Kompendium 3 Code of Practice Version 2

EINBETTEN MSDraw \* FormatVerbindenKompendium Band 3

Grundstze derelektronischen Archivierung

Zweite berarbeitete und erweiterte Ausgabe

VOI Verband Optische Informationssysteme e.V.Impressum

HerausgeberVOI Regionalgruppe Hamburg c/o Cocq Datendienst GmbHJrg Rogalla Ruseler Weg 19 21033 Hamburg Tel: 040 / 725 60 946Fax: 040 / 721 55 99E-Mail: rogalla@cocq.de

VOI Verband Optische Informationssysteme e.V.Feldbergstrae 3864293 DarmstadtTel.: 06151 / 89 86 40Fax: 06151 / 89 57 52CompuServe: 100544,547

Redaktion VOI SONDZEICHEN 108 \f "Wingdings" Kompendium Band 3PROJECT CONSULT UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBarbara MerkelBro HamburgOderfelder Str. 1720149 HamburgTel. 040 / 46 07 62-20Fax 040 / 46 07 62-29CompuServe 100422,3614

AutorenDr. Ulrich Kampffmeyer, Jrg Rogalla

MitarbeitDetlev Bruer, Matthias Ederhof, Wolfgang Feierabend, Dr. Ivo Geis, Karl-Heinz Klnne, Peter Kraaibeek, Silvia Kunze Kirschner, Barbara Merkel, Heinz Mller-Saala, Dietmar Perau, Michael Prachtel, Gernot Schultz-Berndt, Sven Seeger, Hans-Dieter Skottki, Otto Twesten

CopyRightSONDZEICHEN 227 \f "Symbol" VOI Verband Optische Informationssysteme e.V. 1997. Alle Rechte vorbehalten.Vervielfltigungen aller Art, auch auszugsweise, bedrfen der schriftlichen Zustimmung des Herausgebers oder der Autoren.

Erscheinungsjahr1997

Druck3er Druck64354 Reinheim-Sprachbrcken

Auflage1. Auflage (White Paper) Mrz 1997: 5002. berarbeitete und erweiterte Ausgabe September 1997: 1000

PreisDM 98,00 inkl. 7% MwSt.Preis zuzglich Versandkosten.

ISBN3-932898-03-6

Grundstze der elektronischen Archivierung

Code of Practicezum Einsatz vonDokumenten-Management- undelektronischen Archivsystemen

Zweite berarbeitete und erweiterte Ausgabe

Dr. Ulrich KampffmeyerJrg Rogalla

VOI Verband Optische Informationssysteme e.V.Regionalgruppe Hamburg

1997AutorenDr. Ulrich KampffmeyerPROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH, Hamburg, Berlin, DarmstadtVorsitzender des Vorstands des VOIJrg RogallaCocq Datendienst GmbH, HamburgMitglied des Vorstands des VOILeiter der Regionalgruppe HamburgMitarbeitDetlev BruerFileNet GmbH, HamburgMatthias EderhofACS SYSTEMBERATUNG GMBH, HamburgWolfgang FeierabendCocq Datendienst GmbH, HamburgDr. Ivo GeisRechtsanwalt, HamburgKarl-Heinz KlnneOSB GmbH, DarmstadtGeschftsfhrer des VOIMitglied des Vorstands des VOIPeter KraaibeekCCI Competence Center Informatik GmbH, MeppenBarbara MerkelPROJECT CONSULT GmbH, HamburgHeinz Mller-SaalaFMI Fachverband Mikrographie und Informationsverarbeitung e.V., EchingDietmar PerauMinolta GmbH, LangenhagenMichael PrachtelMPU Unternehmensberatung, Winsen (Luhe)Mitglied des Vorstands des VOIGernot Schultz-BerndtIDL ScanArchiv GmbH, AhrensburgSven SeegerPROJECT CONSULT GmbH, HamburgHans-Dieter SkottkiKodak AG, StuttgartOtto TwestenFileNet GmbH, Bad Homburg

RedaktionSilvia Kunze-KirschnerPROJECT CONSULT GmbH, HamburgBarbara MerkelPROJECT CONSULT GmbH, HamburgEditorial zur zweiten, berarbeiteten und erweiterten Ausgabe

Die Schaffung einer einheitlichen, verllichen Rechtsgrundlage fr die Speicherung von Dokumenten in Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen ist eine der wichtigsten Aufgaben des VOI Verband Optische Informationssysteme e.V.Im Jahr 1996 wurde vom VOI eine breitangelegte Initiative zur rechtlichen Anerkennung der Archivierung auf digitalen optischen Speichern und fr einen sicheren Dokumentenaustausch durchgefhrt. Vorbereitet und organisiert wurde die VOI-Rechtsinitiative von den Mitgliedern der Regionalgruppe Hamburg.Das Echo auf diese Initiative war sehr gro und berwiegend positiv. Mehr als 40.000 Informationsschriften wurden auf Messen, Kongressen oder per Post durch die VOI-Mitglieder an wichtige Institutionen, Behrden, Parlamente, Ministerien, Grounternehmen und Verbnde verteilt.Die Grundstze der elektronischen Archivierung geben die Antwort auf die hufige Frage, wie mache ich es denn nun richtig. Sie basieren auf Verffentlichungen des VOI wie dem Kompendium 2 und Ausarbeitungen von Mitgliedern des VOI.Die vorliegende zweite Ausgabe der Grundstze der elektronischen Archivierung schliet Anregungen und Ergnzungen ein, die aus der VOI-Mitgliedschaft und von den Partnerverbnden eingebracht worden sind. Diese betreffen besonders Aussagen zur Eignung bestimmter Speichertechnologien und eine Aktualisierung der Rechtssituation. Der Code of Practice wurde hierdurch vollstndiger und kleinere Inkonsistenzen konnten beseitigt werden, ohne da sich die grundstzliche Aussage der ersten Auflage gendert hat.Die Grundstze der elektronischen Archivierung sollen Anwendern, Behrden, Systemintegratoren und Herstellern aufzeigen, wie heute eine ordnungsgeme, sichere Ablage von elektronischen Dokumenten durchgefhrt wird. Sie tragen damit dazu bei, da der Betreiber von elektronischen Dokumenten-Management- und Archivsystemen eine hchstmgliche Qualitt und Rechtssicherheit beim Einsatz dieser Systeme erhlt.

Dr. Ulrich KampffmeyerJrg RogallaVorsitzender des VorstandsMitglied des VorstandsLeiter der Regionalgruppe HamburgVOI Rechtsinitiative

Vorwort

Elektronische Archivierung entwickelt sich zu einem Wettbewerbsfaktor und ist damit eine Notwendigkeit wirtschaftlichen Handelns. Das Recht gert durch diese technologische und konomische Entwicklung in die Defensive. Es entsteht eine rechtlich-technologische Lcke, die vielschichtig und nuancenreich ist. Diese unterschiedlichen Rechtsaspekte werden mit dem Kompendium Band 3 des VOI Grundstze der elektronischen Archivierung aufgezeigt.Entscheidend ist der Hinweis, da die Rechtsfragen der elektronischen Archivierung fr eine globale Wirtschaft internationale Dimensionen haben. In diesem internationalen Aspekt liegt der Schlssel fr die Rechtsfragen der elektronischen Archivierung.Aus der Diskussion um die Rechtsfragen der elektronischen Archivierung bilden sich zwei Standards der technologischen Sicherheit und damit der Rechtssicherheit heraus: die digitale Signatur und in Anwendergruppen geltende Verhaltensregeln, Code of Practice.Die digitale Signatur wird durch das Signaturgesetz als Bestandteil des Informations- und Kommunikationsdienstegesetz gesetzliche Qualitt erhalten. Sie entwickelt sich also zum gesetzlichen Standard elektronischer Archivierungssicherheit. Internationalen Charakter erhlt die digitale Signatur durch eine ffnungsklausel, nach der die digitalen Signaturverfahren durch andere Staaten anerkannt werden knnen.Das gesetzliche Signaturverfahren ist nicht der einzige Weg, um Rechtssicherheit fr die elektronische Archivierung zu erlangen. Code of Practice, freiwillige Verhaltensregeln, knnen auch hierzu fhren. Wenn diese Verhaltensregeln den Stand der technologischen Rechtssicherheit abbilden, dann kann sich jeder auf die Sicherheit der elektronischen Archivierung berufen, der diese Verhaltensregeln befolgt.Es ist zu begren, da mit dem Kompendium ein Code of Practice vorgelegt wird. Nach Gesetzesinitiative des VOI wird damit ein Beitrag geleistet, um durch freiwillige Verhaltensregel, Code of Practice, Rechtssicherheit fr elektronisch archivierte Dokumente zu erreichen.

Dr. Ivo GeisRechtsanwaltMitglied des VOI BeiratesZiele und Leistungen des EINBETTEN MSDraw \* FormatVerbindenDer VOI, gegrndet 1991, ist der Fachverband der Hersteller, Anbieter und Berater von Dokumenten-Management-, elektronischen Archiv-, optischen Speicher-, Workflow-, Groupware-, Intranet-, Multimedia- und Mikrofilm-Hybrid-Systemen. Solche modernen Informationssysteme sind der Zukunftsmarkt der elektronischen Informationsverarbeitung. Sie verfgen hufig ber digitale optische Speicher zur Handhabung groer Informationsmengen und stellen besondere Anforderungen an Systeme, Organisationen und Benutzer.Der VOI hat sich zum Ziel gesetzt, den nutzbringenden Einsatz dieser Technologien zu untersttzen und den Anwendern Entscheidungshilfen zu bieten. Die Verbreitung qualifizierter Informationen und gemeinsame Aktionen zur Einfhrung von Dokumenten-Management-Systemen sollen dem Anwender helfen, den Stellenwert und die Einsatzmglichkeiten dieser Technologien realistisch einzuschtzen und nutzbar zu machen. Daraus ergeben sich folgende Leistungen:Verffentlichungen und PublikationenVOISONDZEICHEN 108 \f "Wingdings"NEWS in der Zeitschrift INFOdocVOISONDZEICHEN 108 \f "Wingdings"NEWSLETTER mit Mitteilungen fr VOI-MitgliederVOISONDZEICHEN 108 \f "Wingdings"KOMPENDIUM mit grundstzlichen Themen fr das FachgebietVOISONDZEICHEN 108 \f "Wingdings"Online-Forum mit aktuellen Informationen des VOI, der VOI-Mitglieder und ihren Leistungen sowie zum DMS-MarktVOISONDZEICHEN 108 \f "Wingdings"Mitglieder und Leistungen mit Firmen- und Leistungsprofilen der VerbandsmitgliederMessen und WerbungFachliche Trgerschaft des DMS, Fachausstellung und Kongre fr Dokumenten-Management-SystemeBeteiligung an internationalen Messen und KongressenOrganisation von Partnerstnden fr VOI-MitgliederPressemitteilungen zu aktuellen ThemenInformationsvermittlung und BeratungMarktbeobachtung und -analysenObjektive Beratung der Anwender und Vermittlung von geeigneten Anbietern fr detaillierte Fachberatung, Systemlsungen und DienstleistungenVermittlung von Sachverstndigen und Gutachtern fr Systemerprobungen, Verfahrensdokumentationen und RechtsflleInformationsvermittlung zu verbandsrelevanten FachthemenInteressenvertretung der MitgliederMitarbeit in Fachkommissionen und Normierungsgremien der ISO, des DIN, der Document Management Alliance (DMA) und der Workflow Management Coalition (WfMC)Kooperation mit anderen Fachverbnden und InteressenvertretungenRegionalgruppenarbeitIntensive Bearbeitung von Fachthemen (z.B. VOI-Rechtsinitiative)Durchfhrung lokaler Messen, Seminare und Ausstellungen (z.B. Berliner Archivtage)Veranstaltung von Spezialisten-Workshops in enger Zusammenarbeit mit fhrenden Hard- und Software-HerstellernEINBETTEN MSDraw \* FormatVerbinden Mitglieder(Stand Juli 1997)

