Aktualisierte Ausgabe Nr. 04 | Februar 2006

Innovationspolitik, Informationsgesellschaft, Telekommunikation

I n f o r m a t i o n e nzum E-Businesse-f@cts

Praxis & TechnikTest: Lohnt sich für Sie der elektroni-sche Einkauf (E-Procurement)?Wenn ja: Wie können Sie amkostengünstigsten starten?

3 Seite 6

SchwerpunktEinkauf und Beschaffung per E-Business führen zu einer Verrin-gerung der Kosten und helfen,neue und günstige Beschaf-fungsmärkte zu erschließen.

3 ab Seite 1

Fakten & Zahlen

3 ab Seite 2

E-Business-ABCB2B, B2C, EDI, EDIFACT, Extranet,Intranet, Portal, ElektronischerMarktplatz, XML

3 ab Seite 4

Einkauf bzw. Beschaffung (wie es in Unterneh-men heißt) sind zunehmend entscheidend fürden Unternehmenserfolg. Hintergrund: Diemeisten Unternehmen haben ihre Rationalisie-rungspotenziale bei der Herstellung von Pro-dukten oder bei Dienstleistungen größtenteilsausgereizt. Mit Blick auf die weltweite Konkur-renz müssen Hersteller und Dienstleister überweitere Einsparmöglichkeiten nachdenken.Hier bietet sich die Beschaffung an. Zwar wirdjedes traditionell arbeitende Unternehmenschon heute darauf achten, notwendige Güterso günstig wie möglich einzukaufen. Die elek-tronische Beschaffung (E-Procurement) eröffnetaber zusätzliche Einsparpotenziale. Per Internetlassen sich günstigere Angebote für jede Art vonGüter schnell und einfach herausfinden. Hinzukommt eine wirkungsvollere Kommunikation(Information Enrichment), sowohl im Unter-nehmen (per Intranet) als auch mit Lieferanten(per Extranet oder Internet). Beides führt – wasnun die Einsparpotenziale angeht – zu zwei kon-kreten betriebswirtschaftlichen Effekten:

3 Verringerung der Kosten bei der Beschaffung

3 Erschließung neuer und günstiger Beschaf-fungsmärkte

Welche Güter müssen beschafft werden?Die Güter, die Betriebe üblicherweise einkau-fen, lassen sich nach ihrer unterschiedlichenBedeutung für die konkrete Leistung einesUnternehmens in A-, B- und C-Güter untertei-len. A-Güter sind z. B. Rohstoffe oder Halbfertig-erzeugnisse (z. B. Sitze für Kfz): Sie fließen direktin den Produktionsprozess mit ein und sinddaher von zentraler Bedeutung für jedes Unter-nehmen. Im Gegensatz dazu sind etwa Büroma-terialien, Werkzeuge oder auch Hygieneartikelfür die Produktion nur mittelbar von Bedeu-tung: Daher gehören sie zu den so genanntenC-Gütern. Die Bestellung von C-Gütern lässt sichbesonders gut automatisieren: Anbieter könnensie leicht beschreiben, Besteller leicht identifizie-ren (z. B. Papier im DIN-Format). Zwischen die-sen wichtigen und weniger wichtigen Güter-gruppen bleiben die B-Güter, die auf der Bedeu-

Elektronischer Einkauf

Inhalt

SchwerpunktEinkauf und Beschaffung per E-Business führen zu einerVerringerung der Kosten und helfen, neue und günstigeBeschaffungsmärkte zuerschließen.

3 ab Seite 1

Fakten & Zahlen

3 ab Seite 2

E-Business-ABCB2B, B2C, EDI, EDIFACT, Extranet,Intranet, Portal, ElektronischerMarktplatz, XML

3 ab Seite 4

Praxis & TechnikTest: Lohnt sich für Sie der elektroni-sche Einkauf (E-Procurement)?Wenn ja: Wie können Sie amkostengünstigsten starten?

3 Seite 6

ElektronischerEinkauf

2 Schwerpunkt

tungsskala für das Unternehmen eine mittlerePosition einnehmen. Beispiel hierfür sind etwaStandardbauteile (z. B. Elektromotoren, Relais).Die Einteilung der Produkte ist von Unterneh-men zu Unternehmen unterschiedlich.

