DLM Forum, Records Management & elektronische Archivierung | VdW Arbeitskreis | Dr. Ulrich...

Tagung des VdW Arbeits-

kreises im Unternehmens-

archiv Volkswagen

DLM-Forum und

d elektronische Archivierung

Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Oderfelder Strasse 17

20149 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2002

1

DLM-Forum und elektronische ArchivierungDr. Ulrich Kampffmeyer

Tagung des VdW Arbeitskreises im Unternehmensarchiv Volkswagen

Wolfsburg, 20.11.2002

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH



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Agenda

• Dokumentenbegriff• Archivierung und Dokumenten-Management• Anforderungen der deutschen und europäischen

Gesetzgebung• Archivierungstypen• Protokollierung und Sicherheit• Betrieb und Verfügbarkeit• Die Zukunft der Archivierung



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Der Dokumentenbegriff

Herkömmlich

Elektronische Dokumente

Elektronisch signierte Dokumente



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• Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.

• Ein elektronisches Dokument kann heute fast alles sein:• gescannte Seiten

• digitales Fax

• Farbbilder

• Email-Dateien

• Screen-Dumps

• Output-Dateien

• MultiMedia-Objekte

• Sprachdateien

• digitales Video

• Office Dokumente ...

Das elektronische Dokument



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Gleichstellung von Dokumenten

• Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt

• Dynamische Dokumente• Elektronisch signierte Dokumente• Automatisch erzeugte Massendrucke• Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und

Formatinformationen erst zum Dokument werden

• Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter



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Elektronisch signierte Dokumente

• Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist

• Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers



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DRT „Abgrenzungen“

• Dokumenten-Management (im weiteren Sinn)• Elektronische Archivierung, COLD• Dynamisches oder klassisches Dokumenten-Management• Workflow, Groupware• Capture, Scannen

• Knowledge Management• 8 Quellen: Groupware, Dokumentenmanagement, Künstliche Intelligenz,

DataWarehouse/DataMining, Management-Informationssysteme, Automatische Klassifikation, multimediale Datenbanken, E-Learning

• Eigene Merkmale: auto-categorisation, personalisation, agents, classification, profiling, skill-management, data mining etc.

• Enterprise Content Management• Umfaßt Dokumenten-Management im weiteren Sinn• Zusätzlich: Portale, Internet-basierte Technologien, Knowledge

Management, ASP/DMCO etc.• Plattform für Anwendungen: E-Business, Supply Chain Management,

Customer Relationship Management, Collaborative Commerce etc.



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Was ist DRT ?Document Related Technologies

• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution



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DRTDocument Related Technologies

• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution

DRT sind

a) Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierterInformation („Dokumente“) spezialisiert sind

b) Dokumenten-orientierte Funktionen,die in beliebige Anwendungen undIT-Infrastrukturen integriert werden



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DRT-Trends... einige Erklärungen

Was verbirgt sich hinter E-Business ?

• Kombinierte interne Lösung und Abwicklung des Geschäftsverkehrs mit Internet-Mitteln

• aber auchz.B. Beteiligung des Bürgers an elektronischen Mitbestimmungs- undVerwaltungsprozessen



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Archivierung und Dokumenten-Management

Abgrenzung

Komponenten

Architekturen



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Dokumenten-ManagementDefinitionen

"DMS" Dokumenten-Management-Systeme

im weiteren Optical Filing

Sinn Schriftgut-Verwaltungssysteme

Bürokommunikation mit Image-Integration

Imaging-Systeme

Workflow

Groupware

Elektronische Archivierung etc.

030201040101020202



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Dokumenten-ManagementDefinitionen

"DMS" Dokumenten-Management-Systeme

im weiteren Optical Filing

Sinn Schriftgut-Verwaltungssysteme

Bürokommunikation mit Image-Integration

Imaging-Systeme

Workflow

Groupware

Elektronische Archivierung etc.

"DMS" Dynamisches Dokumenten-Management

im engeren Compound-Document-Management

Sinn Ablagesysteme

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Document Life Cycle

Nutzung

Zeit

ERP

DMS WorkflowKnowledge Management

Frühes

Archivieren Spätes

ArchivierenNutzung der archivierten Infor-mation während des Prozesses „Endablage“ mit geringer Nutzung

Archiv



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Elektronische Archivierung

• Records Management• Der Begriff „elektronische Archivierung“ entspricht dem

„Records Management“ im englischen Sprachgebrauch

• Langzeitarchivierung• Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die

Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren

• Revisionssichere Archivierung• Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man

Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten



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• Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt

• Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente

• Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung

• Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten

• Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen

• Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen

• Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen



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Elektronische ArchivierungAnwendungsbereiche

• Traditionelle Archivsysteme• „Imaging-Archive“ – spezielle Systeme mit Scannen von

Dokumenten, inzwischen um Fax, Office-Dokumente etc. ergänzt

• „COLD-Archive“ – Listen- und Druck-Output-Archivierungssysteme

• Spezielle Archive• „Hierarchisches Speichermanagement“ – nachgeordnete Systeme

nur für eine Anwendung

• „E-Mail-“ oder „Groupware-Archive“ – spezialisierte Systeme zur Entlastung von Domino, Exchange und andere Standardsoftwarepaketen

• „Transaktionsarchivierung“ – nachgeordnete Systeme für Portale und WebSites zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen

• Universelle Archive• „Federated Unified Repositories“ – unternehmensweite,

einheitliche, von Anwendungen unabhängige Enterprise-Content-Management-Systeme



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• Aktuellen Integrations- und Lösungsszenarien

• Aus den Beispielen werden die geeigneten Produkt- und Lösungsansätze abgeleitet

• Es gibt keine grüne Wiese!

Anwendungsszenarien bestimmen den Lösungsansatz



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• Transaktionsarchivierung• Angebote, Geschäfte etc. über Web-Server und Portale

sind reproduzierfähig und recherchierbar zu archivieren• Der Protokollierung kommt besondere Bedeutung zu

• Recherchierfähigkeit• Für bestimmte Aufgaben müssen die Daten

recherchierfähig gehalten werden; PDF und TIFF kommen nur für bestimmte Anwendungsfälle in Frage

• Objektbildung• Standardisierung von Meta-Daten schreitet voran• Objektbildung zum Aufbau von Referenzen (z.B.

elektronische Signatur auf Zertifikat) inzwischen unerläßlich (bei SKO-Informationsobjekten gegeben)

Generelle Anforderungen an dieArchivierung



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• Elektronische Signaturen• Die elektronische Signatur ist rechtskräftig• Elektronisch signierte Dokumente müssen archiviert

werden, da sie nicht mehr für die Papierreproduktion geeignet sind

• Schlüsselprüfung muß während der Aufbewahrungsfrist gegeben sein

• Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat mu gewährleistet sein

• Organisatorische Aufteilung von Datenbeständen• Wegen „Mitnahmemöglichkeit“ und Recherche durch

Prüfer müssen Datenbestände in der Index-Datenbank und dem Archiv sinnvoll nach Klassen aufgeteilt werden

• Das Berechtigungssystem muß den Schutz nicht steuerrelevanter Unterlagen (besonders BDSG) sicherstellen

Generelle Anforderungen an dieArchivierung



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Architektur- & Plattform-FragenRelevanz bei der ProduktauswahlPlattform Archiv Workflow DMS KM

