E-Invoicing Infoveranstaltung 1.2 - Strecker, Berger · E-Mails mit der Funktion eines Handels-oder...

Die E-Rechnungs-Verordnung und seine Auswirkungen auf den Mittelstand

Vortragender: StB/WP Torben Teichmann

Elektronische Rechnungsstellung

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SB+P Themenübersicht

Was ist eigentlich passiert?

Was ist eine elektronische Rechnung?

1. Kurzer zeitlicher Überblick

Welche Entwicklungen werden auf Sie zukommen?

Was kann gemacht werden?

2. Auswirkungen auf den Mittelstand

Wie kann sb+p helfen?

Welche Schritte kommen auf mich zu?

3. Unterstützungsangebote

E-Rechnung Trend der europäischen

Vereinheitlichung elektronischer

Rechnungsstellung


SB+P 1. Kurzer zeitlicher Überblick

16.04.2014

EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen

16.04.2014

EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen

10.04.2017

Umwandlung der europäischen Richtlinie in nationales Recht

E-Rechnungs-Gesetz

10.04.2017

Umwandlung der europäischen Richtlinie in nationales Recht

E-Rechnungs-Gesetz

18.10.2017

Verordnung über die elektronische Rechnungs-stellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV)

18.10.2017

Verordnung über die elektronische Rechnungs-stellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV)

Ab 27.11.2020

Elektronische Rechnungs-stellung an öffentliche Auftraggeber des Bundes verpflichtend

Ab 27.11.2020

Elektronische Rechnungs-stellung an öffentliche Auftraggeber des Bundes verpflichtend


SB+P 1.1 Die E-Rechnungs-Verordnung und der Mittelstand

• Ausnahme: Direktaufträge bis zu einem Auftragswert von 1.000 €

Phasen der Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung:

ÖffentlicheÖffentliche

Jährliches Auftrags-volumen des Staates liegt bei 350 Mill. €.

LieferantenLieferanten

Ca. 50 % der Unternehmen in Deutschland haben eine Geschäftsbeziehung mit mind. einer öffentlichen Institution.

Mittelstand und KleinunternehmerMittelstand und Kleinunternehmer

Kleinunternehmer ohne direkten Bezug zu den Öffentlichen sind betroffen.


SB+P 1.1 Die E-Rechnungs-Verordnung und der Mittelstand – Wer ist öffentlicher Auftraggeber?

PolizeiBundesländer

Abfallwirtschaft Mehr als 11.100 Städte

Universitäten1.400 kommunale Unternehmen

Energieunternehmen Schulen

LandkreiseSchulen


SB+P 1.2 Was ist eine elektronische Rechnung?

PDF


SB+P 1.2 Was ist eine elektronische Rechnung?

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PDF / TIF / JPG

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Rücksendungen schicken Sie bitte mit den Unterlagen an: […]</ram:Content> <ram:SubjectCode>ADU</ram:SubjectCode> </ram:IncludedNote>

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SB+P 1.2 mögliche Konsequenzen bei Verstößen gegen die E-RechV

• Möglichkeit zur Einleitung einer Nachprüfung durch die Vergabekammer, da keine Sanktionen im Gesetz konkretisiert werden

• Gleichbehandlung der Teilnehmer im Vergabeverfahren (§ 97 GWB) nicht gegeben• Benachteiligung von Unternehmen bei dem Vergabeverfahren von öffentlichen Aufträgen, die komplett auf

elektronische Rechnungsstellung umgestiegen sind

Nachprüfungsverfahren nach § 160 GWB für Gemeinden, die nicht umgestiegen sind

• § 321 HGB

Berichtspflicht des Abschlussprüfers


SB+P 1.3 Exkurs: E-Rechnung im Ausland - Italien

• ab 01.01.2019 werden Rechnungen flächendeckend elektronisch ausgestellt und über das offizielle Austauschsystem „Sistema di Interscambio“ (SDI)

