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Datenbank ECDL Base-Modul mit Access 2013 Hans-Rudolf Wenger

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2013 A Hans-Rudolf Wenger Art. Nr. 11450.13SG gebunden 11451.13SL lose, 4-fach gelocht 11450.13SG Farbdruck, gebunden Dateien für die Übungen finden Sie auf unserer Homepage Approbation ECDL Diese Unterlagen sind offiziell von der ECDL approbiert und werden für die Ausbildung zum ECDL empfohlen. Ausführliche Informationen zu ECDL und eine Übersicht der ECDL Prüfungszentren finden Sie hier:

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ECDL-Grusswort

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ECDL-Modul 5 Datenbank mit Access 2013 Inhalt

Inhaltsverzeichnis

1 Einführung _______________________________________________ 11.1 Erläuterungen zum Lehrmittel _________________________________________________ 11.2 Erläuterungen zum Inhalt _____________________________________________________ 2

2 Grundlagen der Datenbank _________________________________ 32.1 Von der Kartei zur Datei ______________________________________________________ 32.2 Was ist eine Datenbank/Definitionen ___________________________________________ 32.3 Die Philosophie von Access 2010 _______________________________________________ 4

3 Mit Access arbeiten ________________________________________ 53.1 Access starten und beenden ___________________________________________________ 53.2 Das Access-Fenster ___________________________________________________________ 53.2.1 Funktionsleisten _____________________________________________________________ 63.2.2 Die Access-Oberfläche ________________________________________________________ 73.3 Access-Hilfe _________________________________________________________________ 93.4 Übung: Access-Oberfläche und die Hilfe ________________________________________ 103.5 Register Datei, Backstage-Ansicht _____________________________________________ 103.6 Neue Datenbank erstellen ____________________________________________________ 113.7 Datenbank speichern ________________________________________________________ 113.7.1 Übung: Neue Datenbank anlegen ______________________________________________ 133.8 Datenbank öffnen und schliessen ______________________________________________ 143.8.1 Übung: Datenbank öffnen und schliessen _______________________________________ 163.9 Objekte einer Datenbank _____________________________________________________ 163.10 Objekte öffnen, schliessen, suchen, speichern und löschen ________________________ 163.11 Objekte umbenennen, kopieren, exportieren und importieren _____________________ 173.11.1 Übung: Datenbankobjekte importieren, kopieren, umbenennen… __________________ 193.12 Datenbank-Ansichten ________________________________________________________ 193.13 Datensätze sortieren _________________________________________________________ 193.13.1 Übung: Datensätze in Tabellen und Formularen sortieren _________________________ 203.14 Drucken ___________________________________________________________________ 203.14.1 Übung: Daten drucken _______________________________________________________ 223.15 Datenbank identifizieren _____________________________________________________ 233.15.1 Access Optionen ____________________________________________________________ 243.15.2 Übung: Datenbank identifizieren und Access-Optionen anpassen __________________ 253.16 Repetitionsfragen - Einführung ________________________________________________ 26

4 Objekte im Datenbankfenster ______________________________ 274.1 Datenbankfenster ___________________________________________________________ 274.2 Objekt Tabellen _____________________________________________________________ 274.2.1 Datenblattansicht ___________________________________________________________ 274.2.2 Entwurfsansicht _____________________________________________________________ 284.3 Objekt Abfragen ____________________________________________________________ 294.4 Objekt Formulare ___________________________________________________________ 304.4.1 Navigieren im Formular ______________________________________________________ 304.5 Objekt Berichte _____________________________________________________________ 314.6 Ungarische Notation _________________________________________________________ 314.7 Übung: Arbeiten mit einer Datenbank _________________________________________ 314.8 Repetitionsfragen - Objekte im Datenbankfenster ________________________________ 32

