Controlling der IT-Kosten mit der Standardsoftware SAP/R3
description
Transcript of Controlling der IT-Kosten mit der Standardsoftware SAP/R3
1
Controllingder IT-Kosten
mit der Standardsoftware SAP/R3
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
-Ein Pragmatischer Ansatz-
2
Agenda
I. Rahmenbedingungen
II. CO-Konzepta. Stammdatenb. Kontierungshandbuchc. Verrechnungskonzept –intern-d. Verrechnungskonzept –extern-
III. Umsetzung in SAP
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
3
I. Rahmenbedingungen
• Einführung des kaufm. Rechnungswesen zum 01.01.2003 Einführung einer Anlagenbuchhaltung Durchführung einer Inventur zum Stichtag 31.12.2002
• Beibehaltung kameraler Berichtspflichten
• Einführung der Software SAP R3 mit den Modulen:- FI - CO- FI/AA- FM
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
4
II. CO-Konzept a. Stammdaten
i. Kostenstellenii. Kostenarteniii. Kostenträger
b. Aufbau eines Kontierungshandbuch sowie Anpassungder internen Geschäftsprozesse
c. Verrechnungskonzept für RZ interne Verrechnungen
d. Verrechnungskonzept für externe Verrechnungen (auf RZ-Kunden)• Aufbau eines Kennzahlensystems• Ermittlung der Leistungszahlen
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
5
II. CO-Konzept: a. Stammdaten
Kostenstellen
105000 Leitung/Verwaltung105100 IT-Infrastruktur105200 Lehre und Studium
Organisationsstruktur
Primäre Kostenarten (Beispiele)
603000 EDV-Verbrauchsmaterial603100 Büromaterial616430 DV-Hardware Wartung672000 Aufwendungen für Nutzungsrechte680000 Porto- und Versandkosten680300 Nutzungsentgelte DV-Netze
Sekundäre Kostenarten (Beispiele)
U_RZ_PK Umlage Personalkosten RZU_RZ_SK Umlage Sachkosten RZ
Sachkonten aus FI(angelehnt an IKR)
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
Nur für CO
6
II. CO-Konzept: a. Stammdaten
c. Kostenträger (Beispiele)
TSR_NetzTSR_User_VerTSR_E_MailTSR_WWWTSR_ComputeTSR_ArchivTSR_FileTSR_D_A4A3TSR_D_A2A0TSR_SW_MGMTTSR_Pool_UNXTSR_Pool_WinTSR_USC
Abgeleitet von Dienstleistungskatalog
So detailliert wie möglich, um Aussagenzu erhalten. So aggregiert wie notwendig, um Einzelkostenbuchungen zu ermöglichen.
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
7
II. CO-Konzept: a. Stammdaten
Kostenstellen
105000 Leitung/Verwaltung105100 IT-Infrastruktur105200 Lehre und Studium
Zuordnung Haushaltsmanagement (Kameralistik)
Finanzstelle
RZN:1
Innenaufträge
Kostenträger: TSR_Netz TSR_E_Mail
TSR_Compute etc.
Wiplan
1-03-G-IUK 1-03-B-IUK2-03-G-IUK2-03-B-IUK
Fonds
Wiplan
1-03-G-IUK1-03-B-IUK2-03-G-IUK2-03-B-IUK
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
8
II. CO-Konzept: b. Kontierungshandbuch
Kontierungshandbuch Rechenzentrum TUHH
Stichwort SAKO-Nr.: SAKO-BezeichnungAbdeckplane 603100 BüroverbrauchsmaterialAkku 655010 GWG IuKBatterieaustausch 613900 Sonstige FremddienstleistungenBatterien 603000 EDV-VerbrauchsmaterialBlattsammlungen 600400 Gesetzestexte und LoseblattsammlungenBrandschutz (Reparaturarbeiten) 616310 Brand-/Gasschutzanlagen bzLBriefumschläge 603100 BüroverbrauchsmaterialBücher (Nachschlagewerke etc.) 600800 A.sonstLehrLernmatBüromaterial 603100 BüroverbrauchsmaterialBüromöbel 616400 MöbelEinrichtg.bzLCD-ROM 603000 EDV-VerbrauchsmaterialDecken öffnen/schließen 613900 Sonstige FremddienstleistungenDLT-Bänder 603000 EDV-VerbrauchsmaterialDomain-Namen Anwendervertrag 672000 Aufwendungen für NutzungsrechteDrucker bis 60€ 606500 Aufwand für DV-HardwareDruckkopf 603000 EDV-VerbrauchsmaterialErsatzteile für Hardware bis 60€ 616430 DV-Hardware, Geräte (Wartung!)Frachten/Transporte 613300 Sonstige FremddienstleistungenGWG Hardware 655010 GWG IuKGWG Software (60-410€) 655011 GWG IuK !!!ACHTUNG NEU!!
