DAS NEUE E-SOLUTIONS TOOL DHL e-billing...Kundennummern bei DHL Express Der Service speichert nicht...

DHL Express (Schweiz) AG

Laden Sie Express-Qualität einStand: 01/2016

DAS NEUE E-SOLUTIONS TOOLDHL e-billing

1 Einleitung1.1 Inhalt

Inhalt Seite

3 Anwendung von DHL e-billing 2 Erste Schritte

1 Einleitung 2

1.1 Inhalt 2

1.2 Was ist DHL e-billing 3

1.3 Vorteile im Überblick 4

2 Erste Schritte 5

4 Hilfreiche Links1.2 Was ist DHL e-billing 1.3 Vorteile im Überblick

Seite 2

2.1 Registrierung 5-10

2.2 Benachrichtigung 11/12

3 Anwendung von e-billing 13

3.1 e-billing Kundenportal 13-18

3.2 Frachtbrief 19/20

3.3 Anfragen / Reklamationen 21

4 Hilfreiche Links 22

Der e-billing Service ist eine Online Lösung speziell für DHL Express Kunden, die unseren internationalen Expressversand nutzen und ihre Rechnungen in elektronischer Form abrufen möchten.

Der e-billing Service bietet Ihnen:

Einen schnelleren und bequemeren Zugang zu Ihren Rechnungen

� Ab jetzt können Sie Ihre Rechnungen in elektronischer Form bequem über Ihre E-Mail erhalten

1.1 Inhalt 1.2 Was ist DHL e-billing

1 Einleitung 3 Anwendung von DHL e-billing 2 Erste Schritte 4 Hilfreiche Links1.3 Vorteile im Überblick

Seite 3

� Ab jetzt können Sie Ihre Rechnungen in elektronischer Form bequem über Ihre E-Mail erhalten und/oder über das e-billing Kundenportal herunterladen

� Sie haben den kompletten Überblick über alle eingegangenen Rechnungen für registrierte Kundennummern bei DHL Express

� Der Service speichert nicht nur alle Ihre Rechnungen online (max. 12 Monate im Zugriff), sondern bietet Ihnen auch die Möglichkeit diese beliebig oft, in unterschiedlichen Datei-formaten, zum Download zur Verfügung

Eine umweltfreundlichere Zustellung Ihrer Rechnungen

� Eine papierlose Transaktion ist nun möglich

� Sie müssen keine Briefumschläge mehr öffnen und wegwerfen

Entdecken Sie die Vorteile von DHL e-billing!e-billing ist kostenlos

Die Anmeldung erfolgt über das Internet. Es ist keine zusätzliche Software notwendig!

Papierlose Transaktion

Nach Erstellung einer e-billing Rechnung erhalten Sie eine E-Mail, an welche die Rechnung im PDF Format angehängt ist. Die E-Mail enthält ausserdem einen Link zum e-billing Kundenportal. Die Rechnung kann somit auch online geprüft werden.

1.1 Inhalt 1.2 Was ist DHL e-billing

1 Einleitung 3 Anwendung von DHL e-billing 2 Erste Schritte 4 Hilfreiche Links1.3 Vorteile im Überblick

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Eine Vielzahl an Formaten

e-billing Rechnungen können in verschiedenen Formaten heruntergeladen werden. Folgende Formate stellen wir für Sie zum Download bereit: CSV (zum Import in ein Tabellenkalkulationsprogramm, wie Excel), PDF (ideal zum Druck oder Versand als Anhang) und XML.

Online Archiv

e-billing Rechnungen bleiben 12 Monate online verfügbar und können immer wieder ausgedruckt werden.

Direkte Verlinkung zum Frachtbrief

Durch Anklicken der Frachtbriefnummer auf der Rechnung wird der Frachtbrief direkt angezeigt.

Online Erfassung von Rechnungsreklamationen

Rechnungsreklamationen können Sie direkt online eingeben und verschicken.