Hohe Architektur-Ebene

Com+ Nicht relevant, da separate Subsysteme

Relevant, C/S- Produkte MS-basiert

Relevant, Großteil C/S- Produkte MS-basiert

Relevant, die meisten C/S-Produkte MS-basiert

Corba Nicht relevant, da separate Subsysteme

Relevant, geringerer Anteil C/S-Produkte UNIX-basiert

Relevant, nur kleiner Anteil C/S-Produkte UNIX-basiert

Relevant, nur kleiner Anteil C/S-Produkte UNIX-basiert

Java(Beans) Irrelevant, da die meisten Produkte C/S-basiert

Relevant, viele Produkte für Web entwickelt

Relevant, aber nur wenige Produkte

Relevant, viele Produkte für Web entwickelt

Plattform

LAN/NT/Win2000 Mehrzahl der Produkte

Ca. Hälfte der Produkte

Mehrzahl der Produkte

Mehrzahl der Produkte

Legacy Host Nur sehr wenige Produkte

Praktische keine Praktische keine Nur sehr wenige Produkte

UNIX Deutlich geringerer Anteil als Win

Ca. Hälfte der Produkte

wenige Deutlich geringerer Anteil als Win

Linux Nur sehr wenige Produkte

Nur sehr wenige Produkte



Web-Portal-Plattformen Praktische keine zahlreiche wenige zahlreiche



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Anforderungen der deutschen und europäischen Gesetzgebung

Unveränderbarkeit, Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit

Schutzaspekte nach BDSG

Organisation von Archiven nach Aufbewahrungsfristen und Klassen

Verfahrensdokumentation



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RechtsfragenArchivierung von Dokumenten

In der alten Bürowelt gab es stets die Fragen:• Was kann weggeworfen werden?• Im Ordner kann ich blättern und finde immer alles...• “Ein Büro ohne Papier ist genauso sinnvoll wie eine Toilette

ohne Papier.” (Unbekannt)

In der neuen digitalen Welt folgende:• Was muss gespeichert werden...und in welcher Form?...bevor

es für immer verloren ist?• Wie wird der Kontext einer Web-Transaktion sicher

dokumentiert? Werden Dokumente mit Metadaten verbunden und die Verarbeitung dokumentiert?

• In absehbarer Zukunft werden die Benutzer mit einen komplexen Mix aus Datei-Typen umgehen müssen, die nicht nur von verschiedenen Quellen stammen, sondern auch an verschiedene Stellen versendet werden müssen.



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Grundsätze der elektronischen Archivierung

• Dokumenten-Management und elektronische Archivierung sind die Grundlagentechnologien für die Bereitstellung von Dokumenten und Informationen.

• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ sollen die Rechtssicherheit des Einsatzes von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen verbessern, damit die Nutzen- und Effizienzpotentiale künftig besser genutzt werden können.

• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ berücksichtigen die besonderen rechtlichen Bedingungen in Deutschland.

• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ des VOI sind kein Gesetz und keine Rechtsvorschrift und ersetzen auch keine Gesetze oder Rechtsvorschriften.



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1. Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden.

2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.

3. Jedes Dokument muß mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein.

4. Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.

5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.

6. Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.

Sonstige Vorgaben und EmpfehlungenZehn Merksätze des VOI



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7. Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden können.

8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, daß die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.

9. Elektronische Archive sind so auszulegen, daß eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.

10. Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.

Sonstige Vorgaben und EmpfehlungenZehn Merksätze des VOI



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GDPdU und andere Gesetze

Was heißt GDPdU ?„Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ • Umfeld

• Buchhaltungsdaten• Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und

Dokumente

• Gültigkeit• Brief vom BMF 16.07.2001• Umzusetzen ab 01.01.2002• Übergangsregelungen

• Herkunft• Steuerreform (StSenkG)• HGB AO



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GDPdUHandlungsbedarf für Unternehmen

• Was sind steuerlich relevante Informationen?• Auf welchen Datenträgern werden diese

vorgehalten?• Welche Medien sind langfristig geeignet?• Welche Zugriffsrechte benötigt ein Prüfer?• Müssen Hard- und/oder Software vorgehalten

werden?• Planung von Migrationen• Berücksichtigung von Aufbewahrungsfristen• Nötige Abstimmungen zwischen EDV und Prüfer• Prüfen von Auswertungs-, Filter- und

Sortiermodulen



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GDPdUProblemfelder

• Neue Rechtsbegriffe• Wahrung der Verhältnismäßigkeit• Komprimierte Informationen• eMail• Zumutbare Mitwirkung• Haftung bei Systemabstürzen



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Wichtige Aussagen der GDPdU

I. Datenzugriff

• Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen

• Recht auf direkten Zugriff auf Buchhaltungssysteme mit Recherchemöglichkeit

• Drei Formen des Zugriffs:a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit

Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff)

b) Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff)

c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung)



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II. Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

• Elektronische Unterlagen sind:• Elektronische Abrechnungen• Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der

elektronischen Abrechnung• Elektronisch signierte Dokumente• Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs. 1

AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden

• Aufbewahrungsfristen• Speicherung von Zertifikaten• Protokollierung

• Konvertierung• Verarbeitung• Indexänderungen• Transformationen



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III. Archivierung digitaler Unterlagen

• Maschinelle Auswertbarkeit• COM-Verfilmung nicht mehr ausreichend• PDF, TIFF und andere Image-Formate für

auswertbare Dateien nicht zulässig• Nur einmal beschreibbare digitale Speicher

(WORM-Verfahren: write once read many)



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Handelsgesetzbuch / AbgabenordnungHGB / AO

• Einführungsgesetz zu Abgabenordnung 1977• Geändert am 14.07.2000

EGAO §19b: §146 Abs. 5. §147 Abs. 2, 5 und 5 sowie §200 Abs. 1 der Abgabenordnung ... sind ab dem 01.01.2002 anzuwenden

• Während der Aufbewahrungsfristen müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können

• Sind Daten mit einem DV-System erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen

• Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden



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Bürgerliches GesetzbuchBGB

• §126 Schriftform• Rechtliche Grenzen bei der digitalen Archivierung• Änderung von Schriftform in elektronische Form

und Textform. Gleichstellung elektronischer Dokumente

• Rechtsfolge: Der Empfänger eines elektronischen Dokuments kann sich auf die Vermutung der Echtheit berufen. Der Schlüsselinhaber haftet dafür, dass unberechtigte Dritte die eigene Chipkarte missbraucht haben



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Ausnahmen von der elektronischen Form:• Verbraucherschutz • Kündigung, Beendigung, Befristung eines

Arbeitsverhältnisses • Zeugnis• Bürgschaftserklärung• Schuldversprechen• Schuldanerkenntnis



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• „Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr“ vom 3.7.2001

• Die Textform soll die eigenhändige Unterschrift der erklärenden Person in bestimmten Fällen entbehrlich machen (§126 a)

• Die elektronische Form kann die Schriftform und damit die eigenhändige Unterschrift ersetzen, wenn das elektronische Dokument eine qualifizierte elektronische Signatur aufweist (§126 b)



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Anpassung der Formvorschriften

• Allgemeine Verwaltungsvorschriften über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung (SRVwW)§41 Abs, 1: Unterschriften können durch elektronische Signaturen geleistet werden.

