Der Einsatz von Process Mining Techniken in Revision und Compliance

1 © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010

Der Einsatz von Process Mining Techniken in Revision und Compliance

Frankfurt am Main, 31. Mai 2010 Frank Braun, Rudolf Kuhn


Agenda

!   Process Mining – Hintergrund und Zielsetzung !   Voraussetzungen für Process Mining-Anwendungen !   Einsatz im Unternehmen – Erfahrungswerte !   Nutzen für Interne Revision und Compliance !   Fragen und Antworten


PROCESS MINING Hintergrund und Zielsetzung


Hintergrund und Zielsetzung

!   Process Mining als Begriff entstand aus der Kombination von Prozessanalyse und Data Mining

!   Data Mining Techniken sind mittlerweile üblich und weit verbreitet im Einsatz; sie zielen darauf ab, Geschäftsfälle anhand der Eintragungen in den Datenfeldern zu untersuchen und relevante Eintragungen zu identifizieren

!   Das Ziel der Prozessanalyse ist es hingegen, mittels geeigneter Werkzeuge die Abläufe der Bearbeitungsvorgänge in den Geschäftsprozessen zu untersuchen


Hintergrund und Zielsetzung

!   Process Mining als Technik zielt darauf ab, in einer definierten Periode die Bearbeitungsvorgänge (einschließlich aller Varianten) der tatsächlich verarbeiteten Geschäftsfälle in zeitlich korrekter Abfolge darzustellen.

Damit eignet sich diese Technik insbesondere, um neben dem eigentlichen Geschäftsprozess auch die Prozessvarianten zu finden, bei denen die Bearbeitung nicht in Übereinstimmung mit den geltenden Regeln erfolgt ist.


Process Mining ist eine innovative, effiziente und objektive Form der Prozessanalyse.

!   Analyse und Überwachung von Prozessen anhand „digitaler Spuren“ aus beliebigen Transaktionssystemen (ERP, BPM, CRM, ...).

!   Typische Einsatzgebiete von Process Mining !   Process Discovery !„What is really happening?“ !   Performance Analysis „Where are the bottlenecks?“ !   Compliance Check „Do we follow the rules?“ !   Process Improvement „How to optimize this process?“

!   Vorteil von Process Mining gegenüber klassischer Prozessanalyse: !   100% Genauigkeit bei 70% Zeit- und Kosteneinsparung


Data Mining und Process Mining

Der klassische Ansatz mit „Data Mining“ nutzt Abfrage- und Auswerte-logiken, um aus den ERP- und sonstigen, führenden IT-Systemen die Prüffälle zu ermitteln.

Data Mining

Interne Revision Compliance-‐ organisa6on



Beim Process Mining wird zum Geschäftsfall anhand der Logfiles der IT-Systeme die Bearbeitungs-folge aufgezeigt. Damit kann identifiziert werden, welche Geschäftsfälle welchen Prozess durchlaufen haben.


Process Mining



Mittels der Kombination beider Techniken läßt sich die „Trefferquote“ für die Analyse naturgemäß noch weiter erhöhen.


Data Mining

Process Mining


VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE ANWENDUNG


Vorausetzungen für den Einsatz

!   Um Process Mining Techniken einsetzen zu können muss gewährleistet sein, dass innerhalb des zu betrachtenden Prozesses alle Geschäftsfälle digital bearbeitet, zumindest aber die Bearbeitung digital erfasst und gespeichert wird.

!   An Daten müssen mindestens gegeben sein: !   Eine eindeutige case-ID, mit der der Geschäftsfall

identifiziert werden kann !   Eine Kennzeichnung der Transaktion, die jeweils

angewendet wird !   Ein Datum-/Zeit-Stempel

!   Weitere Daten können hinzu genommen werden


EINSATZ IM UNTERNEHMEN Erfahrungswerte


Live Demo

Daten Design / KPIs werden zu


Strukturierte Vorgehensweise liefert konkreten Nutzen bei geringen Investitionen.

