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Star Finanz-Software Entwicklung und Vertriebs GmbH

Ein Unternehmen der Finanz Informatik www.starmoney.de

Die Dokumentenverwaltung in StarMoney 11, StarMoney 11

Deluxe und StarMoney Business 8

Sie haben Rechnungen, die Sie als PDF per Mail erhalten haben und möchten diese zentral verwalten?

Sie haben evtl. unsere Schritt-für-Schritt-Hilfen heruntergeladen und möchten diese verwalten?

Sie haben Finanzdokumente in beliebigen Dateiformaten gesichert ( z. B. HTML, TXT, DOC, JPG) und möchten

diese nicht jedem zugänglich machen?

Dann nutzen Sie doch die Dokumentenverwaltung in StarMoney! Mit StarMoney können Sie Ihre Dokumente

organisieren und verschlüsselt speichern, so dass diese nur noch von Ihnen genutzt und gelesen werden kön-

nen. Die vorliegende Anleitung soll Ihnen zeigen, wie Sie dazu ein entsprechendes Konto anlegen und Doku-

mente in StarMoney hinterlegen.

Bitte beachten Sie, dass die Vorgehensweise in StarMoney 11, StarMoney 11 Deluxe und StarMoney Business

8 identisch ist. In dieser Anleitung werden exemplarisch nur Bilder der StarMoney 11 Version verwendet.

Hinweis: Für die Nutzung der Dokumenten -Verwaltung, insbesondere die Darstellung von PDF-Dokumenten in

StarMoney, benötigen Sie einen PDF-Reader auf Ihrem System. Bei Bedarf laden Sie diesen z. B. von Adobe

unter dem Link: https://get.adobe.com/reader/.

Inhalt:

1. Einrichtung der Dokumentenverwaltung - Seite 2

2. Einfügen und Organisieren von Dokumenten - Seite 4

2.1 Dokument einlesen - Seite 4

3. Anlegen neuer Ordner - Seite 5

4. Namen bestehender Ordner ändern - Seite 6

5. Verschieben eines Ordners - Seite 7

6. Hinzufügen von Dokumenten - Seite 8

7. Dokument ändern - Seite 9

8. Dokument verschieben - Seite 10

9. Fragen und Antworten zur Dokumentenverwaltung - Seite 11



1. Einrichtung der Dokumentenverwaltung

Um ihre Dokumente in StarMoney zu verwalten, legen Sie bitte zuerst ein entsprechendes Konto an. Starten

Sie dazu StarMoney und melden Sie sich an Ihrer Benutzerdatenbank an.

Über „Neu“ und „Neues Konto“ bzw.

alternativ über „Kontenliste“ und „Neues

Konto“ starten Sie den Kontoeinrich-

tungsassistenten in StarMoney.

Wählen Sie die Option „Andere Konto-

arten einrichten“.

Sie jetzt bitte unter „Persönliche Daten

verwalten“ die Option

„Dokumentenverwaltung“ wählen.

Im Bereich „Erforderliche Angaben“

vergeben Sie unter „Kontoname“ eine

Bezeichnung für Ihr Dokumentenverwal-

tungskonto.

Legen Sie das Konto über den Button

„Fertig“ an.



Sie erhalten eine Erfolgsmeldung, in der

Sie die Möglichkeit hätten, noch weitere

Konten anzulegen.

Das Konto wurde nun angelegt und steht

Ihnen in der „Kontenliste“ zur Verfü-

gung. Wählen Sie das Dokumentenver-

waltungskonto per Doppelklick oder alter-

nativ über den Button „Details“ in der

Kontenliste aus.



2. Einfügen und Organisieren von Dokumenten

Wenn Sie das Konto erstmals aufrufen, gelangen Sie in die Gesamtübersicht Ihrer Dokumente und Ordner, die

derzeit noch leer ist. Die Übersicht zeigt Ihnen die Spalte „Ordner“ und rechts die im selektierten Ordner gespei-

cherten Dokumente.

Über die Schaltflächen in der oberen Toolbox können Sie nun z.B.