• Verdingungsverordnung für Bauleistungen (VOB)§21: Der Auftrageber kann elektronisch signierte Angebote zulassen, die verschlüsselt eingereicht werden

• Im Verfahrensrecht wird die elektronische Form der Schriftform gleichgestellt, wenn das elektronische Dokument für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet ist



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Elektronisches GeschäftsverkehrgesetzEGG

• In Kraft seit 20.12.2001• Herkunftslandprinzip

• Unternehmen müssen sich nicht in die Rechtsordnungen anderer EU-Staaten einarbeiten

• Negativ unter Verbraucherschutzgesichtspunkten Massive Auswirkungen auf das deutsche Wettbewerbs- und Werberecht (z.B. Streichung von Zugabeverordnung oder Rabattgesetz)

• Revisionssichere Protokollierung von Geschäftstransaktionen. „Elektronischer Poststempel“



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Elektronisches GeschäftsverkehrgesetzEGG

Teledienstegesetz (TDG)• Angebot von Produkten und Dienstleistungen auf einer

Homepage• Unterscheidung zwischen Content Provider, Service Provider

und Access Provider• Hauptpflicht: Der vereinbarte Teledienst• Nebenpflicht: Störungsfreie Übermittlung

Teledienstedatenschutzgesetz (TDDSG)• Grundsatz der Datenvermeidung: Es sind so wenig

personengebundenen Daten wie möglich zu erheben und zu speichern

• Bestands-, Nutzungs- und Abrechnungsdaten• Kostenfreies Recht die gespeicherten Informationen auch

elektronisch einsehen zu können



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Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter BuchführungssystemeGoBS• Bundessteuerblatt Teil 1 vom 14.12.1995• Auch bei Dokumenten-Management und

elektronischen Archivsystemen anzuwenden• Verfahrensdokumentation



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BundesdatenschutzgesetzBDSG

• Datenschutz• Löschung und Sperrung von Daten• Recht auf Löschung personengebundener Daten• In 2001 novelliert - Speicherung steuerrelevanter

Informationen sollte vermieden oder die Daten redundant archiviert werden, um Zugriff von Prüfern auf persönliche, schützenswerte Daten zu vermeiden



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SRVwV

• Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung

• Letzte Änderung 06.08.1999• § 36 (1) Aufbewahrung von Dokumenten

• Elektronische Signatur• Bildliche Wiedergabe

• § 36 (2) Aufbewahrung von Daten• Ursprünglicher Inhalt unveränderbar• Maschinell verwendbare Datenträger

• § 36 (3) Einschränkungen für bestimmte Dokumente

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SignaturgesetzSigG

• Modellgesetz von 1997• Grundlage: RLES Europäische Richtlinie für elektronische

Signaturen• Elektronische Dokumente sind rechtskräftig und revisionssicher

zu speichern. Umsetzung durch alle Mitgliedsstaaten

• § 11 I: Anbieterhaftung bei Verletzung der Anforderungen nach SigG oder SigV oder Versagen der Produkte für qualifizierte elektronische Signaturen oder sonstige elektronische Sicherheitseinrichtungen

• § 11 II: Haftung entfällt nur dann, wenn der Anbieter beweisen kann, dass er nicht schuldhaft gehandelt hat. Haftung für Leistungen von Subunternehmern

• § 11 III: Möglichkeit einer Haftungseinschränkung • Mindestdeckungsvorsorge von 250.000€. Haftung für

Vermögensschäden durch fehlerhafte Zertifizierung



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SignaturverordnungSigV

• Seit Oktober 2001• Qualifizierte Signaturen• Registrierung vs. Akkreditierung: Freiwilligkeit eingeschränkt• Um Ausführungen im Hinblick auf die elektronische

Archivierung ergänzt: Aufbewahrung zwischen 5 und 30 Jahren nach Unwirksamwerden eines Zertifikats

• § 12 Abs. 2 und § 16 Abs. 6: Die Regulierungsbehörde führt einen Katalog mit geeigneten Sicherheitsmaßnahmen für Zertifizierungsstellen. Beachtung der Zertifizierungsstellen für Sicherheitskonzepte und die eingesetzte technische Komponenten

• Übergreifende Neusignierung veralteter Daten: Neue Datenorganisation



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ZivilprozessordnungZPO

• § 292a: Eine in elektronischer Form vorliegende Willenserklärung (entsprechend § 126a BGB) gilt als sog. Beweis des ersten Anscheins

• Dies gilt nur dann nicht, wenn aufgrund von Tatsachen ernstliche Zweifel daran bestehen, dass die Erklärung mit dem Willen des Signaturschlüsselinhabers abgegeben wurde

• Erweiterung der bisherigen Beweisgrundsätze: Beim Bestreiten der Echtheit einer Unterschrift muss ein voller Beweis erbracht werden



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ZivilprozessordnungZPO

• Nach § 286 unterliegen elektronische Dokumente der freien Beweiswürdigung

• Das Prozessrisiko wird durch die elektronische Unterschrift reduziert

• Und zusätzlich durch die Verwendung akkreditierter Signaturen als öffentliches Gütesiegel



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BetriebsverfassungsgesetzBetrVerfG

• §81 Unterrichtungs- und Erörterungspflicht des Arbeitgebers(1) Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer über dessen Aufgabe und Verantwortung sowie über die Art seiner Tätigkeit und ihre Einordnung in den Arbeitsablauf des Betriebes zu unterrichten.

• §91 MitbestimmungsrechtWerden die Arbeitnehmer durch Änderung der Arbeitsplätze, des Arbeitsablaufs oder der Arbeitsumgebung ... in besonderer Weise belastet, so kann der Betriebsrat angemessene Maßnahmen zur Abwendung, Milderung oder zum Ausgleich der Belastung verlangen.



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Zu erwartende Änderungen

UStG• Anwendung elektronischer Signaturen auf

systemerzeugte Belege verschärft die Formvorschriften, da die Signatur personengebunden ist

Steuerrecht• Weitere Ausführungs- und

Konkretisierungsbestimmungen zu erwarten

EU• Es werden Metadaten-Standards für elektronische

Archivierung in verschiedenen Anwendungsbereichen entwickelt

• Archive der Europäischen Kommission und der Verwaltung der Mitgliedsstaaten sollen digital bis Ende des Jahrzehnts geöffnet werden



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Grundlagen für die Verfahrensdokumentation

• „Code of Practice“: Grundsätze der Verfahrensdokumentation Fassung vom 14.12.1995

• Richtlinien für die Verfahrensbeschreibungen des VOI Verband Optische Informationssysteme e.V., 1996



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• Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht

• Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen

• Die Verfahrensdokumentation muss vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein

Verfahrensdokumentation nach GoBS



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• Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben

• Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest, der auf die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystems anzupassen ist

• Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfügen über Musterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung und Ergänzung erleichtern

• Der VOI hat die „Grundsätze der Verfahrens-dokumentation“ als Richtlinie herausgegeben

• Diese Richtlinie ist Grundlage für das PK-DML- Zertifizierungsverfahren von VOI/TüVIT

Verfahrensdokumentation nach GoBSUmfang und Struktur



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Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung

