eCopy®

Die führende Lösung zur Dokumentenerfassung für MFPs

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Bürodokumente kosten6 bis zu 15 % des Jahresumsatzes

Dokumentenmanagement (17-24 Cent) • Ablage und Archivierung• Abruf• Verteilung• Erfassung und Indizierung

Greifbare Kosten (3-5 Cent) • Hardware• Verbrauchsmaterial• Wartung• Papier und Strom

IT-Unterstützung (1-2 Cent)• Endbenutzer• Gerätemanagement• Ausgabemanagement• Netzwerkmanagement

IT-Infrastruktur (1-2 Cent) • Netzwerk• Programmierung und Wartung von Anwendungen• Software und Lizenzierung

Verwaltung, Beschaffung und Gebäude (1-2 Cent) • Gebäudekosten• Einkaufskosten Produkte/Service• Vertrags- und Abrechnungsprozesse• Interne Servicebereitstellung

Endbenutzeraufwand (10-14 Cent) • PC-Bedienung• Bedienung von Ausgabesystemen• Vorbereitung, Sammlung und Fertigstellung• Technische Probleme, Bedienungsfehler

Infrastruktur Verwaltung

Workflo

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Quelle: InfoTrends

Opportunitätskosten Druck

15-23 Cent/Seite

Opportunitätskosten Erfassung

38-50 Cent/Seite

10 %

Engpässe im ArbeitsablaufIhre Mitarbeiter möchten Papierdokumente schnell und effizient in ihre Desktop-Arbeitsabläufe einbinden. Und anste-hende Routinearbeiten möglichst zügig erledigen, um mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben zu gewinnen. Aber statt-dessen müssen sie sich mit der Verarbeitung und Verwaltung von Papierdokumenten herumschlagen. Mit Nuance eCopy schöpfen Sie das Nutzenpotenzial ihrer Multifunktionsdrucker optimal aus und steigern die Produktivität Ihrer Mitarbeiter.

Einer kürzlichen Studie des amerikanischen Marktforschungs-instituts InfoTrends zufolge geben Unternehmen für die Erstellung und Verwaltung von Papierdokumenten, d. h. für die damit verbundenen Arbeits-, Material- und Gerätekosten 6 bis zu 15 % ihres Bruttoumsatzes aus. Die naheliegendste Sparmaßnahme lautet: weniger drucken und dadurch Kosten für Druckertinte sparen. Durchaus vernünftig, aber leider bei weitem nicht ausreichend. Tatsächlich wird der größte Teil des Budgets von der Verwaltung und Verarbeitung von Papierdo-kumenten geschluckt – oftmals liegen die Kosten dafür sogar doppelt so hoch wie die Druckkosten. Mit Nuance eCopy lassen sich diese Ausgaben drastisch senken.

Anforderungen und Probleme:

f Die zeitintensive Papierbearbeitung schmälert den Umsatz.

f Unser Kundendienst wird mit der Papierflut nicht mehr fertig.

f Unsere Aktenschränke quellen über, und für neue ist kein Platz vorhanden.

f Mitarbeiter vergeuden zu viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten.

f Wir müssen umweltschonender arbeiten.

Unternehmen geben bis zu 15 % ihres Umsatzes für die Dokumentenverarbeitung aus

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Nutzen für die UmweltLaut einer Befragung des Forschungsinstitutes IDC bei über 3000 Nuance-Kunden trägt jeder Nuance-Kunde im Durchschnitt beträchtlich zum Umweltschutz bei.

Umwelt und Geschäftswelt profitieren von grünen Workflows

Ergebnisse: f 703 Tonnen/Jahr weniger CO2

- das entspricht 96 Autos/Jahr weniger auf der Straße

f 588 Seiten/Anwender und Jahr gespart

- durchschnittlich 27 Bäume/Jahr weniger gefällt

Nutzen auf den Anwender bezogen

f durchschnittlich 24 €/Anwender und Jahr für Toner und Tinte gespart

f durchschnittlich 43 €/Anwender und Jahr an Stromkosten gespart

„Wir haben die Papierflut eingedämmt – durch Dokumentenerfassung

gleich zu Beginn des Prozesses. Unsere Dokumente reisen von

Anfang an vollständig elektronisch durch das System.“- Ein Nuance-Kunde

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POWERED BYVom Papier zu dynamischen Informationen

Über ein bestechend einfaches, vielfach ausgezeichnetes Tastdisplay, gekoppelt mit dem weltweit genauesten OCR-Modul Nuance OmniPage, verwandelt eCopy ShareScan statische Papierinhalte in dynamische Informationen. eCopy sorgt für eine nahtlose Einbindung dieser Daten in Ihre Informationssysteme und ermöglicht so eine Automatisierung Ihrer Geschäftsabläufe. Papierdokumente lassen sich somit im Handumdrehen in Online-Geschäftsvorgänge integrieren, die darin enthaltenen Geschäftsdaten werden durchsuchbar und wiederverwertbar.