Inhalt ECDL-Modul 5 Datenbank mit Access 2013

5 Arbeiten mit Tabellen _____________________________________ 335.1 Datensätze direkt in Tabellen eingeben/löschen __________________________________ 335.2 Daten in einem Datensatz mutieren ____________________________________________ 345.3 Bewegen in der Tabelle ______________________________________________________ 355.4 Übung: Daten in Tabellen eingeben ____________________________________________ 355.5 Markieren __________________________________________________________________ 365.5.1 Markieren mit der Maus ______________________________________________________ 365.5.2 Markieren mit der Tastatur ___________________________________________________ 365.6 Tabellenlayout/Tabellengestaltung _____________________________________________ 375.7 Übung: Tabellen bearbeiten ___________________________________________________ 385.8 Daten suchen und ersetzen ___________________________________________________ 395.8.1 Suchen _____________________________________________________________________ 395.8.2 Ersetzen ____________________________________________________________________ 395.9 Übung: Suchen und Ersetzen in Tabellen ________________________________________ 405.10 Datensätze filtern ___________________________________________________________ 405.11 Übung: Mit Filterfunktionen arbeiten ___________________________________________ 425.12 Neue Tabellen erstellen ______________________________________________________ 425.13 Neue Felder (Spalten) einfügen ________________________________________________ 445.14 Felder im Entwurfsmodus umstellen ____________________________________________ 455.15 Felddatentypen _____________________________________________________________ 455.16 Feldeigenschaften ___________________________________________________________ 465.16.1 Feldgrösse beim Datentyp Zahl ________________________________________________ 465.17 Formate ____________________________________________________________________ 475.17.1 Zahlenformate ______________________________________________________________ 475.17.2 Textformate ________________________________________________________________ 485.17.3 Datumsformate _____________________________________________________________ 485.17.4 Eingabeformat ______________________________________________________________ 495.18 Beschriftung ________________________________________________________________ 505.19 Standardwert _______________________________________________________________ 505.20 Gültigkeitsregel/Gültigkeitsmeldung ____________________________________________ 505.21 Eingabe erforderlich _________________________________________________________ 515.22 Übung: Tabelle erstellen ______________________________________________________ 515.23 Repetitionsfragen - Tabellen __________________________________________________ 52

6 Datenbankdesign ________________________________________ 536.1 Datenmodell ERD/ERM ______________________________________________________ 536.2 Relationale Datenbank _______________________________________________________ 546.3 Normalisierung ______________________________________________________________ 556.4 Nicht optimierte Tabelle ______________________________________________________ 556.5 Erste Normalform ___________________________________________________________ 556.6 Zweite Normalform __________________________________________________________ 566.7 Dritte Normalform __________________________________________________________ 576.8 Namenskonventionen ________________________________________________________ 586.9 Beziehung zwischen Tabellen _________________________________________________ 596.9.1 Primärschlüssel ______________________________________________________________ 606.9.2 Primärschlüssel definieren ____________________________________________________ 606.9.3 Sekundärschlüssel/Fremdschlüssel _____________________________________________ 616.10 Beziehungen zwischen Tabellen definieren ______________________________________ 616.10.1 Beziehungen überarbeiten und löschen _________________________________________ 636.11 Unterdatenblätter ___________________________________________________________ 646.12 Übung: Beziehungen _________________________________________________________ 646.13 Repetitionsfragen - Beziehungen _______________________________________________ 65


7 Indexierte Felder _________________________________________ 677.1 Sinn und Zweck_____________________________________________________________ 677.1.1 Nachteile indizierter Felder ___________________________________________________ 687.2 Index erstellen ______________________________________________________________ 687.3 Übung: Index _______________________________________________________________ 697.4 Repetitionsfragen - Index _____________________________________________________ 70

8 Arbeiten mit Abfragen ____________________________________ 718.1 Neue Abfrage erstellen ______________________________________________________ 718.1.1 Übung: Abfragen erstellen ____________________________________________________ 738.2 Filter resp. Kriterien in Abfragen setzen ________________________________________ 738.2.1 Platzhalter _________________________________________________________________ 748.2.2 Vergleichsoperatoren ________________________________________________________ 758.2.3 Übersichtstabelle Abfragekriterien ____________________________________________ 758.3 Abfragen über mehrere Tabellen ______________________________________________ 778.3.1 Übung: Abfragekriterien _____________________________________________________ 778.4 Gruppierte Abfragen (Aggregierungsfunktionen) ________________________________ 788.4.1 Einfache gruppierte Abfrage __________________________________________________ 788.4.2 Gruppen und Untergruppen __________________________________________________ 798.4.3 Funktion «Summe» __________________________________________________________ 798.4.4 Funktion «Anzahl» __________________________________________________________ 808.4.5 Funktion «Mittelwert» _______________________________________________________ 808.4.6 Funktionen «Min», «Max», «ErsterWert» und «LetzterWert» _____________________ 808.4.7 Funktion «Ausdruck» ________________________________________________________ 808.4.8 Funktion «Bedingung» _______________________________________________________ 818.4.9 Übung: Gruppierte Abfrage __________________________________________________ 818.5 Parameterabfrage ___________________________________________________________ 818.6 Rechnen in Abfragen ________________________________________________________ 838.6.1 Mathematische Operatoren ___________________________________________________ 838.7 Runden in Access ___________________________________________________________ 858.7.1 Verknüpfung mit Textfeldern _________________________________________________ 858.7.2 Übung: Parameterabfragen und rechnen in Abfragen _____________________________ 868.8 Aktionsabfragen ____________________________________________________________ 868.8.1 Tabellenerstellungsabfrage ___________________________________________________ 878.8.2 Aktualisierungsabfrage _______________________________________________________ 888.8.3 Anfügeabfrage ______________________________________________________________ 888.8.4 Löschabfrage _______________________________________________________________ 898.8.5 Duplikate suchen____________________________________________________________ 908.8.6 Übung: Aktionsabfragen und Duplikatsuche ____________________________________ 908.9 Repetitionsfragen - Abfragen _________________________________________________ 91

