Das Zusammenwirken der Verwaltungsbeiräte mit dem Verwalter und den Wohnungseigentümern Dr....

Das Zusammenwirken der Verwaltungsbeiräte mit dem Verwalter und den

Wohnungseigentümern

Dr. Joachim NäkeELB-Immobilien Verwaltungs GmbH Dresden

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1. Aufgaben des Verwaltungsbeirats/Praktische Sicht

2. Die Organisation der Beiratsarbeit

3. Die Vergütung der Beiratsarbeit

4. Die Auskunftspflicht des Verwaltungsbeirats

5. Die Entlastung des Verwaltungsbeirats

6. Das Stimmrechtsverhalten des Verwaltungsbeirats

7. Das Verhältnis des Verwalters zum Beirat

8. Typische Konfliktfelder Beirat – Eigentümer

3Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat,

Chemnitz 2010

1 Aufgaben des Verwaltungsbeirats/Praktische Sicht

1.1 Gesetzliche Aufgabenzuweisungen

Aufgaben des Verwaltungsbeirats lt. WEG nur in zwei Punkten:

- Einmal handelt es sich um die Unterstützung des Verwalters nach § 29 Abs. 2 WEG.

- Darüber hinaus legt § 29 Abs. 3 WEG fest, dass der Wirtschaftsplan, dieAbrechnung, die Rechnungslegung und die Kostenanschläge vorBeschlussfassung durch die Wohnungseigentümerversammlung durch dieBeiratsmitglieder geprüft und mit einer Stellungnahme versehen werden.

4Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

1.2 Aufgabenzuweisung durch Vereinbarung

WEG: keine exekutiven Berechtigungen benannt.

Gemeinschaftsordnung oder spätere Vereinbarungen: erweiterndeBerechtigungen möglich, mit der Verpflichtung, sich an dieseRegelungen zu halten:

Beispiele: - Vertrag für die Wohnungseigentümergemeinschaft mit dem

Verwalter auszuhandeln und abzuschließen,- Verwaltungsvertrag kündigen, aber erst nach Beschluss der WEG

über die Kündigung, - Prozessführung von der Beiratszustimmung abhängig machen, - Abnahme des Gemeinschaftseigentums.


1.3 Aufgabenzuweisung durch Beschlussfassungen

In der Rechtsprechung und Literatur wird zahlreich die Auffassung

vertreten, dass dem Verwaltungsbeirat auch durch mehrheitliche

Beschlussfassungen Aufgaben übertragen werden können.

Beispiele:- Genehmigung zu Entnahmen aus der Instandhaltungsrücklage;- Gemeinsame Verfügung über Rücklagenkonto durch Verwalter und

Beirat;- Zustimmung zu Vergabenentscheidungen bei Baumaßnahmen;- Kündigung von Verträgen- Aushandeln bzw. Abschluss des Verwaltervertrages.


1.4 Die Unterstützung des Verwalters

In § 29 Abs. 2 WEG keine weitere Regelung

Typische Unterstützungsleistungen.

- Vorbereitung der Wohnungseigentümerversammlung und der

Tagesordnung,

- Mithilfe bei Ausführungen von Beschlüssen und

Durchsetzen der Hausordnung,

- die Hilfe bei der Durchführung von Instandsetzungs- und

Instandhaltungsarbeiten, bei Angebotseinholungen und

Handwerkerauswahl,

- Teilnahme an Begehungen, Verhandlungen, Verfahren,

- die Verwaltung der gemeinschaftlichen Vermögenswerte,

- die Information der Eigentümer.


1.5 Prüfungsaufgaben des Beirats

§ 29 Abs. 3 WEG: Rechenwerke vor der Beschlussfassung prüfen

- rechnerische Prüfung,

- sachliche Prüfung.


Die rechnerische Prüfung

Was?

- Entwurf der Jahresabrechnung

speziell:

Originalkontoauszüge, Originalrechnungen und Buchhaltungsbelege, Saldenliste Wohngeld, Mahn- und Gerichtsakten, Versicherungsfälle, Versorgungs- und andere Verträge

- Entwurf des Wirtschaftsplanes


Die sachliche Prüfung

- Sind die gebuchten Einnahmen und Ausgaben tatsächlich der Gemeinschaft zuzuordnen?

- Bestand eine objektive Notwendigkeit oder ein Beschluss für die Ausgabe?

- Lagen Überzahlungen vor, wurden Skonti genutzt?- Wurden Gelder zinsgünstig angelegt?- Prüfung der Kostenverteilung, des Kostenverteilungsschlüssels- Anfangs- und Endbestände der Konten anhand der Kontoauszüge


Prüfung Hausgeld

- Einnahmen: - Zahlungsausfälle?- Versicherungserstattungen?- Inkassoerfolge?