1. Allgemeines Verfahren

2. Organisation

3. Rechtsgrundlagen

4. Datenschutz

5. Vorgangsdefinition

6. Scannen

7. Transport im System

8. Datenbank

9. Archivsystemkomponenten

10. Drucken

11. Ausfallsicherheit des Systems

12. Formate

13. Qualität

14. Betrieb

15. Wartung

16. Migration



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Struktur von Verfahrensdokumentationen

Verfahrensdokumentation• organisatorische Teile des Betreibers• Technik einschließlich Subsysteme Dritter• Software - Grundmodule des Herstellers• individuelle Anpassungen das Systemintegrators• Betriebsvoraussetzungen für den Anwender• Sicherheit, Wiederherstellung und Migration• Qualitätssicherung

Abnahme und Testdokumentation• Testmaterial und Szenarien• Abnahmendokument

Zertifikat der Ordnungsmäßigkeit



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Elektronische SignaturZiele

Berufsrechtlich:• Verschwiegenheitsgrundsatz• Hohe Anforderungen an Vertraulichkeit

• Verschlüsselung

Berufsständisch• Herkunftsnachweis (Authentizität)• Unverfälschtheit und Vollständigkeit (Integrität)• Rechtsverbindlichkeit

• Elektronische Signatur• Eindeutige Identifizierung• Legitimationsprüfung

• Elektronische Zertifikate



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Elektronische Signatur Rechtssituation

Papierwelt:• Willenserklärung und Unterschrift (Körperlicher

Gegenstand)• Weitere Angaben z.B. Angaben nach GmbHG• Traditionelle national gesetzliche LösungElektronische Welt:• Textform vs. elektronische Form• Willenserklärung in elektronischer Form und

qualifizierte elektronische Signatur (keine Urkunde aber Augenscheinsbeweis)

• Übergangsphase gesetzlicher Regelungen• Harmonisierung europäischer und internationaler

Vorgaben



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Elektronische Signatur Elektronische Zertifikate

Papierwelt:• Personalausweis• Reisepass• Passfoto• Körperliche Merkmale• EinwohnermeldeamtElektronische Welt:• SmartCard• Zertifizierte Schlüssel• Vertrauenswürdige Dritte• Trusted Third Party, Trustcenter• Zertifizierungsstelle



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Elektronische Signatur

Eine elektronische Signatur entspricht...

„Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit

ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen“

§2 SigG



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Elektronische Signatur

• Elektr. Signatur:• einfache gescannte Unterschriften• in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren• Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B. „PGP“

• Fortgeschrittene elektr. Signatur• Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den

"fortgeschrittenen elektronischen Signaturen" alle Verfahren, die die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden

• Fortgeschrittene elektr. Signatur besonderer Qualität

• Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den rechtlichen Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur und verlangt darüber hinausgehend ein gültiges Zertifikat sowie die Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit

• Sie entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes.



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59

Elektronische Signatur Akkreditierte qualifizierte elek. Signatur

• Bereitstellung der PKI durch einen Trustcenter, der sich dem Verfahren der freiwilligen Akkreditierung unterzogen hat.

• Zertifikatanbieter weisen vor Aufnahme des Betriebs die Einhaltung der Vorgaben des Gesetzes und der SigV nach

• Durch die Akkreditierung als Gütezeichen wird der Nachweis der umfassend geprüften Sicherheit erbracht.



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60

Elektronische Signatur Gesetzliche Entwicklungen

• Europäische Signaturrichtlinie 19.01.2000

• Novelliertes Signaturgesetz 22.05.2001, löst Version vom 01.08.1997 ab

• Elektronische Form Neuer §126a BGB, Beweisregel §292a ZPO

• Elektronische Form im öffentlichen Recht Neuer §3a VerwVerfG

• Artikelgesetz Geplant VerwVerfG, AO, FGO

• Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen StÄndG 2001: §14 Abs.4 UStG

• Sozialgesetzgebung



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61

• Prinzipielle Übereinstimmung mit der qualifizierten elektronischen Signatur

• Auswirkungen des geänderten SigG:• Freiwillige Akkreditierung für Trustcenter. Keine Vorab-

Genehmigung für den Betrieb durch die Regulierungsbehörde

• Einordnung der rechtlichen Relevanz für definierte Geschäftsvorgänge (Änderungen im HGB und BGB)

• Protokollierung der Zertifikaterstellung• Eindeutige Haftungsregelungen des Trustcenters• In der Schwebe sind derzeit Überlegungen, ob das

Trustcenter die abgeschlossenen Transaktionen zwischen den Kunden als neutrale dritte Stelle archivieren und bei Rechtsstreitigkeiten vorlegen muss

Elektronische Signatur Deutsches Signatur Gesetz (SigG)



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62

Elektronische Signatur Funktionsweise / Absender

Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk

gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p

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iop3u4i6upoupo io

43otip342top34 3

3

46t3434t432pt u34oiuio3t4

4t432tpoiuopu e35porpof

Dokument




iop3u4i6upoupo io

43otip342top34 3

3



Inhalt

AB15Gf7889436

Prüfsumme



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Elektronische Signatur Funktionsweise / Absender

AB15Gf7889436

PrüfsummeSignaturprivater Schlüssel




iop3u4i6upoupo io

43otip342top34 3

3


4t432tpoiuopu e35porpof ----------------------------------------------------

-

XXXXXXXXXXXX-----------------------------------------------------

Elektr. Versand



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Elektronische Signatur Funktionsweise / Empfänger




iop3u4i6upoupo io

43otip342top34 3

3


4t432tpoiuopu e35porpof ----------------------------------------------------

-

XXXXXXXXXXXX -----------------------------------------------------

-----------------------------------------------------

XXXXXXXXXXXX -----------------------------------------------------

AB15Gf7889436

Prüfsumme

Entschlüsselung der Prüfsumme

Vom Trustcenter:

• Öffentlicher Schlüssel

• Zertifikat (Authentizität)

AB15Gf7889436

Prüfsumme




iop3u4i6upoupo io

43otip342top34 3

3



InhaltIntegrität



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Elektronische Signatur Schwierigkeiten

• Die elektronisch signierte Nachricht bleibt im Klartext in offenen Netzen lesbar

• Die elektronische Signatur schafft keine Vertraulichkeit

• Schutz kann nur durch zusätzliche Verschlüsselungsverfahren erreicht werden



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66

Elektronische Signatur Teletrust

• Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat den Teletrust e.V. beauftragt:

• Einen einheitlichen Interoperabilitätsstandard für elektronische Signaturen zu erarbeiten

• Eine harmonisierte Spezifikation zu entwickeln und in den internationalen Standardisierungsprozess einzubringen

• Eine Spezifikation für Kompatibilitätstests zu entwickeln

• Eine erste Fassung der Interoperabilitäts-Spezifikation ISIS-MTT wird bis zum 30. September 2001 erstellt.

• Derzeit existieren zwei Standards in Deutschland:• Industrial Signature Interoperability Specification (ISIS) der AG

Trustcenter e.V. i.G.

• MailTrusT (MTT) des TeleTrust e.V..

• Diese Inkompabilität wird nun durch den Auftrag an Teletrust e.V. beseitigt.