Problem: Zu viele Einzelschritte in der traditionellen BeschaffungDer besondere Vorteil der Beschaffung per Inter-net liegt darin, die hier üblichen Verfahrens-weisen zu straffen und so Kosten zu reduzieren.Der traditionelle Beschaffungsprozess in Unter-nehmen besteht aus einer Vielzahl von Einzel-schritten, die nicht selten bei mittleren Betrie-ben mit einem ganz erheblichen Aufwand ver-bunden sind. Hier klappt die Kommunikationnicht mehr per Zuruf wie bei Kleinunternehmen,und Automatisierungen wie bei größeren Unter-nehmen sind noch nicht an der Tagesordnung.Das heißt:

3 Mitarbeiter müssen hier zunächst Angebotevon Lieferanten einholen und bewerten, ihreBedarfsmeldungen in Papierformulare ausfül-len und schließlich ihre Bestellungen zur Bud-getkontrolle und Genehmigung an ihren Vor-gesetzten weiterleiten.

3 Von dort werden die Bestellformulare zurBuchhaltung sowie zum zentralen Einkauf ge-schickt. Hier werden sie verbucht, genehmigtund die Bestellung dann bei geeigneten Liefe-ranten aufgegeben: in der Regel per Fax oderBrief.

3 Wenn die Ware endlich eintrifft, wird sieschließlich an den allgemeinen Wareneingangdes Unternehmens mit zentraler Eingangskon-trolle angeliefert.

3 Von dort wandern die bestellten Güter andie betreffenden Mitarbeiter, die Unterlagengehen zur Buchungs- und Zahlungsfreigabe andas Rechnungswesen.

3 Hinzu kommen Medienbrüche in der Kom-munikation zwischen den Mitarbeitern, der Ein-kaufsabteilung und den Lieferanten: Jede Stellebenutzt eigene Formulare, die immer wiedervon Hand ausgefüllt werden müssen und auf ver-schiedenen Kommunikationswegen (Fax, Brief,Telefon etc.) weiter transportiert werden. Einlanger, fehleranfälliger und kostenintensiver Weg.

Problem: Hohe Kosten beim Einkauf bzw. der BeschaffungFolgen: Nach einer Untersuchung der Unter-nehmensberatung KPMG unter deutschen Ma-schinenbau-Unternehmen kostet ein Beschaf-fungsvorgang durchschnittlich 90 Euro, undzwar unabhängig vom jeweiligen Beschaffungs-volumen und auch unabhängig von der Unter-nehmensgröße. Diese Kosten ergeben sich ausder Bearbeitungszeit für eine einzige Bestel-lung: 162 Minuten. Dabei dauert die gesamteFrist vom Start der Bestellung bis zur vollständi-gen Abwicklung aller Formalitäten etc. imSchnitt 16 Tage. Das bedeutet: Auch in kleinenund mittleren Unternehmen lassen sichBeschaffungsprozesse erheblich verbessern.

Quelle: Fraunhofer FAQ Stuttgart

Bedarfsidentifikation

Bedarfsmeldung

Budgetkontrolle/Genehmigung

Buchhaltung

Bedarfsfreigabe

Marktsondierung

Angebotsanalyse

Bestellung

Wareneingangskontrolle

Transport zum Besteller

Rechnungsbuchung

Rechnungsprüfung

Zahlungsanweisung

DurchschnittlicherAufwand pro Beschaffungs-prozess (Büro- und Ver-brauchsgüter):

Bearbeitung: 162 MinutenDurchlaufzeit: 16 TageKosten: 90 Euro

15

in Minuten

15

5

7

3

15

20

10

15

25

10

17

5

Der größte Teil des Aufwandes inden Einkaufsabteilungen – etwa80 Prozent – entfällt auf dieBeschaffung von vergleichsweiseunwichtigen Büromaterialien (C-Güter). Diese haben nur einenAnteil von 20 Prozent am ge-samten Beschaffungsvolumen.

50 Prozent aller Bestellungensind Einzelbestellungen.

e-f@cts Informationen zum E-BusinessAktualisierte Ausgabe

Nr. 04 | Februar 2006 3

Der größte Teil des Zeitaufwandes in denEinkaufsabteilungen – etwa 80 Prozent – ent-fällt auf die Beschaffung von vergleichsweiseunwichtigen Büromaterialien (C-Güter). Diesehaben aber nur einen Anteil von 20 Prozent amgesamten Beschaffungsvolumen. Ein Grund fürdiesen unverhältnismäßig großen Zeitaufwandund das krasse Missverhältnis von Aufwand undEffekt für das Unternehmen ist, dass 50 Prozentaller Bestellungen Einzelbestellungen sind.Eine technische Unterstützung des Beschaffungs-vorganges kann Zeit und Geld sparen helfen.

