DiALOG - Das Magazin für EIM, Ausgabe März 2016

Prof. Dr. Thorsten Riemke-GurzkiWeb- und Intranet-Pionier der ersten Stunde

Ausgezeichnete IdeenFinalisten und Preistrger des DiALOG-Awards 2015 stellen ihre Projekte vor

Industrie 4.0Die neue industrielle Revolution

Welche Fhigkeiten sind gefragt

Prozess-Sicherheit als Grundlage

CloudECM in der Cloud - die wachsende Chance fr den Mittelstand

Digitale Transformation beginnt in den Kpfen und nicht bei der Technik

EIM Vorsprungdurch Wissen!Enterprise Information Management Information, Kommunikation, Menschen

AUCH DIGITAL LESEN UNTER

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Ausgabe Mrz 2016

ISSN-Nr. 2198-6819: 8,90

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DiALOG - Ausgabe Mrz 2016 3

sind Sie teamfhig? Eine Frage mit besonderer Aktualitt! Klar, werden die meisten spontan sagen.

Kompetenz und Zustndigkeit werden leider viel zu oft falsch interpretiert, so dass Rdiger Grube, Vorstand der Deutschen Bahn, sich im Interview Ende 2015 zu den Potenzialen der Bahn positionieren musste und formulierte: Wir mssen nicht mehr in Zustndig-keiten, sondern in Verantwortlichkeiten denken und handeln.

Verantwortlich sein ja, aber auch die Herausforderungen im Team lsen. Sich auf die Strken und Kompetenzen der Player verlassen zu knnen, aber die Verantwortung zur Entscheidung, Gestaltung und Umsetzung auch wirk-lich selbst wahrzunehmen. Das ist die Maxime!

Gib ab! Lse nicht alles selbst. Bringe die Menschen das Team so in Positi-on, dass mit der teuersten Ressource im Business des 21. Jahrhunderts Wis-sen der digitale Wandel von Mensch, Information und IT ins digitalisierte Zeitalter auch gelingen kann. Die Datensammlung kann dabei schnell zu Mll, ja sogar wertlos oder krimina-lisiert werden. Strukturierter, sicherer und vernetzter Umgang mit Daten fhrt zu nachhaltigem Wissens- und Hand-lungsmanagement. Eine Expertin for-

Editorial

Liebe Leserin, lieber Leser,

mulierte so treffend: Wissen wird der Wettbewerbsfaktor Nr. 1 in der Zukunft sein Recht hat sie!

Die Ausgabe 2016 unseres Magazins ist eine Sammlung von aktuellen Themen, Best-Practice-Berichten, Trends und Visionen von Anwendern, Experten und Forschern auf dem Gebiet des unter-nehmensweiten Ansatzes von Enterprise Information Management. Der Name DiALOG ist Programm und Anspruch, kompetent und mg-lichst umfassend zu informieren, zu motivieren und vor allem Netzwerke zu bauen, damit auch Sie den Schachzug des Erfolges erkennen und davon profi-tieren knnen.

Nehmen Sie die Verantwortung an: informieren Sie sich ber Industrie 4.0 oder Cloud-Visionen, lesen Sie von Anwenderprojekten im Umgang mit Wissen, Informationen und Doku-menten. Erfahren Sie von Anstzen der digitalen Transformation aus der Praxis, vom Informationskreislauf im Sinne von EIM. Lassen Sie sich motivieren von den Projekten der DiALOG-Award Gewinner und Finalisten 2015 wie man in kleinen und groen Schritten die agilen Herausforderungen in den Unternehmen meistern kann. Menschen berichten offen, engagiert und mit viel Identifikation ber Themen, die uns alle angehen: Performance und Werte-

Impressum DiALOG - Das Magazin fr Enterprise Information Management Ausgabe Mrz 2016Haben Sie Anregungen, Fragen oder Kritik? ber Ihr Feedback freuen wir uns.Herausgeber: The Quality Group GmbHKonrad-Zuse-Platz 1, 71034 Bblingen Telefon: +49 7031 306974-100Internet: www.tqg.de

Verantwortlicher Redakteur:Steffen SchaarTelefon: +49 7031 306974-201E-Mail: [email protected]: Cornelia GeiselhartTelefon: +49 7031 306974-204E-Mail: [email protected] KhlerTelefon: +49 40 689468-41E-Mail: [email protected] FeessTelefon: +49 7031 306974-202E-Mail: [email protected]

Bildnachweis:3GRC GmbH, AristaFlow GmbH, Axians ICT Austria, BCT Deutschland GmbH, Comarch AG, EuroCloud Europe, faizod GmbH, Felix Mller, Fotolia, Kay Baron GmbH, Markus Heisler, PRINCIPE DEICKE PARTGmbH, The Quality Group GmbH, TQG-LTS GmbH, Universittsklinikum Kln, Verena Walter.Haftungsausschluss: Alle Angaben wurden sorgfltig recherchiert und zusammengestellt. Fr die Richtigkeit und Voll-stndigkeit des Inhalts bernehmen Herausgeber und Redaktion keine Gewhr.

Gib ab!Oder wie halten wir es mit der eigenen Verantwortung?

kultur. Ein Compliance-Officer eines globalen Unternehmens sagte neulich in einem Vortrag so treffend: Der Wett-bewerb ist der Motor erfolgreicher Un-ternehmen. Werte und Compliance sind dabei das Motorenl, um den Stillstand zu vermeiden.

In diesem Sinne gehen Sie hier auf Ent-deckungsreise wir freuen uns, wenn Sie Ihre Verantwortung wahrnehmen, im Team die Herausforderungen lsen und den Stillstand niemals erleben mssen.

Viel Spa beim LesenIhr Steffen Schaar



Inhalt

Norm, Standardoder Praxis? 14

Wer verliertist selber schuld 54Preistrger stellen sich vor 21

28 Auf dem Weg zum papier-losen BroWerner Buser, Universittsklinikum Kln

21 Preistrger und Finalisten

26 Information by ComplianceRalf Klemm, TIGGES GmbH und Co. KG

DIALOG-AWARD

22 Unternehmensablufe komplett und intelligent digital archivierenThomas Kuckelkorn, BCT Deutsch-land GmbH

24 Offenheit und FlexiblittKornelia Lufer, LIB-IT DMS GmbH

30 Impressionen DiALOG- Award 2015 und Ausblick

100% und sonst nichts

34 100 % und sonst nichtsInterview mit Karsten Hagemeister, TQG-LTS GmbH

16 Rezepte fr einen gesun-den Informationskreislauf im Sinne von EIMPatrick Opatschek, FIS GmbH

DAS NETZWERK SPRICHT

44 Automatisch statt per HandDariusz Biernacki, Comarch AG

38 Norm, Standard oder lieber Praxis?Ulrich Palmer, 3GRC GmbH

46 Prozess-Sicherheit als Grundlage fr Industrie 4.0Jrgen Huhle, AristaFlow GmbH

6 Information - Kommunikati-on - MenschenInterview mit Prof. Dr. Thorsten Riemke-Gurzki, Global Institute for Digital Transformation

32 Die neue industrielle RevolutionRalf Vinzenz Bigge, FIR e.V. an der RWTH Aachen

AUF DEM WEG IN DIE ZUKUNFT

12 Das Ende der Juristen? Mensch gegen Maschine?Joern Lipkow, Carl Zeiss AG

40 Welche Fhigkeiten sind gefragt?Kay Baron, Kay Baron GmbH

64 Neuvermessung der Wirt-schaftJacques Ziegler, BIT Magazin

50 Blick auf das WesentlicheDagmar Causley, LIB-IT DMS GmbH

LSUNGEN IM FOKUS

56 Digital Transformation beginnt in den Kpfen und nicht bei der Technik! Andreas Weiss, EuroCloud Deutsch-land_eco e. V.

68 Automatisierte Prozesse mit OnBase Axel Mai, Axians ICT Austria

70 Benutzerverhltnisse - einfach Georg Opitz, faizod GmbH & Co. KG

18

Cloudlsung frden Mittelstand

72EIM Wrterbuch in 3. Auflage: Die Ideen gehen nicht aus

46Prozess-Sicherheit

und Industrie 4.0


krftig nachgelegt. Wie Pilze schossen Vortrge, Awards, Regierungsprogram-me und Presseartikel aus dem Boden und bringen ganze Branchen und Industriezweige in Aufruhr. Wo soll es jetzt hingehen? Sind unsere Investitio-nen von gestern schon wieder veraltet? Die Mrkte brummen, die Maschinen laufen, naja, BigData haben wir halt nicht mehr (noch nicht?) im Griff. Was soll's machen wir also alle mit!

Soweit so gut knnte man meinen. Kritiker gibt es eigentlich keine. Aber versteht noch ein jeder, was gemeint ist? Was ist Industrie 3.0 oder Mensch 4.0 oder Herr Huhle helfen Sie! Einem Verwirrten, der einfach nur verstehen will. Einem RDI retard digital immi-grant der nicht abgehngt sein will. Einem, der engagiert ist und mitmachen will aber haben Sie Mitleid und spre-chen Sie Klartext!

Sie haben sich dem Thema verschrieben. Sie konnten erleben, wie Regierun-gen, Verbnde und Unternehmer sich zusammentun, um diesen Weg der neuen Industrialisierung im Zeitalter von Digitalisierung und Transformati-on zu gestalten. Erklren Sie mir doch mal, wo der Nutzen dieser Vision liegt. Und ich als Trendsetter von Enterprise Information Management bin besonders gespannt darber, wo und wie ich das als Mensch mitgestalten kann. Geben Sie mir einen Denkansto oder Wissens-vorsprung ach egal! Hauptsache Sie nehmen mich auch mit (gem dem bekannten Film in drei Teilen) zurck in die Zukunft.

Als optimistischer Mensch bin ich Ihnen eng verbunden, wenn Sie mich an Ihren Visionen und Potenzialen fr die Zukunft schon heute aufklrerisch teilhaben lassen. In diesem (DiALOG)-Sinne freue ich mich auf Ihren Return.

Ihr Fan Steffen Schaar

Aufschlag

Lieber Herr Huhle,

ich schreibe Ihnen diesen Brief, weil ich Sie als kompetenten Fachmann und Experte fr Industrie 4.0 in Bild und Ton kennen gelernt habe.

Selten hat ein Slogan wie Industrie 4.0 die Experten so bewegt oder sollte ich gar sagen so geteilt. Die einen waren Dank des visionren Aufbruches tage-lang mit glnzenden Augen unterwegs, andere wiederum meinten, es sei lngst fllig gewesen. Nachdem der Rauch des Initialfeuerwerkes sich gelegt hatte, kamen auch Stimmen zu Wort, die vielleicht ihre Verwunderung nicht mehr zurckhalten konnten: Was ist das denn nun wieder? Der mit dem Feuer spielt, hrt selten von alleine wieder auf sagt eine alte Weisheit. Und so wurde dann auch

Herrn Huhles Return finden Sie auf Seite 74.

54 Wer verliert ist selber schuldDavid Ender, Right Point IT GmbH

DIREKT AUS DER PRAXIS

14 Der strategische Schachzug zum ErfolgSteffen Schaar, The Quality Group GmbH

Ende derJuristen? 10


18 ECM in der Cloud - die wachsende Chance fr den MittelstandThomas Kuckelkorn, BCT Deutschland GmbH

60 Unternehmenswege flexibel mitgehen und Projekte punktgenau untersttzenDr. Alexander Deicke, PRINCIPE DEICKE PARTGmbH

52 NachgefragtDrei Fragen an... Martin Schlaghecke, Mitbegrnder von The Quality Group

3 Editorial

STANDARDS

3 Impressum

5 Aufschlag

74 ReturnIndustrie 4.0 - die digitale Herausfor-derung

62 DiALOG Kaleidoskop30 Jahre TQG... und kein bisschen leise!

72 Informationsmanagement mal andersDie Klarheit berzeugt alle!

34


EIM Kompass

bersetzen bedeutet er schlielich nichts anderes als unternehmensweites Informationsmanagement. Ein Thema, das eigentlich schon immer aktuell war und mit neuen Anstzen wie Big Data nicht an Aktualitt verliert. Enterprise Information Management ist aus meiner Sicht eine Management-Strategie. Betrachtet man das Thema mit Berater- oder Herstellerbrille sieht das natrlich ganz anders aus. Hier mssen konkrete Produkte verkauft werden. Und hier muss man sich gegenseitig berbieten. Ich halte es auch nicht fr tragisch, dass verschiedene Ideen zu dem Begriff auf Anwender- und Herstellerseite existie-ren. Wir werden auch in zehn Jahren noch Informationen managen. Und zwar noch viel mehr als heute.