9 Formulare ______________________________________________ 939.1 Formulare öffnen/schliessen __________________________________________________ 939.2 Einen Filter auf das Formular legen ____________________________________________ 939.3 Suchbefehl in einem Formular verwenden ______________________________________ 949.3.1 Übung: Suchen in Formularen ________________________________________________ 959.4 Formular mit dem Assistenten erstellen ________________________________________ 969.4.1 Einspaltiges Formular erstellen ________________________________________________ 969.4.2 Geteiltes Formular erstellen __________________________________________________ 97

Inhalt ECDL-Modul 5 Datenbank mit Access 2013

9.5 Entwurfsmodus Formularfenster _______________________________________________ 989.5.1 Markieren im Entwurfsmodus _________________________________________________ 989.5.2 Felder verschieben und gestalten ______________________________________________ 999.5.3 Felder ausrichten, Feldabstände ______________________________________________ 1019.5.4 Aktivierreihenfolge der Steuerelemente festlegen _______________________________ 1019.6 Steuerelemente ____________________________________________________________ 1029.6.1 Formular- und Steuerelementeigenschaften ____________________________________ 1049.6.2 Bereiche eines Formulars ein- oder ausblenden _________________________________ 1069.6.3 Formular mit Optionsgruppe erstellen _________________________________________ 1069.6.4 Formular mit Kombinationsfeld erstellen _______________________________________ 1089.7 Formular mit Objektfeld _____________________________________________________ 1119.7.1 Formular mit Objektfeld erstellen _____________________________________________ 1129.8 Übung: Formulare mit dem Assistenten erstellen und nachbearbeiten ______________ 1149.9 Repetitionsfragen ___________________________________________________________ 114

10 Berichte _______________________________________________ 11510.1 Bericht erstellen ____________________________________________________________ 11510.2 Bericht mit Assistent erstellen ________________________________________________ 11610.3 Entwurfsansicht von Berichten _______________________________________________ 11810.3.1 Berichtskopf _______________________________________________________________ 11910.3.2 Seitenkopf/Seitenfuss _______________________________________________________ 11910.3.3 Kopf- und Fussbereich ______________________________________________________ 12010.3.4 Detailbereich ______________________________________________________________ 12110.3.5 Berichtsfuss ________________________________________________________________ 12110.3.6 Gruppierung und Sortierung in Berichten ______________________________________ 12110.4 Übung: Berichte erstellen ____________________________________________________ 12210.5 Etiketten bedrucken ________________________________________________________ 12210.6 Übung: Etiketten erstellen ___________________________________________________ 12310.7 Repetitionsfragen ___________________________________________________________ 124

Anhang Übungen ____________________________________________ 125A - 1 Access-Oberfläche und die Hilfe ______________________________________________ 125A - 2 Neue Datenbank anlegen ____________________________________________________ 126A - 3 Datenbank öffnen und schliessen _____________________________________________ 127A - 4 Die Arbeitsoberfläche _______________________________________________________ 128A - 5 Datenbankobjekte importieren, umbenennen, löschen, kopieren und verknüpfen ____ 129A - 6 Datensätze und Formular sortieren ____________________________________________ 130A - 7 Daten drucken _____________________________________________________________ 131A - 8 Datenbank identifizieren und Access-Optionen anpassen _________________________ 132A - 9 Arbeiten mit einer Datenbank ________________________________________________ 134A - 10 Daten in Tabellen eingeben __________________________________________________ 137A - 11 Tabellen bearbeiten _________________________________________________________ 138A - 12 Suchen und ersetzen in Tabellen ______________________________________________ 140A - 13 Mit Filtern arbeiten _________________________________________________________ 141A - 14 Tabelle erstellen ____________________________________________________________ 143A - 15 Beziehungen _______________________________________________________________ 147A - 16 Index _____________________________________________________________________ 149A - 17 Abfragen erstellen __________________________________________________________ 150A - 18 Abfragekriterien ___________________________________________________________ 152A - 19 Gruppierte Abfragen ________________________________________________________ 155


A - 20 Parameterabfragen und rechnen in Abfragen ___________________________________ 158A - 21 Aktionsabfragen und Duplikatsuche __________________________________________ 161A - 22 Suchen in Formularen ______________________________________________________ 163A - 23 Formulare mit dem Assistenten erstellen und nachbearbeiten _____________________ 164A - 24 Berichte erstellen __________________________________________________________ 167A - 25 Etiketten erstellen __________________________________________________________ 171

Index

ECDL-Modul 5 Datenbank mit Access 2013 1

1 Einführung

1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel

Dieses Lehrmittel eignet sich als Lehrgang, indem Sie es fortlaufend durcharbeiten. Dank dem Index am Dokumentende dient es auch als Nachschlagewerk. Fortgeschrittene Anwender/innen können bestimmte Übungen durcharbeiten und bei Problemen fehlende Lernziele gemäss den Ka-pitelverweisen nachschlagen.

