株式会社 Office Goody COS システム導入にあたってシステム要 … ·...

資料番号：ECD0000-D

Copyrightc 2012 IPA All Rights Reserved

資料番号 ECD0000-D

株式会社 Office Goody

COS システム導入にあたって

システム要件書

（システム方式設計書）



目次

□ はじめに 1１．会社概要

１-１．当社の経営戦略 2

１-２．組織体制 3

２．システム化の方針２-１．当社の経営戦略 4

３．COS 導入前の業務説明３-１．業務内容 5 ３-２．営業の概要 6 ３-３．業務の流れ 15 ３-４．当社の営業業務内容 18

４．COS システムの概要４-１．開発概要 2

４-２．フェーズⅠの概要 2

４-３．COS 開発の範囲 2

４-４．COS(COS パイロット・システム)導入後のイメージ 2

４-５．開発に当っての留意点 2 <参考資料>

● 業務用語集 2


1 Copyrightc 2012 IPA All Rights Reserved

はじめに

当社を取り巻くビジネス環境において、インターネットを利用したネット販売会社の台頭により消費者

が欲しい時に何時でも、どこからでも、気軽に注文できるような時代になった。また、市場も飽和状態

となって来ている。

ただし、企業を取り巻く環境は刻々と変化しており、それを見据えて現在も業務対応についても様々な

検討を進めている途中であり、詳細については未確定事項も多い。この仕様書はあくまでも現時点での

想定される業務要件を整理しているものである。詳細な業務仕様については、今後も基本方針に則って

具体化に取り組む。

業務システム化推進責任者株式会社 Office Gdoody

経営企画室室長京極真一



１．会社概要

１-１．当社の経営戦略（１）経営目標

○経営理念社員は自分の夢と幸福な未来の実現のために、会社は社員の夢と幸福な未来の実現のために、

以下のことを実践する。 ①常に考え方を変革し成果を獲得する。 ②常に新しい製品・商品・サービスを開発育成する。 ③常に未来を志向し連帯する。

○経営方針市場変化を注視したタイムリーな情報と業務の抜本的な変革を目指し、社員全員が協力連携

して新たな価値を市場に提案し、顧客の期待に応える技術とスピードで業界のリーダーとして

存在を確立する。・定性目標

文具販売業界から総合ビジネスマンサポート企業への地位を確立する。優良顧客の囲い込みとカスタマーリレーションシップを強化する。

・定量目標 20XX 年度で売上高 10 億円、営業利益 15%を確保する。

・個別数量目標販売リードタイムの短縮クレーム処理コストの削減在庫商品の回転率の向上



１-２．組織体制

大阪本社

経営企画室

商品企画部

管理部

総務グループ

経理グループ

仕入部

営業部

発注グループ

在庫管理グループ

注文グループ

出荷グループ

東京営業所

注文グループ

出荷グループ

福岡営業所

注文グループ

出荷グループ

出荷担当

集荷担当

配送担当

出荷担当

（在庫担当を含む）

集荷担当

配送担当

集荷担当

配送担当

３名

３名

３名

１名

５名

２名

６名

４名

２名

４名

４名

１０名

６名

５名

1５名

４名

１０名

（２名）社長、専務

出荷担当

（在庫担当を含む）



２．システム化の方針

２-１．当社（株式会社 Office Goody(略して”OGC”)）の経営戦略

（１）経営目標

○経営理念社員は自分の夢と幸福な未来の実現のために、会社は社員の夢と幸福な未来の実現のために、

以下のことを実践する。 ①常に考え方を変革し成果を獲得する。 ②常に新しい製品・商品・サービスを開発育成する。 ③常に未来を志向し連帯する。

○経営方針市場変化を注視したタイムリーな情報と業務の抜本的な変革を目指し、社員全員が協力連携

して新たな価値を市場に提案し、顧客の期待に応える技術とスピードで業界のリーダーとして

存在を確立する。・定性目標

文具販売業界から総合ビジネスマンサポート企業への地位を確立する。優良顧客の囲い込みとカスタマーリレーションシップを強化する。

・定量目標 20XX 年度で売上高 10 億円、営業利益 15%を確保する。

・個別数量目標販売リードタイムの短縮クレーム処理コストの削減在庫商品の回転率の向上

（２）克服すべき課題

○市場のニーズに対応できていない。 ○販売チャネルが限定され、販売先の不況により利益率が減少している。 ○営業力が弱い為、販路拡大ができない。 ○在庫商品の管理が属人的管理のため、注文調整が多い。