Steffen Schaar: Sie setzen in Lehre und Forschung Trends, erleben die Gen Y oder digital natives live. Wie sehen Sie den Umgang mit Daten und Wissen, was andere mittlerweile meines Erachtens zu Recht als Wettbewerbsfaktor Nr. 1 bezeichnen, im Spagat zwischen Quantitt und Qualitt - sorglosem oder bewusstem Handeln - oder noch klarer: Datenschutz versus Social Media?

Prof. Dr. Riemke-Gurzki: Ich mag den Begriff Digital Natives ebenso wenig wie Digital Immigrants. Unsere Ge-neration die angeblichen Immigrants hat denen doch das Internet berhaupt erst gebaut. Wir sind keine Einwanderer. Wir sind die Ureinwohner. Und viel-leicht verstehen wir mit Weitblick ber

Trendsetter im Gesprch

Information Kommunikation MenschenInterview mit Prof. Dr. Thorsten Riemke-Gurzki, Informationsexperte, Leiter des Global Institute for Digital Transformation (gidt) an der Hochschule der Medien in Stuttgart, Web- und Intranet-Pionier der ersten Stunde.

Steffen Schaar: Herr Prof. Dr. Riemke-Gurzki, Informationsmanagement, Int-ranet und Digitalisierung von Geschfts-prozessen man knnte sagen, es sind Ihre Leidenschaften. Als hochgeschtzter

Experte und Moderator werden Sie gern zitiert, Sie lehren an der Hochschule

fr Medien in Stuttgart jungen Menschen den Umgang

mit Medien und Wissen und forschen am Global Institute for Digital Transformation.

Letztes Jahr begeisterten Sie die Teilnehmer des

DiALOG-Fachkongresses mit Ihrem Keynote Vortrag zum

Thema Information - Kommu-nikation - Menschen und deshalb

freue ich mich heute sehr, dass Sie fr uns im gleichnamigen Magazin in der Ru-brik EIM-Kompass Ihre Positionen und Gedanken zu diesem weitreichen-den und spannenden Thema offenlegen.

Zum Einstieg mchte ich Ihnen, wie unseren Gesprchspartnern der letzten Jahre auch, die gleiche Frage stellen: Enterprise Information Management wieder nur alter Wein in neuen Schluchen? Oder wie positionieren Sie die Bedeu-tung von EIM?

Prof. Dr. Riemke-Gurzki: Alter Wein muss ja nicht korken. Es gibt Liebhaber, die gerade fr alten Wein grere Summen ausgeben. Wenn wir den Ausdruck einfach einmal



den Rand des Internets hinaus besser als die Digital Natives, was dort passiert. Ich sehe den Trend zur Sorglosigkeit in Sachen Datenschutz. Nur wenige fragen sich, wohin die Daten des Messengers berhaupt gesendet werden, ber den die privaten und auch die geschftlichen Informationen laufen. Grundstz-

lich brauchen wir aber einen anderen Umgang mit Wissen in Unternehmen. Im Internet haben wir Information und Wissen schnell zur Hand. Es kann aber nicht sein, dass ich wichtige Informa-tionen fr meine Arbeit im Internet schneller finde als im Unternehmen selbst.Nebenbei bemerkt: Haben Sie sich eigentlich einmal darber Gedanken gemacht, dass Google theoretisch besser wissen knnte, an was Ihre Mitarbeiter aktuell arbeiten als Sie? Die Suche der Mitarbeiter verrt sehr viel.

Steffen Schaar: Wie frbt die Haltung der Gen Y auf die Unternehmen ab? Stellt diese Generation die IT vor neue Herausfor-derungen im Umgang mit Intranet und Unternehmenskultur oder setzen diese gar ganz andere Prioritten?

Prof. Dr. Riemke-Gurzki: Die spannen-de Frage ist: Wer frbt hier auf wen ab?

Idealerweise profitieren beide gegen-seitig. Der grte Fehler sowohl fr den gestandenen Profi als auch fr den jungen Neueinsteiger ist nicht vom an-deren zu lernen. Aus meiner Sicht ist es derzeit so, dass die aktuelle Generation sich einfach weitgehend an die Unter-nehmen anpasst. In einem Punkt wird

aber sehr deutlich, wo die Generation Y ganz anders tickt: Bei den Arbeitswerk-zeugen. Sie sind gewohnt mit leichten und flexiblen Software-Werkzeugen aus der Cloud zu arbeiten. Gegen Drop-box, Trello, Facebook und Co. wirken klassische Systeme im Unternehmen wie schwergewichtige Tanker. Viel zu kompliziert, viel zu langsam, viel zu langweilig. Das ist ein Thema, das wir in den kommenden Jahren angehen ms-sen. Ich sehe in Projekten immer wieder, dass Unternehmen von ihren eigenen Mitarbeitern in Sachen Werkzeugen berrascht werden. Fragen Sie doch ein-mal Ihre Mitarbeiter nach WhatsApp. Dachten Sie bisher, dass Ihr Unterneh-men noch kein Instant Messaging hat?

Steffen Schaar: Sie haben den markanten wie pfiffigen Spruch geprgt Jeder bekommt das Intranet was er verdient was wollten Sie damit ausdrcken und vor allem was wollen Sie damit erreichen?

Jedes Unternehmen bekommt das Intranet, das es verdient.


meiner Meinung nach in den Unternehmen noch viel zu kurz. Es herrscht immer noch Abteilungsdenken und IT-Denken. Abkrzungen und Zahlenfetzen wachsen wie Pilze aus dem Boden. Wie wrden Sie den Wandel bei der Transformation im Digitalisierungszeitalter angehen? Nach ECM 2.0,Vertrieb 3.0, Industrie 4.0 folgt nun Unternehmen 5.0 oder legen Sie gar noch einen drauf?

Prof. Dr. Riemke-Gurzki: Wenn ich ein Hersteller wre, wrde ich noch fnf Begriffe oder Versionen drauflegen. Mit den Begriffen wird versucht entweder Nischen in einem gesttigten Markt zu schaffen oder sie sind der Versuch einen Namen fr ein innovatives Produkt zu finden. Die Begriffe gibt es ja eigentlich nicht. Industrie 4.0 war eigentlich ein Projektname, alles andere sind Begriffe 5.0. Ich gebe hier nicht noch einen drauf. Spannend ist aber, dass die Begriffe in Unternehmen

ankommen. Das Klammern an Begriffe zeigt mir eigentlich nur, wie weit man von einer eigenen digitalen Strategie oder zumindest von einer Idee dazu noch entfernt ist. Hier hat man bisher nur bei wenigen Unternehmen realisiert,

dass jetzt die Zeit gekommen ist, alles auf den Prfstand zu stellen. Und mit alles meine ich tatschlich alles: Das Unternehmen mit seinem Geschftsmodell, seinen Prozessen und der Art und Weise der internen Zusammenarbeit. Nicht mehr und nicht weniger.

Steffen Schaar: EIM ist Kommunikati-on sagte einer der Protagonisten vor drei Jahren hier im Interview. Schliessen Sie sich dem an, wird Kommunikation berbe-wertet oder ergnzen Sie das mit ?

Prof. Dr. Riemke-Gurzki: . digitale Unternehmenskultur. Diese umfasst letztlich auch die Kommunikation. Wir brauchen Mitarbeiter und Orga-nisationen, die Informationen digital verwalten, Mitarbeiter, die sich und ihr Wissen vernetzen und neue Ideen entwickeln, die dem Kunden besser und individueller helfen knnen. Weil sie es

knnen mit dem Wissen des gesamten Unternehmens, nicht dem eigenen und nicht dem der Abteilung. Wir brauchen eine Kultur, die sich mehr an Start-Ups orientiert, als an den groen, streng entlang der Berichtslinie orientierten

Prof. Dr. Riemke-Gurzki: Die Frage hinter diesem plakativen Statement ist recht einfach: Warum schaffen es einige Unternehmen spielend leicht neue L-sungen zu etablieren, wohingegen andere sich sehr schwer tun? Der Schlssel zu einem erfolgreichen Unternehmen ist ganz einfach die Unternehmenskultur: Wie gehen wir mit externen Heraus-forderungen im Unternehmen um, wie verndern wir uns selbst? Schwer fllt es Unternehmen, die auf Hierarchie und starre Kommunikationswege Wert legen. Und wer auf dem Gang nicht miteinander redet, der braucht erst recht ein Social Intranet. Unternehmen im Korsett einer konservativen oder besser ausgedrckt konservierenden Unternehmenskultur knnen schwer auf die neuen und sehr schnellen digitalen Herausforderungen reagieren. Aber gerade diese schnelle nderung und Reaktionsfhigkeit sind ein wichtiger Faktor im Wettbewerb. Unternehmen werden immer mehr dazu gezwun-gen sich schnell, ja, sehr schnell zu verndern. Schauen Sie sich die Energieversorger an. Diesen Wandel htte sich kein Manager trumen las-sen. Andere Branchen werden folgen. Das Intranet ist fr mich ein guter Indikator fr die Zukunftsfhigkeit eines Unternehmens. Oder anders: Zeigen Sie mir Ihr Intranet und ich sage Ihnen, ob Ihr Unternehmen gut fr die Zukunft aufgestellt ist.

Steffen Schaar: Information Management im Unternehmen, kurz EIM, kommt

Wir werden auch in zehn Jahren noch Informationen managen. Und zwar noch viel mehr als heute.


Konzern-Tankern. Die traditionellen Tanker sind zu schwergewichtig im digitalen Fahrwasser. Einige amerikani-sche Unternehmen sind uns in diesem Punkt voraus.

Steffen Schaar: Sie beraten viele Unterneh-men in der Erkennung ihrer Informati-onspotenziale und im Umgang mit Daten. Welche Rolle geben Sie dabei der IT oder liegt der Fokus auf etwas anderem?

Prof. Dr. Riemke-Gurzki: Was heute in vielen Unternehmen fehlt ist der CIO mit dem klaren Fokus auf dem zwei-ten Buchstaben. Kein Kistenverwalter oder Infrastrukturmanager, sondern ein Experte fr Informationen und Pro-zesse kurz fr den digitalen Teil des Business. Das ist ein heies Eisen, denn das bedeutet, dass der CEO ein Teil seiner Verantwortung abgeben muss. Eines ist sicher: Die IT stellt wichtige Werkzeuge bereit, keine Frage. Die Werkzeuge machen aber kein gutes Unternehmen aus. Es sind die Mitarbei-ter und ihre gute Arbeit. Hier kann man vielleicht das berhmte Zitat von Robert Bosch frei fr die Gegenwart adaptieren: Das Unternehmen hat keine erstklassi-

ge digitale Kultur, weil es gut verdient, sondern verdient gut, weil es eine erstklassige digitale Unternehmenskul-tur hat. Dazu gehrt selbstverstndlich auch die faire Bezahlung. Unternehmen werden in Zukunft nicht darum herum kommen transparent, fair und nachhaltig zu handeln. Die IT ist der notwendige Schraubenschlssel dafr, aber letztend-lich nicht die Fahrt an das gewnschte Ziel.

Steffen Schaar: Damit legen Sie mir eine schne Abschlussfrage parat. Sie haben sofort ihre Bereitschaft erklrt dem DiALOG-Award Excellence with EIM dem Nachhaltigkeitspreis fr Menschen mit Ideen und Visionen in der Bewltigung von Organisationsaufgaben von Morgen als Jurymitglied zur Seite zu stehen. Als Initiatoren sind wir sehr stolz, dass Sie Ihre Expertise mit einbringen. Warum raten Sie Mitarbeitern und Organisationen sich um diesen Award zu bewerben, was macht ihn aus Ihrer Sicht so einmalig?

Prof. Dr. Riemke-Gurzki: Es gibt im Bereich der Digitalisierung noch so unglaublich viele Potenziale in Unter-nehmen. Wir brauchen innovative Ideen

Zeigen Sie mir Ihr Intranet und ich sage Ihnen, ob Ihr Unter-nehmen gut fr die Zukunft auf-gestellt ist.


