Make Your Data Work for You

Domino, Exchange, O365

Ihre Emaildaten sind

Gold wert November 2016

Agenda

• Vorstellung

• Anschluss & Einleitung

• Quellen für Emaildaten

• Arten von Emaildaten

• Sammeln von Emaildaten

• Hinweise für den Umgang mit Emaildaten

• Wie Sie Ihre Emaildaten in Gold verwandeln

• Zusammenfassung

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Vorstellung

• Florian VoglerCEO panagenda

• Büros in AT (HQ), DE, NL, US

• Kunden mit mehr als

9 Millionen Lizenzen

in über 70 Ländern

• Wir helfen Kunden bei Monitoring, Analyse, Optimierung & Transformation

von IBM Notes, Domino, Connections, Traveler, Sametime,

sowie Monitoring und Analyse von MS Exchange, SharePoint und O365Clients, Server, Anwendungen, Kommunikation und Collaboration

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Anschluss

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Anschluss

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Anschluss

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• Turnkey Software Appliance (VMWare image Docker)– Apache Tomcat, PostGreSQL, IBM Notes, PowerShell, panagenda iDNA

• Sammeln, Aggregieren, Anreichern, Visualisieren und Zurverfügungstellen von Daten

• Diverse Datenkollektoren– Microsoft

• Mail Tracing und Tracking Daten

• File-Informationen (Windows Clients, Fileserver, SharePoint)

– IBM

• Nutzung (Rich, Web, Mobile), Security, Performance

• Application Design

• Mail Routing und Journal

• File-Informationen (Domino, Connections)

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Einleitung: panagenda

Quellen für Emaildaten

• Mail Routing/Tracking/Tracing logs

Datum/Uhrzeit, Von, An, Betreff, Gesamtgrösse, ID

– Microsoft Exchange on Premises

– Microsoft O365

– IBM Domino / Verse on Premises

• Mail Journal

„Alles ist möglich“

– z.B. Namen und Grössen von Datei-Anhängen, Mail-Inhalte, Attribute, …

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Arten von Emaildaten

Rohdaten

• ⅀Alle = {Eingehend, Ausgehend, Intern, Extern, …}inkl. (Rest)Spam, Werbung, …

Anreicherung mit HR Daten

• ⅀Intern = {Mails von/an Mitarbeiter}

• ⅀Extern = ⅀Alle – ⅀Intern

• ⅀InnerhalbAbteilung = {Mails innerhalb einer bestimmten Abteilung}

• ⅀AbteilungIntern = {Interne Mails von/an bestimmte Abteilung}

• ⅀AbteilungExtern = {Externe Mails von/an bestimmte Abteilung}

Anreicherung mit z.B. ERP Daten

• ⅀Geschäftsrelevant = {Mails von und/oder an Kunden}

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Sammeln von Emaildaten

Mail Routing/Tracing/Tracking

• Wenn Sie „eine Microsoft Quelle“ haben können Sie das auch selbst

• Wenn Sie IBM Domino oder mehrere/viele Emailserver haben

panagenda & bluecue

• Datenuntermengen Filtern – z.B.

– Kundenrelevante Emails

– Nur interne Emails

– Nur bestimmte Abteilungen, Standorte, …

Geld sparen

Mail Journal

• panagenda & bluecue

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Hinweise für den Umgang mit Emaildatenjedenfalls in Deutschland und Frankreich

Von, An

• Problematisch: Private Emails vs. Mail-Forwarding

• Fast immer Betriebsratsrelevant

– Sonderbehandlung: Security, Compliance, Data Leakage, IP, …

• Lösung:

– Anonymisierung, Aggregation auf Abteilungsebene (>=5 MA)

– Einsicht nur mit Betriebsrat

Betreff

• Der Betreff einer Email kann (zu)viel über eine Email verraten

– Private Emails

– Vertrauliche Emails

– … nicht Sammeln

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Email-Analysen

DEMO

Email Analytics: Weekends & outside of business hours

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Email Analytics: Historic Reporting

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Email Analytics: Integrating HR data

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Email Analytics: Domain Overview & Adding ERP data

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Email Analytics: Message Volume and Sizes

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Email Analytics: Number of Recipients

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Email Analytics: Drilldown by Department

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Summary

• Das war nur die Spitze des Eisbergs!– Analyse mit weiteren Attributen, z.B. nach Unternehmen, Land, Altersguppen …?

– Mitarbeiter Dashboards/Widgets/Helper/…

– Korrelation mit anderen Systemen und Informationen

– …

• Von Anreicherung von Emaildaten mit ERP Datenzu Anreicherung von ERP Daten mit Emaildaten– Mit welchen Kunden und/oder Mitarbeitern kommunizieren Kollegen / Vorgänger / …

• Mail Journal eröffnet noch sehr viel mehr Anwendungsfälle– Content – CAD-Dateien, Kundendaten, …

– Content – Anhänge: Arten, Dateinamen, Grössen, …

– Migrationsrelevanz

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Thank

YOU!Questions, Feedback, Discussion …

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