Ausschnitt
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
9
Agenda
I. Rahmenbedingungen
II. CO-Konzepta. Stammdatenb. Kontierungshandbuchc. Verrechnungskonzept –intern-d. Verrechnungskonzept –extern-
III. Umsetzung in SAP
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
10
II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern-
1. Verrechnung der Gemeinkosten auf RZ-Kostenträger
a. Verrechnung der Personalkostenb. Verrechnung der Sachkosten
Kostenstellen RZ105000105100105200105099
Statistische B.
Echte B.
Kostenträger RZ
Statistischer Auftrag:Wiplan
Echte Aufträge:TSR_WWWTSR_Pool_WinTSR_Compute..
Kostenstellen RZ105000105100105200105099
Statistische B.
Echte B.
1.VerrechnungGKauf KTr
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
11
KostenträgerTSR_NetzTSR_User_VerTSR_E_MailTSR_WinTSR_WWWTSR_ComputeTSR_ArchivTSR_FileTSR_D_A4A3TSR_D_A2A0
TSR_SW_MGMTTSR_Pool_UNXTSR_Pool_WinTSR_USCTSR_KurseTSR_E_LearnTSR_Doku
Kostenstellen105000 Leitung und Verwaltung
105100 IT-Infrastruktur
105200 Lehre und Studium
1. Verrechnung der Gemeinkosten auf RZ-Kostenträger
II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern-
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
12
a. Verrechnung der Personalkosten (Ausschnitt: Arbeitsanteile je KTr)KST/MA Kontrollsumme KTrIT-Infrastruktur Netz User_Ver E_Mail Win WWW Compute ArchivSchöß ler 1,00 0,33 0,03 0,08 0,08 0,08 0,08 0,08Weselmann 1,00 1,00Kroll 1,00 1,00Herde 1,00 0,10 0,55Köster 1,00 1,00Özdemir 1,00 0,50 0,50Schlichting 1,00 0,10 0,65 0,05 0,05 0,05 0,05Husung 1,00 0,20Martens 1,00 0,26 0,01 0,06 0,31 0,01Ehlebracht 1,00 0,03 0,13 0,28Sachse 1,00 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02NN 0,00Summe 11,00 4,05 0,52 1,32 0,69 0,35 0,47 0,45
%-Anteil KST 100% 36,85% 4,69% 11,97% 6,25% 3,18% 4,24% 4,09%
Lehre und StudiumTessmann 1,00NN 0,00Bredehöft 1,00 0,50Jeske 1,00 0,90Helmold 1,00 0,10Pihl 1,00Schewe 1,00 0,67Klimke 1,00 0,22Ross 1,00 0,04 0,04 0,04 0,04 0,04 0,04 0,04Ziebell 1,00Wilde 1,00 0,01 0,01 0,01 0,01 0,01 0,01 0,01Summe 10,00 0,94 1,05 0,05 0,05 0,55 0,05 0,05
%-Anteil KST 100% 9,39% 10,47% 0,47% 0,47% 5,47% 0,47% 0,47%
Ken
nzah
l!
