Catalog Content Management - JAGGAER · Benutzer: Benutzername der für den WebProxy verwendet...

Catalog Content Management

Dokumentation

Version 2.12

Dezember 2017

Produktmanagement

JAGGAER Austria GmbH | A-1100 Wien, Wienerbergstraße 11, Vienna Twin Towers, Turm B

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Geschäftsführer: Thomas Dieringer | Reg.NR.: FN 64149m | UID-Nr.: ATU42754907

CCMT Dokumentation | 2 von 23

Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung ........................................................................................................................ 3

1.1 Netzwerk Anforderungen .............................................................................................. 3

2. Catalog Management Prozess ................................................................................................ 4

2.1 Katalog-Einladung ...................................................................................................... 4

2.2 Start der Applikation ................................................................................................... 5

2.2.1 Einstellungen ................................................................................................. 6

2.3 Hauptseite ............................................................................................................... 7

2.4 Schritt 1 – Datei(en) auswählen ...................................................................................... 8

2.4.1 Katalog/Bilder auswählen .................................................................................. 8

2.4.2 Validierungsregeln .......................................................................................... 10

2.5 Schritt 2 – Excel Mapping ............................................................................................. 11

2.6 Schritt 3 - Importieren ................................................................................................ 13

2.7 Katalogdetails - Übersicht ............................................................................................ 15

2.8 Katalog Upload ......................................................................................................... 19

2.9 Online und Offline Modus ............................................................................................. 21

2.10 Fehlerreport senden .................................................................................................. 21

3. CCMT Update Installieren ....................................................................................................22

3.1 Update von Version 1.6 (oder älter) ................................................................................ 22

4. Release Notes ..................................................................................................................23

4.1 Version 2.7.12.21 ...................................................................................................... 23






1. Einleitung

Das Catalog Content Management Tool (kurz: „CCMT“) ist eine Applikation, die dem Upload von eProcurement

Katalogen dient. Es macht es Lieferanten noch einfacher, Kataloge hochzuladen und den Einkäufern im benötigten

Format zur Verfügung stellen. Das Tool bietet einen Überblick über alle Kataloge, die von den Lieferanten neu

hochgeladen oder aktualisiert werden müssen bzw. jene, die vom Einkäufer angefragt wurden. Für den Einstieg

benötigt der User benötigt lediglich sein bestehendes POOL4TOOL Login und Passwort, es ist keine erneute

Registrierung erforderlich.

1.1 Netzwerk Anforderungen

Folgende Netzwerk Anforderungen müssen erfüllt werden (betrifft alle Versionen ab 1.6):

▪ HTTPS (Port 443) zu www.pool4tool.com (bzw. dem POOL4TOOL System welches Sie verwenden und

welches in den Einstellungen bei der “Access URL” eingestellt wurde)

▪ SMTP auf Port 587 zu smtp.sendgrid.net (das CCMT funktioniert auch wenn SMTP nicht verfügbar ist,

kann allerdings dann keine Support E-Mails an uns senden)

Falls Sie einen WebProxy verwenden wollen:

▪ HTTPS zu Ihrem WebProxy für den eingestellten Port (Einstellungen Proxy URL, Port)

▪ HTTPS (Port 443) von Ihrem WebProxy zu www.pool4tool.com (bzw. dem POOL4TOOL System welches

Sie verwenden und welches in den Einstellungen bei der “Access URL” eingestellt wurde)

▪ Der verwendete WebProxy muss HTTPS unterstützen

http://www.pool4tool.com/

http://smtp.sendgrid.net/

http://www.pool4tool.com/






2. Catalog Management Prozess

2.1 Katalog-Einladung

Wird vom Einkäufer ein neuer Katalog/eine neue Katalogversion angefordert, erhält der Benutzer ein

Benachrichtigungsemail, das die wichtigsten Informationen enthält:

▪ Kundenname

▪ Katalogname

▪ Validierungsregeln (siehe dazu unten 2.4.2)

▪ Link zur Applikation

Beispiel für eine Katalogeinladung:






2.2 Start der Applikation

Zunächst muss der User die Applikation unter https://www.pool4tool.com/ccmt/de.html herunterladen. Die

Applikation ist in einem .zip File verpackt. Sowohl die darin befindlichen Dateien, als auch die Unterordner müssen

entpackt und auf einem lokalen Laufwerk in einem Ordner gespeichert werden.