（３）目標実現に向けての具体的施策（重要成功要因）

①サービスレベルの向上による市場即応型の販売体制を確立する。 ②個人志向マーケットへの変遷に対応した商品とサービスの拡充。 ③死筋／売れ筋商品に即応した在庫商品の管理。



３．COS 導入前の業務説明

３－１．業務内容

（１）業務の概要

① 受注

扱い商品カタログを会員企業（以下、法人顧客とする）に配布している。法人顧客からの注文

は、電話、ファックス、メールなどにより直接受けている。

② 出荷

午前、午後の２回、出荷対象の商品を営業所倉庫の棚を回り、品揃えを行う。集荷した商品は、

指定置場に品物を積んでおく。また、集荷が終了した商品の在庫情報に在庫引き落としを行う。

③ 在庫管理

在庫引き落とし後、在庫数が発注点数を下回った商品は、取扱いメーカーに発注を行う。

④ 納品管理

配送後の納品（受領書）を基に、納品完了処理を行う。

⑤ 請求

月末 20 日までに納品した商品代金の合計を、次月の第５営業日に法人顧客に直接請求する。

（２）取扱い商品

文房具一般を取り扱っている。全体で約１，０００品目を扱っている。品目自体の大きな変動は

少なく４月、１０月と半期の変わり目には新商品が発売されるくらいだが、デザインの流行が激し

く変動する為、カタログは２ヵ月毎に刷新し配布している。

【文房具一般】

・筆記用具（ペン、マジックインキ、ノート、イレイザー等）

・コピー用紙、

・ファイル

・定規、製図用品

・はさみ

・ステプラー

・のり

・クリップ

・付箋紙

・ＣＤ／ＤＶＤ等



（３）売上げ

・昨年度売上額５１２，００４千円

（４）前年比

・伸び率約５％

（５）平均売上額

・注文１件当たりの平均売上額６０千円

３－２．営業の概要

（１）購入申込方法

・法人顧客は電話、または「FAX オーダーシート」をファックスまたはメール添付で注文して来る。

「FAX オーダーシート」はカタログ中に綴じ込まれている。

・申込の大半はファックスによるものである。

（２）購入代金の支払方法

・銀行振込による方法：弊社指定の銀行口座に振り込む。



３-３．業務の流れ

カタログ配布・購入申込み～商品納入までの流れ



３-４．当社の営業業務内容

（１）注文受付業務

法人顧客から、電話または「FAX オーダーシート」のファックス（またはメール添付）による注文

を受付処理する。当日午後３時までの受付分については、翌日の発送とし、午後３時以降の受付分

は、翌々日の発送となる。

ＦＡＸ注文：法人顧客よりＦＡＸでオーダーシートを営業所へ送信してくる。

メール注文：法人顧客よりオーダーシートをメール添付にて営業所へ送信してくる。

電話注文：法人顧客より電話で営業所へ注文してくる。

１）申込み内容の確認

① 顧客確認

法人顧客ごとの顧客台帳で登録顧客であることを確認する。登録されている顧客のみ、購入申

込（注文）を受付ける。

② 商品確認

注文された商品について、該当する号のカタログで申し込み有効期限を確認する。

２ケ月ごとにカタログを発行しており、原則として最新号のカタログに掲載されている商品の

みを受け付けているが、一部の例外に対応するため、製品ごとに有効期限が設けられている。

また、カタログ確認後、注文商品が引当可能かを在庫台帳で確認する。

③ 支払方法等の確認

注文受付担当者はその他の必要事項（お届先や支払方法、与信など）を確認する。

※注文調整：申込み内容に不備（もしくは、引当できない）は、顧客と調整を行う。

２）「注文受付票」の発行

上記の申込み内容の確認と並行して、順次「注文受付票」の項目に内容を記入していく。「注文

受付票」は（正）と（控え）の２枚重ねの感圧紙伝票となっている。一度に１５品目（行）以上

の場合には、伝票は分けて書く。