Symbole im Lehrmittel

Repetition Repetitionsfragen dienen zur Festigung von wichtigen Begriffen und der

Lernzielkontrolle. Sie können damit Ihren Wissensstand testen und allfällige Lücken füllen.

Begriffe Wichtige Begriffe und Erläuterungen, die in der Computerpraxis und in Zu-

sammenhang mit der Anwendung auftauchen. Versuchen Sie, sich diese ein-zuprägen.

Tipps, Hinweise Beachten Sie die Tipps. Die erlangten Erkenntnisse verhelfen Ihnen zu ei-nem effizienten Arbeitsstil.

Vertiefende Informationen

Hintergrundinformationen, die Ihnen zu erweiterten Kenntnissen in der An-wendung verhelfen.

Nach der Behandlung neuer Lernziele erscheint ein Verweis auf geeignete Übungen, im Anhang. Damit können Sie Ihre theoretischen Kenntnisse praktisch umsetzen. Verweise zu den Vorausset-zungen erleichtern Ihnen das Nachschlagen nach Bedarf. Fallweise finden Sie Übungen mit unter-schiedlichem Schwierigkeitsgrad zum gleichen Thema. Spielen Sie möglichst viele Übungen durch. Sie lernen damit das erworbene Wissen auf neue Situationen zu übertragen.

Darstellung von Tastenkombinationen und Befehlen

Spezielle Tasten <Tab>, <Shift>,

<Ctrl>, <Return> Tabulator, Umschalten, Steuerung, Eingabe etc.

Tasten-kombinationen

<Ctrl>+C,

<Alt>+<F9>

Beispiel: Bei gedrückter Taste <Ctrl> wird zusätzlich C gedrückt.

Befehle, Kontext-menü-Befehle

Start, Absatz, Schattierung

Befehlsfolge: Register, Gruppe, Befehl

Notizen

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2 ECDL-Modul 5 Datenbank mit Access 2013

1.2 Erläuterungen zum Inhalt

> ECDL – ein Standard

Ursprünglich eine europäische Initiative mit dem Ziel, einen einheitlichen Standard für die Informatik-Anwendung in Eu-ropa zu schaffen, hat sich der ECDL weit über die Grenzen Europas hinaus verbreitet und erfreut sich mittlerweile welt-weit hoher Anerkennung.

> Übersicht ECDL Core

ECDL Core ist auf 7 Modulen aufgebaut. Mit dem gesamten Umfang von ECDL Core weisen Sie nach, dass Sie > die weltweit gebräuchlichen Anwendungen beherrschen und das «Werkzeug Computer» effi-

zient nutzen können. > mit der Weiterentwicklung in der Informationstechnologie mühelos Schritt halten können und

über die Grundlage für weiterführende IT Ausbildungen verfügen.

> Modul 5 «Datenbank»

Das vorliegende Lehrmittel ist auf das Modul 5 von ECDL Core abgestimmt und basiert auf dem Syllabus Version 5.0. Es dient zur Erarbeitung der Modulziele und des nötigen Fachwissens. Die Lernziele sind in Kategorien und Fähigkeiten aufgeteilt. Vorgänge

Programm nützen Grundeinstellungen im Datenbankprogramm. Vorlagen verwenden. Daten-banken erstellen und speichern.

Tabellen Dateneingabe und -auswahl. Daten ändern, löschen, kopieren und suchen. Datensatznavigation. Verschiedene Felddatentypen.

Formulare Erstellung und Gestaltung. Dateneingabe und -auswahl. Daten ändern, lö-schen, kopieren und suchen. Datensatznavigation.

Abfragen Erstellen und Ausführen. Suchkriterien. Abfrage speichern. Parameterab-frage.

Berichte Erstellung und Gestaltung. Speichern und Drucken.

Ausdruck vorbereiten

Druckvorbereitung. Drucken mit verschiedenen Druckoptionen.

Notizen

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2 Grundlagen der Datenbank

2.1 Von der Kartei zur Datei

Microsoft Access ist eine relationale Datenbank. Mit Access ist es möglich, grosse Datenbank-stände (Adressen, Artikelbestände, Bestellungen, usw.) auf eine effiziente Art zu verwalten. Eine Kartei wird in Access also zu einer Datenbank.

