DATA PROJECT I

BIS*Int.Bestell&Info-System

Diakonie Stetten

Kernen/Stetten, den 06.02.2004

IBIS - Internes Bestell- &Informations-System

für soziale Einrichtungen -von

A wie Arzneimittelverwaltungüber

K wie Küchensteuerungund

W wie Wohnungsverwaltungbis

Z wie Zentraleinkauf

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Inhalt der Präsentation

• Kennzahlen• Leistungsumfang des IBIS• Softwarekomponenten / Module• Schnittstellen• Zusatzanwendungen• Zukunftsperspektiven

• Zwischenfragen: gerne, jederzeit

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Kennzahlen

• Mitarbeiter: 2.500• Wohngruppen: 160 • Bewohner: 1.300• Arbeitsgruppen: 50• Beschäftigte: 900• Anwender IBIS: 800• PCs insgesamt: 750 (davon IBIS 200)• EDV-Mitarbeiter: 11 (davon IBIS 1,5)

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Wohngruppen

• Stammdaten

• Normalkost, Diäten, passierte Speisen, ...

• Essenbestellungen

• tägliche / wöchentliche Lebensmittel-bestellungen

• Getränkebestellungen

• Budgetierung

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Wohngruppen

• Abwesenheitsmeldungen

• Praktika

• interne Umzüge

• Monatsspiegel

• Abrechnungen und Statistiken

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Wohngruppen• Der Schwerpunkt liegt auf optimal

ausgerichteten Stammdaten

• dadurch wird einfache und zügige tägliche bzw. wöchentliche Bearbeitung ermöglicht

• oberstes Ziel: größtmöglicher Nutzen durch geringsten Bearbeitungsaufwand

• wiederkehrende Prozesse automatisiert

• Nebeneffekte werden genutzt, z.B. als Grundlage für die Leistungsabrechnung

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Auszug Bestellstatistik 2001

• 53.000 Äpfel• 25.000 Bananen • 2.500 Zitronen • 4.800 Zwiebeln• 15.700 Brote • 1,5 t Käse• 1,9 t Wurst• 3,8 t Butter • 3,5 t Quark • 7,6 t Joghurt• 87.000 l Milch

• 25.500 Eier• 1.400 Tuben Senf • 1.500 Flaschen Ketchup• 3.100 Hipp-Gläser• 831 Gläser Nutella• 3.848 Gläser Nusspli• 2.200 Pfd. Kaffee• 3.300 Pfd. Kaffesurrogat• 290.000 Teebeutel• 18.600 x Sondennahrung• 7.700 Flaschen Fresubin

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Arbeitsgruppen

• Essenbestellungen

• Anwesenheitsspiegel

• Urlaubsmeldungen

• Krankmeldungen

• Auswertungen und Statistiken

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Speisesäle

• tägliche / wöchentliche Lebens-mittelbestellungen für Speisesäle und Kioske

• Menagenbestellungen

• Salatteller

• Tischzuordnung und Essenbestellung

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Küche

• Zentrale Steuerungsaufgaben

• Musterlisten für Wohngruppen und Kioske

• Vorgaben für Wohn- und Arbeitsgruppen sowie Speisesäle und Kioske

• Abrechnungen je Kostenstelle

• Auswertungen und Statistiken

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Infos für dieLeistungsabrechnung

• Automatische Benachrichtigung bei:

- Beginn und Ende von Krankenhausaufenthalten

- Änderung der Krankenversicherungsinformation

(Krankenkasse, Versicherungsnummer)

- Umzüge, Zu- und Abgänge

• Automatische Übermittlung monatlicher Anwesenheitsspiegel an Leistungsabrech.

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Arzneimittel

• interner Arzneimittelstamm

• Lagerhaltung

• Wareneingang

• permanente / jährliche Inventur

• Medikation und Therapielisten

• Auswertungen und Statistiken

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Arzneimittel

• elektronische Rezeptübermittlung an eine Apotheke

• automatische Bestellungen beim Lieferanten

• Rechnungsprüfung

• maschinell unterstützter Wareneingang

• Übernahme in Lagerverwaltung

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Integration ext. Apotheke

• elektronischer Rezepteingang

• automatisierte Bestellungen bei den Lieferanten

• Zusammenführung der Einzelbestellungen und Auslieferung an die Diakonie

• Rechnungslegung

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KFZ

• Stammdaten

• Ausleihe und Abrechnung

• Tages- und Monatsübersichten

• Fahrtenbücher

• Führerscheinkontrolle

• Probefahrten und Fahrerlaubniserteilung

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Verwaltung, Administration

• Mitteilungen, Meldungen, Workflow, Mails

• Benutzerstamm

• Benutzerprofile

• Paßwort Administration

• Zugriffsrechte in vier Ebenen (aufrufen, lesen, schreiben, löschen)

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Schnittstellen

• Finanzbuchhaltung

• SAP R/3

• Microsoft Produkte, Speiseplan -> Outlook

• Barcode- und andere Scanner

• MEDIBIT (Arznei-Datenbank)

• TOPSOZ (TOPBIS)

• ifap (aut idem) Wirkstoff / Arzneimittel

• ...

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Technische Details

• hardwareunabhängig

• ablauffähig auf allen Windows Plattformen ab Win98 SE

• netzwerkfähig

• SQL-Datenbankanschluß

• Remote-Anschlüsse über Terminalserver

• nahezu unbegrenzte Speicherkapazität

• insgesamt wartungsfreundlich

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Neuentwicklungen IBISin 2004

- auszugsweise -

• Umstellung Rezepturen auf Windows• Essenbestellungen für Mitarbeiter• Elektronische Medikationen durch Ärzte• automatische Bestellgenerierung Arzneimittel• Anbindung externer Einrichtungen wie

Kindergärten / Altenheime• Portallösung • Krankheitsregelung (42 Tage)• Urlaubssteuerung / -überwachung

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Zusatzanwendungen

• Zentraleinkauf

• Rezepturenverwaltung, Menü-zusammenstellung und Speisepläne

• Küchensteuerung, Disposition, Etiketten-druck, Transportlogistik, ...

• Wohnungsverwaltung mit Nebenkosten-abrechnung

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Wohnungsverwaltung

• Adressdaten

• Objektdaten

• Wohnungen, Zimmer, Garagen Stellplätze

• Mieterdaten und Zusatzinformationen

• Gestaltung der Mietverträge

• Mietberechnung: Mietspiegel und AVR

• Mieterhöhungen– selektiv, gesamt, zyklisch– Ankündigung und Durchführung

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Wohnungsverwaltung

• Mietsollstellungen• Mieteinzüge / Zahlläufe• Miethistorien• Schlüsselverwaltung• Zählerverwaltung• Erfassung von Verbrauchsdaten

– für Objekt oder Wohnung

– direkt oder per Umlage aufs Objekt

– auf Kostenart oder Zähler

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Wohnungsverwaltung

• Nebenkostenabrechnung– pauschale Nebenkosten– exakte Abrechnung über Vorauszahlungen

innerhalb flexibel gestaltbarer Zeiträume

• Nachweise über geldwerte Vorteile– interne und externe Darstellung (Finanzamt)– an Adress- / Mieterarten gekoppelt

• Auswertungen und Statistiken– freie / vermietete Einheiten, Mieterlisten

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