Der elektronische Rechnungsservice von Shell Card Online ... · Der elektronische Rechnungsservice...

Der elektronische Rechnungsservice von Shell Card Online

Benutzerhandbuch

Version 2.6

September 2011


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Inhalt

1 Zugriff auf den elektronischen Rechnungsservice von Shell Card Online ...................................... 3

1.1 Direkter Zugriff ....................................................................................................................... 3

1.2 Über Shell Card Online .......................................................................................................... 3

1.3 Was passiert, wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben? ....................................................... 4

2 Nutzung des elektronischen Rechnungsdiensts ............................................................................ 7

2.1 Erstmalige Anmeldung ........................................................................................................... 7

2.2 Funktion “Kontakt“: ................................................................................................................ 8

2.3 Funktion “Selbstmanagement”: Ihre Benutzerdaten ............................................................... 9

2.4 Funktion “RECHNUNGEN” (Suche nach einer Rechnung) .................................................. 11

2.5 Ihre Rechnung anzeigen ...................................................................................................... 12

2.6 Ihre Rechnung herunterladen .............................................................................................. 13

2.7 Einen Prüfbericht herunterladen .......................................................................................... 16

3 Weitere Hilfe ............................................................................................................................... 21

3.1 Zugriff auf das Benutzerhandbuch ....................................................................................... 21


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1 Zugriff auf den elektronischen Rechnungsservice von Shell Card Online

Direkter Zugriff: Drücken Sie auf den Hyperlink in der E-Mail, die Sie erhielten, als Sie

sich für den Dienst registriert haben, oder

Über Shell Card Online: Geben Sie die folgende URL in Ihren Browser ein:

“https://www.shellcardonline.shell.com” und klicken Sie auf “Elektronische Rechnung” im

Portal “Meine Zugangskontrolle”.

1.1 Direkter Zugriff

Wenn Sie direkt im e-Invoicing-Bereich einsteigen, finden Sie eine Anmeldungsseite ähnlich

der folgenden Abbildung:

Abb. 1: Die Anmeldungsseite

Sie müssen Ihre User ID und Ihr Passwort hier eingeben.

1.2 Über Shell Card Online

Falls Sie über die Anmeldungsseite von Shell Card Online einsteigen, gelangen Sie zum

folgenden Bildschirm:

Sprache wählen bzw.

ändern

https://www.shellcardonline.shell.com/


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Abb. 2: Die Startseite von Shell Card Online

Sie müssen auf “Elektronische Rechnung” im Portal “Meine Zugangskontrolle” klicken.

1.3 Was passiert, wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben?

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, verwenden Sie bitte die Funktion “Mein Passwort

vergessen” auf der Anmeldungsseite. Damit wird ein neues Systempasswort erstellt, das

automatisch an Ihre E-Mail-Adresse geschickt wird.

Abb. 3: Habe mein Passwort auf dem Anmeldungsbildschirm von Shell Card Online vergessen

e-Invoicing auswählen

Passwort vergessen


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Abb. 4: Habe mein Passwort auf dem Anmeldungsbildschirm von e-Invoice vergessen

Daraufhin wird einer der folgenden Bildschirme dargestellt:

Abb. 5: Neues Passwort beantragen

Passwort vergessen

Geben Sie Ihre User ID ein


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Abb. 6: Neues Passwort beantragen

Sie müssen auf diesen Bildschirmen Ihre User ID eingeben und auf “Absenden” drücken.

Sie werden unverzüglich ein neues Passwort erhalten.

Geben Sie Ihre User

ID ein


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2 Nutzung des elektronischen Rechnungsdiensts

2.1 Erstmalige Anmeldung

Bei der erstmaligen Anmeldung können Sie folgendem Fenster wichtige Informationen über

den

elektronischen Rechnungsdienst entnehmen. Bitte lesen Sie diese Informationen gründlich

durch.

Abb. 7: Wichtige Informationen über den e-Rechnungsdienst

Drücken Sie auf den Link "Allgemeine Geschäftsbedingungen": Es wird ein PDF-Dokument

geöffnet, das Sie zur Referenz herunterladen können.


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2.2 Funktion “Kontakt“:

Hier werden die Kontakttelefonnummer und E-Mail-Adresse des Shell-Kundendiensts angezeigt,

an den Sie sich bei benötigter Unterstützung wenden können.

