E-Mail-Archivierung Gesetzliche Vorgaben und rechtliche Probleme

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E-Mail-Archivierung Gesetzliche Vorgaben und rechtliche Probleme. Rechtsanwalt Dr. jur. Walter Felling Dipl.-Betriebswirt. Referent: Rechtsanwalt Dr. jur. Walter Felling Dipl.-Betriebswirt Ausbildung: Industriekaufmann; BWL, Jura 2008: Abschluss der Promotion Tätigkeiten: Banker - PowerPoint PPT Presentation

Transcript of E-Mail-Archivierung Gesetzliche Vorgaben und rechtliche Probleme

  • E-MAIL-ARCHIVIERUNG

    GESETZLICHE VORGABEN UND RECHTLICHE PROBLEMERechtsanwaltDr. jur. Walter FellingDipl.-Betriebswirt

  • Referent: RechtsanwaltDr. jur. Walter FellingDipl.-Betriebswirt

    Ausbildung:Industriekaufmann; BWL, Jura2008: Abschluss der Promotion

    Ttigkeiten:Banker Seit 22 Jahren RechtsanwaltSchwerpunkt: Wirtschaftsrecht (IT-Recht)

    Verffentlichungen:4 Bcher, Kommentarautor HGB und Bankrechtber 120 Beitrge in Fachzeitschriften

  • HISTORIE

    ERFINDER: RAY TOMLINSON (1971)

    1984: ERSTE E-MAIL IN DEUTSCHLAND

    2010: 107 BILLIONEN E-MAILS

  • Impressumspflicht

    Inhaltfr e.K., OHG, KG 37a, 125a Abs. 1, 177a Abs. 1 HGBfr GmbH 37a HGB iVm 35 GmbHGfr Aktiengesell-Schaft 37a HGB iVm 80 Abs. 1 AktGfr Genossen-schaften 35a HGB iVm 25a GenG

  • 37a HGB(1) Auf allen Geschftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfnger gerichtet werden, mssen seine Firma, die Bezeichnung nach 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden.(2) Der Angaben nach Absatz 1 bedarf es nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschftsverbindung ergehen und fr die blicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefgt zu werden brauchen.(3) Bestellscheine gelten als Geschftsbriefe im Sinne des Absatzes 1. Absatz 2 ist auf sie nicht anzuwenden.(4) Wer seiner Pflicht nach Absatz 1 nicht nachkommt, ist hierzu von dem Registergericht durch Festsetzung von Zwangsgeld anzuhalten. 14 Satz 2 gilt entsprechend.

  • E-MAILS ALS HANDELSBRIEFE (BEI DIENSTLICHER NUTZUNG)

    DEFINITION HANDELSBRIEFE:

    BEZUGSPUNKT: HANDELSGESCHFT, ALSO ALLEGESCHFTE EINES KAUFMANNS, DIE ZU SEINEM HANDELSGEWERBE GEHREN 257 ABS. 2 IVM 343, 344 UND 345 HGB

  • AufbewahrungspflichtenGesetzliche RegelungFr abgesandte Handelsbriefe 238 Abs.2 iVm 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB Fr empfangene Handelsbriefe 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB

  • Beispiele von Handelsbriefen:

    Angebote / Auftrge (incl. nderungen und Ergnzungen)AuftragsbesttigungenVertrge incl. AnhangVersandanzeigen / Frachtbriefe / Lieferscheine usw.Reklamationen / ReklamationsantwortenRechnungen / Zahlungsbelege

  • FORM DER AUFBEWAHRUNGGESETZLICHE REGELUNG: 257 ABS. 3 HGBBEDEUTET:- FLSCHUNGSSICHER- JEDERZEIT AUFRUFBAR- JEDERZEIT LESBAR

  • Problembereich:Eingang der MailVgl. 312g Abs. 1 S. 2 BGB

    E-Mail-Archivierung setztEinsatz gesonderter Software voraus(z.B. Mailstore)

    Fr Unternehmen grundstzlich nicht empfehlenswert

    Verwendung von fremden E-Mail-Servern(z. B. WEB.DE)

