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Das Word-Standardwissen –Briefe schreiben, Serienbriefe

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W. Grasser:

Übungs-blätter zu Word (2)

Inhalt

1. Grundaufbau eines Privatbriefes2. Grundaufbau jedes Brieftextes3. Die Geschäftsbriefvorlage4. Erstellung einer Geschäftsbriefvorlage5. Überblick: Arten von Geschäftsbriefen6. Geschäftsbriefbeispiel: Die Anfrage7. Geschäftsbriefbeispiel: Das Angebot8. Geschäftsbriefbeispiel: Die Reklamation (Mängelrüge)9. Einfacher Serienbrief, Definition10. Erstellung eines einfachen Serienbriefes11. Besonderheiten beim Serienbrief: die Wenn-Dann-Funktion


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1. Grundaufbau eines Privatbriefes

Beim Standardbrief ist eine Schriftart zu wählen, die leicht lesbar ist: z.B. Arial, Times, Schriftgröße 11 oder 12

Seitenränder:Oben:1,69cm; Links:2,41cmRechts und unten: egal

In den ersten 4 Zeilen bitte den Ab-sender schreiben.

Ort und Datum kommen in die erste Zeile, in die rechte Ecke

Ab Zeile 12 ist die Empfängeran-schrift zu setzen

Im der Betreff-Zeile (Zeile 20) wird der Inhalt des Briefes in ein bis zwei Stichworten wiedergegeben

In der 22. Zeile steht die Anrede: z.B.„Sehr geehrte Damen und Herrn,“Oder:Sehr geehrte Frau „Name“

Ab der Zeile 24 wird der eigentliche Brieftext geschrieben.

Grußformel, steht am Ende des Brieftextes. Bitte eine Leerzeile zwischen Brieftexten-de und Grußformel setzen

Anlagenhinweis; sofern Anlagen vorhanden, ist am Ende des Briefes der Anlagenhinweis zu versehen


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2. Der Grundaufbau jedes BrieftextesEin Brieftext besteht aus 3 Teilen: dem Einleitungssatz, dem Hauptteil und dem Schlusssatz.

Im Einleitungssatz wird in freundlicher /höflicher Form an das Thema herangeleitet. Einleitungssätze könnten sein:

Herzlichen Dank für die Zusendung Ihrer Rechnung vom 13.11. Oder: Wir haben Ihre Rechnung dankend erhalten.

Der Einleitungssatz ist abhängig vom Thema des Briefes.Bei einer Bestellung könnte der Einleitungssatz anderes lauten: Bei unserer Internetrecherche haben wir Ihre Angebote gefunden.

Im Hauptteil des Briefes wird die mitzuteilende Information kurz aber direkt dargestellt. Bitte achten Sie auf:

Einfache, verständliche Formulierungen. Kurze, prägnante Sätze Möglichst wenige Fremdwörter

Der Inhalt ist abhängig vom Thema des Briefs.

Im Schlusssatz des Briefes wird in einer höflichen, aber eindeuti-ger Floskel der Brief abgeschlossen. Der Schlusssatz ist abhängig vom Thema des Briefes. Mögliche Floskeln wären:

Ich freue mich auf Ihre Antwort. Danke im Voraus für die Bearbeitung meiner Anfrage. …

1. Übung: Übungsaufgabe zum Privatbriefschreiben:Am 2. Mai werden Sie Ihr neues Auto bekommen. Das Auto soll Vollkasko versi-

chert sein; ihr bisheriges Auto war nur Teilkasko versichert. Sie benötigen

einen neuen Versicherungsvertrag und eine Versicherungs-Doppelkarte zur Anmel-

dung des Neuwagens.

Die Anschrift Ihrer Versicherung lautet: Auto Versicherungs GmbH, Harzstraße

20, 03322 Schnitzelhorn; Ihr Versicherungsansprechpartner ist Hr. Horn.

Aufgaben:

1. Schreiben Sie eine Briefkopfvorlage mit Ihrem Namen, Ihrer Anschrift,

Tel.-Nr. und dem aktuellen Datum.