Steffen Schaar: Herr Prof. Dr. Riemke-Gurzki das waren sehr interessante Einblicke und Gedanken aus Ihrem Alltag zu diesem Thema. Ich bedanke mich recht herzlich und wrde mich sehr freuen, wenn wir Sie mal wieder mit einem neuen Trendbeitrag erleben drfen. Bis dahin wnsche ich Ihnen alles Gute und vielleicht

stimmen Sie mir zu, wenn ich abschlieend sage darf: Informationen schaden nur denen, die keine haben!

fr den Vorteil in globalen Mrkten sowohl im Mittelstand als auch in Konzernen. Ich halte es fr wichtig Best Pratices und deren signifikante Auswir-kungen mit einem Award fr andere Unternehmen sichtbar zu machen. Ein Zeichen auch fr andere Unternehmen. Und nicht zuletzt: Was gibt es Schne-

res fr ein Projektteam als eine Aus-zeichnung, die zeigt, dass man nicht nur das Richtige fr das eigene Unterneh-men tut, sondern auch im Vergleich zu anderen innovativ ist. Besonders schn finde ich am DiALOG-Award, dass das kleine mittelstndische Unternehmen ebenso Chancen auf den Award hat, wie der groe Konzern mit einem groen Projektbudget.

Wir brauchen Mitarbeiter und Organisationen, die Informatio-nen digital verwalten, Mitarbeiter, die sich und ihr Wissen vernet-zen und neue Ideen entwickeln, die dem Kunden besser undindividueller helfen knnen.

Prof. Dr. Thorsten Riemke-Gurzki ist Direktor des Global Institute for Digital Transformation (gidt) an der staatlichen Hochschule der Medien in Stuttgart. Er beschftigt sich mit den Themen Digitale Transformation, Digitale Arbeit, Intranet und Informa-tionsmanagement. Er ist Autor und Mitautor einer Vielzahl von Publi-kationen im Themenfeld Electronic Business, unter anderem der An-wenderstudie Intranet Themen und Trends und des Grundlagenwerks Unternehmensportale und Intranet konzipieren, realisieren, betreiben. www.gidt.institute

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Drei Krfte wirken zurzeit in der juristi-schen Arbeitswelt: Standardisierung und fortschreitende Informationstechnologie, sowie die Erwartung der Mandanten, qua-litativ gute Antworten in nahezu Echtzeit zu bekommen. Dies ist insbesondere vor dem Hintergrund von Industrie 4.0 zu sehen, einer neuen Stufe der Organisation und Steuerung von gesamten Wertschp-fungsketten ber den Lebenszyklus von Produkten. Dieser Zyklus orientiert sich an zunehmend individualisierten Kundenwnschen und erstreckt sich von der Idee, dem Auf-trag ber die Entwicklung und Fertigung, die Auslieferung eines Produkts an den Endkunden bis hin zum Recycling, einschlie-lich aller der damit verbundenen Dienstleistungen. Basis ist die Verfgbarkeit aller relevanten Informatio-nen in Echtzeit durch Vernetzung aller an der Wertschpfung beteiligten Instanzen sowie die Fhigkeit, aus den Daten und Informationen die zu jedem Zeitpunkt optimale Entscheidung zu treffen. Dies soll vor allem durch Automatisierung von Prozessen erreicht werden.

Siegen am Ende also die Maschinen ber den Menschen? Oder geht es weniger um einen Wettbewerb als um ein gutes Miteinander? Ich schreibe hier nicht ber Zukunftsthemen, sondern ber das heutige Vordringen von Technologien, die Stan-dardprozesse, schneller und qualitativ besser erledigen als Menschen, dies gilt insbeson-dere auch fr die juristische Ttigkeit.

Dass es heute Software gibt, die auch im juristischen Bereich Dinge automatisch

erledigen knnen, die bislang von Anwlten oder dem Sekretariat erbracht wurden, ist unstreitig.

Das bezieht sich nicht nur auf Softwaresys-teme, die von der Erstellung des Vertrages, Aktenverwaltung und Vertragsmanage-ment, einen gesamten Arbeitsprozess be-gleiten und verwalten, sondern auch groe Datenmengen anhand von definierten Kriterien untersuchen, kategorisieren und

systematisieren knnen, und zwar schneller und zuverlssiger und gnstiger als Men-schen das jemals erledigen knnten.

Als Beispiel sei hier das Berliner Start-up Leverton genannt, das eine Software an-bietet, mit der zum Beispiel die Fondsfirma Union Investment Immobilienportfolios verwaltet. Diese Software liest Vertrge aus und analysiert sie mit kognitiver Intelligenz. Wenn der Portfoliomanager Informationen daraus braucht, muss er nicht mehr die kompletten Vertrge lesen, sondern kann sich von der Software die relevanten Stellen zeigen lassen. Statt nun selbst hunderte Seiten verfasster Vertrge zu durchforsten, kann sich der Manager mit der Leverton-Software die Stellen zeigen lassen, an denen die Haftung geregelt ist, gleich in welcher Sprache.

Das Ende der Juristen? Mensch gegen Maschine? Aus dem Fragezeichen im Titel ergibt sich, dass es nicht um das Ende der Juristen geht, sondern um Ihre Zukunft. Joern Lipkow, Corporate Councel bei der Carl Zeiss AG

Die Software kann zudem die analysierten Inhalte so extrahieren, dass sie in andere Systeme wie etwa SAP eingespielt werden knnen. Sie hilft so bei der laufenden Ver-waltung von Vertrgen, weil unter anderem stichtagsbezogene Informationen automa-tisch im System angezeigt werden knnen. Solche eine Art Software kann auch bereits bei der Durchfhrung einer Due-Diligence eingesetzt werden.

Einen Schritt weiter geht IBM-Watson. IBM-Watson ist ein kognitives System, das durch Interaktion lernt und so evidenz-basierte Antworten liefert. Vor allem in der Gesundheits-branche kommt Watson zurzeit gut an. Zwei groe Krankenhu-ser Bumrungrad in Bangkok

(Thailand) und Metropolitan Health in Kapstadt (Sdafrika) nutzen Watson, um Patientenakten zu analysieren und die Krebsforschung zu verbessern. Die Deakin Universitt in Australien will mit Hilfe von IBM-Watson die Informationssysteme fr seine Studenten optimieren. Den aust-ralischen Vermgensverwalter ANZ soll Watson untersttzen, seine Finanzberater mit besseren Anlagetipps zu versorgen.

Die Antwort auf die Frage, ob solche Systeme zuknftig Juristen oder Anwlte ersetzen knnen, erfordert die Definition dessen, was den Wert anwaltlicher Arbeit ausmacht, insbesondere aus der Sicht des Leistungsempfngers.

Prof. Dr. Benno Heussen hat den Mehr-wert anwaltlicher Arbeit einmal so formuliert: Wir verwandeln Wissen und

Wir verwandeln Wissen und Erfahrung in Mehr-wert fr Mandanten.


Auf dem Weg in die Zukunft


Erfahrung in Mehrwert fr Mandan-ten. Das kommt dem, was Mandanten erwarten, schon sehr nahe. Es beinhaltet mindestens drei Elemente: Das Wissen, die aus vielen Anwendungsfllen erlernte oder erworbene Erfahrung und schlussendlich ein kommunikatives Element, nmlich das Verstndnis dessen, was ein Mandant in einer gegebenen Situation wirklich braucht und die Fhigkeit, den richtigen Rat zu vermitteln.

Whrend das Wissen jeder Computer schon heute besser liefern kann als ein Mensch und auch die Verknpfung mit erlernbarer Erfahrung technisch mglich erscheint, scheint es zumindest heute unvorstellbar, dass ein Computer empa-thisch entscheiden oder gar handeln kann. Damit kann jeglicher technische Fortschritt zwar die anwaltliche Arbeit nicht erset-zen, jedoch untersttzen und ergnzen. Our machines should be nothing more than tools for extending the powers of the human beings who use them. Thomas Watson Jr.

Die Herausforderung fr die Juristen liegt also darin, die Fhigkeiten und Mglich-keiten zu definieren, die Sie besitzen und die nicht durch fortschriftliche Systeme, billigere Arbeiter die durch Technology und Standardprozesse oder Laien mit online Selbsthilfetools bernommen werden knnen.

Insofern bieten die zuknftigen Techno-logien die Chance, dass die Anwlte von Brottigkeiten, Recherchearbeiten oder

Carl Zeiss AG entwickelt und ver-treibt Halbleiterfertigungs-Equipment, Messtechnik, Mikroskope, Medizin-technik, Brillenglser sowie Foto- und Filmobjektive, Fernglser und Plane-tariumstechnik. In ber 40 Lndern der Welt ist ZEISS prsent mit mehr als 30 Produktionsstandorten, ber 50 Vertriebs- und Servicestandorten sowie rund 25 Forschungs- und Ent-wicklungsstandorten. Hauptsitz des 1846 in Jena gegrndeten Unterneh-mens ist Oberkochen. Die Carl Zeiss AG ist zu 100 Prozent im Besitz der Carl-Zeiss-Stiftung.www.zeiss.de


von einfacher Vertragsgenerierungen befreit werden, die sie nur belasteten und sich endlich auf das konzentrieren knnen was sie so besonders macht.

Viele Tools und technologische Mglich-keiten sind bereits vorhanden. Allerdings muss man auch gewillt sein diese zu nutzen, wenn man sich in der Zukunft behaupten will.

14 DiALOG - Ausgabe Mrz 2016 14 DiALOG - Ausgabe Mrz 2016

Vergangenheit analysieren

Capture

Discover

Kultur

Agilitt

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Enterprise Information Management

KPI

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Compliance

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Akten

Life CycleManagement

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CPQContract Performance

Quotient

Der strategische Schachzug zum Erfolg... wie mit EIM aus Ihrem nchsten Zug die perfekte Strategie entsteht!

Steffen Schaar, Mitglied der Geschftsleitung bei The Quality Group GmbH

In der administrativen Organisation werden durch Governance, Risk und Compliance (GRC) die Unterneh-mensziele nachhaltig gesteuert und gesi-chert. Es wird immer mehr sichtbar, dass die Qualitt der Organisationsablufe gerade in diesen Bereichen gesichert, verbessert und weiter entwickelt werden muss.

Den Change Management Prozess, geprgt durch die zunehmende Forde-rung nach Agilitt, Globalisierung und Diversifikation, mit den Mastben von Werte- und Unternehmenskultur zu einer praxisorientierten Umsetzungs-strategie zu gestalten, zeigt sich in vielen bekannten Unternehmens-Strategien bzw. -Guidelines: Der Mensch steht im Mittelpunkt erfolgreich agierender Unternehmen.

Steigen Sie ein die bevorstehende Reise ins digitale Zeitalter braucht Verant-wortung, Transparenz und nachhaltiges Wissen! Wir haben den Schachzug zu Ihrem Erfolg mit messbaren Metho-den und Werkzeugen auf die Schiene gesetzt. Unser Ziel: Ihren Erfolg bei der Erkennung und Nutzung der Potenziale mit der bewhrten Organisations- und Prozessberatung (OPH) messbar zu

machen. Gem dem Ansatz von Enter-prise Information Management (EIM) heit das: inTime, inQuality, inBudget.

Unser Antrieb: Wissen- und Informati-onsmanagement ist Wettbewerbsfaktor Nr. 1 und die Grundlage fr nachhal-tigen Umgang mit Daten, die trans-parente Nutzung von Informationen sowie verbindliche Entscheidungen bzw. regelkonforme Handeln (Compliance).

