Common Assessment Framework (CAF)

als Vorbereitung auf das Peer-Review

CAF wurde als QMS des öffentlichen Sektors der EU konzipiert und hat

sich zu einem anerkannten Werkzeug der Verwaltungsreform

weiterentwickelt. CAF ist somit der Europäische Leitfaden für „Good

Governance“ und exzellente Organisationen des öffentlichen Sektors.

CAF steht für Common Assessment Framework (Gemeinsamer

Bewertungsrahmen) und wurde Ende der 1990er Jahre auf Initiative von

der für die öffentliche Verwaltung zuständigen EU-Minister von einer

Arbeitsgruppe, der Innovative Public Services Group (IPSG) als QMS des

öffentlichen Sektors entwickelt.

Am Europäischen Institut für Öffentliche Verwaltung in Maastricht (EIPA)

wurde ein CAF Ressourcen-Zentrum (CAFRC) eingerichtet.

Gemeinsam mit dem Netzwerk von nationalen CAF-Korrespondenten,

überwachte das CAFRC die Umsetzung des Modells, gab und gibt

vielfältige Anregungen und evaluierte die damit erzielten Ergebnisse.

Das BM für Öffentlichen Dienst und Sport ist der „Nationale CAF

Korrespondent“, das die generelle Verantwortung für den CAF in

Österreich wahrnimmt. Das CAF Zentrum, als Teil des KDZ (Zentrum für

Verwaltungsforschung), setzt die CAF Strategie um und ist somit der oper-

ative Teil.

Das CAF Zentrum bietet Leistungen an wie z.B. das CAF Netzwerk (CAF

Datenbank), Training, Schulung und

Moderation und im Auftrag des o.g. BM die Verleihung des Gütesiegels.

EFQM: European Foundation for Quality Management (Europäische

Stiftung für Qualitätsmanagement)

� Ein aus der EU kommendes und für alle öffentlichen Verwaltungen

erstelltes gemeinsames europäisches QMS

� Ein Instrument der Selbstbewertung mit dem Ziel der Feststellung von

Stärken und Entwicklungspotenzialen anhand von standardisierten

Fragebögen mit mehr als 200 Fragen

� ein auf Konsens basierendes QM-Modell hinsichtlich der Entwicklungs-

bzw. Verbesserungsmaßnahmen unter Einbeziehung der

Mitarbeitenden und der Führungskräfte

� 5. Fassung von CAF:

wird als Version CAF 2020 überarbeitet. Digitalisation, Innovation,

Substainability (Nachhaltigkeit), Agility, Diversity sollen beispiels-

weise im CAF 2020 handfest gemacht und mit konkreten Beispielen

versehen werden.

EIPA: European Institute of Public Administration (Europäisches Institut für

Öffentliche Verwaltung)

Primäres Ziel: einen einfachen und leicht handhabbaren Rahmen für die

Selbstbewertung zur Verfügung zu stellen. Betrachtung von Stärken und

Verbesserungspotenzialen, Bewertung kommt nicht von außen, sondern

aus der Organisation selbst. Wurde für die Anwendung in allen Bereichen

des öffentlichen Sektors auf Bundes-, Länder- u. kommunaler Ebene

entwickelt u. ist weltweit im Einsatz (z.B. China, Brasilien).

Das Modell des CAF zielt darauf ab, exzellente Ergebnisse zu erreichen

und die Ergebnisse zeigen sich in den Leistungen der Organisation bei

ihren z.B. kundInnen/bürgerInnenbezogenen Ergebnissen.

Die Themenfelder 1 – 5 befassen sich mit den Manage-

ment- und Steuerungspraktiken einer Organisation, den

sogenannten „Befähigern“ .

Das CAF-Modell beruht auf der Annahme, dass exzellente

Leistungsergebnisse von der Organisation durch Führungskräfte erzielt

werden, die geeignete Strategien

und Pläne entwickeln, das Personal entsprechend einsetzt,

Partnerschaften nutzt, Ressourcen effizient verwendet und optimale

Leistungsprozesse sicherstellt.

Beim CAF-Model geht es darum, einen Zyklus der

Innovation und des Lernens in die Organisation zu bringen. CAF zielt

darauf ab, Ergebnisse zu messen. Bei nicht zufriedenstellenden

Ergebnissen müssen die Befähiger (Maßnahmen) weiter entwickelt

werden, damit eben zufriedenstellende Ergebnisse erreicht werden. Die

regelmäßige Wiederholung dieses Prozesses entspricht dem Zyklus der

Innovation und des Lernens.

