Praxisbericht E-Billing Volz

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Die Rechnung auf Papier: ein Auslaufmodell Volz Luftfilter GmbH & Co. KG erzielt erhebliche Einsparungen mit umfassender E-Billing-Lösung

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Erfolgreiche Einführung einer E-Billing-Lösung bei volzfilters im Jahre 2005 durch yourIT

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Page 1: Praxisbericht E-Billing Volz

Die Rechnung auf Papier: ein Auslaufmodell

Volz Luftfilter GmbH & Co. KG

erzielt erhebliche Einsparungen

mit umfassender E-Billing-Lösung

Page 2: Praxisbericht E-Billing Volz

Projektart

Komplettlösung für eine gesetzeskonforme

qualifizierte elektronische Signatur von

Rechnungen und Rechnungsdaten führt

zu massiver Kostenersparnis bei Rech-

nungsversender und -empfänger.

Branche

Die Volz Luftfilter GmbH & Co. KG ist

einer der führenden Anbieter von Filter-

produkten für Lüftungs- und Klima-

technik sowie Lackier- und Trocknungs-

technik.

Produkte

- Output-Server "inForm" der Prout

Software GmbH

- Dokumentenmanagementsystem

"DOCUframe®" der GSD Software

mbH

- Signaturlösung "icoya EDL Signatur

Server“ der Struktur AG

Realisierung

Die Rechnung wird per E-Mail vom

System versendet und automatisch

GDPdU-konform archiviert. Das System

organisiert den Druckspool, um daraus

ein PDF zu erzeugen und XML-Daten

sowie einen Index anzuhängen und ist

damit unabhängig vom bestehenden

ERP-System.

Ergebnis

Alle Prozesse rund um Rechnungsver-

sand und -archivierung werden mit

dieser Komplettlösung vollständig

abgedeckt.

Weitere Infos

www.yourIT.de

www.E-Billing.de

STECKBRIEF

Das comTeam-Systemhaus yourIT aus

Hechingen installierte eine Software-

lieferkette aus Druckoutputmanagement,

Signaturserver und Archiv/DMS, die alle

Prozesse rund um Rechnungsversand

und -archivierung vollständig abdeckt.Mit seinem E-Billing-Projekt hat Volz den BestPractice-IT Sonderpreis 2006 für den größten zu

verzeichnenden Technologiesprung gewonnen. Der Preis wurde am 10.03.2006 auf der CeBIT

verliehen. (v.l.n.r. Ralf Ströbele, yourIT; Max Schinkl, Volz; Christian Szittariu, Volz; Thomas

Ströbele, yourIT)

Vieles spricht dafür, die konventionellen Rechnungen in Papierform

durch den elektronischen Rechnungsversand per E-Mail und oder Fax

(auch E-Billing, eBilling oder eInvoice genannt) zu ersetzen. So lassen

sich erhebliche Kosten einsparen, wie das folgende Beispiel zeigt.

Die Volz Luftfilter GmbH & Co. KG, einer der führenden Anbieter von

Filterprodukten für Lüftungs- und Klimatechnik sowie Lackier- und

Trocknungstechnik, verschickt seit Juli 2005 etwa die Hälfte ihrer

Rechnungen per E-Mail. Die Vorteile des elektronischen Versands

sind vielfältig: Die Rechnungen werden automatisch generiert, sobald

ein Lieferschein gedruckt wird, was den Verwaltungsaufwand deut-

lich minimiert. Die Kunden erhalten die Rechnungen schneller und

können sie zeitnah bearbeiten. Einsparungen werden dadurch erzielt,

dass Porto, Papier, Druck und Konfektionierung komplett entfallen.

„Für uns bedeutet die Umstellung eine Arbeitserleichterung. Die

Investition wird sich schon bald amortisiert haben“, bestätigt Max

Schinkel, Systemadministrator bei der Volz Luftfilter GmbH & Co. KG.

