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Organisationsberatung Prozessmodellierung Projektmanagement

Brandt & Partner GmbHDr. Bernd Brinkmann, Dr. Michael Koch

30.11.2017 - Radisson Blu, Frankfurt

Auf dem richtigen Weg zu SAP S/4HANAErfolgreich vom Kunden und Lieferanten

zum Geschäftspartner-Modell






Erfolgreich vom Kunden und Lieferanten zum Geschäftspartner-Modell


Agenda

• Der Weg zu S/4HANA, Optionen / Erfahrungen

• Debitoren / Kreditoren / Geschäftspartner

• Konvertierungsansätze, Problemstellungen und Lösungen

• Ausblick: Dubletten-Problematik und Datenpflege

• Q & A


S/4HANA ‐ Roadmap

Quelle: SAP


S/4HANA ‐ Umstellungs‐Optionen

Quelle: SAP

brown fieldAnsatz

green fieldAnsatz

green fieldAnsatz


S/4HANA ‐ Umstellungs‐Erfahrungen

Link: https://www.sap.com/docs/download/2017/07/ea44b070‐c97c‐0010‐82c7‐eda71af511fa.pdf Copyright 2017 IDC

Quelle: IDC, 2017

Die 10 wichtigsten Dinge bei einer S/4HANA Einführung:




• Benutze Standard-Prozesse in S/4HANA statt altes Customizing zu übernehmen

“Green Field” Ansatz wird präferiert Chance nutzen zum Redesign der Geschäftsprozesse Systeme sind vielfach über 20 Jahre alt, vieles ist inzwischen fehlerhaft / veraltet / sinnlos Datenmenge kann reduziert werden (auf HANA auch ein wichtiger Kostenpunkt) Eigenentwicklungen können kritisch überprüft werden

? / Das gesamte Unternehmen ist beteiligt in einem green field Ansatz, nicht nur die IT




• Das Aufbereiten der Daten ist die größte technische Hürde

“Mehrere Interview-Partner bezeichneten die Datenaufbereitung, speziell der Stammdaten, als die technisch größte Herausforderung bei der Implementierung. Arbeiten zur Datenbereinigung und Datenqualität sind zeitaufwendig aber notwendig bei der Umstellung auf ein neues ERP System.…Nach der initialen Aufbereitung suchten die Unternehmen nach Möglichkeiten, die Prozesse neu zu gestalten, um einen höheren Grad an Datenqualität schon bei der Datenerfassung zu gewährleisten.“


S/4HANA ‐ Simplification List

https://help.sap.com/doc/560c6fad1b03447583e7327f64f7d964/1610%20002/en‐US/SIMPL_OP1610_FPS02.pdf

674 Seiten, ständig aktualisiert

Quelle: SAP


Geschäftspartner‐Ansatz

Kapitel: 2.15 S4TWL - Business Partner Approach

Der zentrale Geschäftspartner ist obligatorisch für S/4HANA.Folgende Transaktionen sind NICHT mehr verfügbar:

FD01, FD02, FD03, FD05, FD06, FD0 FK01, FK02, FK03, FK05, FK06 MAP1, MAP2, MAP3 MK01, MK02, MK03, MK05, MK06, MK12, MK18, MK19, V-03, V-04, V-05, V-06, V-07, V-08, V-09, V-11, V+21, V+22, V+23 VAP1, VAP2, VAP3 VD01, VD02, VD03, VD05, VD06 XD01, XD02, XD03, XD05, XD06, XD07 XK01, XK02, XK03, XK05, XK06, XK07

Die Stammdaten-Pflege erfolgt nur über die TransaktionBP – business partner (Geschäftspartner)

Die „alten“ Tabellen (KNA1 / LFA1 / …) werden weiterhin versorgt über

CVI: Customer-Vendor-Integration(Kunden-Lieferanten-Integration)

Zentraler Hinweis im OSS:2265093 - S4TWL - Geschäftspartneransatzhttps://launchpad.support.sap.com/#/notes/0002265093

Aufruf XK01:


Der SAP‐GP im Gui


Der SAP‐GP im Browser


SAP‐GP Modell

Der Geschäftspartner als Basisobjekt mit unterschiedlichen Rollenausprägungen

Quelle: SAP

Jede Rolle ermöglicht eine spezifische Sicht auf die gemeinsamen Daten des Geschäftspartners und fügt ggf. rollenspezifische Daten hinzu.


