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ADT-/NDT-Datenimport in ein COMPUMED M1-System

© CompuGroup Medical Deutschland AG – GB Arztsysteme 26. April 2013 1 VRO

Datenimport in ein COMPUMED M1-System

auf Basis von unverschlüsselten Abrechnungsdaten (ADT-/NDT-Import)



1 Vorbemerkungen ...................................................................... 3

2 Ablauf des Einlesevorgangs ....................................................... 5



1 Vorbemerkungen Das vorliegende Verfahren dienst dazu, außerhalb des COMPUMED M1-Systems generierte abrech-nungsrelevante Daten (Abrechnungsscheine, Einlesevorgänge von Krankenversichertenkarten, Ziffern und Quartalsdiagnosen) dem COMPUMED M1-Praxissystem zuzuführen. Hintergrund ist meist die zeitweise Tätigkeit des COMPUMED M1-Praxisinhabers in einer für den Notfalldienst eingerichteten zentralen Praxis (im Folgenden als „Notdienstsystem“ bezeichnet), die von den Diensthabenden im Wechsel benutzt wird und mit einem autarken Verwaltungs- und Abrechnungssystem ausgerüstet ist. Dieses muss in der Lage sein, zu den gewünschten Zeitpunkten (in der Regel entweder nach jedem Dienst oder auch nur einmal im Quartal) eine Abrechnungsdatei (ADT- oder NDT-Datei) für den betreffenden Behandler zu erzeugen. Bei Ärzten einer (fachübergreifenden) Gemeinschaftspraxis mit Leistungskennzeichnung müssen die für die Praxis geltenden Vorgaben (von der KV vorgegebenes Kennzeichnen je Behandler, Aktivierung der Leistungskennzeichnung) auch im Notdienstsystem hinterlegt sein. Um die erzeugten ADT-/NDT-Abrechnungsdaten weiterverarbeiten zu können, dürfen diese nicht verschlüsselt vorliegen, da es gemäß den gesetzlichen Vorgaben nur den Abrechnungsstellen bei der zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung erlaubt und möglich ist, eine Entschlüsselung vorzu-nehmen. Die in der Datei enthaltene Betriebsstättennummer (BSNR) muss mit der der geöffneten COMPUMED M1-Praxis übereinstimmen. Analog müssen alle enthaltenen Ärzte, die über ihre LANR identifiziert werden, als COMPUMED M1-Behandler erfasst und dieser Praxis zugeordnet sein. Die Daten werden vorhandenen Patienten hinzugefügt, das heißt, Patienten werden durch das Einleseverfahren anhand Name, Vorname und Geburtsdatum identifiziert und nicht mehrfach im COMPUMED M1-System angelegt. Für in COMPUMED M1 bisher noch nicht bekannte Patienten wird automatisch eine Erfassung der Patientenstammdaten aus der eingelesenen Abrechnungsdatei durchgeführt. Dabei erfolgt die Neu-vergabe der Patientennummer aus COMPUMED M1 heraus, da die im liefernden System verwendete Nummerierung regelmäßig von der COMPUMED M1-seitigen abweicht. Würden diese Nummern verwendet werden, käme es zu mehrfacher Vergabe der gleichen Patientennummer, was praxis-organisatorisch unerwünscht ist.



Wie im KV-Abrechnungsverfahren bis einschließlich 31.12.2012 üblich werden für die Praxisgebühr nur Pseudoziffern (für Befreiungen, in sehr einzelnen KVen auch für den „bezahlt“-Status) übertragen und kommen als solche korrekt zur Abrechnung. Sie werden – entgegen dem sonst in COMPUMED M1 Gewohnten – in einer Leistungszeile abgelegt und generieren daher keine der in COMPUMED M1 gewohnten farblichen Kennzeichnungen der Praxisgebühr. Sie können daher auch nicht in die Auswertungen (Listen) für die Praxisgebühr ein-gebunden werden. Vorquartalsfälle werden daran erkannt, dass das Abrechnungsquartal im Datei-Header (Feldkennung 9204) nicht mit dem Scheinquartal (Feldkennung 4101) und den Erfassungsdaten (Feldkennung 5000) übereinstimmt. Der betreffende Schein wird zum auf ihm vermerkten Quartal (Feldkennung 4101) gespeichert und erhält in COMPUMED M1 im Feld „abrechnen in“ den Verweis auf das Abrechnungsquartal (Feld-kennung 9204), so dass er automatisch in die laufende COMPUMED M1-Abrechnung einfließt.



