etablierung entsprechender Austausch- und Koordinationsrunden

� viel Kommunikation auf zentraler Ebene, die inzwischen als aufwändig, anstrengend und ineffektiv erlebt wird

� ähnlich gilt auch innerhalb von Fakultäten, dass der Aufwand für

Organisationskultur / Kommunikation -Kernaspekte der Analyse


� ähnlich gilt auch innerhalb von Fakultäten, dass der Aufwand für Austausch und Kommunikation im Bereich OSL als hoch erlebt wird

� Verhältnis Fakultäten und „Zentrale“ ist von Misstrauen geprägt; unzureichende Kommunikation und Kooperation

� Ziele und Erwartungen der Universitätsleitung wenig sichtbar

» ZV: klare und transparente Einbeziehung der Fakultäten bei der Formulierung von Erwartungen/Anforderungen und der Gestaltung zentraler Unterstützungs- bzw. Koordinationsleistungen

» R: als Hochschulleitung universitätsweite Perspektive deutlicher vertreten und Partikularinteressen gegenüber stellen

» R: Kommunikation klar und offen gestalten; Entscheidungen treffen und Mitgestaltungs- sowie Verhandlungsspielräume benennen

Organisationskultur / Kommunikation –Empfehlungen


Mitgestaltungs- sowie Verhandlungsspielräume benennen

» ZV: bestehende zentrale Austausch- und Koordinationsrunden überprüfen und, wo möglich, diese durch eindeutige organisatorische Zuordnung von Verantwortung reduzieren

� Studiengangsmgt.: Daueraufgabe, Auswirkungen auf andere Aufgabenfelder

� Veranstaltungsmgt.: stark nachfrageorientiert angelegt; ähnlich durch-geführte Prozesse in betrachteten Fakultäten, Optimierungsbedarf z.B. bei fakultätsübergreifenden Fragen und zentralen Aufgaben/Angeboten; übergreifende Interessen schwach positioniert; wenig Verlässlichkeit

� Prüfungsverwaltung: dezentrale PÄ prägend; viel passiert in den letzten Jahren; gute Situation in Bezug auf Personalausstattung, Technik,

Aufgabenfelder OSL – Kernaspekte Analyse


Jahren; gute Situation in Bezug auf Personalausstattung, Technik, Vernetzung und Zufriedenheit; hohes Maß an Professionalisierung

� Studieninformation: zentrale Leistung, guter Ist-Stand, Lücke „in der Mitte“ (Module)

� Studienberatung: viele Angebote – viele Anbieter

� IT-Unterstützung: gutes maßgeschneidertes Angebot (ekVV, PV, OBE, Raumvergabe, spezifische Services); hohe Änderungssensibilität in Fakultäten; Schwachstellen Studiengangsmgt. und E-Learning

Aufgabenfelder OSL – Empfehlungen (1)

Studiengangs-management

» Fak.: Folgeaufwand von Entscheidungen bei der (Um-)Gestaltung von Studienangeboten mit bedenken und entsprechende Ressourcen einplanen

» Fak.: Daueraufgabe „Studiengangsmgt.“ absichern

» ZV: diese Unterstützungs- & Koordinationsangebote bei der Bündelung der zentralen Leistungen einbeziehen und erweitern (z.B. um Auswertungsdienstleistungen)


erweitern (z.B. um Auswertungsdienstleistungen)

Veranstaltungs-management

» Fak./ZV.: Prozessklärungen in den Fak. und zentral weiterführen; Prozessverbesserungen gemeinsam mit Fakultäten festlegen und dezentral / zentral umsetzen

» ZV: zentral wahrgenommene Bestandteile im Prozess erhalten und konsequent umsetzen bzw. weiterentwickeln

» ZV: technische Unterstützung für Planungsprozesse anbieten, E-Learning-Angebote klären

Aufgabenfelder OSL – Empfehlungen (2)

Prüfungs-verwaltung

» Fak.: Zukünftige Herausforderung: Kooperation!