Eine Kartei wird zur Datenbank

Eine Kartei ist eine geordnete Sammlung von Daten aufkleinformatigen Karten. Jede der Karten steht für eineInformationseinheit (z. B. Adresse) und repräsentiertdamit ein Objekt der Wirklichkeit.

Eine Datenbank ist die elektronische Form eines Karteikastens. Es handelt sich um eine Sammlung von Daten, die ausder Sicht des Benutzers zusammengehören, z. B. eineAdressdatenbank oder eine Artikeldatenbank.

Professionelle Datenbanken werden bei grösseren Unternehmen von Datenbankspezialisten ent-worfen und erstellt. Die Dateneingabe, -pflege und -abfrage erfolgt meistens durch die Anwender. Bei Problemen können sich diese an sogenannte Datenbankadministratoren wenden, welche Zu-gänge zu geschützten Daten gewähren und die bei schwerwiegenden Fehlern oder Datenbankab-stürzen die notwendigen Berechtigungen für eine schnelle Hilfe haben. Im Ernstfall sind sie die ersten Ansprechpartner für die Anwender. Eine Datenbank soll so aufgebaut sein, dass ein gewöhnlicher Datenbankbenutzer mit der Daten-bank arbeiten kann. Der Datenbankbenutzer erledigt die Datenpflege und aktualisiert den Datenbestand. Er besorgt den Informationsabruf durch Abfragen und stellt die Informationen mit Listen, Formu-laren oder Berichten zur Verfügung.

2.2 Was ist eine Datenbank/Definitionen

Datenbank Eine Datenbank ist ein System zur elektronischen Datenverwaltung. Die Erfassung solcher Informationen (Daten) wurde frühere (ohne Computer) traditionell mit einem Karteikasten gelöst. Es handelt sich dabei um eine Sammlung von Daten, die aus der Sicht des Benutzers zusammengehören, wie z. B. eine Patientendatenbank, Flugbuchungssysteme oder Verwal-tungsdaten. Eine Datenbank enthält meistens mehrere Tabellen.


Tabellen Aus einer gewissen Anzahl von Datensätzen wird eine Tabelle gebildet. Eine Tabelle, die ähnlich wie eine Excel-Tabelle aussieht. Mehrere Tabel-len, die zu einer Gesamtheit zusammengefasst und untereinander verknüpft werden, sind dann eine Datenbank.

Datensatz Das grundlegende Element einer Datenbank ist der Datensatz (er entspricht

einer Karteikarte). In einem Datensatz wird beispielsweise eine Adresse oder ein Artikel erfasst, er enthält Informationen.

Datenfeld Ein Datensatz enthält verschiedene Datenfelder (Zellen). Ein Datenfeld ei-ner Adressdatenbank enthält z. B. den Nachnamen, ein anderes Datenfeld den Vornamen und wieder ein anderes die Ortschaft des entsprechenden Datensatzes.

Datenfeldtypen Die Datenfelder wiederum weisen unterschiedliche Eigenschaften auf. Man spricht hier auch oft von Datentypen. Es gibt Datenfelder, in denen bei-spielsweise nur die Eingabe von Zahlen möglich ist, in anderen nur ein Da-tum oder nur bestimmte Textinhalte.

2.3 Die Philosophie von Access 2010

> Menüband

Die erste Registerkarte Start im Menüband enthält Befehle für die wichtigsten Aufgabentypen. Die Befehle Einfügen, Ausschneiden und Kopie-ren werden in Access häufig verwendet und sind auf der Registerkarte Start angezeigt. Die Befehle sind danach angeordnet, wie sie verwendet werden. Office-Benutzer bevorzugen ei-nen Satz Kernbefehle, die sie immer wieder verwenden. Diese Kernbefehle werden jetzt an vor-derster Position angezeigt. Häufig verwendete Befehle stehen Ihnen aufgabengerecht und griffbereit in den einzelnen Regis-tern zur Verfügung. Weniger häufig verwendete Befehle stehen erst nach einem Klick auf das kleine Pfeil-symbol auf dem Menüband in der ent-sprechenden Gruppe zur Verfügung. Es öff-net sich ein Dialogfenster oder ein Aufga-benbereich.

1 2 3


3 Mit Access arbeiten

3.1 Access starten und beenden

Vorgänge

Access starten Geben Sie AAcc im Start-Fenster ein und bestätigen Sie die Suche mit <En-

ter>.

Bei Windows 7 müssen Sie zuerst die <Start-

Taste> drücken, bevor Sie AAcc eingeben. Da-nach gehen Sie wie oben beschrieben vor.

