Buchungsleitfaden

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Anmeldung

Mein Profil

Hotelsuche

Buchungsübersicht

Stornierung

Umbuchung

Buchungsvertreter

Kontakt

S. 3-5

S. 6-8

S. 9-20

S. 21

S. 22

S. 23

S. 24-28

S. 29

Überblick

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Damit Sie bei Ihrer Buchung von den individuellen

Einstellungen Ihres Unternehmens profitieren,

verwenden Sie unbedingt die korrekte URL:

www.basf-hotels.com

Sie gelangen anschließend auf die Startseite Ihrer

Firmenanwendung. Klicken Sie auf “Login“, um

fortzufahren.

Startseite

Internet/URL

Anmeldung

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Zur Anmeldung geben Sie bitte Ihre E-Mail Adresse

mit Passwort ein. Sollte noch kein Kundenprofil

bestehen, melden Sie sich bitte über den Link

„Registrieren“ an.

Nehmen Sie die einmalige Registrierung vor. Bei der

Anmeldung sind die Pflichtfelder mit einem Sternchen

gekennzeichnet. Ihre Kreditkartendaten können hier

hinterlegt werden.

Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, Ihr Profil nach

der Hotelsuche bei Abschluss der Buchung anzulegen.

Mit einem Klick in das entsprechende Feld speichern

Sie Ihre Daten für zukünftige Buchungen ab.

Anmeldung

Registrierung

Einloggen

5

Registrierung bestätigen

Registrieren

Um Ihr Profil freizuschalten, klicken Sie auf den

Aktivierungslink in der E-Mail, den Sie

automatisch erhalten.

6

Falls Sie Ihr Profil anpassen müssen, z. B. wegen

eines Abteilungswechsels, klicken Sie zuerst auf

„Mein Profil" und dann auf "Profil verwalten".

Neben den üblichen Daten (Adressdaten, E-Mail-

Adresse, Passwort, etc.), können Sie auch Ihre

Zugehörigkeit zu Bonusprogrammen eintragen.

Profil

Mein Profil

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Sie haben die Möglichkeit, mehrere Kreditkarten in

Ihrem Profil zu hinterlegen, inklusive einer

Vorauswahlfunktion. Die Kreditkarten können im

Buchungsvorgang je nach Bedarf ausgewählt

werden.

Aus Datenschutzgründen werden Ihnen direkt nach

der Eingabe nur noch die letzten 4 Ziffern angezeigt,

der Rest ist verschlüsselt.

Kreditkarten

Mein Profil

8

Ihre E-Mail-Adresse hat sich geändert?

Bitte nehmen Sie die Aktualisierung in Ihrem

bestehenden Profil vor, legen Sie kein neues

Profil an.

Über den Menüpunkt “Mein Profil“ E-Mail-

Adresse haben Sie die Möglichkeit, Ihre neue

E-Mail-Adresse anzugeben.

Sie erhalten im Anschluss eine E-Mail zur

Aktivierung der neuen Adresse.

Ändern der E-Mail-Adresse

Mein Profil

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Von Ihrem Travel Management wurden bevorzugte

Reiseziele (z.B. Ihre Firmenstandorte) hinterlegt,

diese stehen Ihnen diese auf der Startseite zur

Verfügung.

Über diese Suchfunktion „Standorte“ generieren

Sie eine voreingestellte Umkreissuche nach Hotels

in der Nähe Ihres Reisezieles für eine optimale

Hotelauswahl.

Bei der Suche ohne Datum werden alle Hotels in

dem gewünschten Ort aufgelistet.

Bei der Suche mit Datum werden ausschließlich

die zum Abfragedatum verfügbaren Hotels

angezeigt.

Bevorzugte Reiseziele

Hotelsuche

10

Suchen Sie direkt in Ihrem Reiseziel nach einem

bestimmten Hotel oder geben Sie das Reiseziel

und/oder den Hotelnamen direkt ein.

Außerdem bestehen weitere Eingabemöglichkeiten

(z. B. Bahnhöfe, Messen, 3-Letter-Codes).

Direkte Hotelsuche

Hotelsuche

11

Wählen Sie bei Bedarf ein bestimmtes Ziel aus,

um die Ergebnisliste einzuschränken.

Pro Eingabe stehen eine Vielzahl von zusätzlichen

Zielen zur Verfügung.

Zielauswahl

Hotelsuche

12

Nach Eingabe einer Adresse bzw. eines

Zieles in das Suchfeld können Sie einen

genauen Umkreis für die Suche festlegen.

Umkreissuche

Hotelsuche

13

Filtern Sie Ihr Hotelergebnis entsprechend Ihrer

Vorlieben über „Erweiterte Suche“ und ggf.

