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Die Investition in Terminologiemanagement:eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung für den Maschinenbau

Dr. Martin Böcker,Siemens AGMobility | Infrastructure LogisticsKonstanz

Tekom Jahrestagung3. November 2010

Seite 2 03.11.2010 Siemens I MO ILDr. Martin Böcker

Inhaltsübersicht

Der Vortrag beschäftigt sich mit der Frage, unter welchen Umständen die Einführung eines Terminologiemanagements (etwa im Maschinenbau) wirtschaftlichen Kriterien genügt.

Dazu werden Beispiele aus einem Terminologieprojekt bei Siemens I MO IL in Konstanz herangezogen.

Inhalt

Das Problem

Die Analyse

Die Implementierung

Die Wirtschaftlichkeit des Ansatzes

Zusammenfassung

?

Das Problem


Die Kosten eines fehlenden Terminologiemanagements

Die Konsequenzen eines fehlenden Terminologiemanagements sind leicht nachzuvollziehen …


Die Kosten eines fehlenden Terminologiemanagements

Die Konsequenzen eines fehlenden Terminologiemanagements sind leicht nachzuvollziehen …

… aber nicht unbedingt leicht zu vermitteln.


Argument Kosten / Einsparungen

Das Problem löst sich nicht von selbst …



Terminologiemanagement betrifft fast die gesamte Wertschöpfungskette …



Ohne T. werden unterschiedliche Begriffe entlang der Wertschöpfungskette geprägt u. a. von …

AngebotstexternProjektleiternEntwicklernder Technische Dokumentation

… und müssen mit großem Aufwand wieder in Übereinstimmung gebracht werden.


Argument Kosten / Einsparungen:60 Argumente des Dt. Terminologie Tags



Die „Kosten“ durch fehlendes Terminologiemanagement sollten im weiteren Sinne betrachtet werden:

Kosten in €Kosten in zusätzlich aufgewendeter ZeitKosten in verminderter Qualität der DokumentationKosten in verminderter KundenzufriedenheitKosten in verschlechtertem Firmenimage



Ebenso haben die Vorteile von Terminologiemanagement mehrere Seiten:

Einsparungen in €Lieferung zur richtigen Zeit in der richtigen QualitätKundenzufriedenheit und nachhaltig positives FirmenimageGrundelement für zukünftige technische Weiterentwicklung der technischen Dokumentation


Maschinelle Übersetzung

Qualität der Dokumentation und Kundenzufriedenheit

Übersetzungskosten und -qualität

Terminologie-Management Kontrollierte Sprache

Wörterbücher Satzarchive

Weiterentwicklung der Technischen Dokumentation: Beispiel Übersetzungen

Die Analyse


Status quo

Die Ausgangslage bei Siemens I MO IL:

Die technische Redaktion hat die Bedeutung von Terminologiearbeit stets betont und eine Nachschlagefunktionalität im Intranet hinterlegt.

Diese Nachschlagefunktion wurde nicht systematisch von allen betroffenen Kollegen genutzt.

Kunden beklagen sich zunehmend über inkonsistente Benennungen.

Ein Kick-off Projekt wird bewilligt unter der Randbedingung, dass zur Abstimmung von Benennungen keine Meetings stattfinden.


Eine Bedarfsanalyse

Empirische Fragebogenstudie zur Erhebung des Bedarfs nach systematischer Terminologiearbeit bei Siemens I MO IL (Airport und Postal)

Die Daten wurden im Rahmen einer bundesweiten Fragebogenaktion der tekom erhoben. Insgesamt füllte 215 IL Mitarbeiter den Fragebogen aus (etwa 500 waren per E-Mail angeschrieben worden).

Die Business Segments SM, LSW, RC, CP und BL wurden durch die drei Standorte Konstanz, Offenbach und Nürnberg vertreten.

Die Fragen drehten sich um die subjektive Wahrnehmung der aktuellen Terminologiearbeit im eigenen Unternehmen und um die subjektive Bewertung einer systematisch gepflegten Terminologie.


Eine Bedarfsanalyse


Block von vier Fragen zur subjektiven Wahrnehmung der aktuellen Terminologiepraxis (6-Punkte-Skala von ‚ständig’ bis ‚nie’):

Wie häufig erleben Sie…

dass verschiedene Unternehmensbereiche bzw. Mitarbeiter für das Gleiche (z.B. Produktteil) unterschiedliche Bezeichnungenverwenden? dass in verschiedenen Dokumenten für das Gleiche (z.B. Produktteil) unterschiedliche Bezeichnungen verwendet werden?dass Sie Bezeichnungen z.B. von Produktteilen / Funktionen nicht sofort kennen bzw. verstehen?dass Sie Bezeichnungen nachschlagen bzw. fragen, wie bestimmte Dinge benannt werden?

Eine Bedarfsanalyse


Block von sechs Fragen zur subjektiven Einschätzung der Vorteile eines einheitlichen Terminologiemanagements (6-Punkte-Skala von ‚sehr groß’ bis ‚sehr gering’):

Wie groß schätzen Sie - wenn einheitlich festgelegte unternehmensspezifische Bezeichnungen verwendet werden –

die Zeitersparnis bei der Arbeit und in der Kommunikation ein?Ihre Arbeitserleichterung ein?die Verbesserung der Qualität von Kommunikation und Dokumenten ein?die Erleichterung der Verständlichkeit und Vereinfachung für den Kunden?den Bedarf daran ein?die Wahrscheinlichkeit, dass Begriffe von Mitarbeitern nachgeschlagenwerden?