A.I.S. GmbHICON GmbHAADS Aktenarchiv Datenservice GmbHICR GmbH Software und SystemeAbass GmbHIDL ScanArchiv GmbHABC Microfile GmbHIHP Handel u. Partner GmbHacp GmbH & Co. KGIMACO GmbHACS SYSTEMBERATUNG GMBHIMC International Information Management CongressAdecco Outsourcing GmbHInformation Management & Workflow Consulting Ltd.AIC Softwareprojekte GmbHInformix Software GmbHAIIM Association for Information and Image Management InternationalInfosoft Computersysteme GmbHALOS GmbHInoTec GmbHAnacomp GmbHIOT Dr. Sorg UnternehmensberatungARTEC GmbHIWiS Consult GmbH ASM GmbH & Co. KGiXOS Software GmbHAWV Arbeitsgemeinschaft fr wirtschaftliche Verwaltung e.V.Kleindienst Datentechnik GmbH & Co. KGBell and Howell Ltd.Kodak AGBull AGKPMG Unternehmensberatung GmbHBusiness Partners GmbHLanier Deutschland GmbHBVB Bundesverband Bro- und Kommunikations-Systeme e.V.Liske Hardware, Software & Beratung GmbHC+O Consulting + OrganisationMacrotron AGCE Computer Equipment GmbHMagellan Software GmbHCocq Datendienst GmbHMarabu EDV-Beratung u. -Service GmbHCOM Service MannheimMBG GmbHCOMPAREX Informationssysteme GmbHMFM Dipl.-Ing. Dietrich Hofmaier GmbH & Co.Competence Center InformatikMHIComputer Partner Team Systemhaus Kln GmbHMikro-Univers GmbHCornerstone Imaging GmbHMikrofilm-Center KleinCRR Datensysteme GmbHMinolta GmbHdaa GmbHMPU Marion Prachtel Unternehmensberatungdata design Wegener & Peters GmbHMVS GmbH Mikrofilm Verbund ServiceData General GmbHNovaSoft Systems GmbHDataGate IngenieurbroNSM Jukebox GmbHDGD Deutsche Gesellschaft fr DokumentationOptiCom Computersysteme GmbHDialog Imaging Software GmbHoptimal systems GmbHDICOM Deutschland GmbHORNETIX Network Computing GmbHDOCUNET AGOSB GmbHDr. Materna GmbHPaperlink GmbHDr.Schardt ConsiliumPlasmon Data LimitedDSA Informations- und Archivsysteme Develop GmbHPROJECT CONSULT GmbHdsk Beratungs-GmbHPROMPT! Informationssysteme GmbHDSM Handelssysteme GmbH & Co.PSIEastman SoftwareQS QualitySoft GmbHEASY Elektronische Archivierungssysteme GmbHRechtsanwlte Graefe & PartnerEckmann GmbH & Co. KGRost & Partner EDV Unternehmensberatung GmbHEuropart Imaging EDV Consulting GmbHSACHSE Archiv Systeme GmbHFileNet GmbHSAGA GmbHFMI Fachverband Mikrographie und Informationsverarbeitung e.V.SER Systeme AGGabler OFFICE VerlagSHD Sattler Hning Datentechnik GmbHGDI Gesellschaft fr Digitale Informationstechnik mbHSiemens AGGentriqs GmbHSIGNUM Office Service GmbHGERONO Computer-Technik und -Service GmbHSNI Siemens-Nixdorf-Informationssysteme AGGID Global Information Distribution GmbHSoftware Union SYSECA Unternehmensberatung mbHGora, Hecken & Partner Corporate SystemsSoftware Ley GmbHGOS Gesellschaft fr Organisation und Systeme mbHSRZ Berlin Satz-Rechen-ZentrumGROUP GmbHTechnologie ConsultingGrundig Professional Electronics GmbHthe electronics forms holding company GmbHGRUPPE 21 Informations-GmbHUBH Unternehmensberatung HrleH + H Zentrum fr Rechnerkommunikation GmbHVerbatim GmbHHard- und Software Consulting GmbHVIW Verband der Informationswirtschaft e.V.Headway TechnologyVTV Anwenderfachverband Brokommunikation e.V.HEITEC Datentechnik SystemsoftwareWin! GmbHIBM Deutschland Informationssysteme GmbHInhalt VERZEICHNIS \o "1-3" \t "berschrift;4" 1. Einleitung GEHEZU _Toc393703172 SEITENREF _Toc393703172 11.1 Ziel und Zweck des Dokumentes GEHEZU _Toc393703173 SEITENREF _Toc393703173 11.2 Internationales Umfeld der Normierung und Standardisierung GEHEZU _Toc393703174 SEITENREF _Toc393703174 22. Definitionen GEHEZU _Toc393703175 SEITENREF _Toc393703175 32.1 Dokument GEHEZU _Toc393703176 SEITENREF _Toc393703176 32.1.1 Konventioneller Dokumentenbegriff GEHEZU _Toc393703177 SEITENREF _Toc393703177 32.1.2 Dokumente in DV-Systemen GEHEZU _Toc393703178 SEITENREF _Toc393703178 32.1.3 Charakter elektronischer Dokumente GEHEZU _Toc393703179 SEITENREF _Toc393703179 52.2 Dokumenten-Management GEHEZU _Toc393703180 SEITENREF _Toc393703180 92.3 Elektronische Archivierung GEHEZU _Toc393703181 SEITENREF _Toc393703181 92.4 Langzeitarchivierung und revisionssichere Archivierung GEHEZU _Toc393703182 SEITENREF _Toc393703182 103. Rechtliche Grundlagen GEHEZU _Toc393703183 SEITENREF _Toc393703183 113.1 Allgemeine Rechtsgrundlagen in Deutschland GEHEZU _Toc393703184 SEITENREF _Toc393703184 113.1.1 BGB GEHEZU _Toc393703185 SEITENREF _Toc393703185 113.1.2 HGB GEHEZU _Toc393703186 SEITENREF _Toc393703186 123.1.3 ZPO GEHEZU _Toc393703187 SEITENREF _Toc393703187 143.1.4 BDSG GEHEZU _Toc393703188 SEITENREF _Toc393703188 153.1.5 SigG GEHEZU _Toc393703189 SEITENREF _Toc393703189 163.1.6 Betr.VG GEHEZU _Toc393703190 SEITENREF _Toc393703190 173.1.7 Vorschriften fr bestimmte Branchen GEHEZU _Toc393703191 SEITENREF _Toc393703191 183.2 Ausblick auf die auslndische Gesetzgebung GEHEZU _Toc393703192 SEITENREF _Toc393703192 193.3 Sonstige Vorgaben GEHEZU _Toc393703193 SEITENREF _Toc393703193 203.3.1 Zehn Merkstze des VOI GEHEZU _Toc393703194 SEITENREF _Toc393703194 203.3.2 Code of Practice von DISC / BSI GEHEZU _Toc393703195 SEITENREF _Toc393703195 203.3.3 Technical Reports der AIIM GEHEZU _Toc393703196 SEITENREF _Toc393703196 214. Normen und Standards GEHEZU _Toc393703197 SEITENREF _Toc393703197 224.1 Was sind Normen, was sind Standards? GEHEZU _Toc393703198 SEITENREF _Toc393703198 224.2 Dateiformate GEHEZU _Toc393703199 SEITENREF _Toc393703199 224.2.1 TIFF GEHEZU _Toc393703200 SEITENREF _Toc393703200 234.2.2 GIF GEHEZU _Toc393703201 SEITENREF _Toc393703201 234.2.3 SGML GEHEZU _Toc393703202 SEITENREF _Toc393703202 244.2.4 HTML GEHEZU _Toc393703203 SEITENREF _Toc393703203 244.3 Kompressionsverfahren GEHEZU _Toc393703204 SEITENREF _Toc393703204 254.3.1 ITU (CCITT) GEHEZU _Toc393703205 SEITENREF _Toc393703205 264.3.2 JPEG GEHEZU _Toc393703206 SEITENREF _Toc393703206 264.3.3 JBIG GEHEZU _Toc393703207 SEITENREF _Toc393703207 274.3.4 MPEG GEHEZU _Toc393703208 SEITENREF _Toc393703208 284.4 Medienformate GEHEZU _Toc393703209 SEITENREF _Toc393703209 284.4.1 CD-Format GEHEZU _Toc393703210 SEITENREF _Toc393703210 284.4.2 DVD-Format GEHEZU _Toc393703211 SEITENREF _Toc393703211 294.4.3 3-Format GEHEZU _Toc393703212 SEITENREF _Toc393703212 294.4.4 5-Format GEHEZU _Toc393703213 SEITENREF _Toc393703213 294.4.5 12-Format GEHEZU _Toc393703214 SEITENREF _Toc393703214 294.4.6 14-Format GEHEZU _Toc393703215 SEITENREF _Toc393703215 304.5 Aufzeichnungsverfahren GEHEZU _Toc393703216 SEITENREF _Toc393703216 304.5.1 ISO 9660 GEHEZU _Toc393703217 SEITENREF _Toc393703217 304.5.2 ISO 13446 GEHEZU _Toc393703218 SEITENREF _Toc393703218 314.5.3 IEEE ECMA 167 GEHEZU _Toc393703219 SEITENREF _Toc393703219 314.6 Standards fr Dokumenten-Management-Software GEHEZU _Toc393703220 SEITENREF _Toc393703220 314.6.1 ODMA GEHEZU _Toc393703221 SEITENREF _Toc393703221 314.6.2 DMA GEHEZU _Toc393703222 SEITENREF _Toc393703222 324.6.3 WfMC GEHEZU _Toc393703223 SEITENREF _Toc393703223 344.7 Qualittsicherung GEHEZU _Toc393703224 SEITENREF _Toc393703224 354.7.1 ISO 9000 GEHEZU _Toc393703225 SEITENREF _Toc393703225 364.7.2 CMM GEHEZU _Toc393703226 SEITENREF _Toc393703226 365. Hardwarekomponenten GEHEZU _Toc393703227 SEITENREF _Toc393703227 375.1 Erfassungssysteme GEHEZU _Toc393703228 SEITENREF _Toc393703228 375.1.1 Scanner GEHEZU _Toc393703229 SEITENREF _Toc393703229 375.1.2 Mikrofon GEHEZU _Toc393703230 SEITENREF _Toc393703230 395.1.3 Kamera GEHEZU _Toc393703231 SEITENREF _Toc393703231 405.1.4 Video GEHEZU _Toc393703232 SEITENREF _Toc393703232 405.2 Speichersysteme GEHEZU _Toc393703233 SEITENREF _Toc393703233 405.2.1 Speichertechnologien GEHEZU _Toc393703234 SEITENREF _Toc393703234 415.2.2 Jukeboxen GEHEZU _Toc393703235 SEITENREF _Toc393703235 485.3 Ausgabesysteme GEHEZU _Toc393703236 SEITENREF _Toc393703236 495.3.1 Monitore GEHEZU _Toc393703237 SEITENREF _Toc393703237 505.3.2 Drucker GEHEZU _Toc393703238 SEITENREF _Toc393703238 516. Softwarefunktionalitt und Nutzung GEHEZU _Toc393703239 SEITENREF _Toc393703239 526.1 Erfassen und Indizieren GEHEZU _Toc393703240 SEITENREF _Toc393703240 526.1.1 Scannen GEHEZU _Toc393703241 SEITENREF _Toc393703241 536.1.2 Daten- und Datei-Import GEHEZU _Toc393703242 SEITENREF _Toc393703242 576.1.3 Indizierung GEHEZU _Toc393703243 SEITENREF _Toc393703243 586.2 Verwalten und Speichern GEHEZU _Toc393703244 SEITENREF _Toc393703244 616.2.1 Verwalten GEHEZU _Toc393703245 SEITENREF _Toc393703245 616.2.2 Speichern GEHEZU _Toc393703246 SEITENREF _Toc393703246 636.3 Suchen und Finden GEHEZU _Toc393703247 SEITENREF _Toc393703247 646.4 Visualisieren und Reproduzieren GEHEZU _Toc393703248 SEITENREF _Toc393703248 666.4.1 Visualisieren GEHEZU _Toc393703249 SEITENREF _Toc393703249 666.4.2 Reproduzieren GEHEZU _Toc393703250 SEITENREF _Toc393703250 676.5 Pflegen und Administrieren GEHEZU _Toc393703251 SEITENREF _Toc393703251 686.5.1 Pflegen GEHEZU _Toc393703252 SEITENREF _Toc393703252 686.5.2 Administrieren GEHEZU _Toc393703253 SEITENREF _Toc393703253 696.6 Besondere Softwarefunktionalitt oder Module GEHEZU _Toc393703254 SEITENREF _Toc393703254 716.6.1 Notizen GEHEZU _Toc393703255 SEITENREF _Toc393703255 716.6.2 Versionsmanagement GEHEZU _Toc393703256 SEITENREF _Toc393703256 716.6.3 Postkorb GEHEZU _Toc393703257 SEITENREF _Toc393703257 717. Benutzungsoberflchen und Dokumentation757.1 Benutzungsoberflchen, Ergonomie und Hilfefunktionalitt GEHEZU _Toc393703259 SEITENREF _Toc393703259 737.2 Dokumentationen GEHEZU _Toc393703260 SEITENREF _Toc393703260 738. Sicherheits- und Betriebsvoraussetzungen GEHEZU _Toc393703261 SEITENREF _Toc393703261 758.1 Prozesse GEHEZU _Toc393703262 SEITENREF _Toc393703262 758.2 Zugriffsschutz und Benutzerverwaltung GEHEZU _Toc393703263 SEITENREF _Toc393703263 758.3 Datensicherung GEHEZU _Toc393703264 SEITENREF _Toc393703264 778.4 Betriebsbedingungen GEHEZU _Toc393703265 SEITENREF _Toc393703265 788.4.1 Aufstellung GEHEZU _Toc393703266 SEITENREF _Toc393703266 788.4.2 Handhabung von Speichermedien GEHEZU _Toc393703267 SEITENREF _Toc393703267 798.4.3 berprfungen und Wartung GEHEZU _Toc393703268 SEITENREF _Toc393703268 808.5 Restart GEHEZU _Toc393703269 SEITENREF _Toc393703269 818.6 Recovery GEHEZU _Toc393703270 SEITENREF _Toc393703270 818.6.1 Teilrecovery GEHEZU _Toc393703271 SEITENREF _Toc393703271 828.6.2 Vollrecovery GEHEZU _Toc393703272 SEITENREF _Toc393703272 828.6.3 Recoveryverfahren GEHEZU _Toc393703273 SEITENREF _Toc393703273 838.7 Migration GEHEZU _Toc393703274 SEITENREF _Toc393703274 848.7.1 Hardware-Migration GEHEZU _Toc393703275 SEITENREF _Toc393703275 858.7.2 Software-Migration GEHEZU _Toc393703276 SEITENREF _Toc393703276 868.7.3 Wechsel des Archivsystemproduktes GEHEZU _Toc393703277 SEITENREF _Toc393703277 878.7.4 Migrationszeitpunkte GEHEZU _Toc393703278 SEITENREF _Toc393703278 889. Verfahrensdokumentation GEHEZU _Toc393703279 SEITENREF _Toc393703279 899.1 Umfang und Struktur einer Verfahrensdokumentation GEHEZU _Toc393703280 SEITENREF _Toc393703280 899.2 Wesentliche Komponenten einer Verfahrensdokumentation GEHEZU _Toc393703281 SEITENREF _Toc393703281 909.2.1 Beschreibung der sachlogischen Lsung GEHEZU _Toc393703282 SEITENREF _Toc393703282 909.2.2 Beschreibung der programmtechnischen Lsung GEHEZU _Toc393703283 SEITENREF _Toc393703283 919.2.3 Datensicherheit und Zugriffsschutz GEHEZU _Toc393703284 SEITENREF _Toc393703284 949.2.4 Datenintegritt GEHEZU _Toc393703285 SEITENREF _Toc393703285 969.2.5 Programmidentitt GEHEZU _Toc393703286 SEITENREF _Toc393703286 969.2.6 Betriebskonzept GEHEZU _Toc393703287 SEITENREF _Toc393703287 979.3 Prfung der Verfahrensdokumentation GEHEZU _Toc393703288 SEITENREF _Toc393703288 9710. Literaturverzeichnis GEHEZU _Toc393703289 SEITENREF _Toc393703289 9911. Normenverzeichnis fr digitale optische Speicher GEHEZU _Toc393703290 SEITENREF _Toc393703290 10012. Glossar GEHEZU _Toc393703291 SEITENREF _Toc393703291 10113. Abkrzungsverzeichnis GEHEZU _Toc393703292 SEITENREF _Toc393703292 111