» ZV/Fak.: Prozess weiter modernisieren: Lehrende über Technik direkter einbinden

Studien-information

» ZV: auf Modulebene uniweites Informationsangebot bereitstellen („Moduldatenbank“)

» ZV: Bereitstellung und nutzergruppengerechte Aufbe-


» ZV: Bereitstellung und nutzergruppengerechte Aufbe-reitung zentral gebündelter Studieninformationen (z.B. für Studieninteressierte, Lehrplanende, Studienberatung)

» ZV: eng abgestimmte inhaltliche (zentraler OSL-Bereich) und technische Umsetzung (BIS)

Studienberatung » Fak./ZV: besser abstimmen; zentrale Koordination durch ZSB denkbar

� Der Bereich OSL liegt zum größten Teil in der Zuständigkeit und Verantwortung der Fakultäten. Inhaltlich verantwortlich ist der Studiendekan/die Studiendekanin.

� In den Fakultäten sind Professionalisierungstendenzen mit entspre-chenden Suchprozessen im Gang. Sie werden v.a. durch neue Aufgaben und Anforderungen sowie durch die gestiegene Komplexität ausgelöst.

Weiterentwicklung Organisationsstruktur –Kernaspekte der Analyse


ausgelöst.

� Von zentraler Seite besteht ein Interesse an der Professionalisierung der Fakultäten im Bereich OSL.

� Zentral besteht ebenfalls die Anforderung zu stärkerer Professionali-sierung. Das Schaffen entsprechender Funktionen und eine organisa-torische Klärung wurden bisher zurückgestellt – dies erscheint jetzt „überfällig“.

Organisationsformen der 6 untersuchten Fakultäten für Veranstaltungsmanagement

EW:Ref. StD

+ AG-Sprecher (WiMi) + Sekretariate (eKVV) + Verw.-MA (Räume)

+ LeKo

Bio:Akad. Rat (StD)

+ Sekretärin (eKVV) + WiMi Praktikum

LiLi:WHK eKVV

+ Lehrkoordinat. Fächer + Akad. MA (StD)

+ LeKo


TechFak:Sekretärin (eKVV)

Mathe:3 Akad. MA

(StD+ Didaktik

+ Tutorien, Räume)

WiWi:mehrere SHK (Stud.

Stdber.) + WHK (Ass. StD)

Kriterienorientierte Einschätzung der Organisationsformen der Fakultäten

KontinuitätIst die Aufgabenwahrnehmung dauerhaft gesichert, so dass Erfahrungs-wissen (z.B. über Abläufe und frühere Überlegungen) nicht verloren geht?

Erreichbar-keit

Sind die zuständigen Personen insb. für Studierende und Lehrende gut erreichbar?

Vertretung Ist die Vertretung bei Urlaub und Krankheit sichergestellt?

Fachlicher Bezug

Haben die zuständigen Personen einen für ihren Aufgabenbereich passenden Bezug zu Fächern und Studiengängen der Fakultät?


Bezug passenden Bezug zu Fächern und Studiengängen der Fakultät?

Eskalations-wege

Ist klar definiert, mit Hilfe welcher Schritte Probleme und Konfliktfälle bearbeitet werden und wie Entscheidungen herbeigeführt werden?

Finanzieller Aufwand

Wie groß ist der finanzielle Aufwand für die genutzte Organisationsform? Ist er der Größe und Komplexität der Fakultät angemessen?

Spezifisches

Welche Besonderheiten sind in der jeweiligen Fakultät bei der Orga-nisation zu beachten (z.B. geplante Änderung der Organisationsform durch Ausscheiden von Akteuren oder Änderung der Finanzierungs-grundlagen)?

» Fak.: feste Funktionsträger/-innen in den Fakultäten aufbauen (für Studiengangsmanagement, Veranstaltungsmanagement und Raumvergabe); zentral moderierte Vernetzung herstellen

» Fak.: in den Fakultäten den Bereich OSL weiter professionalisieren (passend zu Größe und curricularen Anforderungen)

» ZV: dafür zentral Unterstützung und ggf. inhaltliche Beratung bei der Umsetzung in den Fakultäten anbieten

Weiterentwicklung der Organisationsstruktur – Empfehlungen


Umsetzung in den Fakultäten anbieten

» R: Entscheidung für die künftige Organisation auf zentraler Ebene zur Unterstützung im Bereich OSL treffen und möglichst zügig umsetzen; inhaltlich klare Beauftragung durch das Rektorat