Achtung: Das Programm „POOL4TOOL CCM.exe“ muss vom Ordner wo es gespeichert wurde aufgerufen werden – ein

Starten direkt aus der .zip Datei ist nicht möglich!

Wird das Programm gestartet, bekommt der User die folgende Eingabemaske in die Username und Passwort

eingegeben werden müssen (Ihr POOL4TOOL Benutzername und Passwort):

Die Login Informationen entsprechen jenen des POOL4TOOL Lieferantenportals. Damit Username und Passwort nicht

bei jedem Einstieg neu eingeben werden müssen, gibt es eine „Login merken“ Checkbox.

https://www.pool4tool.com/ccmt/de.html






2.2.1 Einstellungen

Unter Einstellungen können Sie ein Formular aufrufen in dem Sie den Zugangspunkt des verwendeten POOL4TOOL

Systems einstellen können, sowie einen WebProxy konfigurieren können.

Server Einstellungen:

▪ Zugangs URL: URL des zu verwendenden POOL4TOOL Systems. Hier kann z.B. ein Inhouse- oder

Testsystem angegeben werden. Soll das bei POOL4TOOL gehostete Standardsystem verwendet werden

muss “https://app.pool4tool.com/“ als Zugangs URL eingegeben werden

▪ SSL Überprüfung Übergehen: wenn markiert, werden alle Fehler bei der Überprüfung des SSL

Zertifikates ignoriert

Proxy Einstellungen:

Soll ein WebProxy verwendet werden so kann dieser hier angegeben werden. Ist das URL Feld leer so wird kein

WebProxy verwendet.

▪ URL: URL des zu verwendenden WebProxy, als IP Adresse (z.B. 192.168.0.99) oder Hostname (z.B.

webproxy1.intern). Es darf kein Protokoll-Prefix (https:// etc.) angegeben werden.

▪ Port: Port des zu verwendenden WebProxy (z.B. 8080)

▪ Benutzer: Benutzername der für den WebProxy verwendet werden muss (kann leer bleiben, wenn kein

Benutzername/Passwort notwendig ist)

▪ Passwort: Passwort das für den WebProxy verwendet werden muss (kann leer bleiben, wenn kein

Benutzername/Passwort notwendig ist)

▪ Standardeinstellungen wiederherstellen: Entfernt die Konfigurationsdaten des WebProxy

Durch Drücken der Schaltfläche OK können die Daten übernommen werden.






2.3 Hauptseite

Nachdem sich der User eingeloggt hat, kommt er zur Hauptseite der Applikation.

Beim ersten Einstieg entspricht die ausgewählte Sprache jener, die für den Benutzer in POOL4TOOL hinterlegt ist. Die

Sprache kann jederzeit über „Einstellungen“ verändert werden.

Im oberen Bereich der Seite befinden sich vier verschiedene Buttons:

▪ Home: zurück zur Hauptseite

▪ Einstellungen: Spracheinstellungen, auf Katalogaktualisierungen prüfen

▪ Abmelden: von der Applikation abmelden

▪ Excel: Lädt die Excelvorlage für den Katalogupload hinunter

▪ i (Infobutton): Öffnet die Dokumentation des Tools in einem Browserfenster






Die Buttons „Home“ und „Einstellungen“ sind auf allen Screens verfügbar, „Abmelden“ hingegen nur auf der

Hauptseite.