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Elektronische Signatur Probleme der Archivierung

• Zeitlich begrenzte Gültigkeit• Speicherung

• Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat

• Persönliche Signatur nicht für automatische Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet

• Mehrfach-Signaturen, z.B.:• Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner• Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener

Reihenfolge• Abruf elektronisch signierter Dokumente aus einem Archiv führt

automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie• Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr

angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der Signatur)

• Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index-Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei Reorganisation und Migration

• usw.



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68

Zeichnungsvarianten

einfache Signatur Gleichberechtigte Signatur

Hierarchische Signatur Gemischte Signatur

Signatur Schröder

Dokument

Signatur Sachbearbeiter 1Signatur Sachbearbeiter 2

Dokument

Signatur Abteilungsleiter

Signatur Sachbearbeiter

Dokument

Signatur Sachbearbeiter 1Signatur Sachbearbeiter 2

Dokument

Signatur Bereichsleiter

Elektronische Signatur Integration



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69

Elektronisch signierte Dokumente müssen entsprechend ihrer Aufbewahrungsfristen nach Jahren in ihrem Kontext widerspruchsfrei dargestellt werden können !

Elektronische Signatur Integration



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70

• Die USA galten lange Zeit als die Vorreiter in Sachen Kryptografie

• Trotz des jahrelangen Schutzes ihrer Algorithmen wurde das Public Key-Verfahren kaum vorangetrieben

• Die PKI-Lösungen werden insgesamt als unzureichend gelöst bewertet

• Aus diesem Grund wird den biometrischen Verfahren der Vorzug gegeben

• Diese gewährleisten allerdings nur Sicherheit im Bereich der Autorisierung und nicht bei der Authentifzierung und Datenintegrität

• Damit verfolgen die USA primär den Weg der „Einfachen Signatur“. Ein Wandel ist nun allerdings festzustellen

• In Standardprodukte integrierte Software aus den USA kann alle europäischen und nationalen Bemühungen obsolet machen

Elektronische Signatur USA – Elektr. Signatur & Kryptographie



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71

Elektronische Signatur SmartCards

• In Deutschland steht die Diskussion erst am Anfang• Unzureichende Kryptoprozessoren und hohe

Sicherheitsanforderungen gestalten die Verarbeitung auf der Karte schwierig

• Erste Ideen in Verbindung mit der Geldkarte• Beispiel Finnland: Kombination mit

Personalausweis



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72

Elektronische Signatur Verbundprojekt ArchiSig

• Beweiskräftige und sichere Langzeitarchivierung elektronisch signierter Dokumente

• Sichere und verlässliche Transaktionen in offenen Kommunikationsnetzen (VERNET)

• Förderung durch das BMWi• Fördersumme 273.471,62 €• Laufzeit 07/2001 bis 09/2003



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73

Elektronische Signatur Verbundprojekt ArchiSig

Projektpartner• Universitätsklinikum Heidelberg (Medizinische

Informatik / Innere Medizin II)• Fraunhofer Gesellschaft, Institut für sichere

Telekooperation in Darmstadt• Gesamthochschule Kassel• Ceyoniq AG, Bielefeld• Secude Sicherheitstechnologie Informationssystem

GmbH, Darmstadt• Niedersächsische Staatskanzlei, Hannover• Pergis Systemhaus GmbH, Ludwigshafen



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74

Archivierungstypen

Faksimiles, Office-Dokumente, Listen, Druckoutput, Transaktionen, eMails, Websites



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75

Faksimiles

• schwarz/weis vs. Farbige Darstellung• Im Prinzip gleiche Behandlung wie gescannter

Posteingang• Beim Reprint entspricht die Repräsentation nicht

immer dem Original• Skalierung• Randbereiche• Pixeldichte

• Vereinheitlichung der Speicherformate• TIFF bietet sich als standardisiertes Archivformat an• Neue Formate wie JPG2000 im Kommen



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76

Office-Dokumente

• Speicherformate für Office-Dokumente?• Ist ein Dokument lediglich archivierungswürdig/-pflichtig• Oder steuerlich relevant?

• Im Office-Umfeld wird zukünftig die elektronische Signatur verwandt

• Konvertierung vor Signierung• Konvertierung nach Signierung nicht möglich• Wird das Zertifikat des Unterzeichners benötigt?

• Enabling des Archivsystems in der Office-Umgebung oder Archiv als zusätzlicher Client?



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77

COLD

• Definitionen und Abgrenzungen

• Typen von COLD-Verfahren

• Besondere Formate:• AFP

• PDF

• BETA93

• Transaktionsarchivierung, letztlich nur Druckstrom



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78

COLDDefinition

• COLD: Ursprünglich für

Computer Output on Laserdisk

• Heute:• Archivierung von strukturierten Daten als Listen

(Listenarchivierung, Transaktionsarchivierung)

• Archivierung von Druckoutput mit Strukturen und Layout-

Informationen

(Druck-Output)

• Migration mit Übernahme von Daten und Objekten zur Füllung

von Datenbanken und Repositories

• COLD-Schnittstelle wird zur allgemeinen Import-

Schnittstelle



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79

COLDProzesse

VAX

HOST Konverter

Index-DB

ArchivSpeicher

AnwendungKonverter

Datenbank

Daten

Output-

Objekte

Importfähige

Objekte

Indexeinträge

Archivobjekte

• Konverter: • Formatumwandlung• Indexkomplettierung

• Archiv:• Indizierung• Archivobjektbildung

• Index-DB: • Primär-und Sekundär-Index • Volltext

• Speicher:• Einzelobjektarchivierung• Containerarchivierung



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80

Typen von COLD-VerfahrenListen im Daten-Format

Konverter

Listen

Formatdefinitionen

Lieferndes System

Liste imOriginalformat

Liste imneutralen Format

Referenz Format

ContainerObjekt

Objekt

Index-DB



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81

Typen von COLD-VerfahrenListen mit Hintergrund-Layout

Konverter

Listen

Lieferndes System

ObjektBiblio-thek

Objekt Objekt

Liste von Objekten mit Referenz auf Ressourcen

Objekt Objekt Objekt

Liste von Objekten inkl. Layout

ObjektObjekt

ObjektObjekt

Einzelobjekteinkl. Layout

Index-DB



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83

Typen von COLD-VerfahrenDruckoutput mit Ressourcen-Referenz

Form Form Form

Druckoutput

Druckoutput im Originalformat

Biblio-thek

Konverter

Layoutsneutral

Index-DB

Objekt Objekt Objekt

Liste von Objekten mit Referenz auf einzelneRessourcen

Form Form Form

Druckoutput

Originalformat, zusätzlich Hintergrundlayout und Ressourcen für die Gesamtdatei

Form Form Form

Druckoutput

Datenlisten mit zugehörigenLayouts

Form Form Form

Druckoutput

Form Form Form

Druckoutput

Form

Druckoutput



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84

Typen von COLD-VerfahrenDirect-Output-Management

Speicher

Konverter

Auslesen DB

Biblio-thek

Datenbank

Auslesen Formulare

COLD/Publish-Anwendung

Index-DB

Archivieren

Versenden

Web-PublishingeMail / Groupware

Drucken Webserver / Browser

Druckstrasse



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85

Typen von COLD-VerfahrenMigration: Datenbank und Objekte

DBalt

DBneu

SpeicherLieferndes System Konverter

KonvertierteArchivobjekte

Neue Speicherorte

Neue Indizes

Auslesen alte Datensätzeund Dokumente



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86

COLD – RetrievalTraditionell: Primär-Index

Index-DB

Archiv

Anfrage Gesamtobjekt

Bereitstellung

Gesamtobjekt

aufgrund Objektindex

Client

Recherche Objektindex + Inhalt

Zusätzlich ist die Positionierung auf dem ersten Datensatz

aufgrund inhaltlicher Recherchekriterien bei komfortableren

Systemen möglich



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87

COLD – RetrievalPrimärindex + Sekundärindex

Index-DB

Archiv

Anfrage Gesamtobjekt• Bereitstellung

Liste aller Fundstellen• Bereitstellung

Listsätze • Bereitstellung

relevante Einzelobjekte

Client

Recherche Objektindex + Inhalt

Interpreter

Bereitstellung

Gesamtobjekt

aufgrund

Objektindex

Halten des Sekundärindex in der Datenbank (bsp. Volltext)