versendet

• Rechnungen, die nicht über die zentrale Plattform verschickt werden, gelten

zukünftig als nicht gestellt und sind mit Sanktionen verbunden

eDelivery Service SDI


SB+P 1.3 Exkurs: E-Rechnung im Ausland - Spanien

• Spanische Rechnungsstellung an Verwaltungen bereits seit 2015

• Übertragungsplattform FACe und

FACeB2B

• XML-basiertes Rechnungsformat „FacturaE“ mit elektronischer Signatur

E-Rechnungsstellung in Spanien

FACe

Allgemeiner Empfangspunkt für

elektronische RechnungenÖffentliche

AuftraggeberAuftragnehmer


SB+P 1.3 Exkurs: E-Rechnung im Ausland - Skandinavien

• E-Invoicing seit 90er Jahre • Providersystem mit standardisierten

Formaten innerhalb der Länder

• PEPPOL-Projekt für internationale,

elektronische Rechnungsstellung durch Einsatz eines einheitlichen

Datenformats PEPPOL-UBL (SEEBURGER

Cloud Service)

Nationales und internationales

E-Invoicing

InvoiceUser

InvoiceUser

E-Rechnung

XML Dänemark

EU und weitere

SEEBURGER EDI ServiceSEEBURGER EDI Service

UBL

Format-umwandlung

oderOIOUBL

NorwegenUBL

SchwedenUBL

UBL

OIOUBL

B2B und B2G über PEPPOL


SB+P 1.3 Exkurs: Quo vadis?


SB+P 2. Auswirkungen auf den Mittelstand

Ab 27.11.2020 verpflichten E-RechG und E-RechV öffentliche Auftraggeber und

Auftragnehmer zur Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen.

Wie ändern sich die relevanten Prozesse? Welche neuen Anforderungen ergeben sich in diesem Zusammenhang an die IT und das IKS?

2.3 Digitale Prozessumwandlung

Welche rechtlichen Grundlagen sind bei der Einführung elektronischer Rechnungen zu beachten?

2.1 Anforderungen an elektronische Rechnungen

Fragen und Antworten zur elektronischen Rechnungsstellung

2.2 TOP 10 häufigste Fragen


SB+P 2.1 Anforderungen: Rechtliche Grundlagen

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung

und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer

Form sowie Datenzugriff

(GoBD)

GoBGrundsätze

ordnungsgemäßer Buchführung

IDW RS FAIT2 Grundsätze ordnungsmäßigerBuchführung bei Einsatz von

Electronic Commerce

IDW RS FAIT3 Grundsätze ordnungsmäßiger

Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungs-

verfahren

IDW RS FAIT1 Grundsätze ordnungsmäßigerBuchführung bei Einsatz von

Informationstechnologie

Konkretisierung in

Präzisierung in

Vorgaben aus Sicht der

Finanzverwaltung an

IT-gestützte Prozesse

BMF-Schreibenvom 29. Januar 2004 zu

Eigenschaften von Rechnungen,

vom 26. November 2010 zur

Aufbewahrung digitaler

Unterlagen und vom 11.07.2019

zur Veröffentlichung der

Neufassung der GoBD

Konkretisierung in

Detaillierung für

elektronische

Rechnungen

Verweis auf

Steuerrecht Handelsrecht

Vom IDW

konkretisiert

UStG

§14b Aufbewahrung von Rechnungen

HGB

Z. B. §§ 238, 239, 257, 261

AO

Z. B. §§ 90, 145, 146, 147, 148, 200


SB+P 2.2 TOP 10 der häufigsten Fragen

2. Darf eine von Amazon als PDF eingegangene Rechnung ausgedruckt und in Papierform archiviert werden?

1. Darf, nachdem die Originalrechnung eingescannt wurde, diese für die Weiterverarbeitung mit Notizen versehen werden?



Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Dokumente elektronisch im Unternehmen eingegangen, sind diese auch in dieser Form aufzubewahren. (GoBD 2019, Rz. 119)

2. Darf eine von Amazon als PDF eingegangene Rechnung ausgedruckt und in Papierform archiviert werden?

Im Anschluss an eingescannten Papierbelegen darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsvorgang zu entziehen, damit keine Bemerkungen, Ergänzungen etc. vermerkt werden können. Die auf dem elektronischen Dokument nicht enthalten sind.Sofern aus organisatorischen Gründen eine Weiterverarbeitung des Papierbeleges erfolgt, muss dieser im Anschluss erneut eingescannt und ein Bezug zum ersten Scanobjekt hergestellt werden (gemeinsamer Index).(GoBD 2019, Rz. 139)

1. Darf, nachdem die Originalrechnung eingescannt wurde, diese für die Weiterverarbeitung mit Notizen versehen werden?



3. Müssen E-Mails, mit denen die elektronischen Rechnungen übermittelt wurden, aufbewahrt werden?

4. Darf die elektronische Rechnungsarchivierung im Ausland erfolgen?



E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefes in elektronischer Form sind aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z.B. für eine angehängte Rechnung, ohne weitere aufbewahrungs-pflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (GoBD 2019, Rz. 121).