Im Gegensatz dazu machen Güter, diedirekt in den Leistungserstellungsprozess desUnternehmens einfließen (A-Güter, z. B. Roh-stoffe) etwa 70 Prozent des Beschaffungsvolu-mens aus. Sie verursachen aber nur etwa 10 Pro-zent des Beschaffungsaufwandes. Das bedeutet:Hier lässt sich weniger Zeit reduzieren. Einspa-rungspotenziale ergeben sich eher durch einebessere Auswahl der Lieferanten und geschick-te Verhandlungen über Preise. Der traditionelleEinkauf hat (abgesehen von aufwändigen Ver-fahrensweisen) oft auch den Nachteil, dass vieleverschiedene Bestellungen auf zahlreiche Ein-zellieferanten verteilt sind. So fallen sonst mög-liche Mengenrabatte weg.

Einkauf und Beschaffungvom Arbeitsplatz aus

Die Kosten für einen Beschaffungsvorgang las-sen sich nach einer Untersuchung von KPMGum bis zu 90 Prozent reduzieren: durch die Ver-ringerung der vielen Bestell-Einzelschritte aufelektronischem Wege (E-Procurement). Dies istmöglich, wenn alle Mitarbeiter durch Intranetmiteinander verbunden sind und direkt vonihrem Arbeitsplatz aus Produkte oder Dienstleis-tungen aus einem oder mehreren elektroni-schen Produktkatalogen heraus suchen, Preisevergleichen und schließlich ordern: mit Hilfeeines elektronischen Desktop Purchasing Sys-tems. Es sammelt die Einzelbestellungen derMitarbeiter und leitet sie zentral an vertraglichangebundene Lieferanten weiter. Vorausset-zung: Das gesamte Bestellverfahren muss durch-

forstet und elektronisch geordnet und verknüpftwerden. Einfache und schnelle Bestellungenführen zu kürzeren Anlieferzeiten. Außerdemgibt das Desktop Purchasing System jederzeitauch einen Überblick über die Lagerbeständealler Beschaffungs-Güter. Beide Faktoren erlau-ben, die Lagerbestände und die dafür anfallen-den Kosten zu reduzieren: um 20 bis 40 Prozent.

Wenige günstige LieferantenEin Dreh- und Angelpunkt dieses Systems ist dieZusammenarbeit – per Extranet oder Internet –mit wenigen Lieferanten. Auf diese Weise lassensich günstigere Einkaufs- und Lieferkonditionennutzen: durch Rabatte bei größeren Bestellun-gen oder auch exklusive Rahmenvereinbarun-gen, z. B. die garantierte Abnahme bestimmterMengen pro Jahr zu entsprechend günstigenPreisen. Außerdem kann ein überschaubarerBeschaffungsvorgang leichter automatisiertwerden. Schließlich können und sollten wirt-schaftliche Regelungen zur Zahlungsabwick-lung getroffen werden. Ganz wichtig: Monatli-che Sammelrechnungen anstelle von Einzel-rechnungen pro Lieferung entlasten das Rech-nungswesen und damit die Firmenkasse.

Volumen102070

Einzelbestellungen503020

Aufwand801010

Vergleich: Aufwand für die Beschaffung von A-, B-, C-Güternin %

Quelle: Fraunhofer FAQ Stuttgart

Beschaffung von Kostenstellen-Materialien:

A-Artikel

B-Artikel

C-Artikel

Interne Beschaffungskosten:100-250 Euro pro Bestellung

Prozentkosten-Reduktionspotenzial für C-Teile am größten

4 Schwerpunkt

Zentrale Produktkataloge für MitarbeiterbestellungenDas „Herzstück“ von elektronischen Beschaf-fungs-Systemen sind zentrale Produktkataloge,die im Intranet eines Unternehmens abgelegtoder per Extranet oder Internet direkt beim Lie-feranten zugänglich sind. Sie enthalten alle Pro-dukte (und dazugehörigen Daten), die einUnternehmen immer wieder benötigt und beibestimmten Lieferanten bestellt. Mittels einerBestellfunktion (ähnlich einem Online-Shop)können Mitarbeiter einzelne Güter – z. B. Büro-material – hier anfordern. Bevor die Bestellung„rausgeht“, wird sie durch einen Vorgesetztenelektronisch frei gegeben (Web-Fronted). Kompetenzen für Mitarbeiter: Dieses Verfah-ren kann noch wesentlich stärker vereinfachtwerden: etwa dadurch, dass Mitarbeitern einJahresbudget für die Bestellung von Büroartikelnzur Verfügung gestellt wird. Der Aufwand fürGenehmigungen durch den Vorgesetzten wirddadurch auf ein Mindestmaß reduziert. EineKontrollmöglichkeit für die Unternehmenslei-tung besteht trotzdem: durch den Einsatz vonautomatischen Statistiken, die die Bestellungender Mitarbeiter dokumentieren. Alle Mitarbei-ter-Bestellungen werden über das Intranet ge-