II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern-
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
13
105000 234.300 105100 750.000 105200 654.000
Ermittlung der Personalkosten je KST Hier Beispieldaten: Aktivbezüge der Planstellen
Berechnung der PK je KTrNetz User_Ver E_Mail Win WWW
IT-Infrastruktur 276.397 35.204 89.749 46.852 23.840Verwaltung 0 0 0 0 0Lehre und Studium 55.816 62.235 2.797 2.797 32.516
1.433.288 332.213 97.439 92.546 49.649 56.356in %-Anteil 23,18% 6,80% 6,46% 3,46% 3,93%
Proportionale Verteilung der KST Verwaltung auf KTr
Netz User_Ver E_Mail Win WWW
PK-Verwaltung 204.516 47.404 13.904 13.205 7.084 8.042
Gesamt PK KTr 1.637.804 379.617 111.343 105.752 56.733 64.39823% 7% 6% 3% 4%
II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern-
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
14
b. Verrechnung der Sachkosten
Ist-Situation (gebuchte Rechnungen in 2003):
Kostenstelle 105000 = 7.885Kostenstelle 105100 = 8.369Kostenstelle 105200 = 2.819Gesamt GK = 19.073
Einzelkosten auf Innenaufträge = statistische Buchungen auf KST
396.524 = ca. 95% aller Kosten (ohne Afa, ohne PK)
II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern-
Verrechnung der Gemeinkosten proportional zu den Personalkosten
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
15
II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern-
Netz User_Ver E_Mail Win WWW Compute
Gemeinkosten 4.910 1.440 1.368 734 833 1.390
Einzelkosten 153.112 2.300 1.303 371 1.156 27.960
Personalkosten (PK) 379.617 111.343 105.752 56.733 64.398 107.447
PK in % 23,5% 7,2% 6,4% 3,5% 4,2% 2,4%
Gesamtkosten (GK) 537.639 115.083 108.423 57.838 66.387 136.797
GK in % 26,2% 5,6% 5,3% 2,8% 3,2% 6,7%
SW_MGMT Pool_UNX Pool_Win USC Kurse E_Learn
Gemeinkosten 473 1.080 1.714 1.722 248 450
Einzelkosten 64.608 18.724 41.142 9.794 0 185
Personalkosten (PK) 49.972 114.190 181.273 182.023 26.200 47.575
PK in % 3,4% 7,7% 11,8% 11,9% 1,8% 3,2%
Gesamtkosten (GK) 115.053 133.994 224.129 193.538 26.448 48.210
GK in % 5,6% 6,5% 10,9% 9,4% 1,3% 2,3%
Ergebnis der Vollkostenrechnung Jahresabschluß 2003 –Ausschnitt-
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
16
Agenda
I. Rahmenbedingungen
II. CO-Konzepta. Stammdatenb. Kontierungshandbuchc. Verrechnungskonzept –intern-d. Verrechnungskonzept –extern-
III. Umsetzung in SAP
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
17
II. CO-Konzept: d. Verrechnungskonzept –extern-
KTr
Stat. Kennz. Bezeichnung Einheit Netz DB E_Mail Win WWW Compute
Netz Anschlüsse ST X
ACC Accounts ST X (X)
EMAILS Anzahl ST X
EMA_VO Volumen Email GB (X) X
ANF Anfragen ST X
WWW Server Nutzung ST X
W_VSpeicherplatz WWW GB (X) X
COM_ZEI Rechnerzeit CPU/Min (X) X
COM_PR Auslastung Prozent X
Zuordnungstabelle Kennzahlen/Kostenträger -Ausschnitt-
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
18
II. CO-Konzept: d. Verrechnungskonzept –extern-
Beispiel: TSR_Compute
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
19
Agenda
I. Rahmenbedingungen
II. CO-Konzepta. Stammdatenb. Kontierungshandbuchc. Verrechnungskonzept –intern-d. Verrechnungskonzept –extern-
III. Umsetzung in SAP
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
20
III. Umsetzung in SAP
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
21
III. Umsetzung in SAP
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
22
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
III. Umsetzung in SAP
23
Prozess der RZ-internen Verrechnungen
III. Umsetzung in SAP
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
TSR_EmailTSR_WWWTSR_Netz
…
Kostenträger
Alle Kostenalle
Kostenstelle VerteilungHilfskostenträger
Personalkosten
Umlage
Kostenstelle 105100
Kostenstelle 105200
Kostenstelle 105000 Umlage
Sachkosten Umlagealle
Kostenstelle
1.
2.
3.
4.
BEISPIEL BEISPIEL
24
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
III. Umsetzung in SAP
25
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
III. Umsetzung in SAP
26
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
III. Umsetzung in SAP
27
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
III. Umsetzung in SAP
28
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
III. Umsetzung in SAP
29
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
III. Umsetzung in SAP
30
Wei
spfe
nn
ig;
07. M
ärz
200
5
III. Umsetzung in SAP
31