führt zu Mengenproblemen



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88

COLD-Archivierungim Umfeld SAP

Archivierung ausgehender Belege erfolgt über “zusätzlicher Drucker”

• nur drucken• nur archivieren• drucken und archivieren

Erzeugte Formate• Bisheriger Standard OTF • abgelöst durch PDF (ab 4.0B)

(erfordert derzeit Acrobat Reader als Viewer)

Problem: SAP kennt das Layout des gedruckten Objekts nicht. SAP kann dann kein korrektes PDF erzeugen

• Formularzuordnung erst ab 4.6C möglich• Alternative: Externes Drucksystem

Ausgehende Belege

• Rechnungen• Lieferscheine• Bestellungen• Reklamationen• Schriftverkehr• Prozeßmeldungen• u.v.a.m.

Ausgehende Belege

• Rechnungen• Lieferscheine• Bestellungen• Reklamationen• Schriftverkehr• Prozeßmeldungen• u.v.a.m.



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89

eMail

• Der Inhalt einer eMail lässt sich als reiner Text ablegen, ist damit recherchierbar

• Auch Wandlung in TIFF u.a.• Was geschieht mit den Attachments?• Wie wird der Zusammenhang von Inhalt und

Attachment gewahrt?• Zusätzlich elektronische Signatur?• Unterscheidung von interner und externer eMail



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90

WebSites

• Besondere Form der Transaktion- / Datenarchivierung

• Webcapturing• Die Kontrolle über zu archivierende Inhalte muss

nicht bei einem selbst liegen: Portale, Partnersites• Abgrenzung zum EGG/Datenschutz• Formulare oder eMail



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Protokollierung und Sicherheit

Journale

Berechtigungssystem

Restart & Recovery



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92

Journale

• Verbesserung der rechtlichen Anerkennung durch revisionssichere Protokollierung

• Die revisionssichere Protokollierung führt in Verbindung mit der elektronischen Unterschrift und der Verfahrensdokumentation zu einem sogenannten ”elektronischen Dokument hoher Qualität” mit einer verbesserten Rechtssicherheit



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93

Journale

Notwendige Protokollierungen sind im Bereich:• Pflege• Einrichtung und Änderung von Benutzerdaten,• Einstellen und Löschen von Signaturen, wenn diese

auf dem Server hinterlegt sind,• Nutzung• Protokollsätze mit den Angaben Benutzer,

Signaturcode, Datum/Uhrzeit und Unique Identifier des Informationsobjekts.



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94

Journale

Die Sicherheitsmerkmale sind:• die Prüfsumme im Dokumentenheader,• die Eindeutigkeit des Unique Identifier,• die Unveränderbarkeit des Dokuments und des

Protokolls beim Speichern,• die Verfahren sind in sich geschlossen, d. h. es

existiert keine manuelle Eingriffsmöglichkeit,

das Verfahren ist nach GoBS in der Verfahrensdokumentation beschrieben.



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95

Journale

OfficeDokument

Signatur-Header

OfficeDokument

Informationsobjekt-Header

Signatur-Header

OfficeDokument

Informationsobjekt-Protokoll

UI X Y Z

UI,Datum,etc.

Daten zur Nutzung der Signatur

Erstellen Signieren Archivieren Protokollieren



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96

BerechtigungenBeispiele für Fehlerursachen

• Unzureichende Berechtigungsprofile• Zuständigkeit von Mitarbeitern nicht eindeutig• Keine Berechtigung auf die erforderlichen Anwendungen oder

Informationen• Restriktive Zugriffsrechte behindern Informationszugriff• Keine Prüfung der Zugriffsberechtigung auf das Archiv• Unkontrollierte Übernahme von Dokumenten und Akten aus

dem bestehenden Archiv• Mehrmaliges Anmelden für die verschiedenen Anwendungen

erforderlich• Vertraulichkeit von abgelegten Dokumenten im Archiv nicht

gewährleistet• Zugriff auf Informationen im Archiv von einer bestimmten

Person abhängig• Vertretungsregelung nicht eindeutig



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97

Berechtigungen

Ziel sollte sein, möglichst vorhandene Benutzerverwaltungssysteme zu integrieren oder zumindest deren Daten zu nutzen zu können



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98

BerechtigungenNeutrale Benutzerberechtigungen

Benutzer• Berechtigungen sollten nie an Einzelpersonen festgemacht

werden, sondern neutralen Benutzergruppen zugeordnet werden

Benutzergruppe• Neutrale Benutzergruppen beinhalten vertikale (Lesen,

Schreiben etc.) und horizontale Berechtigungen (Dokumentenklassen) in entsprechender Kombination

Dokumentklasse• Dokumentobjekten selbst können bestimmte

Berechtigungsinformationen tragen. Durch die Zuordnung zu Dokumentklassen werden die Klassenmerkmale weitergegeben.

Sicherheitsanforderungen• Dokumentobjekte gelten für die aktuelle Aufbewahrungsfrist.

Sie können weder mutwillig noch versehentlich gelöscht werden können.



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99

Datenschutz und Datensicherheit

Benutzer-profile

Benutzer-profile

datenschutz-rechtliche

Vorschriften

datenschutz-rechtliche

VorschriftenMigrationMigrationorganisatorische

Planungen

organisatorischePlanungen

Software-komponenten

Software-komponenten

Hardware-komponenten



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100

Restart - Wiederanlauf

• Wiederanlauf nach Betriebsstörungen• Verlust der Netzwerkverbindung• Störungen der Indexdatenbank• Störungen des IRS• Störungen der optischen Speichereinheit• Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher• Der Wiederanlauf stellt sicher, daß die Systeme

kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können

• Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen



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101

Verfahren zum Wiederanlauf

• Redundante Systeme• z.B. gespiegelter Server, RAID, Dual Homing etc.

innerhalb eines Systems • z.B. Sicherheitsrechenzentren

• Problem: hohe Kosten, aufwendiger Betrieb

• Einspielen von Sicherungen• z.B. Bandsicherungen

Problem: Teile der aktuellen Daten- und Dokumentenbestände fehlen, Teil-Recovery und Konsistenzabgleich erforderlich