sammelt und in regelmäßigen Abständen andie betreffenden Vertragslieferanten weiterge-leitet – in der Regel automatisch per E-Mail oderFax. Umgekehrt kann und sollte jeder Mitarbei-ter selbst kontrollieren, ob die Ware bei ihmeingegangen ist. Dies ist schneller und kosten-günstiger als eine zentrale Eingangskontrolle.

„Maßgeschneidert“ oder „von der Stange“?Desktop Purchasing Systeme können für ein Unternehmen „maßgeschneidert“ werden(Inhouse-Lösung). Es gibt aber auch Anbieter, dieSysteme „von der Stange“ zur Verfügung stellen.Eine Inhouse-Lösung ist 100-prozentig auf dasjeweilige Unternehmen abgestimmt: z. B. aufseine spezifischen Beschaffungsprozesse oderbereits eingeführte Warenwirtschaftssysteme.Kehrseite der Medaille: Sie ist mit nicht unerheb-lichen Investitionen und Kosten verbunden, vorallem für die Pflege des zentralen Artikelkatalo-ges, etwa die elektronische Anlieferung von Arti-keldaten durch die Lieferanten. Inhouse-Lösun-gen bieten sich daher vor allem für mittlere bisgroße Unternehmen an. Für kleinere Unterneh-men sind so genannte Desktop Purchasing-Dienste (Plattformen) die Alternative.

ElektronischerEinkauf

Business-to-Business (B2B)Geschäftsbeziehungen zwischenUnternehmen oder Händlernuntereinander.

Business-to-Consumer (B2C)Geschäftsbeziehungen zwischenUnternehmen und Endverbrau-cher.

Desktop Purchasing System Ein (innerbetriebliches) System,mit dem Güter vom Arbeitsplatzdes Mitarbeiters aus bestellt werden können. Mit seiner Hilfekönnen Einzelschritte des Be-schaffungsprozesses weitgehendautomatisiert werden.

EDI ( = Electronic Data Interchange) Austausch von genormten Datenzwischen zwei Computersyste-men verschiedener Geschäfts-partner.

EDIFACT(=Electronic Data Interchangefor Administration, Commerceand Transport)Internationaler Standard für denelektronischen Austausch kom-merzieller Daten. Übliche Ge-schäftsvorgänge (z. B. Bestellun-gen, Rechnungen, Lieferscheine,Zollerklärungen, Zahlungsauf-träge) werden mittels einer eige-nen Software abgewickelt, dievon allen beteiligten Firmen pro-blemlos genutzt werden kann.

E-Business-ABC

Reduktion der Organisationskosten58

kürzere Lieferzeiten58

Produktivitätssteigerung51

Reduzierung der Beschaffungskosten48

Umsatzsteigerung32

Reduzierung der Betriebskosten28

Reduzierung der Lagerkosten16

Was bringt der Einsatz von E-Business tatsächlich?Antworten in % (Mehrfachnennungen möglich)

Quelle: TechConsult/IBM/impulse 2004

Electronic Procurement (E-Procurement) Elektronische Beschaffung oder Austausch von Güternzwischen Unternehmen überIntranet, Extranet oderInternet.

Elektronischer MarktplatzEin virtueller Ort im Internet, andem mehrere Anbieter einesProduktes oder einer Dienstleis-tung gemeinsam auftreten.Wichtig für Anbieter: Kundenwerden so gezielt zu Anbieterngeführt. Wichtig für Kunden:Hier lassen sich vielerlei Ange-bote und Preise leicht verglei-chen. Es gibt Marktplätze, diebranchenübergreifend sind undGüter und Dienstleistungen fürviele Branchen anbieten. Sie stellen auch übergreifendeInformationen und Verweise zurVerfügung (Horizontale Markt-plätze). Darüber hinaus existie-ren branchenspezifische Markt-plätze, die Spezialgüter undDienstleistungen für eine be-stimmte Branche offerieren. Fürdiese vermitteln sie außerdemgezielte Informationen undVerweise (Vertikale Markt-plätze).