Ich habe bereits erwähnt, dass die Befähiger die Organisation dazu

bringen sollen, exzellente Ergebnisse zu erzielen. Beispielsweise bedeutet

dies ein Leitbild erstellen, eine MitarbeiterInnen-Befragung durchführen,

ein Kennzahlensystem einführen, einen Partnerschaftsvertrag

abschließen und einen Prozess zu dokumentieren. Das sind beispielhafte

Maßnahmen im Bereich der Befähiger, um hervorragende Ergebnisse zu

erreichen.

Bei den Ergebnissen werden die gesetzten Maßnahmen konkretisiert,

d.h., es ist durch Messungen objektiv zu beweisen, wie hoch z.B. die

MitarbeiterInnen-Zufriedenheit ist, wurde der Voranschlag eingehalten, wie

viele positive Wahrnehmungen hat die Organisiation in den Medien

erreicht usw.

Beim CAF 2013 wird die Bewertung auf Ebene der 28 Kriterien

vorgenommen. Die über 200 Beispiele dienen als nähere Erläuterung und

zum besseren Verständnis der Kriterien. Dies soll prägnantere und auf

inhaltliche Diskurse ausgerichtete Bewertungen ermöglichen.

Bei der Bewertung der Befähigerkriterien (Themenfeld 1

bis 5) wird nach „Belegen“ für die Einschätzung gefragt. Die

Mitglieder der Selbstbewertungsgruppe sollen ihre Einschätzung mit

Maßnahmen, Aktivitäten, Dokumenten oder sonstiger Unterlagen der

Organisation belegen. Dabei ist festzustellen, in welcher Phase sich die

Aktivitäten der Organisation befinden: In der Planungs-, Durchführungs-,

Überprüfungs- oder Weiterentwicklungsphase.

Es muss erst eine Phase abgeschlossen werden ,

bevor die nächste Phase beginnen kann. In der Folge sind

für jedes Kriterium Punkte zwischen 0 und 100 entsprechend dem

Niveau, das die Organisation innerhalb einer Phase erreicht hat, zu

vergeben.

In erster Linie ist die Phase entscheidend und nich t die

„exakte“ Punkteanzahl für die Kriterien.

Bei den Themenfeldern 6 bis 9, die sich auf die Ergebnisse beziehen,

werden Wahrnehmungen und Einschätzungen gemessen: Was halten

MitarbeiterInnen, BürgerInnen, KundInnen sowie die Gesellschaft von der

Organisation und ihren Leistungen?

Generell ist bei der Selbstbewertung Vorsicht geboten, da die Gefahr

besteht, dass die Selbstbewertungsgruppe zu überhöhten Bewer-tungen

tendieren. BewerterInnen neigen bei ihrer ersten Bewertung dazu, recht

hohe Punktewerte zu vergeben. Die Bewertung dient aber dazu, die

Stärken der Organisation und die dafür verantwortlichen Erfolgsfaktoren

transparent zu machen und die dringendsten Handlungsfelder für

Verbesserungen zu erkennen, um entsprechende

Verbesserungsmaßnahmen zu entwickeln und umzusetzen.

Es geht nicht darum, die Organisation möglichst gut zu „verkaufen“,

d.h. eine möglichst positive Außendarstellung zu erzi elen, sondern

CAF ist ein „Reifegrad-Modell“ → wo stehen wir? und NICHT wie gut

sind wir!

TQM = ganzheitliches, umfassendes QM, bezeichnet die durchgängige,

fortwährende und alle Bereiche einer Organisation erfassende,

aufzeichnende, sichtende, organisierende und kontrollierende Tätigkeit,

die dazu dient, Qualität als Systemziel einzuführen und dauerhaft zugarantieren.

Es steht jeder Organisation frei, die Anwendung des CAF-Modells an

ihre speziellen Bedürfnisse und den jeweiligen Kontext anzupassen.

Es wird aber dringend empfohlen, die Struktur des Modells mit

seinen 9 Themenfeldern und 28 Kriterien beizubehalten sowie die

CAF-Bewertungsskalen zu nutzen, da nur so der Prozess

entsprechend der vorgegebenen Leitlinien umgesetzt werden kann.

Auch in Hinblick auf eine angestrebte Vergleichbarkeit mit anderen

Organisationen bzw. zur Erlangung des Gütesiegels ist es wichtig,

den Umsetzungsprozess einzuhalten.