Auf der Hauptseite sieht der User sämtliche Kataloge, die der Kunde angefragt hat, sowie:

▪ Version

▪ Status

▪ Anforderungsdatum

▪ letzte Änderungsdatum

Ein Katalog kann einen der folgenden Status haben:

▪ Leer: der Katalog wurde zum ersten Mal angefragt

▪ Update: der Katalog wurde schon mind. einmal hochgeladen und jetzt wird ein Update angefragt

▪ Import: der Katalog wird gerade in die Applikation importiert

▪ Mit Fehlern importiert: der Katalog wurde in die Applikation importiert und es wurden Fehler gefunden

▪ Ohne Fehler importiert: der Katalog wurde in die Applikation importiert und es wurden keine Fehler

gefunden

▪ Upload in Bearbeitung: der Katalog wird in die Applikation hochgeladen

▪ Genehmigung in Bearbeitung: Katalog wird derzeit nach POOL4TOOL übertragen

▪ Warte auf Genehmigung: der Katalog befindet sich im Stagingbereich des Kunden. Solange der Kunde

den Katalog nicht freigegeben hat, bleibt der Status „Warte auf Genehmigung“ und der Lieferant kann

keine neue Katalogversion hochladen

▪ Genehmigt: der Katalog wurde vom Kunden genehmigt. Der Lieferant kann eine neue Katalogversion

hochladen

▪ Abgelehnt: der Katalog wurde vom Kunden abgelehnt. Der Lieferant kann eine neue Katalogversion

hochladen

In der Menü-Spalte befindet sich ein Stift-Icon, mit dem der User einen Katalog bearbeiten kann. Mit einem Klick auf

den Stift kommt der User sofort zum Import-Bereich, in dem das Format des Katalogs festgelegt werden muss.

Abhängig vom ausgewählten Format ist das Hochladen eines Katalogs ist in drei (Excel Format) bzw. zwei (BMECat

Format) Schritte unterteilt.

2.4 Schritt 1 – Datei(en) auswählen

2.4.1 Katalog/Bilder auswählen

Katalog und Bilder müssen getrennt hochgeladen werden.

Abhängig vom Typ der Katalogdatei, die hochgeladen werden soll, muss das Format aus dem Dropdown Menü

ausgewählt werden – BMECat oder Excel (unterstützt werden BMECat 1.2 und 2005, xls und xlsx). Anschließend muss

unter „Upload des Katalogs“ die entsprechende Katalogdatei selektiert werden.






Sollen zu einem Katalog auch entsprechende Bilder bzw. Datenblätter hochgeladen werden, kann der User unter

„Bilder Struktur“ entweder Bilder/Datenblätter in einem Ordner oder aber auch eine *.zip Datei auswählen (Achtung:

es wird nur das Format .zip unterstützt). Folgende Bildformate werden unterstützt: *.tif, *.jpeg, *.jpg, *.png.

Wird als Katalogformat „Excel“ ausgewählt, muss die Excel Datei über eine Bilder-/Datenblattspalte verfügen, die den

Dateinamen des dazugehörigen Bilds/Datenblatts enthält. Nur so können die richtigen Bilder/Datenblätter mit den

dazugehörigen Artikeln verbunden und importiert werden.






2.4.2 Validierungsregeln

Der Einkäufer hat die Möglichkeit bestimmte Regeln für den Katalogimport zu definieren, die beim Import des

Katalogs berücksichtigt werden müssen, Beispielsweise welche Formate beim Upload zu beachten sind.

Diese sogenannten Validierungsregeln sind im ersten Schritt (sowie in der Katalogeinladung) genau aufgelistet, sodass

der User sofort erkennen kann, an welche „Formvorschriften“ er sich halten muss.

Die Einhaltung dieser Validierungsregeln wird beim Katalogimport vom System überprüft. Sollte die hochgeladene

Datei nicht den vorgegebenen Regeln entsprechen, gibt das System für alle fehlerhaften Artikel eine Fehlermeldung

aus. Die Daten können nicht importiert werden, bevor die Fehler nicht korrigiert wurden (z.B. der Einkäufer verlangt

die eClass Version 5.1, der Katalog hat aber Version 4.1.).






