Wertschöpfung oder notwendiges Übel –die Dokumentation im FM

praktische Umsetzung der GEFMA 198

Claus Biedermann – EBCsoft GmbH

Der Referent

Dipl. Ing. Claus Biedermann‐Geschäftsführer‐

Studium Energietechnik TH Leipzig 1990‐95Gründer und Geschäftsführer EBCsoft seit 2006

Projekte: ‐ Entwicklung Energiemanagement als Software und Dienstleistung‐ Berater im Bundesministerium für Verteidigung‐ Audits für Gebäudeautomation‐ IT‐Sicherheitskonzepte‐ Interdisziplinärer Datenaustausch im FM

GEFMA  – Arbeitskreis Dokumentation im FM  GEFMA 198‐ Arbeitskreis elektronischer Datenaustausch im FM

FM‐Informationsdienstleister

Die Vielzahl von Schnittstellen fordert ganzheitliches Tun!

Kurzeinführung in GEFMA 198

• Erschienen 08‐2012• Anleitung zur Organisation und Gliederung der FM‐

Dokumentation• Basis:  vorhandene Normen und Richtlinien (DIN 276, 

GEFMA 200, 922 etc.• Ansatz:  Lebenszyklusübergreifende Struktur und Weg der 

Dokumentation durch Definition von Verantwortlichen und Darstellung der Beziehungen zwischen Objekten, Prozessen und Beteiligten

• Ziel: Konkrete Aufgabenstellungen für Doku, Reduzierung von Duplikaten und ungültigen 

Dokumenten,  Nachvollziehbarkeit und Zugriffe

Der erste ist der schwerste Schritt

Phase 1:  Die Erkenntnis

Wer suchet, der findet…

• Verzeichnisstrukturen• Listen• Archive• Projekträume…• Alpträume

Ausgangssituation

• Dateiablage in Verzeichnisstruktur• FM‐Team aus 7 Mitarbeitern• ReGIS im Einsatz• CAFM implementiert (wenig genutzt)• 2 Service Anbieter• Webportal für Störmeldungen im Einsatz

Anlass: • Reorganisation der FM‐Prozesse• Reduzierungsanforderung der Daten im IT‐Netz durch IT

Das Ausmaß ist klar

Phase 2:   Analyse der Doku nach Struktur und Organisation

Wo anfangen – wie weit gehen?

1. Herausfinden, wie die Mitarbeiter dokumentieren (Daten speichern)1. Dateiverzeichnisse2. Dateibezeichnungen3. Archivierung4. Suchkriterien

2. Entwicklung einer Matrix „Suchkriterien“ und Abfrage dieser

Datum in Dateinamen

Verzeichnisnamen als Jahresscheiben

Datumangaben in Dateinamen

Beispiel:

Ursprungsformat: einheitliches Format:

120802_Abnahmeprotokoll.pdf 20120802_Abnahmeprotokoll.pdf

12-08-02_Abnahmeprotokoll.xls 20120802_Abnahmeprotokoll.xls

12_08_02_Abnahmeprotokoll.doc 20120802_Abnahmeprotokoll.doc

Analyse Dateiablage

• Verzeichnisstrukturen bis zur 4. Ebene analysiert– Vermischung aus objektorientierter, prozessorientierter und 

zeitbezogener Ablagestruktur– Kein definiertes Archivierungssystem

• Vergleich der Struktur mit GEFMA 198

Umziehen in die neue Ordnung

Phase 3:  Festlegung der Struktur und Zugriffe / Verantwortlichkeiten und Neuordnung der Dokumente

Relevante Prozesse festlegen

Die Prozesse nach GEFMA 200 werden ausgewählt 

und wenn relevant, in die Dokustruktur eingebunden.

Verzeichnisse anlegen ‐ Tool

Mit dem Klick auf den Button „Verzeichnisstruktur anlegen“(unter Reiter „Add-Ins“ > Auswahlliste „EBCsoft“) wird die bearbeitete Ordnerstruktur aus der Excelliste übernommen und im Windows-Explorer angelegt.

SOLL Struktur 

Die Verzeichnispfade werden angelegt. Basis bildet die Liste „Dokumentationsstruktur“

Es wird vorerst eine 3 stufige Hierarchie angelegt. 

Im Kap F und G erfolgt eine 4‐stufige Gliederung

Reorganisation von Dateien

• In Ordnern, Paketen oder einzeln werden Dateien in die neue Struktur verschoben und dabei bei Bedarf codiert.

VorschauVorschauZuweisungZuweisung

CodierungCodierung

Nutzen und Nutzung

Phase 4:  praktische Anwendungsfälle ‐ Baudokumentation 

Verantwortung des Bauherrn

• Falsche / unzureichende Anforderungen….3‐fach in Papier und auf Datenträger…

• Inhaltliche Prüfung fehlt

• Wert der Dokumentationwird nicht erkannt

• Honorierung nicht definiert

Verantwortung der Planer

• Austausch von Plänen und Ständen mit Koordination durch den Architekten

• Unterschiedliche Tools• Versionen und Varianten nicht synchron• Projektraum erkennt keine inhaltlichen Abweichungen

Architekt

StatikerStatiker Fachplaner 1Fachplaner 1 Fachplaner 2Fachplaner 2 Fachplaner nFachplaner n

Datenübergabe in den Betrieb

• CAD‐Pläne  meist individuelle Layer und Inhalte• Anlagenbeschreibung meist Kopien des Herstellers• Anlagenschemen oft Planungsstände 

• Umfang nach VOB nicht 100% FM‐tauglich ! 