2. Fügen Sie die Anschrift der Versicherung ein.

3. Überlegen Sie sich ein geeignetes Stichwort für die Betreffzeile und

schreiben Sie es in die entsprechende Zeile.

4. Formulieren den Brief (beachten Sie die Gliederung in Einleitung, Haupt-

teil, Schlusssatz).

5. Fügen Sie als Anlage eine Kopie des Kaufvertrages für Ihr neues Auto

hinzu.


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3. Die GeschäftsbriefvorlageUnternehmen verwenden Briefkopfvorlagen:

Seitenränder:Oben:1,69,cm, links 2,41cmRechts, unten: egal

In den ersten in den ersten 4 Briefzeilen ist der Absender mit Anschrift und Tele-fon anzugeben. Das Firmenlogo kann ebenfalls eingefügt werden

Anschriftenfeld:5,08cm vom oberen Rand entfernt wird das Anschriftenfeld angebracht.

In der 1. Zeile des Anschriftenfeldes findet sich die Absenderanschrift, Größe 8, unter-strichen.

Ab der 3. Zeile des Anschriftenfeldes wirdspäter die Empfängeranschrift eingefügt.

ca. in der 20 Zeile,9,74cm vom obe-ren Rand findet sich die Info-zeile.

In der Fusszeile finden sich Bankverbindung, Steuer-nummer und ggf.. Ge-richtsstand Es können aber auch die Namen von Vor-ständen, Geschäftsführen und/oder Aufsichtsräten dort stehen.

Vor und nach der Betreffzeilesind je 2 Leerzeilen


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4. Erstellung einer Geschäftsbriefvorlage

1. Schritt: Einstellen der Seitenränder

2. Schritt: Fusszeile erstellen

Bitte im Menü Datei die Option „Seite einrichten“ aufrufen. In der folgenden Dialogbox sind die Seitenränder ein-zugeben. Folgende Maße werden vorge-schlagen

Oben: 1,69cm Links;: 2,41cm Rechts: 2cm (optional) Unten: 1.5cm (optional)

Im Menü Ansicht die Option „Kopf- und Fusszeile“ aufzurufen.

… von der Kopfzeile in die Fusszeile scrol-len …

Schließlich die Angaben zur Bankverbindung, Steuernummer Inhaber/Geschäftsführer

eintragen.

Die Option Kopf-/Fusszeile wieder verlas-sen.


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3. Schritt: Absenderadresse erstellen

4. Schritt: Firmenlogo einfügenEin Firmenlogo sollte als Bilddatei vorliegen, die dann in ein Textfeld einge-fügt werden kann

In die ersten 4 Zeilen Absender eingeben,anschließend kann der Absender entspre-chend formatiert werden.

Bitte im Menü „Einfügen“, die Option „Textfeld“ aufrufen, und das Textfeld neben die Firmenadresse stellen.

PS: Das Textfeld braucht nur bei Win-word2000 eingefügt werden, Word2003 können Graphiken an ohne Textfeld posi-tioniert werden.

... anschließend im Menü „Einfügen“ dieOption „Graphik einfügen...“ aufrufen, und das Firmenlogo sofern vorhanden, aufrufen.

Die Umrandung kann ausgeschaltet wer-den.


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5. Adressfeld erstellen

... im Menü „Einfügen“ ist die Option „Textfeld“ aufzurufen und ein Textfeld einzufügen. Textfeld ist vorerst nur grob zu positionieren.

Um das Textfeld exakt platzieren zu kön-nen, muss die Umrandung des Textfeldes 2x angeklickt werden, so dass der Rand (wie links) gepünktelt erscheint.

Dann bitte mit der Mouse oder mit den Pfeiltasten das Feld langsam soweit ver-schieben, bis das linke Lineal etwas über 5 steht. In diesem Fall hat das Text-feld den gewünschten Abstand von gut 5cm vom oberen Rand (ideal: 5,08cm)


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6. Infozeile einfügen

______________1) Eine exakte Positionierung ist bei der Infozeile nicht notwendig. Lediglich beim Text-feld ist eine exakte Positionierung auf ca. 5,1cm sinnvoll, da das Anschriftenfeld später im Fenster eines Fensterbriefumschlages sichtbar sein muss.

