CARDIS Reynolds Dokumentation FORMEL 1 · Diese Option darf nur nach Rücksprache mit dem...

Version 380- / 288-05.04

Dokumentation FORMEL 1

CARDIS Reynolds CARDIS Reynolds

Anwenderdokumentation FORMEL 1 Version 380- / 288-05.04

Murnau, 15.08.2018 CARDIS Reynolds, 82418 Murnau Seite 2 von 14

INHALTSVERZEICHNIS

Wichtige Hinweise für diese Version ....................................................................................................... 4

Vorarbeiten Update ............................................................................................................................ 4

Schnittstellen ................................................................................................................................... 4

Allgemeine Hinweise ........................................................................................................................... 4

Neue Version ................................................................................................................................... 4

Hersteller ................................................................................................................................................. 6

ROVER .................................................................................................................................................. 6

Teiledaten einlesen ......................................................................................................................... 6

BMW Group ......................................................................................................................................... 7

Druck Einwilligungserklärung über ISPA Mobile ............................................................................. 7

Übernahme Festpreispaket ............................................................................................................. 7

Preisanfrage KSD ............................................................................................................................. 7

FORMEL 1 evolution ................................................................................................................................ 8

Allgemein ............................................................................................................................................. 8

Protokollierung Stammdaten .......................................................................................................... 8

Menüpunkt „DSGVO Schnittstellen-Dialog“ .................................................................................... 8

Auswertungen „FIBU-Fehlerliste“ ................................................................................................... 8

FORMEL 1 evolution TIME ....................................................................................................................... 9

Korrekturen ......................................................................................................................................... 9

Abteilungsübersicht ......................................................................................................................... 9

Eintritt Mitarbeiter .......................................................................................................................... 9

Änderungen ......................................................................................................................................... 9

Anlage Events .................................................................................................................................. 9

FORMEL 1 evolution Auftragsbearbeitung ............................................................................................ 10

Korrekturen ....................................................................................................................................... 10

Übernahme Texte aus ISPA / KSD ................................................................................................. 10

Übernahme Paket aus KSD / Rabattausweis ................................................................................. 10

Übernahme Paketpositionen ........................................................................................................ 10

Auftragseröffnung Garantie / Kulanz bei Holding ......................................................................... 10

Fahrzeugwarmeldung .................................................................................................................... 10

Potenzialverwaltung ...................................................................................................................... 10

Festpreiseingriffe ........................................................................................................................... 10

Auftragseröffnung bei Holding .......................................................................................................... 11

Allgemein ....................................................................................................................................... 11

Wichtiger Hinweis ......................................................................................................................... 11

Gutschrift erstellen ............................................................................................................................ 12

Hersteller RENAULT ....................................................................................................................... 12



Finanzbuchhaltung ................................................................................................................................ 13

DATEV ................................................................................................................................................ 13

Einlesen Kontenbezeichnungen .................................................................................................... 13

FORMEL 1 evolution FICO (SAP) ........................................................................................................ 13

Schnittstelle Finanzbuchhaltung ................................................................................................... 13

>9.11.2 Verwalten der Auftragsarten<.......................................................................................... 14

Einlesen Kontenbezeichnungen .................................................................................................... 14



WICHTIGE HINWEISE FÜR DIESE VERSION

VORARBEITEN UPDATE

SCHNITTSTELLEN

FORMEL 1 EVOLUTION Im Normalfall werden die Schnittstellen im Rahmen des Updateprozesses durch das System automatisch gestoppt und nach erfolgtem Update wieder gestartet.

FORMEL 1 CLASSIC Die Schnittstellen sind durch den Anwender im Vorfeld des Updates manuell zu stoppen und nach dem Update wieder zu starten.

ALLGEMEINE HINWEISE

NEUE VERSION

Mit diesem Update ändern sich die Versionen für FORMEL 1 evolution und FORMEL 1 classic wie folgt: FORMEL 1 evolution von 380-03.03 bzw. 380-05.03 auf 380-05.04. FORMEL 1 classic von 288-03.03 bzw. 288-05.03 auf 288-05.04.

VERWENDUNG Hersteller ROVER (RO): Bitte beachten Sie vor dem Update die erforderlichen Nacharbeiten (siehe hier) im Rahmen dieses Updates.

Wir empfehlen bereitgestellte Updates zeitnah / umgehend einzuspielen, da – außer den

nachfolgend beschriebenen Erweiterungen - immer Programmanpassungen im Rahmen der Qualitätssicherung / -verbesserung enthalten sind.

Vor dem Update ist eine FORMEL 1-Datensicherung durchzuführen.

Mit dem Hintergrund „Exklusivzugriff“ ist es empfehlenswert vor dem Update den Server neu zu starten.

Es darf kein Anwender angemeldet sein - das Update kann sonst nicht gestartet werden.