３）出荷担当への回付

「注文受付票」は記入後、出荷担当へ（正）を回す。「注文受付票」（控え）は注文受付担当が

保管する。

感圧紙伝票：上から書いた圧力に応じて下に重ねた紙に塗ってある発色剤が作用して何枚か

同時にコピーが取れる伝票（カーボン紙など）



注文受付業務の流れ

図の意味：処理帳票

：表計算と簡易ＤＢソフトで管理している。

法人顧客

TEL､FAX､メール

営業部注文受付

商品確認

台帳

出荷担当

支払・与信

確認

注文ごと

顧客確認

注文受付票（控）

注文受付票（正）

注文受付

担当

注文受付

担当

営業部出荷

顧客台帳

カタログ

顧客台帳

保管

在庫台帳

カタログ

在庫引当



（２）出荷業務１）ピッキングリスト（集荷リスト）の作成

出荷担当者は注文受付担当者から「注文受付票（正）」を受け取る。

適時（一定時間または一定量）にこの「注文受付票（正）」よりピッキングリストを作成し、集荷

担当へ回す。ピッキングリスト作成時には、棚番を在庫台帳，配送地区を顧客台帳より参照する。

ピッキングリストの対象となった「注文受付票（正）」には、担当印が押される。

２）集荷（品揃え）処理

集荷担当は、ピッキングリストの棚番を見ながら倉庫の棚を回り、品揃えを行い、配送地区別の

指定置場に品物を積んでおく。集荷が終了するとピッキングリストに集荷担当印を押し、注文受付

担当に回す。不足品があればピッキングリストに赤で記入し、注文受付担当に連絡の上戻す。

※受注訂正処理：集荷担当からの連絡及び赤書きされたピッキングリストをもとに、顧客と受注の

調整を行う。その際、注文に変更が生じた場合は、「注文受付票（正）（控）」を訂

正し、訂正済みピッキングリストを集荷担当へ回す。集荷担当は、訂正済みピッ

キングリストをもとに、品揃えを行う。

３）在庫引き落とし処理

集荷が終了した商品に対して、ピッキングリストをもとに在庫台帳に在庫引き落としを行う。

４）納品書（受領書）の作成

夕方、集荷対象となった「注文受付票（正）」より、納品書（兼受領書）を作成する。納品書の作

成と同時に配送依頼書も作成する。営業は、納品書と配送依頼書を配送係へ回す。

※営業部請求入金担当と経理部の業務は省略



出荷業務の流れ

営業部注文受付

営業部出荷

台帳、倉庫



ピッキング

リスト作成

ピッキング

リスト

出荷数量

営業部配送

配送業者

在庫台帳

顧客台帳

在庫台帳出荷担当

注文受付担当

集荷担当

品揃え

注文受付担当

引き落とし処理

印

訂正

納品書(受領書) 配送依頼書作成

保管

注文受付票

（控）

訂正

配送担当

配送依頼書

納品書(受領書)

配送業者

配送依頼書

納品書 (受領書)

商品

受領書（受領印）

訂正ピッキング

リスト(赤書)

ピッキング

リスト(赤書) ピッキング

リスト(印)

・配送地域・棚番

図の意味：処理帳票

：表計算と簡易ＤＢソフトで管理している。



（３）受注から出荷までの業務イメージ

※福岡営業所の例

集荷作業イメージ

集荷リスト ② ③配送依頼書と納品書

集荷作業配送指定置場

① 注文



（４）主要な台帳、帳票類

１）一覧表

帳票名様式番号サイズ重枚数保管部門

カタログ FC00x Ａ４縦 ※冊子商品企画部営業部注文受付

顧客台帳 FK00x Ａ４縦１営業部

FAX オーダーシート LIST10x Ａ４縦１営業部注文担当

注文受付票 LIST20x Ａ４縦２営業部注文担当

集荷リスト LIST30x Ａ４縦１営業部出荷担当

納品書（兼受領書） LIST40x Ａ４縦２営業部

２）各種主要な台帳／帳票のサンプル掲載

カタログ

見本



顧客台帳

Page.