... Bitte noch in die erste Zeile des Text-feldes den Absender hineinschreiben, den Absender in Schriftgröße 8 formatieren und unterstreichen..

... dann kann die Umrandung des Textfel-des ausgeschaltet werden

(Zum Ausschalten der Umrandung: Text-feld anklicken, Menü „Format“ und schließlich Option „Textfeld“ anklicken.)

Bitte in die 20 Zeile schalten.

Die 20. Zeile entspricht etwa einem Ab-stand von 9,74cm von oben1). Hier wird eine Tabelle eingefügt mit:

5 Spalten2 Zeilen


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Bitte die wie folgt Tabelle ausfüllen, anschließend die Umrandung ausschalten:

Ihre Zeichen Unsere Zeichen Ihre Nachricht vom

Telefon -Durchwahl

Datum,

7. Vorlage speichernBei einem Briefkopf handelt es sich um eine Dokumentenvorlage...

Um eine Tabelle einfügen zu können, ist im Menü Tabelle die Option „Zel-le/Tabelle einfügen“ aufzurufen.

...beim Abspeichern deshalb den Dateityp Dokumentenvorlage anwählen.


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Übungs-blätter zu Word (2) 2. Übung: Erstellung einer Geschäftsbriefkopfvorlage

Situation:

Sie sind Auszubildender der Firma AAA-Computer, Lautstraße 22, 97733 Lachhausen, Tele-

fon 0467 8901112.

Ihre Aufgabe ist es, einen Briefkopf für Ihre Firma zu erstellen.

Aufgaben:

1. Öffnen Sie ein neues Word-Dokument und stellen Sie die Seitenränder auf oben

1,69, links: 2,41, rechts: 2,0, unten 1,5 ein.

2. Öffnen Sie die Kopf-Fusszeile, scrollen Sie in die Fusszeile und schreiben Sie

in die Fusszeile folgende Angaben:

Bankverbindung: AAA-Bank, Kontonummer 11 11 11, BLZ 200 999 99

Steuernummer: 101/333/444/22, Finanzamt Lachhausen

Firmeninhaber: Alexander Lex

3. Schreiben Sie in die ersten 4 Zeilen den Absender der Firma mit folgenden For-

matierungen:

AAA-Computer, Schriftart Arial, Größe 20, Farbe blau, zentriert.

Straße, PLZ Ort und Telefon: Schriftart Arial, Größe 20, Farbe schwarz,

zentriert.

4. Erstellen Sie ggf. mit Hilfe des Programms „PAINT“ oder eines anderen Programms

ein Firmenlogo,

bestehend aus den 3 Buchstaben AAA,

Schriftart Courier New, Farbe ockergeld,

Hintergrund: Blau.

Fügen Sie das Firmenlogo rechts, neben die Adresse ein.

5. Öffnen Sie ein Textfeld, fügen Sie es auf ca. 5,08cm vom, oberen Rand gerech-

net, ein. (PS: Verwenden Sie das Lineal auf der linken Seite Ihres Bildschirms

als Hilfsmittel.)

6. Schreiben Sie in die erste Zeile des Textfeldes die Absenderadresse in Schrift-

art Arial, Größe 8pt; unterstreichen Sie die Absenderadresse.

7. Schalten Sie in die 20 Zeile des Dokumentes. Fügen Sie eine Tabelle mit 5 Spal-

ten und 2 Zeilen ein.

8. Schreiben Sie in die erste Zeile der Tabelle folgende Worte: Ihre Zeichen, Un-

sere Zeichen, Ihre Nachricht vom, Tel.-Durchwahl, Datum. Schalten Sie bitte die

Umrandung der Tabelle aus!

9. Speichern Sie Ihre Arbeit unter der Datei: „Briefvorlage_AAA-Computer.dot“ ab.

PS: Wenn Sie die Geschäftsbriefkopfvorlage nicht selbst erstellen, dann können Sie die Vorlage auch von der Homepage downloaden und mit dem downgeloadeten Dokument weiterarbeiten.