Sobald der User alle erforderlichen Dateien hochgeladen hat, kann er zum nächsten Schritt weitergehen. Handelt es

sich bei der Katalogdatei um ein Excel, muss er auf „Schritt 2: Excel Mapping“ klicken.

Wurde als Format BMECat ausgewählt, wird das Excel Mapping nicht benötigt und der User geht gleich zu „Schritt 3:

Importieren“.

2.5 Schritt 2 – Excel Mapping

Der zweite Schritt ist nur dann verfügbar, wenn als Format „Excel“ ausgewählt wird und dient der Zuordnung der

Daten aus den einzelnen Excel-Spalten zu den richtigen Feldern in POOL4TOOL.






Die tabellarische Auflistung ist in drei Bereiche unterteilt.

Links sind alle Excel-Spalten aufgelistet, in der Mitte befinden sich Dropdown Felder, die alle POOL4TOOL vorhanden

Felder beinhalten. Nun muss pro Excel Spalte das passende „Zielfeld“ aus der Dropdown-Liste ausgewählt werden,

damit die Werte aus dem Excel auch an die richtige Stelle in POOL4TOOL gelangen. In der ganz rechten Spalte werden

Beispielwerte angezeigt, die aus dem Katalog-Excel ausgelesen wurden, damit der User die Richtigkeit der Felder

überprüfen kann.

Das Excel Mapping wird lokal gespeichert und muss daher pro Katalog nur einmal eingestellt werden.

Folgende Felder stehen für das Mapping zur Verfügung:

▪ Anzahl Mengeneinheit pro Bestelleinheit

▪ Artikelname

▪ Beschreibung

▪ Bestelleinheit

▪ Datenblatt - Datenblätter werden wie Bilder hochgeladen

▪ eClass

▪ Eigenschaftsname – für Customizing-Felder, Feldname

▪ Eigenschaftswert - für Customizing-Felder, Feldwert

▪ Einkäufer Artikelnummer

▪ Einkäufer Warengruppe






▪ Europäische Artikelnummer

▪ Gefahrenstoffe-Typ – für Gefahrenstoffe, Gefahrentyp

▪ Gefahrenstoffe-Wert – für Gefahrenstoffe, Gefahrentyp

▪ Hersteller Artikelnummer

▪ Herstellername

▪ International ArtikelID

▪ Kategorie - bei mehreren (Unter)Kategorien muss für jede Kategorie dieses Feld ausgewählt werden

▪ Kurzbeschreibung

▪ Lieferanten Artikelnummer – Achtung: Die Lieferanten Artikelnummer muss unbedingt vorhanden und

gemappt werden – andernfalls kann der Katalog nicht importiert werden

▪ Lieferzeit

▪ Mengeneinheit

▪ Mengenintervall

▪ Mindestbestellmenge

▪ Normales Bild - bitte für Bilder auswählen!

▪ Preis

▪ Preismengeneinheit

▪ Staffelmenge

▪ Staffelpreis

▪ Synonyme und Schlagwörter

▪ Umsatzsteuer

▪ UNSPSC

▪ Währung

Sind alle Excel Felder gemappt, kann der User zu Schritt 3 gehen.

2.6 Schritt 3 - Importieren

Im dritten Schritt werden sämtliche Daten (Katalogdaten und Bilder) schließlich überprüft und in das Tool

hochgeladen. Dieser Schritt ist für BMECat und Excel gleich. Mit einem Klick auf “Validierung & Import” wird der

Importprozess gestartet.

Hat der User keine Bilder ausgewählt, erhält er die folgende Warnung:






Diese Warnung soll dem User bewusstmachen, dass Bilder nach dem Datenimport nur noch einzeln hochgeladen

werden können, was mit einem großen Aufwand verbunden sein kann. Wird die Warnung mit “Ja” bestätigt, beginnt

der Import. Klickt der User auf “Nein” kann er den entsprechenden Bilderordner auswählen, anschließend werden die

Daten importiert.