EinleitungZiel und Zweck des DokumentesDie Grundstze der elektronischen Archivierung stellen die aktuelle Rechtssituation und den Stand der Technik von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen aus der Sicht der Autoren und Mitarbeiter an dieser Ausarbeitung dar.Die Grundstze der elektronischen Archivierung sind kein Gesetz und keine Rechtsvorschrift. Sie ersetzen auch keine Gesetze oder Rechtsvorschriften.Die Grundstze der elektronischen Archivierung dienen zur Klarstellung der Bedingungen fr den sicheren und ordnungsgemen Einsatz von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen.Der Begriff Archivierung wird hier auf die elektronische Archivierung, d.h. die Langzeitspeicherung von Daten und Dokumenten in DV-Systemen beschrnkt.Das Dokument orientiert sich an internationalen Bestrebungen wie dem Code of Practice for Legal Admissibility of Information Stored on Electronic Document Management Systems.Die Grundstze der elektronischen Archivierung bercksichtigen die besonderen rechtlichen Bedingungen in Deutschland.Die Grundstze der elektronischen Archivierung sollenAnwendern als Richtlinie fr die Auswahl geeigneter Produkte und fr einen ordnungsgemen Einsatz sowieAnbietern als Richtlinie fr die Bereitstellung geeigneter Lsungendienen.Ziel ist, die Rechtssicherheit des Einsatzes von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen zu verbessern, damit die Nutzen- und Effizienzpotentiale zuknftig besser genutzt werden knnen.Wesentliche Zwecke des Einsatzes von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen sind die Vermeidung und Einsparung von Papier, berwindung des Medienbruches zwischen analogen und digitalen Systemen, schnelle, aktuelle und vollstndige Bereitstellung von Informationen am Arbeitsplatz sowie die Absicherung des Zugriffes und der Schutz von archivierten Dokumenten.Der Einsatz moderner Dokumenten-Management- und elektronischer Archivsysteme ist eine der wichtigsten Voraussetzungen fr den Erhalt der Wettbewerbsfhigkeit, die Beschleunigung und Vereinfachung von Arbeitsablufen und eine langfristige Informationsverfgbarkeit mit gezielter Zugriffsmglichkeit.Dokumenten-Management und elektronische Archivierung sind die Grundlagentechnologien fr die Bereitstellung von Dokumenten und Informationen.Internationales Umfeld der Normierung und StandardisierungAuch in den USA oder in anderen Staaten der EG gibt es zum jetzigen Zeitpunkt keine durchgngige Anerkennung oder Lsung fr eine elektronische Archivierung. Aus diesem Grund haben sich auch in diesen Staaten Initiativen zur rechtlichen Anerkennung von elektronisch archivierten Dokumenten gebildet.In Grobritannien existieren vereinzelte Normen und Standards, die Teilbereiche der Problematik abdecken. Die Norm BS 7768 aus dem Jahre 1994 ist eine Norm fr das Management von optischen Speicherplattensystemen, die zur Ablage von beweiskrftigen Dokumenten genutzt werden sollen. Die Norm BS 7799 stellt einen Code of Practice fr Information Security Management dar. Diese beiden Normen bilden die Grundlage fr den Code of Practice for Legal Admissibility of Information Stored on Electronic Document Management Systems der Group5/BSI-DISC.Das niederlndische Normierungsinstitut (NNI) steht in engem Kontakt mit der britischen Initiative und wird deren Code of Practice weitgehend bernehmen. In den USA ist es in erster Linie die Association for Information and Image Management (AIIM), die dieses Thema behandelt. Die AIIM ist im Unterschied zum VOI ein Verband fr Anwender und Hersteller und steht in direkter Verbindung mit dem American National Standards Institute (ANSI). Zum jetzigen Zeitpunkt wird auch dort ein Entwurf behandelt, der im Gegensatz zum europischen Entwurf auch den Einsatz von magnetischen und magneto-optischen Medien vorsieht.Der VOI wird den Kontakt zu den Partnerverbnden intensivieren und mit diesen gemeinsam fr eine europische oder gegebenenfalls weltweite Lsung eintreten.DefinitionenDa die Begriffe Dokument, Dokumenten-Management und Elektronische Archivierung heute noch sehr unterschiedlich interpretiert werden, ist hier zunchst eine Konkretisierung dieser Begriffe erforderlich.DokumentEin Dokument ist durch verschiedene Merkmale gekennzeichnet:physische Eigenschaften (Papier, Datei u..),formale Eigenschaften (Aufbau, Gestaltung u..),Ordnung (fachliche Zugehrigkeit, Reihenfolge, Version u..),Inhalt (inhaltlicher Bezug u..),Charakter (Archivierungswrdigkeit, Rechtscharakter, Bearbeitungsmglichkeiten u..),Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Benutzung, Aufbewahrungsfrist u..),Erzeuger (Absender, Ersteller u..),Nutzer (Empfnger, berechtigter Bearbeiter, Leser, letzter Bearbeiter u..).Dokumente sind Objekte, die durch ihre Merkmale gekennzeichnet und identifiziert werden knnen.Dokumente mit gleichen Eigenschaften werden in Dokumentenklassen zusammengefat.Konventioneller DokumentenbegriffIm deutschen hat der Begriff Dokument einen konkreten Bezug zu papiergebundenem Schriftgut. Unter einem Dokument wird hufig auch ein Schriftstck mit hoher inhaltlicher Qualitt und rechtlicher Bedeutung verstanden. Das Dokument wird damit sehr nah an den im Gesetz verankerten Urkundenbegriff gerckt. Dies zeigt sich besonders in abgeleiteten Begriffen wie Dokumentenechtheit. Deutsche Anwender denken daher beim Begriff Dokumenten-Management zunchst an gescanntes Schriftgut und bewegen sich damit nur in einem Teilgebiet dieser Technologie.Dokumenten-Management- und Archivsysteme verwalten nicht nur herkmmliche Dokumente, sondern beliebige Dokument-Objekte.Dokumente in DV-Systemen Dokumente in DV-Systemen beinhalten nicht nur die herkmmlichen Papierdokumente, ein Dokument kann daneben jede andere digitale Form von Informationen verschiedenster Herkunft mit unterschiedlichen Verbindungen und Referenzen beinhalten. Ein Dokument kann aus einem oder mehreren Einzelobjekten bestehen, wie beispielsweiseDokumente aus Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- oder Grafikprogrammen,Images, z.B. gescannte Papierdokumente und Fotos,eingehende digitale Fax-bermittlungen,Formulare, z.B. Electronic Data Interchange (EDI),List-Output und COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk),Daten aus Me- und anderen Erfassungssystemen,Datenstze und Tabellen aus Datenbanken,ASCII Textdokumente,digitalisierte Video-Clips,Screen-Shots, die einen Bildschirm mit den aktuellen Daten einfrieren, oderSound und Sprach-Clips, z.B. ein aufgezeichnetes Interview.Ein elektronisches Dokument stellt zusammengehrige Informationen dar, die zu einem definierten Zeitpunkt eindeutig und authentisch sind.Elementare Dokumente, die aus einem Objekt bestehen, enthalten nur Daten eines Typs, also keine eingebetteten Grafiken, Bilder oder Aufrufe anderer Objekte. Aus mehreren Objekten zusammengesetzte Dokumente werden auch als Compound Documents bezeichnet. Compound Documents bestehen aus zusammengesetzten Dateien, die Text, Formatinformation, Bilder, Tabellen etc. sowie Hyperlinks oder Verweise auf andere Komponenten beinhalten knnen. Einzelobjekte, komplexe Objekte, Verweisinformationen, Links und Verwaltungsdaten knnen zur besseren Handhabung auch in Containern zusammengefat werden. Container-Dokumente knnen in der Regel nur vom erzeugenden Programm zerlegt, interpretiert und angezeigt werden. Soll ein nur einmal gespeichertes Dokument aus verschiedenen Zusammenhngen heraus genutzt, oder soll ber andere als das erzeugende Programm auf einzelne Komponenten des Containers zugegriffen werden, mu das Container-Dokument alle bentigten Struktur-, Identifizierungs- und Verwaltungsinformationen mit sich tragen. Sind diese Bedingungen erfllt, bezeichnet man Dokumente als selbstbeschreibend.Abbildung SEQ Abbildung \* ARABISCH 1:Formen von DokumentenDer Begriff Dokument wird fr elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.Charakter elektronischer DokumenteBei elektronischen Dokumenten ist zwischen verschiedenen Formen der Dateien, ihrer Speicherung und ihrer Verwaltung zu unterscheiden.DateiHerkmmliche Dokumente werden einfach als Datei archiviert und nur ber die Datenbank referenziert.Bei der Archivierung wird nur die Datei gespeichert und ber eine Dokumenten-ID in der Datenbank referenziert.Datei mit MerkmalenDateien aus Broautomationsanwendungen besitzen in der Regel eigene Header, in denen Verwaltungsinformationen gespeichert sind. Diese knnen auch fr Dokumenten-Management- und Archivsysteme als Indexinformation genutzt werden.Bei der Archivierung wird die Datei gespeichert und ber eine Dokumenten-ID in der Datenbank referenziert. Zustzlich werden die beschreibenden Daten als separater Datensatz oder als Datenbankauszug mit dem Dokument auf dem Medium gespeichert.Die gespeicherten Merkmalsdaten erlauben die Wiederherstellung des Verwaltungssystems im Strungsfall.Im TIFF-Header eines gescannten Dokumentes lassen sich ebenfalls beschreibende Merkmale speichern.Selbstbeschreibende DokumenteSelbstbeschreibende Dokumente setzen sich aus einer beliebigen Inhaltskomponente (Einzelobjekt, Container, Liste u..) und einem vorgeschalteten, mit der Inhaltskomponente verbundenen Header mit selbstbeschreibenden Attributen zusammen.Abbildung SEQ Abbildung \* ARABISCH 2:Selbstbeschreibendes DokumentSelbstbeschreibende Dokumente tragen alle wichtigen beschreibenden Daten mit sich und sind auf Vernderungen prfbar.Die Headerkomponente beginnt in der Regel mit einer neutralen Beschreibung, welche Merkmale und Attribute im Header erwartet werden knnen. Auf dieser Beschreibung beruht der selbsterklrende Charakter der Dokumente. Zu den beschreibenden Daten des Headers gehren unter anderem:Codes fr die Selbsterklrungsfunktionalitt, z.B. Anzahl und Reihenfolge der folgenden Attribute, Attributnamen, Attributformate etc.,eindeutige Kennung des Objektes (Unique Identifier), die sicherstellt, da jedes Dokument nur ein einziges Mal vorkommt und die jedes Dokument identifiziert,Erfasser, Autor oder Erzeuger des Dokumentes,Datum und Uhrzeit der Entstehung des Dokumentes,zugeordnetes elektronisches Archiv,Dokumentenklasse, die das Dokument mit seinen Eigenschaften beschreibt,Systemmerkmale wie das Dokument aufgebaut, erzeugt worden und verlustfrei reproduzierbar ist,Indexmerkmale, die das Dokument identifizieren und klassifizieren,Zugriffsschutzklassen,Referenzinformationen, die z.B. ein Dokument als Kopie aus dem Archiv kenntlich machen,Prfsummen, die eine Vernderung des Dokumentes sofort erkennbar machen.Durch das selbstbeschreibende Format der Headerkomponente knnen zustzliche Merkmale jederzeit und nach anwenderspezifischen Erfordernissen hinzugefgt werden. Ein Grundbestand sollte jedoch langfristig und konsistent beibehalten werden. Der objektorientierte Ansatz erlaubt die abgesicherte Verteilung von Informationen, eine Offline-Bearbeitung und die asynchrone Bereitstellung in groen, verteilten Systemen.Selbstbeschreibende Dokumente knnen auch in Offline-Situationen korrekt verarbeitet und geschtzt werden.Durch die Bildung selbstbeschreibender Dokumente kann eine langfristige und revisionssichere Verfgbarkeit archivierter Dokumente sichergestellt werden.Selbstbeschreibende Dokumente erlauben die Wiederherstellung des Verwaltungssystems im Strungsfall.Fr selbstbeschreibende Dokument-Objekte und -Architekturen existieren verschiedene Standards wie DFR Document Filing and Retrieval (ISO 10166), SGML (ISO 8879, siehe Abschnitt 4.2.3), ODA Open Document Architecture (ISO 8613), das CORBA-Objektmodell und das DMA-Dokumentmodell (siehe Abschnitt 4.6.2). Bestimmte Archivsysteme speichern die gesamte Umgebung der Systeme zusammen mit den Dokumenten und erreichen damit eine vergleichbare Selbstbeschreibungsfunktionalitt.Elektronische Urkunde mit digitaler SignaturDurch die Verwendung der digitalen Signatur entsteht aus einem elektronischen Dokument im Prinzip eine elektronische Urkunde. Durch das Signaturgesetz (SigG) ist der Einsatz der digitalen Signatur geregelt. Eine digitale Signatur (hufig auch noch elektronische Unterschrift genannt) macht den Urheber der Signatur und die Unverflschtheit eines elektronischen Dokumentes nachweisbar kenntlich. Die Signatur ist abhngig vom Urheber und dem jeweils zugehrigen Dokument. Die digitale Signatur sichert lediglich die technische Umsetzung in Form binrer Zeichen, jedoch nicht die Reprsentation und Interpretation des Inhaltes ab.Durch ein Berechnungsverfahren wird mit einem privaten Schlssel die Signatur erzeugt und an das Dokument angehngt. Der Nachweis der Authentizitt entsteht durch die Prfung der Signatur durch einen ffentlichen Schlssel. Der ffentliche Schlssel soll von besonders vertrauenswrdigen und zertifizierten Instanzen (Trusted Third Party, Trust Center) verwaltet werden.Durch die Verwendung der digitalen Signatur entsteht aus einem elektronischen Dokument eine elektronische Urkunde.Wie die digitale Signatur mit einem mehrfach strukturierten elektronischen Dokument (mehrere zusammengehrige Seiten, komplexes Dokument mit dynamischen Komponenten wie Links oder Container) unauflsbar und nicht verflschbar verknpft werden soll, ist durch den Gesetzesentwurf nicht geregelt.Das Verfahren der digitalen Signatur kann jedoch nicht oder nur eingeschrnkt zur rechtlichen Absicherung von Dokumenten in der herkmmlichen Archivierung genutzt werden.Zum einen ist der Private Key wirklich privat, er ist einer Person zugewiesen. In einem Unternehmen werden ihn daher nur unterschriftsberechtigte Mitarbeiter verwenden knnen. Zum anderen ist er keine Lsung z.B. beim Erfassen von Massendaten oder bei der Entstehung von Dokumenten aus DV-Prozessen wie COLD. Mit Sicherheit wird die Erfassungskraft am Stapelscanner keine elektronische Unterschriftsberechtigung erhalten.Die digitale Signatur ist keine Lsung fr die elektronische Archivierung gescannter Dokumente, digital eingehender Fax-Mitteilungen, Listen aus Hostoutput und anderer Informationsarten, die in groen Mengen anfallen und den Haupteinsatzbereich der elektronischen Archivierung darstellen.Die Bundesnotarkammer sieht daher auch die digitale Signatur in ihrem Umfeld beschrnkt auf elektronische Urkunden.Elektronische Dokumente hoher QualittDer Begriff elektronische Dokumente hoher Qualitt wurde aus Erkenntnis der mangelnden Eignung der elektronischen Unterschrift fr normale Dokumente eingefhrt.Elektronische Dokumente hoher Qualitt knnen beliebige Bestandteile, auch elektronische Urkunden, beinhalten.Bei elektronischen Dokumenten hoher Qualitt handelt es sich um selbstbeschreibende Dokument-Objekte, die unvernderbar auf nur einmal beschreibbaren Speichern abgelegt werden. Diese Objekte tragen neben der eigentlichen Information beschreibende Merkmale mit sich. Hierbei handelt es sich um Attribute wie Autor, Systemumgebung, in der das Dokument erzeugt und wieder angezeigt werden kann, Index, Zugriffsschutzmerkmale und andere. Diese Attribute werden in einer fhrenden Komponente (Header) dem Inhalt vorangestellt.Durch ein Prfsummenverfahren werden sowohl der Header, die Information selbst als auch beide zusammen abgesichert, so da Vernderungen sofort feststellbar sind. Da auf nur einmal beschreibbaren optischen Speichern Vernderungen ausgeschlossen sind, lt sich eine Verflschung der Information vor der Reproduktion am Bildschirm oder auf dem Drucker sicher nachweisen.Selbstbeschreibende Dokument-Objekte dieser Art sind wesentlich sicherer als herkmmliche Dokumente, die einfach als Datei archiviert und nur ber die Datenbank referenziert werden. Aus den selbstbeschreibenden Dokument-Objekten lt sich im Strungsfall auch eine Datenbank wiederherstellen oder ein Konsistenzabgleich durchfhren. Solche Dokumente lassen sich ber Leitungen versenden und tragen alle identifizierenden Informationen mit sich.Von einem elektronischen Dokument hoher Qualitt wird dann gesprochen, wenn:a)der gesamte Entstehungs-, Speicherungs-, Wiederfindungs- und Reproduktionsproze sicher, nachvollziehbar, ordnungsgem und dokumentiert ist und b)das Dokument auf einem Medium gespeichert ist, das von sich aus Vernderungen ausschliet (nur einmal beschreibbare, digitale optische Medien).Header mit Selbstbeschreibungsfunktionalitt und den zugehrigen Attributen sind teilweise in dynamischen Dokumenten-Management-Systemen bereits vorhanden. Sie sind dort jedoch hufig proprietr realisiert und orientieren sich an der dynamischen Verwaltung von Dateien. Solche Header eignen sich daher nur bedingt fr die elektronische Langzeitarchivierung. Die Dokumentenformate werden nur in einer statischen Ausprgung fr die revisionssichere Archivierung geeignet sein.Ein elektronisches Dokument hoher Qualitt darf keine dynamischen Komponenten oder Verweise besitzen, die bei der Reproduktion am Bildschirm oder auf dem Drucker Vernderungen des ursprnglichen Inhalts oder Aussehens bewirken.Ziel der Einfhrung des Begriffes elektronisches Dokument hoher Qualitt ist, durch den Nachweis der Verflschungssicherheit und der verlustfreien Reproduktion diesen elektronischen Dokumenten zuknftig den Charakter von Beweisen in Zivilproze-, Schieds- und anderen Verfahren zukommen zu lassen.