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5. Verschiedene Arten von Geschäftsbriefen

Überblick über Geschäftsbriefarten:Lieferant Käufer

Lieferant formuliert ein Angebot an seinen Käufer

Lieferant schreibt eine Auftragsbestätigung ab den Käufer

.....

Käufer formuliert eine Anfrage an seinen Lieferanten

Käufer formuliert eine Bestellung an den Lieferanten

Käufer formulierte bei Falschlieferung eine Reklamation

Käufer und Lieferant stehen in reger Korrespondenz miteinander. Für jede Geschäfts-briefart gibt es Vorschläge, was in den Briefen zu stehen hat, sowie wie Formulierungen aussehen könnten.

Neben den Geschäftsbriefarten zwischen Käufer und Lieferanten gibt es eine Reihe an-derer Briefarten im betrieblichen Bereich:

Bewerbungsabschreiben · Kündigungsschreiben · Arbeitszeugnis · Sitzungsprotokoll · Werbebrief ...

Bei sämtlicher Geschäftskorrespondenz gilt der Grundsatz der Eindeutigkeit:

· Absender und Empfänger müssen eindeutig definiert sein.· Der Inhalt muss eindeutig definiert und formuliert sein.

Uneindeutige Formulieren führen zu Unklarheiten und Missverständnissen,erhöhen die Transaktionskosten des Geschäftsverkehrs.


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6. Geschäftsbriefbeispiel: Die Anfrage

Ziel der Anfrage ist, von verschiedenen Anbietern Angebote einzuholen. Damit wird geklärt, wel-che Firmen überhaupt Angebote unterbreiten können, gleichzeitig kann später geklärt werden, welches Angebot das günstigste ist.

Eine Anfrage sollte enthalten:

Absender, Anschrift, Datum Anrede (Erklärung, wie man auf den Anbieter aufmerksam geworden ist.) (Vorstellung des eigenen Unternehmens) Art und Umfang des bevorstehenden Auftrags Art der Ware oder Dienstleistung, Menge der Ware Anfrage nach Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen und Preis Terminplan: Liefertermin Frage, oder der Anbieter zur Angebotsabgabe bereit ist. Termin, bis zu dem die Antwort vorliegen muss Gruß Ggf. Anlagen

3. Übung: Übung zur Anfrage

Situation:

Sie sind Mitarbeiter der Firma AAA-Computer. Ihre Firma erhält den Auf-

trag, einen EDV-Schulungsraum neu einzurichten. Sie benötigen hierzu:

15 neue PC

15 neue Flachbildschirme, 19-Zoll-Durchmesser

1 Farblaserdrucker, Marke nach Wahl

Ca. 50m Kabel für die Vernetzung des Pc.

Ihre Aufgabe ist es, eine Anfrage an den Computerlieferanten „AllesCompu-

ter“, Nibelungen Str. 337, 90003 Ort zu schreiben. Ansprechpartner ist die

dortige Verkaufsabteilung. Liefertermin soll in 4 Wochen sein; das Angebot

soll innerhalb der nächsten 7 Tage unterbreitet werden; das Angebot soll

Lieferbedingen und Zahlungsbedingungen (evtl. Skonti) enthalten.

Aufgaben:

1. Öffnen Sie die Briefkopfvorlage der Firma AAA-Computer (Vorlage wur-

de in der vorhergehenden Übung erstellt!)

2. Fügen Sie Empfängeranschrift, ihr Zeichen, Ihre Telefondurchwahl (-

380) sowie das aktuelle Datum ein.

3. Formulieren Sie eine treffsichere Betreffzeile.

4. Formulieren Sie schließlich die Anfrage; verwenden Sie die oben an-

gegebenen Kriterienkatalog.

5. Unterscheiben Sie die Anfrage mit Ihren Namen und Ihrer Klasse.


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7. Geschäftsbriefbeispiel: Das Angebot

Das Angebot sollte enthalten:

In der Betreffzeile das Datum und/oder die Nummer des Angebots Ein interessanter Einleitungssatz, der zum Weiterlesen einlädt. Genaue Angaben über

o Arto Beschaffenheito Güteo Mengeo und Preis (incl. und exkl. MwSt.)

