Brand-Bam HG93 - Witschaftsinformatik Köln / 03.12.2009

Gesamtpräsentation PM LF 9

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Agenda

1. Projektdefinition2. Projektmerkmale3. Projektziele und –definition4. SMART-Regel5. Zielkonflikte (magisches Dreieck)6. Projektauftrag7. Projektarten8. Projektphasen9. Projektpläne (Projektstrukturplan)

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Projektdefinition

„Projekt“ ist aus der lateinischen Sprache abgeleitet

Bedeutung: „Entwurf“ | „Plan“ | „Vorhaben“

Definition nach DIN 69901:

Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der gesamten Bedingungen gekennzeichnet ist. Dazu gehören z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzungen gegenüber Vorhaben und eine projektspezifische Organisation.

Quelle: Ausbildung im DM, Band 2, S. 260

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Beispiel aus dem Buch

Unternehmen Kommunikativ Aktiv

Projekt VersGlobal AG

Name des Projekts : K25 VersGlobal

Projektanlass : VersGlobal muss aufgrund der Tarifumstellung in der Haftpflichtversicherung noch 25.000 Bestandskunden zu ihrem Modell- Wunsch befragen

Projektleiter : Herr Norbert Schneider

Ziel : Planung, Koordination und Nachbearbeitung der Kundenabfrage zur Haftpflichtversicherung

Zielgruppe : 25.000 Kunden

Nutzen der Durchführung: die erforderliche Tarifumstellung kann erfolgen

Projektierte Dauer : innerhalb von 4 Wochen

Projektbudget : ca. 150.000,00 €

Projektteam : 60 Mitarbeiter

Termine : Projektstart, 1. Call

Unterschriften : Hermann Schmitt, VersGlobal AG – Reinhold Groß, KA KG – Hans Herrmann, KA KG

Quelle: Ausbildung im DM, Band 2, S. 267 / 268

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Anwendungsbereiche

Projekte zur Personalentwicklung Dienstleistungsprojekt

Coaching Kundenrückgewinnung

Fluktuation Akquisition

Fehlzeitenreduzierung Beschwerdemanagement

After-sales-Betreuung

Fulfilment

Marktforschung

Projekte im DM

IT-Projekte Infrastrukturprojekte

Software Ergonomie

Datenbank ganzheitlicher Lärmschutz

Netzwerk Arbeitsplatzgestaltung

Quelle: Ausbildung im DM, Band 2, S. 269

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Projektmerkmale

Definition:

Um im Projektmanagement Projekte zu definieren (was ist ein Projekt, was ist kein Projekt) werden Projektmerkmale herangezogen. Die DIN 69901 gibt eine Definition vor, in der Projektmerkmale beschrieben werden.

Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit seiner Bedingungen gekennzeichnet ist, z. B.

Quelle: Buch S. 260 u. Internet: www.wikipedia.de 15.09.2011

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Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit

Zielvorgabe

Zeitliche Begrenzung

Begrenzung finanzieller, personeller oder anderer Art.

Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben

Projektspezifische Organisation

Projektmerkmale

Quelle: Buch S. 260 15.09.2011

Keine alltägliche Routinearbeit Projektspezifische Organisation

Es wird ein Ziel festgelegt und darauf aufgearbeitet.

Anfangs- u. Endzeitpunkt ist vorbestimmt

Branchen- u. gebietsspezifische Mitarbeiter werden ausgesucht. Kosten werden bedacht und vorkalkuliert

Eine Gruppe aus Mitarbeitern erreicht durch die Zusammenarbeit das festgelegte Ziel

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Projektziele und -definition

Definition Das Projektziel ist das nachzuweisende Ergebnis des Projekts.

Quelle: Ausbildung im Dialogmarketing Band 2, Seite 269, ff

Erläuterungen Projektziele gelten für das Gesamtprojekt (dienen als Richtlinie) Auftraggeber und Auftragnehmer sollten bei den Zielen übereinstimmen Erfolg des Projekts wird an Teilzielen gemessen Der Projektauftrag sollte die Projektziele grob wiedergeben Oberziel/Projektziel wird aus verschiedenen Teilzielen gebildet

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Projektziele und -definitionBeispiel aus dem Buch

Teilziele in Projekten sind: Leistungs- und Qualitätsziele

Steigerung der Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter (z.B. neue Telefonanlage)

Prozessziele (technisch-organisatorische Ziele)Optimierung und Verbesserung der Unternehmensabläufe (z.B. verbesserte Software)

Wirtschaftliche ZieleÖkonomische Erfolg des Unternehmens (z.B. Kosteneinsparungen)

Soziale ZieleBetrifft Persönlichkeit und soziale Stellung (z.B. Raumteiler für besseres Arbeitsklima)

SachzieleBeziehen sich auf unternehmerisches Betätigungsfeld (z.B. Erweiterung der Telefonie)

TerminzieleProjektendtermin und Zwischentermine, sog. Meilensteine (z.B. Leistungsüberprüfung)

KostenzieleWie viel das Projekt insgesamt kosten darf

Quelle: Ausbildung im Dialogmarketing Band 2, Seite 269, ff

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Funktionen der Projektziele

Wichtigkeit der Projektziele ergibt sich aus der Funktion Präzisierungsfunktion

Konkretisierung des Projektauftrags durch Auftraggeber und AuftragnehmerBildet Grundlage für wichtige, während des Projekts zu treffende Entscheidungen

Orientierungsfunktion„Landkarte“ des ProjektsProjektleiter und Projektteam können sich immer an vereinbarten Zielen orientieren

MotivationsfunktionMitarbeiter, die in das Geschehen mit eingebunden werden, sind motivierter(z.B. Teil der Ziele selbst formulieren)

KontrollfunktionLeistung des Projektteams wird überprüfbarFehler lassen sich frühzeitig erkennen

Quelle: Ausbildung im Dialogmarketing Band 2, Seite 269, ff

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Projektauftrag

Definition

Der (engl. Project Charter) ist ein Dokument, das die Existenz eines Projektes formell bestätigt. Der Projektauftrag ist Teil des Umfangsmanagements und wird in der Regel von einem Manager einer höheren Ebene unterzeichnet. Mit dem Projektauftrag wird meist der Projektleiter benannt und das Projektbudget freigegeben.

Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Projektauftrag

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ProjektauftragFunktion im Projektmanagement

• Projektauftrag = formeller Startschuss zum Projekt

Die Vorlage eines Projektauftrages ist von großer Wichtigkeit, da so hinterher

der genaue Beginn des Projektes ermittelt werden kann.

Liegt der Projektauftrag nicht vor, können oftmals Probleme bei

der Abrechnung oder der Verantwortlichkeit entstehen.

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ProjektauftragBestandteile eines Projektauftrages

Form, Inhalt und Umfang eines Projektauftrages können je nach Projekt variieren und sind an keine feste Norm gebunden. Die wesentlichen Bestandteile aber sind:

Projektbezeichnung Auftraggeber Projektbeginn und –ende Kurzbeschreibung, Unternehmensbedarf und Ziele Projektergebnisse Projektbudget Projektleiter, evtl. Projektteam Annahmen und Beschränkungen Ressourcenzuweisung Terminvorgaben

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ProjektartenDefinitionen & Themenbereiche

Projektarten

Projekte werden nach unterschiedlichen Kriterien klassifiziert

Kriterien:

Aufwendige oder weniger aufwendige Projekte

Kostenintensive oder kostengünstige Projekte

Vorrangige oder weniger dringliche Projekte

Langfristige oder kurzfristige Projekte

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Unterscheidung nach Auftraggeber

Externe Projekte

Kundenprojekte, d.h Auftraggeber gehört nicht dem ausführenden Unternehmen an

Interne Projekte

Auftraggeber ist die Unternehmensleitung oder eine Fachabteilung des eigenen Unternehmens

Mischprojekte

Projektgruppe besteht aus Mitarbeiter des Unternehmens und externen Experten

ProjektartenDefinitionen & Themenbereiche

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Intensität der Projekte

Vollzeit-Projekte

Projektarbeit ist Hauptaufgabe der Beteiligten, d.h. alle Mitarbeiter beschäftigen sich ausschließlich mit diesem Projekt.

Teilzeit-Projekte

Projektarbeit ist nur für die Beteiligten Zusatzaufgabe; ihre sonstigen Tätigkeiten werden dafür entsprechend reduziert.

ProjektartenDefinitionen & Themenbereiche

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ProjektphasenErläuterung

Projektphasen sind zeitliche Abschnitte, die für ein Projekt festgelegt sind.

Diese Projektphasen bilden den Rahmen, in dem jeweils einzelne Aktivitäten mit ihrem Arbeitsinhalt und ihren Ergebnissen festgelegt werden.

Quelle: DM Buch

ProjektplanungProjektplanungProjektplanungProjektplanungProjekt-Projekt-

Durchführung/Durchführung/ControllingControlling

Projekt-Projekt-abschlussabschluss

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ProjektvorbereitungErläuterung und Beispiele

Die Vorbereitungsphase enthält z.B. folgende Aufgaben:

Zusammenführung der Mitarbeiter und die Regelung der Zusammenarbeit

Klärung und Gestaltung der Rahmenbedingungen

Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen

Festlegung und Aufbau der Projektorganisation

Überprüfung der Machbarkeit

Erstellung einer ersten Planung

Ermittlung der Ziele und Zielinhalte

Erstellung und Vereinbarung des Projektauftrages

Quelle: Wikipedia

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Projektdurchführung- und Controlling

Nach der Vorbereitung und Erstellung aller Planungsunterlagen beginnt die wichtigste Projektphase, die Projektdurchführung, die vom Projektcontrolling begleitet wird.

Das Projektcontrolling setzt meist nicht erst zum Abschluss ein, sondern wirkt als unterstützende Funktion bereits während des gesamten Projektablaufs.

Aufwands- und Kostenkontrolle

Qualitätssicherung

Projektverlaufsdokumentation

Projektberichterstattung

Quelle: Wikipedia

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Projektabschluss

In der Abschlussphase werden die Projektvorgänge ausgewertet und die Ergebnisse beschrieben. Sie teilt sich in folgende Unterpunkte:

Fazit

Präsentation

Übergabe des Projektes

Quelle: DM Buch

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Projektplan und Projektstrukturplan

Definition (Projektplan):

Der Projektplan ist die Gesamtheit aller im Projekt vorhandenen (Teil-) Pläne.

Bezieht sich auf das Projekt als Ganzes

Zielsetzung: den Auftrag und die Idee in eine Struktur zu bringen

Definition (Projektstrukturplan):

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist die vollständige, hierarchische Anordnung aller Arbeitspakete/Teilaufgaben eines Projekts.

Schafft einen Überblick über den Projektumfang für alle Projektbeteiligten

bildet die Basis für die Ablauf- und Terminplanung

Quelle: Buch Band 2 Seite 276/278