Dokumenten-ManagementAllen Dokumenten-Management-Technologien ist gemeinsam, da unterschiedliche Arten von Dokumenten - gescannte Faksimiles, Faxeingang, Dateien aus Broanwendungen, Multimedia-Objekte usw. - datenbankgesttzt und unabhngig von herkmmlichen hierarchischen Dateimanagementsystemen verwaltet werden. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt die Handhabung groer Informationsmengen und einen direkten Zugriff auf einzelne Dokumente und Dokumentengruppen. In diesem Zusammenhang ist z.B. der Bereich Imaging unter dem Gesichtspunkt zu betrachten, da es sich hierbei nur um eine spezielle Art von Dokumenten handelt. Unter einem Dokumenten-Management-System im weiteren Sinn sollen daher verschiedene Systeme und deren Zusammenspiel wiedynamisches Dokumenten-Management,Brokommunikation,Document Imaging,Workflow,Groupware oderelektronische Archivierungverstanden werden. Unter Dokumenten-Management im engeren Sinn sind die klassischen oder dynamischen Dokumenten-Management-Systeme zur Verwaltung von Compound Documents und Dateien zu verstehen. Wesentliche Merkmale sind hier die Bildung von Dokumentengruppierungen (Container), Check-in und Check-out, Versionsmanagement und selbstbeschreibende Dokument-Objekte. Ursprnglich sind diese Systeme aus der Notwendigkeit entstanden, Managementfunktionen und Services fr die enorm wachsenden Dateibestnde zur Verfgung zu stellen.Dokumenten-Management-Systeme dienen der Verwaltung von dynamischen, vernderlichen Informationen. Sie decken den Lebenszyklus der Dokumente von ihrer Entstehung bis zur Archivierung ab.Elektronische ArchivierungElektronische Dokumenten-Management- und elektronische Archivsysteme dienen zur Langzeitspeicherung und Bereitstellung von Daten, Dokumenten und anderen Informationen.Elektronische Archivsysteme verwalten einzelne Informationen und Container (Daten, NCI-Dokumente, Dateien und/oder Listen) mittels einer Datenbank. Elektronische Archivsysteme besitzen darber hinaus die Mglichkeit, groe Informationsmengen online, nearline und offline in Jukeboxen zu handhaben.In der Vergangenheit wurden zur Archivierung Papier und Mikrofilm eingesetzt. Um Medienbrche zu vermeiden und Dokumente elektronisch am Arbeitsplatzrechner zur Verfgung stellen zu knnen, werden heute digitale optische Speichermedien zur Verwaltung groer Informationsmengen eingesetzt. Diese Technologie wurde vor mehr als zehn Jahren entwickelt und gilt heute als ausgereift. Neben dem technologischen Umfeld mu immer auch die rechtliche Situation der Archivierung bercksichtigt werden. Der Gesetzgeber verlangt, da Dokumente - ungeachtet des Mediums, das eingesetzt wird - ordnungsgem, nachvollziehbar und verflschungssicher archiviert werden. Man spricht in diesem Zusammenhang von der Revisionssicherheit der Archivierung.Elektronische Archivsysteme verwalten statische, unvernderliche Dokumente.Langzeitarchivierung und revisionssichere ArchivierungLangzeitarchivierungDer Begriff Langzeitarchivierung ist elektronischen Archivsystemen zugeordnet, die Dokumente entsprechend den Aufbewahrungsfristen des HGB/AO mindestens sieben und mehr Jahre vorhalten mssen.Langzeitarchivierung heit, da Dokumente mindestens sieben Jahre bereitgehalten werden.Bei der Langzeitarchivierung ist die rechtzeitige Migration entsprechend der technologischen Weiterentwicklung einzuplanen, damit die archivierten Dokumente langfristig zur Verfgung stehen.Unter Migration ist der Wechsel von Komponenten wie Betriebssysteme, Gerte, Anwendungssoftware und die Speichersysteme selbst zu verstehen (siehe Abschnitt 8.7). Bei jeglicher Vernderung eines Archivsystems ist sicherzustellen, da auf bereits vorhandene Informationen zugegriffen werden kann. Dabei ist es unerheblich, ob bei einem Technologiewechsel Dokumente umkopiert oder durch parallelen Betrieb lterer und neu eingefhrter Speichersysteme bereitgestellt werden. Der Verfgbarkeitszeitraum richtet sich nicht nur nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, sondern hngt auch von der inhaltlichen Bedeutung und Nutzung der Informationen ab.Revisionssichere ArchivierungDer Begriff revisionssichere Archivierung ist elektronischen Archivsystemen zugeordnet, die den Anforderungen der GoBS (Grundstze ordnungsmiger DV-gesttzter Buchfhrungssysteme) gengen, ordnungsgem betrieben werden und Dokumente unvernderbar und verflschungssicher archivieren.Die Archivierung entsprechend den Vorgaben der GoB und der GoBS wird als revisionssichere Archivierung bezeichnet.Rechtliche GrundlagenEin wichtiger Nutzen der elektronischen Archivierung ergibt sich besonders dadurch, da nach der Erfassung der Dokumente das Papier entsorgt und damit Platz, Ressourcen und Mittel eingespart werden knnen. Dies ist im Moment allerdings nicht ohne weiteres mglich, da die elektronische Archivierung nicht vollstndig im deutschen Recht verankert ist. Es gibt eine Vielzahl von gesetzlichen Vorgaben und Fristen, die bercksichtigt werden mssen. Dies gilt nicht nur fr in Deutschland operierende Unternehmen, auch im europischen Ausland ist die Gesetzeslage nicht eindeutig.Allgemeine Rechtsgrundlagen in DeutschlandDie Gesetzgebung kann nicht immer sofort mit der strmischen technischen Entwicklung Schritt halten. Dies fhrt dazu, da beim Einsatz moderner Systeme zwischen den rechtlichen Gegebenheiten, dem technisch Machbaren und der Realitt Lcken entstehen. Die Anwendungen fr elektronische Archivierung sind vielfltig, hufig werden nur kaufmnnische Belege archiviert, doch manchmal sind es auch Personalakten, die in groen Unternehmen im direkten Zugriff gehalten werden mssen. Aus diesem Grund sind neben dem BGB und dem HGB/AO auch das BDSG und weitere Gesetze zu bercksichtigen, die im folgenden inhaltlich zusammengefat und in Bezug auf den Einsatz der elektronischen Archivierung bewertet werden.BGBIm Brgerlichen Gesetzbuch (BGB) kommt dem schriftlichen, mit einer Unterschrift versehenen Dokument eine besondere Bedeutung zu. Der Einsatz und somit auch die Archivierung einer elektronischen Unterschrift bemit sich danach, inwieweit der Gesetzgeber im BGB eine eigenhndige, handschriftliche Unterschrift vorschreibt.126 Abs. 1 BGBIst durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so mu die Urkunde von dem Aussteller eigenhndig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.Es scheidet somit eine elektronische Unterschrift in jedem Fall aus, wenn Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist. Die Schriftform wird durch zahlreiche gesetzliche Regelungen vorgeschrieben, wie z.B. 368 BGB (Erteilung einer Quittung durch den Glubiger gegen Empfang der Leistung), 410, 409 BGB (Abtretungsurkunde), 416 Abs.2 BGB (Mitteilung des Veruerers ber die bernahme einer Hypothekenschuld), 780, 781 BGB (Schuldversprechen, Schuldanerkenntnis) oder 4 Abs.1 Verbraucherkreditgesetz (Abschlu eines Kreditvertrages). Ein Teil dieser Vorschriften erlaubt aber auch Ausnahmen. So wird etwa der 4 Abs.1 Verbraucherkreditgesetz durch den 3 des gleichen Gesetzes eingeschrnkt. In den Fllen wo keine Schriftform vorliegen mu, ist eine elektronische Unterschrift mglich. Inwieweit diese allerdings im Zivilproze die gleiche Beweiskraft wie eine eigenhndige Unterschrift hat, kann derzeit nicht eindeutig beantwortet werden.Reproduzierte Dokumente aus elektronischen Archivsystemen werden derzeit nicht als Beweis anerkannt.HGBNach Handels- und Steuerrecht (HGB) sind Erffnungsbilanz, Jahresabschlu, Lagebericht, Konzernabschlu, Konzernlagebericht, Arbeitsanweisungen und relevante Dokumente zu den genannten Punkten, empfangene Handels-/Geschftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels-/Geschftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige steuerlich relevante Unterlagen (nur nach Abgabenordnung (AO)) aufzubewahren.Grundstzliche VoraussetzungenFr elektronische Archive gelten im Prinzip die gleichen Grundstze wie fr herkmmliche Papierarchive:Ordnungsmigkeit,Vollstndigkeit,Sicherheit des Gesamtverfahrens,Schutz vor Vernderung und Verflschung,Sicherung vor Verlust,Nutzung nur durch Berechtigte,Einhaltung der Aufbewahrungsfristen,Dokumentation des Verfahrens,Nachvollziehbarkeit,Prfbarkeit.Die Archivierung von Dokumenten, die unter das HGB fallen, ist auf elektronischen Medien zulssig.Die Archivierung auf digitalen optischen Speichern impliziert nicht, da Bestimmungen, die die Papierform zwingend vorschreiben, aufgehoben sind. Bestimmte Dokumente mssen auch nach dem Scannen aussortiert und in Papierform weiterhin aufbewahrt werden. Diese sind in der Anwendung im Einzelfall zu definieren und in der Verfahrensdokumentation aufzufhren.AufbewahrungsformDurch das Einfhrungsgesetz zur Abgabenordnung 1977 (AO) wurden Bild- und Datentrger steuer- und handelsrechtlich als Aufbewahrungsmedium anerkannt, wenn die Aufbewahrung den Grundstzen ordnungsgemer Buchfhrung (GoB) entspricht. 257 Abs. 3 HGB Unterlagen knnen auf anderen Datentrgern aufbewahrt werden, wenn dies den 147 Abs. 2 AO Grundstzen ordnungsmiger Buchfhrung entspricht.Die an dem Medium Papier orientierten GoB wurden mit den Grundstzen ordnungsgemer Speicherbuchfhrung (GoS) durch das BMF-Schreiben vom 5.7.1978 fr digitale Medien, d.h. fr die damalige Zentralrechnertechnologie, fortgeschrieben. Eine Aktualisierung fr dezentrale Informationsverarbeitung und digitale optische Speichermedien war dringend erforderlich. Durch die Grundstze ordnungsmiger DV-gesttzter Buchfhrungssysteme (GoBS) vom 7.11.1995 (BStBl. 1995 I S. 738ff) hat das Bundesfinanzministerium inzwischen die offizielle Interpretation und Aktualisierung der GoB geliefert. Nicht ausschlielich elektronisch archiviert werden drfen dabei Erffnungsbilanz, Jahresabschlu, Lagebericht, Konzernabschlu, Konzernlagebericht sowie Arbeitsanweisungen und relevante Dokumente zu den genannten Unterlagen. Diese Unterlagen mssen zustzlich in Urschrift vorliegen.Die Allgemeine Abgabenordnung gibt die Aufbewahrungsfristen fr handelsrechtlich relevante Dokumente vor.Fr steuerrelevante Unterlagen, Handels-/Geschftsbriefe und Buchungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren, fr alle anderen im HGB/AO genannten Unterlagen ein Zeitraum von 10 Jahren. Das laufende Jahr ist jeweils auf die Aufbewahrungspflicht zu addieren.Fr die Archivierung der anderen Unterlagen mssen die Daten nach GoB vollstndig, richtig und flschungssicher gespeichert sein, whrend der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfgbar sein und in einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden knnen.Bei empfangenen Handelsbriefen und Buchungsbelegen mu dabei eine bildliche bereinstimmung mit der Urschrift sichergestellt werden.Eine vollstndige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweiskraft zukommt.Bei allen anderen Unterlagen wie z.B. ausgehende Geschftsbriefe oder interne Mitteilungen ist dagegen eine inhaltliche bereinstimmung mit dem Original ausreichend, wenn sie lesbar gemacht werden.Es ist fr jedes installierte System individuell zwischen Dokumenten zu unterscheiden, die nach der Archivierung vernichtet werden und nur noch auf dem elektronischen Speichermedium vorhanden sind, und solchen, die entsprechend HGB/AO weiterhin im Original aufbewahrt werden mssen. Diese Unterscheidung ist nur fr den Zeitpunkt der Wiedergabe und nicht fr die Dauer der Speicherung von Bedeutung.Durch das eingesetzte System ist sicherzustellen, da aufbewahrungspflichtige Dokumente, die nicht mehr als Papieroriginal vorliegen, whrend ihrer vorgesehenen Lebensdauer nicht gelscht, nicht verndert und durch einen eindeutigen und unvernderbaren Index wiederaufgefunden werden knnen.Durch organisatorische Manahmen ist ein ordnungsgemer Betrieb sicherzustellen.Eine bildlich vorzulegende Information darf inhaltlich gespeichert werden, wenn durch das Verfahren der Aufzeichnung und Wiedergabe keine Vernderung des ursprnglichen Bildes und kein Informationsverlust eintritt.Die Speicherung von empfangenen Handelsbriefen und Buchungsunterlagen erfolgt in der Regel als vollstndiges Bild (Brutto-Image).Die Speicherung kann auch als Bild ohne Hintergrund (Netto-Image) erfolgen, wenn zum Zeitpunkt der Wiedergabe die bildliche bereinstimmung sichergestellt wird. Es drfen keine Daten oder Netto-Image-Dokumente mit einem ungltigen oder falschen Hintergrund gemischt werden.Die Wiederherstellung des ursprnglichen bildhaften Erscheinungscharakters kann z.B. durch Hinzufgen eines gescannten Hintergrundbildes (z.B. Buchungstrger-, Geschftspapier-, Rechnungs- oder andere standardisierte Vordrucke) oder eines elektronisch erzeugten Layouts ermglicht werden. Es mu gewhrleistet sein, da das hinterlegte Formular zum Zeitpunkt der Reproduktion demjenigen entspricht, das bei der Entstehung des Dokumentes verwandt wurde.GoBSDurch die Verffentlichung der Grundstze ordnungsmiger DV-gesttzter Buchfhrungssysteme im Bundessteuergesetzblatt vom 14.12.1995 wurden neue, sehr konkrete Vorgaben fr den Einsatz von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen geschaffen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Ausdehnung des Gltigkeitsbereiches der GoBS:Tz. 1, GoBSI. Anwendungsbereichc) Die GoBS beziehen sich nicht nur auf die konventionelle Speicherbuchfhrung. Sie sind neben dem COM-Verfahren auch bei hnlichen Verfahren (z.B. COLD) sowie bei Dokumenten-Management-Systemen entsprechend anzuwenden.Dort sind auch die Bestandteile der Verfahrensdokumentation vorgegeben, auf die in Abschnitt9 nher eingegangen wird.Tz. 2., GoBS II.Beleg-, Journal- und KontenfunktionDie ordnungsgeme Anwendung des jeweiligen Verfahrens ist zu belegen. Der Nachweis der Durchfhrung der in dem jeweiligen Verfahren vorgesehenen Kontrollen ist u.a. durch Programmprotokolle sowie durch die Verfahrensdokumentation zu erbringen.Durch die Vorgaben der GoBS ist es erforderlich, fr jedes elektronische Dokumenten-Management- und Archivsystem eine Verfahrensdokumentation zum Nachweis des ordnungsgemen Einsatzes zu erstellen, sofern Dokumente archiviert oder Indexdaten genutzt werden, die dem HGB unterliegen.ZPOAuch