Einzelpreis der Ware, Gesamtpreis (Netto, ohne MWSt), sowie Gesamtpreis (incl. 19%MWSt) sind genau anzugeben

Befristung des Angebots Andere Einschränkungen des Angebots (Ein Angebot ohne Einschränkungen bindet den

Anbieter voll.) Lieferbedingungen (z.B. frei Haus, ab Werk usf.) Zahlungsbedingungen (z.B. 3% Skonto bei Zahlung innerhalb von 3 Tagen) Hinweis auf wichtige Anlagen (z.B. Katalogen, Preislisten usf.)

Ein Angebot sollte zudem persönlich gerichtet sein, d.h. es sollte an eine Person oder an eine Firma gerichtet. Angebote, die nicht persönlich gerichtet sind, werden ggf. nicht als verbindliches Angebot, sondern als Werbung gewertet.

4. Übung: Übung zum Angebot

Situation:

Als Mitarbeiter der Fa. AAA-Computer sollen Sie für einen Kunden ein Angebot schrei-

ben.

Das Angebot ist an die Berufsschule, Waldwiesen 771, in 90001 Dorf X, Ansprechpart-

ner Direktor, zu schreiben.

Für die Einrichtung des Schulungsraums werden benötigt:

15 neue PC, Preis je PC 400€

15 -Bildschirme, 19-Zoll, Preis je Bildschirm 220€

1 HP-Farbdrucker, 420€, sowie 50m Kabel zu insgesamt 100€

Für die Einrichtung der PC-Raums werden 20 Arbeitsstunden zu je 40€ veranschlagt

(insgesamt also 800€)

Die Lieferung der Geräte erfolge frei Haus. Zahlungsbedingungen: Wenn die Zahlung

innerhalb einer Woche nach Rechnungsstellung erfolgt, dann können 3% Skonto abgezo-

gen werden.

Die Einrichtung des EDV-Raum kann bis zum Ende des nächsten Monats stattfinden. Das

Angebot gilt 7 Tage.

Aufgaben:

1. Öffnen Sie die Briefkopfvorlage der Firma AAA-Computer (Vorlage wurde in der

vorhergehenden Übung erstellt!)

2. Fügen Sie Empfängeranschrift, ihr Zeichen, Ihre Telefondurchwahl (-380) sowie

das aktuelle Datum ein.


4. Berechnen Sie Nettopreis (=Gesamtkosten der Ware + Arbeitskosten) und Brutto-

preis (=Nettopreis + 19% Mehrwertsteuer)

5. Formulieren Sie die das Angebot; verwenden Sie den oben genannten Kriterienka-

talog

6. Unterschreiben Sie das Angebot mit Ihrem Namen und mit Ihrer Klasse.


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8. Geschäftsbriefbeispiel: Reklamation (Mängelrüge)

Reklamationen werden dann erforderlich, wenn einer der Geschäftspartner mit einer Leis-tung/Lieferung nicht einverstanden ist, bzw. wenn einer Lieferung Mängel enthält:

Reklamationen sollten enthalten:

Absender des Reklamierenden Reklamations-Datum Anschrift des Lieferers, bei dem reklamiert werden soll Datum der ursprünglichen Bestellung Datum/Nummer der Lieferung Genaue Bezeichnung der Ware Anrede Einleitungssatz Genaue Bezeichnung des Mangels:

o Mangel in der Menge?o Mangel in der Art?o Mangel in der Güte?o Mangel in der Geschaffenheit?

Beschreibung des Mangels Ansprüche an den Lieferer

o Rücktritt vom Kaufvertrag?o Preisminderung?o Umtausch/Reparatur?o Schadensersatz?