• SOLL  GEFMA 198

INVESTOR PLANER BAUUNTER‐NEHMER

FACILITY‐MANAGER

Beispiel Übergabe von Bau in Betrieb

Informationsbedarf versus Informationspflicht

Sicht auf DokumentationDie unterschiedlichen Rollen im Dokumentationsprozess bestimmen die inhaltlichen und qualitativen Anforderungen 

Rolle Beteiligte Inhalt Qualität

Auftraggeber Investor, Bauherr kostenorientiert, grob niedrig

Planer Architekt, Planer technisch, funktional mittel

Ausführender Errichter, Dienstleister fachspezifisch detailliert hoch

Betreiber Facility Manager durchgängig detailliert hoch

Nutzer Mieter, Käufer Verfügbarkeit, Funktion  Niedrig

Pflichtenmatrix

Die Objektarten und die jeweils relevanten Attribute sind zu definieren. Die zu übergebenden Informationen werden anhand folgender Aspekte in einer Matrix ab‐gebildet.

Lebenszyklusphase,Prozess,Gewerk/ Anlagentyp,Beteiligte

Pflichtenmatrix

Entsprechend GEFMA 198 Teil 2 erhält man eine Liste von notwendigen Dokumenten für einen konkreten Fall. (z.B. Betrieb von techn. Anlagen mit Errichter und Betreiber als Akteure)

Option: für die genannten Dokumente werden Muster hinterlegt, um Qualitative Prüfung der Doku zu unterstützen

Option: für die genannten Dokumente werden Muster hinterlegt, um Qualitative Prüfung der Doku zu unterstützen

Entwicklung

Phase 5:  Implementierung geeigneter IT‐Werkzeuge für die Dokumentation

Macht Software uns das Leben leichter ?!

Nein Nein

•Personal zur Bedienung ist erforderlich,

•Dessen Qualifikation ist anspruchsvoll

•Der Papierkrieg wird nicht weniger…

JA JA

•Informationen stehen zentral und homogen zur Verfügung,

•Die Qualität der Daten ist abzusichern

•Wesentlich mehr Mitarbeiter haben Zugriff auf wichtige Informationen

•Der „Papierkrieg“ wird weniger

Anforderungen heute

• Rechtliche Anforderungen erfüllen – Betreiberverantwortung• Funktionssicherheit gewährleisten – Risikomanagement• Übersicht und Informationszugriff – humane Ressourcen• Effizienz und Betriebsoptimierung – Betriebskosten senken

Welche Daten sind transportierbar?

Stammdaten (Prozessübergreifend)Kataloge – Flächen, Assets, Adressdaten, DokumenteBasis kann hier BIM sein ‐ IFC‐ Austauschformat

Dynamische Daten (Prozessabhängig)Daten, die konkreten Prozessen zugeordnet sind ‐ Ereignisse, technische, kaufmännische Vorgänge, zeitabhängige Informationen…

ERPDMS

Datei

CAFMGLT

GEFMA Arbeitskreis 

Anwendungsbereiche eines standardisierten Verfahrens:

‐Ersterfassung zur Implementierung  Bau  Betrieb

‐Datenaustausch im Betrieb CAFM  CAFM

‐Übernahme von Dokumentation    Organisatorischer Wechsel

Planung

Eigentümer/Vermieter

Nutzer(Mieter/Kunde)

Elektronischer Datenaustausch im Facility Management

FM‐DokuFM‐Doku

Ziele und Nutzen

Definition der im Facility Management zu transportierenden Daten auf Basis unterschiedlicher Technologien, verschiedener zu unterstützender Prozesse und wechselnden Beteiligten am Datenaustausch.

•Reduzierung der Kosten für die Datenbereitstellung und Integration durch einheitliche Schnittstellen und Transportmethoden•Erhöhung der Datenqualität durch Transparenz und Prüfbarkeit der zu transportierenden Daten•Erweiterung der Nutzbarkeit von CAFM‐Systemen durch Schnittstellen zu anderen Software‐ und Informationssystemen•Beschleunigung von Implementierungs‐ und Übergabeprozessen durch einheitliche Verfahren.•Ermöglichung verteilter Arbeit in verschiedenen IT‐Systemen (z.B. parallele CAFM‐ Systeme bei Betreiber und Facility Service Anbieter) durch normierten Datenaustausch (Synchronisation)

Arbeitskreis sucht Mitstreiter

Wenn Sie durch Ihr Knowhow den Arbeitskreis unterstützen möchten, wenden Sie sich bitte an die AK‐ Leiter: 

Claus Biedermann Thomas BenderEBCsoft  Drees & Sommerclaus.biedermann@ebcsoft.de thomas.bender@dreso.com

Ihre Fragen bitte

Claus Biedermann

EBCsoft GmbHDohnanyistraße 30D- 04103 LeipzigT: 0341-256683 0F: 0341-256683 50info@ebcsoft.dewww.ebcsoft.de

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