wenn in der Zivilprozeordnung (ZPO) die Gleichwertigkeit der Beweismittel Zeugenaussage, Sachverstndigengutachten und Urkunde verankert ist, ist die Urkunde das sicherste Beweismittel im Zivilproze, da der Richter an deren Inhalt gebunden ist. Da die Zivilprozeordnung jedoch in wesentlichen Teilen aus dem vorigen Jahrhundert stammt, wird dort von einem Urkundenbegriff ausgegangen, der die Vorlage eines Originaldokumentes in Papier vorsieht.Die Urkunde wird als Verkrperung einer Gedankenuerung definiert und mu eigenhndig unterschrieben werden.Dokumente aus elektronischen Archivsystemen besitzen nicht diesen Originalcharakter, da sie bei der Anzeige am Bildschirm nicht verkrpert sind. Als Ausdruck sind sie zwar verkrpert, tragen jedoch nicht die Unterschrift des Ausstellers, der Austeller mu folglich keine Kenntnis von dem konkreten Schriftstck haben. In einem Zivilproze mu ein solches elektronisches Dokument nicht als Urkunde im Sinne des 416 ZPO anerkannt werden. Die Rechtsprechung spricht dann von einem Objekt des Augenscheins (286 ZPO), das der freien richterlichen Beweiswrdigung unterliegt. Der Richter kann selbst im Einzelfall entscheiden, ob er eine Reproduktion eines elektronischen Dokumentes als Beweis anerkennt oder nicht.Dies kann erhebliche Auswirkungen bei der Beweisfhrung in Zivil- und Strafprozessen haben. Das Prozerisiko lt sich heute nur einschrnken, indem nachgewiesen wird, da das gesamte Archivierungsverfahren verflschungssicher ist und ein reproduziertes Dokument mit dem Original bildhaft bereinstimmt. Hierfr ist der gesamte Vorgang von der Entstehung, eindeutigen Indizierung, verflschungssicheren Archivierung bis zur verlustfreien Reproduktion zu dokumentieren. Der Anwender mu das rechtliche Risiko gegen die Wirtschaftlichkeitsaspekte eines elektronischen Archivs abwgen. Bestimmte Dokumente werden auch in Zukunft in Papier aufbewahrt werden mssen, das Risiko der freien Beweiswrdigung wird jedoch angesichts der fortschreitenden technologischen Entwicklung und den Anpassungen von Gesetzen auf nationaler und europischer Ebene immer kleiner.Eine hhere Sicherheit ist durch die Nutzung von elektronischen Dokumenten hoher Qualitt gegeben.BDSGDie Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) betreffen die elektronische Archivierung im Hinblick auf Datenschutz, Datensicherheit sowie Auswertbarkeit und Lschung personenbezogener Daten.Fr die Einhaltung der Vorgaben ist ein Sicherheitssystem erforderlich, das ber die Benutzerverwaltung bei Bedarf den Schutz auf Archive, Dokumentenklassen, Datenbanken, Datenbankfelder und Inhalte bis hin zu Einzeldokumenten ermglicht.Das System mu sowohl auf Host-Rechnern und Servern als auch auf den Clienten ber eine Zugangskontrolle verfgen. Der Zugang zum System mu zumindest auf Host- und Server-Ebene protokolliert werden.Steht ein anderes Gesetz oder eine andere Rechtsvorschrift im Widerspruch zum BDSG, knnen die betroffenen Regelungen des BDSG auer Kraft gesetzt und durch eine adquate Regelung ersetzt werden.DatenschutzDie Auswertung personenbezogener Daten, insbesondere die Aggregation von Daten und die Erstellung von Profilen mit personenbezogenen Daten, ist sowohl hinsichtlich des Nutzungsverhaltens seitens der Anwender als auch hinsichtlich der gespeicherten personenbezogenen Daten Dritter zu unterbinden. Hierfr sind entsprechende Vereinbarungen mit den Personalvertretungen erforderlich.Das System darf keine statistischen und anderen Auswertungen zulassen, die den Vorschriften des BDSG zuwiderlaufen.Anspruch auf Lschung personenbezogener DatenDas Bundesdatenschutzgesetz sieht den Anspruch vor, da personenbezogene Daten auf Anforderung gelscht werden knnen. Dies steht zum Teil im Widerspruch zur Forderung der revisionssicheren Archivierung.Es ist ein logisches Lschen vorzusehen, bei dem nur die Referenz auf das Dokument in der Datenbank gelscht wird.Das Dokument ist damit dem Zugriff der Benutzer entzogen, jedoch physikalisch noch gespeichert. Es ist mit normalen Zugriffsmethoden nicht mehr auffindbar und erfllt damit die Vorgaben des BDSG.Logische Lschvorgnge sind nachvollziehbar mit der Referenz auf das gelschte Dokument, Datum, Uhrzeit und der Kennung des Administrators, der die Lschung vornahm, zu protokollieren.Im Bedarfsfall und sofern durch die Revisionsanforderungen notwendig, kann durch Recovery und Auswertung der Protokolle das logisch gelschte Dokument durch speziell autorisierte Administratoren an geschtzten Arbeitspltzen wieder sichtbar gemacht werden. Auch dieser Vorgang ist nachvollziehbar zu protokollieren.Zum Teil wird noch auf der physikalischen Zerstrung des Mediums bestanden, nachdem nicht zu lschende Daten und Dokumente auf ein neues Medium umkopiert wurden.Dieses Verfahren ist sehr aufwendig und durch die heute verfgbaren Absicherungstechniken elektronischer Dokumenten-Management- und Archivsysteme nicht mehr zeitgem.In einigen Bundeslndern existieren zum Thema Datenschutz unabhngige Lndergesetzgebungen. Hierzu sollte der jeweilige Datenschutzbeauftragte befragt werden.SigGAuch im Signaturgesetz (SigG, Bestandteil des Informations- und Kommunikationsdienstegesetz, IuKDG) sind archivrelevante Themen berhrt. Hierzu gehren die Verbindung von elektronischen Dokumenten mit einer digitalen Signatur und der Dokumentenaustausch. Das SigG regelt den Rechtscharakter und die Form von digitalen Signaturen sowie die Vergabe der Schlssel und die Autorisierung von Zertifzierungsstellen.1, Art.3 SigG(1) Zweck des Gesetzes ist es, Rahmenbedingungen fr digitale Signaturen zu schaffen, unter denen diese als sicher gelten und Flschungen digitaler Signaturen oder Verflschungen von signierten Daten zuverlssig festgestellt werden knnen. (2)Die Anwendung anderer Verfahren fr digitale Signaturen ist freigestellt, soweit nicht digitale Signaturen nach diesem Gesetz durch Rechtsvorschrift vorgeschrieben sind. 2, Art.3 SigG(1) Eine digitale Signatur im Sinne dieses Gesetzes ist ein mit einem privaten Signaturschlssel erzeugtes Siegel zu digitalen Daten, das mit Hilfe eines zugehrigen ffentlichen Schlssels, der mit einem Signaturschlssel-Zertifikat einer Zertifizierungsstelle oder der Behrde nach 3 versehen ist, den Inhaber des Signaturschlssels und die Unverflschtheit der Daten erkennen lt. (3) Ein Signaturschlssel-Zertifikat im Sinne dieses Gesetzes ist eine mit einer digitalen Signatur versehene digitale Bescheinigung ber die Zuordnung eines ffentlichen Signaturschlssels zu einer natrlichen Person.(4) Ein Zeitstempel im Sinne dieses Gesetzes ist eine mit einer digitalen Signatur versehene digitale Bescheinigung einer Zertifizierungsstelle, da ihr bestimmte digitale Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt vorgelegen haben.Die digitale Signatur wird durch Verwendung eines geheimen Schlssels, wie in Abschnitt 2.1.3 beschrieben, erzeugt. Damit der Schlssel geheim bleibt, mu er besonders sicher aufbewahrt werden. Fr die Speicherung des Private Key wird eine Chipkarte benutzt, auf der sich der jeweilige Schlssel befindet.Die digitale Signatur ist im Regelfall nicht geeignet fr Archivanwendungen, in denen groe Mengen von gescannten Dokumenten, Datenstze und Listen archiviert werden.Die digitale Signatur dient dazu, aus einzelnen elektronischen Dokumenten elektronische Urkunden zu erzeugen.Betr.VGUnterrichtsrecht bei Planung digitaler InformationssystemeEntsprechend 90 Abs.1 Nr. 2 des Betriebsverfassungsgesetzes (Betr.VG) sind Dokumenten-Management- und elektronische Archivsysteme als DV-Systeme einzuordnen. Damit hat der Betriebsrat ein Unterrichtsrecht nach 90 Betr.VG. Nach dem Informationsrecht des Betriebsrates ist dieser rechtzeitig und umfassend unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen zu informieren. Das Informationsrecht reicht von bersichten ber die eingesetzten Hard- und Softwaresysteme bis zu den zugriffsberechtigten Personengruppen und den Arbeitsverfahren.Bei der Planung der Einfhrung eines Systems ist die Personalvertretung rechtzeitig einzubinden. Fr den Einsatz besteht hinsichtlich der Tarifvertrge, Zuordnung von Mitarbeitern zu Arbeitsplatztypen und ergonomischen Ausstattung der Arbeitspltze eine Mitwirkungspflicht seitens der Personalvertretung.Unterrichtung des Betriebsrates ber Arbeitnehmerdaten Nach der Rechtsprechung des BAG (Bundesarbeitsgericht) gilt das Informationsrecht uneingeschrnkt. Nach Auslegung des 80 Abs.2 Betr.VG ist dieses Informationsrecht jedoch eingeschrnkt zu betrachten. Da hier offensichtlich eine technologisch bedingte Gesetzeslcke bezglich digitalisierter Informationen entstanden ist, bedarf es einer Regelung, in der die Zugriffsrechte des Betriebsrates in einer Betriebsvereinbarung zwischen Geschftsleitung und dem Betriebsrat zu klren sind. Hierbei sind die Bestimmungen des BDSG zu beachten.Mitbestimmungsrecht Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht nach 87 Abs.1 Nr.6 Betr.VG, sofern mit der Einfhrung und Anwendung von technischen Einrichtungen das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer berwacht werden (z.B. Personalaktenverwaltung). Ausreichend hierfr ist, da die Anlage objektiv zur berwachung geeignet ist. Das bedeutet, da hier schon die Mglichkeit der Kontrolle ausreicht. Die Auslegung des Mitbestimmungsrechtes geht nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes sogar so weit, da der Betriebsrat das unmittelbare Recht auf Unterlassung verlangen und den Einsatz solcher Systeme auch ablehnen kann.Eine Kontrolle und Auswertung des Benutzungsverhaltens des Systems darf nur im Rahmen der Zulssigkeit und entsprechend den Vorgaben der Personalvertretung erfolgen.Dokumente mit personenbezogenem Inhalt drfen nur mit geeigneten Sicherheits-, Zugangs- und Zugriffsschutz sowie entsprechend den Vorgaben der Personalvertretung elektronisch archiviert werden.Vorschriften fr bestimmte BranchenDie folgende allgemein gehaltene Zusammenstellung gibt einen berblick ber wichtige gesetzliche Vorschriften und Standards in bestimmten Branchen. Die bersicht erhebt keinen Anspruch auf Vollstndigkeit. Die jeweiligen Vorschriften und deren Auswirkungen sind im Einzelfall zu prfen.SozialversicherungstrgerFr Sozialversicherungstrger gelten die Bestimmungen des Sozialgesetzbuches (SGB). In Anlehnung an die GoBS sind in den Allgemeinen Verwaltungsvorschriften ber das Rechnungswesen in der Sozialversicherung (SRVwV) Aufbewahrungspflichten und Archivierungsregelungen in herkmmlichen Papier- und Mikrofilmarchiven zusammengefat. Diese Regeln sind fr die elektronische Archivierung zu interpretieren und anzuwenden.KrankenhuserFr die Patientenakten in Krankenhusern gelten besondere Aufbewahrungs-, Vertraulichkeits-und Sicherheitsvorschriften. Die Aufbewahrungszeitraum kann bis zu 100 Jahren betragen. Die Aufbewahrungsverpflichtung ergibt sich durch mgliche Rechtsansprche von Patienten aufgrund fehlerhafter Behandlung oder unerlaubter Handlungen seitens des behandelnden Personals. In diesen Fllen kommen die 195 bzw. 852 des BGB zur Anwendung, fr die eine Verjhrungsfrist von 30 Jahren bestehen.PharmaIn der pharmazeutischen Industrie gelten fr Forschungs-, Produktions- und Antragsdokumentationen besondere Regeln. Diese orientieren sich an den Vorgaben der Federal Drug Administration (FDA, USA). Fr Europa sind die Grundstze fr die Qualitt der Software, Datensicherheit und -schutz, Aufbewahrung und Archivierung in Codes of Practice festgelegt (z.B. GMP, GLP u.a.). Diese Regeln beziehen sich nicht ausdrcklich auf elektronische Dokumenten-Management- und Archivsysteme, sondern sind entsprechend zu interpretieren und auf die genannten Systeme anzuwenden.VerteidigungIm militrischen Umfeld gilt fr Dokumentationen und deren Formate, Gestaltung und Aufbewahrung der sogenannte CALS-Standard (Computer-aided Acquisition and Logistic Support) des amerikanischen Department of Defense (DoD). In CALS sind die Basis-Standards SGML fr Text, IGES (International Graphics Exchange Standard) fr Raster- und Vektorgrafiken aus CAD- und Grafik-Systemen, CGM (Computer Graphics Metafile) fr Bro-Liniengrafik und ITU-T Gruppe IV (ehemals CCITT/4) fr Rastergrafik zusammengefat (die wichtigsten Standards werden in Abschnitt 4 nher erlutert).S-FinanzgruppeFr die Institute der Sparkassenorganisation (S-Finanzgruppe) gelten die Richtlinien (sogenannte OPDV-Richtlinie) des fr Revisionsfragen zustndigen Ausschusses des Deutschen Sparkassen- und Giroverbandes (DSGV).Ausblick auf die auslndische GesetzgebungZum Zeitpunkt der Drucklegung liegt in der Europischen Union kein Gesetzentwurf vor, der eine vollstndige Anerkennung der elektronischen Archivierung verspricht. Der VOI wird in Zusammenarbeit mit Normungsinstituten wie dem britischen BSI, dem niederlndischen NNI und dem DIN bei der Europischen Union darauf drngen, schnellstmglich eine zeitgeme Gesetzgebung zu entwickeln. In den USA, Grobritannien und der Schweiz wird das elektronische Dokument unter bestimmten Bedingungen bereits heute wie eine Urkunde behandelt. Im US-amerikanischen Recht in den Uniform Rules of Evidence, Rule 1001 heit es hierzu: 1001, UREIf data are stored in computer or similar device, any printout or other output readably by sight, shown to reflect the data accurateley, is an original.Im britischen Recht (Civil Evidence Act, 1995) liegt eine Definition des elektronischen Dokumentes als Beweismittel vor. Die Definition bercksichtigt die Vorlage von Kopien aus elektronischen Archiven, die Art des Nachweises und die Verfahrensdokumentation einschlielich der Beachtung von Migrationen von Systemen und Dokumenten selbst:Section 8, CEA(1) Where a statement contained in a document is admissible as evidence in civil proceedings, it may be proved:a) by the production of that document, orb) wether or not that document is still in existence, by the production of a copy of that document or of the material part of it, authenticated in such manner as the court may approve.(2) It is immaterial for this purpose how many removes there are between a copy and the original.