Eine Bedarfsanalyse


Eine Bedarfsanalyse


Eine Bedarfsanalyse

DELTA = BEDARF -NACHSCHLAGEN


Eine Bedarfsanalyse


Eine Bedarfsanalyse

n Siemens = 214, n nicht-Siemens = 270


Zusammenfassung:

Durchgängig in der Organisation wird die Notwendigkeit gesehen, mit dem Thema Terminologie systematisch und professionell umzugehen;

Es gibt einige Unterschiede zwischen den Geschäftsgebieten (SW, HW) hinsichtlich dieser Wahrnehmung;

Während der Einführungsphase ist es von kritischer Bedeutung, die Bedenken der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Dies kann unterstützt werden mit Maßnahmen wie:

Der Veröffentlichung einer Richtlinie undDer Veröffentlichung von Trainingsmaterialien

Eine Bedarfsanalyse

Die Implementierung


Randbedingungen für die Implementierung eines Terminologiemanagements bei Siemens I MO IL:

Keine Präsens-Besprechungen für Abstimmungen;

Allgemeine Verfügbarkeit der aktuellen Terminologie an allen Standorten;

Auswahl des Tools nach für die Nutzer relevanten Kriterien.

Die Implementierung


Der Abstimmungsprozess wird durch folgende Maßnahmen schlank gehalten:

Abstimmungen über ein Web-Forum Tool;

Keine Reaktion auf einen Vorschlag innerhalb einer Frist gilt als Zustimmung;

Es gibt ein klares Rollenkonzept.

Die Implementierung


Die Implementierung


Kriterien für die Auswahl des Terminologie-Tools:

Geringer Wartungsaufwand (Zeit und Lizenzen).

Keine Unterbrechung des Arbeitsprozesses der Schreibenden.

Zugriff auf Definitionen, Übersetzungen, …

Entscheidung für TippyTerm (Fa. Syskon).

TippyTerm wurde von der Fachhochschule Köln, Institut für Translation & mehrsprachige Kommunikation, evaluiert.

Anschauliche Screen-Videos wurden erstellt, die zusammen mit dem Handbuch von TippyTerm auf dem Intranet hinterlegt werden.

Die Implementierung


Die Implementierung



Das Wahlproblem

Der Prozess

Die Software für das Decision Forum

Das Terminologie-Tool



Das Vorteilhaftigkeitsproblem: Die Inputvariablen (Beispielwerte)

Zeitraum der Betrachtung: fünf Jahre (ein Jahr Vorbereitung und vier Jahre Regelbetrieb.

Zinssatz: 8 %.

Stundensatz: € 100.

Ausgaben für das Vorbereitungsprojekt in Jahr 1: 10 PW Projektkosten (10 Wochen * 40 Std. * € 100/Std.) = € 40.000.

Ausgaben für Wartungskosten ab Jahr 2: € 3.300/Jahr.

Ausgaben für Betriebskosten IT ab Jahr 2: € 1.000/Jahr.

Ausgaben für Terminology Management ab Jahr 2: 4 PW * 40 Std. * € 100/Std.) = € 16.000.



Das Vorteilhaftigkeitsproblem: Die Inputvariablen (Beispielwerte)

Ausgaben für Terminology Decision Board ab Jahr 2: 6 Teilnehmer * 1 PW * 40 Stunden * € 100/Std.) = € 24.000.

Ausgaben für Anschaffung des Terminologie-Tools im Jahr 1: €26.000 für die Softwarelizenz inklusive Anpassungen + € 3.300 Wartungskosten für das erste Jahr = € 29.300.

Einsparungen: Da im Schnitt werden sechs Minuten bei jedem Suchvorgang eingespart, d. h. € 10 angenommen werden (6 Minuten einer Arbeitsstunde à € 100).



Einsparungen in T€



Investitionsrechnung nach Kapitalwertmethode (in €)

Annahme: 100 Teilnehmer und 50 Begriffe/Jahr



Gleichung für die Erreichung der Gewinnschwelle:

0 = -37037+(((x*y*10)-44300)*0,857339)+(((x*y*10)-44300)*0,793832)+(((x*y*10)-44300)*0,735030)

+(((x*y*10)-44300)* 0,680583)-29300

entspricht

y = 6593.08 / x



Investition wirtschaftlich

Investition nicht wirtschaftlich

Zusammenfassung


Zusammenfassung

Bei der Planung der Einführung eines Terminologie-Managements sollte beachtet werden:

Nicht alle Kollegen sind gleich betroffen von begrifflichen Inkonsistenzen und gleich überzeugt von der Sinnhaftigkeit eines Terminologie-Managements.

Terminologie-Management ist nicht so sehr eine Tool-, sondern eine Prozessfrage.

Die Einführung sollte von einer Informationskampagne begleitet werden.

Wichtige Players sollten vom ersten Moment an eingebunden werden.


Zusammenfassung

Hebel auf der Kostenseite sind:

Projektkosten bei der Planung und Einführung

Wartungs- und Betriebskosten (Tools und IT)

Laufende Kosten Terminologie-Management und Decision Board

Anschaffungskosten für Tools


Zusammenfassung

Lessons learned:

Die Wirtschaftlichkeit einer Lösung lässt sich erst ex posterioribewerten (z. B. Messung der Nachschlagehäufigkeit).

Man sollte immer auch auf die nicht-monetären Aspekte des Terminologie-Managements hinweisen.

Eine Bedarfsanalyse (etwa in Form des tekom-Fragebogens) kann enorm hilfreich sein.

Die Gesamtlaufzeit der Einführung eines Terminologie-Managements sollte nicht unterschätzt werden.


Kontakt

Dr. Martin BöckerLeiter Technische RedaktionSiemens I MO IL PS DE 61

Bücklestr. 1-578467 Konstanz

Telefon: +49 7531 862521Fax: +49 7531 86832521Mobil: +49 175 2991659

E-Mail: [email protected]

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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