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DIE ZEHN GEBOTE IM VERTRAGS-, CLAIM MANAGEMENT


Die zehn Gebote im Vertrags-, Claimmanagement

I. Du mußt Kompromisse eingehen, aber …

II. Du sollst Dich vor Widersprüchen hüten

III. Du sollst die frühe Stunde nutzen

IV. Du musst Deinen Vertrag kennen

V. Du musst mit Plänen arbeiten

VI. Du sollst die Rollen & Kompetenzen der Vertragspartner kennen

VII. Du musst Änderungen erfassen und dokumentieren

VIII. Du musst agieren und reagieren = kommunizieren

IX. Du darfst Dir Unterstützung organisieren

X. Du musst Dich auf Verhandlungen vorbereiten


I. Du musst Kompromisse eingehen, aber …


I. Du musst Kompromisse eingehen, aber …

Beispiel eines Anlagenbau-Konzerns für GO / NO GO Entscheidung: GO

Bekanntes Land + Bekannter Kunde + Bekannte Technologie Bekanntes Land + Bekannter Kunde + Neue Technologie Neues Land + Bekannter Kunde + Bekannte Technologie Bekanntes Land + Neuer Kunde + Bekannte Technologie

NO GO

Neues Land + Neuer Kunde + Neue Technologie Neues Land + Neuer Kunde + Bekannte Technologie Neues Land + Bestehender Kunde + Neue Technologie Bekanntes Land + Neuer Kunde + Neue Technologie



Vertragsbestandteile allgemein

Präambel

Definitionen

Vertragsinhalt, technischer Inhalt, Umfang

Kommerzielle und organisatorische Regelungen

Rechtliche Regelungen


Wer muss was tun?

Welche Lieferungen und Leistungen schuldet der Verkäufer dem Käufer?

Welche Kompensation schuldet der Käufer dem Verkäufer?

Welche Lieferungen und Leistungen trägt der Käufer zum Vertrag bei?

Wann muss der Vertrag erfüllt werden?

Was passiert im Falle von Abweichungen?

Wie werden Risiken geteilt?

Wie tritt der Vertrag in Kraft?

Wie muss der Vertrag verstanden werden?




FIDIC (International Federation of Consulting Engineers)


Typ Kurzbeschreibung Verwendung

FIDIC White Book Dienstleistungen / Beratung Engineering, Beratung, Administrative

Dienstleistungen in Bauverträgen

Käufer - Berater

FIDIC Silver Book EPC / Turn Key Vertrag EPC / Turn Key Projekte

Käufer - Generalunternehmer

FIDIC Red Book Bauumfang inkl. Engineering Bau (inkl. Engineering)

Käufer - Bauunternehmer

FIDIC Pink Book Bauumfang,

Engineering durch Käufer

Bau (Engineering vom Käufer)


FIDIC New Yellow Book Lieferungen und Leistungen Elektrische und mechanische Ausrüstung inkl.

Installation und Inbetriebnahme

Käufer - Lieferant

FIDIC Green Book Vertrag Kurzfassung Bau (inkl. Engineering) für geringere

Auftragsvolumina





ICC Mustervertrag Turnkey (International Chamber of Commerce)

Chapter 1 General and preliminary articles Chapter 2 The parties’ obligations Chapter 3 The execution of the contract Chapter 4 Design – responsibility and management, variations Chapter 5 Commencement, the time to taking-over scheduling and progress Chapter 6 Contract price and payment Chapter 7 Completion and taking-over of the works by the employer Chapter 8 Defect correction period Chapter 9 Allocation of risk and responsibility and exclusions from liability Chapter 10 Force majeure and termination of the contract Chapter 11 Insurance Chapter 12 Miscellaneous provisions Chapter 13 Claims, dispute resolution and arbitration


III. Du sollst die frühe Stunde nutzen

Vertragsgestaltung

Vereinbarungen zum Umgang mit Änderungen und Claims in den Vertrag aufnehmen

Fristen für die Anmeldung von Änderungen

Prozedere für die Behandlung von Änderungen

Vereinbarungen für außergerichtliche Streitbeilegungsmöglichkeiten in den Vertrag einbauen

Mehrere Eskalationsmöglichkeiten vorsehen

Experten, Mediatoren, Schiedsrichter

Institutionen: ICC International Chamber of Commerce, DIS Deutsche Institution für Schiedsgerichtsbarkeit e.V., Handelskammer Zürich und Stockholm

Steuer-, Rechtsexperten rechtzeitig hinzuziehen

Komplexität und Änderungsgeschwindigkeit in Steuersachfragen nehmen zu


IV. Du musst Deinen Vertrag kennen I

Welche Verpflichtungen sind wir eingegangen!


IV. Du musst Deinen Vertrag kennen II

Was wird vereinbart?

Vertragsgegenstand, Geltungsbereich

Welches Werk ist zu erstellen?

Beschreibung, Pläne, Kennwerte, Masse, Ort

Wer vereinbart?

AG, AN, nominierte Subunternehmer, Lieferanten

Wann und wo abgeschlossen, wann in Kraft?

Was bedeutet was im Vertrag?

Begriffe, Definitionen

Woraus besteht der Vertrag? Was gilt? Was gilt nicht?

Vertragsbestandteile, Reihung der Gültigkeit, Nebenabreden, mündliche Absprachen


IV. Du musst Deinen Vertrag kennen III

Wie verkehren wir miteinander?

Vertragssprache, Kommunikation und Dokumentation

Welches Recht gilt? Welcher Gerichtsstand?