Access beenden Verschiedene Schritte sind möglich:

Klicken Sie auf das Schaltfeld Schliessen. War dies die einzige geöff-nete Access-Datenbank, wird auch Access beendet.

Klicken Sie auf das Register Datei und wählen Sie Schliessen. Die Da-tenbank wird geschlossen, Access bleibt aber aktiv.

Klicken Sie auf das Access-Symbol und wählen Sie Schliessen, um das Programm zu beenden.

Die Tastenkombination <Alt>+<F4> beenden auch das Programm.

3.2 Das Access-Fenster

1

2

3

1 2 3

MenübandRegister

Titelleiste Fenstersteuerung

AnsichtenDatensatz NavigationssymboleObjekt ÜbersichtStatuszeile

Bildlaufleiste


3.2.1 Funktionsleisten

Menüband

Es besteht aus drei grundlegenden Komponenten:

Registerkarten befinden sich im Menüband. Jede Registerkarte stellt Kernaufgaben dar, die Sie bei bestimmten Aufgaben benötigen.

Gruppen sind Mengen verwandter Befehle, die auf Registerkarten an-gezeigt werden. Sie vereinigen alle Befehle, die Sie für einen Aufga-bentyp benötigen, und sind als visuelle Hilfe ständig verfügbar.

Befehle sind in Gruppen angeordnet. Ein Befehl kann eine Schaltflä-che, ein Menü oder ein Feld sein, in das Sie Informationen eingeben.

Schnellzugriffs-leiste

Diese Symbolleiste befindet sich oben links und erlaubt einen schnellen Zu-griff zu häufig benötigten Funktionen, wie Speichern, Rückgängig, Dru-cken, Seitenansicht…

Mit einem Klick auf den Pfeil und danach auf weitere Befehle…, gelangen Sie zum Anpassungsfenster. Sie können darin Funktionen entfernen oder weitere Befehle hinzufügen, z. B. Neu, Öffnen, Drucken oder Seitenansicht.

Aktion rückgängig machen

Aktionen beim Hinzufügen oder Bearbeiten von Datensätzen können mit diesem Symbol rückgängig gemacht werden.

Statusleiste Sie zeigt wichtige Objektzustände an, z. B. die Auswertung von markierten Bereichen (hier Hinweis aus dem Feld Beschreibung).

Die Anzeigeoptionen der Statuszeile lassen sich im Kontextmenü der Leiste aktivieren oder deaktivieren. Um die Statusleiste anzupassen, führen Sie einen Rechtsklick auf der Statusleiste aus.

Die Bildschirmansicht lässt sich rechts in der Statusleiste aus jeder Arbeitsumge-bung schnell wählen.

1

2

3

1

2

3

Funktion wählen

DatenblattansichtSQL Ansicht

Entwurfsansicht


Hier sehen Sie, wie vieleDatensätze die Tabelle enthält. Horizontale Bildlaufleiste

Ein Klick auf dieses Rechteck markiertden entsprechenden Datensatz.

Ein Klick auf diese Schalt flächemarkiert die ganze Tabelle.

Ein Klick auf einen Spaltentitelmarkiert die gesamte Spalte.

4 Objekte im Datenbankfenster

Wir wollen uns einen Überblick über die Datenbankobjekte, Tabelle, Abfrage, Formular und Be-richt verschaffen und deren Abhängigkeit untereinander verstehen lernen. Öffnen Sie die Datei Verein.accdb.

4.1 Datenbankfenster

Im Navigationsbereich (Alle Access-Objekte) finden Sie die fol-genden Objekte: Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module. Alle Objekte können Sie mit der rechten Maustaste kopieren, umbenennen oder löschen.

Mit der Taste <F11> lässt sich der Navigationsbereich ein- oder ausblenden.

4.2 Objekt Tabellen

4.2.1 Datenblattansicht

In den Tabellen werden sämtliche Daten gespeichert. Die Tabellen lassen sich mit Excel-Tabellen vergleichen. Für jeden Sachverhalt (Kundenadresse, Artikel, usw.) sollte eine eigene Tabelle an-gelegt werden. Eine Tabelle enthält Spalten und Zeilen. Eine Zeile entspricht einem Datensatz. Bei den Spalten wird in Access von Feldern gesprochen und die Überschriften (Spaltentitel) zeigen den Feldnamen an.

Hier können Sie festlegen, welcheObjekte angezeigt werden.


4.2.2 Entwurfsansicht

In der Entwurfsansicht einer Tabelle können Sie die Eigenschaften der einzelnen Felder festlegen und verschiedene Einstellungen vornehmen, welche die Dateneingabe sicherer und einfacher ge-stalten.