Vier Aktionen in einem einfachen Schritt

Papiergebundene Informationen sind mit eCopy im Nu zugänglich: in einem einfachen Arbeitsschritt führt es gleich vier Aktionen aus – direkt am MFP.

Erfassen - Text und Dokumentstruktur werden mit 99,8 % Genauigkeit analysiert und erfasst – die gewonnenen Daten sind 100 % weiterverwendbar.

Verarbeiten - Das Replizieren, Transformieren und Einbringen von Änderungen sichert die korrekte Verarbeitung der Dokumente.

Einbinden - Inhalte werden für eine nahtlose Einbindung und Steuerung mit Arbeitsabläufen und Automatisierungstools verknüpft.

Automatisieren - Eine von der Erfassung bis zur Integration durchgängige Verarbeitung von Papierdokumenten ermöglicht die Automatisierung strukturierter Dokumentenarbeitsabläufe.

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Nuance eCopy ShareScan 5 – MFP Server Portfolio

eCopyShareScan Elements

Ideal für mittlere bis große Unternehmen ab 25 MFPs, die gängige Erfassungs-Workflow-Funktionen benötigen.

ErfassenSenden

eCopyShareScan Office

Ideal für Unternehmen und Abteilungen, die Dokumente erfassen und in ihre Geschäfts-abläufe einbinden möchten.

ErfassenVerarbeitenEinbinden

eCopyShareScan Suite

Die ultimative Lösung für Unternehmen und Abteilungen zur vollautomatischen Verarbeitung strukturierter Dokumente oder Formulare.

ErfassenVerarbeitenEinbindenAutomatisieren

eCopyScanStation

Eingabestation für Netz-werkscanlösungen, die hohe Sicherheit, einfachen Zugriff, schnelle Indizierung und maximale Konnektivität erfordern.

ErfassenVerarbeitenEinbindenAutomatisieren

Separate Eingabestation, hohe Sicherheit, einfacher Zugriff und schnelle Indizierung

Erweiterte Automatisierung der Dokumentenverarbeitung

Zusammenarbeit an Dokumenten und Archivierung

Scannen in E-Mails, Ordner und auf den PC

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Führende Dokumentenerfassungstechnologie für MFPs

eCopy basiert auf einer offenen geräteunabhängigen Plattform, die durch hohe Skalierbarkeit und einen modularen Aufbau neue Maßstäbe in puncto Flexibilität und Konfigurationsmöglichkeiten setzt.

Dynamische Inhalte auf dem DesktopDurchsuchbare PDFs sind inzwischen Industriestandard und auf jeden Fall ein guter Anfang. Bearbeitbare PDFs bringen Sie allerdings den entscheidenden Schritt weiter: eCopy konvertiert gescannte Dokumente mit höchster Genauigkeit in bearbeitbare PDF-Dateien, die Benutzer direkt auf ihrem Desktop bearbeiten und mit anderen gemeinsam nutzen können.

10 %der PCs können bearbeitbare PDFs erstellen

90 %der PCs können nur PDF-Bilddateien erstellen

Quelle: Nuance (firmeninterne Daten)

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Schulung: Anspruchsvolles Angebot von der Endbenutzerschulung bis zur technischen Zertifizierung

Vor-Ort-Implementierung: Professionelles Projektmanagement, Installation, Konfiguration und Rollout

Integration und Entwicklung: Erweiterte OCR-Funktionen, Entwicklung und Integration von kundenspezifischen Systemverbesserungen

ZugangskartenFormular-

verarbeitung

ECM-Integration

Kundenspezifische Produktverbesserungen

Datenbank-integration

Ein komplettes Leistungsangebot für unterschiedlichste Anforderungen

Mit den Nuance Professional Services profitieren Sie von dem Know-how und der Erfahrung renommierter Industrieexperten in den Bereichen optische Zeichenerkennung, Dokumentenerfassung am MFP und Dokumenten-Workflow. Die Nuance Professional Services können Sie direkt oder über ein breites Netzwerk an Lösungspartnern unterstützen.

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Vorreiter bei der Entwicklung neuer Arbeitsweisen mit Informationen

Distribution, Schulung und Support weltweit – auf

höchstem Niveau

Richtungsweisende F+E-Aktivitäten

Einzigartig für die einfache Interaktion mit komplexen

Informationssystemen

f über 3.600 eCopy-zertifizierte Techniker

f über 60 Vollzeit-Supportfachkräfte

f über 10.000 Online-Schulungen pro Jahr

f Professional Services speziell für die MFP-Erfassung

f über 100 Ingenieure nur für eCopy

f erfahrene Experten in Sprach- und Textmustererkennung

f Langjährige Erfahrung mit Zeichenerkennung (seit 1974)

f erste MFP-Dokumentener-fassungslösung 1992

f die meiste Erfahrung mit in MFP integrierter Dokumen-tenerfassung

f Nuance-Erkennungs-technik auf Milliarden Geräten

f Mobilanwendungen – Auto – Telefonauskunft – Diktieren – Formularver-arbeitung – PDF-Konvertie-rung

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