Was hat der AN wie zu leisten?

Umfang, Qualität, Art der Durchführung

Wann hat der AN zu leisten?

Termine, Meilensteine, Zwischentermine

Störungen, Behinderungen, Verzug

Konsequenzen, Pönale

Wie hat der AG den AN zu bezahlen?

Zahlungsbedingungen, Rechnungslegung

Währung, Währungsrisiko


IV. Du musst Deinen Vertrag kennen IV

Welche Pflichten hat der AG sonst noch ?

Vorleistungen, Beistellungen

Was geschieht wenn ?

Sanktionen bei Problemen, Schäden

Streitfälle, Haftungsfälle, Rücktritt

Gerichtsort, Sprache bei Gericht

Schiedsgericht, ordentliches Gericht

Wer trägt welche Risiken ?

Höhere Gewalt

Welche Sicherheiten hat der AG ?

Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit des AN

Bankgarantien, Versicherungen


IV. Du musst Deinen Vertrag kennen V

Wie endet das Ganze ?

Übergabe/Übernahme

Mängel

Gewährleistung

Schlussfeststellung

Schlussabrechnung

Ende von Haftungen

Sicherheiten

Vertragsende



Leistungsplanung

Liefer- und Leistungsumfang inkl. Schnittstellen

Vorleistungen der Vertragspartner

Lieferausschlüsse / Beistellungen

Terminplanung

Grobterminplan – Meilensteine

Abhängigkeiten – Vernetzte Balkenpläne

Kritischer Pfad – Netzplan

Kostenplanung

Auf Basis der Leistungsplanung



Stakeholder Analyse

Kritisch, Neutral, Positiv

Aktionsplan

Pro aktives Stakeholder Management

Chancen- und Risikoplanung

Qualitative und Quantitative Risikoeinschätzung

Maßnahmenplanung


VI. Du sollst die Rollen und Kompetenzen Deiner Vertragspartner kennen

Welche Faktoren spielen eine Rolle ?

Wer kann den Vertrag beeinflussen ?

Macht & Einfluss ?

Strategische Interessen ?

Wirtschaftliche Interessen ?


VII. Du musst Änderungen erfassen dokumentieren und anmelden

Unabhängig vom späteren Vorgehen konsequente Erfassung und Dokumentation von Änderungen

Leistungsumfang Qualität Terminverschiebungen Verursacher intern/extern Abschätzen von Auswirkungen auf Kosten, Termine, Leistungsumfang, Qualität

Änderungen werden dezentral erfasst und zentral - idealerweise toolunterstützt - dokumentiert

z.B. SOBIS – PIRS Claim PM Smart

Das entsprechende Bewusstsein im Projektteam schaffen und etablieren Lückenlos dokumentieren Zeitgerecht (Re)agieren


Relevante Dokumente Korrespondenz

Technische Dokumentation

Zeitscheiben

Frachtpapiere

Protokolle

Fortschrittsberichte

Fotos

NCRs

…




Um einen Vertrag auch zu seinen Gunsten nutzen zu können, braucht es

Vertragskenntnis

Erkennen der Lücken im Vertrag

Realistische Einschätzung der eigenen Position im Vertrag

Erkennen des Spielraumes und der Vertragsgrenzen

Interpretationsgeschick

Sämtliche vertragsrelevanten Änderungen werden Lückenlos erfasst

Dokumentiert

Kommuniziert intern/extern

Einem vereinbarten Änderungsprozess konform behandelt



Unterstützung für den Projektleiter durch

Stabstelle Recht

Kaufmännischen Projektleiter

Projektkaufmann

Vertragsmanager intern/extern

Vertrags-, Claimmanager intern/extern



Beispiel Job Description Vertrags-, Claim Manager:

Unterstützung des Projektteams in der

Vertragsgestaltung, Vertragsverhandlung

Vertragsprüfung

Vertragsanalyse

Vertragsabwicklung-, Anpassung (Nachträge, Forderungen)

Vertragsreview

Ansprechpartner für das komplette Projektteam



Beispiel Job Description Vertrags-, Claim Manager:

Führen der gesamten vertragsrechtlichen Dokumentation

Schriftverkehr

Änderungen (Nachträge)

Claims (Forderungen)

Schnittstellenkoordination zu den Bereichen

Finanz

Steuer

Einkauf, Logistik

Controlling


Klar strukturierte Prozesse:

Vertragsgestaltung-

Verhandlung

Vertrags-prüfung

Vertrags-analyse

Vertrags-review

Vertrags-abwicklung/-anpassung

Change Request Management

Claim-Management



Vorbereitung des eigenen Teams Definition der eigenen Grenzen und Verhandlungsziele

Definition der Rollen, falls nötig, Rollenspiele trainieren

Diskussion und definition der Argumentationslinie und Taktik

Diskussion und Definition der Argumentationslinie und Taktik der Gegenpartei – Rollenspiele!

Definition der Spielregeln und Agenda für die Verhandlungen

Niemals die Gegenpartei unterschätzen

Gewillt sein, Kompromisse einzugehen



“Du setzt dich durch !”

Loose / Win

“Der lachende Dritte !”

Loose / Loose

“Ich setze mich durch !”

Win / Loose

“Kompromiss, Aushandlung”

Win / Win

Meine Position

Dei

ne

Po

siti

on



VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT!

Erwin Fuchs Partner & Senior Consultant M: +43 699 147 63 406 E: [email protected] W: www.centerlineconsulting.eu

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