1 Einleitung 3 Anwendung von DHL e-billing 2 Erste Schritte 4 Hilfreiche Links2.1 Registrierung 2.2 Benachrichtigung

Auf den nächsten Folien erfahren Sie wie leicht die Registrierung bei DHL e-billing ist

Erster Schritt: Zugang zu DHL e-billing �� https://dhl-ar.accountis.net/customer/ch/

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Hier geht es zur erstmaligen

Registrierung

Zweiter Schritt: Einfache und schnelle RegistrierungGeben Sie Ihre Kundendaten in die Felder ein. Wichtig ist die Angabe einer gültigen E-Mailadresse. Um die Registrierung abzuschliessen, ist eine Zustimmung zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen von DHL Express notwendig. Klicken Sie nach Eingabe Ihrer Daten auf „speichern“ und schon ist die Registrierung abgeschlossen.

2.1 Registrierung 2.2 Benachrichtigung

1 Einleitung 3 Anwendung von DHL e-billing 2 Erste Schritte 4 Hilfreiche Links

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Hier registrieren

Dritter Schritt: Bestätigung der Registrierung

Nach der vollständigen Eingabe Ihrer Daten, erhalten Sie die Bestätigung, dass Ihre Anfrage nun bearbeitet wird. Wenn jetzt keine weiteren DHL Kundennummern registriert werden sollen, klicken Sie auf „OK“.



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Vierter Schritt: Bestätigung der Registrierung

Daraufhin erscheint eine Bestätigungsinformation. In Kürze erhalten Sie zudem eine E-Mail, in der Ihnen der Link zum e-billing Kundenportal und die Login Daten mit vorläufigem Passwort bereitgestellt werden.


1 Einleitung 3 Anwendung von DHL e-eilling 2 Erste Schritte 4 Hilfreiche Links

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Hier die E-Mail

Registrierung weiterer Kundennummern

Über die Auswahl „weitere Kundennummer registrieren“ können Sie unter gleichem Login weitere Kundennummern zur Teilnahme am e-billing Service registrieren. Für jede registrierte Kundennummer wird dann eine E-Mail Nachricht an die angegebene E-Mail Adresse versendet.



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Achtung – Keine Doppelregistrierung möglich!

Mit 100 % identischen Daten ist eine zweite Registrierung nicht möglich. Es erscheint unter dem Speicherfeld eine Fehlermeldung.



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Ihre erste BenachrichtigungSobald nach der Registrierung eine neue Rechnung erstellt wird, werden Sie per E-Mail informiert. Die neu erstellte Rechnung ist im PDF Format angehängt und kann sofort geöffnet werden. Sie können aber auch über die Links in der E-Mail die Bearbeitung der Rechnung im e-billing Kundenportal vornehmen. Dort können Sie auch Ihre Rechnungen per Download in anderen Dateiformaten abrufen.



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Möglichkeiten der automatischen Benachrichtigung



Sie können wählen zwischen:

E-Invoicing Push (Standard)

� Sie erhalten bei jeder neuen Rechnung eine Benachrichtigung per E-Mail mit der jeweiligen Rechnungim PDF Format als Anhang.

� E-Invoicing Push ist die Standard Einstellung von DHL e-billing.

E-Invoicing Pull (auf Anfrage)

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� Sie erhalten nur eine E-Mail mit dem Link zum e-billing Kundenportal ohne Anhang.� Auf dem e-billing Kundenportal können Sie die Rechnung dann in verschiedenen Formaten

herunterladen.� Die digitale Signatur jeder Rechnung ist als sog. „Verifikationsreport“ beliebig oft zum Download

auswählbar.

E-Invoicing mit CSV File + PDF (auf Anfrage)

� Sie erhalten bei jeder neuen Rechnung eine Benachrichtigung per E-Mail mit der jeweiligen Rechnungim PDF Format sowie ein CSV File im Anhang.

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3.1 e-billing Kundenportal 3.2 Frachtbrief 3.3 Anfragen / Reklamationen

Das e-billing Kundenportal

Nach dem Login auf der e-billing Startseite erscheint die Desktop Ansicht für registrierte Kunden. Mit einem Klick auf „Ansicht“ erhalten Sie eine Übersicht über Ihre neu für Sie bereit gestellten Rechnungen. Unter „Nachrichten“ werden Ihnen aktuelle Informationen von DHL Express angezeigt.