3. Müssen E-Mails, mit denen die elektronischen Rechnungen übermittelt wurden, aufbewahrt werden?

Die Archivierung und Aufzeichnung der Buchhaltung im Ausland darf nur auf Antragstellung und nach Sondergenehmigung durch das Finanzamt erfolgen. (AO § 146 Abs. 2a).

4. Darf die elektronische Rechnungsarchivierung im Ausland erfolgen?


SB+P 2.2 Antworten: TOP 10 der häufigsten Fragen

6. Ist eine regelmäßige Datensicherung der elektronischen Rechnungen für 4 Wochen ausreichend?

5. Ist die E-Mail-Archivierung mittels Office 365 rechtskonform?



Auch elektronische Dokumente im Sinne des § 147 Abs. 3 AO sind zur Langzeitarchivierung für 6 bis 10 Jahre digital zu archivieren (GoBD 2019, Rz. 113-119 iVm. AO § 147 Abs.3).

6. Ist eine regelmäßige Datensicherung der elektronischen Rechnungen für 4 Wochen ausreichend?

Die E-Mail Archivierung für Office 365 ist aktuell ohne ergänzende Dienstleistungsverträge (z.B. über die Cloud-Lösung im TelekomCLOUD Portal) nicht rechtskonform, da sich die eingesetzten Server in den Niederlanden befinden. Ab Januar 2020 soll der Einsatz von Office 365 allerdings durch die Microsoft Cloud Deutschland möglich werden, die Speicherung der Daten erfolgt dann über ein von der globalen Infrastruktur getrenntes Netzwerk.

5. Ist die E-Mail-Archivierung mittels Office 365 rechtskonform?



7. Kann ich elektronische Rechnungen an jeden verschicken?

8. Darf die elektronische Rechnungserstellung an einen Dienstleister ausgelagert werden?



Die Zustimmung des Rechnungsempfängers muss vorher vorliegen. Dies kann auch über eine Änderung der AGB-Klauseln erfolgen. Möglich ist auch eine stillschweigende oder nachträgliche Zustimmung.

7. Kann ich elektronische Rechnungen an jeden verschicken?

Das Umsatzsteuerrecht sieht in § 14 Abs. 2 Satz 4 UStG vor, dass eine Rechnung nicht nur durch den Leistenden, sondern auch durch einen Dritten als Stellvertretung ausgestellt werden kann.

8. Darf die elektronische Rechnungserstellung an einen Dienstleister ausgelagert werden?



9. Müssen elektronische Rechnungen signiert werden?

10. Gelten digital signierte PDF-Rechnungen auch als elektronische Rechnungen?



E-Rechnungen müssen nicht signiert werden, werden jedoch akzeptiert.

9. Müssen elektronische Rechnungen signiert werden?

PDF-Rechnungen (auch signierte) sind keine elektronischen Rechnungen im Sinne der EU-Richtlinie und werden von Bundesdienststellen nicht akzeptiert!

10. Gelten digital signierte PDF-Rechnungen auch als elektronische Rechnungen?



11. Muss eine Rechnung die elektronisch verschickt wird, als bildhafte Kopie (PDF)

aufbewahrt werden?

12. Ich erhalte Rechnungen als PDF und möchte diese als JPG speichern – was muss

ich aufbewahren?



Nein, wenn jederzeit auf Anforderung ein entsprechendes Doppel erstellt werden kann, ABER:

- Entsprechende Stammdaten werden historisiert- AGB werden ebenfalls historisiert- Originallayouts der Rechnungen / Geschäftspapier wird als Layer historisiert

11. Muss eine Rechnung die elektronisch verschickt wird, als bildhafte Kopie (PDF)

aufbewahrt werden?

12. Ich erhalte Rechnungen als PDF und möchte diese als JPG speichern – was muss

ich aufbewahren?