SAP‐GP Modell


Quelle: SAP


SAP‐GP Modell

Geschäftspartner: gemeinsame Basisdaten

Adressdaten

Rolle VertriebKunde KNA1 + KNVVRolle BuchhaltungDebitor KNA1 + KNB1Rolle EinkaufLieferant LFA1 + LFM1Rolle BuchhaltungKreditor LFA1 + LFB1

Rolle . . .


Quelle: SAP


SAP‐GP Modell – CVI

Geschäftspartner: gemeinsame BasisdatenRolle VertriebKunde KNA1 + KNVVRolle BuchhaltungDebitor KNA1 + KNB1Rolle EinkaufLieferant LFA1 + LFM1Rolle BuchhaltungKreditor LFA1 + LFB1

Rolle . . .

CVI: Customer-Vender-IntegrationVerknüpfung des Geschäftspartners zur alten Welt (Debitor / KNA1, Kreditor / LFA1)

OSS: 2363892 - Verknüpfung von Kunden und Lieferanten mit einem einzelnen Geschäftspartner bei der Erstdatenübernahme vor dem Upgrade auf S/4:https://launchpad.support.sap.com/#/notes/2363892

Quelle: SAP


SAP‐GP Modell – Beziehungen

Beziehungen:

Das Beziehungsmodell im SAP-GP eröffnet Möglichkeiten,Informationen über Verflechtungen und Zusammenhängezwischen den Geschäftspartnern zu speichern und fürAuswertungen zu nutzen.


GP Konvertierung

• CVI Customizing

Kreditoren / Debitoren GPs (Organisationen*)Ansprechpartner GPs (Personen)

* Umgekehrt können Personen im GP aber auch zu Debitoren / Kreditoren werden.

Quelle: SAP


GP Konvertierung ‐ Problemfälle

• Feldcustomizing (Pflichtfelder) muss passen.Insb. älteren Stammdaten sind oft fehlerhaft gegenüber den aktuellen Einstellungen

• Feldinhalte / unterschiedliche Prüfungen im Deb/Kred. und GP-StammAuch hier können alte Daten den aktuellen Prüfungen nicht mehr genügen.

Typische Fehlerkandidaten:• Bankdaten (insb. IBAN)• Steuernummern• EMail-Adressen• Branchen• PLZ (ggf. auch Region)• Rechtsformen

• Technische Fehler (z.B. falscher Link zur ADRC)Hervorgerufen durch manuelle Eingriffe / Datenübernahmen / …

• Falsche / fehlende Feldinhalte (z.B. Steuernummern)

• Fehlerhafte / unvollständige Anschriften

• Dubletten in den Stammdaten


GP Beispiel Steuernummern

Kreditor:

Geschäftspartner:

Prinzipielle Regel:

<LAND>0 = Ust-ID (nur EG-Land!)DE0 = Ust-ID für DECH0 gibt es nicht CH1

falsch

Steuernummer X = Schlüsselwert <LAND>Xz.B.:Steuernummer 1 in FR = FR1(bis auf sehr wenige Ausnahmen)

Steuernummer 3 ist in FR nicht erlaubt

Strengere Prüfung im GP-Stamm auf den Inhalt der Steuerfelder.(In aktuellen ERP-Versionen angeglichen,jedoch nicht für Altdaten.)