Bitte um Erledigung

5. Übung: Übung zur Reklamation

Situation:

Die Firma AAA-Computer erhält vom Lieferanten „AllesComputer“ (Anschrift siehe

vorherige Übung)folgende Lieferung:

15 neue Computer mit Mouse und Tastatur

15 Röhren-Bildschirme zu lediglich 30€ je Stück.

1 Schwarz-Weiß-Laserdrucker der Marke Epson sowie 100m Netzwerkkabel.

Auch wenn die 15 Röhren-Bildschirme wesentlich billiger als die bestellten Fach-

Bildschirme sind, so möchte Ihr Chef die Geräte keinesfalls behalten. Das Selbe

gilt für den Schwarz-Weiß-Laserdrucker. Diese falsch-gelieferten Geräte sollen

durch ursprünglich bestellte Geräte ersetzt werden. Die 50m - zuviel geliefertes

- Netzwerkkabel können für einen anderen Auftrag verwendet; es ist beabsichtigt

dieses Produkt zu behalten.

Aufgaben:

1. Öffnen Sie die Briefkopfvorlage der Firma AAA-Computer (Vorlage wurde in

der vorhergehenden Übung erstellt!)

2. Fügen Sie Empfängeranschrift, ihr Zeichen, Ihre Telefondurchwahl (-380)

sowie das aktuelle Datum ein.


4. Formulieren Sie die Reklamation (Mängelrüge); verwenden Sie die oben ange-

gebenen Kriterienkatalog. Achten Sie auf höfliche Formulierungen!

5. Unterscheiben Sie die Anfrage mit Ihren Namen und Ihrer Klasse.


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9. Einfacher Serienbrief, Definition

Für die Erstellung eines Serienbriefes werden 2 Dateien benötigt: Datenquelle und Se-rienbrief Hauptdokument:

Was ist ein Serienbrief?

Ein Serienbrief ist ein Schreiben, der an mehrere oder auch an viele Adressaten gerichtet ist, aber den gleichen Inhalt hat.

Ein Serienbrief wird also einmal geschrieben; im Adressfeld jedoch wird immer wieder ein neuer Name und eine neue Anschrift eingeblendet.

Anrede Name Straße PLZ OrtFrau Martina Müller Frauenberg 7 93771 AmbergHerr Xaver Meier Theresienstr. 7 80045 Am HamHerr Florian Foh Grubenweg 9 21337 NordseeFrau Phillipa Grub Grabstr. 9 08856 Ende-

stadt

(1) Datenquelle mit den Emp-fängeradressen

Die Datenquelle/Adressdatei enthält die Anschriften der anzuschreibenden Personen.

Sie kann als Word-Tabelle, als Excel-Datei oder auch als Access-Datei vorliegen.

Es gilt: In der ersten Zeile

stehen immer die Steuerbegriffe.

In den unteren Zei-len die Ausprägungs-grade

Brieftext

(2) Das Serienbrief-Hauptdokument

Im Serienbrief-Hauptdokument werden die Seriendruckfelder <Anrede>, <Name> …, eingefügt.

Schließlich wird der eigentliche Brieftext erstellt.

Anschließend wird das Hauptdokument mit der Datenquelle verbunden.

<Anrede><Name><Straße><PLZ Ort>


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W. Grasser:


10. Erstellung eines einfachen Serienbriefes

Vorabarbeit: Erstellung einer Datenquelle/AdressdateiWenn keine Datenquelle /Adressendatei vorhanden ist, dann muss diese erstellt werden.

Am einfachsten geschieht dies mit Hilfe der Tabellenfunktion in Word. Die Datenquelle kann aber auch mit anderen Programmen, z.B. mit Excel erstellt werden.

Grundaufbau einer Datenbank:

Anrede Name Straße PLZ OrtFrau Martina Müller Frauenberg 7 93771 AmbergHerr Xaver Meier Theresienstr. 7 80045 Am HamHerr Florian Foh Grubenweg 9 21337 NordseeFrau Phillipa Grub Grabstr. 9 08856 Ende-

stadt

In den meisten Betrieben sind Adress-Dateien in Form von Kundendatenbanken, Lieferantendatenbanken oder Excel-Listen bereits vorhanden. Diese Dateien könnenproblemlos für einen Serienbrief verwendet werden und können als Datenquelle in Word hin-

eingeladen werden.

Hauptarbeit: Erstellung des Serienbriefes-Hauptdokumentes in 4 Schritten

In der 1. Tabellenzeile stehen die Steuerbegriffe(Oberbegriffe),

ab der 2. Zeile stehen die Ausprägungsgrade, also die einzelnen Namen, Straßen und Orte

PS: Jede Datenbank ist in dieser Form aufgebaut!