Extranet Ein geschlossenes Netzwerk(funktioniert wie Internet) z. B.zwischen einem Unternehmenund autorisierten externenTeilnehmern wie Kunden oderLieferanten.

e-f@cts Informationen zum E-BusinessAktualisierte Ausgabe

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Einkauf über das Internet:Erschließung neuer undgünstiger Beschaffungs-märkte

Günstige Beschaffungspreise erzielt man vorallem durch systematischen Preisvergleich zwi-schen verschiedenen Lieferanten. Im Internetkönnen Unternehmen weltweit nach in Fragekommenden Anbietern suchen, sich über dasvorhandene Produktspektrum informieren undkonkrete Angebote für Bestellungen einholen.

Suchmaschinen und PortaleDer einfachste Weg: die Suche mit Hilfe vonSuchmaschinen. Die Suchbegriffe sollten dabeimöglichst gebräuchlich sein und sich auf kon-krete Güter, Branchen oder Firmen beziehen.Beispiel: Werkzeugmaschinen. Darüber hinauskann man den Einstieg über zentrale Einstiegs-seiten für bestimmte Branchen im Internet, sogenannte Portale, wählen. Hilfreich sind bei derSuche auch Internetverzeichnisse von Suchma-schinen, so genannte Kataloge, die Internet-adressen nach bestimmten Begriffen sortieren.

Beispiel Google: Bauwesen, Bürobedarf, Industrie-bedarf, Internetdienste etc. Vorteile: ein besse-rer Überblick über Markt und Preise wichtigerBeschaffungsgüter. Auf diese Weise lassen sichvöllig neue Märkte erschließen. Folge: Wer guteund günstigere Waren einkauft, spart Kosten.

Elektronische Marktplätze Auf so genannten elektronischen Marktplätzenkönnen Unternehmen und Lieferanten gezieltaufeinander zugehen (s. auch e-f@cts 5 „Elek-tronischer Vertrieb: Marktplätze“). Elektroni-sche Marktplätze sind Plattformen im Internet,auf denen sich Anbieter und Nachfrager von Gü-tern finden. Ähnlich einem Firmenverzeichnissind Anbieter dort mit ihrem Produktspektrumregistriert und für Nachfrager über eine markt-platz-interne Suchmaschine leicht auffindbar.

Dabei gibt es Marktplätze, die branchen-übergreifend Güter und Dienstleistungen an-bieten (C-Artikel, MRO-Güter). Sie stellen über-greifende Informationen und Verweise zur Ver-fügung (Horizontale Marktplätze). Darüber hi-naus existieren branchenspezifische Markt-plätze, die Spezialgüter und branchenspezifi-sche Dienstleistungen offerieren. Sie stellenspezielle Informationen und Verweise zur Ver-

E-Business-ABC

neue Wettbewerbschancen nutzen85

Prozessoptimierung81

Forderung durch Kunden61

Wettbewerber auch im Netz60

Kostenreduzierung54

Forderung durch Mitarbeiter32

Forderung durch Lieferanten32

Gründe für E-BusinessAntworten in % (Mehrfachnennungen möglich)

Quelle: TechConsult/IBM/impulse 2004

Fortsetzung auf Seite 7

Auswertung:

6 Praxis & Technik

Test: Lohnt sich für Sie der elektronische Einkauf?Mit diesem Check ermitteln Sie, ob sich für Ihr Unternehmen der elektronische Einkauf

(E-Procurement) schon lohnt und wenn ja, wie Sie am kostengünstigsten ins E-Procurement

starten. Kreuzen Sie die Antworten an und errechnen Sie Ihre Punkte.

Wie hoch ist das Beschaffungs-volumen pro Jahr ?

Wie viele unterschiedlicheArtikel kaufen Sie ein?

Welchen %-Anteil haben so genannte C-Artikel (Verbrauchsgüter wie Büromaterialien, IT-Ver-brauchsmaterialien, Werkzeuge etc.) am Beschaf-fungsvolumen?

Welchen %-Anteil haben so genannte C-Artikel ander Gesamtzahl der Bestellungen pro Jahr?

Wie hoch ist der %-Anteil der C-Artikel-Lieferantenan der Gesamtzahl der Lieferanten?

Wie viele Funktionseinheiten Ihres Unternehmenssind in der Regel in einen Beschaffungsprozessinvolviert? (z. B. Anforderer, Genehmiger, Mittel-kontrolle, Anlagen-/Finanzbuchhaltung, Einkauf,Wareneingang, Lager, interne Verteilung, Rech-nungsprüfung)

Wie hoch schätzen Sie die Prozesskosten einerBestellung von der Bedarfsidentifikation bis zur Zahlung der Rechnung?

