Die SLUB Dresden auf dem Weg zum Staatsbetrieb: Zwischenergebnisse der ABW-Einfuerung

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September 9, 2013 Michael Golsch, Workshop zum Rollout von ABW, Sächsisches Staatsministerium der Finanzen

Die SLUB Dresden auf dem Weg zum Staatsbetrieb

Agresso Business World (ABW) als ERP-System: Zwischenergebnisse der Implementierung


Die SLUB auf dem Weg zum Staatsbetrieb

September 9, 2013 | Seite 2 Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors

Sachsens Staatsbibliothek

Eine der fünf bedeutendsten wissenschaftlichen Bibliotheken in Deutschland mit

einem besonders breiten Aufgabenprofil:

§  Universitätsbibliothek für eine der 10 größten Universitäten in der Bundesrepublik

+

§  Klassische Landesbibliothek (Sammeln und Verzeichnen von Medien aus und über Sachsen)

+

§  Staatsbibliothek mit vielfältigen Koordinierungs- und Servicefunktionen für das sächsische Bibliothekswesen




NSM in der SLUB: zwei Ausbaustufen

(1)  NSM-Basiscontrolling, kameral Ø  Produktbildung

Ø  Stundenrechnung

Ø  Controlling / Reporting

Ø  Haushaltsflexibilisierung

2011




NSM in der SLUB: zwei Ausbaustufen

(1)  NSM-Basiscontrolling, kameral

(2)  NSM-Aufbaucontrolling, Doppik

Ø  Produktbildung

Ø  Stundenrechnung

Ø  Controlling / Reporting

Ø  Haushaltsflexibilisierung

Ø  NSM-konformes ERP-System

Ø  Kosten- und Leistungsrechnung

Ø  Anlagebuchhaltung + Bilanzierung

Ø  Umfassende Budgetierung

2011

2012 + 2013, produktiv ab 2014




2. Quartal 1. Quartal

2012 2013

3. Quartal 4. Quartal 1. Quartal 2. Quartal 3. Quartal 4. Quartal

Zeitplan für das Aufbaucontrolling

Vorbereitung Änderung SLUB-Gesetz Vorbereitung Staatsbetriebsgründung Staatsbetrieb in Kraft; 1.1.14

Soll-Fachkonzepte Planung/Zielv. Budgetierung

Zielvereinbarung SMWK-SLUB

Anpassung Ist-Fachkonzepte KR, LR, CO

Erarbeitung Ist-Fachkonzept Buchhaltung

Aufbau Buchhaltungskompetenz Vorbereitung/ Durchführung Inventur

Fortschreibung Anpassungs-

vereinbarung

Beschaffung Einführungs-

dienstleistungen, Organisation Betrieb Einrichtung

der Software

Praxistest

Entscheidung über Nutzung der vom SID beschafften

Software

= termingerecht erledigt = termingerecht in Arbeit

4. Präzisierung des Zeitplans für die Ausbauphase (Meilensteine für 2013)

Grober Zeitplan für die Ausbauphase

2. Quartal 3. Quartal

2012

1. Quartal

Soll-Fachkonzepte Planung/Zielv. Budgetierung

Zielvereinbarung SMWK-SLUB

Beschaffung Einführungs-

dienstleistungen, Organisation Betrieb Einrichtung

der Software

Vorbereitung/ Durchführung Inventur

Testphase

Entscheidung über Nutzung der vom SID beschafften

Software

2013

4. Quartal 2. Quartal 3. Quartal 1. Quartal 4. Quartal

Anpassung Ist-Fachkonzepte KR, LR, CO

Erarbeitung Ist-Fachkonzept Buchhaltung

Aufbau Buchhaltungskompetenz

Vorbereitung Staatsbetriebsgründung Staatsbetrieb in Kraft; 1.1.14 Vorbereitung Änderung SLUB-Gesetz

Fortschreibung Anpassungs-vereinbarung

Anlage 4 zum Protokoll der StS-Runde zum NSM in der SLUB, 23.11.2012





Agresso Business World als ERP-System

VERTRAGSECKDATEN

03.12.12 Seite 1

!  Der Auftragnehmer verpflichtet sich, schwerpunktmäßig die in Anlage 1a zu Anlage 2 seines Angebotes vom 31.08.2012 benannten Mitarbeiter bei der Bearbeitung der Einzelaufträge einzusetzen.

VERTRAGSECKDATEN

03.12.12 Seite 1

!  Der Auftragnehmer verpflichtet sich, schwerpunktmäßig die in Anlage 1a zu Anlage 2 seines Angebotes vom 31.08.2012 benannten Mitarbeiter bei der Bearbeitung der Einzelaufträge einzusetzen.

= Umsetzung per 1. Januar 2014

= als zweite Ausbaustufe geplant




Zeitplan für die Einführung von ABW 2013

09.09.13 7

Planung & Kontrolle

Analyse & Konzeption Implementierung, Test + Schulung Abschluss

Kick-Off Abschluss

Feinkonzepte

Anwender-schulung ist

abgeschlossen

Abnahme

ABW TU

Integrations-tests sind

durchgeführt

Bereitstellung abgepasstes

Produktivsystem

Übergabe ABW auf Test-Umgebung/Produktionsumgebung gemäß

Konzeption abgeschlossen

Übergabe Feinkonzepte

SID

Testumgebung zur Implementier-ung steht bereit

Schnittstellen sind zum Test

bereit

Go-Live

Abnahme Gesamt-system

* Terminanpassungen per 4. September 2013


Statusbericht per 4. September 2013




Zwischenergebnisse der ABW-Implementierung

Ø  Das Projekt liegt im Gesamtzeitplan. Unterjährige Anpassungen von

Meilensteinen (soweit notwendig) gefährden das Go-Live

per 1. Januar 2014 nicht.

Ø  Das NSM-Aufbaucontrolling wird bis Jahresende 2013 umgesetzt.

Ø  Damit sind alle Voraussetzungen für die Staatsbetriebsgründung

zum 1. Januar 2014 gegeben.

Ø  Mit Unit4 und Syncwork arbeitet die SLUB im Projekt professionell und

gut zusammen.




Was wir mit ABW erreichen werden

per 1. Januar 2014:

Ø  Finanzbuchhaltung + Anlagebuchhaltung in ABW

Ø  KLR mit ABW

Ø  NSM-konformes Reporting (Controllingtabellen) mit ABW




Was wir mit ABW erreichen werden

per 1. Januar 2014:

Ø  Finanzbuchhaltung + Anlagebuchhaltung in ABW

Ø  KLR mit ABW

Ø  NSM-konformes Reporting (Controllingtabellen) mit ABW

Mitte 2014:

Ø  Eröffnungsbilanz mit ABW

Ø  Plankostenrechnung mit ABW




Erste Erfahrungen und Anregungen aus dem ABW-Projekt

Ø  Customizing:

Die Balance zwischen landesweiten ABW-Standards und den Spezifika

der Staatsbetriebe bleibt eine Herausforderung. Sie ist aber für die

mit dem System angestrebten Synergien essentiell.

Ø  Consulting:

Kontinuierliche Begleitung durch die Ressorts ist gerade für die

Ersteinführung eines ERP-Systems und für den damit verbundenen

Wechsel von der Kameralistik zur Doppik wichtig.

Ø  Monitoring:

Regelmäßige sync ups auch auf Arbeitsebene.




ABW als ERP-System – Zwischenergebnisse zur Implementierung

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Kontakt:

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Economy & Finance

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