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Ende der 90iger Jahre erfolgte der Einstieg ins QM über Eigeninitiative

einiger Dienststellen mit ISO.

Ab dem Jahr 2000 war der Beginn der Erprobung mit CAF und einer

daran anschließenden strategischen Entscheidung durch die

Magistratsspitze, ein flächendeckendes QM einzuführen, u.a mit CAF.

� Organisationen des öffentlichen Sektors können nach der

Implementierung des CAF das Zertifikat „CAF-Gütesiegel“ beim

Österreichischen CAF-Zentrum beantragen. Das CAF-Gütesiegel

„Effective CAF-User“ wurde von der CAF-ExpertInnengruppe der

„Innovative Public Sector Group“ (IPSG) entwickelt. Es handelt sich

dabei um ein Feedback erfahrener, externer CAF-ExpertInnen, die

einerseits die korrekte Verwendung des Instruments und andererseits

die Effektivität des eingeschlagenen Weges zur Weiterentwicklung im

Sinne des QM bestätigen.

� Der konkrete Weg zur Verleihung des CAF-Gütesiegels wurde

gemeinsam mit dem Europäischen Institut für öffentliche Verwaltung

(European Institute of Public Administration = EIPA) entwickelt, so dass

die standardisierte Anwendung des CAF-Gütesiegels in ganz Europa

gewährleistet ist.

� Organisationen des öffentlichen Sektors können nach der

Implementierung des CAF das Zertifikat „CAF-Gütesiegel“ beim

Österreichischen CAF-Zentrum beantragen. Das CAF-Gütesiegel

„Effective CAF-User“ wurde von der CAF-ExpertInnengruppe der

„Innovative Public Sector Group“ (IPSG) entwickelt. Es handelt sich

dabei um ein Feedback erfahrener, externer CAF-ExpertInnen, die

einerseits die korrekte Verwendung des Instruments und andererseits

die Effektivität des eingeschlagenen Weges zur Weiterentwicklung im

Sinne des QM bestätigen.

Mindestanforderungen, um das CAF-Gütesiegel zu erhal ten sind:

� Beantwortung der drei Fragebögen auf Grundlage eigener

Einschätzungen durch den/die AntragstellerIn (den/die CAF-

ProjektleiterIn).

� Das Gesamtergebnis der Bewertung von Fragebogen 1 und 2 muss

gemeinsam mind. 28 Punkte ergeben, wobei die Gesamtbewertungen

der einzelnen Schritte für die Summe herangezogen werden.

� Schritt 1 (Organisation und Planung der Selbstbewertung), Schritt 5

(Durchführung der Selbstbewertung) und Schritt 9 (CAF-Aktionsplan

umsetzen) müssen zumindest die Gesamtbewertung

„zufriedenstellend“ erreichen (4 Punkte).

� Alle acht Grundsätze des Fragebogens 3 müssen zumindest den

Reifegrad „Einführungsstufe“ (E) erreichen.

Das Gütesiegel-Verfahren beruht auf drei Säulen. Zu jeder Säule wurde

ein Fragebogen entwickelt, der in einem ersten Schritt von der

antragstellenden Organisation selbst zu befüllen und dann an das KDZ als

CAF-Zentrum zu übermitteln ist.

Danach werden vom CAF-Zentrum zwei CAF-Feedback-ExpertInnen

(CAFFEXs) nominiert. Diese sind entweder versierte CAF-Anwen-

derInnen oder QualitätsmanagerInnen, welche eine CAFFEX-Schulung

bei der EIPA oder dem KDZ in Kooperation mit dem Bundeskanzleramt

absolviert haben.

Die beiden CAFFEXs prüfen und analysieren die drei ausgefüllten

Fragebögen, führen eine eintägige Vor-Ort-Erhebung durch, geben in

einem Bericht Feedback zur bisherigen Qualitätsarbeit, weisen auf neue

Perspektiven für die Zukunft hin und geben allenfalls die Empfehlung für

die Verleihung des CAF-Gütesiegels. Dabei haben sich die CAFFEXs an

festgelegte Standards und Verhaltensregeln zu halten.

Die BH Zell am See war die erste österreichische Verwaltung, die das

CAF-Gütesiegel „Effektive CAF-User“ verliehen bekommen hat. Bild zeigt

die damalige BM Heinisch-Hosek, rechts von ihr die ehemalige Pinzgauer

Bezirkshauptfrau Dr. Rosmarie Drexler.

Die oben angeführte Auflistung erhebt keinen Anspruch auf

Vollständigkeit!