Aufbewahrung beider Formate ist dann nicht nötig, wenn:

- Keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wird- Keine Informationen gehen verloren- Es besteht eine Verfahrensdokumentation für die Konvertierung- Maschinelle Auswertbarkeit und Datenzugriff der Finanzverwaltung werden nicht eingeschränkt


SB+P 2.2.1 Beispiele zu GoBD-Verstößen

Urteil FG Münster vom 29.03.2017

„Bei der Nutzung programmierbarer elektronischer Kassensysteme stellt das Fehlen der Programmierprotokolle einen gewichtigen formellen Kassenführungsmangel dar, der jedenfalls bei bargeldintensiven Betrieben zu Hinzuschätzungen berechtigt.“

Fehlende Programmierprotokolle bei Kassen

Urteil BFH vom 25.03.2015

„Bei einem programmierbaren Kassensystem stellt das Fehlen der aufbewahrungspflichtigen Betriebsanleitung sowie der Protokolle nachträglicher Programmänderungen einen formellen Mangel dar, […] der daher grundsätzlich schon für sich genommen zu einer Hinzuschätzung berechtigt.“

Hinzuschätzung bei programmierbaren Kassensystemen


SB+P 2.2.1 Beispiele zu GoBD-Verstößen

Urteil BFH vom 25.07.2016

„Die Klägerin konnte die von der Prüferin angeforderten Kassendaten für die Jahre 2007 und 2008 nicht übermitteln, weil die Kasse Ende 2008 ohne Sicherung der Daten ausgetauscht worden war. Die Kassendaten für das Jahr 2009 konnten nicht lesbar gemacht werden. Die Klägerin legte weder Nachweise über die Grundprogrammierung der verwendeten Kassen noch über Programmänderungen vor.“

Hinzuschätzungen bei mangelnder Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit


SB+P Hinweis: Das „zeitliche Problem mit dem Finanzamt“

Prüfung des Geschäftsjahres 2019 durch das Finanzamt in 2024..


SB+P 2.3 Digitale Prozessumwandlung

Prozesse der Rechnungsausstellung, -verarbeitung und -archivierung müssen für

elektronische Rechnungen angepasst bzw. neu definiert werden.

Rechnungseingang und –verarbeitung als komplett neu und digital definierter Prozess

2.3.1 Empfang als digitaler Rechnungsworkflow

Pflichtbestandteile und –formate elektronischer Rechnungen

2.3.2 Erstellung elektronischer Rechnung

Einführung eines DMS zur Digitalisierung und Archivierung von Einkaufsbelegen

2.3.3 Revisionssicheres, digitales Archivierungssystem


SB+P 2.3.1 Elektronische Rechnung erst der Anfang?

eVergabe

eBestellung

eRechnung

ePayment


SB+P 2.3.1 Empfang: Einrichtung eines digitalen Rechnungsworkflows

Eingang

•Eingang:

•Papier

•Fax

•EDI

•E-Mail

•Scannen

•Indexierung

Verarbeitung

•Prüfung:

•Automatische Erkennung

•Manuele Verifikation

•Vernichtung

Export

•Datenzugriff

•ERP

•Datenbank

•DMS, Workflow

•XML

•etc.

Verfahrensdokumentation: Gemäß GoBD (10.1 Verfahrensdokumentation) ist eine

aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation Pflicht.

Übergabe(I/F):

Scan-App,

Fax-/Mail-

Server

Revisions-sichere Auf-

bewahrung:

Archiv

Sicherheits-

anforderungen

IT-Umfeld/

Organisation/

Systeme

Sicherheits-

anforderungen

IT-Umfeld/

Organisation/

Systeme

IKS


SB+P 2.2 Exkurs: Automatische Rechnungsverarbeitung durch KI

Die KI erzeugt Templates für jedes Rechnungslayout zur Durchführung der Extraktion relevanter Rechnungsdaten (z.B. Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, etc.).Die Datenextraktion kann zudem individuell um weitere erforderliche Datenfelder ergänzt werden.

Extraktion relevanter Rechnungsdaten

Selbstlernende Software erkennt für jeden Beleg den Belegkopf, die Positionen sowie den Belegfluss und führt eine Seitentrennung automatisiert durch.

Unbekannte Belege werden in Kopf-, Fuß-, Positionsteil zerlegt für die manuelle Kontrolle.