Eine Progress-Bar oben links zeigt den Import-Fortschritt an und auch wieviel Zeit für den Import der Datei benötigt

wurde.

Treten beim Import Fehler auf, werden diese im nächsten Schritt aufgelistet. Die Auflistung erfolgt in Echtzeit, d.h.

sobald das System einen Fehler erkennt, erscheint er, inklusive Fehlerbeschreibung, in der Liste. Eine Statusleiste

unten links zeigt an, wie viele Fehler und Warnungen gefunden wurden.

Grundsätzlich unterscheidet das System zwei Arten von Fehlerbeschreibungen:

Fehler: ein Pflichtfeld wurde nicht befüllt. Der User kann den Import nicht durchführen, bevor das Pflichtfeld nicht

befüllt wurde






Warnungen: es wurden keine Bilder hochgeladen. Es handelt sich lediglich um einen Hinweis, der Import kann

trotzdem durchgeführt werden

Die Tabelle zeigt lediglich die ersten 1000 Fehlereinträge. Die Liste kann allerdings sortiert werden (nach Warnungen

bzw. Fehlern). In der „Status“ Spalte zeigt an, ob es sich um einen Fehler, eine Warnung oder beides handelt. Mit

„Report exportieren“ kann ein Report mit sämtlichen Fehlern als Exceldatei heruntergeladen werden.

Um Fehler/Warnungen zu korrigieren, hat der User zwei Möglichkeiten:

▪ Er korrigiert den/die Fehler direkt in seiner Excel Datei und lädt die geänderte Version nochmals hoch

▪ Er korrigiert die Fehler/Warnungen einzeln direkt im Tool

Um Fehler direkt im Tool zu korrigieren, muss der User doppelt auf die Fehlerbeschreibung klicken. Dadurch öffnen

sich die Detaildaten des Artikels.

Sobald der fehlende Eintrag hinzugefügt und die Änderung gespeichert wurde, verschwindet dieser Fehler aus der

Liste. Wenn alle Fehler behoben wurden, kann der User auf „Katalogdetails“ klicken.

2.7 Katalogdetails - Übersicht

In den Katalogdetails sieht der User seinen kompletten Katalog inklusive Struktur. In diesem Bereich kann er noch

letzte Änderungen vornehmen, bevor der Katalog endgültig hochgeladen wird.






Auf der linken Seite befindet sich die komplette Katalogstruktur. Auf der rechten Seite sind sämtliche Artikel des

Katalogs aufgelistet. Mit Hilfe der Symbole in der Menüspalte können die Artikel angesehen, editiert und gelöscht

werden.

Um die Details des Artikels zu sehen, muss der User auf das Ordner-Symbol drücken:






Zur Bearbeitung eines Artikels befindet sich in der Menüspalte ein Stift Symbol:






Einzelne Artikel können mit dem „X“ in der Menüspalte gelöscht werden:

Mehrere Artikel gleichzeitig können mittels Anhaken der Checkbox und dem „Löschen“ Button gelöscht werden.

Sollen mehrere Artikel gleichzeitig editiert werden, gibt es dafür den Button „Massenänderung“:






2.8 Katalog Upload

Wenn der User keine Änderungen mehr vornehmen muss bzw. alle Änderungen im Katalog abgeschlossen sind, kann

der Katalog endgültig importiert werden.

Als letzten Schritt muss der User auf den Button „Upload“ klicken, danach kommt er wieder auf die Einstiegsseite.






Damit ist der Katalogupload-Prozess abgeschlossen. Die Applikation schickt nun die Katalogdaten an POOL4TOOL und

der Status des Katalogs ändert sich. Erst wenn die Daten am POOL4TOOL Server liegen, erhält der Katalog den Status

„Synchronisiert“ und ist für den Einkäufer sichtbar.