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102

Teil-Recovery

• Definierte Teile des optischen Archivs sind nicht mehr verfügbar

• Teil-Recovery, z.B.• Recovery über einen bestimmten Zeitraum• Recovery eines Mediums• Recovery einer bestimmten Dokumentengruppe

oder eines bestimmten Dokumentenortes• Durch das Zusammenwirken von Teil-Recovery

und Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt



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103

Voll-Recovery

• Komplettes Archiv oder Archiv-Subsystem ist ausgefallen

• Voll-Recovery• Recovery meint in der Regel den Wiederaufbau des

gesamten Systems von den optischen Speichermedien

• Durch das Zusammenwirken von Voll-Recovery mit Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt



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104

Herkömmlich• Datenbank, Netzwerk etc. werden über Bänder gesichert• Im Archiv liegen nur die Dokumente selbst

(in Zukunft für revisionssichere Archivierung nicht mehr zulässig)

Zusätzliche Sicherung über digitale optische Speicher• Zugriffs- und Indexinformationen werden als String nahe beim

Dokument gespeichert• Teile der Datenbank werden mit auf die gleiche Seite der

optischen Platte geschrieben• Es werden “Self contained”-Informationsobjekte archiviert, die

im Header alle notwendigen Informationen mit sich tragen(sicherste Methode; auch für den Austausch von Dokumenten geeignet)

Verfahren der Absicherung für den Recovery-Fall



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105

Eindeutige Indizierung

• WiderspruchAutomatische Klassifikation / herkömmliche Indizierung

• Stabilität• Volltext versus Struktur



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106

Betrieb und Verfügbarkeit

Betriebsanforderungen

Migration



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107

BetriebsanforderungenProzesse

• Betriebsstörungen dürfen keine Inkonsistenzen oder Datenverlust verursachen

• Optimales Zusammenspiel von Betriebssystemen und Archivkomponenten

• Prozesse wie Erfassung, Indizierung, Transport im System etc. müssen gegen unbefugten Eingriff besonders gesichert sein



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108

BetriebsanforderungenBetriebsbedingungen

Aufstellung• Zugangskontrolle• Server und Jukeboxen abschließbar• Klimatisierung• Vorkehrungen gegen Staub, elektrostatische Aufladung etc.• Brandschutz

Handhabung von Speichermedien• Sicherungskopien• Benutzung, Transport und Lagerung von Offline-Medien

Überprüfung und Wartung• Routine-Untersuchungen• Dokumentation• Präventive Wartung und Tests



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109

Migration

Ein schwerwiegender Interessenkonflikt:

• Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren

• Informationen sollen langfristig verfügbar seinDer Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards ...



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110

Migration

Entscheidung

Realisierung Produktions-betrieb

GeänderteAnforderungen

Migration



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111

Migration

Strategie eines Migrationskonzeptes muß sein, über die erste Realisierungsphase hinaus

• Betrieb,• Informationsverfügbarkeit,• Ausbaufähigkeit und• Systemwechsel

sicherzustellen.

Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden.



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112

• Kontinuierlicher Ausbau mit dem Lokalisiererkonzept

• Entfernung nicht mehr benötigter Medien, bis ein älteres Archivsystem überflüssig wird

• Umkopieren von Informationen auf neue Medien, Konvertierung älterer Formate

Migration



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113

PZW

TechnischeArchive

Anwendungen

Client-Ebene

IBM Host„classic“

BK-Appl.Web-

Server

Firewall

BrowserApplets BK-Client Lotus Notes

TerminalEmulation

Smalltalk-Appl.

DB Index

C/S-Appl.

C/S-Client „Master“-DMS-ClientScan, Index,Recherche

IBM

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

FileNet ...

DB Index

DB Index

Aktiver IndexArchiv-APIsODBC Konverter

Produktflexible Zwischenschichtmit temporärer Datenhaltung



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114

Produktflexible Zwischenschichtmit redundanter Datenhaltung

PZW

TechnischeArchive

Anwendungen

Client-Ebene


BK-Appl.Web-

Server

Firewall


TerminalEmulation

Smalltalk-Appl.

DB Index

C/S-Appl.


IBM

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

FileNet ...

DB Index

DB Index

Master-

indexArchiv-APIs Replikation

ODBC Caching PZW -Schnittstelle

Konverter



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115

Produktflexible Zwischenschichtmit ausschließlicher Datenhaltung

PZW

TechnischeArchive

Anwendungen

Client-Ebene


BK-Appl.Web-

Server

Firewall


TerminalEmulation

Smalltalk-Appl.

C/S-Appl.


IBM

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

FileNet ...

DB-Index

DB -Index

Archiv-APIs

Caching PZW-Schnittstelle

Archivfunktionalität

DB-Index

DB-Index

Konverter



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116

Produktflexible Zwischenschichtohne Datenhaltung

PZW

TechnischeArchive

Anwendungen

Client-Ebene


BK-Appl.Web-

Server

Firewall


TerminalEmulation

Smalltalk-Appl.

DB Index

C/S-Appl.


IBM

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

FileNet ...

DB Index

DB Index

Index-SchemataArchiv-APIsPZW-Schnittstelle



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117

Die Zukunft der Archivierung

„Das Gedächtnis des Informationszeitalters“

Meta-Daten-Standards

Neue Archiv-Medien und Systeme



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118


„Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis

des Informationszeitalters“

Erkki Liikanen

EU-Kommissar

„Information Society“



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Fehleinschätzung ?!

• Große digitale Informationsbestände sind heute bereits nicht mehr erschließbar oder verloren

• Analysten veröffentlichen Einschätzungen, dass der Markt für elektronische Archivierung zu 80% gesättigt sei...



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120

Fehleinschätzung ?!

• Große digitale Informationsbestände sind heute bereits nicht mehr erschließbar oder verloren

• Analysten veröffentlichen Einschätzungen, dass der Markt für elektronische Archivierung zu 80% gesättigt sei...

• Falsch, der Abdeckungsgrad ist eher bei 20%• Viele singuläre Insellösungen, keine Enterprise-Systeme• Ca. 50% der Systeme stehen zur Migration an (nicht

mehr vorhandene Produkte oder Anbieter, veraltete Architekturen, etc.)

• E-Mail-, Transaktions- , Web-, Content- und andere Archivierungsformen stehen erst am Anfang



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121

Anforderungen an elektronische Archivierung im eCommerce

• Transaktionsarchivierung• Eingang• Ausgang• Verarbeitung

• Zeitstempel / Zeitzonenproblematik• Authentifizierung• Sprachabhängigkeiten bei virtuellen Dokumenten• Angebote auf Websites• Informationsnutzung entsprechend Copyright und

Urheberrecht• Kommunikation, Konsolidierung und Integration mit

operativen Systemen



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122

Anforderungen an elektronische Archivierung im eBusiness

• Übergreifende Lösungen für B2C, B2B, B2E...• Harmonisierung elektronischer Signaturen im

internen und externen Gebrauch• Mitarbeiter kann gleichzeitig Kunde sein• Zeichnungsberechtigung in Abhängigkeit von Position

und Rolle

• Medienbrüche zwischen internem und externem Content

• Durchgehende Berechtigungen über alle betroffenen Systeme

• Unified, federated Repositories als Enterprise-Content-Management-Infrastruktur