  • 257Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen(1)Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:1.2.die empfangenen Handelsbriefe,3.Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstcke, die ein Handelsgeschft betreffen.(3) Mit Ausnahme der Erffnungsbilanzen und Abschlsse knnen die in Absatz 1 aufgefhrten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildtrger oder auf anderen Datentrgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundstzen ordnungsmiger Buchfhrung entspricht und sichergestellt ist, da die Wiedergabe oder die Daten 1.mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich bereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,2.whrend der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfgbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden knnen.(4) (5)

  • AUFBEWAHRUNGSFRISTEN

    - GRUNDSATZ: 6 JAHRE, 258 ABS. 4 HGB

    - BEGINN DER FRIST: MIT ENDE DES JAHRES, IN WELCHEM DER HANDELSBRIEF VERSANDT ODER EMPFANGEN WURDE

  • Steuerliche AspekteAufbewahrungspflicht 147 Abs. 1 Nr. 2 u. 3 AO fr empfangene und abgesandte Handels- oder GeschftsbriefeAufbewahrungsfrist 147 Abs. 3 Satz 1 AOIn der Regel 6 JahreBeginn der Aufbewahrungsfrist:Schluss des Kalenderjahres

  • BEGRIFF GESCHFTSBRIEFE VS HANDELSBRIEFEWeitergehende Definition: Mitteilungen eines Unternehmers ber geschftliche Angelegenheiten an DritteBeispiele: ber Handelsbriefe hinaus auch Preislisten, Kostenvoranschlge, Sonstige Erklrungen zu vertraglichen Inhalten

  • Form der AufbewahrungZulssig auch:Wiedergabe auf Bild- oder Datentrger, wenn dies mit den GoB, GoBS und GDPdU entspricht( 147 Abs. 2 AO)Besondere Anforderungen:flschungssicherjederzeit verfgbarjederzeit Lesbarmaschinell auswertbar ( 147 Abs. 2 Nr. 1 u. 2 AO)

  • WEITERE STEUERLICHE AUFBEWAHRUNGSPFLICHTEN

    BCHER UND AUFZEICHNUNGENINVENTAREBUCHUNGSBELEGE INCL. ANLAGENERFFNUNGSBILANZEN JAHRESABSCHLUSS INCL. LAGEBERICHT

    AUFBEWAHRUNGSDAUER: 147 ABS 3 AO - 10 JAHRE

  • Vorschriften zur Art und Weise der Archivierung?

    Keine gesetzlichen Vorgaben!

    Aber: Pflicht zur Archivierung in Deutschland ( 146 Abs. 2 AO;Ausnahmen gem. 146 Abs. 2a AO)

  • ALTERNATIVE ZUR ELEKTRONISCHEN ARCHIVIERUNG?

    Z.B. SCHRIFTLICHE ARCHIVIERUNG DURCH AUSDRUCK?

    NEIN: 257 HGB UND 147 AO VERLANGEN ARCHIVIERUNG IN ORIGINALFORM

  • RECHTSFOLGEN FEHLENDER ODER FEHLERHAFTER ARCHIVIERUNG:Straftatbestnde gem. 284ff. StGB, Insbesondere bei Verletzung der Buchfhrungspficht ( 283b StGB)

    Ordnungswidrigkeiten Insbesondere etwa Steuergefhrdung gem. 379 AO OderSteuerverkrzung gem. 378 AO

  • WEITERE MGLICH RECHTSFOLGEN:

    FR DAS UNTERNEHMEN GEM. 280, 241 ABS. 2 BGB:SCHADENSERSATZ BEI VERLETZUNG VERTRAGLICHER VERPFLICHTUNGEN

    FR DIE GESCHFTSFHRUNG GEM. 93 ABS. 2 AKTG BZW. 43 ABS. 2 GMBHG SCHADENSERSATZ

  • ZusatzinformationIm Rechtsstreit knnen E-Mails Beweisbedeutung zukommen

    Ggfs. auch dort der Nachweis der unverflschten Speicherung erforderlich

  • E-MAILS DES BETRIEBSRATES

    Anspruch des BR auf Informations- und KommunikationsmittelLAG Berlin Brandenburg 26.08.2008 17 TaBV 607/08

    Bei Speicherung der BR-E-Mails auf dem Unternehmensserver:

    GEWHRUNG VON EINSICHT IN DIE PROTOKOLLE FR ZUGRIFFE AUF MAILS AN DEN BETRIEBSRAT (ArbG WESEL, 17.11.2011, 5 BV 17/11)