Während des Updatelaufes kann sich kein Anwender neu anmelden.



VERSIONSNUMMER Über die Versionsnummer des jeweiligen Updates ist u. a. auch ersichtlich, ob eine Dokumentation dafür im Internet verfügbar ist oder nicht. Hier sind die folgenden Varianten möglich:

Versions-Nr. endet auf "00“, z. B. 380-99.00 Dokumentation verfügbar. Dieses Update enthält umfangreiche Funktionsänderungen, z.B. Herstelleranforderungen und

Verbesserungen, Korrekturen.

Versions-Nr. endet auf "X0“, z. B. 380-99.20 Dokumentation verfügbar. Dieses Update enthält kleinere Funktionsänderungen und Verbesserungen, Korrekturen.

Versions-Nr. endet auf "X1“, "X2“, z. B. 380-99.21 Dokumentation nur in Ausnahmen verfügbar. Dieses Update enthält Qualitätsmaßnahmen (Korrekturen und Verbesserungen zur

Vorversion).

WARUM EXKLUSIVZUGRIFF? Sind in einem Update Dateiumbauten / Datenbankänderungen enthalten, ist es erforderlich, dass diese dem Updateprogramm exklusiv zur Verfügung stehen, um zu gewährleisten, dass dies korrekt erfolgen kann. Das Updateprogramm prüft vor dem Einspielen, ob diese Voraussetzung auf dem System gegeben ist.

Sind noch Benutzer angemeldet bzw. nicht alle Schnittstellen beendet, wird in einem Auswahlfenster darauf hingewiesen.

REIHENFOLGE Die Anzeige der zur Verarbeitung bereitstehenden Update-Dateien erfolgt jetzt nach Datum/Uhrzeit absteigend. Das Verarbeiten ist auch nur in dieser Reihenfolge möglich. Datenversorgungen werden dabei vor Programmupdates angezeigt.



HERSTELLER

ROVER

TEILEDATEN EINLESEN

Es wird der Pfad / Dateiname „trans/ro/MGR_FR20Master.txt“ beim Einlesen der Teiledaten vorgeblendet. Das Einlesen der Teiledaten wurde überarbeitet und an die aktuelle Satzstruktur / Rabattstruktur von Rover angepasst.

RABATTTABELLE HERSTELLER / ZUORDNUNG FORMEL 1 U. a. hat sich die Rabatttabelle des Herstellers geändert. Die Zuordnung zwischen FORMEL 1 und den Herstellerrabatten erfolgt nach dem folgenden Schema:

Discount Code

F1 Discount Code

F1

R0 100 ED 270

R1 110 EE 280

R2 120 EF 290

R3 130 LA 300

R4 140 LB 310

R5 150 LD 320

R6 160 LE 330

R7 170 LF 340

R8 180 MA 350

R9 190 MB 360

2E 200 MC 370

5F 210 MD 380

CA 220 SH 390

CC 230 SW 400

EA 240 WA 410

EB 250 WB 420

EC 260

Die dazugehörigen Rabattwerte sind den entsprechenden Mitteilungen des Herstellers zu entnehmen.

NACHARTBEIT

Wichtiger Hinweis: Nach dem Update auf die Version 380-05.04 ist direkt der Menüpunkt „Teilemanagement Aktualisieren Originalteilestämme“ durchzuführen. Dieser Vorgang benötigt Exklusivzugriff und ist daher unmittelbar nach dem Update durchzuführen. Die aktualisierten Teiledaten sind bereits auf dem System verfügbar.



BMW GROUP

DRUCK EINWILLIGUNGSERKLÄRUNG ÜBER ISPA MOBILE

Beim Druck eines Werkstattauftrags über ISPA mobile können direkt auch die Einwilligungserklärungen gedruckt werden.

VORAUSSETZUNG Beim Auftragsdruck werden nun die Datenschutzparameter im Menüpunkt >9.11.4< geprüft. Der Druck

erfolgt, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

1. Datenschutzdruck in Auftrag „J“

2. Gültigkeit in Anzahl Monate Gültigkeitszeitraum abgelaufen.

ÜBERNAHME FESTPREISPAKET

Die Kalkulation für Positionen, die Inklusiv Mehrwertsteuer gekennzeichnet sind und im Rahmen eines Festpreispaketes übernommen werden, erfolgt nun korrekt.

HINWEIS Diese Korrektur betrifft nur die Auftragsbearbeitung FORMEL 1 classic.

PREISANFRAGE KSD

Preisanfragen ohne Menge werden jetzt immer mit dem Preis EUR 0,00 beantwortet.



FORMEL 1 EVOLUTION

ALLGEMEIN

PROTOKOLLIERUNG STAMMDATEN

Die Protokollierung im Kundenstamm und in den EK- / VK-Daten des Fahrzeugstamms wurden in Bezug auf Performance überarbeitet.