Abb. 8: Shell kontaktieren


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2.3 Funktion “Selbstmanagement”: Ihre Benutzerdaten

Abb. 9: Selbstmanagement

Sie können Ihre individuellen Benutzereinstellungen für folgende Punkte ändern bzw. korrigieren:

Sprache

E-Mail-Adresse

Telefonnummern

Aktivierung der E-Mail-Benachrichtigung für e-Invoicing

Falls Sie die e-Invoice-Benachrichtigungs-E-Mail aktivieren, erhalten Sie jedes Mal, wenn eine

neue Rechnung zum Herunterladen bereitsteht, eine Benachrichtigungs-E-Mail ähnlich dem

folgenden Beispiel:


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Benachrichtigungs-E-Mail

Ihre neue Rechnung steht für Sie bereit auf

www.shellcardonline.shell.com

Rechnungsnummer: xxxxxxxxxx Rechnungsdatum: JJJ/MM/TT Bruttobetrag: xxxxxxx,xx GBP Fälligkeitsdatum: JJJJ/MM/TT

Sehr geehrte/r $KUNDIN/KUNDE$, Ihre elektronische Rechnung steht zum Herunterladen bereit. Sie können sich mit Ihrer User ID und Ihrem Passwort bei der e-Rechnungsanwendung auf www.shellcardonline.shell.com anmelden. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie über die Funktion "Mein Passwort vergessen" auf der

Anmeldungsseite ein neues Passwort beantragen. Die elektronische Unterschrift wird beim Herunterladen Ihrer Rechnungen automatisch geprüft. Bitte vergewissern Sie sich, dass Sie alle

drei Bestandteile der Rechnung (d. h. Rechnungs-PDF-Datei, Prüfberichts-PDF-Datei und XML-Datei

mit der Unterschrift) herunterladen und archivieren. Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch, das Sie durch Klicken auf den Link oben auf der e-Rechnungsstartseite aufrufen

können. Bitte vergewissern Sie sich, dass Sie jede Rechnung innerhalb von 13 Monaten ab dem Rechnungsdatum herunterladen und entsprechend den gesetzlichen

Anforderungen elektronisch speichern. Mit freundlichen Grüßen, Shell Card Team

Shell Card Online Der neue Weg zur

Zusammenarbeit mit Shell:

Online-Zugriff rund um die Uhr Kartensperre Personalisierte

Transaktionsberichte Alarme zur

Sicherung Ihrer Flotte Um weitere Informationen zu erhalten:

Hier klicken

Diese E-Mail wurde automatisch erstellt. Bitte antworten Sie nicht direkt darauf. Falls Sie Fragen haben, lesen







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Sie bitte auf unserer Webseite nach: www.shellcardonline.shell.com

Sich aus der Mailingliste austragen Datenschutzerklärung Allgemeine Geschäftsbedingungen www.shell.com.my

$SHELL-ADRESSE$

Abb. 10: Beispiel einer Benachrichtigungs-E-Mail

2.4 Funktion “RECHNUNGEN” (Suche nach einer Rechnung)

Wenn Sie auf die “Rechnungen”-Taste in der grauen Leiste klicken, gelangen Sie zum

folgenden Bildschirm:

Abb. 11: Einfache Suche

Sie können entweder auf "Suchen" ohne Angabe von Suchkriterien klicken, woraufhin alle

verfügbaren elektronischen Rechnungen für die Externe Kunden-ID/Super Siras-Kunden-ID,

für die der Benutzer registriert ist, angezeigt werden:


http://www-static.shell.com/static/mys/downloads/shell_for_motorists/cards/shell_card_mys_data_privacy_16mar2011.pdf

http://www-static.shell.com/static/mys/downloads/shell_for_motorists/cards/shell_card_online_terms_condition_16mar2011.pdf

http://www.shell.com.my/


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Abb. 12: Ergebnis einer einfachen Suche

Oder Sie geben einige Suchkriterien im Bildschirmmenü “Einfache Suche” ein:

Rechnungsnummer

Rechnungsstatus (neu, angesehen, heruntergeladen, wiederhergestellt)

Ausstellungsdatum

Fälligkeitsdatum

Bruttobetrag

Externe Kunden-ID

Super Siras-Kunden-ID

Den Status einer Rechnung erkennen Sie an ihrem "Statussymbol":

Neue Rechnung

Angesehene Rechnung

Heruntergeladene Rechnung

Rechnung, die (zukünftig)

gelöscht wird

2.5 Ihre Rechnung anzeigen

Falls Sie die Rechnung einfach nur anzeigen wollen, klicken Sie auf die Rechnungsnummer

oder das Statussymbol, um sie in Adobe Reader zu öffnen.

Kontrollkästchen und Schaltfläche zum Herunterladen


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Abb. 13: Ihre Rechnung anzeigen

2.6 Ihre Rechnung herunterladen

Wählen Sie die herunterzuladende Rechnung aus, indem Sie das Kontrollkästchen markieren, und drücken

Sie auf die “Herunterladen”-Schaltfläche. Sie können eine Rechnung, mehrere oder alle Rechnungen

auswählen.