- Ausgaben:- Gesamtausgaben- größere/besondere Ausgaben- Begründung von Kostenabweichungen


Prüfung Instandhaltungsrücklage

- Einnahmen: - Zahlungsausfälle?- Zinsen?

- Ausgaben:- gesamt- größere/besondere Ausgaben- Begründung von Kostenabweichungen

- Kontostände

- Bankbelege


Die Stellungnahme des Verwaltungsbeirats

Kurzbericht

Empfehlung der Annahme/Genehmigung einer Jahresabrechnung(sowie des abgesprochenen Wirtschaftsplans) Empfehlung derEntlastung des Verwalters ggf. auch unter Vorbehalt noch klärungsbedürftiger einzelnerRechnungsposten.


Prüfbericht des Verwaltungsbeirates

- Wer hat wann was geprüft?

- Stichproben oder Einzelbelege?


Probleme?

Übersendung an bzw. Mitnahme von Prüfungsunterlagen durch

Verwaltungsbeiratsmitglieder?

Schriftliche und/oder mündliche Berichterstattung?

Bericht mit der Einladung zur Eigentümerversammlung versenden?


Mithilfe des Verwalters:

- Buchführungssystem und Buchhaltungsunterlagen erläutern,

- Übersichten fertigen, die die Mittelverwendungskontrolleerleichtern und die Kontenstände nachvollziehbar machen,

- Entwürfe der Gesamt- und Einzelabrechnungen mit Kontenständen, Vermögensstatus,

- Übersicht über Wohngeld- und Rücklagenzahlungen, - Vergleichsübersichten (Entwicklung der Gesamteinnahmen und

Gesamtausgaben im Vorjahrsvergleich, zum Wirtschaftsplan),

- Inventaraufstellung bei vorhandenen höherwertigen Grundmitteln der WEG.


- Aushandeln bzw. Abschluss des Verwaltervertrages:

Nicht generell, aber bei Vorgabe von Laufzeit, Vergütung und weiterer

konkreter Vergütungsabsprachen kann der Vertragsabschluss dem

Verwaltungsbeirat übertragen werden.

OLG Hamburg,2003, OLG Köln 2003, AG Saarbrücken 5.2.2009


2. Die Organisation der Beiratsarbeit

Der Beirat regelt seine Geschäftsabläufe selbst.

Einberufung, Vorsitz, Teilnahme dritter Personen, Beschlussfähigkeit


Der Beirat muss interne Konflikte selbst lösen:

- Inaktivität

- Antipathie

- Neid „Immer bekommt der andere Beirat alle Vollmachten“

……


3 Vergütung 3.1 Zulässigkeit

Tätigkeit der Beiratsmitglieder ist ehrenamtlich, das heißtohne Anspruch auf Vergütung. = Auftragsverhältnis im Sinne der §§ 662 ff. BGB, nach§ 670 BGB Aufwendungsersatzansprüche.

Wenn eine Vergütung gezahlt wird, so liegt einDienstvertragsverhältnis im Sinne der §§ 611 ff. BGB oderein Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 675 BGB vor.

3.2 Höhe der Vergütung: Einzelfallentscheidung


4 Die Auskunftspflicht des Verwaltungsbeirats

Die Auskunftspflicht des Verwaltungsbeirats besteht nur gegenüber derGesamtgemeinschaft.

Gegenüber Mitgliedern der GemeinschaftJeder Eigentümer kann eine Liste der Miteigentümer verlangen (nur Namen,Vornamen, akademische Grade, Anschriften und allenfalls Telefonnummernund Beruf). Bei weitergehenden Angaben besteht ein Löschungsanspruch.

Jeder Eigentümer – und damit auch jeder Beirat – hat das Recht zu Einsicht indie gesamten Abrechnungsunterlagen, auch die Einzelabrechnungen und Buchungen.

Gegenüber dritten Personen Kein Recht, gegenüber dritten Personen Auskünfte über die Angelegenheiten derGemeinschaft oder einzelner Eigentümer zu erteilen.

Nicht von dem Verbot der Datenübermittlung an Dritte betroffen sein können z.B.die Information an Rechtsanwälte, Notare und Steuerberater, die Einweisungvon Handwerkern, Architekten und Behörden oder Gerichten.


5. Die Entlastung des Verwaltungsbeirats

Die Rechtsnatur der Entlastung

Nach den Regelungen des WEG ist die Eigentümerversammlung für die

Entlastung des Beirats zuständig.

Entlastung = Billigung der Tätigkeit für das vergangene Wirtschaftsjahr

Der Anspruch des Verwaltungsbeirats auf Entlastung

Die Entlastung stellt einen reinen Vertrauensbeweis dar und ist somit

nicht erzwingbar, die Mitglieder des Verwaltungsbeirats haben keinen

Anspruch auf Erteilung der Entlastung.


Die Versagung der Entlastung

Die Entlastung des Verwaltungsbeirats oder die seiner einzelnenMitglieder ist zu versagen, wenn deren Tätigkeit in dem in Betrachtkommenden Zeitraum nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßerVerwaltung im Sinne des § 21 Abs. 4 WEG entsprach.