Verwaltung der Rechnungen vollständig elektronisch

Die Optimierung der Prozesse beschränkt sich nicht nur auf den

Rechnungsversand – auch die Archivierung wurde digitalisiert: Alle

ausgehenden Rechnungen werden elektronisch abgelegt. „Jede Rech-

nung wird im System dem Kunden zugeordnet, so dass mit nur zwei

Mausklicks ermittelt werden kann, wie oft und wann ein bestimmter

Kunde von uns eine Rechnung bekommen hat“, so Max Schinkel.

Auch dem Rechnungsempfänger erleichtert E-Billing die Arbeit: Ziel

ist, die Rechnungen direkt an den richtigen Ansprechpartner zu

schicken. Dadurch wird die Gefahr reduziert, dass eine Rechnung

verloren geht. Außerdem können die Rechnungsdaten über eine

XML-Schnittstelle automatisch in die Systeme des Rechnungsemp-

fängers eingelesen und archiviert werden (EDI).

Page 3: Praxisbericht E-Billing Volz

yourIT oHG

Neustraße 12 · 72379 Hechingen

Geschäftsführer:

Ralf Ströbele, Dieter Morgner und

Thomas Ströbele

Fon: 07471/93010-0

Fax: 074 71/93010-15

E-Mail: [email protected]

Homepage: www.yourIT.de

www.E-Billing.de

Die Volz Luftfilter GmbH & Co. KG

verschickt seit Juli 2005 etwa die

Hälfte ihrer Rechnungen per E-Mail.

Die Kunden erhalten die Rechnungen

schneller und können sie zeitnah

bearbeiten

E-Billing führt nicht nur zu erheblichen

Einsparungen bei Porto, Papier, Druck

und Konfektionierung – es schont

auch die Umwelt!

Für Volz bedeutet die Umstellung

eine echte Arbeitserleichterung.

„Die Investition wird sich schon bald

amortisiert haben“, bestätigt Max

Schinkel, Systemadministrator bei

der Volz Luftfilter GmbH & Co. KG.

INFO

Komplettlösung ermöglicht durchgehende Prozesse

Die neuen Prozesse basieren auf einer Gesamtlösung aus dem

Output-Server „inForm“ der PROUT Software GmbH, dem Dokumen-

tenmanagementsystem „DOCUframe®“ der GSD Software mbH und

der Signaturlösung „icoya EDI Signatur Server“ der Struktur AG.

„Unsere Komplettlösung ist eines der leistungsstärksten Produkte im

Bereich E-Billing“, unterstreicht Thomas Ströbele, Geschäftsführer

der yourIT. „Wir haben die unserer Meinung nach am besten geeig-

neten Produkte ausgewählt und nahtlos miteinander verbunden.

Bei vielen E-Billing-Systemen wird nur die Signatur erstellt, alles

andere muss der Kunde selbst machen. Unsere Lösung hingegen ist

auf Wunsch komplett ab Druckspool ERP.“

Bei der Fakturierung einer elektronischen Rechnung übernimmt die

Lösung den Druckspool des ERP-Systems (bei Volz Luftfilter ist z.B.

proALPHA im Einsatz) und gestaltet das PDF-Rechnungsformular

sowie den Archivindex. Gleichzeitig werden die Daten ins XML-

Format übertragen. Anschließend wird die PDF-Rechnung digital

qualifiziert signiert. Gleichzeitig erzeugt der Signaturserver darauf

einen zweidimensionalen Barcode. Dieser enthält die signierten

XML-Rechnungsdaten und lässt sich jederzeit überprüfen (verifizie-

ren) und auslesen, auch wenn die Rechnung gefaxt oder auf Papier

ausgedruckt wird. Nun versendet das System die Rechnung per

E-Mail und archiviert automatisch die Dokumente inklusive Protokoll.

„Eine Besonderheit der Lösung ist, dass sie mit ganz unterschied-

lichen ERP-Systemen eingesetzt werden kann“, erläutert Ströbele.