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Hier erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Rechnungen


Eine übersichtliche Rechnungsanzeige

Im e-billing Kundenportal werden Ihre Rechnungen in einer übersichtlichen Form mit Angabe des jeweiligen Status (gelesen / ungelesen) aufgelistet. Klicken Sie einfach auf eine Rechnungsnummer und schon wird Ihnen die Rechnung mit Status auf dem Bildschirm angezeigt.


Klicken Sie hier zur PDF Ansicht der Rechnung

Seite 14

PDF Ansicht der Rechnung


Darstellung einer Rechnung

Alle Rechnungen werden Ihnen in dieser Form angezeigt. Die erste Seite enthält immer eine Zusammenfassung aller abgerechneten Einzelpositionen. Auf den weiteren Seiten werden Ihnen die Einzelpositionen aufgelistet. Die voreingestellte Sortierreihenfolge der Einzelpositionen entspricht dem Aufbau Ihrer bisherigen Papierrechnung.


Seite 15


Download verschiedener Datei-Formate

Sie haben die Möglichkeit über das e-billing Kundenportal Ihre Rechnungen in verschiedenen Datei-Formaten herunterzuladen. Nehmen Sie einfach eine Auswahl des gewünschten Formates vor und klicken Sie auf „herunterladen“. Andere Sortierungen können Sie bspw. nach dem Download in Excel direkt vornehmen.


Seite 16


Online Suchfunktion

Auf dem e-billing Kundenportal haben Sie auch die Möglichkeit nach bestimmten Rechnungen zu suchen. Geben Sie einfach Ihre Suchkriterien ein und klicken Sie auf „Suche“.


Seite 17


Mein Profil ändern

Unter „Mein Profil“ können Sie die Sprache und Ihr Login Passwort jederzeit ändern. Achtung, die Sprachwahl hat nur einen Einfluss auf die Sprache des e-billing Portals, nicht auf die Sprache in der die Rechnung ausgestellt wird. Zudem haben Sie die Möglichkeit, für die dort aufgelisteten DHL Kundennummern unter „Meine Kundenummern“ weitere Benutzer für die Rechnungsbearbeitung hinzuzufügen.


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Frachtbrief anzeigen und herunterladen

Nach dem Öffnen der Rechnung im e-billing Portal werden Sie automatisch durch Anklicken der blauen Sendungsnummer zum Download der für diesen Versand vorhandenen Sendungsdokumente (Frachtbrief, Proforma-Rechnung) zum Frachtbrief im e-billing Kundenportal weitergeleitet. Sie müssen nur noch auf das Feld „Download AWB“ klicken, um den Frachtbrief herunterzuladen.


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So sieht der Frachtbrief aus


Frachtbrief nicht vorhanden

Es kann vorkommen, dass einzelne Frachtbriefe noch nicht verfügbar sind. In diesen Fällen können Sie mit Klick auf das Feld „Anfrage“ den Frachtbrief bei DHL Express anfordern. Sie erhalten dann direkt einen Hinweis, dass eine separate Anforderung für Sie, zur Bearbeitung durch DHL Express, generiert wurde (die Reklamationsnummer ist eine e-billing interne Referenznummer).


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Reklamationen und Anfragen

Wenn Sie Einzelpositionen der aktuell geöffneten Rechnung beanstanden möchten, oder sendungs-bezogene Anfragen haben, können Sie hierfür bequem das e-billing Kundenportal nutzen. Bitte geben Sie dabei immer die betreffende Sendungsnummer in der Anfrage / Reklamations-Nachrichtenbox an und wählen Sie aus der Auswahlliste „Code“ den jeweiligen Fehlergrund aus.


Seite 21

4 Hilfreiche Links1 Einleitung 2 Erste Schritte 3 Anwendung von DHL e-billing

DHL Express E-Billing:http://www.dhl.ch/de/express/resource_center/electronic_billing.html

Seite 22

Rückfragen zur Rechnung oder E-Billing:

[email protected]

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