【福岡営業所】登録日：H10.10.01

更新日：H20.04.01

お客様番号

愛称：なし

住所：〒 820-1111

カナ

　担当部署

部門

電話／ＦＡＸ 0948-77-9876(代表) / FAX: 0948-77-9877

メールアドレス [email protected]

　届け先住所

〒 811-0123 福岡県粕屋郡新宮町下府１１１-１０食品加工センター内宛名製造事務課　宛

電話 092-899-0123

　請求先

〒 820-1111 福岡県飯塚市相田９９９９-１宛名管理部　黒﨑様　宛電話 0948-77-9876

振込銀行口座

四菱USJ銀行梅田支店 (普)

関西シティ銀行三宮支店 (普)

グローバル東京銀行池袋駅前支店 (普)

博多中央銀行粕屋支店 (普)✔ 3618555

1112888

1018444

2618333

カナクロザキ　　ハルオ

担当者黒﨑　治郎

管理部

カナ　　　　　　　　　ニバンショクヒン

企業名株式会社　弐番食品

　オオサカフ　キシワダシ　ウエマチ

福岡県飯塚市相田９９９９-１　

13

顧客台帳

3 0 0 0 1 5

Page.

【東京営業所】登録日：H19.12.24

更新日：

お客様番号

愛称：SKK

住所：〒 105-0001

カナ

　担当部署

部門

電話／ＦＡＸ 030-3777-7777(ﾀﾞｲﾔﾙｲﾝ) / FAX: 030-3777-9999


　届け先住所

〒 105-0001 東京都港区虎ノ門１００－１００オフィスタワービル　５０Ｆ宛名統括管理本部　総務課　宛

電話 030-3777-8888(ﾀﾞｲﾔﾙｲﾝ)

　請求先

〒 100-1000 東京都千代田区丸の内下１００－１００ SKK本社ビル　６Ｆ宛名購買部管理課　宛電話 030-3123-4567(ﾀﾞｲﾔﾙｲﾝ)

振込銀行口座




博多中央銀行粕屋支店 (普) 3618555

✔ 1112888

1018444

2618333

オフィスタワービル　４６Ｆ

カナ　ヤタ　　　ヨシクニ

担当者矢田　義邦

統括管理本部

カナ　スミリョウカセイコウギョウ

企業名住菱化成工業　株式会社


東京都港区虎ノ門１００－１００

30

顧客台帳

2 0 0 0 3 3

Page.

【大阪本社】登録日：H13.03.10

更新日：H23.03.23

お客様番号

愛称：ＧＣＳ

住所：〒 596-0077

カナ

　担当部署

部門

電話／ＦＡＸ 072-999-9999(代表) / FAX: 072-999-9990


　届け先住所

〒 596-0077 大阪府岸和田市上町３６１８-１共同開発オフィスビル　６Ｆ宛名総務部　橋下様　宛

電話 072-999-9999

　請求先

〒 596-0077 大阪府岸和田市上町３６１８-１共同開発オフィスビル　６Ｆ宛名総務部　橋下様　宛電話 072-999-9999

振込銀行口座




博多中央銀行粕屋支店 (普)

23

顧客台帳

1112888

1018444

2618333

3618555

0 2 3

✔

企業名

カナ

1 0 0　グローバルクラウドサービス

グローバルクラウドサービス　株式会社

大阪府岸和田市上町３６１８-１　共同開発オフィスビル　６Ｆ


担当者

カナハシモト　シンタロウ

橋下　慎太郎

総務部

配送コード：１

与信限度額：500,000 円/回

見本



・「FAX オーダーシート」レイアウト

見本



・注文受付票サンプル

見本



・ピッキングリストサンプル

見本



・「納品書」サンプル

LIST400 11.04.30 13:30

納品書伝票番号 1041111

グローバルクラウドサービス株式会社 H23 年 4 月 30 日

総務部橋下慎太郎様株式会社 Office Goody

取扱店大阪本社

担当者佐々木

毎度お引立てありがとうございます。

下記のとおりご注文の品、納品させていただきます。

行コード商品名数量単位入数金額摘要

1

2

3

4

5

6121-8437 6121-8444 5603-9085 5112-6247 5113-9506

ゲルインキボールペン（キャップ式）黒１０本入りゲルインキボールペン（キャップ式）赤１０本入り KOKUYO ツインリングノート <グラシュー>ブルー KOKUYO ポケットノート <ツインリングとじ>緑 KOKUYO Ａ４チーブファイル <エコ>青(307X242X115 90) 以上５品目