Der Umgang mit Informationen bedeutet: Integration statt Abteilungsdenken Transparenz statt nur Daten-

sammlung Geschftsprozess-Denken statt

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Ihre Erfolgsfaktoren sind: Management- und Prozessberatung

EIM Neutrale Beratung mit bewhrtem

Ansatz OPH

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EIM - Product Suite LCM

Man muss die Vergangenheit analysieren und die Gegenwart akzeptieren, um die Zukunft erfolgreich zu gestalten.Weisheit

Die Analyse entlang unserer Unternehmens-kultur hat die Mitarbeiter zu Offenheit und Potenzialdenken fr unsere Ziele geffnet!Projektleiter eines Beratungsprojektes

The Quality Group (TQG), erfolgrei-ches mittelstndisches Beratungs- und Softwareunternehmen, setzt seit mehr als 30 Jahren Trends und Stan-dards im Bereich strukturierter und bergreifender Lsungen Enterprise Information Management (EIM). Mehr als 100 Mitarbeiter an zwei Standor-ten vertreten unser Leistungsportfolio kundenorientiert und sind regional fr unsere Anwender, Kunden und Partner aufgestellt. Unser stetig wach-sendes Team besteht aus erfahrenen Consultants, Prozessberatern und Entwicklern im Hauptsitz in Bblingen und in Hamburg.www.tqg.de



Informationen dienen den Geschfts-prozessen und sind kein Selbstzweck, so Christian Hsing, Head of FIS/EIM-Solutions der FIS GmbH. Daher ist es wichtig, die IT-Brille abzusetzen und sich auf den Mehrwert fr das Business zu konzentrieren. So wird Wissens- und Informationsmanagement zum Wettbe-werbsfaktor. Genau darauf legt die FIS GmbH wert ein unabhngiges Unter-nehmen mit ber 500 Beschftigten, das seinen Schwerpunkt in SAP-Projekten hat.Enterprise Information Management (EIM) bedeutet fr die FIS einen nachhaltigen Umgang mit Daten, die transparente Nutzung von Informatio-nen, verbindliche Entscheidungen sowie regelkonformes Handeln (Compliance). In ihrer Lsungspalette der Smart Pro-ducts stellt die FIS konkrete Werkzeuge zur Umsetzung dieser Magaben bereit. Mit ihnen lsst sich ein gesunder In-formationskreislauf im Sinne von EIM gestalten.

Das Netzwerk spricht

Rezepte fr einen gesunden Informationskreislauf im Sinne von EIM Pflege, Verwaltung und Management von StammdatenPatrick Opatschek, Marketing bei der FIS GmbH

Geschftsprozesse und Stamm-daten verbindenStammdatenmanagement, Dokumen-tenverwaltung und Datenaustausch durch funktionierende Schnittstellen sind Themen, die hierbei eine Rolle spielen. So ist es beim Stammdatenma-

nagement unverzichtbar, einen Zusam-menhang zwischen Geschftsprozessen und Stammdaten herzustellen. Durch Dezentralisierung der Datenpflege las-sen sich Prozesse deutlich optimieren.Schlechte Datenqualitt erzeugt Fehler und Frustration im Unternehmen und fhrt zu sinkender Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit Nachteile, die laut jngsten Studien noch vor den ebenso daraus resultierenden steigenden Kosten rangieren. Die Ursache nied-

riger Qualitt liegt zumeist darin, dass Stammdaten auf Zuruf im ERP-Sys-tem angelegt werden. Ihre Pflege obliegt dann einem zentralen Stammdatenver-antwortlichen, der die Informationen umstndlich und ohne klar festgelegten Prozess zusammensuchen muss.

Einen Ausweg aus dieser Malaise findet, wer die Stammdatenpflege zum einen dezentralisiert und sie zum anderen in seine Geschftsprozesse integriert. Viel zu wenige Unternehmen bercksichtig-ten jedoch diese im Prinzip einfachen Mittel. Aus diesem Umstand heraus hat die FIS GmbH einen Beratungsansatz fr das Stammdatenmanagement entwi-ckelt. Er stellt die Geschftsprozesse und deren Optimierung in den Mittelpunkt.


Informationen dienen den Geschftsprozessen und sind kein Selbstzweck.


Stammdatenverwaltung dezent-ralisierenDas Wissen ber fachliche Daten liegt in erster Linie bei den Benutzern aus der Fachabteilung. Sie bleiben in Sachen Datenverwaltung jedoch zumeist auen vor ber Werkzeuge fr Massennde-rungen verfgt nur die IT-Abteilung, die wiederum die Daten nicht kennt und folglich keine Verantwortung ber deren Richtigkeit bernehmen kann. Wesentlich ist daher eine Streuung des Themas in die Fachabteilungen und damit in die breite Unternehmensbasis hinein. Die Benutzer mssen einen defi-nierten Pflegeprozess eingebunden wer-den, auch wenn sie nicht ber die Be-rechtigung zur Stammdatenpflege oder ausreichendes Wissen ber die Struktur eines Datensatzes verfgen. So knnen die Fachbereiche die Verwaltung ihrer Daten eigenstndig durchfhren. Die Ergnzung fehlender oder die Korrektur fehlerhafter Daten findet dort statt, wo die Expertise sitzt; eine Qualittskont-rolle wird bereits bei der Datenerfassung implementiert. Auch Workflows zur Kontrolle der Datenverwaltung lassen sich auf diese Weise etablieren. Die Ar-beit an wichtigen Unternehmensinfor-mationen findet nicht mehr abgekoppelt in der IT-Abteilung statt. Daten knnen somit praktisch weltweit und risikofrei angereichert werden.Zum Einsatz kommende Stamm-datenpflegetools sollten nach diesen

Grundstzen konzipiert sein. So gehen sie ber die Funktion als Massenpflege- oder Migrationswerkzeug hinaus und beziehen alle Beteiligten im Unterneh-men ein.

Integration der Datenpflege in die Geschftsprozesse Stammdatenpflege ist auch immer in engem Zusammenhang mit den Pro-zessen im Unternehmen zu betrachten. Das Schlagwort hierfr lautet Data Quality by Design. Es impliziert, schon beim Modellieren von Geschfts-prozessen die Datenqualitt zu berck-sichtigen. Ein Datenpflegetool muss sich also in die Geschftsprozesse integrieren lassen, um dem Anwender eine nahtlose Schnittstelle zur Stammdatenanlage und -nderung zu bieten. Beispiel einer solchen Integration wre eine Schnittstelle zu Dokumenten-managementsystemen, etwa einem Rechnungseingangsbuch. Stellt der Anwender fehlerhafte Daten in einer Rechnung fest, muss er keinen nde-rungsantrag mehr in einem separaten Modus erfassen oder per Mail oder gar Hauspost an den Stammdatenverant-wortlichen senden wo dann erneuter Eingabeaufwand entsteht. Per Knopf-druck werden die von der Dokumen-tenerkennung auf einer Papierrechnung ausgelesenen Daten, etwa bei nderung der Adresse oder Bankverbindung eines Lieferanten, an einen Arbeitsvorrat des

Pflegetools bertragen und via Work-flow dem Freigeber zugestellt. So sind alle Vorgnge transparent und nichts geht verloren. Hier sollte das Pflegetool durch eigene Namensrume absichern, dass nderungsantrge erst freigegeben werden mssen, bevor sie in das ERP-System berspielt werden. Dies verhin-dert Fehleingaben. Mit einer hochwertigen Datenerfassung ist der Grundstein gelegt. Im weiteren Verlauf gilt es die Datenqualitt eng-maschig zu kontrollieren, um geeignete Manahmen ergreifen zu knnen. Entsprechende Verantwortlichkeiten zu definieren, ist ein dezidiertes Ziel im Data-Governance-Kontext.


Die FIS Informationssysteme und Consulting GmbH (FIS) ist ein unabhngiges Unternehmen mit ber 500 fest angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Firmengruppe, das seinen Schwerpunkt in SAP-Pro-jekten hat. In der Tochtergesellschaft FIS-ASP betreiben und administrieren mehr als 90 Spezialisten die SAP-Systeme von Kunden in FIS-ASP-Re-chenzentren, die nach den moderns-ten Standards ausgestattet sind.www.fis-gmbh.de


Lsungen im Fokus

Der Einsatz mobiler Devices nimmt stetig zu, sodass es heute bereits mehr internetfhige Endgerte als Menschen auf der Welt gibt. Informationen wollen per Smartphone, Tablet und Laptop abrufbar sein. Diese orts- und zeitun-abhngige Nutzung von Content ist es, welche Enterprise-Content-Manage-ment-Lsungen (ECM) in der Cloud so attraktiv fr Unternehmen machen.

Der Cloud Monitor 2015 des Digital-verbands Bitkom und der Wirtschafts-prfungsgesellschaft KPMG ergab, dass Unternehmen ab 20 Mitarbeitern zunehmend aufgeschlossener gegen-ber der IT-Wolke sind, nimmt sie im Privatleben doch bereits einen wichti-gen Stellenwert ein. Gerade in groen Firmen mit 500 und mehr Mitarbeitern zhlt ECM als Cloud-Variante bereits standardmig zur IT-Ausrstung. Die viel diskutierte Methode des Cloud-Computings wird hier als moderne und zukunftsorientierte Mglichkeit fr ein effizientes Arbeiten in der digitalen Welt wahrgenommen.

Kleineren und mittelstndischen Betrieben hingegen steht der konkrete Schritt in diese Form der Digitalisierung hufig noch bevor. Hier berwiegt die Unsicherheit gegenber neuen Entwick-lungen und den daraus resultierenden Konsequenzen. Softwareanbieter und Cloud-Befrworter mssen somit wei-

ECM in der Cloud die wachsende Chance fr den Mittelstand!In der Vergangenheit herrschte auf dem IT-Markt noch rege Diskus-sion, doch inzwischen befrworten immer mehr Unternehmen das Arbeiten in und mit der Cloud.

Thomas Kuckelkorn, PR & Kommunikation der BCT Deutschland GmbHl


terhin aktiv Aufklrungsarbeit leisten. In diesem Zusammenhang sind folgende Aspekte relevant: Was bedeutet ECM in der Cloud und welche Mglichkeiten ergeben sich aus der Nutzung fr Unter-nehmen? Wie sicher ist die Auslagerung von Daten in ein Rechenzentrum und welche Vorteile bietet sie?

Die Mglichkeiten von ECM in der CloudECM in der Cloud steht fr die web-basierte Bereitstellung und Nutzung von Dokumenten und anderen Inhalten sowie die Einbindung in die vorhandenen Workflows. Da Arbeitsablufe immer komplexer und vielschichti-ger werden, steigen auch die Anforderungen an Soft-waresysteme: Sie sollen die Mitarbeiter bei ihren tgli-chen Aufgaben untersttzen und dabei mglichst intuitiv zu bedienen sein. Es wird ein besser vernetztes Unternehmen geschaffen, bei dem Anfragen in Echtzeit bearbeitet werden auch arbeitszeit- und arbeits-platzunabhngig ber mobile Endgerte. Dies frdert die effiziente und erfolg-reiche Zusammenarbeit mit Kollegen sowie mit Kunden, Lieferanten und Partnern.

In diesem Zusammenhang kommen cloudbasierte ECM-Lsungen auch dem Bedarf nach, Dokumente, Bilder und Grafiken mglichst einfach zu speichern und mit anderen teilen zu wollen. Denn gerade bei einem greren Datenvolumen greifen E-Mails zu kurz. Bisher vor allem fr private Zwecke genutzt, gibt es Mitarbeiter, die auch im Unternehmenskontext immer hufiger meist kostenlose Speicherplattformen

wie Dropbox nutzen. Internetangebote, die jedem (registrierten) User zur Ver-fgung stehen und keine lange Instal-lationszeit bentigen. Im Gegensatz zu diesen sogenannten Public Clouds sind ECM-Anwendungen in der Cloud zwar ebenfalls sofort verfgbar, garantieren allerdings im Kontext von Geschfts-prozessen ein hohes Ma an Sicherheit. berdies bieten sie auch Collaboration-Mglichkeiten, die ber die digitale Ab-lage hinausgehen: Gemeinsam knnen die Dateien bearbeitet sowie nchste Arbeitsschritte definiert werden.

Geschftsdaten sicher auslagernEin wichtiges Kriterium bei der Ent-scheidung Cloud ja oder nein ist die Einhaltung der IT-Compliance des Unternehmens sowie der Schutz bei der bertragung und Ablage der Daten. Eine Lsung: Die Daten sowie die Ver-bindung zum Server werden whrend des gesamten Transfers vollstndig ver-schlsselt. Bleibt zu klren, ob der Server in einem externen Rechenzentrum steht oder im eigenen Betrieb. IT-Experten empfehlen zunehmend die Auslagerung, da Rechenzentren um einiges sicherer sind als ein verschlossener Wandschrank im Bro. Denn gerade in Deutschland erfllen Rechenzentren per se bereits hohe Sicherheitsstandards. Diese richten sich nach den im Rechtsgebiet der EU geltenden Richtlinien. Zertifizierungen

nach ISO 27001 und ISO 9001 belegen, dass die Unternehmensdaten auf den dortigen Servern ordnungsmig ge-schtzt sind.