Verhandeln Sie in aller Regel Rahmenverträge mitprognostizierten Jahresverbrauchsmengen für C-Artikel?

Haben Sie Ihre Einkaufsabteilung einmal aufKosten/Nutzen (Beitrag zum Betriebsergebnis) analysiert?

In welchen Zyklen verhandeln Sie mit Ihren C-Artikel-Lieferanten über Preise?

Wie kommunizieren Sie mit Ihren Lieferanten?(Mehrfachnennungen sind möglich)

Welche Formen der Nutzung des Internets sind für Ihre Beschaffung/Ihren Einkauf vorstellbar?(Mehrfachnennungen sind möglich)

Sind Sie der Meinung, dass die Nutzung des Inter-nets Ihnen Kostenvorteile im Einkauf bringen kann?

Sind Sie bereit, mit Lieferanten, die bereits im Inter-net ihre Ware anbieten, in Geschäftsbeziehungenzu treten?

Welches Budget steht Ihnen zur Verfügung, umIhren Einkauf effektiver zu gestalten? (in Euro)

Was hat für Sie zukünftig diehöchste Bedeutung im Einkauf?

Sind Sie bereit, an virtuellen Einkaufskooperationenteilzunehmen?

Mal Anzahl der Kreuze

Ergibt Anzahl der Punkte pro Spalte

Gesamtzahl der Punkte:

Über 90 Punkte: Sie sind prädestiniert für E-Procurement. Dieser Beschaffungsweg hat für Ihr Unternehmen eine so große Bedeutung, dass sich für Sie die Installation einer eigenenEDV-Anlage für die Abwicklung lohnt. 50 bis 90 Punkte: E-Procurement wird für Ihr Unternehmen immer wichtiger. Im Augenblick lohnt sich der Kauf einer eigenen EDV-Anlage fürdiesen Zweck noch nicht. Sie sollten daher zunächst nur eine Anlage mieten. 6 bis 49 Punkte: Auch Sie können mit E-Procurement Kosten sparen. Bei einem Dienstleister, der alles fürSie erledigt, sind Sie vorerst gut aufgehoben. 0 bis 5 Punkte: Für Ihr Unternehmen ist E-Procurement (noch) nicht relevant.

■ Ja■ Nein

■ Einkaufspreis■ Personalabbau■ Lieferantenreduzierung■ Stammdatenpflege

85310

■ über 50.000 Euro■ unter 50.000 Euro■ unter 37.500 Euro■ unter 25.000 Euro■ 0

■ Ja■ Nein

■ Ja■ Nein

■ Online-Beschaffung■ E-Mail■ Post, Fax, Telefon

■ Nutzung von Online-Marktplätzen

■ Marktforschung(Information)■ E-Mail

■ unter 3 Monate■ unter 6 Monate■ unter 12 Monate■ gar nicht

■ Ja■ Nein

■ Ja■ Nein

■ über 100 Euro■ unter 100 Euro■ unter 50 Euro■ unter 25 Euro■ unter 15 Euro

■ mehr als 5■ 5■ 3 bis 4■ 2■ 1

■ über 60 %■ 40 % bis unter 60 %■ 30 % bis unter 40 %■ 10 % bis unter 30 %■ unter 10 %

■ über 60 %■ unter 60 %■ unter 40 %■ unter 30 %■ unter 10 %

■ über 30 %■ unter 30 %■ unter 20 %■ unter 10 %■ unter 5 %

■ über 5.000■ unter 5.000■ unter 2.500■ unter 500■ unter 250

■ über 5 Mio. Euro■ unter 5 Mio. Euro■ unter 2,5 Mio. Euro■ unter 0,5 Mio. Euro■ unter 250.000 Euro

Wertigkeit der Antwortenin dieser Spalte

■ Strateg. Ausrichtung

■ Eigenes Internet-Beschaffungssystem

e-f@cts Informationen zum E-BusinessAktualisierte Ausgabe

Nr. 04 | Februar 2006 7

fügung (Vertikale Marktplätze). Weitere Infor-mationen über Marktplätze bietet das „The-mennetzwerk elektronische Marktplätze“:www.tnem.de.