Konvertierungsansätze Stammdaten

Brown Field Ansatz (SAP-Weg):• Alle Debitoren / Kreditoren werden via CVI 1:1 in GPs überführt • CVI-Synchronisation wird umgekehrt Die aktuelle Welt wird unverändert aufrecht erhalten Alle Daten müssen konvertiert + bereinigt werden (auch längst veraltete) Die Vorteile des GP-Modells werden nicht genutzt Die Verbesserung der Datenqualität (insb. Dubletten) ist gering




Green Field Ansatz (Alternative):• Es werden Geschäftspartner losgelöst vom CVI aus den vorhandenen Stammdaten erzeugt• Aus diesen GPs werden neue Debitoren / Kreditoren erzeugt Nur noch relevanten Daten müssen überprüft / korrigiert werden Das GP-Modell wird zukunftssicher aufgebaut ohne Altlasten Ein Redesign des Datenmodells und der Prozesse ist möglich Eine dauerhafte Verbesserung der Datenqualität ist möglich Die Historie (insb. z.B. Konditionen, Infosätze, Bewertung) muss gesondert übertragen werden.




Green Field Ansatz (Alternative):• Es werden Geschäftspartner losgelöst vom CVI aus den vorhandenen Stammdaten erzeugt• Aus diesen GPs werden neue Debitoren / Kreditoren erzeugt Nur noch relevanten Daten müssen überprüft / korrigiert werden Das GP-Modell wird zukunftssicher aufgebaut ohne Altlasten Ein Redesign des Datenmodells und der Prozesse ist möglich Eine dauerhafte Verbesserung der Datenqualität ist möglich Die Historie (insb. z.B. Konditionen, Infosätze, Bewertung) muss gesondert übertragen werden.

Eine Kombination ist auch denkbar, indem erzeugte GPs mit vorhandenen Deb. / Kred. verknüpft werden.OSS: 954816 - BP_CVI: Transaktionen zur Anlage/Verknüpfung von GPs, https://launchpad.support.sap.com/#/notes/954816

Verknüpfungstabellen:


Konvertierungs‐Prozess

• Stufe 4: Zukünftige Pflege-Prozesse- dauerhafte Sicherung der Datenqualität- Workflow-Prozesse, 4-Augen-Prinzip

• Stufe 3: Dubletten-Bereinigung- innerhalb der Debitoren / Kreditoren- Debitoren / Kreditoren übergreifend

• Stufe 2: Datenkorrekturen auf GP-Ebene(Adressprüfung, VAT-Prüfung, …)

• Stufe 1: Datenkorrekturen auf Feldebene (Pflichtfelder / Dateninhalte / Validierungen)

• Stufe 0: Konvertierung 1:1Korrektur der unumgänglichen Fehler

Dat

enqu

alitä

t








optional: Abschwächen / Entfernen der Prüfung:OSS: 2336018 - GP in SAP S/4HANA: Obligatorische GP-Feldgruppenprüfungen über Transaktion MDS_LOAD_COCKPIT unterdrückenhttps://launchpad.support.sap.com/#/notes/2336018OSS: 2344034 - SAP-S/4HANA: Automatisierung für Stammdatenmigrationhttps://launchpad.support.sap.com/#/notes/2344034

Dat

enqu

alitä

t








Dat

enqu

alitä

t


Daten prüfen

Bearbeitung / Korrektur:








Dat

enqu

alitä

t


Dubletten‐Prüfung

„Golden Record“:


Dubletten‐Problematik

Debitoren / Kreditoren werden häufig bewusst mehrfach angelegt (aus unterschiedlichen Gründen).Auch das neue GP-Modell bietet hierfür auch keine (direkte) Alternative.Der Bezug GP <-> Debitor / Kreditor ist 1:1, ein GP kann allerdings gleichzeitig zum Deb. + Kred. werden.Das Beziehungswissen im GP eröffnet Möglichkeiten diese Problematik anzugehen:

lokale Daten: „local record“

Zentrale Daten: „golden record“

GP: 10001231

CVI Kred. 124711

GP: 10003113

CVI Kred. 471121

GP: 10012313

CVI Debitor 191673

GP: 30000541

GP-Beziehung:Konsolidierung:1



Der „golden record“ ist der Master für alle „local records“, Änderungen am „golden record“ werden auf die „local records“ gespiegelt.„local records“ können aber (je nach Konsolidierungstyp) Abweichungen auf bestimmten Attributen haben.Nur die „local records“ werden via CVI in die Debitoren / Kreditoren übertragen, der „golden record“ ist aber Master für alle „Versionen“.