10

10

50

50

30

ｾｯﾄ

ｾｯﾄ

冊

冊

冊

10

10

1

1

１

5,000

5,000

6,000

6,000

36,000

金額合計注文日納品日

¥58,000.- H23.4.23 H23.4.30

見本



４．ＣＯＳシステムの概要

４-１．開発概要

受注業務と出荷業務を対象としたＣＯＳ（カスタマー・オーダー・システム）を開発する。

ＣＯＳ（カスタマー・オーダー・システム）とは、受注業務においてインターネット・ショ

ッピング・サイトからのオンライン・ショッピングを可能し、注文からその商品をお届けする

までのリードタイムを短縮するために出荷業務の自動化を行うものである。また、ＣＯＳ（カ

スタマー・オーダー・システム）の開発にともなって必要な機能拡張も開発する。

「次世代ＣＯＳ」を以下のような２のフェーズで開発することになった。

フェーズⅠ：ＣＯＳパイロット・システムの開発と法人顧客へのサービス・イン

フェーズⅡ：グローバルへのサービス・イン

今回はフェーズⅠの「ＣＯＳパイロット・システム」の開発に着手する。

４-２．フェーズⅠの概要（フェーズⅡ以降は省略）

●ＣＯＳパイロット・システムは、法人お客様６００社を対象とし、インターネット・ショ

ッピング・サイトを大阪本社に立ち上げる。このフェーズにおけるＣＯＳパイロット・シス

テムでは、取り扱う商品は、従来の文具一般、ビジネス書籍に限定し、使用言語は日本語の

みとする。

●フェーズⅠの実施期間は、ＣＯＳパイロット・システムのサービス・イン後の１ｶ月間の評

価期間を含め７ｶ月半である。

●フェーズⅠには、インターネット・ショッピング・サイトの法人顧客へのサービス・イン

までとする。

４-３．ＣＯＳ開発の範囲

ＣＯＳパイロット・システムの開発は日本語をサポートし、以下の新規開発および機能拡張

を行う。また、サービス・イン後、システムを１ｶ月間にわたって評価する。

（１）新規開発

●ＣＯＳパイロット・システムの開発

・注文処理（インターネット・ショッピング・サイトからのオンライン・ショッピング）

・商品カタログの提示

・お客様の一連の注文手続き

・注文処理に対応する出荷処理の自動化

・顧客情報、受注情報、商品情報等の一元管理化



（２）機能拡張

●セキュリティ機能

・セキュリティ管理

●インフラストラクチャーの拡張

・ハードウェア、ソフトウェアの導入

・インフラストラクチャーの導入

（３）ＣＯＳの対象システムの構成図

ＣＯＳの対象となるのは５つのサブシステムで構成されるが、今回のフェーズⅠ「ＣＯ

ＥＳパイロット・システム」では、受注サブシステム（受注業務）と出荷サブシステム（出

荷業務）を対象となる。

４-４．ＣＯＳ(COS パイロット・システム)導入後のイメージ

（１）業務（サブシステム）関連図

大阪本社

東京営業所

福岡営業所

大阪本社

受注サブシステム

（受注業務）

出荷サブシステム

（出荷業務）

宅配業者

情報の流れ

商品の流れ

COS データベース

法人顧客

在庫商品

COS パイロット・システム



商品管理サブシステム

在庫管理サブシステム

COS

顧客管理

サブシステム



（２）ＣＯＳ導入後のシステム構成概要



４-５．開発に当っての留意点

弊社の最終ゴールは「ＣＯＳ総合ビジネスシステム」の構築であり、今回の「ＣＯＳパイロット・

システム」はその第一ステップである。その為、今後発生し得るビジネス環境の変化に追随できる

システム構築を考慮することが重要である。

ＣＯＳパイロット・システムの設計に当っては、業務が持つ特性を考慮したソフトウェア開発技法

を採用して設計を進めることにする。

（１）受注サブシステム

受注業務は、今後のビジネス環境の変化に追随して、顧客の拡販や取扱い商品の拡大、およ

びサービスの拡充が予想される。

その為、ソフトウェア開発技法としては「オブジェクト指向」技法を採用し、ビジネス環境

の変化に追随できるソフトウェア設計を行うものとする。