Sehen und gesehen werdenNutzer können auf elektronischen Marktplätzengezielt nach geeigneten Lieferanten und Pro-dukten suchen: z. B. mit Hilfe von Lieferanten-verzeichnissen, die oft außerdem Informationenüber Produktspektrum, Lieferfähigkeit etc.bereit halten. Umgekehrt können Unternehmenaber auch ihre Beschaffungswünsche auf einemsolchen Marktplatz ausschreiben. InteressierteLieferanten können nach solchen Ausschrei-bungen suchen und ggf. Angebote abgeben.

Eine besondere Form der Ausschreibungsind umgekehrte Auktionen (Reverse-Auctions):Der Beschaffungsbedarf vom einkaufenden Un-ternehmen wird dabei veröffentlicht und inte-ressierte Lieferanten haben die Möglichkeit, ihreGebote anonym abzugeben. Das aktuelle Gebotist allen Auktionsteilnehmern zugänglich undbildet die Grundlage für nachfolgende Gebote.Zentraler Vorteil für den Nachfrager ist, dieAngebote automatisch entgegen zu nehmen,

zu prüfen und letztlich die Preise für Güter oft-mals nicht unerheblich zu senken.

Geschäftsabläufe auf elektronischeMarktplätze abstimmenDie Effektivität des Austauschs mit Marktplätzensteigt mit deren nahtloser Anbindung an dieeigene Warenwirtschaft: Statt Bestellungenmanuell in das Bestellsystem bei Lieferanteneingeben zu müssen, ist die Automatisierungdes Informationsaustauschs von entscheiden-der Bedeutung. Auch hier können sonst langwie-rige und kostenintensive Bestellvorgänge ver-einfacht werden: wenn z. B. die MitarbeiterBestellungen selbst aufgeben dürfen (im Rah-men von Budgetlimits) oder dadurch, dassGenehmigungen für Mitarbeiterbestellungenelektronisch z. B. per Extranet erteilt werden.

Datenübertragung beimE-Procurement

Bei der elektronischen Beschaffung sollen vorallem Bestellungen schneller abgewickelt und

IntranetEin Netzwerk (funktioniert wieInternet) innerhalb eines Unter-nehmens oder einer Organisa-tion. Der Zugang ist begrenztund in der Regel nur den jeweili-gen Angestellten möglich. Ofthaben Intranets eine Schnitt-stelle zu einem Extranet und zumInternet.

PortalEine Webseite, die von möglichstvielen Internetnutzern als Ein-stiegsseite ins Internet zu einemThema genutzt werden soll. EinPortal bietet in der Regel ver-schiedene Unterverzeichnissezum Generalthema sowie eineReihe von Service-Funktionen an:Suchmaschine, E-Mail-Kontakt fürFragen, Foren, Nachrichten etc.

XMLAbkürzung für „Extensible Markup Language“, eine neuereSprache für Dokumente im Inter-net. Im Gegensatz zum her-kömmlichen HTML, das Inhaltund Form einer Seite in einer einzigen Datei festlegt, sind beiXML Inhalt und Form getrennt.

E-Business-ABC

2733

2941

3139

4052

9798

1933

Welche Geschäftsprozesse werden durch welcheEB-Anwendungen erledigt? in % der befragten Unternehmen

Quelle: TechConsult/IBM/impulse 2004

elektronischer Vertrieb B2C

mobile Anwendungen

Kundenpflege

elektronischer Vertrieb B2B

elektronische Beschaffung

elektronische Kommunikation/E-Mail

Fortsetzung von Seite 5

8 Schwerpunkt

die dafür notwendigen Personal-, Sachmittel-und Portokosten gesenkt werden. Vorausset-zung ist allerdings, dass eine manuelle Auftrags-bearbeitung mit vielen Medienbrüchen unter-bleibt, dass Papierdokumente und Fehler beideren Bearbeitung vollständig ersetzt bzw. ver-mieden werden. Daten gehen vielmehr nur ein-mal in die EDV ein und dann innerhalb des Un-ternehmens per Intranet und zwischen Unter-nehmen und Lieferanten per Extranet oder Inter-net elektronisch „auf die Reise“.

Dies ist nur möglich, weil dafür bestimmtetechnische Voraussetzungen geschaffen wurden.Wer sich mit dem Thema E-Procurement beschäf-tigt, wird daher immer wieder über die folgen-den Begriffe „stolpern“:

3 EDI bzw. EDIFACT

3 Web-EDI

3 XMLEDI

EDIEDI (= Electronic Data Interchange) bezeichnetein international vereinbartes Datenformat(wie z. B. auch HTML für das Internet) als Stan-dard oder Norm für den kommerziellen Daten-austausch zwischen den EDV-Systemen vonUnternehmen. Dieser Standard ist notwendig,damit der geplante Datenfluss tatsächlich rei-bungslos funktioniert, und zwar unabhängigvon der jeweils eingesetzten Hard- und Softwarein den beteiligten Unternehmen.