2 Ablauf des Einlesevorgangs Die Daten aus dem Notdienstsystem können auf einem beliebigen Medium (Diskette, CD, USB-Stick, externe Festplatte...) vorliegen. Die Bezeichnung der im Notdienstsystem erzeugten Abrechnungsdatei muss sich an die Normung halten und setzt sich aus den Buchstaben X oder S, einer fortlaufenden zweistelligen Nummerierung (für die erste Abrechnungsdatei: 01), aus Teilen Arztnummer bzw. BSNR, einem Datums-/Zeitanteil und der Dateiendung .CON bzw. .NDT zusammen. (Hinweis: Abrechnungsdateien mit der Endung .COC sind verschlüsselt und können nur bei den Abrechnungsstellen der Kassenärztlichen Vereinigungen gelesen und weiterverarbeitet werden.) Vor dem Einlesevorgang ist eine verifizierte Datensicherung für das COMPUMED M1-System zu erstellen! Während des Einlesevorgangs darf an anderen Arbeitsplätzen nicht mit COMPUMED M1 gearbeitet werden! Der Import der Abrechnungsdaten wird über die Tafel „4 Zubehör“/BDT/ADT/NDT-Import gestartet:



Nach einem entsprechenden Hinweis, den Einlesevorgang nur zu starten, wenn COMPUMED M1 nicht aktiv benutzt wird...

... wird im sich öffnenden Windows-Dateidialog die Datei mit den übertragenen Daten gesucht und entweder per Doppelklick auf den Dateinamen oder einen Klick auf Öffnen selektiert. Die Datei-endung .CON ist vorgegeben und entspricht dem üblichen Anwendungsfall (s. oben); hier kann aber auch .NDT gewählt werden.



Wird hier eine ungültige Datei ausgewählt, wird der Vorgang mit einer entsprechenden Fehler-meldung abgebrochen. Dabei erfolgt eine Prüfung sowohl über die Dateiendung, die bei einer unverschlüsselten Abrechnungsdatei immer .CON bzw. .NDT lautet, ...

...als auch über den Inhalt der Datei (datei-interne Kennung über die so genannte „Satzart“ adt0).

Damit wird weitestgehend ausgeschlossen, dass versehentlich eine nicht dafür vorgesehene Datei zur Verarbeitung kommt.



Erkennt COMPUMED M1 aus Arztnummer (Feldkennung 0201), Praxisname (Feldkennung 0203) und Erstellungsdatum (Feldkennung 9103) innerhalb des Headers der ADT-/NDT-Datei, dass diese bereits eingelesen und der Vorgang in COMPUMED M1 registriert wurde, erfolgt eine entsprechende Warnung:

Bei Auswahl der Option Löschen werden die beim vorhergehenden Einlesevorgang separat registrier-ten Behandlungs-, Schein- und KVK-Einträge gelöscht, und das Einlesen ist erneut möglich.



Nach dem Analysevorgang blendet COMPUMED M1 eine Maske ein, in der die Zuweisung der Daten zu den COMPUMED M1-Behandlern erfolgen muss. Aus der vorliegenden Datei wird dabei bestimmt, ob ein oder – wie z. B. bei einer fachübergreifenden Gemeinschaftspraxis mit Behandlerkennzeichnung - mehrere Behandler zuzuordnen sind:

a) ein Behandler (oder Gemeinschaftspraxis):

b) fachübergreifende Gemeinschaftspraxis:



Vorbelegt (aktiviert) sind bereits:

- „Undo aktivieren“: Diese Option ermöglicht es, vor einem erneuten Einlesevorgang der gleichen Datei den vorhergehenden rückgängig zu machen, da jeder Einlesevorgang und die durch ihn angelegten Behandlungs-, Schein- und KVK-Daten separat registriert werden.

- „Patienten verknüpfen“: Damit wird verhindert, dass bereits vorhandene Patienten noch-mals angelegt werden. Somit werden die zu importierenden Daten dem bereits vorhandenen Patienten zusätzlich zugeordnet.

- „Scheine abgleichen“: Wenn gewünscht, verhindert diese Option, ...

...dass beim Einlesen der Daten jeweils ein eigener neuer Abrechnungsschein angelegt wird. Stattdessen aktiviert sie das Einblenden einer zusätzlichen Abfrage, welchem Schein die Daten zuzuordnen sind, wenn beim betreffenden Patienten bereits aktuelle Scheine existieren. Bei dem damit generierten Hinweis sollte standardmäßig Nein gewählt werden, weil im vorliegenden Anwendungsfall einer Notfallpraxis die Leistungen und Diagnosen nur dem einzulesenden Schein zuzuordnen und nicht z. B. auf einem bereits beim Patienten vorhandenen Original- oder Überweisungsschein abzulegen sind:



Ein Klick auf „BDT-Import starten“ setzt das Einlesen in Gang. Nach Durchlaufen des Prozesses (am Fortschrittsbalken verfolgbar), wird abschließend die Maske des Tagesprotokolls eingeblendet. Hier ist der erste und letzte Tage für die Protokollerstellung bereits mit den Angaben vorbelegt, wie sie aus der ADT-/NDT-Datei ermittelt werden konnten:

Die Erstellung des Tagesprotokolls ist dafür notwendig, dass die eingelesenen Leistungsziffern intern so abgelegt werden, als wären Sie „per Hand“ in einer Behandlungszeile erfasst worden. Mit der Erstellung des Tagesprotokolls durchlaufen die Ziffern die Prüfmechanismen „en bloc“ und fließen danach in die Statistiken ein. Dieser Vorgang kann entfallen, wenn das Einlesen der ADT-/NDT-Diskette nur einmal im Quartal vor der Kassenabrechnung erfolgt, weil bei dieser die genannten Mechanismen ebenfalls durchlaufen werden.

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