Sie müssen mindestens eine Rechnung aus der Ergebnisliste wählen!

Abb. 14: Ihre Rechnung herunterladen

Nur zur Ansicht

Zum Herunterladen die Kontrollkästchen markieren und auf

“Herunterladen” drücken.


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Nachdem Sie Ihre herunterzuladende Rechnung gewählt haben, wird das folgende Dialogfenster

dargestellt:

Abb. 15: Öffnen Sie die gepackte Rechnungsdatei.

Wenn Sie entweder auf "Öffnen" oder "Speichern" drücken, erscheint das Fenster (.zip):

Abb. 16: Extrahieren Sie die PDF- und XML-Dateien.

Das Fenster enthält die folgenden Dokumente:

o Ihre Rechnung im Adobe Acrobat-Dokumentenformat (PDF)

o Die Bestätigung der elektronischen Unterschrift im XML-Format

Drücken Sie auf “Extrahieren”, um beide Dateien in Ihren Archiven in einem lokalen

Server-Ordner abzuspeichern.


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Wählen Sie den Bereich auf Ihrer lokalen Festplatte, wo Sie Ihre Rechnungen archivieren

wollen.

Abb. 17: Wählen Sie vor dem Extrahieren einen Ordner auf Ihrer lokalen Festplatte oder Ihrem Server.

Drücken Sie auf "Extrahieren": Ein Ordner mit der Rechnungsnummer wird erstellt und die

einfachen Dateien werden in diesem Ordner gespeichert. Bitte beachten: Die XML-Datei ist

wichtig. Die elektronische Rechnung muss auf Ihre Authentizität überprüft werden, und Sie

sollten diese Datei deshalb immer zusammen mit der PDF-Datei speichern!


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Abb. 18: Ein Ordner mit der Rechnungsnummer als Name wird automatisch erstellt. .

Sie werden anschließend automatisch zum Fenster "Download-Ergebnis" (Abb. 19)

weitergeleitet. Nach dem erfolgreichen Herunterladen Ihrer elektronischen Rechnung bitte mit

der Taste "Ja" betätigen.

Abb. 19: Bildschirm "Download-Ergebnis"

2.7 Einen Prüfbericht herunterladen


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Zum Herunterladen eines Prüfberichts klicken Sie zuerst auf den Prüf-Link.

Diese Seite gestattet Ihnen die Prüfung der elektronischen Unterschrift, die zur

Unterzeichnung Ihrer Rechnungen verwendet wird. Falls die Prüfung erfolgreich ist,

wird ein Prüfbericht zum Herunterladen erstellt.

Zum Start des Prüfvorgangs müssen Sie Ihr(e) Rechnungsdokument(e) aus Ihren Archiven

hochladen.

Abb. 20: Prüfung Ihrer Rechnung

Schritt 1: Dokument hochladen:

Durchsuchen Sie Ihren Archivordner, wählen Sie die PDF-Datei der zu überprüfenden Rechnung

und laden Sie sie hoch.

Schritt 2: Nachweiselement hochladen:

Durchsuchen Sie Ihren Archivordner, wählen Sie die XML-Datei, die mit der zu überprüfenden

PDF-Rechnung verknüpft ist, und laden Sie sie hoch.

Diese beiden Dateien sollten beim Herunterladen der Rechnung im selben Ordner gespeichert

worden sein.


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Abb. 21: Prüfung Ihrer Rechnung: die Dateien auswählen

Abb. 21: Prüfung Ihrer Rechnung

Nach Auswahl und Hochladen der beiden Dateien (PDF und XML) drücken Sie auf die

“Überprüfen”-Schaltfläche, woraufhin die Nachricht "Anfrage wird bearbeitet" angezeigt wird.


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Abb. 22: Bildschirm "Prüfergebnis"

Die Ergebnisseite zeigt die Nachricht “Überprüfung erfolgreich” an und ein PDF-Prüfbericht

wird zum Herunterladen erstellt:


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“Rechnungs-PDF”

“XML-Datei”

“Prüfbericht”

Sie sind verpflichtet, alle drei Dokumente herunterzuladen und elektronisch

zu archivieren,

denn im Falle einer Steuerprüfung werden Sie aufgefordert, alle drei

Dokumente vorzulegen.

Laden Sie alle Rechnungen innerhalb von 13 Monaten herunter!

Nach 13 Monaten werden die Rechnungen nicht länger zum Herunterladen

verfügbar sein.


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3 Weitere Hilfe

3.1 Zugriff auf das Benutzerhandbuch

Der Link zum Benutzerhandbuch findet sich unter HILFE am oberen Bildschirmrand der e-

Rechnungsanwendung:

Abb. 23: Hilfe

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