Vorab ist die Serien-brief/Seriendruck Symbolleis-te einzuschalten.

Dies geschieht über das Menü Ansicht, dann Option Symbolleistenschließlich Seriendruck


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W. Grasser:


1. Schritt: Laden der Datenquelle

2. Schritt: Seriendruckfelder einfügen

In der Symbolleiste Serien-druck ist das Ikon „Datenquel-le öffnen“ anzuklicken…

… es scheint eine Dialogbox, durch die die Datenquelle wie jede andere Datei geladen werden kann…

W.Grasser, Homannstr.80123 München


Die Seriendruckfelder sind, wie links abgebildet, in das Adressfeld der Briefvorlage einzufügen.


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W. Grasser:


3. Schritt Hauptdokument erstellen

Hierfür ist der Courser an die Stelle im Adressfeld zu setzen, an der das entsprechende Seriendruckfeld eingesetzt werden soll

… anschließend ist das Ikon Seriendruckfelder einfügen aufzurufen..

… es erscheint eine Dialog-box, in der das entsprechende Seriendruckfeld aufgerufen werden kann.

Das Seriendruckfeld ent-spricht immer den Angaben der 1. Zeile der Daten-bank/Datenquelle.

Der Vorgang ist für jedes Seriendruckfeld zu wiederho-len.


Da es im Winter meist kälter ist als im Sommer, deshalb wird in den gemäßigten Klimazonen in der Regel eine Heizung benötigt.Diese Erkenntnis ist von jedem nachzuvollziehen, der in Mitteleuro-pa wohnt oder zumindest auf Besuch war.

Sind die Seriendruckfel-der eingefügt, dann kann der Brief geschrieben werden, wie jeder andere Brief auch.


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W. Grasser:


4. Schritt: Seriendruck an den Drucker

Es gibt zwei Möglichkeiten Serienbriefe auszudrucken:Entweder können einzelne Datensätze ausgedruckt werden oder es können alle Daten-sätze mit der Datenquelle verbunden werden.

Druck einzelner Datensätze:

Alle Datensätze ausdrucken:

…Vorab ist das Ikon <abc> aufzurufen. Dies bedeutet, dass einzelne Datensätze aufgerufen werden können…

… anschließend kann der gewünschte Datensatz aufge-rufen werden.

Bitte auf die Pfeile „vorwärts“ oder „rückwärts“ klicken.

Sollen alle Serienbriefe aus-gedruckt werden, dann ist das Ikon Druck an Drucker auszu-wählen…

…in der darauffolgenden Dialogbox ist die Option Alle zu wählen.


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W. Grasser:


11. Besonderheiten beim Serienbrief, die „Wenn-Dann-Funktion“

Zum ProblemWenn der Ansprechpartner eine Frau ist, dann wird „Sehr geehrte Frau …“ geschrieben; Wenn der Ansprechpartner ein Mann ist, dann wird „Sehr geehrter Herr…“ geschrieben.

Um das Problem beheben zu können, kann die Wenn-Dann-Funktion verwendet werden.

6. Übung: Übungsaufgabe zum einfachen Serienbrief

Situation:

Sie sind Mitarbeiter der Fa. AAA-Computer. Laut Personaldatei sind folgende

Angestellten vorhanden:

Anrede Vorname Name Straße, Hausnr. PLZ Ort

Frau Angelika Buchmann Sotzstr. 24 82555 Wald b.

München

Herr Walter Giese Würmallee 10 81279 München

Frau Monika Mum Am Gartenrand 27 80999 München

Herr Klaus Prummel Müllerwiesenwald 12 89591 Möhren

Frau Nikola Zirbel Moosbad 32 81678 München

Zu einer Betriebsfeier, die nächsten Donnerstag, 16.3., ab 17.00 Uhr statt-

findet, sollen alle Mitarbeiter und ihre Familien eingeladen werden. Die Mit-

arbeiter sollen gute Laune mitbringen. Jeder Geladene soll aber bis nächsten

Montag, 17h seine Essenswunsch abgeben. Das selbe gilt für die

Familienmitglieder, die mitkommen möchten.