Dat

enqu

alitä

t




30.11.2017 - Radisson Blu, Frankfurt




Datenpflege via Workflow‐System

Anforderung: • Einführung geeigneter SAP-Anwendungsfunktionen für die Pflege zentraler

Geschäftspartnerdaten zur Sicherstellung der Stammdatenqualität und effizienter Erfassungs- und Änderungsprozesse.

Lösungsansatz:1. Unternehmensweite, abteilungsübergreifende Implementierung effizienter SAP-

Workflow-gesteuerter GP-Anlage- und Änderungsfunktionen zur Sicherstellung der Stammdatenqualität und Schaffung transparenter Arbeitsprozesse.

2. Revisionssichere Dokumentation aller Änderungsprozesse durch Realisierung über SAP-Business-Workflow;

3. Einrichtung einer zentralen organisatorischen Einheit für das „Clearing“ von GP-Daten zur Klärung/Harmonisierung konkurrierender Anforderungen für GP-Neuanlagen/ Adressänderungen sowie Erhöhung der Qualitätsstandards und Compliance-Anforderungen durch Einführung eines Vier-Augen-Prinzips.



Beispiel: Unternehmen mit unterschiedlichen Landesgesellschaften, abgebildet als Verkaufsorganisationen im SAP. Diese pflegen gemeinsam bzw. „konkurrierend“ GP-Daten

VkOrg 0001 (Deutschland)

VkOrg 0002 (Österreich)

VkOrg 0003 (Schweiz)



SAP‐GP

Treasury

. . .

HR

Debitoren

CRM

Kreditoren

Die Pflege von GP-Daten findet im S4/Hana in verschiedensten Bereichen statt.

Besonders für Datenschutz-und Compliance-Themen werden hohe Anforderungen an die Datenqualität im Geschäftspartnerstamm gestellt (neue EU-Richtlinie ab Mai 2018 zur Verwendung von Kundendaten durch Unternehmen).



Neuanlage/Änderung SAP‐GP bzw. Ablehnung des

Antrags

Erfassung Neuanlage‐/Änderungs‐Antrag

Ergänzung fachspez. Daten

(Vertrieb/Einkauf) bzw. Überarbeitung des

Antrags

Antragsprüfung

Anforderung: GP-Neuanlage/Änderung

Antragsteller: GP‐Suche im SAP

Antragsprüfung

Automatische Benachrichtigung (z.B. per Email)

Automatische Benachrichtigung (z.B. per Email)


Datenpflege via Workflow‐System (Beispiel )

Anforderung: Neuanlage SAP-GP mit kreditorischerRolle.

Antragsteller:Eingabe zentraler Daten (Name, Anschrift, Kommunikations-Daten, etc.); ggf. Ergänzung von Bankverbindungen und Buchungskreisdaten

Anforderung erstellen Antrag prüfenWorkflow Workflow Antrag

verbuchen

Neuanlage SAP-GP (Kreditor)


Datenpflege via Workflow‐System (Beispiel)

Postalische Validierung,Dublettenprüfungund Konsistenzprüfung


verbuchen




verbuchen

Automatische Weiterleitung des Antrags an den Genehmiger über das SAP-Workflow-System



Erweiterte Prüfung der Antragsdaten(Bsp. Umsatzsteuer-ID)


verbuchen



Verbuchung der Antragsdaten bzw. Ablehnung des Antrags


verbuchen



Revisionssicherheitdurch automatische Protokollierung sämtlicher Bearbeitungsschritte


verbuchen


Zusammenfassung

• Entscheidungsfindung „green field“ oder „brown field“Einbindung des ganzen Unternehmens ist wichtigChance für ein grundlegendes Redesign

• Stammdaten sind die größte technische Herausforderung im Projekt

• Die Umstellung auf den SAP-GP kann vorbereitend schon im aktuellen ERP stattfinden, Optionen:

- 1:1 Übernahme („brown field“ für den GP)- Neuaufbau („green field“ für den GP)

• Eine gute Datenqualität ist die entscheidende Basis,um die Stärken von S/4HANA nutzen zu können

• Datenqualität sollte kein Einmal-Thema bleiben,sondern dauerhaft gesichert werden.

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