Darber hinaus spielt bei dem bergang zum Cloud-Betrieb Vertrauen eine wichtige Rolle. Schlielich bertrgt man die Verwaltung seiner (sensiblen) Geschftsdaten an Externe. Fr viele Unternehmen ist dies nach wie vor eine groe Hemmschwelle. Durchbrochen werden kann diese durch die Zusam-menarbeit mit IT-Spezialisten, die

ausreichend Transparenz bezglich des Speicherorts der Daten und deren kon- trollierte Sicherheit garan-tieren. Hier sorgen Experten tglich fr die Einhaltung aktueller Sicherheitsstan-dards und erstellen vorsorg-lich Back-Ups.

Ressourcen im Unternehmen sinnvoll nutzenJe nach Bereitstellungs- und Service-modell knnen Betrieb und Wartung von leistungsfhiger Hardware sowie die Beschaffung und Verwaltung von Softwarelizenzen ebenfalls bequem ausgelagert werden. Die dafr bisher bentigten Ressourcen knnen in-tern nun anders verteilt werden. Des Weiteren lassen sich Dauer und Umfang der Cloud-Nutzung dem individuellen Bedarf entsprechend anpassen. Daraus ergibt sich eine merkliche finanzielle Flexibilitt: ndert sich die Nutzerzahl oder die bentigte Speicherkapazitt soll rauf- oder runtergestuft werden, hat dies direkte Auswirkungen auf die anfallen-den Kosten. Man zahlt nur fr das, was man nutzt und umgeht hohe Investitio-nen und Risiken.


ECM frdert die effiziente und erfolg-reiche Zusammenarbeit mit Kollegen, Kunden, Lieferanten und Partnern.


Wissen und Informationen im Unter-nehmen jederzeit verfgbar haben und optimal nutzen dafr stehen die innovativen, branchenbergrei-fenden Softwarelsungen von BCT Deutschland. Mit ihnen erhalten Unternehmen jeder Gre ein umfassendes Enterprise Information Management (EIM), um bestehende Geschftsmodelle an den digitalen Wandel anzupassen oder gnzlich neu zu definieren.

BCT wurde 1985 in den Niederlanden gegrndet und ist hierzulande unter der Leitung von Geschftsfhrerin Eva Bischoff seit 2010 als BCT Deutsch-land in Aachen vertreten. Inklusive der weiteren Niederlassung in Belgien sind insgesamt rund 200 Mitarbeiter fr BCT ttig. Derzeit arbeiten ber 150.000 Anwender in einer Vielzahl internationaler Unternehmen und Organisationen mit den komponen-tenbasierten Softwareprodukten.

Seit 2014 ist BCT Deutschland am Campus Cluster Smart Logistik der RWTH Aachen immatrikuliert und engagiert sich in deutschlandweiten Fachverbnden wie Bitkom e.V. und eco Verband der Internetwirtschaft e.V.www.bctsoftware.de

AusblickAn dieser Pro-Cloud-Entwicklung sind die Mitarbeiter mittelstndischer Unternehmen mageblich beteiligt: Sie treiben den bergang zu cloudbasierten, einfach zu bedienenden Softwarean-wendungen voran, indem sie sich aktiv an die IT-Verantwortlichen wenden, um ihren Arbeitsplatz mittels neuer techni-scher Werkzeuge zu optimieren. Mobile ECM-Lsungen bringen die Vorteile des zeit- und ortsunabhngigen Agie-rens, welches im privaten Alltag bereits via Smartphones und Co. mglich ist, in die Berufswelt. Das Ergebnis: Kleine und mittelstndische Unternehmen knnen ihre Servicequalitt merklich optimieren und wettbewerbsfhig bleiben. Denn ECM greift weiter als ein Dokumentenmanagementsystem, indem es neben der Archivierungsmg-lichkeit vor allem als Collaboration- und Workflow-Tool fungiert. Dokumenten-intensive Prozesse werden automatisiert, die Flexibilitt erhht und der eigentli-che Verwaltungsaufwand verringert.

Aufgabe der ECM-Anbieter ist es, eine Art Digitalisierungsstrategie zu ver-wirklichen, die der Flle der genannten Anforderungen gerecht wird. Denn der Bedarf an kostengnstiger und schneller Vernetzung und Mobilitt und dafr steht Cloud besteht ohne Zweifel.

Motive fr die Investition in eine ECM-Lsung im Mittelstand (Quelle: Bitkkom e.V.)


DiALOG - Ausgabe Mrz 2016 21DiALOG - Ausgabe Mrz 2016 219

Das Qualittssiegel fr zukunftsorientierte Struktur- und Anwenderkonzepte in adminis-

trativen Unternehmensprozessen prsentiert die Finalisten und Preistrger 2015 (in alphabetischer

Reihenfolge)! Lesen Sie mehr ber innovative Ideen, Anstze oder Zielorientierungen im Bereich der Strukturierung

von Geschfts- und Informationsprozessen.

DiALOG-Award 2015Preistrger und Finalisten


award

Mindestens drei Ausdrucke haben wir frher von jedem Dokument gemacht, erinnert sich Kamillus Wojczyk, Pro-kurist und Verantwortlicher fr Infor-mationstechnologie bei der ANKER Gebr. Schoeller GmbH + Co. KG. Die wurden dann per Hand an die jeweili-gen Abteilungen verteilt und nach der Bearbeitung ordentlich archiviert. Was fr ein Aufwand. Besonders, wenn ein Dokument aus dem Archiv spter noch einmal bentigt wurde.

Das herkmmliche Vorgehen ist umstndlich, zeitraubend und sicher nicht mehr State of the Art fr die grte Teppichweberei Europas, deren Produkte z. B. im Berliner Reichstagsge-bude liegen. So entschied man sich bei ANKER, das Enterprise Content Management (ECM) Corsa von BCT Deutschland zu implementieren, um die internen Workflows zu optimieren. Das gemeinsame Projekt erhielt 2015 im Rahmen des vierten DiALOG-Fachforums in Berlin die Auszeichnung Excellence with EIM.

gnge eines Kunden mit einem Blick erfassen. Besonders mit den flexiblen Suchmechanismen inklusive Volltext-suche in den Dokumenten finden wir die relevanten Infos jetzt viel schneller und prziser, freut sich Wojczyk.

Optimal integriert in die vorhan-dene InfrastrukturEine magebliche Anforderung an das ECM wurde bei der Planung schnell offensichtlich: Um den ANKER-Mitarbeitern die Nutzung so einfach wie

mglich zu machen, sollten sie weiterhin in der gewohnten Nut-zeroberflche arbeiten knnen. Corsa musste sich also optimal in die vorhandene Software-Infrastruktur des

Warenwirtschaftssystems texware/CS integrieren. Eine groe Herausforderung fr die Projektverantwortlichen, die Programmierer bei BCT Deutschland und dem, in der internationalen Textil-wirtschaft etablierten, Softwareanbieter update texware GmbH.

Die gemeinsame Lsung: Beide Systeme sind ber eine bidirektio-nale Schnittstelle verbunden. Alle

Finalist 2015

Unternehmensablufe komplett und intelligent digital archivieren Die Zeiten turmhoher Aktenstapel sind vorbei. Dank optimal integrierter Dokumenten- und Workflow-Management-Systeme von BCT Deutschland sind bei der ANKER Gebr. Schoel-ler GmbH + Co. KG jetzt die Wege krzer und die Arbeitsablufe effizienter.Thomas Kuckelkorn, PR und Kommunikation der BCT Deutschland GmbH

Angepasst an individuelle Unter-nehmensablufeAlle Vorgnge werden seit der Imple-mentierung komplett digital und immer leicht auffindbar in Corsa abgelegt. Zettelwirtschaft und Medienbrche zwischen Papierdokumenten und digi-talen Daten gibt es nicht mehr. Stattdes-sen sind alle Dokumente, z. B. Angebote, Lieferscheine oder Rechnungen, gebn-delt und von jedem Arbeitsplatzrechner aus verfgbar gemeinsam mit der jeweils relevanten Kundenkorrespon-

denz. Auch Preisinformationen oder Lieferabsprachen per E-Mail werden automatisch in den jeweiligen Workflow integriert.

Fr die Mitarbeiter des Vertriebsinnen-dienstes bedeutet das ein wesentlich einfacheres und zugleich effizienteres Arbeiten: Dank der digitalen Akten knnen sie die gesamte Historie eines Bestellvorgangs sowie alle Bestellvor-

Alle Vorgnge werden seit der Implemen-tierung komplett digital und immer leicht auffindbar in Corsa abgelegt.


tglich bentigten Funktionen von Corsa knnen von der texware/CS-Benutzeroberflche aus genutzt werden. Obwohl das ECM dabei vllig im Hintergrund bleibt und die ANKER-Mitarbeiter in ihrer gewohnten Um-gebung arbeiten, bernimmt Corsa das Datenmanagement. Wird in texware/CS etwa ein neuer Debitor angelegt, wird dieser automatisch als neue Akte in Corsa repliziert. Alle Dokumente, die anschlieend generiert werden, bergibt das Warenwirtschaftsprogramm mit eindeutigen Dokumenten-IDs an Corsa.

Herausforderung Schnittstelle gemeistertBentigt wurde eine Schnittstelle, ber die Daten in beide Richtungen schreib- und lesbar sind. Aus der Sicht eines Programmierers wird das am leichtesten durch einen direkten Datenbankzu-griff realisiert. Wegen der vorhandenen IT-Infrastruktur sollte Corsa jedoch von allen Arbeitspltzen per Browser aufgerufen werden knnen. Die Wahl fiel auf eine webdienstbasierte Schnitt-stelle, bei der die Umsetzung zunchst etwas aufwndiger, die sptere Nutzung aber sehr komfortabel ist.

Eine Software an Unternehmen und bestehende Workflows anzupassen, ist immer eine groe Aufgabe, erklrt Martin Speidel, Projektleiter bei update texware. Es macht aber keinen Sinn, wenn sich der Kunde in alle Richtungen verbiegen muss, um mit einem System arbeiten zu knnen. Mit BCT als flexi-blem und kompetentem Partner haben wir bisher noch jede Herausforderung in einen Erfolg fr alle Beteiligten verwan-delt. So war etwa dank der Integration in die gewohnte Arbeitsumgebung keine kostenintensive externe Schulung der Mitarbeiter notwendig und die Einge-whnungsphase war kurz.

Sichere Datenspeicherung hat PriorittBei der Archivierung von vielen Unter-lagen haben auch Finanzmter und Be-hrden ein Wort mitzureden. Nur eine manipulationssichere Speicherung kann die rechtlichen Voraussetzungen von Abgabenordnungen und Handelsgeset-zen erfllen. Mit Corsa haben wir ein System, das die Daten hundertprozentig nachvollziehbar auf revisionssicheren, so genannten WORM-Laufwerken speichert. Damit sind wir fr die nchste digitale Steuerprfung bestens gewapp-net, erklrt Wojczyk.

Und noch etwas, ergnzt er: Wir sparen nicht nur durch schnellere Verwaltung und effizientere Ablufe. Die Erfahrung hat gezeigt, dass wir jetzt jhrlich bis zu 250.000 Blatt Papier weniger ausdrucken. So reduzieren wir unsere Druckkosten und bentigen auch wesentlich weniger Flche fr unser Archiv. Ein nicht zu vernachlssigender Beitrag zu mehr Wirtschaftlichkeit bei ANKER.