HINWEIS Über den Eintrag „Bearbeiten Kundenstamm History“ im Kundenstamm bzw. „Bearbeitern EK-/ VK-History“ im Fahrzeugstamm kann die Protokollierung geöffnet werden. Es stehen dabei die folgenden Kriterien zur Verfügung:

1. Von Datum Vorbelegt mit dem 1. des aktuellen Monats. 2. Bis Datum Vorbelegt mit Tagesdatum. 3. Geändertes Feld Vorbelegt mit „Keine Auswahl“, somit „ALLE“. 4. Benutzer. Vorbelegt mit „Keine Auswahl“, somit „ALLE“.

Beim Öffnen der History erfolgt anhand der Vorbelegung sofort eine Anzeige der geänderten Daten, sofern hier Datensätze (Änderungen) vorhanden sind.

Über den Button „Suche starten“ kann der Suchvorgang nach den gefilterten Kriterien gestartet werden.

MENÜPUNKT „DSGVO SCHNITTSTELLEN-DIALOG“

Alle Felder wurden auf 60 Stellen erweitert.

AUSWERTUNGEN „FIBU -FEHLERLISTE“

Die Auswertung „FIBU-Fehlerliste“ wurde für den Sachverhalt „Buchung auf Differenzkonto“ angepasst. In der Spalte „Fehler“ werden nun immer folgende Felder nacheinander angedruckt:

1. Hersteller. 2. Filiale. 3. Erlösgruppe. 4. Erlösspalte. 5. Hinweistext

Anhand dieser Informationen ist es schnell möglich die fehlenden Konten in der Kontenzuordnung zu korrigieren.

BEISPIEL



FORMEL 1 EVOLUTION TIME

KORREKTUREN

ABTEILUNGSÜBERSICHT

Die Reihenfolge der Mitarbeiter in der Abteilungsübersicht wird nun korrekt gespeichert.

EINTRITT MITARBEITER

Beim unterjährigen Eintritt eines Mitarbeiters erfolgt die Abfrage, ob der Urlaubsanspruch angepasst werden soll. Wird dies mit „Ja“ beantwortet und die Korrektur gespeichert, kam es zu einem Fehler.

ÄNDERUNGEN

ANLAGE EVENTS

Es ist nun auch möglich rückwirkend Events anzulegen.



FORMEL 1 EVOLUTION AUFTRAGSBEARBEITUNG

KORREKTUREN

ÜBERNAHME TEXTE AUS ISPA / KSD

Die Übernahme von Textpositionen wurde korrigiert.

ÜBERNAHME PAKET AUS KSD / RABATTAUSWEIS

Bei der Paketübernahme wird nun das Kennzeichen „Rabatt ausweisen“ gesetzt, wenn für Positionen des Paketes Kalkulationen hinterlegt sind. Somit wird dieser Rabatt dann auch auf der Rechnung ausgewiesen.

HINWEIS Verdeckte Rabatte werden nicht auf der Rechnung ausgewiesen.

ÜBERNAHME PAKETPOSITIONEN

Die Übernahme von Paketpositionen erfolgt nun in der der Reihenfolge der Erfassung.

AUFTRAGSERÖFFNUNG GARANTIE / KULANZ BEI HOLDING

Es können jetzt wieder Aufträge für Garantie/Kulanz eröffnet werden, wenn die Mandantenzuordnung zwischen auftragseröffnender Filiale und Filiale im Fahrzeugstamm unterschiedlich sind.

VORAUSSETZUNG AUFTRAGSART Das Feld 14 „Folgeprogramm“ unter >9.11.2 Verwalten der Auftragsarten< hat den Wert

1. „5“ = „Garantie“. 2. „6“ = „Kulanz“.

FAHRZEUGWARMELDUNG

Hinterlegte Warnmeldungen werden nun korrekt angezeigt.

POTENZIALVERWALTUNG

Beim Schließen des Potenzialfensters kam es zu einem Fehler, wenn die Potenzialverwaltung über die

Funktion „Kompletten Auftrag anzeigen“ aus der History geöffnet wurde – dies ist korrigiert.

FESTPREISEINGRIFFE

Die Positionskalkulation von Festpreiseingriffen wurde korrigiert.



AUFTRAGSERÖFFNUNG BEI HOLDING

ALLGEMEIN

Ab der Version 380-05.04 ist es auch möglich interne Aufträge zu eröffnen, wenn die Mandantenzuordnung zwischen auftragseröffnender Filiale und Filiale im Fahrzeugstamm unterschiedlich sind. Die Auswahl der Kontenart ist bei diesem Fall allerdings beschränkt „Kostenkonten“.