• neue Ordner anlegen (Button: Neuer Ordner)

• Ordner umbenennen (Button: Ordner umbenennen)

• Ordner entfernen (Button: Ordner entfernen)

• Ordner verschieben (Button: Ordner verschieben)

• Dokumente hinzufügen (Button: Dokument hinzufügen)

• Dokumente einlesen z. B. vom Smartphone (Button: Dokument einlesen)

• Dokumente unverschlüsselt außerhalb von StarMoney speichern (Button: Dokument exportieren)

• Dokumenten-Namen und Dateidatum ändern (Button: Dokument ändern)

• Dokumente entfernen (Button: Dokument entfernen)

• Dokumente verschieben (Button: Dokument verschieben)

• Dokumente öffnen (Button: Dokument öffnen)

Alternativ steht Ihnen auch ein Kontextmenü über die rechte Maustaste zur Verfügung.

2.1 Dokument einlesen

Über diese Funktionen können Sie Dokumente direkt einlesen z. B. über einen Scanner oder vom Smartphone.



3. Anlegen neuer Ordner

Zum Anlegen neuer Ordner klicken Sie

bitte auf die Schaltfläche „Neuer Ordner“

in der Dokumentenverwaltung. Sie erhal-

ten den folgenden Dialog, in dem Sie den

Namen des zu erstellenden Ordners ein-

geben müssen. Des Weiteren können

Sie hier wählen, ob der Ordner ein

Hauptordner oder ein Unterordner eines

schon bestehenden und vorher markier-

ten Unterordners erstellt werden soll. Be-

stätigen Sie die Eingabe über

„Erstellen“.

Die Reihenfolge der Ordner können Sie

über die Pfeilsymbole ändern.



4. Namen bestehender Ordner ändern

Um den Namen eines bestehenden Ord-

ners in StarMoney zu ändern, selektie-

ren Sie bitte in der Dokumentenverwal-

tung den betreffenden Ordner und klicken

danach oben auf die Schaltfläche

„Ordner umbenennen“. Geben Sie nun

bei „Ordner-Name“ den geänderten Na-

men ein und klicken Sie danach auf den

Button „Ändern“ um die Änderung zu

übernehmen.



5. Verschieben eines Ordners

Um einen bestehenden Ordner als Unter-

ordner in einen anderen Ordner zu ver-

schieben bzw. einen Unterordner eines

Ordners zu einem Hauptordner umzu-

wandeln, selektieren Sie bitte den betref-

fenden Ordner in der Dokumentenverwal-

tung und klicken Sie oben auf die Schalt-

fläche „Ordner verschieben“.

Wählen Sie nun den Ordner aus, in wel-

chen Sie den vorher selektierten Ordner

verschieben möchten. Sie können alter-

nativ auch über den Haken „Hauptordner“

einen Unterordner zu einem Hauptordner

umwandeln. Bestätigen Sie dies an-

schließend durch Klick auf den Button

„Verschieben“.



6. Hinzufügen von Dokumenten

Um Dokumente in StarMoney zu verwal-

ten, selektieren Sie in der Dokumenten-

verwaltung einen Ordner, in dem das Do-

kument hinterlegt werden soll und klicken

dann unten auf die Schaltfläche

„Dokument hinzufügen“.

Es erscheint der Dialog „Öffnen“, über

den Sie Ihre Datei auswählen können.

Bestätigen Sie die Übernahme in StarMo-

ney anschließend über die Schaltfläche

„Öffnen“.

StarMoney hinterlegt nun das gewählte

Dokumet im ausgewählten (selektierten)

Ordner. Wiederholen Sie diesen Schritt

mit jedem Dokument, welches Sie in

StarMoney hinterlegen wollen. Beachten

Sie bitte, dass Sie immer den entspre-

chenden Ordner vorher selektieren!

Hinweis:

Wenn Sie die STRG-Taste gedrückt halten, können Sie auch mehr als ein Dokument auswählen und somit

mehrere Dokumente in einem Schritt in StarMoney hinterlegen.



7. Dokument ändern

Hinweis: Beim Hinterlegen der Doku-

mente, verwendet StarMoney standard-

mäßig immer den Tag, an dem das Doku-

ment erstellt wurde. Wollen Sie dies än-

dern z.B. in den Tag an dem das Doku-

ment eingelesen wurde, so markieren Sie

das entsprechende Dokument und kli-

cken dann oben auf die Schaltfläche

„Dokument ändern“.

Hinweis: Beim Hinterlegen der Doku-

mente, verwendet StarMoney standard-

mäßig immer den Tag, an dem das Doku-

ment erstellt wurde. Wollen Sie dies än-

dern z.B. in den Tag an dem das Doku-

ment eingelesen wurde, so markieren Sie

das entsprechende Dokument und kli-

cken dann oben auf die Schaltfläche

„Dokument ändern“.

