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Transmittal ManagementRechtssichere Projektkommunikation und -korrespondenz im Maschinen- und Anlagenbau

Das Projektgeschäft im Maschinen- und Anlagenbau prägen mehrjährige Laufzeiten und komplexe Projektstrukturen. Die verlässliche Kommunikation zwischen Auftraggebern und -nehmern, Konsortialpartnern und Lieferanten zählt dabei zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren. Informationen müssen verläss-lich und rechtssicher übermittelt werden. Deshalb werden die Kommunikations- und Dokumentationsanforderungen im Projekt oft bis ins Detail vertraglich vorgegeben. CONTACTs digitales Transmittal Management entlastet die Mitar-beiter weitgehend von Routinearbeiten und sorgt für höchste Transparenz und Verlässlichkeit in der Projektkommunikation.

AusgangssituationIm Maschinen- und Anlagenbau ist die Ge- währleistung rechtssicherer Kommunika-tion im Planungs-, Konstruktions- und Be-schaffungsprozess sowie in der Fertigung und Instandhaltung das A und O des Pro-jektmanagements. Die oft in die Tausende gehende Anzahl an Dokumenten und Kommunikationsvorgängen während der langen Projektlaufzeiten, eine Vielzahl an technischen Änderungen und der Entwick-lungsprozess im Modus des Simultaneous Engineering machen das Management der Projektkommunikation zu einem der ent-scheidenden Faktoren des Projekterfolgs. Uneingeschränkte Geltungssicherheit und Status- und Zugangskontrolle der Doku-mente sowie jederzeitige Prüffähigkeit bzw. Nachweisbarkeit aller Kommunikations-vorgänge sind unabdingbar. Herkömmliche Methoden wie manuell geführte Excel- Listen oder Papierarchive sind fehleran-fällig, aufwendig und bieten darüber hinaus nicht die erforderliche Rechtssicherheit.

AnforderungenDie Funktion des Transmittal Managements ist die Übermittlung von Dokumenten im Rahmen eines Projekts. Zentrale Anforde-rungen sind dabei der Versand und die Zustellung der Dokumente sowie die Kon-trolle, Protokollierung und rechtssichere Dokumentation der Kommunikationsvor-gänge einschließlich der übermittelten Dokumente. Dabei muss der Ablauf an interne Freigabe- und Änderungsprozesse flexibel angepasst werden können. Darüber hinaus gilt es, das Verfahren an individuelle Anforderungen von Kunden anpassbar zu gestalten – z.B. hinsichtlich der Verwaltung kundenspezifischer Zeichnungsnummern und Zeichnungsschriftköpfe oder hinsicht-lich der Ausleitung der Transmittals in von Kunden vorgegebenen Formaten. Zu den Grundanforderungen zählt zudem die On-demand-Bereitstellung der Transmittals in Neutralformaten.

LösungDer Grundvorteil von CONTACTs Transmit-tal-Management-Lösung ist die Prozess-durchgängigkeit: Alle technischen Daten und Dokumente können direkt angelegt und aus dem System übermittelt werden. Dabei wird jeder Kommunikationsvorgang über standardisierte Versandvorlagen abgewickelt und strukturiert im System abgelegt. Das Deckblatt, ein so genanntes Transmittal-Sheet, enthält neben einer eindeutigen Channel-Nummer (ID-Code) Verweise auf die beigefügten Unterlagen und den Kommunikationskanal, etwa E-Mail. Es kann nur mit einer Rechnung im Anhang oder auch mit einer Vielzahl von technischen Informationen (Zeich- nungen, Stücklisten usw.) verschickt werden. Z.B. können Engineering-Doku- mente – CAD-Daten, Spezifikationen oder Prüfberichte – in einem PDF-Container zusammengefasst werden. Dabei erhält jedes Dokument ein eigenes Deckblatt mit Änderungshistorie.

FunktionenTransmittal Management

� Dokumentenversand mit Übertragungs-, Eingangs- und Empfangsbestätigung

� Standardisierung von Workflows und Definition von Verteilverfahren

� Teilautomatisierte Zusammenstellung der Dokumente

� Automatisierte Erzeugung von Begleitschreiben und Deckblatt (Transmittal Sheet)

� Rechtssicherer Nachweis der über-mittelten Dokumente

� Automatisiertes Ausfüllen bestimmter Felder

� Automatisierte Neutralformater- stellung (z.B. pdf, tiff, mi, dwg, usw) des kompletten Dokumentensatzes

� Tracking der Transmittal-Dokumente durch Audit-Pfad

� Umfassende Vorlagen-, Filter- und Kommentarfunktionen

„Angesichts steigender Projektkomplexität und wachsender Compliance-Auflagen ist eine lückenlos nachvollziehbare Pro-jektkommunikation im Anlagenbau und in Infrastrukturprojekten heute unerlässlich. Digitales Transmittal Management hilft, diese Aufgabe sehr effizient wahrzunehmen.Ulrich Frech, Produktmanager DMS, CONTACT Software

Vorteile im Überblick � Prozesseffizienz und -sicherheit

durch PDM/PLM-integriertes Transmittal Management – statt Verwaltung in separatem Dokumenten- oder Korrespon-denz-Managementsystem

� Vollständige Sicherung des kompletten Lebenszyklus von Transmittals im Projekt

� Erstellung, Bearbeitung, Übermittlung und rechts- sichere Aufbewahrung

� Status-Transparenz durch Audit-Pfad

� Verkürzte Durchlaufzeiten durch reibungslose und beschleunigte Kommunikation

� Transparenz trotz hoher Komplexität durch Simultaneous Engineering – z.B. Ablage von E-Mails mit Vorabinformationen an Auftragsfertiger oder Vorab-aufgaben für Teile mit langer Lieferzeit direkt im Projekt

� Compliance und Rechtssicherheit der Projektkommunikation

AufgabenmanagementÜbersichtliches persönliches Cockpit anstehender Aufgaben und Prüfpunkte, Wiedervorlage-Filter für ablaufende Fristen (Stichwort Claim Management)

AnpassbarkeitHervorragend anpassbare und erweiterba-re Transmittal-Funktionen und Workflows dank leistungsstarkem Dokumentenma-nagement und einfach konfigurierbarem System

Know-how-SchutzLeistungsstarkes Rollen- und Rechtesystem