Aufgaben:

1. Öffnen Sie ein Word-Arbeitsblatt; fügen Sie eine Tabelle mit 5 Spalten

und 6 Zeilen ein, übernehmen Sie die obenstehende Tabelle.

2. Speichern Sie die Tabelle unter dem Dateinamen „Mitarbeiterliste.doc“

ab.

3. Öffnen Sie den Briefkopf der Fa. AAA-Computer; schalten Sie die Symbol-

leiste für den Seriendruck ein!

4. Öffnen Sie die Datenquelle „Mitarbeiterliste.doc“.

5. Fügen Sie die Seriendruckfelder für <Anrede>, <Vorname>, <Name>,

<Straße, Hnr.>, <PLZ Ort> ein.

6. Überlegen Sie sich eine treffsichere Formulierung für den Brieftext.

7. Schreiben Sie Ihren Formulierungsvorschlag in das Serienbrief-

Hauptdokument.

8. Verbinden Sie Datenquelle und Hauptdokument zu einem Serienbrief.

9. Speichern Sie Ihre Arbeit unter dem Dateinamen „einfacherSerienbrief“

ab.


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W. Grasser:


Aufrufen der Wenn-Dann-Funktion

In die Dialogbox ist folgendes einzugeben:

Wennû

Anrede gleich FrauDann diesen Text eingeben

geehrteSonst diesen Text eingeben

geehrter.

In der Symbolleiste „Serien-druck“ ist das Ikon „Bedin-gungsfeld einfügen“ aufzuru-fen ….

… schließlich ist die Wenn-Dann-Funktion zu wählen…

… es erscheint eine Dialog-box, in der die Wenn-Dann-Bedingungen einzugeben sind…

In der Zeile „Verglichen mit“ wird Frau eingegeben

In der Dann-Zeile wird „geehrte“ eingegeben

In der Sonst-Zeile wird „ge-ehrter“ eingegeben


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W. Grasser:


Mit dem Befehl ist folgendes gemeint:

Wenn in der „Anrede“ Frau steht, dann soll der Computer „geehrte“ schreiben. Wenn in der Anrede „nicht Frau“ steht, dann soll der Computer „geehrter“ schrei-

ben.

Übung zum Ausprobieren:

Übung zur Wenn-Dann-Funktion:

1. Öffnen Sie eine Word-Tabelle mit 3 Spalten und 5 Zeilen.

2. Übernehmen Sie folgende Tabelle; speichern Sie die die Tabelle unter dem Datei-

Namen „Namensliste“ ab,

Anrede Vorname Name

Frau Monika Müller

Herr Xaver Bauer

Frau Marta Moos

Herr Wolfgang Haus

3. Öffnen Sie ein neues Word-Dokument; Schalten Sie die Symbolleiste „Seriendruck“

ein.

4. Laden die Datei „Namensliste“ als Datenquelle in ihren Computer.

5. Schreiben Sie das Wort „Sehr“ und lassen Sie den Courser nach dem Sehr stehen.

6. Klicken Sie auf „Bedienfeld einfügen“, und rufen Sie die Wenn-Dann-Funktion auf.

7. Geben Sie in das Wenn-Dann-Bedingungsfeld folgendes ein:

Bei Verglichen mit: Frau

Dannû geehrte

Sonstû. geehrter

8. Fügen Sie nun die Seriendruckfelder <Anrede> <Vorname> <Name> ein

8. Speichern Sie die Datei unter dem Dateinamen „Test“ ab.

9. Klicken Sie auf das Ikon <ABC> in der Symbolleiste Seriendruck, klicken Sie

schließlich die Datensätze von 1 bis 4 druch.

Anmerkung:

Wenn Sie die Aufgabe richtig erfüllt haben, dann müssten beim Anklicken des Datensätze

nacheinander folgende Satzteile eingeblendet werden

Sehr geehrte Frau Monika Müller

Sehr geehrter Herr Xaver Bauer

Sehr geehrte Frau Marta Moos

Sehr geehrter Herr Wolfgang haus

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