Soll der Katalog doch nicht hochgeladen werden, kann der Import mit „Abbrechen“ abgebrochen werden. Der User

kann nun über die Einstiegsseite wieder mit dem Import eines Katalogs beginnen.






2.9 Online und Offline Modus

Das Catalog Content Management Tool funktioniert sowohl offline als auch online. Um einen Katalog allerdings

hochzuladen, muss das Tool mit dem Internet verbunden sein (der Import des Katalogs kann jedoch offline erfolgen).

Sollte der User während eines Imports seine Internetverbindung verlieren, bleiben die Daten erhalten. Sollte die

Internetverbindung unterbrochen werden, wenn der Katalog gerade auf den POOL4TOOL Server hochgeladen wird,

wird der Upload automatisch wieder fortgesetzt, sobald die Internetverbindung wiederhergestellt ist.

2.10 Fehlerreport senden

Sofern Sie die Netzwerkanforderungen für SNMP erfüllen (siehe Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden

werden.) können Sie einen Fehlerreport an unseren Support schicken – bitte tun Sie das, wenn Sie dazu aufgefordert

werden. Um dies zu starten, machen Sie einen Rechtsklick im Bereich des POOL4TOOL Logos und wählen Sie im Menü

„Fehlerreport senden“ aus.

Die Nachricht “Das Email wurde erfolgreich versendet“ wird angezeigt, wenn dies funktioniert hat.






3. CCMT Update Installieren

CCMT führt selbständig automatisierte Updates aus, wenn eine neue Version verfügbar ist, bzw. weist im Falle eines

optionalen Updates den Benutzer darauf hin.

Im Falle das ein zwingendes Update verfügbar ist, wird dies nach dem Start des Tools angezeigt. Klicken Sie bitte OK

um dieses zu starten, und warten Sie darauf bis CCMT neu gestartet wird.

Im Fall eines verfügbaren optionalen Updates wird dies nach dem Start des Tools in der Statuszeile angezeigt. Sie

können dann im Menü Einstellungen Auf Aktualisierungen überprüfen auswählen um das Update zu starten.

3.1 Update von Version 1.6 (oder älter)

Im Fall, dass Sie die Version 1.6 von CCMT verwenden funktioniert das automatische Update nicht. In diesem Fall

müssen Sie ein spezielles Updatepaket anfordern und die Installation manuell durchführen:

1. Laden Sie die Datei CCMT_Update_From_1.6_To_v.y.m.d.zip herunter und speichern Sie diese auf einem

lokalen Laufwerk

2. Extrahieren Sie die Inhalte der Zip-Datei in das Verzeichnis Ihrer bestehenden CCMT Installation (dies könnte

z.B. c:\ccmt\ sein, worin sich ein Ordner „res“ und eine Datei „POOL4TOOL CCM.exe“ befinden muss – falls

noch andere Datei sich darin befinden macht dies nichts).

3. Nachdem Sie das Paket in das Verzeichnis extrahiert haben, sollten Sie einen Ordner „Update“ und eine Datei

mit dem Namen „Updater.exe“ darin sehen.

4. Jetzt starten Sie bitte das Programm Updater.exe (Doppelklick darauf) und warten Sie bis das Update

abgeschlossen ist (sie sollten ein „DOS“ Fenster mit Text sehen). Wenn das Update abgeschlossen ist wird

CCMT automatisch neu gestartet.






4. Release Notes

4.1 Version 2.7.12.21

• Problem des mehrfach angezeigten Update Fensters wurde behoben (#IN025437)

• Behebung mehrerer Probleme mit der Überprüfung von Pflichtfeldern (#IN028172, #IN029460)

• Verbesserte Bearbeitung von Staffelpreisen (#ZEN-40575)

• Behebung der Probleme mit automatischen Updates (#IN028797)

• Behebung eines Problems mit nicht dargestellten Validierungsregeln (#IN029461)

• Verbesserung der Vorauswahl und Speicherung der Spracheinstellungen (#IN028936)

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