ComMusic-VereinssoftwareReporter 8.1 – Auswertung und Druck

Grundstruktur des Systems und Bedienung

Umgang mit der Datensicherung

Zentrale Steuerungselemente

Erstellung einer vereinsspezifischen Auswertung

Anpassung von Kopfbögen

Erstellung und Anpassung von Serienbriefen

Inhaltsüberblick

© Prof. Dr. Hubert KempterVordere Neue Wiesen 2 - 88477 Schönebürg

Tel. 07353/981545 - eMail: kempter@bvbw-online.de

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Aufruf und Hilfe

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Aufruf

Hauptmenü - Vereinsprogramm

Reporter

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Hilfefunktionen

Hauptmenü - HilfeKontextspezifische

Hilfe

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Grundstruktur des Reporters

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Grundstruktur – zentrale Komponenten

Standard-Menüleiste

Dokument-Explorer

(Dokumenten-fenster)

Bearbeitungs-fenster und

Ergebnisanzeige

Standard-Funktionsleiste

Dokumenttyp „Tabelle“

Dokumenttyp „Formular“

Verzeichnis bzw. Hauptordner

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Grundstruktur – zentrale Komponenten

Bearbeitungs-fenster für Tabellen

Dokumenttyp „Tabelle“

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Grundstruktur – zentrale Komponenten

Bearbeitungs-fenster für Formulare

Dokumenttyp „Formular“

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Eigene DokumenteStandardauswertungen, die für den Verein nützlich sinderzeugt aus den vorgefertigten Dokumenten durch individuelle Anpassung an den eigenen Zweck

Vorgefertigte DokumenteEin Pool an vorbereiteten Standardauswertungen für alle Gebiete der VereinsverwaltungEigene Anpassungen werden nach Fertigstellung in Hauptkatalog „Eigene Dokumente“ verlagert

mit Kopfbögen als Briefbogenvorlagen für SerienbriefeVorsicht: Vorlagen werden beim Update überschrieben!

Grundstruktur – Hauptverzeichnisse

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Grundstruktur – Hauptverzeichnisse

Inhaltlicher Überblick zu den Vorgefertigten Dokumenten

Vorlagen aus dem ComMusic-Anwenderforum

Zentrale Vorlagen für die gesamte Vereinssoftware, u.a. Briefbögen

Benutzerhandbuch zum Reporter

Listen über die aktuellen Voreinstellungen im Hauptsystem

Listen zum Check der Korrektheit von Mitgliederdaten

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Grundstruktur – Hauptverzeichnisse

Unterverzeichnis „Formulare“enthält Vorlagen, die im gesamten System der Vereinssoftware explizit und implizit Verwendung findenAngepasste Formulare müssen im Hauptverzeichnis „Eigene Dokumente“ unter dem selben Namen abgespeichert werden und dominieren die Formulare in „Vorgefertigte Dokumente“

Vorlagen für die Gestaltung von Briefbögen

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Grundstruktur – Hauptverzeichnisse

Unterverzeichnis „Kopfbögen“enthält Vorlagen, für die flexible Gestaltung von Briefbögenein Briefbogen setzt sich i.a. zusammen aus den 3 Einzelfolien Falzstriche, Grafik und KopfbogenDie Zusammenstellung eines Briefbogens ist durch den Anwender völlig frei definierbar!

Falzstriche - Falthilfen

Grafik – das Vereinslogo für den Briefbogen

Kopfbogen – Absenderinformationen

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Grundstruktur – Menüleiste und Programme

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Datensicherung

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ZielsetzungErstellung einer Datensicherungsdatei über die Dokumentvorlagen und Abfragen

Zu beachten:Die Datensicherung im Reporter ist völlig unabhängig zur Datensicherung im Basissystem

AnwendungshinweiseReporter-Dokumente können über die Datensicherungsdatei zwischen den Vereinsmitgliedern ausgetauscht werdenAktuelle Reporterdokumente sind auch im ComMusic-Forum unter www.commusic.de/forum verfügbar

Datensicherung

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Datensicherung

Zu sichernden Ordner oder Dokument markieren

Datensicherung starten

(auch über Datei-Menü möglich!)