Section 9, CEA(1) A document which is shown to form part of the records of a business or public authority may be received in evidence in civil proceedings without further proof.(2) A document shall be taken to form part of the records of a business or public authority if there is produced to a court a certificate to that effect sign by an officer of the business or authority to which the records belong.Im schweizerischen Obligationenrecht wurde folgendes definiert:Artikel 962 Abs. 4Aufzeichnungen auf Bild- oder Datentrgern haben die gleiche Beweiskraft wie die Unterlagen selbst.Es ist wnschenswert, wenn die bereits in anderen Lndern anerkannten und in den Grundstzen der elektronischen Archivierung beschriebenen Verfahren auch in Deutschland zur Anwendung kommen. Eine generelle Lsung, die dem weltweiten Informationsaustausch gerecht wird, ist anzustreben.Eine einheitliche, Europa-weit gltige Regelung ist erforderlich.Sonstige VorgabenNeben den Vorgaben des Gesetzgebers gibt es von Fachverbnden, Initiativen und Normungsgremien weitere Vorgaben und Empfehlungen zur rechtlichen Anerkennung der Archivierung.Zehn Merkstze des VOI Der VOI hat als Fachverband der Anbieter von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen zehn Merkstze fr eine sichere, ordnungsgeme Archivierung herausgegeben:1. MerksatzJedes Dokument mu unvernderbar archiviert werden.

