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Das Bankettgeschäft

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Organisatorische Eingliederung

Restaurant- Küchenchef Bankett-manager manager

Assistent

Assistent

F&B-Manager

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Organisation

Zielsetzung

Werbung + Verkauf

Kostenkontrolle + Preispolitik

Verkaufsgespräch-Checklisten, Kongresse, Tagungen, Konferenzen

Buchung, Organisation + Durchführung der Veranstaltung

Reservierung, Interne Bankettinformationen

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Ablauf

Reservierung

Bestätigung und Anzahlung

Formularfluss

Koordination der Vorbereitungsarbeiten

Durchführung

Abrechnung und Kontrolle

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Werbung & Verkauf

• Ausstattung des Bankettbüros• Koordination aller Verkaufsbesuche mit Bankettleiter• Verkaufspersonal verfügt über folgende Unterlagen:

• Fotos verschiedenartiger Veranstaltungen und Dekorationen• Fotos für preislich unterschiedliche Buffets usw.• Möglichkeit der Bestuhlung und Tischanordnung in

Veranstaltungsräumen• Standardisierte und frei wählbare Menüvorschläge mit

passenden Getränkevorschlägen• Möglichkeiten der technischen Einrichtungen• Preis- und Kompositionstabelle für sämtliche Menüartikel• Verkaufsgespräch-Checkliste für Kongresse, Tagungen,

Konferenzen

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Werbung & Verkauf

• Gedruckte Bankettbroschüre• Konkurenzfähige Programme für spezielle Anlässe wie

Hochzeiten, Geburtstagsfeiern,…• Küchenchef ist bei Menübesprechung mit dabei• Bei Großveranstaltungen Probeessen mit Veranstalter• Bei mehreren Veranstaltungen/Tag, versucht

Bankettleiter gleiche Menüs zu verkaufen• Beim Verkauf von Konferenzen, Tagungen, Abend-

veranstaltungen, versucht Bankettleiter auch Zimmer zu verkaufen

• Konkurrenzveranstaltungen erfassen (Anzeigen sammeln, wichtigste selbst besuchen)

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Werbung & Verkauf

• Über Kundenkartei Kunden durch Direct Mailing über besondere Veranstaltungen im Haus informieren

• Geeignete Werbemedien wie Presse, Fernsehen, Kino, Hotelführer, Rundfunk werden gezielt eingesetzt.

• Bei Absage dient die Adresse als Grundlage für zukünftige Verkaufsgespräche.

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Kostenkontrolle & Preispolitik• Bankettgeschäft = Volumengeschäft (Fixkostensenkung)• Menüvorschläge auf spezielle Veranstaltung unter

Berücksichtigung der saisonalen Lebensmittelangebote zuschneiden

• Bankettleiter erhält Produktliste mit geringstem Lagerumschlag -> in Verkaufsgesprächen verstärkt anbieten

• Bankett-Beurteilung nach Brutto-Gewinn/Verlust-Rechnung

• Bei Veranstaltungen an Feiertagen, Versuch die Menüs mit Anlass zu kombinieren

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Kostenkontrolle & Preispolitik• „Tagesmenü“ am Folgetag der Veranstaltung mit

Überproduktion abstimmen• Preispolitik = Drahtseilakt zwischen optimaler Auslastung

der vorhandenen Kapazität und Vermeidung von Dumping

• Gäste sind über schlechte Qualität mehr verärgert als über einen relativ teuren Preis

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Buchung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung

• Bei vorläufigen Buchungen wird Termin für endgültige Zu- oder Absage gesetzt

• Klares Reservierungssystem (nummerierte Buchungs- unterlagen, Angabe ob Buchung tentativ/definitiv ist, Eintragung ins Bankettbuchungsbuch, klare Ablage u. geregeltes „Wiedervorlagesystem“)

• Schriftlich abgeschlossener Vertrag bei Großveranstal-tungen als Grundlage für die spätere Abrechnung

• Minimumgarantien (wo möglich)• Bei Großveranstaltungen teilweise Vorauszahlung

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Buchung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung

• Monatlicher und wöchentlicher Veranstaltungsplan fasst das Veranstaltungsprogramm der kommenden Woche bzw. Monats zusammen -> Grundlage für Dienstplaneinteilung

• Rechtzeitige „Bankettinformation“ (Function-Sheet) an alle Abteilungen mit den notwendigen Details

• Wöchentliche Bankettmeetings mit Küchenchef, Bankett-oberkellner, Steward, Hausdame, Buchhalter und F&B-Manager

• Nach jeder Veranstaltung schriftliches Dankeschön an Veranstalter

• Großteil der Veranstaltungen wiederholen sich, daher eigene Akte anlegen inkl. Verbesserungsvorschläge für das nächste Mal

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Behördliches

• Jede Veranstaltung muss bis spätestens 3 Tage vor Beginn angemeldet werden (BPol-Dir.: Veranstaltungs-amt, Magistrat: Stadtsteueramt, Gemeinde)Veranstaltungsorte die wiederkehrend Veranstaltungen organisieren besitzen meist eine grundsätzliche Genehmigung.

• Steuern und Gebühren:– Vergnügungssteuer (Steuerschuldner = Veranstalter)– Werbeabgabe– AKM

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Bankettmarketing

Der richtige Betreuungsmix

1. Wann sollen wir den Kunden ansprechen?

„Betreuungsanlässe“

2. Wie können wir den Kontakt herstellen?

„Betreuungsformen“

3. Wie oft sollen wir kontaktieren?

„Betreuungsintensität“

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Der richtige Betreuungsmix

• Betreuungsanlässe– Betriebsbezogene– Umfeldbezogene– Produktbezogene– Personenbezogene– Ertragsbezogene– Saisonbezogene

• Betreuungsformen– Das persönliche Gespräch:

Am erfolgreichsten, aber auch am teuersten !– Telefonisch– Schriftlich (Brief, E-mail, Newsletter)

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Grade der Betreuungsintensität

zukünftiges Potential

hoch B1-Kunde A-Kunde

niedrig C-Kunde B2-Kunde

niedrig hoch

heutiges Potential

A-Kunde: intensive persönliche Betreuung

C-Kunde: geringere Betreuung, vorwiegend schriftlich

B1-Kunde: Wie A-Kunde (verstärkte Intensität, da künftiges Potential)

B2-Kunde: Gute Betreuung