Name der Backup-Datei

Standard-Verzeichnis für

Backups

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Datenbank-Grundlagen

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Datenbank – Beziehungen in den Tabellen

Datenbanktabelle

Verweis (1:1-Tabelle)1 Person hat genau 1 Art

Untertabelle (1:N-Tabelle)1 Person hat N Tel.Anschlüsse

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Datenbank – Beziehungen in den Tabellen

Verweis (1:1-Tabelle)1 Person hat genau 1 Art

Untertabelle (1:N-Tabelle)1 Person hat N Tel.Anschlüsse

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Zentrale Steuerelemente

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Steuerelemente und Zugriff

Die Erstellung und Ausgestaltung von Abfragen in Tabellen- oder Formularform wird durch folgende Steuerelemente definiert:

Formulare: via Menü – DatenListen: via Menü-Daten und via Buttons

Steuerelemente für Tabellen

Steuerelemente für Formulare und Tabellen

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Steuerelemente – Bearbeitungsfenster für Tabellen

Aktivierung und Druck der Ergebnisliste

Aktivierung der Auswertung und Voransicht

Abfragebedingungen und Filter

Formatanweisungen z.b. Gitternetzlinien

Seitenlayout für Ergebnistabelle, z.b.

Randgrößen

Einfügen und Bearbeiten der Spalten

aus der ErgebnistabelleDatenquelle für die

aktuelle Abfrage, z.B. Tabelle „Personen“ oder ein SQL-Query

Ablage der Ergebnistabelle in Zwischenablage

Weiterverarbeitung in MS Office, z.B. Word u. Excel

Ergebnisdaten verwerfen

(Re-initialisierung)

Schriftarten für Tabelleninhalte Anordnung nach

Datensatzgruppen

Datensätze sortieren

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Steuerelemente – Menü für Formulare und Tabellen

Auswahl über Menü - Daten

Spezialfilter zur Erweiterung der Filtermöglichkeiten hinsichtlich

Untertabellen und Einsatz von Formeln

Einfügen und Bearbeiten von Formeln innerhalb des Dokuments

Steuerelemente in Anlehnung an

Bearbeitungsfenster für Tabellen

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Felderauswahl

Formeln

Grundtabelle der Datenbank / alternativ: SQL-Query

Feld (Spalte) der Grundtabelle

Verweis (1:1-Tabelle)1 Instrument hat genau 1 Art

Untertabelle (1:N-Tabelle)1 Instrument hat N Ausleihen

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Abfragebedingungen und Spezialfilter

Haupttabelle = COMPersonen

Status prüfen

Untertabellen in Haupttabelle

COMPersonen

Formulierung von Abfragen: zwei sich ergänzende Varianten

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Maske für Einrichtung

Steuerelement – Spezialfilter

Standard-Abfrage für Benutzereingabe (siehe

„Eingabe anfordern“)

Feld „Nummer“ aus Haupttabelle

Standard-Funktion für Zugriff auf Eingabewerte

der Benutzer

Untertabellen, die in Abfrage eingebunden

sind

Definiert Filter für markierte Untertabelle

Feld aus Haupttabelle in obigen Filter aufnehmen

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Beispiel – Aktive Mitglieder des Stammorchesters

Steuerelement – Spezialfilter

Feld „Aktiv“ aus Haupttabelle

Standard-Funktion für Bereich prüfen

Markierung: Filter in Untertabelle ist aktiv

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Filter für Untertabelle „COMPFunktionen“ in Beispiel

Steuerelement – Spezialfilter in Untertabelle

Filteranweisung für markierte Untertabelle

„COMPFunktionen“

Abgrenzung für Detaildatensätze

Abgrenzung für Hauptdatensätze in

Abhängigkeit der Detaildatensätze

Feld aus Untertabelle in Filter aufnehmen

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Tabellenformat festlegen

Attribute im Tabellenformat

Überschrift 1 Überschrift 2

Datum rechts oben

Gleiche Felder untereinander

Laufende Nummer

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AllgemeinesMit einem Doppelklick auf den jeweiligen Namen der Formel gelangen Sie in die Dialogbox, die es Ihnen ermöglicht diese Formel zu bearbeiten.