Die Verbindungen zwischen den beteilig-ten Kommunikationspartnern kommen dabeiüber öffentliche Telefonnetze zwischen Unter-nehmen und Lieferanten zustande.

EDIFACTEDIFACT (= Electronic Data Interchange forAdministration, Commerce and Transport)bezeichnet ebenfalls ein international verein-bartes Datenformat für den elektronischen Aus-tausch kommerzieller Daten. Allerdings beziehtsich EDIFACT speziell auf Geschäftsvorgängewie z. B. Bestellungen, Rechnungen, Lieferschei-ne, Zollerklärungen, Zahlungsaufträge usw.Alle Informationen bei einem Datenaustauschmüssen dabei mit Hilfe bestimmter Softwarefür den jeweiligen Handelspartner in das EDI-

Format übersetzt bzw. – wenn man Nachrichtenempfängt – zurück übersetzt werden. Jede Stel-le benötigt dafür einen speziellen EDIFACT-Konverter, also eine eigene Software.

Nachteil aller EDI-Formate: aufwändigetechnische Voraussetzungen und hohe Investi-tionskosten, z. B. für Software und die Anpas-sung der Unternehmensabläufe an die EDI-Vor-gaben. Aus diesem Grund werden EDI-Formatenur von größeren Unternehmen genutzt.

Web-EDI Eine nutzerfreundliche Weiterentwicklungstellt das Web-EDI-Format dar. Es funktioniertwie EDI, wenn auch nicht mehr so schwerfällig,und verwendet das Internet als Übertragungs-netz. Auf diese Weise lässt sich das allgemeineEDI-Format flexibler, offener und kostengün-stiger nutzen, vor allem auch für kleine Unter-nehmen: die Anfangsinvestitionen sind gerin-ger und damit die Einstiegsbarrieren für An-wender niedriger. So können kleinere Geschäfts-partner in die EDI-Netzwerke großer Unterneh-men und damit in weitgespannte E-Märkte ein-gebunden werden, ohne dass sie zusätzlicheInvestitionen für Hard- oder Software bewälti-gen müssen.

XMLXML (= Extensible Markup Language) ist ein Da-tenübertragungsformat für das Internet, dasweit über die Möglichkeiten von HTML (HyperText Markup Language), also DER Programmier-sprache für Internet-Dokumente hinausgeht.XML lässt sich – ähnlich wie die EDI-Formate –u.a. besonders für den elektronischen Austauschkommerzieller Daten nutzen. Dabei sind seineVorgaben bei weitem nicht so streng wie dieEDI-Vorgaben, die Hard- und Softwarevoraus-setzungen wesentlich geringer. So können XML-Nachrichten bereits mit Microsoft-Office-Pro-grammen (z. B. Word) erzeugt werden. Damitwird der elektronische Datenaustausch z. B. fürden Einkauf auch für kleine Unternehmen leichtmöglich.

Herausgeber:Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi)Öffentlichkeitsarbeit11019 Berlininfo@bmwi.bund.dewww.bmwi.de

Redaktion:Bernd Geisen, Regine HebestreitPID Arbeiten für Wissenschaft und Öffentlichkeit GbR Menzenberg 9, 53604 Bad HonnefTel.: 02224 90034-0, Fax: 02224 90034-1info@pid-net.de

Mitarbeiter dieser Ausgabe: Manfred MuchaLeiter Electronic Commerce CentrumStuttgart, Fraunhofer-Institut fürArbeitswirtschaft und OrganisationJörg NottmeyerACC-EC, c/o Forschungsinstitut fürRationalisierung an der RWTH-Aachen

Gestaltung und Produktion:PRpetuum GmbH, München

Bildnachweis:MEV, Photodisc

Druck:Harzdruckerei Wernigerode GmbH

Auflage: 10.000

Schwerpunkt der nächsten Ausgabe:„Elektronischer Vertrieb: Marktplätze“

Wenn Sie dazu Fragen oder Anregun-gen haben oder Fragen zu anderenThemen der e-f@cts, wenden Sie sichbitte an:Bernd Geisen, Regine HebestreitPID Arbeiten für Wissenschaft undÖffentlichkeit GbR

Impressum

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