Kundenspezifische Lsungen und hochwertige Produkte. Dafr steht die ANKER Gebr. Schoeller GmbH + Co. KG, die bereits 1854 gegrndet wurde und ihren Firmensitz in Dren hat. In Europas ltester und grter Teppichweberei sind aktuell 300 Mit-arbeiter beschftigt. In Deutschland, in sterreich und in der Schweiz ist das Unternehmen Marktfhrer im Be-reich textiler Bodenbelge im Objekt. Darber hinaus zhlt ANKER zu den drei fhrenden Teppich-Lieferanten im Luftfahrtbereich.www.anker-teppichboden.de



award

Finalist 2015

Offenheit und Flexibilitt

Wenn man Martin Dei, den ge-schftsfhrenden Gesellschafter der ISO-CHEMIE GmbH in Aalen, fragt warum er sich fr den Einsatz des Enterprise Information Managements Systems (EIMS) FILERO entschieden hat, dann fallen ganz frh die beiden Be-griffe Offenheit und Flexibilitt.

ISO-CHEMIE war auf der Suche nach einem zentralen Informations-Re-positorium, in das mglichst viele Daten, Dokumente und Informationen aus unterschiedlichen Unternehmens-bereichen einflieen sollten. In diesem Zentrum des Wissens sind die gespei-cherten Daten fr alle Mitarbeiter-/in-nen mit einer einzigen Suchanfrage und einem schnellen Zugriff vorgangsbasiert verfgbar.

Wesentliches Ziel dabei war, die bis dato bestehende Informationslcke zwischen Innendienst und Auendienst zu schlie-en, indem Daten und Dokumente aus unterschiedlichen Systemen zentral in FILERO zusammengefhrt werden. Hier stehen jedem Angestellten passge-nau die Informationen und Dateien zur Verfgung, die er fr die Erledigung sei-ner Aufgaben bentigt. Die Oberflche kann wahlweise in Deutsch, Englisch oder Franzsisch benutzt werden.

Wie in vielen anderen Unternehmen auch, gibt es bei ISO-CHEMIE eine Vielzahl von speziellen Systemen fr spezielle Aufgaben und Anwendungs-flle. Sehr zentral und bereits lange vor FILERO im Einsatz war ein Waren-wirtschaftssystem, das hochspeziell an

die Bedrfnisse der Firma angepasst ist und auf der Grundlage einer SQL-Datenbank stndig hausintern weiter entwickelt wird.

Die erste Anforderung an FILERO war, dass eine bidirektionale Onlineschnitt-stelle mit dem Warenwirtschaftssystem nutzbar sein muss. Zielvorgabe war, dass die Stammdaten zwischen den Syste-men automatisch synchronisiert und fr alle Systeme und Prozesse in konsisten-ter Form zur Verfgung gestellt werden.

Hier kommt die Offenheit von FILE-RO zum Tragen. Das EIMS verfgt ber eine vollstndig dokumentierte API, die es dem Kunden ermglicht, hochgradig adaptierte Schnittstellen-kommunikation zwischen Systemen un-terschiedlicher Provenienz zu etablieren.

Einsatz des Enterprise Information Managements Systems FILERO bei ISO-CHEMIE GmbH

Kornelia Lufer, Projektleitung bei der LIB-IT DMS GmbH

Eine tragende Rolle in diesem Mehr-klang kommt der BPM Suite von Aris-taFlow zu, die als Workflow-System die Prozesse fr den Anwender transparent steuert. Die Synchronisierungsvorgnge werden bei nderung relevanter Daten in FILERO oder im ERP-System

automatisch angesto-en. Dabei wird die Datenkonsistenz z. B. anhand von integrierten Plausibilittsprfungen sichergestellt. Inkonsis-tenzen werden unmit-telbar vom System per E-Mail an die zustndige Fachabteilung geleitet.

Dies gewhrleistet, dass alle Belege aus dem ERP-System chronologisch korrekt beim richtigen Kunden oder Geschfts-partner in FILERO archiviert werden.

Aber die Workflows kommen nicht nur in der maschinengesttzten Datenkom-munikation zum Einsatz. Ihr Einsatz wird auf Prozesse mit Interaktion durch den Anwender ausgeweitet. So knnen diese in der ihnen vertrauten Webo-berflche von FILERO arbeiten und profitieren durch die Integration von FILERO und der AristaFlow BPM Suite gleichzeitig von mageschneider-ter Workflow-Untersttzung.

FILERO ist das Herzstck dieses Systems alle Informationen werden hier zentral vorgehalten. Aber eben-so wie ISO-CHEMIE stndig nach

ISO-CHEMIE ist es gelungen, durch konse-quente Nutzung des EIMS FILERO Poten-tiale zu erschlieen, die entscheidend zur besseren und schnelleren Nutzung der Un-ternehmensdaten gefhrt haben.


Innovation und nach Optimierung der hergestellten Produkte strebt, ist auch die Optimierung der IT-Systeme und deren Zusammenspiel ein wichtiges Unternehmensziel.

Aus diesem Grund gibt es in der Peripherie weitere Systeme, die Daten verarbeiten und Schnittstellen entweder nur zu FILERO oder zu FILERO und zum ERP-System haben. Eingangsbelege wie z. B. Gelangungs-besttigungen oder Spediteurbeschei-nigungen erreichen ISO-CHEMIE entweder per E-Mail oder in Papier-form. Papierbelege werden gescannt und anschlieend ebenso wie elektronische Belege mit Auto-Click verarbeitet und in FILERO archiviert.

Auto-Click ist eine lernende Software zur Dokument- und Datenerfassung von der Firma One Click Solutions, die dank ihrer Integration mit FILE-RO die erkannten und erfassten Daten nach FILERO schreiben und Belege im FILERO Datensatz oder unterhalb des FILERO Datensatzes ablegen kann. Whrend des Datentransfers nach FILERO knnen dabei auch neue Datenstrukturen, z. B. Jahresregister oder Ordner in FILERO angelegt werden.Weitere Schnittstellen (mono- oder bidirektional) gibt es zum ATLAS-System fr die Zollabwicklung, zum Faxserver und zum ISO Portal. Dieser hohe Grad an Integration mit FILERO stellt sicher, dass fr einen Vorgang aus-

gehend vom Angebot ber Bestellung, Lieferschein und Rechnung bis hin zur Gelangungsbesttigung, jeder Schritt dezidiert mit allen Daten und Belegen nachverfolgt werden kann.

Aber auch damit noch nicht genug, denn ein wesentlicher Baustein fehlt bisher: die Eingangspost sowohl in Papier- als auch in elektronischer Form. In enger Kooperation mit der LIB-IT DMS GmbH, dem Hersteller von FILERO, wird eine Erweiterung fr FILERO programmiert, die die maschi-nengesttzte Verarbeitung des Postein-gangs bernehmen wird: FiPost.

Aus unterschiedlichen Quellen (E-Mail, Fax, Papier) knnen dabei Dokumente mit einem Zeitstempel versehen, nach FILERO geleitet und mit einem Work-flow zur Postbearbeitung verknpft werden. Die Dokumente knnen vom zustndigen Mitarbeiter kommentiert, mit Verarbeitungshinweisen versehen und mit Statusangaben belegt werden. Zustzlich werden Notiz- sowie Signier- und Stempeloptionen angeboten.

FiPost wird ein weiterer Baustein, mit dem bei ISO-CHEMIE das Thema Enterprise Information Management wahrhaft gelebt wird. ISO-CHEMIE ist es gelungen, durch konsequente Nutzung des EIMS FILERO Poten-tiale zu erschlieen, die entscheidend zur besseren und schnelleren Nutzung der Unternehmensdaten gefhrt haben.

Dies erhht die Wettbewerbsfhigkeit des Unternehmens und trgt enorm zu grerer Zufriedenheit von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern bei.

Innovative Lsungen fr eine kom-fortable Zukunft! Nach dieser Phi-losophie entwickelt und produziert die in Aalen ansssige ISO-Chemie GmbH seit 1977 Schaumstoffe fr ein sehr breites Spektrum an Bran-chen und Verwendungszwecken. Kerngeschft ist die Gebudeabdich-tung und die Entwicklung technischer Schaumstoffe.Vertriebsbros und Logistikzentren in mehreren europischen Lndern und die Kooperation mit Partnerunterneh-men in bersee gewhrleisten die Prsenz auf internationalen Mrkten.Mit der Zertifizierung nach Umwelt-managementnorm ISO 14001 und der Herstellung sehr emissionsarmer Produkte stellt sich ISO-Chemie der Verantwortung fr eine lebenswerte Zukunft ganz im Sinne des Firmenc-laims use the blue technology.www.iso-chemie.de


award

Das traditionelle Qualittsversprechen Made in Germany verbindet TIGGES mit Effizienz und Wirt-schaftlichkeit zu einer eigenen unter-nehmerischen Charaktereigenschaft. Ergnzt mit Servicekompetenz, fachlicher Qualifikation und persnli-chem Engagement entsteht daraus eine Unternehmenskultur der absoluten Zu-verlssigkeit, in der die Unternehmens-Compliance sehr wichtig ist. Sie wird von allen Fhrungsebenen gelebt und definiert ein Alleinstellungsmerkmal, dessen Erfolg verpflichtet.

Technologisch war und ist TIGGES im-mer auf dem neues-ten Stand, da das Un-ternehmen stetig und konsequent in alle Fertigungstechnolo-gien investiert. Aber das immer wichtiger werdende Thema Enterprise Information Management (EIM) hatte man bei TIGGES etwas vernachlssigt. Noch 2008 enthielten al-lein die Angebots- und Auftragsmappen rund 1500 aktive Vorgnge. Die Infor-mationen lagen dabei nur an einer Stelle, Einblick zu nehmen war aufwendig und zeitraubend. Manches blieb liegen oder verschwand, es gab keine Terminierung und es war schwierig, den berblick zu behalten. TIGGES plante daher, ein EIM-System einzufhren.

Die Wahl fiel auf ELOprofessional, aus dem Hause ELO Digital Office GmbH, Stuttgart, nicht nur wegen seiner Benut-zerfreundlichkeit und Integrationsf-

higkeit, sondern weil sich damit u.a. der geplante Workflow Mappenrundlauf realisieren lie von der Anfrage, ber die Kalkulation bis hin zur Rechnungs-stellung. Dabei wurden alle Abteilungen und Entscheider eingebunden, also das gesamte Unternehmen. Mit ELOpro-fessional ist jetzt eine Parallelverarbei-tung mglich, es gibt Wartepunkte, einen Informationstransfer fr nachfol-gende Abteilungen und alle Informa-tionen und Dokumente sind jederzeit (je nach ELO Berechtigungsstufe) fr die Anwender sichtbar.

Archivanbindung an TIGGES ERPDer Archivaufbau fr die Projektabla-ge erfolgte nach klaren Vorgaben: Die Mitarbeiter knnen sich in Farben und Aufbau wiederfinden, allerdings sollen mglichst wenige Eingaben durch die Benutzer erfolgen, um jegliche Art von Eigenverwirklichung zu vermeiden. Das bedeutet, ELO gibt fast alles vor (Ablagepfad, Indizierung etc.) und ein Workflow steuert sogar die Fristenrege-lung zur Auftragsberwachung.

Die Mitarbeiter knnen u.a. mit Schlag-worten nach Projekten oder Anfragen suchen ber eine Schnittstelle auch im vorhandenen ERP-System. ELO COLD ermglicht zudem die vollauto-

Die Dokumentation der einzelnen Prozess-schritte wird durch ELO langfristig archiviert. Damit knnen wir auch in x-Jahren noch nachvollziehen, wie ein Artikel entstanden ist.

matische Archivierung von Massendaten aus zentralen Geschftsanwendungen heraus (z.B. ERP-System, MS Office-Anwendungen). Alle Vorgnge werden von ELO dokumentiert und bleiben nachvollziehbar (optimale Transparenz).

Information by ComplianceAm Anfang waren es bei TIGGES rund 50 aktive ELO User. Heute sind es knapp 80 und alle Standorte der TIGGES-Group (auch Taiwan und USA) sind inzwischen eingebunden. Das System luft optimal und berzeugt durch den groen Nutzen fr das Unter-

nehmen, denn mit den ELO Work-flows gelingt es der Tigges Group, den Vertriebsprozess von der Ange-botsanfrage ber Machbarkeitsstu-

dien bis hin zur Auftragsplanung zu beschleunigen. Arbeitsablufe zwischen den auereuropischen Standorten und der Zentrale in Deutschland wurden damit erheblich optimiert und die Daten werden kontrolliert gem der Unter-nehmens-Compliance ausgetauscht.