Vorgänge

Wechsel in die Entwurfsansicht

Es gibt mehrere Möglichkeiten von der Datenblattansicht in die Ent-wurfsansicht zu wechseln. Im Register Start in der Gruppe Ansicht wählen Sie das abgebildete Symbol oder Sie machen einen Rechts-klick auf die Titelleiste und wählen dann Ent-wurfsansicht.

Als weitere Variante klicken Sie mit der rech-ten Maustaste auf den Tabellennamen und wählen dann Entwurfsansicht.

Wechsel von der Entwurfsansicht in die Datenblatt-ansicht

Im Register Start können Sie in der Gruppe Ansicht über das Symbol ganz links zwischen Entwurfs- und Datenblattansicht hin- und herwechseln.

In der Statusleiste ganz rechts kann über die abge-bildeten Symbole ebenfalls hin- und hergewechselt werden.

Unter Felddatentyp wählenSie, ob in einer Zelle nur Zahlen, ein Datum oder Texte eingegeben werden dürfen.

Unter Feldname finden Siesämtliche Spaltenbezeichnungen. Wollen Sie weitere Spalten erstellen, sogeben Sie diese hier ein.

In den Feldeigenschaftenkönnen Sie zusätzliche Einstellungen vornehmen.Sollen beispielsweise imFeld Geschlecht nur dieBuchstaben „w“ oder „m“erfasst werden können, sotragen Sie unter Gültigkeitsregel diese Bedingungein.


4.3 Objekt Abfragen

Wir arbeiten in der Datei Verein.accdb weiter. Wechseln Sie zu den Abfragen. Mit einer Abfrage legen Sie auf eine Tabelle einen Filter. Das heisst beispielsweise: Wenn Sie eine Liste aller Passivmitglieder erstellen wollen, so setzen Sie den entsprechenden Filter in einer Abfrage. Filter definieren Sie in der Entwurfsansicht einer Abfrage. In der Datenblattansicht wird das Resultat in einer Tabelle dargestellt. Abfragen können gespeichert werden und sind jeder-zeit per Mausklick abrufbereit. Abfragen können wie Tabellen behandelt werden. Wenn Sie in einer Abfrage einen Datensatz löschen, so ist dieser auch in der Tabelle gelöscht. In der Entwurfsansicht der Abfrage qryPassivmitglie-

der ist ersichtlich, dass in der Spalte Mitglied der Filter Passiv gesetzt wurde. Setzen Sie anstelle von Passiv das Wort Aktiv, so erhalten Sie eine Liste sämtlicher Aktivmitglieder. Vorgänge

Abfrage öffnen Eine Abfrage öffnen Sie mit einem Doppelklick auf den Namen im Naviga-tionsbereich.

Wechsel zwischen Entwurfs- und Datenblattansicht

Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Ansicht auf Entwurfsan-sicht oder Datenblattansicht.

Als Variante klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und wäh-len dann Entwurfsansicht oder Datenblattansicht.


4.4 Objekt Formulare

Formulare sind die eigentlichen Eingabemasken. Sie dienen dazu, bestehende Daten zu mutieren oder neue Daten zu erfassen.

Selbstverständlich können Daten auch di-rekt in den Tabellen mutiert werden. Dies ist aber nicht immer sehr komfortabel. Bei grossen Tabellen ist es oft fast unmög-lich, Daten auf eine vernünftige Art und Weise einzugeben. Mit Formularen ist das anders. Formulare (Eingabemasken) können Sie nach Belieben gestalten. Sie können Daten aus mehreren Tabellen, die miteinander in Beziehung ste-hen, in einem Formular einbinden, so dass die Dateneingabe übersichtlich erfolgen kann. So wird die Datenverwaltung zum Vergnü-gen.

4.4.1 Navigieren im Formular

Gehe zu: Tastenkombination

Nächste Adresse <Pagedown> oder Klick auf Symbol in der Navigationsschalt-fläche.

Vorherige Adresse <Pageup> oder Klick auf Symbol in der Navigationsschalt-fläche.

Letzte Adresse <Ctrl> + <End> oder Klick auf das Symbol in der Navigations-schaltfläche.

Erste Adresse <Ctrl> + <Home> oder Klick auf das Symbol in der Navigati-onsschaltfläche.

Bestimmter Datensatz

Ins Feld Datensatz klicken, dann die entsprechende Zahl eingeben und <Enter> drücken.

Neue Adresse eingeben Klicken Sie auf das Symbol und es erscheint eine leere Maske, die Sie mit der neuen Adresse ausfüllen können.

Adresse löschen

Die Adresse anzeigen und über das Register Start in der Gruppe Datensätze über den klei-nen Pfeil neben dem Symbol Löschen den Eintrag Datensatz löschen wählen.

Wenn der Datensatzmarkierer angezeigt wird, so kann mit einem Klick auf diesen der Daten-satz markiert werden. Mit der <Delete>-Taste kann dann die Adresse gelöscht werden.