„Möglich ist dies dank des speziellen Ansatzes von PROUT: Das

System organisiert den Druckspool, um daraus ein PDF zu erzeugen

und XML-Daten sowie einen Index anzuhängen. Damit sind wir

absolut unabhängig vom bestehenden Fakturierungssystem.“

Das System bietet noch mehr Potenzial

Auch andere Belege wie Angebote und Auftragsbestätigungen sollen

zukünftig elektronisch versendet und im integrierten Dokumenten-

managementsystem DOCUframe® abgelegt werden. Außerdem wird

der Versand elektronischer Rechnungen kontinuierlich ausgebaut.

Dafür wird bei den Kunden eine schriftliche Bestätigung eingeholt.

„Die Akzeptanz ist gut“, berichtet Max Schinkel. „Die Anzahl der

teilnehmenden Unternehmen wird weiter zunehmen.“

Projekt auf der CeBIT 2006 ausgezeichnet

Mit seinem E-Billing-Projekt hat Volz den BestPractice-IT Sonder-

preis 2006 für den größten zu verzeichnenden Technologiesprung

gewonnen. Der Preis wurde am 10.03.2006 auf der CeBIT verliehen.

(Weitere Informationen: www.E-Billing.de)

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häuser müssen darüber hinaus besondere

Qualitätsanforderungen erfüllen:

• Systemintegrative Lösungskompetenz

• Ausrichtung auf IT-Anwender mit

5 bis 250 Arbeitsplätzen

• Personelle Kapazität für Planung, Projek-

tierung und Lösungsimplementierung

• Personal für Service, Wartung und

Störfallbehebung

• Vertriebsaußendienst

comTeam-Marken-Systemhäuser geben den

Benefit der Verbund-Leistungen an Ihre Kun-

den weiter. Die Vorteile für den gewerblichen

Endkunden, der sich für das Produkt- und

Dienstleistungsangebot eines comTeam-Sy-

stemhauses entscheidet, liegen beispielsweise

in der breiten, systemintegrativen Lösungs-

kompetenz, der Flexibilität und Sicherheit einer

erfolgreichen und finanzstarken Verbundgrup-

pe sowie in der bundesweit gegebenen Nähe

zum Kunden.

Ihr Kontakt zu comTeam:

comTeam Systemhaus GmbH

Mündelheimer Weg 40

40472 Düsseldorf

Telefon: +49-211-4156-784

Telefax: +49-211-4156-447

E-Mail: [email protected]

Internet: www.comteam.de

Ergänzende Informationen zur comTeam Systemhaus GmbH

Über das comTeam-SystemhausyourIT oHGDas Unternehmen yourIT ist eine

offene Handelsgesellschaft (oHG)

mit den geschäftsführenden Gesellschaf-

tern Ralf Ströbele, Dieter Morgner und

Thomas Ströbele. Gegründet wurde yourIT

im Jahre 2002 mit dem Ziel, umfang-

reiches IT-Wissen mit kaufmännischem

und marketingspezifischem Know-how zu

kombinieren. Für den Kunden heißt das:

„Alles aus einer Hand!“ Als Partner nam-

hafter Softwarehersteller ergänzt yourIT

Standardsoftwarepakete um anwendungs-

orientierte Gesichtspunkte. Aus einer intelli-

genten Kombination von Standard und

individuellen Anpassungen entstehen so

ganzheitliche Lösungen wie z.B. E-Billing,

die sich nahtlos in jedes Unternehmens-

umfeld einfügen.

comTeam ist der IT- und TK-Systemhaus-

Verbund von ElectronicPartner.

Die unter der Marke comTeam etablierten

Systemhäuser unterstützen ihre Kunden –

KMU, Unternehmen der öffentlichen Hand

sowie Ingenieure, Steuerberater, Ärzte,

Wirtschaftsprüfer etc. – bei der Integration

von Lösungen aus den Bereichen Informa-

tionstechnologie (IT) und Telekommunikation

(TK): Angefangen bei Consulting, Planung

über Netzwerk- und Kommunikationsplattfor-

men, Lieferung von Hard- und Software bis

hin zu schlüsselfertigen Projekten.

Jedes Fachunternehmen aus der IT- und TK-

Branche, das die ElectronicPartner Kriterien

erfüllt, kann Mitglied im comTeam-System-

haus-Verbund werden. comTeam System-

ÜBER UNS