（２）出荷サブシステム

出荷業務は、手順的な処理を中心とした業務であり、今後のビジネス環境の変化に大きく左

右されることが少ないと考えられる。また、受注業務と比較して、ソフトウェアへの要求が把

握し易い点も挙げられる。

その為、初期段階（第一ステップ）のＣＯＳパイロット・システム設計において処理構造を

しっかりと設計することが望まれる。

今回は、ソフトウェア開発技法としては「構造化」技法を採用し、処理構造の設計に注力す

る。

サブシステムごとに異なるソフトウェア開発技法を採用するものの、共に保守性／拡張性及び性能

などの品質を十分に考慮した設計が望まれる。

COS パイロット・システム



商品管理サブシステム

在庫管理サブシステム

COS

顧客管理

サブシステム



<参考資料>

● 業務用語集

用語意味

注文商取引では、物品の調達を依頼する一般用語として用いられる。

受注

注文を受けることを「受注（じゅちゅう）する」という。

我が社（OGC）では、法人顧客からの注文を受注情報として管理している。

発注

注文を出すことを「発注（はっちゅう）する」という。

我が社（OGC）では、文具、書籍といった販売商品をメーカーや出版社から

仕入れる際に発注するといい、その処理を発注処理と呼んでいる。

与信

取引をして良い会社と取引をすると危険な会社を選別し、取引先毎に信用を

供与して、販売代金等の回収の確実性を高めること。

信用を与えた企業の管理（与信限度額を決め、その範囲内で取引を行う等）

をすることが与信管理であり、与信管理を略して「与信」と呼ばれている。

我が社（OGC）では、法人顧客の取引状況から捉えて、法人顧客ごとに与信

限度額を設定し、その範囲内で取引を行っている。

与信限度額

売掛金が発生する取引における回収可能な枠のこと。

この与信限度額は取引相手を調査して決定する。与信限度額の設定には、限

度額までは売掛金を気にせずに売り込めるというメリットがある反面、限度

額を超えそうだからと、販売にブレーキがかかってしまうデメリットがあ

る。

売掛金

企業間の信用取引によって生じる、売上の未収金のこと。

将来の現金の受け取りや支払を約束したもの。取引先の経営状態が悪化する

と回収できなくなる恐れがある。

引当

（在庫引当）

注文を受付けた時点（受注時点）で、商品の注文数を「予約」すること。

在庫引当処理は、実際の倉庫にある商品数ではなく、その時々の販売可能在

庫数（倉庫にある商品数：実在庫数から「予約」分を引いた数）を調べ、販

売可能かを確認し、可能な場合「予約」する。もし、注文数が販売可能在庫

数を超えていたときは、注文調整を行う。

我が社（OGC）でも、注文受付時点で在庫台帳での確認を行い、引当を実施

している。

出荷商品（荷物）が、自社から顧客や市場に向かって出ること。出荷した時点で

自社倉庫から荷物が引き落とされることになる。

倉庫から品物を搬出することを出庫という。

引落し

（在庫引落し）倉庫より出庫した数量分を在庫情報から引くこと。

集荷

出荷指示情報をもとに、お客様からの注文商品を、倉庫を回って集めること。

我が社（OGC）では、集荷した商品を注文ごとに梱包し、配送先別の指定場

所に置くまでを集荷と呼ぶ。

株式会社 Office Goody COS システム導入にあたってシステム要 … ·...

Documents

Transcript of 株式会社 Office Goody COS システム導入にあたってシステム要 … ·...

株式会社 Office Goody COS システム導入にあたって システム要 … ·...

Documents

Transcript of 株式会社 Office Goody COS システム導入にあたって システム要 … ·...

株式会社 Office Goody COS システム導入にあたってシステム要 … ·...

Transcript of 株式会社 Office Goody COS システム導入にあたってシステム要 … ·...