HINTERGRUND Die Auswahl „EK-Erhöhend“ steht nicht zur Verfügung, da es sonst zu Bestandswerten in Mandant 1 kommen würde, das Fahrzeug bestandsmäßig aber in Mandant 2 ist. Da es sich bei den Mandanten um rechtlich getrennte Firmen handelt, sind für den Fall „EK-Erhöhung“ externe Rechnungen zu schreiben, die dann im Zielmandaten bestandswirksam zu buchen sind.

WICHTIGER HINWEIS

Die Verwendung dieser Möglichkeit hängt immer von den Prozessen und Vorgaben des jeweiligen Autohauses ab. Gedacht ist diese Möglichkeit u. a. für die folgenden Geschäftsvorfälle:

1. Fahrzeug ist im Eigentum von Mandant 1, hierzu gehören Filiale 1,2,4. 2. Fahrzeug ist im Besitz von Mandant 2, hierzu gehören Filiale 3,5. 3. Folgende Geschäftsvorfälle sind denkbar:

a. Fahrzeug wird soll durch Mandant 2 gereinigt werden und diese Kosten sollen nicht an Mandant 1 verrechnet werden.

b. Fahrzeug wird am Standplatz Mandant 2 beschädigt und Kosten sind durch Mandant 2 zu tragen.

Diese Art der Abrechnung darf nur gewählt werden, wenn diese Art der Kostenzuordnung, also auf einen anderen Mandanten als den Eigentümer, gewollt ist.



GUTSCHRIFT ERSTELLEN

HERSTELLER RENAULT

Um Steuern zu können, ob Gutschriften im Rahmen der EDR-Ausgabe an RENAULT gemeldet werden, wurde die Maske zum Erstellen von Gutschriften um das Feld „Gutschrift an RENAULT melden“ erweitert:

Beispielansicht

Beim Öffnen der Maske ist diese Option nicht gesetzt, so dass in den Fällen, in denen eine Übertragung an RENAULT gewünscht ist, der Anwender diese setzen muss. Im weiteren Verlauf wird diese Option dann auch nochmal angezeigt:

Beispielansicht



FINANZBUCHHALTUNG

DATEV

EINLESEN KONTENBEZEICHNUNGEN

Die importierten Kontenbezeichnungen werden nun auch in folgenden Programmen angezeigt:

1. Auftragsbearbeitung. 2. >9.11.2 Verwalten der Auftragsarten<. 3. Erlösgruppen / Kontenzuordnung.

FORMEL 1 EVOLUTION FICO (SAP)

SCHNITTSTELLE FINANZBUCHHALTUNG

Das Register „Parameter F1 Fico“ im Menüpunkt „Tagesabschluss Schnittstelle Finanzbuchhaltung“ wurde um 2 Punkte erweitert.

1. Ausgabe BS aus Auftragsart. 2. AT Steuer neu

Beispielansicht

AUSGABE BS AUS AUFTRAGSART Über diese Option kann festgelegt werden, ob die erweiterten Informationen aus der Auftragsart übergeben werden (siehe hier).

Wichtiger Hinweis Diese Option darf nur nach Rücksprache mit dem jeweiligen SAP Partner geändert werden, da damit das Ausgabeformat der Buchungen geändert wird.



AT STEUER NEU Über diese Option kann die Art der Verbuchung der AT-Steuer festgelegt werden.

Wichtiger Hinweis Diese Option darf nur nach Rücksprache mit dem jeweiligen SAP Partner geändert werden, da damit die Verbuchungslogik grundsätzlich verändert wird.

>9.11.2 VERWALTEN DER AUFTRAGSARTEN<

Bei Einsatz von FORMEL 1 evolution FICO können pro Auftragsart auf der 2. Seite im Feld 8 „BS SAP (mit / ohne Mwst)“ 2 zusätzliche Schlüssel erfasst werden. Bei der Übergabe der Daten an die Finanzbuchhaltung wird dann geprüft, ob der Auftragskopf als steuerpflichtig bzw. steuerfrei geschlüsselt ist und es wird dann der hinterlegte Schlüssel den Einzelbuchungen als weiteres Feld hinzugefügt. Es handelt sich nicht um den tatsächlichen Buchungsschlüssel, sondern dient nur als zusätzliche Information, z. B. zur Unterscheidung der steuerfreien Sachverhalte, die durch die Schnittstelle beim Import ausgewertet werden kann. Für spezielle Buchungsvorgänge sind in FORMEL 1 diverse Schlüssel fest hinterlegt, die dann anstelle des in der Auftragsart hinterlegten Wertes übergeben werden.

EINLESEN KONTENBEZEICHNUNGEN

Die importierten Kontenbezeichnungen werden nun auch in folgenden Programmen angezeigt:

1. Auftragsbearbeitung. 2. >9.11.2 Verwalten der Auftragsarten< 3. Erlösgruppen / Kontenzuordnung.

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