„Weitere Optionen“.

• Angabe min./max. Preis pro Zimmer/Nacht

• Auswahl min./max. Kategorie

• Bewertungen

• Wahl des Umkreises

• Hotelausstattung, etc.

Erweiterte Suche

Hotelsuche

14

Wählen Sie die gewünschten Hotels aus und nutzen

Sie die Vergleichsfunktion, um das optimale Hotel zu

finden.

Profitieren Sie von den vielfältigen Vergleichskriterien.

Hotelvergleich

Hotelsuche

15

Ihr Travel Management hat

Vertragsraten mit Hotels

verhandelt, diese werden mit

Ihrem Firmenlogo gekennzeichnet

und bevorzugt zu buchen.

Hotelergebnisliste

Hotelsuche

Es steht Ihnen immer der HOTEL

DE Business-Rabatt von bis zu

30% zur Verfügung. Dieser ist

ebenfalls mit einem Logo

versehen.

In Ländern mit Reisebeschränkung

ist es verpflichtend nur die Hotels

mit "security approved" Logo zu

buchen.

16

Die interaktive Karte unterstützt Sie bei Ihrer

optimalen Hotelwahl. Mit einem Klick auf „Liste“

können Sie die Ansicht schnell ändern.

Ihr Ziel (Firmenstandort, genaue Anschrift, etc.) ist

mit einer grauen Flagge in der Karte markiert.

= Vertragshotel (soweit vorhanden)

= Hotel

= Ziel

Interaktive Karte

Hotelsuche

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Ratenübersicht und -auswahl

Ratenauswahl

Dieses Logo kennzeichnet den HOTEL DE

Business-Rabatt.

Alle Hotels, die mit dem BASF-Logo

gekennzeichnet sind, sind laut der BASF-

Reiserichtlinie bevorzugt zu buchen.

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In der Hotelbeschreibung finden Sie evtl.

Vergünstigungen für HOTEL DE-Gäste.

Hier erhalten Sie alle Informationen zum Hotel, wie

detaillierte Bewertungen, Bilder und die vollständige

Beschreibung des Hotels. Für die Beschreibung ist

das Hotel selbst verantwortlich.

Falls Sie für weitere Kollegen dieses Hotel buchen

möchten, wählen Sie die Anzahl der anreisenden

Personen und Zimmer aus!

Die günstigste Rate wird Ihnen automatisch oben

gezeigt.

Ratenübersicht und -auswahl

Ratenauswahl

19

Achten Sie in „Ihre Auswahl“ besonders auf die

Buchungs-, Zahlungs- und Stornierungsbedingungen

der ausgewählten Rate, die das Hotel festgelegt hat.

In der Regel sollte eine Geschäftsreise stornierbar

sein.

Übersicht der gewählten Rate

Ratenauswahl

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Die Buchungsbestätigung wird an Ihre E-Mail-Adresse

geschickt, sowie an alle weiteren eingetragenen E-

Mail- Adressen. Optional können Mitarbeiter, die sich

z.B. im Außendienst befinden, über das Mobiltelefon

eine Buchungsbestätigung per SMS erhalten.

Sollten Sie ausnahmsweise für eine andere Person

buchen, überschreiben Sie bitte einfach Ihre eigenen

Daten unter „Name der anreisenden Person“.

Ebenso können Sie dem Hotel Wünsche mitteilen.

Diese werden unverbindlich an das Hotel übermittelt.

Bitte berücksichtigen Sie evtl. Zusatzkosten!

Tipp: Wenn Sie regelmäßig nur für andere Personen buchen

möchten, überschreiben Sie bitte nicht Ihre eigenen Angaben mit

denen des Anreisenden. Es würden falsche Daten an das Hotel

übermittelt werden. Für diesen Zweck gibt es die HOTEL DE-

Travel Arranger-Funktion. Mehr Informationen zur Travel

Arranger-Funktion finden Sie hier:http://www.hotel.de/information/BASF/BASF_Travel_Arranger_Guide_DE.pdf

Buchungsbestätigung / Wünsche an das Hotel

Relevante Hotelangaben

21

Nach Abschluss Ihrer Reservierung erhalten Sie

die Buchungsbestätigung direkt am Bildschirm

und parallel per E-Mail. Sie enthält die

Buchungsnummer und den Stornierungscode.

Buchungsbestätigung

Buchung abschließen

Die Buchungsbestätigung, welche Sie per E-Mail

bekommen, enthält eine direkte Verlinkung auf

Ihre Firmenanwendung, so dass Sie einen

schnellen Zugriff auf Ihre Buchungen erhalten.