ELO Workflows steuern die Pro-zesseDas folgende Beispiel zeigt in Kurz-form einen Prozessablauf: Sobald eine Anfrage (per Fax, E-Mail oder Post) eingeht, wird sie in das EIM-System ELO aufgenommen und der Workflow startet, zunchst bis zur Angebotsab-gabe. Bis dahin wird die Machbarkeit entsprechend einem definierten Regel-

Preistrger 2015

Information by ComplianceElektronische Workflows beschleunigen den Vertriebsprozess bei TIGGESRalf Klemm, Leitung IT bei der TIGGES GmbH und Co. KG


Nachhaltigkeit durch Dokumen-tationDie besondere Nachhaltigkeit dieses ELO Projekts liegt in der automati-sierten Dokumentation aller Unter-nehmensprozesse, die quasi nebenher automatisiert mitluft. Damit lassen sich mit Kunden und Mitarbeitern auch nach Auslieferung eines Produkts noch Fragen klren, die im Zusammenhang mit der Auftragserteilung stehen. Da die Arbeitsschritte automatisiert vorgegeben werden, kann nun auch nichts mehr ver-gessen werden. Das steigert die Qualitt der Produkte bzw. Auftragsabwicklung nachhaltig, vermindert die Reklamati-onsrate und erhht somit noch mehr die Kundenzufriedenheit.

Fr die Zukunft ist geplant, das EIM-System ELO noch weitreichen-der einzusetzen. Hierzu gehren das belegersetzende Scannen und vor allem das Nutzen von mobilen Anwendungen. Hier wird die App ELO for Mobile Devices fr mehr Mobilitt im Business sorgen und damit Geschftsprozesse ortsunabhngig machen. Zudem will TIGGES das Gesamtkonzept fr wei-tere Standorte bernehmen.

DiALOG-Award: Preistrger 2015Durch den Einsatz des EIM-Systems ELO sind jetzt alle Arbeitsablufe jederzeit transparent nachvollziehbar und kein Arbeitsschritt kann vergessen werden. Es gibt keine Medienbrche, keine unntigen Doppeltarbeiten und die Mitarbeitermotivation ist gestiegen.Nach einer Auswertung der einge-reichten Beitrge durch eine Fachjury,

werk geprft (Entscheidungsfindung). Der Workflow fhrt alle Benutzer durch das Regelwerk, dabei werden Informa-tionen und Teilentscheidungen abge-fragt bzw. gesammelt. Alle Dokumente zur Entscheidungsfindung sind direkt ber das EIM ELO abrufbar. Wird die Machbarkeit besttigt, erfolgt die Angebotsabgabe.Erteilt der Kunde dann den Auftrag (per Fax, E-Mail oder Post), wird er in das EIM-System ELO aufgenommen, mit Referenz zum Anfrageprozess. Der Workflow fhrt nun alle Benutzer durch den Produktionsprozess, dabei werden wiederum Informationen abgefragt bzw. gesammelt. Auch hier sind wiederum alle Produktions- bzw. QM-relevanten Informationen direkt ber das EIM ELO abrufbar.

Alle Bereiche profitieren von ELOVom Einsatz des EIM-Systems ELO profitieren vor allem Verkauf, Einkauf, Controlling, Konstruktion, Kalkulation, Auftragsplanung und Produktion (alle Abteilungen und in allen Standorten). Die ELO Anwender sind nun jeder-zeit in der Lage, Auskunft ber den aktuellen Arbeitsstand eines Vertriebs-, Beschaffungs- oder Produktionspro-zesses zu geben. Darber hinaus liegen den Mitarbeitern die Informationen in Echtzeit vor. Eine standortbergreifen-de Suche von Informationen gestaltet sich somit sehr einfach und schnell. Die standortbergreifenden Workflows ermglichen es darber hinaus, die auereuropischen Standorte von der Zentrale in Wuppertal aus zu steuern.

Die TIGGES GmbH und Co. KG, Wuppertal, mit Standorten in Taiwan, USA, Malaysia und Japan, steht seit rund 90 Jahren fr Qualitt und Kompetenz. Das Familienunterneh-men ist ein fhrender Spezialhersteller von Verbindungselementen und fr viele Bereiche, Branchen und Kunden weltweit ein kompetenter und erfahrener Lieferantenpartner und Lsungsanbieter. In den haus-eigenen Bereichen Kaltumformung, Zerspanen, Schleifen und Warmum-formung entsteht in hochtechnischen, modernen und przisen Prozessen, genau das, was der Kunde verlangt: ein verlssliches Verbindungselement, das hlt, was es verspricht.www.tigges-group.com

gewinnt TIGGES den DiALOG-Award 2015 gegen renommierte Konkurrenz und folgt damit dem Vorjahressieger Porsche. Der DiALOG-Award ist ein Qualittssiegel, ber das sich TIGGES-Geschftsfhrer Jens Tigges sehr freut: Dieser Award zeigt den Qualittsanspruch unseres Hauses, welcher neben den Produkten auch die Prozesse beinhaltet, und dass sich Quali-tt langfristig immer durchsetzt.



award

Der Geschftsbereich Finanzen des Universittsklinikum Kln umfasst das Rechnungswesen, die Leistungsabrech-nung sowie die Drittmittelverwaltung der Uniklinik Kln. Darber hinaus wird dort zentral die Buchhaltung fr deren Tochterfirmen erbracht. Eine Kernaufgabe stellt dabei die Verarbei-tung der eingehenden Rechnungen dar: Etwa 155.000 Rechnungen gehen jhrlich beim Universi-ttsklinikum ein, davon 100.000 in der zentralen Rechnungsstelle, 30.000 in der DFS (Drittmittel, Frdermittel, Spenden) sowie noch einmal 25.000 bei den Tochtergesell-schaften. Die Rechnungen werden mit der neuen Software wesentlich schneller und transparenter bearbeitet als vorher. Oberstes Ziel ist dabei die Reduzierung des Bearbeitungsaufwands und der Skontoverluste.

Vor der Automatisierung mussten die Sachbearbeiter alle eingehenden Rech-nungen vorbereiten und den Kreditor sowie die Kontierung auf den Beleg schreiben. Anschlieend wurden die Daten manuell in SAP eingeben. Soweit

andere Abteilungen in die Bearbeitung eingebunden waren, wurde das Papier kopiert, per Hauspost weitergeleitet und in einer Vielzahl von Fllen immer wie-der nachgehakt, bis der Beleg verarbeitet werden konnte. Nach der Buchung gin-gen die Papierbelege an die Kreditoren-buchhaltung zur Zahlung. Dort wurden diese sortiert und in den Zahlungslauf gegeben. Ein zeitraubender Vorgang, bei

dem es immer wieder vorkam, dass eine Rechnung zwar gebucht, aber nicht so-fort auffindbar war und deshalb gesperrt werden musste.

Die fehlende Transparenz erwies sich als weiteres Problem, denn es konnte nicht nachgehalten werden, wie viele Rech-nungen offen waren. Der Erfahrungs-austausch mit Kollegen anderer Univer-sittskliniken brachte die Lsung. Mit der Heidelberger Firma tangro, welche bereits Referenzen bei vergleichbaren Einrichtungen hatte, wurde ein geeigne-

Dank dieses Systems ist man auf dem Weg zum papierlosen Bro und effizienten Geschftsprozessen am Universittsklini-kum einen guten Schritt vorangekommen.

ter Realisierungspartner gefunden. Die Software tangro IM konnte mit einfa-cher Handhabung und praxisgerechten Workflows berzeugen. Auerdem sprachen eine schnelle Implementierung und das Preis/Leistungsverhltnis fr dieses System. Weiterhin war entschei-dend, dass diese Lsungen SAP embed-ded ist und damit ein Direktzugriff auf Stamm- und Bewegungsdaten in SAP

ermglicht.

Nach einer Imple-mentierungsphase von drei Monaten waren die Syste-me im Mai 2013 produktiv im

Einsatz. Die Software wird von rund 25 Mitarbeitern im Bereich Finanzen fr die Rechnungsverarbeitung genutzt. Darber hinaus sind 150 Mitarbeiter als Bearbeiter in die verschiedenen Work-flows eingebunden. Die eingehenden Belege werden in der Digitalisierungs-stelle gescannt und stehen anschlieend im elektronischen Eingangsbuch den Sachbearbeitern fr die Weiterverar-beitung zur Verfgung. Entspricht eine Rechnung den Bestellungs- und Waren-eingangsdaten, dann kann diese sofort gebucht werden, so dass hier nicht lnger

Finalist 2015

Auf dem Weg zum papierlosen BroAutomatisierung der Verarbeitung eingehender Rechnungen sowie der Rechnungsprfung beim Universittsklinikum Kln

Werner Buser, Geschftsbereichsleiter Finanzen und Administratives des Universittsklinikums Kln


arbeitet werden, wie viele sich davon im Workflow befinden und wem ein Beleg momentan zur Bearbeitung vorliegt. Gleichzeitig knnen nun auch Rabatt-verhandlungen mit Lieferanten gezielter gefhrt werden, weil sich Zahlungsbe-dingungen genau auswerten lassen.Den Sachbearbeitern kommt zugute, dass zu jeder Rechnung bzw. Bestellung die Vorgnge genau nachvollziehbar sind. Die Recherche hat sich vereinfacht. Wenn Nachfragen von Lieferanten kommen, dann knnen die Sachbear-beiter genau sehen, wo die Rechnung gerade liegt und warum sie noch nicht beglichen wurde. Das langwierige Nachhaken und Nachtelefonieren gibt es nicht mehr ein Mausklick auf den Beleg und alle Informationen sind am Monitor sichtbar. Da alle Belege elektro-nisch vorliegen, konnte die Papierablage stark vereinfacht werden.

Dank dieses Systems ist man auf dem Weg zum papierlosen Bro und effizienten Geschftsprozessen am Universittsklinikum einen guten Schritt vorangekommen.

als ein bis zwei Tage bis zur Zahlung vergehen. Bei Klrungsbedarf, verursacht durch Preis- oder Mengenabweichun-gen sowie fehlenden Bestellungen oder Freigaben, geht der Beleg elektronisch direkt an die zustndigen Mitarbeiter.In den Workflow eingebunden sind die Einkaufsabteilung, der technische Betrieb, der die Beschaffung fr die Bereiche Facility und Medizintech-nik umfasst, sowie die Apotheke des Universittsklinikums, welche fr die Bestellung pharmazeutischer Waren zustndig ist. Im Rahmen eines Rollouts werden nach und nach die einzelnen Kliniken und Institute in den Workflow eingebunden.

Nachdem die fraglichen Belege ber-prft, korrigiert und freigegeben sind, gehen diese wieder an die Buchhaltung zurck. Das geht durch die elektroni-sche Bearbeitung besser als frher, so dass nun auch im Klrungsfall schneller gebucht werden kann.