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123

Metadaten-StandardsDublin Core

1. Titel2. Verfasser oder Urheber3. Thema und Stichwörter4. Inhaltliche Beschreibung5. Verleger bzw. Herausgeber6. Weitere beteiligte Personen und Körperschaften7. Datum8. Ressourcenart9. Format10. Ressourcen-Identifikation11. Quelle12. Sprache 13. Beziehung zu anderen Ressourcen 14. Räumliche und zeitliche Maßangaben15. Rechtliche Bedingungen



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124

Metadaten-StandardsMoReq

• Funktionsmodell und Anforderungskatalog für elektronische Schriftgutverwaltungssysteme in Europa

• Identifier

• Name

• Descriptive keywords

• Description

• Date opened

• Date closed

• Person or post responsible for maintenance



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Metadaten-StandardsMoReq

• User group access rights

• User access rights

• Security category

• Rule(s) for closing volumes

• User-defined metadata elements

• Deletion date

• Deleted by

• Retention schedule

• Classification history

• Reason for re-classification



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Metadaten-StandardsXML-Umfeld

RDF Resource Description Framework

XMI XML Metadata Interchange

Etc.

• Für fast alle Metadatenansätze existiert eine XML-Version

• XML ist als Beschreibungssprache für Metadaten gut geeignet

• Dieses hilft aber nicht bei der eigentlichen Standardisierung der Metadaten



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Medien und Systeme

Magneto-optische Medien• 2,6 bzw. 5,2GB/Medium (5 ¼“)• WiederbeschreibbarOptische Medien• True/Soft WORM: 30GB/Medium (12 inch)• CD und DVD: Jukeboxen mit CD-Laufwerken können

meistens mit DVD-Laufwerken nachgerüstet werden. Noch sind DVD-Medien im Vergleich zu teuer

Optical Tape• Projekt LOTS Optical Tape mit dem Ziel einer

Datenübertragung von 100- to 185-MB/s und 1 TB pro Medium

FMD Fluorescent Multilayer Disc• Die erste Generation speichert zwischen 20 und 100GB auf

12-30 Schichten (Medium < 2mm, CD-Format), Paralleles Lesen & Schreiben, Datenübertragung bis zu 1 GBit/s



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DRT-Trends

• Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste; Enabling und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften

• Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen• Rezentralisierung, ASP und Document Management

Complete Outsourcing• Nutzung mit Internet-Technologien über Browser und Applet• Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und

Dokumenten• Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge

Management• Directory Services• Elektronische Signatur• Web Content Management und Enterprise Content

Management



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Was verbirgt sich hinter AutomatischerKlassifikation ?

• Automatisierte Posteingangserfassung mit maschineller Indizierung zur Überwindung des Flaschenhalses der Erfassung

• Automatische Indizierung von Email undanderen elektronischen Dokumenten

• Intelligente Unterstützung der Recherche• Auswertung von Datenbasen im Sinne von

DataMining• Sichere und personenunabhängige

Klassifikation



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Was verbirgt sich hinter Content Management mit XML ?

• Verwaltung von Daten- und Dokumenten-beständen auf Web-Servern

• Standardisierte, Internet-gerechte Objekt-Beschreibungen, Meta-Daten und Austauschformate

• Einheitliche Verwaltung beliebiger Formen von Informationen

• Grundlage vieler Web-Content-Management-Lösungen



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Was verbirgt sich hinter Integration in Bürokommunikation und EAI ?

• Einheitlicher Posteingangskorb für alleFormen von Nachrichten und Dokumenten

• Keine eigenständigen Clienten-Oberflächenmehr, sondern Nutzung aus Exchange,Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP)

• Speichern, Finden und Bearbeiten mitder Funktionalität der Standard-Anwendung

• Zusammenführung von unterschiedlichsten Anwendungen mit einheitlicher Speicherung aller Dokumente in einem Speichersystem



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Was verbirgt sich hinter Ready-to-Work ?

• Keine aufwendigen individuellen Entwicklungen mehr

• Einsatz von vorkonfigurierten Branchenlösungen

• Für die öffentliche Verwaltung z.B. vorkonfigurierte Lösungen auf Basis des DOMEA-Konzeptes



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Was verbirgt sich hinter ASP undDokumentenmanagement-Outsourcing ?

• Nutzung der Software und der Speicher eines Application Service Providers

• Outsourcing von Erfassung und Betrieb• Keine eigene Hardware, kein eigenes Personal,

keine Migrationen ...• „Pay-per-View“, „Pay-per-Volume“, „Pay-per-...“• Nutzung mit Internet-Mitteln



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Was verbirgt sich hinter Security ?

• Kryptographie für die sichere Übertragung• Elektronische Signaturen für authentische

Dokumente• Rollenbasierte Autorisierungskonzepte• Firewalls und „Viren-Killer“



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Was verbirgt sich hinter Directory Services und LDAP ?

• Single-Log-On in allen Systemen• Einheitliche Berechtigungen für alle Systeme• Konsistente und nicht-redundante Adressbestände• Standardisierte Verwaltung von Ressourcen-

Daten• Ersparnis bei den Pflegekosten



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Was verbirgt sich hinter Knowledge Management ?

• Verbesserte inhaltliche Erschließung vonInformationen

• Abbildung des expliziten, impliziten (mit starken Einschränkungen) und kollektivenWissens einer Organisation

• Situationsgerechte Kombination und Verdichtung relevanter Information

• „Unabhängigkeit vom Wissen einzelner“



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Was verbirgt sich hinter Web-Content-Management und Enterprise-Content-Management ?

• WCM dient zur • Gestaltung auf Auftritten, Durchführung von

Redaktionsprozessen und Verwaltung von • externen Websites (Internet) und internen Intranets

• ECM folgt der Idee, dass• Alle Informationen für die verschiedenen Bearbeitungs-

und Anzeigezwecke nur einmal gespeichert werden• Content-Management eine integrative Zwischenschicht zur

Verwaltung, Verteilung, Kontrolle, Speicherung und datenbankgestützten Bereitstellung aller Dokumente bildet

• Alle Anwendungen einheitlich die Dienste von ECM nutzen



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Die Zukunft der elektronischen Archivierung

• Nachgeordnete Dienste• Universell einsetzbare Speicherverwaltungssysteme als

einheitliche Archiv-Infrastruktur (Enterprise Content Management)

• Zugriff unabhängig von erzeugender Applikation

• Enabling und Engines statt „Insellösungen“

• Konverter, Lokalisierer, Viewer

• Standardschnittstellen

• Einbindung in einheitliche Berechtigungssysteme

• Neue neutrale Dokumentformate• Selbstbeschreibend

• Einheitliche Metadaten

• Migrationssicher

• Plattformunabhängig

• Sprache, Bewegtbild, dynamischer Content, Meta-Objekte



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Thesen

• Wir stehen erst am Anfang und nicht am Ende einer Ära zum Thema elektronische Archivierung

• Elektronische Archivierung ist eine Basistechnologie, die allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung stehen muss

• Man soll nicht auf den Druck oder die Auslegung der Gesetzgebung warten, da diese der Entwicklung hinterher hinkt

• Ziel muss sein, das digitale Gedächtnis für die Unternehmen langfristig auslegen und kurzfristig einzuführen



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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !


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