Navigationsschaltflächen


4.5 Objekt Berichte

Daten müssen auch gedruckt werden. Das Drucken von Daten wird in Berichten vor-bereitet. Berichte können Adresslisten, Etiketten, Telefonlisten, Rechnungen, usw. sein. Berichte werden wie Formulare abgespei-chert und können mit einem Doppelklick geöffnet werden. Berichte sind direkt mit den Daten über Ab-fragen oder unmittelbar mit den Tabellen verbunden und geben immer die aktuellen Informationen aus der Datenbank aus.

4.6 Ungarische Notation

Sinn und Zweck dieser Notation besteht darin, dass innerhalb einer Datenbank die unterschiedli-chen Objekte leichter als Tabelle, Formular, Abfrage oder Bericht identifiziert werden können. Die entsprechenden Typkürzel, die an den Anfang des Objektnamens gesetzt werden, lauten: tblAdresse tables (Tabelle) qryAdresse query (Abfrage) rptAdresse report (Bericht) frmAdresse form (Formular)

Der Erfinder dieser Notation kommt aus Ungarn. Deshalb der Begriff «Ungarische Notation».

4.7 Übung: Arbeiten mit einer Datenbank

> Lernziele: Arbeiten in einer Access-Datenbank und Formulare benutzen, Daten darin eingeben

und navigieren zwischen den Datensätzen

Sie üben den Umgang mit einer Datenbank und vertiefen Ihre Kenntnisse bei den bisher kennen-

gelernten Objekten. Sie üben das Erfassen und Korrigieren von Daten in Formularen und gewin-

nen Sicherheit bei der Navigation in einer Access-Datenbank.

Übungen finden Sie im Übungsanhang unter A - 9 ab Seite 134.

Notizen

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4.8 Repetitionsfragen - Objekte im Datenbankfenster

1. Wie rufen Sie den Navigationsbereich auf, wenn dieser nicht angezeigt wird?

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2. Wie fügen Sie einen neun Datensatz in der Datenblattansicht ein?

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3. Wo können Sie die Feldgrösse eines Tabellen-Feldes festlegen?

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4. Was bewirkt eine Gültigkeitsregel?

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5. Wie wechseln Sie am einfachsten zwischen der Datenblattansicht und der Entwurfsansicht

hin und her?

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6. Wie setzen Sie in der Entwurfsansicht einer Abfrage ein Filterkriterium?

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7. Welche Navigationsmöglichkeiten haben Sie in einem Formular?

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8. Wenn Sie in einem Formular einen Datensatz löschen, bewirkt das…

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9. Wofür werden Berichte in einer Datenbank eingerichtet?

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ECDL-Modul 5 Datenbank mit Access 2013 Übungen A - 14 143

A - 14 Tabelle erstellen

Voraussetzungen 5.12 Neue Tabellen erstellen

Öffnen Sie für die folgenden Übungen die Datenbank Adressverwaltung2.accdb.

Übung 1: Tabelle in der Datenblattansicht erstellen

> Wir erstellen zwei neue Tabellen, um die Mitarbeiter-Art und deren Telefonnummern zu erfassen.

Schwierigkeitsgrad: leicht

> Klicken Sie im Register Erstellen in der Gruppe Tabellen auf die Schaltfläche Tabelle.

> Erstellen Sie die Tabelle tblMitarbeiterArt.

> Das Feld ID (Primärschlüssel) soll auf MaArt-Nr umbenannt werden.

> Erfassen Sie die Daten wie auf dem Bild und schliessen Sie die Tabelle.

> Erstellen Sie die Tabelle tblTelefon und schliessen Sie diese Tabelle.

Übung 2: Tabelle mit Feldvorlagen erstellen

> Wir erstellen eine neue Tabelle, um die Mitarbeiter zu erfassen.

Schwierigkeitsgrad: mittel

> Erstellen Sie eine Tabelle für die Mitarbeiter.

> Beginnen Sie mit der Spaltenbezeichnung Anrede.

> Die anderen Felder sollen in gleicher Weise erstellt werden:

> MaE-Mail ist ein Link-Feld!

> Ändern Sie die Spaltenbezeichnung laut Abbildung und speichern Sie die Tabelle unter dem Namen tblMitarbeiter.

> Nun soll noch das Feld Ma-Art eingefügt werden, das seine Werte aus der Tabelle tblMitarbeiterArt beziehen soll.

> Wählen Sie das Symbol Nachschlagen und Beziehung.

> Lassen Sie sich vom Assistenten führen.

> Achtung!: Der Primärschlüssel (MaArt-Nr) aus der Tabelle tbl-

MitarbeiterArt wird auch benötigt. Dieses Feld soll nicht ange-zeigt werden.

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