Steuerelement – Formel bearbeiten

zu bearbeitende Formel

Inhalt der Formel definieren

Spaltenüberschrift für Formel

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Hilfe – vordefinierte Funktionen für Formeln

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Hilfe – vordefinierte Operatoren für Formeln

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ZielsetzungAnpassung einer vorgefertigten Auswertungsliste an die Bedürfnisse des Vereins

Beispiel zur Erstellung einer vereinsspezifischen Liste

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Beispiel

Vorlage: Abgleichsliste der Ehrungen

Siehe Verzeichnis„Vorgefertigte Dokumente Personen Ehrungen“

Vorgehensweise

Auswahl einer vorgefertigten Standardauswertung

Anpassen der Standardauswertung an Anforderungen (z.B. Sortierung, usw.)

Testen der Auswertung

Abspeichern der Auswertung als eigenes Dokument – siehe Katalog „Eigene Dokumente“ wird automatisch bei „Speichern“ abgefragt

Vereinsspezifische Liste – ein Beispiel

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Vereinsspezifische Liste – Auswahl einer Vorlage

Auswahl der passenden Standard-

auswertung

Hauptmenü für die Bearbeitung und Aktivierung der

Auswertung

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Vereinsspezifische Liste – Felderauswahl

Funktion „Felder“

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Vereinsspezifische Liste – Abfragebedingung formulieren

Funktion „Abfrage“

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Vereinsspezifische Liste – Start der Voransicht

Parametereingabe bei Aktivierung der Abfrage-

siehe Nutzereingabe

Start der Auswertung über „Seitenansicht“-Funktion

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Vereinsspezifische Liste – diverse Funktionen

Funktion „Datenbank“:Zugrunde liegende Datenbank wählen(meist vordefiniert)

Funktion „Gruppieren“:Gruppenbildung in

Auswertung

Funktion „Sortieren“:Auswahl der Spalten für

die Sortierung

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Vereinsspezifische Liste – diverse Funktionen

Funktion „Schriftart“Funktion „Format“

Funktion „Layout“

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Vereinsspezifische Liste – Übernahme in „Eigene Dokumente“

Angepasste Auswertung speichern Dokument in Katalog „Eigene

Dokumente“ übernehmen

Kontext-Menü über rechte Maustaste aktivieren und dann

„Speichern unter“ (auch über Datei-Menü möglich!)

vorgeschlagener Name ok?

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Vereinsspezifische Liste – Übernahme in „Eigene Dokumente“

Katalog für die vereinsspezifischen

Auswertungen

Meine spezielle Auswertung „Abgleichsliste Ehrungen“

nach „Speichern unter“

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Vereinsspezifische Liste – Test der Funktionalität

Aktivierung der Auswertung via „Seitenansicht“

Ergebnis der Auswertung

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ZielsetzungGestaltung eines vereinsspezifischen Briefbogens für die Hinterlegung von Briefen und Serienbriefen

Kopfbogen

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Kopfbogen – Prinzip der Folienzusammensetzung

Folienschicht-Oben„Kopfbogen“

Folienschicht-Mitte „Grafik“

Folienschicht-Unten „Falzstriche“

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Kopfbogen – Übersicht der Verwaltung

Vorgefertigte Kopfbögen

Eigene Kopfbögen – angepasst an meinen Verein

Eigene Namensgebung

Abspeichern über „Speichern unter“

(siehe Datei-Menü)

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Kopfbogen – Zuordnung der Folien zum Dokument

Aufbau und Zuordnung der Schichten über

Format Kopfbogen

dem markierten Objekt „Kopfbogen mein Briefkopf“ wird hier als nächste Schicht

die Folie „Grafik-meinBriefkopf“ zugeordnet

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Erstellung von Serienbriefen

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Serienbrief – Grundstruktur und Anpassung

SerienbriefRundschreiben an

alle Mitglieder

Datenfelder für Serienbrief

Frei editierbarer Text des Briefes

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Serienbrief – Aktivierung der Voransicht mit Daten

Aktivierung der

Datenansicht

Rundschreiben ist nach Mitglieder-Status

parametrisiert

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Serienbrief – Voransicht mit Daten

Felder sind durch Daten

ersetzt.

Vor- und Rückwärtsblättern in allen ausgewählten

Datensätzen

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Serienbrief – Zuordnung des richtigen Kopfbogens

Zuordnung des zugehörigen

Kopfbogens für Druck des Serienbriefes

Siehe Eigene Dokumente „Kopfbogen“ – hier unser

Briefbogen „Kopfbogen-meinBriefkopf“

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Serienbrief – Beispiel als Ergebnis