    RAT DES ANWALTS:

    EIGENER SERVER FR DEN BETRIEBSRAT

  • Private Nutzung von E-Mails

  • Problembereiche der privaten Nutzung von E-Mails:

    Briefgeheimnis ( 202, 206 StGB) -- Lesen unzulssig - Lschen unzulssig

    Verletzung des allgemeinen Persnlichkeitsrechts

  • Kontrollmglichkeiten privater E-Mails

    Grundsatz: Totalkontrolle unzulssig

    Voraussetzung: Gesetzliche oder vertragliche Rechtsgrundlage

    Grundsatz der Verhltnismigkeit

    Problem: Zugriff der staatlichen Behrden einschl. Finanzamt bei fehlender Abgrenzung von dienstlichen und privaten E-Mails auf alle Mails: FG Rheinland-Pfalz, 20.01.2005 4 K 2167/04

  • ZusatzinformationLschung von privaten E-Mails im ArchivZwingend erforderlich (BDSG)Zustimmung des Betroffenen erforderlichDokumentation der LschungVier-Augen-Prinzip

  • NEU: INFORMELLES ERBRECHT

    - ZUGRIFFSRECHT BEI ZEITWEISER ODER DAUERNDER UNMGLICHKEIT

    - WER?- WANN?- WIE?

  • RECHTSRAT DES ANWALTS:

    VERBOT DER PRIVATEN NUTZUNG VON E-MAILSAndernfalls dringend individualvertragliche Regelung erforderlich!!!!

  • SONDERFALL:ELEKTRONISCH BERMITTELTE RECHNUNGEN Rechnungen ber Umstze bis 30.06.2011:Zustimmung des Empfngers (formlos)Qualifizierte elektronische SignaturoderVereinbarung ber elektronischen Datenaustausch (EDI) )Echtheit der (Herkunft und die Unversehrtheit mssen gewhrleistet sein)

  • SONDERFALL: ELEKTRONISCH BERMITTELTE RECHNUNGENFr Rechnungen ber Umstze ab 01.07.2011:Zustimmung des Empfngers

    Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung mssen gewhrleistet sein;

    Innerbetriebliches Kontrollverfahren

  • Noch Fragen?Vielen Dank fr Ihre AufmerksamkeitRechtsanwalt Dr. jur. Walter FellingUlricherstr. 459494 SoestTel.: 02921 / 666107Fax: 02921 / 666109E-Mail: [email protected]: www.ra-felling.de

    Diese Vorlage kann als Ausgangspunkt fr die Prsentation von Schulungsmaterialien in einer Gruppensitzung dienen.

    AbschnitteAbschnitte durch Klicken mit der rechten Maustaste auf eine Folie hinzufgen Abschnitte knnen Sie bei der Gliederung Ihrer Folien untersttzen oder die Zusammenarbeit zwischen mehreren Autoren erleichtern.

    NotizenVerwenden Sie den Notizenbereich fr Vortragsnotizen oder optionale Detailinformationen fr Ihr Publikum. Zeigen Sie diese Notizen whrend der Prsentation in der Vortragsansicht an. Achten Sie auf den Schriftgrad (fr Barrierefreiheit, Sichtbarkeit, Videoerstellung und Onlineproduktion wichtig)

    Abgestimmte Farben Achten Sie besonders auf Diagramme, Illustrationen und Textfelder. Bedenken Sie, dass Teilnehmer schwarzwei oder in Graustufen drucken. Erstellen Sie einen Probedruck, um sicherzustellen, dass Ihre Farben funktionieren, wenn Ihre Teilnehmer in schwarzwei und Graustufen drucken.

    Grafiken, Tabellen und DiagrammeGestalten Sie einfach: Verwenden Sie mglichst einheitliche Formate und Farben, die nicht vom Inhalt ablenken.Beschriften Sie alle Diagramme und Tabellen.

    *Dies ist eine weitere Option fr bersichtsfolien mit bergngen.

    *Verwenden Sie eine Abschnittsberschrift fr jedes der Themen, damit das Publikum eine klare Orientierung erhlt.

    * 37 a HGB(1) Auf allen Geschftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfnger gerichtet werden, mssen seine Firma, die Bezeichnung nach 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werd