Seitentrennung digitaler Rechnungen und Belege

Anhand erfasster Rechnungsdaten und der Buchungshistorie lernt darauf die KI, welche Konten angesprochen werden müssen und erzeugt dadurch automatisch ein Regelwerk für die Buchführung.Bei Abweichungen wird diese manuell durch einen Mitarbeiter geprüft.

Automatische Kontierung


SB+P 2.3.2 Erstellung elektronischer Rechnungen

Zustimmung und Kontrolle durch den Empfänger

Umsatzsteuerrechtliche Pflichtbestandteilen:

• Lieferantennummer• Auftragskennnummer• Zahlungsbedingungen• DE-Mail/ E-Mail• Bankverbindungsdaten• NEU: Leitweg-ID

Anforderungen an die Rechnungsstellung

Dokument, mit dem eine bestimmte Leistung oder Lieferung abgerechnet wird und in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wirdBeispielformate: XRechnung, PEPPOL, XML

„Elektronische Rechnung” laut EU-Richtlinie

• Web-Formular • Upload von Files• Web-Services (Portale)• DE-Mail/ E-Mail

Zulässige Übertragungswege


SB+P 2.3.2 Portallösungen

Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes ZREFür die Übermittlung elektronischer Rechnungen an oberste Bundesbehörden zwingend!

DATEV – Smart TransferOnline-Portal für B2B- und B2G-Rechnungsstellung über DATEV

Neopost e-Services-Portal, InvoiceHub etc.Softwareunabhängiges B2B/B2G-Online-Portal

PEPPOLFür B2B- und B2G-Rechnungsstellung zwischen EU-Ländern

Online-Dokumentenaustausch im B2B- und B2G-Bereich

Portal


SB+P 2.3.2 Portallösungen


SB+P 2.3.3 Einrichtung eines revisionssicheren Archivierungssystems

Langfristige und unveränderliche Speicherung von rechnungsrelevanten Unterlagen auf maschinenlesbaren Datenträgern zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gemäß § 257 HGB

Elektronische Archivierung

Auslagern von Datensätzen aus Datenbanken von Anwendungssystemen durch Übertragung in Archivdateien und Löschung der Datensätze in der Online-Datenbank

Datenarchivierung

Aufbewahrung entspricht den Anforderungen der GoB und den GoBD hinsichtlich Datensicherheit, Unveränderbarkeit, Aufbewahrung und Auswertbarkeit

Revisionssichere, elektronische Archivierung


SB+P 2.3.3 Besonderheiten bei der E-Mail - Archivierung

• Archivierung privater E-Mails verstößt gegen das Fernmeldegeheimnis, da dies eine Verarbeitung personenbezogener Daten darstellt

• Ausnahme: vertragliches Verbot der betrieblichen E-Mail-Nutzung für private Zwecke

Private E-Mail Kommunikation im Betrieb

• als Originalversion mitsamt Anhang digital zu archivieren• Ausnahme: E-Rechnung lediglich als Anhang• Papierdruck optional archivierbar

E-Rechnungen als E-Mail

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Archiv


SB+P 2.3.4 Neue Anforderungen an die IT und das IKS

• Zugangs- und Zugriffsberechtigungen auf Basis entsprechender Berechtigungskonzepte• Funktionstrennungen

• Erfassungs-, Abstimmungs- und Verarbeitungskontrollen

• Schutzmaßnahmen gegen Verfälschung

Kontrollen gemäß den GoBD

Die angemessene Ausgestaltung des IKS ist abhängig von der Komplexität der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems:

• IT: Sicherheitsanforderungen sind gemäß RS FAIT 1 zu erfüllen• IKS: gemäß GoBD sind Kontrollen einzurichten, auszuüben und

zu protokollieren

Neue Leistungsanforderungen an die IT und das IKS

ITIT

IKSIKS

Digitalisierte GF-ProzesseDigitalisierte GF-Prozesse


SB+P 4.1 So können wir unterstützen

Einführung / Prüfung passender Compliance Strukturen „Tax Compliance“

Beratung bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation

Prüfung der Ausgestaltung des IKS und IT-Umfelds sowie Systemprüfung

Projektbegleitende Prüfung der digitalen Prozesse und Verfahrensdokumentation

Fragen?

Vortragender: StB/WP Torben Teichmann

Adresse Phone Email Website

Brüder-Grimm-Platz 434117 Kassel

+49 561 70 94 3 0 [email protected] www.sb-p.de

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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