Optionen für die OSL-Organisation in den Fakultäten

Neue Stellen mit Funktionsschwerpunkt im OSL-Bereich

z.B. „Referent/-in oder Assistent/-in des Studiendekans“ oder „Lehr- und Studien-koordinator/-in“ der Fakultät

„Studiendekanat“ Auf Fakultätsebene Aufgaben und personelle Ressourcen insb. für Studiengangs- und Veranstaltungsmanagement bündeln, z.B. mit „zentralen“ Studiengangskoordinator(inn)en


„zentralen“ Studiengangskoordinator(inn)en

Studienbüro studierendennahe OSL-Angebote organisato-risch bündeln (z.B. Veranstaltungsmanage-ment, Prüfungsamt, Studienberatung)

Fakultätsübergreifende Kooperation

z.B. Modellversuch Prüfungsämter, denkbar auch für Veranstaltungsmanagement„ähnlicher“ Fakultäten

Aufgabenbündelung in den

Fakultäten

Raummanagement

Studiengangsmanagement

Vorschläge zur Aufgabenbündelung

Zentrale Aufgabenbündelung

Studiengangsmanagement

Veranstaltungsmanagement

Prüfungsverwaltung


Veranstaltungsmanagement

Studienberatung

Prüfungsverwaltung

Studieninformation

Raummanagement

IT-Unterstützung Campus Mgt.

Allg. StudienberatungLegende:

neue Funktionen„Studiendekanat“Studienbüro

Optionen für die zentrale OSL-Organisation

Prozessklärung

+ Koordination

Neue Linien-

Abteilung in ZV

Zentrales

OSL-Team


Merkmale:

� Prozessdefinition/Schnitt-stellenklärung

� eine Koordinationsstelle

Einschätzung:

� nah am Status quo

� Wenig Reibung, wenig Entlastung

� nicht ausreichend f. Fak.

Merkmale:

� neue Abt. in Dez. I/II

� Einheit der ZV

Einschätzung:

� vertraute Organisationsform

� evtl. schwer zu realisieren

� Schnittstellen bleiben tw. bestehen

Merkmale:

� neue starke Einheit, An-bindung an Rektorat

� beteiligte MA bündeln

� Beraterkreis Fak./„ZfL“

Einschätzung:

� starke Veränderung

� gute Sichtbarkeit für Fak.

� Erfolgsfaktor Personal!

Zusammenfassung Handlungsempfehlungen

» gezielter Ausbau der Stärken von interdisziplinären Studien-möglichkeiten und nachfrageorientiertem Lehrveranstaltungs-management

» über zentrale Organisation im OSL-Bereich entscheiden

» mit den Fakultäten weitere Professionalisierungsmöglichkeiten im OSL-Bereich beraten und vereinbaren

» Interdependenzen zwischen den OSL-Aufgabenfeldern und


» Interdependenzen zwischen den OSL-Aufgabenfeldern und Interferenzen zwischen verschiedenen Verfahren in den Fakultäten bei Veränderungen einbeziehen


Ergebnisse




Aufgabenfelder OSL

Agenda


Aufgabenfelder OSL



Nächste Schritte

Nächste Schritte

Nach der umfangreichen Analyse liegt jetzt die – erfahrungsgemäß eher aufwändigere –Umsetzungsphase von Ihnen!

Hinweise dafür:

� Alle Fakultäten ins Boot nehmen!

Umset-

zung?

Analyse

ZIEL


� Zusammenhänge zwischen Aktivitäten und Projekten schaffen

� Grundlegende Entscheidungen zügig treffen und vor diesem Rahmen mit den Beteiligten weiter ausgestalten

� Proberäume/Experimentierfelder schaffen, Erfahrungen auswerten und nachsteuern (Pilotbereiche, Evaluation)

� Umsetzung braucht Form, Zeit und Raum für Veränderungen

Für weitere Information und Nachfragen…

� Projektbericht im Intranet abrufbar unter: www.uni-bielefeld.de/osl

� Ansprechpartner bei Rückfragen:

Bastian Doht, Dez. I

[email protected]


[email protected]

Durchwahl: 67347

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