Durchführung eines mindestens halbtägigen Workshops zwecks Festlegung und Kennenlernen des zu untersuchenden Prozesses, Definition von Fragen und gewünschter Erkenntnisse sowie Ableitung benötigter Daten. Teilnehmer des Klienten: Projektleiter, Prozessverantwortliche, IT-Spezialist

Text

Text

Text

Text

Process Scan

Data Extraction

Process Mining

Process Review

Export der benötigten Daten aus den IT-Systemen durch den Klienten. Prüfung der Daten auf Eignung durch ProcessGold.

Umfassende Aufbereitung und Analyse der Daten mit Hinblick auf die gestellten Fragen und gewünschten Erkenntnisse durch ProcessGold.

Abstimmung der Ergebnisse mit dem Klienten und ggf. Verfeinerung oder Erweiterung der Analyse.

Text Process Findings Präsentation der Analyseergebnisse. Aufzeigen der gewonnenen Erkenntnisse sowie möglicher Probleme. Diskussion erfolgversprechender und kurzfristig umsetzbarer Maßnahmen. Festlegung der weiteren Schritte und möglicher Zusammenarbeit.

Dauer: ca. 2 Wochen


Straffer Zeitplan ermöglicht schnelle Ergebnisse.

Process Scan

Data Extraction

Process Mining

Process Review

Process Findings

Tage 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Inhalte

Dieser Zeitplan stellt Erfahrungswerte dar und bedeutet nicht, dass die einzelnen Aktivitäten in jedem Fall so lange dauern und dass es keine Pausen zwischen den Aktivitäten geben kann. Der genaue Zeitplan – insbesondere die Termine für ‚Process Review‘ und ‚Process Findings‘ – wird spätestens im ‚Process Scan‘ Workshop festgelegt.


NUTZEN FÜR INTERNE REVISION UND COMPLIANCE


Wertbeitrag !   Durch die verbesserte

Identifizierung der kritischen Fälle können Verstöße kurz- bis mittelfristig reduziert werden

!   Die Unterstützung durch Werkzeuge und die verbesserte Transparenz führt zu jederzeit aktuellen Ergebnissen und messbaren Stati

!   Die Automatisierung der Analyse reduziert manuelle Tätigkeiten, Entscheidungen und Eingriffe erheblich

Wirkt unmittelbar auf …

Kosten aus Falschbearbeitung

Kosten für Prüfung und Prozessanalyse

Kosten für Implementierung und den laufenden Betrieb der internen Kontrollen


Für die Revision ist Process Mining besonders geeignet.

!   „Für die erfolgreiche Arbeit in der Internen Revision ist ein ausschlaggebender Punkt das Finden und Analysieren von nützlichen und verwertbaren Informationen in kurzer Zeit.“ (DIIR.de)

!   „Vor dem Einsatz von Process Mining haben wir viele Stunden damit verbracht, Prozessabläufe zu verstehen. Seitdem wir Process Mining implementiert haben, erhalten wir die vollständige Transparenz aller unserer Geschäftsvorgänge. Die Technologie ermöglicht uns, Qualitätsunterschiede im Auditing nachzuvollziehen. So können wir einen stärkeren Fokus auf mögliche Risiken, Kontroll- und Effizienzthemen legen.“ (Volker Panreck, Abteilungsdirektor Audit Services / ING-DiBa)

08.06.2010


FRAGEN UND ANTWORTEN


Rudolf Kuhn Vorstand

ProcessGold AG

Robert-Koch-Straße 116d

65779 Kelkheim

Tel: +49.178.8855528

Fax: +49.178.998855528 mail: [email protected]

www.processgold.de

Frank Braun Geschäftsführer

compliance-net GmbH Eichendorffstraße 23

63303 Dreieich

Tel: +49 6103 37696-50

Fax: +49 6103 37696-99

Mail: [email protected]

www.compliance-net.com


VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT

Der Einsatz von Process Mining Techniken in Revision und Compliance

Business

Transcript of Der Einsatz von Process Mining Techniken in Revision und Compliance