Sie sehen ein Pop-Up in dem Sie den

Namen des Dokumentes und das Datum

korrigieren können. Bitte übernehmen Sie

die Änderung mit einem Klick auf

„Ändern“.



8. Dokument verschieben

Wenn Sie ein Dokument im falschen Ord-

ner in StarMoney hinterlegt haben, kön-

nen Sie dieses über den Button

„Dokument verschieben“ in einen ande-

ren, in der dann angezeigten Auswahllis-

te, zu selektierenden Ordner verschie-

ben.



9. Fragen und Antworten zur Dokumentenverwaltung

Nachfolgend finden Sie einige Fragen und Antworten bzgl. der Dokumentenverwaltung in StarMoney sowie all-

gemeine Informationen.

Bitte beachten Sie, dass Angaben zu Verzeichnissen, insbesondere des Speicherpfades für Ihre Benutzerda-

tenbank, sich auf eine Standardinstallation von StarMoney beziehen. Sofern Sie z.B. Ihre Benutzerdaten in ei-

nem anderen Pfad hinterlegen bzw. hinterlegt haben, ersetzen Sie die nachfolgenden Angaben mit Ihrem Spei-

cherverzeichnis!

Wo bzw. wie speichert StarMoney meine Dokumente ab?

Wie alle Daten in der Benutzerdatenbank, sind auch die hinterlegten Dokumente verschlüsselt gespeichert und

können nur innerhalb StarMoney geöffnet und angeschaut werden.

Um die Datenbankstruktur Ihrer Benutzerdatenbank nicht zu vergrößern werden alle Dokumente extern gespei-

chert und innerhalb der Benutzerdatenbank verknüpft.

Sie finden die Daten im Verzeichnis \Document. Der Ordner ist seit StarMoney 7.0/StarMoney Business 4.0 im

Pfad C:\ProgramData\StarMoney 11\profil.

Im Ordner Document ist einmal die Benutzerdatenbank (SDY und SDX Datei [bei SMB 8]) und ein Unterordner

mit dem Namen der Benutzerdatenbank vorhanden. Der Unterordner mit dem Namen der Benutzerdatenbank

beinhaltet sämtliche eingelesenen Dokumente mit der Dateiendung „PDY“.

Ein Umbenennen der Dateien ist zwar möglich, beim öffnen wird Ihnen das entsprechende Programm jedoch

eine Fehlermeldung ausgeben und die Datei nicht anzeigen.

Warum sind unter der Dokumentenverwaltung nicht alle Schaltflächen aktiv?

Um Funktionen, wie „Öffnen“ oder „Ändern“, zu aktivieren, selektieren Sie bitte einen Ordner bzw. ein Doku-

ment in der Dokumentenverwaltung.



Wie kann ich meine Dateien sichern, z.B. für eine Neuinstallation?

Die Dokumente werden im Verzeichnis des Benutzers im Ordner \Document z.B. C:\ProgramData\StarMoney

11\profil gespeichert.

Bei einer Datensicherung sichern Sie bitte unbedingt die folgenden vollständigen Verzeichnisse (samt Inhalt)

• Document

• Restore

• BPD

• Reports

• Journal (nur bei einer StarMoney Business)

Ich kann die Dokumente nach einer Datenbankübernahme nicht mehr öffnen!

Stellen Sie bitte sicher, dass der Unterordner unter \Document Ihrem Benutzernamen entspricht. Wurde z.B. bei

der Anlage der Benutzerdatenbank als Name „Max Mustermann“ (ohne „“) hinterlegt, die Datenbank jedoch

später z.B. auf „Max_Muster.SDY“ umbenannt, muss das Unterverzeichnis auch auf „Max_Muster“ lauten.

Copyright und Warenzeichen Alle in diesem Dokument zusätzlich verwendeten Programmnamen und Bezeichnungen sind u. U. ebenfalls

eingetragene Warenzeichen der Herstellerfirmen und dürfen nicht gewerblich oder in sonstiger Weise verwen-

det werden. Irrtümer vorbehalten.

Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt gearbeitet. Trotzdem kön-

nen Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Die angegebenen Daten dienen lediglich der Produktbe-

schreibung und sind nicht als zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne zu verstehen. Herausgeber und Autoren

können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder juristische Verantwortlichkeit noch irgendeine Haftung

übernehmen.

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