Beispiele:- fehlerhafte Arbeit des Verwaltungsbeirats oder einzelner Mitglieder, - gar keine Tätigkeit,- Abrechnung entspricht trotz der Prüfung durch den Beirat nicht den

Grundsätzen, die durch das Gesetz und die Rechtsprechung aufgestellt worden sind.

Entlastung kommt nicht in Betracht, wenn die Möglichkeit desBestehens von Schadensersatzansprüchen gegen die Mitglieder desVerwaltungsbeirats nicht ausgeschlossen werden kann. Ein konkreterSchadenseintritt muss noch nicht erfolgt sein.


Dr. Näke – Der Verwaltungsbeirat

BGH 04.12.2009

… Ist die vom Verwaltungsbeirat geprüfte Abrechnung fehlerhaft und damit änderungsbedürftig, entspricht ein Entlastungsbeschluss zugunsten des Beirates nicht Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung nach § 21 Abs. 4 WEG, sofern Ansprüche gegen den Beirat noch in Betracht kommen und auch Gründe für Anspruchs-verzichte nicht ersichtlich sind.

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6. Stimmrechtsausschlüsse des Verwaltungsbeirats

Der Bestellungs- bzw. Wahlvorgang: Dem Wohnungseigentümer, der zum Verwaltungsbeirat bestellt werden

soll, steht bei der Abstimmung ein eigenes Stimmrecht zu

Die ordentliche Abberufung

Ebenso wie die Bestellung stellt auch die ordentliche Abberufung kein

Rechtsgeschäft, sondern einen organschaftlichen, die

mitgliedschaftlichen Interessen regelnden Akt dar. Damit sind

Mitglieder des Verwaltungsbeirates bei der ordentlichen Abberufung

stimmberechtigt.


Die Abberufung aus wichtigem Grund

Nach allgemeiner Auffassung besteht kein Stimmrecht desWohnungseigentümers bei seiner Abberufung aus wichtigem Grund.

Es sollte hinsichtlich eines jeden Betroffenen gesondert abgestimmtwerden. Dies hat zur Folge, dass die jeweils nicht betroffenenMitglieder des Verwaltungsbeirats ihr Stimmrecht mangels Vorlageeiner Interessenkollision behalten.

Schuldrechtliche Verträge, z.B. VergütungStimmrecht ist nach § 25 Absatz 5 Satz 1 ausgeschlossen

Die Entlastung

Der Wohnungseigentümer ist bei der Beschlussfassung über seine

eigene Entlastung nicht stimmberechtigt.

Niemand selbst das Vertrauen aussprechen kann.


Dr. Näke, Der Verwaltungsbeirat 27

Ist der Verwaltungsbeirat

Freund

oder

„natürlicher Feind“ des Verwalters?

7 Das Verhältnis des Verwalters zum Verwaltungsbeirat

Dr. Näke, Der Verwaltungsbeirat 28

Auftraggeber – Auftragnehmer

Kunde – Dienstleister

Ideal: vertrauensvolle Partnerschaft

Grenzen für den Verwalter:

Keine Möglichkeit für den Verwalter, die Mitglieder des Beirats inirgendeiner Weise zu beauftragen, anzuweisen oder in anderer WeiseAufgaben auf diese zu übertragen. Es ist nicht Angelegenheit des Verwalters, sich über die Arbeitsweise desVerwaltungsbeirats und seiner Mitglieder negativ zu äußern oder etwadessen Abwahl zu betreiben.


Probleme/Pflichtverstöße des Verwaltungsbeirats/Beispiele:- wenn Beiratsmitglieder die Rechte des Verwalters nach § 27 Abs. 3

WEG einschränken oder in diese eingreifen wollen;- wenn der Verwalter angewiesen wird, Beschlüsse der Gemeinschaft

nicht umzusetzen;- Forderung zur Manipulation der Jahresabrechnung (Kostenverteilung)- wenn der Verwalter angewiesen wird, einzelne Tagesordnungspunkte

nicht aufzunehmen;- wenn nicht eine Unterstützung, sondern eine offensichtliche

Behinderung der Arbeit des Verwalters praktiziert wird;- fehlende Mitwirkung an Beschlussausführung.


Der Verwalter aus der Sicht des Beirates

Was erwartet der Verwaltungsbeirat?

Kommunikation Information Anerkennung Möglichkeit zur Selbstdarstellung

Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat 31

8. Typische Konfliktfelder Beirat – Eigentümer

Darf die Beiratstätigkeit etwas kosten?

„Wenn jemand unbedingt Beirat sein will, so muss er auch gründlich arbeiten.“

„Der Beirat will nur eigene Interessen durchsetzen.“

„Dann macht doch Euern Dreck alleene.“

Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat 32

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