2. MerksatzEs darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.

3. MerksatzJedes Dokument mu mit geeigneten Retrievaltechniken wiederauffindbar sein.

4. MerksatzEs mu genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.

5. MerksatzKein Dokument darf whrend seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstrt werden knnen.

6. MerksatzJedes Dokument mu in genau der gleichen Form, wie es erfat wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden knnen.

7. MerksatzJedes Dokument mu zeitnah wiedergefunden werden knnen.

8. MerksatzAlle Aktionen im Archiv, die Vernderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, da die Wiederherstellung des ursprnglichen Zustandes mglich ist.

9. MerksatzElektronische Archive sind so auszulegen, da eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust mglich ist.

10.MerksatzDas System mu dem Anwender die Mglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz ber die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.Code of Practice von DISC / BSIDer vom britischen Normungsinstitut BSI zusammen mit dem Document Management Forum, der Image and Document Management Association, dem Legal Images Initiative Consortium und der United Kingdom Association fr Information and Image Management herausgegebene Code of Practice for Legal Admissibility of Information Stored on Electronic Document Management Systems legt die Grundlagen fr eine rechtssichere elektronische Archivierung im europischen Rahmen (British Standards Institution 1996, ISBN 0 580 25705 3).Der britische Code of Practice ist in sechs Abschnitte und mehrere Anhnge gegliedert. Er bercksichtigt derzeit nur die rechtliche Situation in England.Die hier vorgelegten Grundstze der elektronischen Archivierung orientieren sich am Code of Practice, bercksichtigen jedoch speziell die Rechtssituation in Deutschland und werden in die europischen und amerikanischen Initiativen zur rechtlichen Anerkennung der elektronischen Archivierung eingebracht.Dieser Code of Practice soll fr eine allgemeingltigere Form in 1997 derart angepat werden, da er um Anhnge mit den rechtlichen Rahmenbedingungen der verschiedenen Staaten der Europischen Union ergnzt werden kann.Technical Reports der AIIMDie AIIM Association for Information and Image Management International, USA, hat in einem vierteiligen Technical Report: Performance Guideline for the Legal Acceptance of Records Produced by Information Technology Systems Empfehlungen fr den Einsatz von DMS-Lsungen ausgesprochen. Das Dokument wurde gemeinsam mit dem ANSI American National Standardization Institute als Empfehlung TR31-1992ff verffentlicht. Im ersten Teil wird die Beweiskraft elektronischer Dokumente behandelt. Die Ausfhrungen beziehen sich auf das United States Uniform Law, Rules 801-803, 901-902, 1001-1006:3.5.6Legal Status of records offered as evidenceWhen determining the admissibility of records into evidence, the court will consider the reliability and accuracy of the process or system used to produce the records. The particular form or format of the records shall have no bearing on their legal status regarding admissibility. Likewise, the destruction of the original records after reproduction shall not affect the legal status of duplicate records regarding their admissibility.Der zweite Band beschftigt sich mit der Anerkennung von digitalen Dokumenten im Bereich von ffentlichen Verwaltungen auf Regierungsebene. Im dritten Band sind die Regeln fr die Implementierung von DMS-Lsungen enthalten. Hierbei werden besonders die Anforderungen an die Dokumentation von Verfahren definiert. Der vierte Teil gibt einen berblick ber die Umsetzung der Vorschlge von ANSI und AIIM durch verschiedene Bundesstaaten in den USA und gibt Empfehlungen fr die Umsetzung eines Uniform Records Act, der bestehende Gesetze und Verordnungen wie die Federal Rules of Evidence und die Uniform Rules of Evidence ergnzen soll. Die Umsetzung erfolgt nur schrittweise, da Teile dieser Rechte durch die Gesetzgebung der Bundesstaaten beeinflut sind.Normen und StandardsNormen und Standards bieten sowohl fr Anwender als auch fr Hersteller eine Reihe von Vorteilen. Fr den Anwender bedeuten Normen und StandardsInvestitionssicherheit,Verfgbarkeit von Komponenten verschiedener Hersteller,Prfbarkeit undMigrationssicherheit.Fr Hersteller sind Normen und Standards aus folgenden Grnden wichtig:Standardschnittstellen und Formate fr die Produktentwicklung und Modularisierung des Produktangebotes,Qualittssicherung,langfristige Einhaltung von Formaten und Vereinfachung der Gewhrleistung,Produktakzeptanz.Es werden nur diejenigen Normen und Standards realisiert, die vom Anwender auch eingefordert werden!Trotz des unbestrittenen Nutzens von Standards und Normen mu der Anwender bercksichtigen, da diese nur eine begrenzte Lebensdauer besitzen und durch zuknftige Normen und Standards abgelst werden knnen.Was sind Normen, was sind Standards?Der deutsche Sprachgebrauch unterscheidet zwischen Norm und Standard, wobei ein Standard einem Industriestandard entspricht. Der englische Sprachgebrauch kennt nur Standards, wobei offiziell durch Normierungsgremien gesetzte Standards und Industriestandards zu unterscheiden sind.Normen werden von nationalen und internationalen Normierungsgremien wie ISO, IEEE, DIN, ITU und anderen durch ein festgelegtes Erstellungs-, Abstimmungs- und Genehmigungsverfahren verabschiedet.Normen bentigen eine lngere Zeit bis zu ihrer Verabschiedung. Sie entsprechen daher hufig nicht dem sogenannten State of the Art.Industriestandards werden entweder von einzelnen fhrenden Herstellern gesetzt (z.B. Microsoft, IBM u.a.) oder von Standardisierungsgruppen definiert (z.B. innerhalb der AIIM - Association for Information and Image Management oder durch die WfMC - Workflow Management Coalition). Die Durchsetzbarkeit eines Industriestandards hngt von der Gte und Anzahl verfgbarer Produkte und deren Verbreitung ab.Industriestandards sind hufig aktueller als Normen.DateiformateUm innerhalb der Aufbewahrungspflicht Dokumente wiederfinden, anzeigen und drucken zu knnen, kommt der Einhaltung von Normen und Industriestandards eine besondere Bedeutung zu. Zu beachten ist, da bei der Konvertierung von Dokumenten aus dem Quellformat in ein Standardformat Informationsinhalte verloren gehen knnen (z.B. bei RTF Formatierungen, bei TIFF unterschiedliche Auflsung, bei Farb- und Graustufen Informationsverlust).TIFFTIFF steht fr Tagged Image File Format und wurde von der Firma Aldus, USA, entwickelt. Die Struktur besteht aus einem Header mit Tags, die Parameter wie die Auflsung und verwendete Kompression beschreiben. Neben den standardisierten Tags knnen sogenannte Private Tags angemeldet und beschrieben werden. Die Bildinformationen werden im Rasterformat abgelegt. Groe Images knnen in Stripes (Streifen) oder als Tiled (Kacheln) organisiert werden. Auerdem besteht grundstzlich die Mglichkeit, mehrere Images in einer TIFF-Datei zu speichern. Hiervon ist jedoch abzuraten, da viele Viewer diese Multi-Image-TIFFs nicht anzeigen knnen. TIFF-Dateien knnen mit Standardkomprimierungsprogrammen komprimiert werden.TIFF wird von den meisten Komprimierungsverfahren als Eingangsformat akzeptiert.TIFF-Dateien speichern verlustfrei binre Formate (schwarz/wei) und sind mit Einschrnkungen auch fr Grauwertdokumente geeignet.TIFF ist gut geeignet fr reine Schwarz/Wei-Images. Es ist weniger gut fr Farb- und Grauwertbilder geeignet.TIFF wird als Eingangsformat fr alle digitalen Faxgerte benutzt und ist weltweit verbreitet. Das TIF-Format ist weltweit verbreitet. Trotz unterschiedlicher Spezifikationen wird es von den meisten Programmen verarbeitet.Das Format wird von allen Herstellern von Dokumenten-Management-, Archiv- und Workflow-Systemen sowie von Text-, Grafik- und Prsentationsprogrammen untersttzt.TIFF ist in komprimierter Form als Langzeitarchivierungsformat geeignet.GIFDas Graphics Interchange Format (GIF) ist ein Format fr Rasterbilder, das von CompuServe eingefhrt wurde. Durch die Nutzung im Internet ist es weit verbreitet und kann von Standard-Browsern (Netscape, Explorer, Mosaic u.a.) angezeigt werden. Die meisten Web-Server benutzen GIF-Grafiken, um Bildinformationen darzustellen. Die Lizenzierung von GIF ist derzeit noch nicht abschlieend geregelt.GIF ist zum Zeitpunkt der Drucklegung nur mit Einschrnkungen als Langzeitarchivierungsformat geeignet, da sich die Standards im Internet-Umfeld noch in der Weiterentwicklung befinden.SGMLSGML (Standard Generalized Markup Language, ISO 8879) ist eine herstellerunabhngige, international normierte Dokumentenbeschreibungssprache fr die logische Struktur und den Inhalt von Dokumenten. SGML legt nur die Regeln fest, nach denen elektronische Dokumente aufgebaut werden.Die Nutzung von SGML erfordert die Definition von Strukturen und Inhalten. Daher ist SGML hufig auf bestimmte Anwendungsgebiete oder auf geschlossene Benutzergruppen beschrnkt. Eine solche Definition wird als Document Type Definition (DTD) bezeichnet.Da SGML die Dokumentinhalte (Semantik) von der Information zur spteren Weiterverarbeitung (Syntax) der Dokumente trennt, knnen die Inhalte auf verschiedene Arten wiederverwendet werden:Teildokumente in unterschiedlichen Produkten,datenbankbasiertes Publizieren oder auch dieGenerierung unterschiedlicher Produkte (Print-, Online- oder CD-ROM-Versionen) aus einem strukturierten Datenbestand.Durch die Trennung von Layout und logischen Datenstrukturen knnen mit Hilfe von SGML neue, passende Layouts unter Beibehaltung der Datenintegritt zu jeder Zeit erstellt werden und Dokumente und Daten ohne Verlust von Format- und Layoutinformationen ausgetauscht und fr andere Applikationen genutzt werden.SGML ist fr die unabhngige Darstellung und Speicherung von strukturierten Textdokumenten geeignet.Auf diese Weise knnen interner und externer Informationsaustausch eines Unternehmens durch verbesserte Datenintegritt und Kontrolle vereinfacht werden. Durch die plattform- und applikationsunabhngige Einbeziehung der internen Dokumentstrukturen erlaubt die SGML-Spezifikation auch eine effizientere Suche nach Informationen.SGML kann direkt fr die Abbildung von Strukturen in Dokumenten-Management-Systemen genutzt werden.Da SGML die Konstruktion beliebiger Dokumente erlaubt, die alle Formatinformationen mit sich tragen und deren Merkmale und Inhalte fr Datenbanken ausgelesen werden knnen, ist SGML ein ideales Basisdokumentenformat fr Dokumenten-Management-Systeme. SGML geht somit ber eine reine Beschreibungssprache hinaus und bietet ein Mittel fr die Kontrolle von Informationsbestnden. Die Strken von SGML kommen dann zum