22

In Ihrer Buchungsübersicht sind alle getätigten

Buchungen aufgelistet. Hier können Sie Hotelzimmer

erneut buchen, umbuchen oder stornieren.

Durch Anklicken der Buchungsnummer gelangen Sie

in die Detailansicht der Buchung.

Meine Buchungen

Buchungsübersicht

Mit Hilfe der Buchungsnummer können Sie direkt

nach Ihren Buchungen suchen oder Sie nutzen die

praktische Drop-down Funktion.

23

Stornieren Sie Ihre Buchung bequem über die

Buchungsübersicht.

Wird Ihnen der Stornierungsbutton nicht angezeigt,

kann das folgende Gründe haben:

• Die Stornierungsfrist ist bereits abgelaufen

• Es handelt sich um eine nicht stornierbare Rate

Unser Service Center hilft Ihnen jederzeit!

E-Mail an: basf@basf-hotels.com oder telefonisch

kostenfrei unter: 0800 - 511 2111.

Sollte es sich um eine nicht stornierbare Rate

handeln, bitten wir Sie, sich direkt an das Hotel zu

wenden.

Eine Buchung stornieren

Stornierung

24

Umbuchen können Sie bequem über die

Buchungsübersicht.

Wird Ihnen der Umbuchungsbutton nicht angezeigt

kann das folgende Gründe haben:

• Umbuchungsfrist ist bereits überschritten

• Hotel ist ausgebucht

• Umbuchungsfunktion wird vom Hotel technisch

nicht unterstützt oder das Hotel wünscht keine

Änderung über das System.

Unser Service Center hilft Ihnen jederzeit!

E-Mail an: basf@basf-hotels.com oder telefonisch

kostenfrei unter: 0800 - 511 2111.

Hinweis: Bitte prüfen Sie die Preise und Konditionen,

da sich diese durch eine Umbuchung ggf. ändern

können!

Umbuchung

Umbuchung

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HOTEL DE empfiehlt im Fall Ihrer Abwesenheit

einen Buchungsvertreter einzurichten.

Buchungsvertreter

• Können vom Reisenden selbst eingerichtet

werden. Dabei können beliebig viele

Buchungsvertreter gewählt werden.

• Ebenso können Sie von Ihrem Kollegen eine

E-Mail-Anfrage erhalten, dass dieser Sie

vertreten möchte.

Buchungsvertreter

Buchungsvertreter

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Geben Sie hier die E-Mail-Adresse Ihrer Kollegin/Ihres

Kollegen an, schon haben Sie den Buchungsvertreter

bestimmt. Außerdem können Sie eine Bemerkung

einfügen.

Legen Sie im nächsten Schritt fest, ob Ihr Buchungs-

vertreter Ihre Kreditkarte für die Hotelbuchungen

verwenden darf. Löschen Sie Ihren Vertreter bei

Bedarf.

Der Buchungsvertreter kann während der Buchung

entscheiden, ob er für sich selbst oder für Sie bucht.

Buchungen als Buchungsvertreter

Buchungsvertreter bestimmen

Buchungsvertreter

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Versenden Sie eine Einladung an den Reisenden, für

den Sie Hotelbuchungen vornehmen möchten.

Ihr Reisender erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail,

in der Sie um die Freischaltung als Buchungsvertreter

bitten.

Diese muss lediglich durch Klicken auf den Link und

anschließendes Einloggen in die Anwendung

bestätigt werden. Ist dieser Vorgang abgeschlossen,

erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail.

Buchungsvertreter werden

Buchungsvertreter

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In Ihrer Buchungsübersicht können Sie Buchungen

für andere Personen über das Dropdown-Menü

auswählen und ggf. Änderungen vornehmen.

Beispiel einer Vertretergruppe:

Beide Buchungsvertreter können auf Buchungen

des Reisenden zugreifen, auch auf Buchungen, die

der Reisende selbst getätigt hat.

Reisender/Reisende Buchungsvertreter

Vertreterfunktion

Buchungsvertreter / Buchungsübersicht

Buchungsvertreter

Buchungen, Umbuchungen, Stornierungen:

Gruppen- und Tagungen:

Technische Herausforderungen, Reklamationen, Fragen zum Buchungsportal oder zu Ihrem Profil:

KONTAKT -

E-Mail: basf@basf-hotels.com

Telefon: +49 221 2077 – 6033Weitere, z.T. gebührenfreie Telefonnummern finden Sie unter folgendem Link: https://www.basf-hotels.com/Contact?lng=DE

E-Mail: groups@basf-hotels.com

Telefon: +49 221-2077 5434

E-Mail: keyaccount@hrs.de

Telefon: +49 221 2077 - 5542

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