Durch das Eingangsbuch ist jederzeit klar, wie viele Belege im Umlauf sind ein wichtiger Punkt, wenn es um mehr Kosteneffizienz geht. Dank der neuen Software wei die Buchhaltung jederzeit genau, welche Rechnungen gerade be-

Das Universittsklinikum Kln hat sich mit 270.000 Patienten pro Jahr im Rheinland als leistungsfhiger Anbieter von Gesundheitsdienstleis-tungen etabliert. Die medizinische Einrichtung zhlt mit Ihren zwlf Toch-tergesellschaften zu einem der wich-tigsten Arbeitgeber in der Region. Es ist eines der wenigen Universittsklini-ken in Deutschland, die in den letzten Jahren ein kontinuierliches Wachstum vorweisen konnten. Dieser Erfolg wur-de durch den effektiven Einsatz von Ressourcen ermglicht, den man sich auf die Fahnen geschrieben hat. Der Geschftsbereich Finanzen trgt u.a. durch die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen zu diesem Ziel bei.www.uk-koeln.de



Mehr zum Thema finden Sie unter www.dialog-award.de

Impressionender Preisverleihung des DiALOG-Award 2015 am 29. April 2015 in Frankfurt



Preisverleihung

im Rahmen des

5. DiALOG

Fachforum am

28. April

2016

[email protected]

Mit freundlicher Untersttzung von:

Und wann bewerben Sie sich?

magazin

www.dialog-award.de


Industrie 4.0

Die neue industrielle RevolutionDipl. Ing. Ralf Vinzenz Bigge, Leiter Enterprise Integration Center des FIR e. V. an der RWTH Aachen

Auf dem Weg in die Zukunft

der Produktion, die vierte industrielle Revolution. Im Fokus stehen sogenannte cyber-physische Systeme, welche die virtuelle Datenwelt mit physischen Objekten verknpfen und fhig sind, untereinander zu kommunizieren. Dies bedeutet, dass bislang passive, dumme Objekte zu intelligenten Akteuren wer-den und sich ohne menschliches Zutun eigenstndig organisieren. Dadurch entstehen unzhlige Mglichkeiten der Vernetzung und Steuerung, die zu einer Vernderung der Produktionsprozesse und Netzwerke fhren und die produ-zierende Wirtschaft nachhaltig revoluti-onieren werden.

und neue Einnahmequellen erschlie-en. Im industriellen Kontext hingegen werden mgliche Anwendungsflle wesentlich langsamer realisiert.Um diese Anwendungsflle zu er-schlieen, ist zunchst ein eindeuti-ges Begriffsverstndnis erforderlich: Industrielle Revolutionen beschreiben tiefgreifende und dauerhafte Umgestal-tungen der wirtschaftlichen und sozialen Verhltnisse. Der abstrakte Terminus In-dustrie 4.0 beschreibt, eingeleitet von der Mechanisierung im 19. Jahrhunderts, der darauf folgenden Einfhrung der arbeitsteiligen Massenproduktion und schlielich dem Einsatz von Elektronik und IT zur weiteren Automatisierung

Eine Revolution mit AnsageDer Begriff Industrie 4.0 ist derzeit in aller Munde. Dabei handelt es sich um ein Synonym fr die vierte industrielle Revolution, das fr die Informatisie-rung der steht. Der Begriff wurde durch die Hightech-Strategie der Bundes-regierung geprgt und steht fr eines von zehn Zukunftsprojekten, die zu mehr Wachstum und Wohlstand in Deutschland fhren sollen. Damit hat die Bundesregierung eine Revolution in Aussicht gestellt, deren Vorzeichen im Bereich der Konsumgter schon gut sichtbar werden: Dank Smartphones, Smart Gadgets und Apps lassen sich heutzutage Prozesse enorm vereinfachen


Industrie 4.0: Vier-Felder-Modell


Der Knigsweg bleibt ungewissExperten sind sich einig, dass nicht nur Produktivittssprnge, sondern zahlreiche neue Geschftsmodelle und Dienstleistungen entstehen werden und prophezeien unserer Wirtschaft durch die vierte industrielle Revolution enorme

und mittelstndische Unternehmen soll-ten nicht scheuen, Schritte in Richtung Digitalisierung zu machen, um eine revolutionre, nachhaltige Erneuerung des Geschftsmodells in die Wege zu leiten.

Die Steigerung der Wettbewerbsfhig-keit auerhalb des Unternehmens wird durch die Erweiterung des Leistungs-spektrums erzeugt. Dies beinhaltet die Entwicklung von Smart Products und Smart Services, welche die Ausrichtung an der Steigerung des Mehrwerts fr den Kunden im Anschluss an den klassi-schen Verkauf im Fokus haben. Diese Vier-Felder-Klassifizierung ist natrlich nur eines von vielen mgli-chen Modellen es soll aber Betrieben helfen, ihre Handlungsspielrume klar identifizieren und benennen zu knnen. So knnen sie auf Basis ihrer Potenziale eigene Schritte zur Industrie 4.0 nutzen.


Das FIR e.V. an der RWTH Achen ist eine gemeinntzige, branchen-bergreifende Forschungseinrich-tung an der RWTH Aachen auf dem Gebiet der Betriebsorganisation und Unternehmensentwicklung. Das Institut forscht, qualifiziert, lehrt und begleitet in den Bereichen Dienstleis-tungsmanagement, Informationsma-nagement, Produktionsmanagement und Business-Transformation. Die Ttigkeiten des FIR zielen darauf, die IT-gesttzte Betriebsorganisati-on systematisch zu entwickeln und exemplarisch umzusetzen. Die erar-beiteten Methoden und Werkzeuge werden in Anschluss Unternehmen wieder zur Verfgung gestellt. Im Ver-hltnis zwischen Praxis und Theorie betreibt das Institut anwendungsbe-zogene Forschung bei aktiver Mitge-staltung durch die Unternehmen. www.fir.rwth-aachen.de

Dabei gibt es allerdings keinen Knigsweg, der eine erfolg-reiche Umsetzung garantiert.

Wachstumspotenziale. Der Brcken-schlag zwischen Produktion, Automati-on, Elektronik sowie Informations- und Kommunikationstechnologien erfordert von Unternehmen jedoch ein hohes Ma an unterschiedlichen Kompeten-zen. Sie haben kaum eine Vorstellung von der Tragweite, die diese Entwick-lung mit sich bringt. Es wird in Zukunft nicht mehr ausreichen, hochwertige Produkte Made in Germany herzustel-len. Unternehmen, die den Transforma-tionsprozess zur Industrie 4.0 meistern wollen, mssen sich Gedanken ber die fortschreitende Automatisierung ihrer Prozesse, Datensicherheit, Qualifika-tionsprofile ihrer Mitarbeiter und ber ergnzende, digitale Dienstleistungen machen. Dabei gibt es allerdings keinen Knigs-weg, der eine erfolgreiche Umsetzung garantiert. Jedes Unternehmen muss fr sich selber entscheiden, welche Techno-logien die Leistungserbringung verein-fachen. Angefangen bei Check- und Materiallisten auf dem Smartphone des Auendienstmonteurs bis hin zu vollau-tomatisierten Produktionsablufen, die dank Forecasts und Echtzeitrckmel-dung der Anlagen endlich real planbar werden, gibt es ein breites Spektrum an Handlungsmglichkeiten. Auch kleine

Es gibt viele HandlungsfelderDa es bisweilen wenige definierte Standards und klare Umsetzungsleitf-den gibt, die Investitionsentscheidungen erleichtern, hat das FIR an der RWTH Aachen ein Vier-Felder-Modell aufge-stellt, um Unternehmen einen Orien-tierungsrahmen fr mgliche eigene Optimierungsschritte zu geben. Es unterteilt das Thema Industrie 4.0 in vier Handlungsbereiche: Smart Factory, Smart Operations, Smart Products und Smart Services.Dadurch gefrdert, dass es heutzutage nicht mehr ausreicht, einfach nur Ge-winne zu machen. Vielmehr verlangen die Kunden, dass diese vom Unterneh-men auf nachhaltige, ethische Art und Weise erworben worden sind.

Die Smart Factory umfasst eine inno-vative und flexible Produktion, in der modernste Sensorik und IT-Systeme zur zielgerichteten und nutzenorientierten Bereitstellung von Informationen opti-mal aufeinander abgestimmt sind. Smart Operations haben hingegen das Ziel, die Wertschpfungs- und Produktionspro-zesse an der gestiegenen Kundenerwar-tung hinsichtlich Qualitt, Effizienz, Kosten, individueller Vielfalt, Produk-tions- als auch Lieferzeit auszurichten.


Das Netzwerk spricht

100 % und sonst nichtsZukunft und Perspektive von The Quality Group Lottery Technology Systems GmbH (TQG LTS) Interview mit Karsten Hagemeister, COO & Business Development der TQG-LTS


Redaktion: Herr Hagemeister, was verbirgt sich hinter dem Namen TQG-LTS?

Karsten Hagemeister: TQG-LTS steht fr The Quality Group Lottery Tech-nology Systems GmbH. Ein Unterneh-men der The Quality Group (TQG), dass sich auf die Bereitstellung von Standardsoftware fr den regulierten Lotteriemarkt spezi-alisiert hat.

Redaktion: Der Lotteriemarkt hat auf den ersten Blick nicht etwas mit dem Produktangebot der TQG zu tun. Wie passt dies dennoch zusammen?

Karsten Hagemeister: TQG entwickelt Standardsoftware und versteht sich als Beratungsunternehmen. Die TQG Lsungen sind so flexibel aufgebaut, dass man mit einer Software unterschiedliche

Branchen bedient und hierbei diese auf die individuellen Anforderungen der Kunden einstellen kann. Im Lotteriemarkt wird zurzeit meist Individualsoftware fr Lotterien entwi-ckelt. Dieses erhht die Komplexitt und die Kosten enorm. nderungswnsche werden aufwendig umgesetzt. Dies beeinflusst die Zeitspanne von Idea to Market. Unsere Kunden profitieren von der TQG Kompetenz bei der Erstellung von Standardsoftware auf der Basis von moderner und bewhrter State of the Art Technologie. Nicht nur technologisch sondern auch organisatorisch profitieren die Lotte-riegesellschaften von der TQG. Als Beispiel dient das OPH (Organisations- und Prozess-Handbuch). Dieses ist eine Beratungs- und Analysemethode, um bestehende Geschftsprozesse zu hinterfragen, zu dokumentieren und zu optimieren.

Redaktion: Was unterscheidet Sie von den heutigen Lieferanten im Lotterie-Umfeld?

Karsten Hagemeister: TQG-LTS agiert als reiner Technologieanbieter. Wir stellen Standardsoftware bereit und verstehen uns als Systemintegrator, der am Markt verfgbare Spezialsysteme auf Kundenwunsch einbindet. Wir machen unsere Kunden unabhngig und bieten ihnen die Mglichkeit sich hersteller-

neutral auszurichten wie zum Beispiel mit Lotterie Verkaufsterminals, um die Vorzge unterschiedlicher Hersteller fr sich zu nutzen. Dieses erscheint in der heutigen Zeit normal, wird aber in der Lotteriebranche komplett anders gelebt. Unsere Wertschpfung entsteht aus der Beratung, den Softwarelizenzen und den damit verbundenen Dienstleistun-gen. Diese Ausrichtung wird von den meisten Lotterieunternehmen sehr begrt, da die bestehenden Software-Lieferanten sich zunehmend um eigene Lotterie-Lizenzen bewerben und oft-mals als Wettbewerber zu den Lotterien auftreten.

Redaktion: Gibt es ein Erfolgsrezept?

Karsten Hagemeister: Das Rezept ist uns bekannt und die Zutaten haben wir bereitgestellt: Know-How, Leidenschaft und Engagement. Wir investieren er-heblich, in dem wir unsere bereits mehr-fach installierte iLottery Plattform, die TQG-LotterySuite, stndig weiterent-wickeln und neue POS-Konzepte (Point

of Sales) fr die klassi-sche Lottoverkaufsstelle ausbauen. Der Lottospieler mchte zuknftig ber alle Vertriebskanle agieren. Man spricht zunehmend von der Omni-Channel Prsens, dem tragen wir mit integralen Anstzen

Rechnung. So haben wir in unserer Standardsoftware ein sehr modernes Responsive Web-Design implemen-tiert, ber das der Spieler unabhngig vom gewhlten Endgert (Smartphone, Tablet oder PC-Desktop) einen Zugang zu seinen Services erhlt. Selbstverstnd-lich kann man sich ebenso eine App

Wir sind ehrlich zu einander, zu uns selbst und zu unseren Kunden.

36 DiALOG - Ausgabe Mrz 2016 36 DiALOG - Ausgabe Mrz 2016

von einem der klassischen App Stores herunterladen. In dieser ist der Smart-phone Zugang im Responsive Design eingebettet, so dass keine eigene App komplett entwickelt werden muss.

Auf der Jahreskonferenz der European Lotteries 2015 in Oslo haben wir als erster Hersteller eine Smartwatch als kleinstes Lotto Verkaufsterminal prsentiert.

Momentan be-schftigen wir uns mit der Entwick-lung eines neuar-tigen Verkaufster-minals auf Basis eines Tablets mit Standardperipherie. Wir entwickeln Konzepte fr die interaktive Lotto-verkaufsstelle, denn die Spieler mch-ten zunehmend visuell angesprochen werden.Wir orientieren uns bei allen unserer Ttigkeiten an dem Bedarf der

Kunden und technologischen Trends.Redaktion: Ihr Leitspruch ist Innovation Performance Quality. Wie erfllen Sie diesen Anspruch? Was macht das Besondere der TQG-

DiALOG - Das Magazin für EIM, Ausgabe März 2016

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Transcript of DiALOG - Das Magazin für EIM, Ausgabe März 2016