Tragen, wenn Dokumente von Arbeitsgruppen erstellt, als umfangreiche Kollektionen verwaltet und elektronisch in unterschiedlichen Formaten verteilt werden sollen.HTMLHTML (HyperText Markup Language) ist der soft- und hardwareunabhngige Standard zur Verteilung, Organisation und Verbindung von Dokumenten im World Wide Web. HTML wurde auf Basis von SGML entwickelt.Whrend SGML die Regeln fr individuelle Dokumentformate in Gestalt von DTDs erfordert, ist HTML eine allgemeingltige Beschreibungssprache.Als spezielle SGML-Applikation hat HTML eine eigene DTD und eine festgelegte Anzahl von Markierungen zur Modellierung prsentationsorientierter generischer Dokumentstrukturen. Da jede Applikation ihre individuellen Anforderungen hat und umfangreiche Formatierungen mit HTML nicht mglich sind, ist HTML als generelles Repository-Format zum gegenwrtigen Zeitpunkt noch nicht umfassend genug. Die einzigen Merkmale, die HTML zur Verfgung stellt, sind einige wenige berschriften und Absatzformatierungen. Zum Aufbau eines unternehmenseigenen Repositories ist daher SGML besser geeignet, da es die Definition eigener DTDs erlaubt. HTML ist dagegen lediglich fr die Verteilung der im Repository enthaltenen Informationen ber das Web zweckmig.Es gibt inzwischen drei Generationen von HTML-Tools. Der Schwerpunkt der ersten Generation der HTML-Publikationstools liegt auf dem Seitenlayout. Diese Tools erfordern Kenntnisse in HTML. Zwischen den Dokumenten gibt es keine Integrationsmglichkeiten und die Gre und Bandbreite der Web-Site wird durch die Tools begrenzt. Die zweite Generation der HTML-Publikationstools untersttzt einen Import aus herkmmlichen Textverarbeitungen. Trotz Grenzen von HTML wird das Layout beibehalten. Diese Tools erfordern geringe oder weniger fachliche Kenntnisse in HTML und knnen eine Schnittstelle zwischen Dokumenten-Management-Systemen und dem Web schaffen. Die zweite Tool-Generation ist unabdingbar fr Sites, die mehrere Liveinformationsquellen nutzen. Hyperlinks werden verwaltet und auf dem neuesten Stand gehalten.Bei der Archivierung von HTML-Dokumenten drfen keine aktiven Links mehr vorhanden sein. Die Dokumente mssen eingefroren und statisch sein.Die Entwickler von HTML 3.0 haben dafr gesorgt, da der Standard nicht hnlich komplex wie CALS oder andere klassische Spezifikationen fr die technische Dokumentation wird. Dies fhrt allerdings dazu, da von den Programmierern oft anwendungsspezifische Erweiterungen des HTML-Standards fr die erheblich differierenden Anforderungen von WWW-Anwendungen gefordert werden.HTML ist zum Zeitpunkt der Drucklegung nicht geeignet als Langzeitarchivierungsformat.KompressionsverfahrenIn der Regel benutzen die meisten Komprimierungsverfahren TIFF als Eingangsformat. In bestimmten Umgebungen knnen abweichende Eingangsformate in Abhngigkeit spezieller Erfassungskomponenten vorkommen. Fr sogenannte NCI-Dokumente (non-coded information, nichtkodierte Informationen) ist die Kompression allgemein verbreitet, da die Dokumente im Speicher mehrere MegaByte belegen knnen. Die meisten Kompressionsverfahren sind standardisiert.Komprimiert werden sollten alle Objekte, die grafische, bildliche, akustische oder Video-Formate besitzen und bei denen die Komprimierung eine Speicherplatzreduktion von 80% oder mehr mit sich bringt.Fr die Komprimierung von CI-Daten (coded information, kodierte Informationen) sind verschiedene proprietre Verfahren in Gebrauch. Der Einsatz von Festplattenoptimierungstools und ZIP-Programmen ist fr die Archivierung nicht geeignet. Unkomprimierte Dateien bieten auerdem die Mglichkeit, im Inhalt selbst zu suchen oder diesen fr die Indizierung auszuwerten.Dateien mit strukturierten oder unstrukturierten Daten, bei denen die Komprimierungsrate unter 50% liegt, sollten nicht komprimiert werden.ITU (CCITT)Zur Komprimierung von Faksimiles (gescannten Images) wird meistens das weltweit anerkannte, normierte und verlustfreie Komprimierungsverfahren nach ITU (International Telecommunications Union), ehemals CCITT, Gruppe 4 verwendet. Die ITU-Norm wird von allen Archivsystemanbietern sowie von allen Faxgerte- und Faxkartenherstellern untersttzt. Die ITU-Kompression benutzt TIFF als Eingangsformat.CCITT Gruppe 4 ist der Weltstandard fr Kompression im Bereich der Archivierung.Die Gruppe 4-Kompression bringt bei normalen Textdokumenten einen Kompressionsfaktor von ca. 1:40. Das Dokument wird zeilenweise Bildpunkt fr Bildpunkt analysiert. Dabei werden Bildpunkte gleicher Art zusammengefat. Das Verfahren ist daher fr die Kompression von binren Dokumenten (schwarz/wei) besonders gut geeignet.CCITT Gruppe 4 ist besonders fr die Archivierung von Schwarz/Wei-Faksimiles geeignet.CCITT Gruppe 4 komprimiert ein TIFF verlustfrei.Das Gruppe 3-Kompressionsverfahren wird bei herkmmlichen analogen Faxgerten fr die bertragung erzeugt. Es hat einen deutlich geringeren Kompressionsfaktor als Gruppe 4. Dies liegt darin begrndet, da unkomprimierte Referenzzeilen als Wiederaufsetzpunkte benutzt werden. Von den meisten Anbietern werden Konvertierungen von Gruppe 3 in Gruppe 4 angeboten.CCITT Gruppe 3 ist aus Speicherplatzgnden weniger fr die Archivierung geeignet und sollte vor der Speicherung in ein Gruppe4-Dokument gewandelt werden.Es besteht auerdem die Mglichkeit, Textdokumente aus verschiedenen Programmen in TIFF-Images mit Komprimierung nach Gruppe 4 zu wandeln. Hiermit ist ein unvernderliches, von der erzeugenden Anwendung unabhngiges und standardisiertes Format gegeben. Der Speicherbedarf erhht sich jedoch hierdurch deutlich.In Abhngigkeit der Anwendung kann es auch sinnvoll sein, Datei-Dokumente in ein TIFF mit Komprimierung nach CCITT Gruppe 4 zu wandeln, um eine sichere Langzeitarchivierung zu ermglichen.JPEGJPEG ist ein Standard fr die Speicherung und Kompression von Farb- und Grauwertbildern, der von der Joint Photographic Experts Group entwickelt wurde. Diese Gruppe stand unter der Schirmherrschaft der drei Standardisierungsgremien ISO, CCITT (heute ITU) und IEC. JPEG ist besonders fr Farb- und Grauwertbilder geeignet.Das JPEG-Verfahren ist besonders bei Grauwert-, Farb- und Halbtonbildern effizienter als ITU Gruppe 4. JPEG wird auch fr bestimmte Bildformate im Internet verwendet. Viele Web-Server enthalten JPEG-Bilder.JPEG komprimiert nicht grundstzlich verlustfrei. Auf die Einstellung der Verarbeitung ist daher besonders zu achten.Im Unterschied zu anderen Kompressionsverfahren kann der Benutzer von JPEG den Kompressionsfaktor ber das Setzen von Parametern einstellen. Bei Einsatz von JPEG in Archivsystemen ist auf die Implementierung eines verlustfrei komprimierenden Verfahrens zu achten. Besonders fr die bildhafte Wiedergabe drfen durch die Kompression keine Informationen unterdrckt werden.Fr eine revisionssichere Archivierung darf nur eine verlustfreie Kompression nach JPEG zum Einsatz kommen.JBIGJBIG (Joint Bitonal Image Group) ist eine Norm (ISO/IEC 11544) fr die verlustfreie Komprimierung von Schwarz/Wei-Bildern im TIF-Format.JBIG komprimiert Schwarz/Wei-Faksimiles verlustfrei.Die JBIG-Komprimierung basiert auf einer arithmetischen Kodierung. Whrend man mit der Hoffmann-Kodierung bei CCITT Gruppe 4 nicht in der Lage war, Symbole auch unterhalb der Ein-Bit-Grenze zu komprimieren, konnte dieses Problem durch die arithmetische Kodierung gelst werden. Das JBIG-Kompressionsverfahren kann Bilder bis zu 70% effektiver komprimieren als das der TIFF Gruppe 4. Das bedeutet, da der Anwender durch die JBIG-Kompression mehr Bilder (kleinere Schwarz/Wei-Bilder) auf einen optischen Speicher derselben Gre abspeichern kann, als mit einem anderen Kompressionsverfahren. Ein weiterer Vorteil ist die Geschwindigkeitserhhung bei der bertragung von Bildern.JBIG ist nicht so weit verbreitet wie ITU Gruppe 4 und wird derzeit nur von wenigen Anbietern untersttzt.Mehrere Anbieter von Dokumenten-Management-Technologien haben eine Allianz gegrndet, mit dem Ziel, das neue JBIG-Kompressionsverfahren bekannter zu machen und dem Anwender nher zu bringen.Fr die Langzeitarchivierung mu abgewogen werden, ob die bessere Komprimierungsrate im Verhltnis zur weiten Verbreitung von ITU Gruppe 4 bevorzugt werden soll.MPEGDie Motion Pictures Expert Group (MPEG) ist innerhalb der ISO fr die Bearbeitung weltweiter Standards zur Kompression digitalisierter Bewegtbilder verantwortlich. Haupteinsatzgebiet ist die Speicherung, der schnelle Transport und die Real-Time-Darstellung digitalisierter Video-Sequenzen.MPEG ist fr die Bereitstellung und Verteilung von digitalisierten Farbbild-Sequenzen gut geeignet.Das MPEG-Verfahren steht im Wettbewerb zur CCITT/6 und DVI-Kompression. MPEG reduziert Farbbilder im whlbaren Verhltnis 1:2 bis 1:200 bis auf etwa 50KB pro Bild. Dabei werden redundante Informationen auf Halbbildern einer Video-Sequenz entfernt. Bei der Prsentation am Bildschirm wird dies durch die Eigenschaften des menschlichen Auges ausgeglichen.MPEG arbeitet nicht verlustfrei. MPEG ist fr die revisionssichere Dokumenten-Archivierung nicht geeignet.Die Farbkompression ist generell noch in der Entwicklung, und es ist nicht abzusehen, welches Verfahren sich durchsetzen wird. Die vorhandenen Verfahren arbeiten nicht verlustfrei, so da sie fr eine Archivierung von Dokumenten nicht in Frage kommen.Medienformate Die folgende Beschreibung bezieht sich nur auf die Standards digitaler optischer Speicher und deren Formate. Die Aufzeichnungsverfahren sind in Abschnitt 4.5, die Speicherverfahren sind in Abschnitt 5.2 beschrieben.Digitale optische Medien, Laufwerke und Jukeboxen sind in einer engen Abhngigkeit zu sehen und bilden in der Regel ein in sich geschlossenes System.Fr digitale optische Speichermedien relevante Normen sind in Abschnitt 11 Normenverzeichnis fr digitale optische Speicher aufgefhrt.CD-FormatDie CD-ROM-Technologie wurde ausgehend von dem Aufzeichnungsverfahren der fr die Unterhaltungsindustrie eingefhrten Audio-CD-Technik entwickelt. Die Herstellung der CD-ROM ist identisch mit den Kopierverfahren fr Audio-CDs. CD-ROM-Medien wurden daher zunchst nicht fr eine individuelle Speicherung, sondern fr die Herstellung vieler Kopien von einer Masterdisk entwickelt. Die Kapazitt einer CD-ROM betrgt ca. 650 MB.Fr die Archivierung werden Schreib-/Lese-Laufwerke (sogenannte CD-R) eingesetzt. Im Gegensatz zur industriellen Vervielfltigung von CDs erlauben diese die individuelle Aufzeichnung von Daten und Dokumenten. Diese Technik wird von zahlreichen Anbietern untersttzt. Es werden sowohl Nur-Lese- als auch Schreib- und Lese-Laufwerke sowie passende Jukeboxen angeboten.Das CD-Medien-Format ist durchgngig standardisiert und weltweit verbreitet.Die CD-Technologie ist fr die Ar